Manual de

Conceptos Bsicos de
Administracin Financiera
Que la alta direccin y el equipo gerencial de las organizaciones
tenga conocimientos bsicos de administracin financiera
Objetivos
bsica para mejorar sus decisiones estratgicas y mejorar su
desempeo empresarial.

Por qu es importante tener

conocimientos bsicos de
administracin financiera?

Para saber si somos competitivos en

costos.
Para ponerle precios adecuados a
nuestros productos.
Ayudarnos a ser ms eficientes.
Para conocer nuestro punto de equilibrio
(nivel de auto sostenibilidad).

 Tabla de Contenidos

Qu es Administracin Financiera? 4

Cules son las Funciones de un Administrador Financiero? 5

Qu son Estados Financieros y Qu Informacin Brindan?

a. Qu es el Balance General?
b. Activo Circulante
c. Activo Fijo 6
d. El Pasivo de Corto Plazo o Circulante
e. El Pasivo de largo plazo
f. Ejemplo de un Balance General: Cooperativa Coopecaf

Qu es el Estado de Resultados? 10

Costos Fijos y Costos Variables

a. Costos Variables 13
b. Ejemplos de Costos Variables en Caf
c. Los Costos Fijos

Importancia de Conocer y Clasificar los Costos 15

Anlisis de Caso: Cooperativa Coopecaf

a. Lecciones Aprendidas de los Resultados Obtenidos 16

b. Depreciacin

Punto de Equilibrio

a. Cmo se Calcula el Punto de Equilibrio?

b. Anlisis de Caso - Cooperativa Coopecaf 22
c. Lecciones aprendidas de los resultados obtenidos
d. Recomendaciones

Inversin, Rentabilidad y Retorno

a. Inversin 27
b. Retorno
c. Rentabilidad

Rentabilidad y Endeudamiento
29
a. Lecciones Aprendidas de los Resultados Obtenidos

Anlisis de Estados Financieros

31
a. Muestra de Panel de Indicadores

Matriz de Anlisis 35

Glosario 36
 Qu es Administracin Financiera?

La administracin financiera es el rea de la administra-

cin que se centra en decisiones de inversin, manejo
del dinero, fuentes de financiamiento, administracin de
activos, control de costos y maximizacin de utilidades/
beneficios. Abarca tres aspectos importantes de los re-
cursos financieros:

Rentabilidad: es la capacidad de producir o generar un

beneficio adicional (ganancia/utilidad) sobre la inversin o esfuerzo realizado.
Liquidez: es mantener un balance entre las inversiones de corto, mediano y largo
plazo y la disponibilidad de recursos para cumplir con los compromisos financieros
inmediatos de la organizacin.
Control de Riesgos: (Situaciones que ponen en riesgo los objetivos financieros):
riesgo es todo aquello que tiene una probabilidad de ocurrencia (puede o no ocurrir)
y que al ocurrir puede limitar/afectar (ligeramente, moderadamente o severamente)
el alcance de los objetivos financieros y
afectar negativamente el valor de los re-
cursos financieros de una organizacin.

El objetivo principal de las finanzas es

ayudar a las empresas/organizaciones
a realizar un correcto uso de su dinero,
apoyndose en herramientas financieras
para lograr una correcta optimizacin de los
recursos una correcta optimizacin de los
recursos, administrndolos y manteniendo
un adecuado control de los mismos,
para maximizar el valor de la empresa/
organizacin, manteniendo una adecuada
La administracin financiera busca los recursos finan-
salud financiera. cieros mantengan un adecuando balance entre rentabi-
lidad (inversiones) y liquidez (disponibilidad).
El xito y sostenibilidad de una empresa/
organizacin depender de la habilidad
que tenga la alta direccin para concebir,

4

analizar y elegir las oportunidades de inversin, el grado de rentabilidad y el nivel de riesgo.

Existen muchos factores que pueden afectar o beneficiar las decisiones que se toman con
respecto al manejo del dinero, como factores sociales, econmicos, polticos, ambientales,
tecnolgicos, entre los ms importantes. Las finanzas estn relacionadas con otras reas
como la economa, la administracin, la contabilidad, la poltica, las matemticas y la
estadstica, entre otras.

La administracin financiara se auxilia de los registros
contables y de los procedimientos administrativos, necesitando
informacin confiable y oportuna para tomar decisiones
gerenciales. La contabilidad registra y documenta, en forma
monetaria, todas las actividades y acciones de una empresa,
ya sean ventas, compras, contrataciones, adquisiciones,
efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos, deudas
y patrimonio. Todas estas cuentas quedan registradas en la
contabilidad y presentadas a los administradores financieros
por medio de los estados financieros (reportes financieros),
siendo los principales el Estado de Resultados y el Balance
General los cuales estaremos abordando ms adelante.

Cules son las Funciones de un

Administrador Financiero?
Generacin de informacin financiera verdica y oportuna para la toma de decisiones
gerenciales.
Planificar el uso y disponibilidad de recursos financieros de manera que puedan
estar disponibles para garantizar el adecuado funcionamiento de la organizacin y el
cumplimiento de sus compromisos comerciales, financieros, fiscales y/o contractuales.
Planificar y ordenar el crecimiento futuro de la organizacin.
Maximizar la rentabilidad de la organizacin.
Gestionar recursos financieros, al ms bajo costo posible, garantizando el adecuado
funcionamiento de la organizacin.
Invertir adecuadamente los excedentes de liquidez que la empresa genera para

5
 maximizar su beneficio.
Operar con la mejor calidad posible, con el menor costo posible, maximizando el valor
de la organizacin.
Mantener un adecuado control de los recursos financieros teniendo bajo control los
riesgos internos y externos.
Definicin de polticas financieras de precios, mrgenes, costos, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, ciclos de efectivo, rentabilidad, endeudamiento, etc.

Qu son Estados Financieros y qu

informacin brindan?
Los estados financieros son los reportes
que la contabilidad proporciona a los

administradores y analistas financieros y es
donde se refleja la calidad de las acciones
de una empresa/organizacin para generar
valor y beneficios a sus interesados.
Hay dos reportes contables que son los
ms importantes para los administradores
financieros, el primero es el Balance General,
tambin llamado Estado de Situacin y,
el segundo es el Estado de Resultados,
tambin conocido como Estado de Perdidas
y Ganancias.

6

Qu es el Balance General?
El Balance General nos brinda informacin sobre el monto de las inversiones que posee y
ha generado una empresa/organizacin y responde a la siguiente pregunta Cules son las
inversiones de la empresa? Tambin nos da informacin sobre las fuentes de recursos que
dieron origen a esas inversiones, respondiendo a la siguiente pregunta De donde obtuvo
la empresa los recursos invertidos?

Un balance General tiene tres partes principales: Activos, Pasivos y Patrimonio

En dnde o Pasivos
De dnde obtuvo
en qu tiene
la empresa
la empresa Activos los recursos
invertidos los
invertidos?
recursos?

Patrimonio

El Balance General nos brinda informacin sobre el monto de las inversiones que posee y
ha generado una empresa/organizacin y responde a la siguiente pregunta Cules son las
inversiones de la empresa? Tambin nos da informacin sobre las fuentes de recursos que
dieron origen a esas inversiones, respondiendo a la siguiente pregunta De donde obtuvo
la empresa los recursos invertidos?

Un balance General tiene tres partes principales: Activos, Pasivos y Patrimonio

Activos Pasivos Patrimonio

Los Activos son las inversiones de la organizacin y se dividen en dos tipos, el activo
circulante y el activo fijo. El Activo Circulante representa al capital de trabajo y Activo Fijo
representa a las inversiones de largo plazo.

7
 Los pasivos representan a las fuentes de recursos externos (deudas) y tambin se dividen
en dos tipos de pasivos, el pasivo corto plazo y el pasivo de largo plazo. El pasivo de corto
plazo son deudas que hay que pagar en un plazo inferior a 12 meses y el pasivo de largo
plazo que son deudas que hay que pagar en un plazo mayor a 12 meses y que usualmente
son deudas con bancos.

El Patrimonio representa a las fuentes de recursos que provienen de los accionistas o

dueos de la empresa y se divide en aportes patrimoniales que son recursos puestos por el
accionista y utilidades retenidas que son recursos puestos por el accionista, pero generados
por la misma empresa (capitalizacin).

Activo Circulante
El activo circulante es el capital de
trabajo de la una organizacin y se
compone de dinero en efectivo que
puede estar en caja o en bancos y que
sirve para cubrir los costos recurrentes
de la misma. Con el efectivo se compran
materias primas y se cubren costos
de produccin que luego generan un
inventario de productos destinados a la
venta y que generar de nuevo efectivo
o bien una cuenta por cobrar.

Activo Fijo
El activo fijo son todas las inversiones de largo plazo de la organizacin y que estn
constituidas por inversiones en ttulos valores, mobiliario y equipo, herramientas y equipo,
vehculos y maquinaria, edificios, oficinas y bodegas, y terrenos.

El Pasivo de Corto Plazo o Circulante

Son las deudas de corto plazo y que por lo general sirven para financiar al activo circulante
o capital de trabajo. Estas son deudas que se adquieren con proveedores, con clientes
(anticipos de compras), con trabajadores (pasivos laborales), con el fisco (impuestos por
pagar) y tambin pueden ser deudas con accionistas/socios o dueos de la organizacin.

8

El Pasivo de largo plazo
Este pasivo son deudas de largo plazo, es decir que son compromisos que hay que cumplir
en un plazo mayor a 12 meses. Estas deudas son usadas para financiar principalmente
activos fijos (inversiones de largo de plazo) y tambin parte del capital de trabajo.

Esquema que Resume las Estructura e Informacin que Proporciona un Balance General

Activo Circulante: Pasivo de corto plazo Pasivo de largo

Es el capital de trabajo Son deudas a pagar en un plazo plazo
Efectivo (dinero) Inventario inferior a 12 meses Son deudas que
a. Caja a. Materias Cuentas por pagar deben ser pagas
b. Bancos primas a. Anticipos de clientes en un plazo
Cuentas por cobrar b. Producto b. Proveedores de ms de 12
a. Anticipos a en proceso c. Empleados (pasivos lab.) meses.
proveedores c. Producto d. Impuestos por pagar
b. Clientes terminado Amortizaciones a bancos Usualmente
c. Impuestos por cobrar son deudas
d. Empleados con bancos.
Amortizaciones a
Pasivos
bancos

Pasivo de
Corto Plazo
Activo
Circulante
En dnde o Pasivo de
De dnde obtuvo
en qu tiene Largo Plazo la empresa
la empresa
los recursos
invertidos los Activo invertidos?
recursos?
Fijo

Capital Inicial
Utilidades Ret.

Activos Patrimonio

Patrimonio:
Activo Fijo: Esta compuesto por el aporte de los
Inversiones en ttulos valores. accionistas, socios o dueos de
Herramienta. la organizacin.
Mobiliario y equipo. Aporte de socios.
Vehculos. Utilidades retenidas o capitalizadas.
Edificios (oficinas, bodegas).
Terrenos.

9
 Ejemplo de un Balance General:
Cooperativa Coopecaf

Solamente se muestran los niveles 1, 2 y 3 de la nomenclatura contable.

Qu es el Estado de Resultados?
El Estado de Resultados complementa la informacin del balance generar en trminos de
la capacidad que la empresa/organizacin tiene para generar ganancias y beneficios para
los accionistas, socios o dueos de la empresa. Tambin el estado de resultados puede
mostrar resultados negativos que descapitalizan y hacen perder valor a los accionistas,
socios o dueos de la empresa.
El Estado de Resultados nos da informacin sobre:
Nivel de ingresos ya sea por ventas o donaciones.
Costo de ventas (costo variable o costo directo)
Mrgenes brutos
Costos operativos (costos fijos o costos indirectos)
Costos financieros
Impuestos
Utilidades o prdidas.

10

 Nos dice si una organizacin es capaz o no de cubrir su estructura de costos y
adems generar ganancias que permitan beneficiar a los dueos y/o capitalizar a la
organizacin misma para financiar su crecimiento y expansin.

El Estado de Resultados se puede resumir de una forma sencilla en la siguiente frmula:

+ Ingresos (ventas)

- Costos Totales

= Utilidades o Prdidas

Los ingresos en una organizacin estn dados principalmente por las ventas que generan
los productos y servicios que la organizacin produce y presta. Los costos totales de una
organizacin se pueden clasificar en dos tipos de costos, siendo estos, costos variables y
costos fijos. Los costos variables tambin se les llaman costo de ventas, o costos directos.
Los costos fijos tambin se les llaman costos operativos, o costos indirectos. Lo anterior
da lugar al desarrollo de una estructura del Estado de Resultados de la ms desarrollada y
extendida con la finalidad de facilitar el anlisis y la interpretacin de la informacin financiera
de la manera como se muestra a continuacin:

Esquema de las principales cuentas de un Estado de Resultados

+ Ingreso (Ventas)
- Costos de ventas (Costos Variables)
= Margen Bruto
- Costos Operativos (Costos Fijos)
= Margen Operativo
+ Otros Ingresos
- Otros Gastos
- Costos Financieros
= Utilidad antes de Impuestos
- Impuestos

= Utilidad o Prdida Neta

11
 Toda empresa busca maximizar la utilidad para maximizar la rentabilidad de una empresa.
Entonces para maximizar la utilidad hay varias alternativas y todas ellas incluyentes:
1. Subir ventas lo cual se puede hacer de dos formas:
subiendo el precio o incrementando las unidades
vendidas.
2. Bajar costos variables o costo de ventas. Esto se puede
lograr bajando el costo variable unitario, tratando
de optimizar las materias primas y reduciendo los
desperdicios, automatizando procesos para disminuir
costos en mano de obra o bien negociando rebajas
con los proveedores Estas rebajas pueden ser ms
fciles si incrementamos el volumen de los pedidos, pero
eso implica vender ms. Es necesario tener cuidado
en no afectar la calidad de los productos en el proceso
de reduccin de costos, ya rebajas en costos podran
conllevar a una reduccin de calidad del producto.
3. Bajar los costos fijos o costos operativos. Esto tambin
se puede lograr eliminando actividades que no generan
valor a la estrategia del negocio. En este punto hay que
tener cuidado ya que se puede sacrificar capacidad
productiva, calidad en los productos o calidad en el
servicio que acompaa el producto.

A continuacin mostramos un ejem-
plo resumido de las principales cuen-
tas que conforman un Estado de Re-
sultados

El detalle de los costos operativos puede obser-

varse en el desarrollo del siguiente tema que habla
sobre costos fijos y costos variables.

12

 Costos Fijos y Costos Variables
Qu son los costos variables y los costos fijos?
Por qu es importante separar dichos costos?
Costos Variables
Los costos variables estn directamente relacionados con los productos y servicios que
sern vendidos, por esa razn tambin se llaman costos directos o costos de ventas. Los
costos variables se incrementan proporcionalmente con el crecimiento de las ventas y se
registran contablemente como un costo en el momento en que se generan las ventas.
El grfico que a continuacin se presenta muestra el comportamiento proporcional de los
costos variables con respecto a las ventas:

A continuacin se muestran algunos ejemplos de costos variables para dos tipos de

organizaciones: una organizacin productora de caf y otra organizacin comercializadora
de caf.
Ejemplos de Costos Variables en Caf
Organizacin Productora de Caf Organizacin Comercializadora de Caf
Mano de obra de la cosecha, cuando est es Costo de materias primas, en este caso caf, ya
pagada por unidad, pieza o destajo sea en cereza o pergamino.
Mano de obra de carga y descarga, cuando est Mano de obra de carga y descarga, cuando est
es pagada por unidad, pieza o destajo. es pagada por unidad, pieza o destajo.
Mano de obra del proceso de seleccin, cuanto Mano de obra del proceso de seleccin, cuanto
esta es pagada por unidad, pieza o destajo. esta es pagada por unidad, pieza o destajo.
Sacos utilizados para empacar el caf Sacos utilizados para empacar el caf
Fletes relacionados con el acopio del caf y Fletes relacionados con el acopio del caf y
traslado al beneficio hmedo. traslado al beneficio hmedo.
Fletes relacionados con el transporte del caf al Fletes relacionados con el transporte del caf al
beneficio seco y despacho al cliente. beneficio seco y despacho al cliente.
Cuando no se tiene beneficio hmedo o beneficio Cuando no se tiene beneficio hmedo o beneficio
seco y se contrata este servicio, esta maquila es seco y se contrata este servicio, esta maquila es
un costo variable. un costo variable.

13
 Los Costos Fijos
Los costos fijos no estn indirectamente relacionados con los productos y servicios que
sern vendidos, por esa razn de se llaman costo indirectos o costos operativos. Los cos-
tos fijos tienden a permanecer constantes y no se incrementan proporcionalmente con el
crecimiento de las ventas y se registran como un costo en el momento en que se incurren,
independientemente de las ventas.
El grfico que a continuacin se presenta muestra el comportamiento de los costos fijos con
respecto a las ventas y precisamente a su comportamiento fijo es que obedece su nombre:

A continuacin se muestran algunos ejemplos de costos fijos para dos tipos de organizaciones:
una organizacin productora de caf y otra organizacin comercializadora de caf.
Ejemplos de Costos Fijos en Caf

Nota: si an tiene dudas sobre cmo identificar costos fijos y variables puede hacerse las
siguientes preguntas: Si su organizacin duplica las ventas, qu pasa con el costo (en el
cual tiene dudas)? Se incrementa este costo en la misma proporcin que se incrementan
las ventas? Si la respuesta es s, entonces es un costo variable

Si la respuesta es no, entonces es un costo fijo.

14

 Organizacin Productora de Caf Organizacin Comercializadora de Caf
Salarios y prestaciones de personal contratado Salarios y prestaciones de personal contratado
permanentemente (Gerencia, administracin, permanentemente (Gerencia, administracin,
supervisin, asistencia tcnica, bodega, crditos, supervisin, asistencia tcnica, bodega, crditos,
beneficio hmedo o seco). beneficio hmedo o seco).
Insumos de oficina (papelera, tintas, limpieza, Insumos de oficina (papelera, tintas, limpieza,
etc). etc).
Servicios (Electricidad, telfono, Internet, etc).
Servicios (Electricidad, telfono, Internet, etc).
Honorarios de asesores
Honorarios de asesores Viticos y gastos de movilizacin de personal.
Viticos y gastos de movilizacin de personal. Capacitacin
Capacitacin Certificaciones (FLO, Orgnico, Rain Forest, UTZ,
etc).
Certificaciones (FLO, Orgnico, Rain Forest, UTZ,
Gastos organizativos (JD y Asamblea)
etc).
Promocin comercial
Mantenimiento de finca (mano de obra e insumos). Alquileres de oficinas, bodegas, etc.
a. Fertilizacin Mantenimiento de vehculos, maquinaria, edificios,
b. Control de malezas etc.
c. Control de plagas Depreciacin de vehculos, maquinaria, edificios,
etc.
d. Manejo de sombra
e. Manejo de tejidos
f. Mantenimiento de caminos
Gastos organizativos (JD y Asamblea)
Promocin comercial
Alquileres de oficinas, bodegas, etc.
Mantenimiento de vehculos, maquinaria, edificios,
etc.
Depreciacin de vehculos, maquinaria, edificios,
etc.

Importancia de Conocer y Clasificar

los Costos
Conocer los costos y clasificarlos entre costos fijos y variables es importante para:
Nivel de ingresos ya sea por ventas o donaciones.
Saber negociar con nuestros clientes y poner un precio adecuado a nuestro producto
a manera de cubrir los costos del productor, los costos de la organizacin y generar
capitalizacin propia.
Clasificar los costos entre costos variables y costos fijos facilita el anlisis y la
interpretacin financiera para la toma de decisiones.

15
 Facilita la elaboracin de presupuestos.
En la medida que optimizamos la capacidad productiva de una organizacin o de una
finca de caf, maximizamos la capacidad para generar utilidades y disminuimos el
costo total unitario por cada qq cps.
Si adems de mejorar la productividad (optimizar la capacidad productiva) generamos
economas de escala, el incremento de utilidades y la disminucin de costos unitarios
puede ser an mucho ms evidente.
Nos permite calcular el punto de equilibrio y conocer el nivel de auto sostenibilidad
financiera de nuestra organizacin.

En el anlisis de caso podemos observar la aplicacin prctica de las ventajas de registrar,

conocer y analizar nuestros costos.

Anlisis de Caso: Cooperativa Coopecaf

Estado de Resultados EERR
Balance General
Estructura de Costos Fijos y Variables

Esta cooperativa compra y vende

caf en pergamino y tiene 350 so-
cios. En conjunto tienen cerca de
550 has sembradas con el cultivo
de caf. La cooperativa acopia al-
rededor de los 17,000 qq cps /ao
(68% de su capacidad instalada de
acopio y procesamiento). El caf
tiene las certificaciones UTZ y RFA
y vende su caf a una organizacin
de segundo nivel FEDECOOP-Caf.
En la presente cosecha la coopera-
tiva vendi a un precio promedio de
Q1,200 / qq cps
A continuacin se presentan los es-
tados financieros

16



Instrucciones

A continuacin se presentan los costos variables y fijos de la cooperativa

y muestra la elaboracin de un presupuesto estimado de ingresos, costos
y utilidades, considerando tres escenarios productivos 70%, 80% y 90%
de su capacidad productiva. Adems tambin se muestra la forma de
calcular el costo unitario total y unitario para cada uno de los escenarios.
Revise y trate de hacer este mismo anlisis en su cooperativa.

Como referencia, el precio de compra por qq cps de los intermediarios locales (competen-
cia) oscil entre los Q950 (la mayor parte del tiempo) y alcanzo hasta los Q1,000 (durante
pocas semanas).

17
 Cmo puede verse, Coop-
Caf tiene su costo operativo
dividido en centro de costos:
Administracin, comercializa-
cin, asistencia tcnica, agro
servicio y crdito. Eso nos
permite ver el costo operativo
por departamento.
Este costo fijo tiene capaci-
dad de soportar una capa-
cidad instalada de acopio y
comercializacin de hasta
25,000 qq cps. La Coope-
rativa actualmente funciona
a un 70% de capacidad pro-
ductiva de acopio.
Elaborar el presupuesto de
Coop-Caf con tres escena-
rios productivos 70%, 80% y
90% de la capacidad produc-
tiva. Determinar los costos to-
tales por qq cps en cada uno
de los escenarios.
Usando los datos anteriores
fue muy fcil elaborar un pre-
supuesto considerando tres
escenarios productivos dife-
rentes.

18

 Resumen de datos necesarios para poder elaborar el presupuesto
Precio promedio de compra Q 1,200 / qq cps
Costo variable o costo de ventas / qq cps Q 1,060 / qq cps
Costo fijo o costo operativo de la cooperativa Q1,261,744
Costo financiero (que tambin es un costo fijo) Q360,000
Volumen de produccin, acopio y comercializacin 70%, 80% y 90% de capacidad
Capacidad instalada mxima de produccin 25,000 qq cps

Presupuesto Cooperativa Coopecaf considerando tres escenarios productivos

Costo total unitario = Costos variables (de ventas) + Costos fijos (operativos) + Costos finan-
cieros (que tambin son fijos).
En este anlisis no se incluyen otros ingresos (donaciones, intereses, dividendos), ni se
incluyen otros gastos (gastos de proyectos/donaciones, incobrables/morosidad, otras acti-
vidades fuera del giro habitual del negocio).

Lecciones Aprendidas de los Resultados Obtenidos

En la medida que optimicemos la capacidad productiva, de acopio, procesamiento
y comercializacin de una organizacin o de una finca, estaremos maximizando la
utilidad y bajando los costos por unidad producida.
A mayor volumen de comercializacin, mayor optimizacin y mejores resultados en
trminos de incrementar las utilidades y disminuir los costos unitarios.
En este caso particular, con 70% de la capacidad productiva en uso, la utilidad fue
Q621,192 y el costo total unitario por qq cps fue de Q1,153; con el 80% de la capacidad
productiva en uso, la utilidad se increment a 883,692 y el costo total unitario por qq
cps disminuy a Q1,141; con un 90% de la capacidad productiva en uso, la utilidad
se increment a Q1,146,192 y el costo total por qq cps disminuy a Q1,132
Este ejercicio nos muestra que la mejor forma de bajar costos no consiste en dejar de

19
 gastar, sino en mejorar productividad y optimizar capacidad productiva. Por el contrario
entonces, implica hacer ms inversiones, siempre y cuando estas generen mayor
productividad, sobretodo en inversiones de carcter tecnolgico y automatizacin de
procesos.
Si por bajar costos la cooperativa deja de gastar o elimina actividades e inversiones hay
que tener cuidado de no afectar la capacidad productiva, de acopio, procesamiento
y comercializacin ya que si esto impacta en una disminucin de en la productividad
en el volumen en qq cps acopiado, podra estar provocando un incremento una
disminucin en los costos totales, pero se podran estar incrementando los costos
totales unitarios.

Depreciacin
Es parte de los costos fijos y aplica al desgaste o perdida de valor que sufren los activos
fijos de una organizacin. Este costo aplica nicamente cuando hacemos inversiones en
activos que van a ser tiles para varios aos o bien para varios ciclos productivos, por lo
tanto su costo debe ser distribuidos en los aos o en los ciclos productivos que aplique,
segn su vida til.
Estos activos o inversiones estn sujetos a la perdida de valor por diversas razones:

Por su uso y desgaste fsico

Por el paso de tiempo
Por obsolescencia (cuando hay una tecnologa que reemplaza a otra)
Conceptos relacionados con la depreciacin:
Vida til: Es el tiempo que un bien puede servir de manera efectiva a una empresa se puede
medir en aos o ciclos productivos. Es importante tener un estimado de este tiempo para
poder calcular la proporcin de depreciacin del bien que corresponde a cada perodo o
cada ciclo productivo.
Valor de rescate: Es el valor de venta del bien luego que lo hemos utilizado en el proceso
productivo y hemos tomado la decisin de reemplazarlo.
La depreciacin de un bien se calcula de la siguiente manera y hay dos formas de hacerlo:
1. Depreciacin financiera, la cual es la forma correcta de hacerlo con fines de evaluar costos.

Valor de la Inversin - Valor de Rescate

Depreciacin=
Vida til

20

 Vida til: Se estima en funcin de la intensidad de uso, segn la experiencia.
Valor de rescate: se asume que al final de la vida til hay un valor de reven-
ta, aunque sea como chatarra. Este valor depender del comportamiento del
mercado.
2. Depreciacin contable fiscal, la cual aplica para fines fiscales

Valor de la Inversin
Depreciacin=
Vida til segn Legislacin Fiscal

Vida til: Se estima una vida til en funcin de la legislacin fiscal

Valor de rescate: fiscalmente se asume que despus de los plazos de vida
til o depreciacin permitidos por el fisco, el bien adquiere contablemente un
valor cero y no hay valor de rescate. Si al estar completamente depreciado
un bien, este es vendido, este ingreso es considerado como una ganancia de
capital.

Tabal de Perodos de Depreciacin de acuerdo a la Legislacin Fiscal guatemalteca

Tipo de Activo Vida til mnima autorizada por el fisco

Fiscal Financiera

Vehculos y maquinaria 5 aos (20%/ao) Depende de uso

Computadoras/software 3 aos (33%/ao) Depende de uso
Edificios/construcciones 20 aos (5%/ao) Depende de uso

Ejemplo para el Clculo de la Depreciacin

Un vehculo que nuevo cuesta Q160, 000. Supongamos que dicho vehculo servir para
Taxi y la poltica de la empresa es renovar su flotilla de taxis cada 2 aos, luego de que los
vehculos han tenido un recorrido promedio de 150,000 kms. Usualmente estos vehculos
son vendidos a un 40% del valor original.
Calcular la depreciacin para fines contable fiscal y para fines de estimar los costos reales
(depreciacin financiera).

21
 1. Depreciacin financiera, la cual es la forma correcta de hacerlo con fines de evaluar costos

Q160,000 - Q64,000
Depreciacin=
2 aos

Depreciacin= Q48,000/ao

2. Depreciacin contable fiscal, la cual aplica para fines fiscales

Q160,000
Depreciacin=
5 aos

Depreciacin= Q32,000/ao

Para fines de evaluacin financiera y de costos se utiliza la depreciacin financiera la cual, para este
caso particular es de Q48,000.
En produccin agrcola el concepto de depreciacin aplica a plantaciones de cultivos agrcolas
permanentes como es el caso del caf y se aplica la depreciacin en funcin de la vida til de la
plantacin.

Punto de Equilibrio
El punto de equilibrio es cuando los ingresos por ventas de una empresa son iguales a los sus
costos totales (costos variables + Costos fijos). Es decir que la organizacin con sus ventas alcanza
a cubrir el 100% de sus costos, no genera prdidas, pero tampoco genera ganancias.

Punto de Equilibrio es cuando los Ingresos por ventas = A los Costos Totales

Qu es el punto de
equilibrio? Cmo se
calcula? y Por qu es
importante conocerlo?

22

El siguiente grfico ejemplifica muy bien como una empresa progresivamente incrementa
sus ventas, hasta que alcanza su punto de equilibrio.

Perdidas
Perdidas
Ganancias
Ganancias

De acuerdo al grfico anterior se pueden obtener las siguientes conclusiones con respecto
al punto de equilibrio.

Cuando una empresa tiene ventas por debajo del punto de equilibrio, entonces los
ingresos por ventas de la empresa no puede cubrir sus costos y genera prdidas.
Cuando una empresa tiene ventas por arriba de su punto de equilibrio, entonces
los ingresos por ventas de la empresa cubren los costos de produccin y se tiene
capacidad para generar utilidades.
El punto de equilibrio es el punto de auto sostenibilidad financiera de la empresa,
pero mientras ms altas sean su ventas, por arriba del PE ms alto ser su nivel de
autosostenibilidad y capitalizacin.

Cmo se Calcula el Punto de Equilibrio?

Hay dos formas de calcular el punto de equilibrio PE de una organizacin y a continuacin

se muestran las frmulas que nos ayudan a calcularlo.
1. Clculo del punto de equilibrio en unidades de producto a vender

Costos Fijos
Punto de Equilibrio
(unidades de produccin) =
Margen Bruto (Unitario)

23
 2. Calculo del punto de equilibrio en unidades monetarias a vender

Costos Fijos
Punto de Equilibrio
(unidades de monetarias) =
% Margen Bruto

A continuacin se presentan las formulas para calcular el margen bruto unitario y el % de

margen bruto.

Margen Bruto
(unitario) = Precio de Venta (unitario) - Costo Variable (unitario)

Margen Bruto (unitario)

% de Margen
Bruto = x 100
Precio de Venta (unitario)

Margen Bruto
% de Margen
Bruto 1 = x 100
Ventas

1
Esta frmula aplica cuando los datos de obtienen del estado de resultados de la organizacin.

Anlisis de Caso: Cooperativa Coopecaf

Punto de Equilibrio
Para el caso de la cooperativa Coopecaf, el punto de equilibrio se calcula de la siguiente
manera.
Datos necesarios

Precio de venta (unitario) Q1,200

Costo variable (unitario) Q 1,060
Costo operativo (fijo) Q 1,233,649
Costo Financiero Q 360,000

24

Clculo de Margen Bruto (unitario) y % de Margen Bruto

Margen Bruto Unitario Q1,200 - Q1,060 = Q140

Q140
% de Margen
Bruto = x 100 = 11.6%
Q1,200

1. Clculo del punto de equilibrio en unidades de producto a vender

Q1,233,649 + Q360,00
Punto de Equilibrio
(unidades de produccin) =
Q140

Punto de Equilibrio
(unidades de produccin) = 11,384 qq cps

2. Calculo del punto de equilibrio en unidades monetarias a vender

Punto de Equilibrio Q1,233,649 + Q360,000

(unidades monetarias) = 0.116

Punto de Equilibrio
Q13,738,353
(unidades monetarias) =

La Cooperativa Coopecaf tiene para estar en punto de equilibrio y poder cubrir su estruc-
tura de costos fijos y variables necesita vender 11,384 qq cps o su equivalente en moneda
de Q13,738,353.

25
 Clculo de utilidades y prdidas usando varios niveles de produccin y ventas.

Perdidas
Perdidas Ganancias Ganancias

Lecciones aprendidas de los resultados obtenidos

El punto de equilibrio no es un clculo esttico, sino ms bien dinmico. Este puede
cambiar cada ao en funcin de cambios en los precios de venta, cambios en los
costos variables o bien cambios en los costos fijos (operativos).
Se recomienda recalcular el punto de equilibrio por lo menos cada ao.
Si los precios suben, el margen bruto se incrementa y el punto de equilibrio baja.
Si los precios bajan el margen bruto disminuye, y el punto de equilibrio sube.
Si los costos variables suben, el margen bruto disminuye, y el punto de equilibrio baja.
Si los costos variables bajan, el margen bruto aumenta, y el punto de equilibrio baja.
Si los costos fijos suben, el punto de equilibrio se desplaza hacia arriba.
Si los costos fijos bajan, el punto de equilibrio se desplaza hacia abajo.
Mientras ms bajo sea el punto de equilibrio ms rpido una empresa puede ser au-
tosostenible e iniciar a genera ganancias.
Si no puede hacer nada con el precio, con el costo variable y con el costo fijo, enton-
ces preocpese por incrementar el volumen.

Recomendaciones
Registre y conozca sus costos
Clasifique adecuadamente sus costos en costos fijos y variables para poder hacer un
buen anlisis.
Trate de subir sus precios, siempre y cuando teniendo cuidado de no vender por arri-
ba de la competencia, ya que puede correr el riesgo de perder a sus clientes y no
vender.

26

 Trate de bajar sus costos variables lo ms que pueda, pero sin afectar la calidad de su
producto, ya que pude correr el riesgo de perder a sus clientes y no vender.
Trate de bajar sus costos fijos (operativos) lo ms que pueda, pero sin afectar su capa-
cidad instalada y la calidad de su producto, ya que puede correr el riesgo depender
a sus clientes, no vender y adems sus costos unitarios se podran ver incrementados.
Muchas veces es mejor tratar de incrementar volumen que tratar de subir precios o
bajar costos.

Inversin, Rentabilidad y Retorno

Qu es una inversin y qu es rentabilidad?

Inversin
En el contexto empresarial, es la adquisicin de bienes y o valores con el nimo de obtener
producir productos o servicios que generen ingresos o rentas a lo largo del tiempo, es decir
que se espera un retorno de dicha inversin con forme el paso del tiempo.

Ejemplos:

Adquisicin de un camin para prestar servicios

de transporte de carga
Adquisicin de un agro servicio para dar ase-
sora tcnica productiva y vender agro insumos
para agricultores
Adquisicin de una bodega para compra y venta
de caf.

Retorno
Con el paso del tiempo, se espera que esa inversin sea recuperada y adems se obtenga
ganancia.

Rentabilidad
Es la magnitud (tasa anual) de ese retorno o recuperacin y se expresa como un porcentaje
anual. Rentabilidad es entonces una tasa de retorno, que mide la capacidad de recupe-
racin de una inversin, y por supuesto mide la capacidad para generar utilidades y se
expresa de la siguiente manera:

27
 Frmula para Calcular la Rentabilidad:

Utilidades
Rentabilidad = x 100
Inversin

Ejemplo: Compra de un camin para prestar servi-

cios de transporte de carga.

Inversin:

Valor de compra del camin: Q250,000

Capital de trabajo para operacin del camin: Q10,000

Cul ser la rentabilidad de este negocio?

Anlisis de ingresos, costos y utilidad generada por

la prestacin de servicio de carga (fletes) durante el
primer ao de operaciones:

La rentabilidad de este negocio se calcula entonces de la siguiente manera:

28

 Utilidades
Rentabilidad = x 100
Inversin

Q 106,943
Rentabilidad = x 100
Q260,000

La rentabilidad es del 41%

Entonces la rentabilidad se interpreta de la siguiente manera: Por cada Quetzal invertido hay
un retorno o recuperacin del Q0.41 cada ao. En 2 aos 5 meses se recupera la inversin.

Nota: Es comn confundir costos con inversin, pero son cosas diferentes. El ejemplo ante-
rior deja claridad sobre estos dos conceptos.

Rentabilidad y Endeudamiento
Cmo afecta el endeudamiento a la rentabilidad? Incrementa o disminuye la rentabilidad
de las inversiones?
Usando el mismo ejemplo anterior para hacer el clculo de la rentabilidad, en donde el
100% de la inversin se realiz con recursos propios, realizaremos ahora el mismo clculo,
pero resulta que no tenemos todos los recursos, por lo que realizaremos un crdito banca-
rio. Ejemplo de clculo de la rentabilidad utilizando endeudamiento bancario.

Ejemplo: Compra de un camin para prestar servicios de

transporte de carga.
Inversin:
Valor de compra del camin: Q250, 000
Capital de trabajo para operacin del camin: Q10, 000
Fuentes de recursos:
Recursos propios Q 160,000
Prstamo bancario Q100, 000
Condiciones:
Plazo: 1 ao
Tasa de inters 15% 29

 Cul ser la rentabilidad de este negocio?

Anlisis de ingresos, costos y utilidad generada por la prestacin de servicio de carga (fle-
tes) durante el primer ao de operaciones:

La rentabilidad de este negocio se calcula entonces de la siguiente manera:

Utilidades
Rentabilidad = x 100
Inversin

Q91,943.20
Rentabilidad = x 100
Q160,000

La rentabilidad es del 57%

Entonces la rentabilidad se interpreta de la siguiente manera: por cada Quetzal invertido hay
un retorno o recuperacin del Q0.57 cada ao. En 1 aos 9 meses se recupera la inversin.

Lecciones Aprendidas de los Resultados Obtenidos

El endeudamiento es bueno pues nos permite:

Hacer inversiones que no podramos hacer solamente con recursos propios.

Crecer ms rpido, si esperamos a tener recursos propios el crecimiento ser ms

30

 lento o quiz nunca haramos las inversiones.
El endeudamiento aumenta la rentabilidad del negocio.

Consideraciones a tener en cuanta cuando utilizamos deudas.

Aumenta riesgos al negocio si asumimos mucha deuda, es decir si nos sobre endeu-
damos.
El nivel de endeudamiento tiene que ser razonable con nuestra capacidad de pago.
Es mejor tener deudas de lago plazo que de corto plazo.
Considerar que existe la posibilidad de fracasar en el negocio y hay que tener un plan
b para pagar las deudas.

Anlisis de Estados Financieros

Qu es el anlisis financiero? Para qu nos sir-
ve el anlisis financiero?
El anlisis financiero se basa en un anlisis en
dos dimensiones de una empresa, la dimensin
interna y la dimensin externa. La dimensin in-
terna mide las fortalezas y debilidades que una
organizacin posee a nivel de su solidez y salud
financiera (mide los riesgos internos). La dimen-
sin externa mide las oportunidades y amenazas
que hay en el ambiente que rodea a la empresa y
que podran afectar negativamente o positivamente a la misma (mide los riesgos externos).
Ambas dimensiones permiten analizar que tan preparada, slida y sana est una empresa
para aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas del entorno.
El anlisis financiero tiene como objetivo brindar informacin oportuna para la toma de de-
cisiones gerenciales dentro de las organizaciones y definir estrategias que aumenten sus
probabilidades de xito futuro.
El anlisis financiero nos muestra el nivel de solidez, salud y fortaleza financiera de una or-
ganizacin en trminos de:
1. Rentabilidad: capacidad para producir y multiplicar riqueza y bienestar econmico a los
dueos de la organizacin.
2. Liquidez: capacidad que tiene la organizacin para cumplir con sus compromisos de
corto plazo (menos de 12 meses).

31
 3. Capacidad de pago: capacidad de la

organizacin para cumplir con las deu-
das/compromisos de largo plazo.
4. Nivel adecuado de endeudamiento
de la organizacin en relacin a su cre-
cimiento e independencia financiera
de bancos y otros acreedores.
5. Nivel adecuado de capitalizacin
propia que permita medir el compro-
miso de los accionistas/dueos con el
modelo de negocio.
6. Si se tiene suficientes garantas pa-
trimoniales frente a terceros para ga-
rantizar deudas y acceder a recursos
financieros frescos.
7. Si la empresa usa sus activos de ma-
nera eficiente.
8. Cul es el comportamiento de los
mrgenes brutos y netos?
9. Cul es el comportamiento de la es-
tructura de operaciones?
10. Estarn satisfechos los socios con la
rentabilidad de su inversin?
11. Cmo ha sido la evolucin financie-
ra de la empresa?
12. Qu tanto control financiero hay por
parte de la alta direccin de la organi-
zacin?

Hay dos tipos de anlisis financiero, el vertical y el horizontal. El vertical analiza y compara
datos en un mismo periodo financiero y el horizontal que analiza y compara datos entre va-
rios periodos financieros y analiza tendencias.

Es importante realizar los tipos de anlisis y ver si la evolucin de los indicadores es posi-
tiva, negativa, se mantiene dentro un rango ptimo o si la empresa permanece estancada,
sin crecimiento.

32



33
 A continuacin se muestra un panel de indicadores con sus frmulas, sus niveles ptimos
y la interpretacin de la situacin de la organizacin. Matriz de indicadores financieros con
sus formulas, sus valores ptimos y la interpretacin del indicador.

Muestra de Panel de Indicadores

34

 Matriz de Anlisis
Matriz de anlisis con las principales variables que deben ser analizadas en una empresa,
considerando el anlisis vertical y horizontal.

35
 Glosario
un activo es un bien tangible o intangible que posee
una empresa o persona natural. Por extensin, se de-
Activo nomina tambin activo al conjunto de los activos de
una empresa.

el activo circulante (o corriente) es aquel activo lquido

Activo Circulante a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dine-
ro dentro de los doce meses.

todas las inversiones de largo plazo de la organizacin

y que estn constituidas por inversiones en ttulos, va-
Activo Fijo lores, mobiliario y equipo, herramientas y equipo, veh-
culos y maquinaria, edificios, oficina y bodegas y terre-
nos.

el balance general es el estado financiero de una em-

Balance General
presa en un momento determinado.

(situaciones que ponen en riesgo los objetivos finan-

cieros): riesgo es todo aquello que tiene una probabili-
dad de ocurrencia (puede o no ocurrir) y que al ocurrir
Control de Riesgos puede limitar/afectar (ligeramente, moderadamente o
severamente) el alcance de los objetivos financieros y
afectar negativamente el valor de los recursos financie-
ros de una organizacin.

el costo es el valor monetario de los consumos de fac-

tores que supone el ejercicio de una actividad econ-
Costo mica destinada a la produccin de un bien o servicio.
Todo proceso de produccin de un bien supone el con-
sumo o desgaste de una serie de factores productivos.

los costos fijos son aquellos costos que no son sensi-

bles a pequeos cambios en los niveles de actividad
Costo Fijo de una empresa, sino que permanecen invariables
ante esos cambios.

36

la capacidad de produccin o capacidad productiva
es el mximo nivel de actividad que puede alcanzarse
Capacidad Productiva
con una estructura productiva dada.

un costo variable es aquel que se modifica de acuer-

do a variaciones del volumen de produccin (o nivel
de actividad), se trata tanto de bienes como de servi-
Costo Variable
cios. Si el nivel de actividad decrece, estos costos de-
crecen, mientras que si el nivel de actividad aumenta,
tambin lo hace esta clase de costos.

el trmino depreciacin se refiere, en el mbito de la

contabilidad y economa, a una reduccin anual del
valor de una propiedad, planta o equipo. Esta depre-
Depreciacin
ciacin puede derivarse de tres razones principales:
el desgaste debido al uso, el paso del tiempo y la ob-
solescencia.

deuda es la obligacin que contrae quien pide algo de

reintegrar lo pedido con acuerdo a unas condiciones
pactadas previamente. El que ha pedido es el deudor,
Deuda
el que ha entregado o prestado es el acreedor; lo en-
tregado puede ser cualquier tipo de bien, tangible o
intangible.

conjunto de obligaciones de pago que una empresa

o persona tiene contradas con otras personas e ins- Endeudamiento
tituciones.

en contabilidad el Estado de resultados, o Estado de

prdidas y ganancias, es un estado financiero que
muestra ordenada y detalladamente la forma de como
se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo
Estado de Resultados
determinado (por lo general del 1 de enero hasta el
31 de diciembre del ao correspondiente).

37
 la adquisicin de bienes y o valores con el nimo de
Inversin obtener producir productos o servicios que generen
ingresos o rentas a lo largo del tiempo.

capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus

compromisos de corto plazo (menos de 12 meses). Es
mantener un balance entre las inversiones de corto,
Liquidez mediano y largo plazo y la disponibilidad de recursos
para cumplir con los compromisos financieros inme-
diatos de la organizacin.

son las deudas de corto plazo y que por lo general

Pasivo Circulante sirven para financiar al activo circulante o capital de
trabajo.

son deudas de largo plazo, es decir que son compro-

Pasivo de Largo Plazo misos que hay que cumplir en un plazo mayor a 12
meses.

el patrimonio est formado por un conjunto de bienes,

derechos y obligaciones pertenecientes a una empre-
Patrimonio sa, y que constituyen los medios econmicos y finan-
cieros a travs de los cuales sta puede cumplir con
sus fines.

la productividad es la relacin entre la cantidad de

Productividad productos obtenida por un sistema productivo y los
recursos utilizados para obtener dicha produccin.

es el punto en donde los ingresos totales recibidos

Punto de Equilibrio se igualan a los costos asociados con la venta de un
producto

la capacidad de producir o generar un beneficio adi-

Rentabilidad cional (ganancia/utilidad) sobre la inversin o esfuerzo
realizado.

de la inversin es una razn financiera que com-

para el beneficio o la utilidad obtenida en relacin a la
Retorno de Inversin
inversin realizada

38

es el valor de venta del bien luego que lo hemos uti-
lizado en el proceso productivo y hemos tomado la
Valor de Rescate
decisin de reemplazarlo.

es el tiempo que un bien puede servir de manera efec-

tiva a una empresa se puede medir en aos o ciclos Vida til
productivos.

39