SISTEMA DE LIBROS Y REGISTROS ELECTRONICOS

Mediante Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y sus modificatorias se establecieron las disposiciones para que los contribuyentes puedan implementar el llevado de sus libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica. Dicha normativa est vigente desde el 01 de julio de 2010. Aprovechando del avance en las tecnologas de la informacin y comunicacin, la SUNAT pone a disposicin el Sistema de Libros Electrnicos, el cual genera ahorros en tiempo y dinero a favor del contribuyente al eliminar gastos como el de legalizacin, impresin, almacenamiento y seguridad que representa actualmente el llevado de Libros y/o Registros Contables y Tributarios de manera fsica. Con este sistema alternativo que facilita el cumplimiento del llevado de libros contables, tambin se logra mejorar la competitividad de las empresas y, adicionalmente, ayudar a la proteccin del medio ambiente al no usar papel. Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios llevados de manera electrnica estn referidas a:

El procedimiento para el llevado. El sistema de llevado. El Programa de Libros Electrnicos PLE. Afiliacin al Sistema y sus efectos. La forma en la cual debern ser llevados. Los plazos mximos de atraso. La conservacin, prdida o destruccin de los libros. El cierre. Nombre, Estructura, contenido y validaciones de acuerdo a lo dispuesto en los Anexos 1, 2 y 3 de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y modificatorias. Para usar el PLE, y llevar sus libros electrnicos, primero debe afiliarse al sistema a travs de SUNAT Operaciones en Lnea SOL.

Qu es el Programa de Libros Electrnicos-PLE?

Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar, entre su funcionalidades, las validaciones necesarias a la informacin de los Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado al Sistema de Libros Electrnicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente obtener la Constancia de Recepcin de un libro electrnico por parte de la SUNAT. La principal funcionalidad del PLE es la validacin de los archivos (de formato texto) que contienen la informacin de los libros y/o registros contables susceptibles de ser llevados de manera electrnica, que el contribuyente previamente ha obtenido de sus propios sistemas de contabilidad. Dichas validaciones el PLE las realiza de acuerdo a las estructuras y con los

parmetros sealados en la normativa dispuesta por la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y normas modificatorias. El PLE tambin tiene otras funcionalidades, como:

La generacin y envo del Resumen del Libro Electrnico validado La verificacin, que permite contrastar si la informacin de los Libros y/o Registros es aquella por la que se gener la Constancia de Recepcin respectiva. La consulta del historial, y Los reportes de los libros y registros electrnicos. La versin 2.0 del PLE est a disposicin de los interesados en SUNAT Virtual para su descarga e instalacin.

Quines pueden utilizar el PLE?

El Programa de Libros Electrnicos- PLE, podr ser utilizado por aquellos usuarios que tengan la calidad de Generadores de Libros Electrnicos, al haberse afiliado con su Clave SOL al Sistema de Libros Electrnicos a travs de las opciones habilitadas en SUNAT Virtual. Dichos usuarios podrn ejecutar las funcionalidades de Validar, Enviar, Verificar o ver el Historial de sus operaciones que han tenido con la SUNAT y sus Libros Electrnicos, para ello debern acceder al aplicativo utilizando su Clave SOL. A partir de la versin 2.0 del PLE, se tiene habilitado el aplicativo a modo de prueba, con lo cual se permite su manejo para simular la validacin de la informacin contenida en los archivos de textos, que seran los potenciales libros electrnicos. As el futuro usuario del PLE podr familiarizarse con el aplicativo, logrando la experiencia necesaria para lograr obtener los archivos de texto a ser validados por el programa sin inconsistencias. La descarga e instalacin del PLE es libre, pero si es que realizara operaciones con la SUNAT, al momento de utilizarlo debe tener acceso a Internet y usar su Clave SOL. Podr utilizar el PLE, para enviar el Resumen de la informacin de los Libros Electrnicos, a partir del primer da del mes siguiente del cual se afili al Sistema de Libros y Registros Electrnicos o terminado el periodo al cual corresponde la informacin contenida en el Libro Electrnico, sea esta mensual o anual. Una vez enviado el primer Resumen de un libro electrnico, se deber seguir generando el mismo en forma peridica y correlativa, siempre que haya finalizado el periodo de la informacin contenido en l, sea esta mensual o anual.

Cmo me afilio al Sistema de Libros y Registros Electrnicos?

La afiliacin al Sistema de Libros Electrnicos es opcional y podr ser realizada por el sujeto perceptor de rentas de tercera categora que cuente con Cdigo de Usuario y Clave SOL, siempre que cumpla con las siguientes condiciones:

Este obligado a llevar algn libro y/o registro sealados en el Anexo N 1 de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT. Tenga la condicin de domicilio fiscal Habido en el Padrn del Registro nico de Contribuyentes RUC que lleva la SUNAT. No se encuentre en Estado de Suspensin Temporal o de Baja de Inscripcin en el RUC. Si opta por afiliarse al sistema, debe seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Ingresar con su Clave SOL a SUNAT Operaciones en Lnea SOL. Paso 2. De las opciones del men SOL, seleccione la opcin denominada Comprobantes de Pago y Libros Electrnicos, y seguidamente la opcin contenida en ella denominada Afiliacin al Sistema. Paso 3. Ingrese la informacin que el sistema le solicite. Si ha sido designado por la SUNAT como Principal Contribuyente (PRICO), debe ingresar la direccin de un establecimiento distinto al de su domicilio fiscal, en el cual tambin conservar un ejemplar adicional de sus Libros Electrnicos. Paso 4. Completado el proceso de afiliacin, imprima la Constancia de Afiliacin (CIR de afiliacin) respectiva o envela a su correo electrnico privado. Paso 5. Adicionalmente, un ejemplar del CIR de afiliacin ser remitido a su Buzn SOL. El afiliado al sistema ser denominado en adelante Generador. La afiliacin al sistema surtir efecto con su registro y tendr carcter definitivo, por lo que una vez realizada no proceder la desafiliacin.

La afiliacin al Sistema determinar efectos distintos, dependiendo de la oportunidad en la que se realice:

Si se afili durante el ao 2010 Si se afilia durante el ao 2011 2012 Si se afilia a partir del 2013 Una vez afiliado al sistema el Generador podr hacer uso del PLE, para el envo del Resumen de sus Libros Electrnicos que quiera llevarlos de manera electrnica, a partir del mes siguiente a dicha afiliacin.

Efectos de la afiliacin al Sistema - Afiliacin durante el 2011 y 2012

Efectos de la afiliacin cuando se efecte durante el 2011 2012. La afiliacin al sistema en el 2011 2012 temporalmente no obligar a llevar todos los Libros y/o Registros de manera electrnica, sino determinar las siguientes obligaciones: a) Llevar el Registro de Ventas e Ingresos de manera electrnica a partir del mes en el cual lleve a cabo la afiliacin al sistema, debiendo cerrar el mismo registro llevado en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior a la oportunidad de la afiliacin. b) Llevar aquellos Libros y/o Registros por los que se le emita la primera Constancia de Recepcin, debiendo incluir en ellos lo que corresponda registrar a partir del mes respecto del cual se emita dicha Constancia (tratndose de libros que contienen de informacin mensual) o del ejercicio 2011 2012 (tratndose de libros que contienen informacin anual o del ejercicio), segn sea el caso. Asimismo, deber cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior a aqul respecto del cual se emite la primera Constancia de Recepcin o en el ejercicio 2010, segn sea el caso c) La autorizacin a la SUNAT para que mediante el PLE se genere el Resumen del Libro Electrnico. d) Cumplir las dems obligaciones previstas en la Resolucin de Superintendencia N 2862009/SUNAT y normas modificatorias. Una vez afiliado al sistema el Generador har uso del PLE, para el envo del Resumen de sus Libros Electrnicos sealados en el Anexo N 1, a partir del mes siguiente a dicha afiliacin. NOTA: A partir de su afiliacin al sistema, el contribuyente podr optar llevar de manera electrnica cualquiera de los Libros y Registros sealados en el Anexo N 1 (excepto el Registro de Ventas e Ingresos que debe llevarlo electrnicamente), dicha opcin la ejercita con la obtencin de la primera Constancia de Recepcin que le corresponda a dicho Libro Electrnico, debiendo a partir de dicho oportunidad generar el libro electrnico, respecto al periodo, en forma correlativa.

Luego de obtenida la primera Constancia de Recepcin de un determinado libro electrnico, no podr generar electrnicamente dicho libro respecto a periodos anterior al que corresponde dicha primera Constancia de Recepcin. A partir del 2013, debern llevar de manera electrnica todos los Libros y Registros sealados en el Anexo N 1 que se encuentre obligado a tener de acuerdo a la normativa tributaria vigente.

Efectos de la afiliacin al Sistema - Afiliacin a partir del 2013

Efectos de la afiliacin cuando se efecte a partir del 2013 La afiliacin al sistema a partir del 2013 determinar: a) La obligacin permanente de llevar los Libros y/o Registros de manera electrnica, incluyendo los que corresponda registrar en el mes de la referida afiliacin (tratndose de libros que contienen informacin mensual) o en el ejercicio en que dicha afiliacin tuvo lugar (tratndose de libros que contienen informacin anual o del ejercicio), segn sea el caso. b) La obligacin de cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su afiliacin al Sistema o, en el ejercicio precedente a sta, segn sea el caso. c) La autorizacin a la SUNAT para que mediante el PLE se genere el Resumen. d) Cumplir las dems obligaciones previstas en la Resolucin de Superintendencia N 2862009/SUNAT y normas modificatorias. Una vez afiliado al sistema el Generador har uso del PLE, para el envo del Resumen de sus Libros Electrnicos sealados en el Anexo N 1, a partir del mes siguiente a dicha afiliacin.

Cmo ser el procedimiento para llevar los libros de manera electrnica?

El procedimiento para el llevado de los Libros y Registros Electrnicos se puede resumir en los siguientes pasos:

Paso 1: Una vez afiliado al Sistema debe obtener el software Programa de Libros Electrnicos - PLE desde SUNAT Virtual (disponible en sistemas operativos Windows, Linux y Mac), e instalarlo en su computadora. Paso 2: Generar, en sus propios sistemas de contabilidad, los libros y/o registros (archivos de formato texto) de acuerdo a las estructuras sealadas en el Anexo N 2 y con los parmetros sealados en las tablas del Anexo N 3 de La Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT. Paso 3: El PLE ya instalado en la PC del contribuyente, valida la informacin de los libros y registros elaborados por los sistemas de contabilidad del contribuyente en base a las estructuras a las que hace referencia el paso 2, y genera automticamente un archivo denominado Resumen. Paso 4: Enviar dicho Resumen a la SUNAT a travs del PLE haciendo uso de su Clave SOL. Paso 5: La SUNAT recibe dicho Resumen y genera la Constancia de Recepcin respectiva, la cual incluye la fecha y hora de recepcin as como la firma electrnica de la SUNAT. Paso 6: El contribuyente recibe la Constancia de Recepcin y procede a almacenarla junto con el archivo validado de formato de texto que contiene la informacin del libro electrnico

correspondiente, en su domicilio fiscal. Los Principales Contribuyentes deben almacenar un ejemplar adicional en otro domicilio (dicho domicilio lo comunicaron al momento de su afiliacin).

Validacin de los Libros Electrnicos que realiza el PLE

Los pasos a seguir por el contribuyente para llevar a cabo la validacin de sus libros electrnicos sern los siguientes: 1. El contribuyente generar utilizando el PLE los libros y registros sealados en el Anexo N 1 de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT, que este obligado a llevar de acuerdo a su rgimen tributario. Para ello, obtendr de sus propios sistemas contables la informacin en archivos de texto de cada libro y/o registro, con los nombres que se detallan en el Anexo N 2 y en nmero archivos de texto necesarios por cada libro electrnico. 2. Para validar los archivos de texto, el contribuyente podr utilizar el PLE:
o o

En Modo de Prueba: Ingresando slo la informacin de su RUC, o Ingresar los siguientes datos:

RUC Usuario SOL Clave SOL

3. El PLE en su opcin de Validar, permitir seleccionar archivos, que tengan los nombres definidos en el punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se ha autenticado, agregndolos a la lista de Libros a validar. 4. Cuando el contribuyente considere que la lista de archivos de Libros esta completa, proceder a seleccionar el botn validar. El programa le ir informando el porcentaje avance de las validaciones de los libros. 5. Concluido el proceso de validar, se mostrar una pantalla con los resultados de la validaciones, indicando el estado, los cuales pueden ser: Sin Errores Reporte de Informacin Consistente. Con Errores - Reporte de Informacin Inconsistente.

Para ambos casos se obtendrn constancias contenidas en un archivo PDF, el cual puede ser guardado, impreso y/o enviado por correo electrnico. El Reporte de Informacin Inconsistente le proporcionar un detalle de todos los errores detectados por el PLE durante la validacin, sealndole la ubicacin del error dentro del archivo de texto. Reporte de Informacin Consistente Cuando se obtiene dicho reporte, ello quiere decir que su(s) archivo(s) en formato txt que contiene la informacin de su Libro Electrnico ha(n) cumplido con las validaciones que ejecuta el PLE y se encuentra en condiciones para generar el Resumen del mismo para ser enviado a la SUNAT. Debe tener presente que algunos Libros Electrnicos estn conformados por ms de un archivo de texto, como es el caso del Libro Caja y Bancos que cuenta con dos archivos de texto, siendo necesario para poder enviar el Resumen de este libro que ambos archivos de texto que lo conforman tengan informacin consistente y ser seleccionados en forma simultnea al momento de enviar el Resumen del mismo a la SUNAT, a travs de la opcin correspondiente del PLE. Asimismo, tenga tambin presente que slo se podr enviar el Resumen de un Libro Electrnico si el periodo al cual corresponde la informacin del mismo este finalizado y solo en una nica oportunidad.

Reporte de Informacin Inconsistente El Reporte de Informacin Inconsistente le proporcionar un detalle de todos los errores detectados por el PLE durante la validacin, sealndole la ubicacin del error dentro de un archivo de texto. Cada fila de un archivo de texto contiene informacin del registro o asiento de una operacin o transaccin econmica determinada que deba contener un Libro Electrnico, y cada columna contiene la informacin de cada Campo de dicho libro definido en el Anexo 2 de la RS 286-2009/SUNAT y normas modificatorias. Ejemplo:

Respecto a la informacin ubicada en la Fila 20, como en la Fila 21, del archivo de texto, en la Columna 1 que identifica al Periodo segn la estructura del Registro de Ventas e Ingresos, el PLE ha detectado un error en los primeros cuatro caracteres de dicha informacin. Se est validando que el formato AAAAMM00 debe ser igual al periodo del libro, es decir 2010 0700 (07/2010) cuando el indicador del Campo 27 Estado del comprobante de pago y su incidencia en la base imponible en relacin al periodo tributario sea 1, en este caso la informacin consignada en dichas ubicaciones del archivo de texto es de un periodo distinto a 07/2010. Se debe proceder a verificar la informacin para salvar la inconsistencia. La versin 2.0 del PLE slo validar archivos de texto que contengan informacin de Libros Electrnicos que correspondan al mes de Julio de 2010 en adelante o al Ejercicio 2010 en adelante, segn corresponda.

Entre los errores que detecta el PLE Versin 2.0 durante la validacin estn:

El nmero de columnas del registro no coincide con la definicin del Libro Campo es obligatorio Formato incorrecto Longitud incorrecta El valor es incorrecto El valor no se encontr en la tabla de parmetros Campo debe ser correlativo ndice duplicado El registro presenta inconsistencias Se ha excedido el lmite de errores encontrados La fecha es mayor al periodo del Libro La fecha es incorrecta Indicador del estado es incorrecto. Los montos deben ser excluyentes El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 1 El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 8 El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 9 La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro El periodo del registro para este libro no debe contener da El periodo del registro para este libro debe contener da El nmero correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1. El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 2 El cdigo de plan de cuentas es incorrecto Campo es obligatorio La longitud del nmero de serie debe ser de 4 El periodo del registro contiene una fecha incorrecta Solo se acepta positivos o 0.00 El valor es incorrecto Solo se acepta negativos o 0.00 El periodo del registro no debe contener mes y da El ndice es incorrecto El porcentaje debe estar entre 0 y 100% Numero de documento es incorrecto Solo se acepta positivo o un nmero mayor a cero No se acepta negativo El tipo de cambio es mayor o igual a cero El periodo no puede ser menor al 1902 El periodo no puede ser menor al 2010

Estructura de los Libros Electrnicos para la Versin 2.0 del PLE Vigente a partir del 01/05/2011
A partir del 1 de mayo de 2011 estn vigentes las estructuras que se detallan a continuacin, tanto para la elaboracin de los Libros Electrnicos de periodos en curso como para periodos anteriores a dicha fecha. El Programa de Libros Electrnicos - PLE valida la informacin contenida en archivos con formato de texto, obtenidos de sus propios sistemas contables del contribuyente, bajo los nombres que se detallan en el Anexo N 2 y en nmero archivos de texto necesarios por cada libro electrnico. La informacin contenida en los archivos de texto deben cumplir con la estructura dispuesta para cada libro electrnico, cuyos campos deben estar separados por el caracter "|" (conocido como pipe o palote), y teniendo presente las siguientes Reglas Generales:

N 1 2 3 4 5 6 7

Aspecto solicitado Monto negativo Texto Fecha Default de Texto Default de Monto Default de Cantidad Default de Fecha

Regla Consignar el formato "- #.##" No debe contener el carcter "|" Debe ser menor o igual al periodo informado De NO haber informacin, consignar el caracter guin "" De NO haber informacin, consignar "0.00" De NO haber informacin, consignar "0" De NO haber informacin, consignar "01/01/0001"

Las reglas de tipo y nmero de documento sern las siguientes:

N 0 1 4 6 7 A

Descripcin OTROS LIBRETA ELECTORAL O DNI CARNET DE EXTRANJERIA REG. NICO DE CONTRIBUYENTES PASAPORTE CEDULA DIPLOMTICA

LO 15 08 12 11 12 15

T A N A N A N

L V F V F V F

M M -

Donde: LO T Longitud Tipo A: Alfanumrico N: Numrico L Tipo de longitud F: Fija V: Variable M Mdulo 11 M: Aplica - : No aplica La estructura e informacin que contendr el(los) archivo(s) de texto de para cada libro electrnico, de acuerdo al Anexo N 2 de la RS N 111-2011/SUNAT, ser la siguiente: 1. Libro Caja y Bancos 2. Libro de Inventarios y Balances 3. Libro de Retenciones Incisos e) y f) del Articulo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta 4. Libro Diario 5. Libro Diario de Formato Simplificado 6. Libro Mayor 7. Registro de Activos Fijos 8. Registro de Compras (NUEVO) 9. Registro de Consignaciones 10. Registro de Costos 11. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas 12. Registro de Inventario Permanente Valorizado 13. Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, los parmetros se obtendrn del Anexo N. 3: Tablas.

ANEXO N 3 TABLA 1: TIPO DE MEDIO DE PAGO TABLA 2: TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD TABLA 3: ENTIDAD FINANCIERA TABLA 4: TIPO DE MONEDA TABLA 5: TIPO DE EXISTENCIA TABLA 6: CDIGO DE LA UNIDAD DE MEDIDA TABLA 10: TIPO DE COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO TABLA 11: CDIGO DE LA ADUANA TABLA 12: TIPO DE OPERACIN TABLA 13: CATLOGO DE EXISTENCIAS TABLA 14: MTODO DE VALUACIN TABLA 15: TIPO DE TTULO TABLA 16: TIPO DE ACCIONES O PARTICIPACIONES TABLA 17: PLAN DE CUENTAS TABLA 18: TIPO DE ACTIVO FIJO TABLA 19: ESTADO DEL ACTIVO FIJO TABLA 20: MTODO DE DEPRECIACIN TABLA 21: CDIGO DE AGRUPAMIENTO DEL COSTO DE PRODUCCIN VALORIZADO ANUAL TABLA 22: CATLOGO DE ESTADOS FINANCIEROS