OPTIMIZACIN DE LA GESTIN DE INVENTARIOS EN LA SUCURSAL CIMEX DE LAS TUNAS

Omar Npoles Pea Dpto Matemtica Universidad Vladimir I Lenin, Cuba omarnp@ult.edu.cu RESUMEN La gestin de los inventarios constituye un aspecto fundamental en la gestin empresarial, dentro de la tendencia general de reduccin de costos que caracteriza a la empresa moderna para ser cada da ms competitiva. La presente investigacin titulada Optimizacin de la gestin de inventarios en la Sucursal Cemex de Las Tunas tiene como objetivo, disear y aplicar un procedimiento sobre la base de tcnicas e instrumentos estadsticos matemticos que posibiliten el perfeccionamiento de la gestin de inventarios. Con la aplicacin del procedimiento propuesto se logra perfeccionar la gestin del inventario al solicitarse pedidos de mercancas ptimos, incrementndose el margen de utilidad, la rotacin de los inventarios, obtenindose mayor rentabilidad econmica y nivel de servicio al cliente. PALABRAS CLAVES: Gestin de inventarios, costos de inventarios, tcnicas e instrumentos estadsticos matemticos. INTRODUCCIN En el ambiente socioeconmico actual, altamente competitivo y complejo, los mtodos tradicionales de toma de decisiones se han vuelto relativamente ineficaces, debido a que los responsables de dirigir las actividades de las empresas, se enfrentan a situaciones complicadas y dinmicas, que requieren de soluciones creativas y prcticas apoyadas en una base cuantitativa slida. La dinmica empresarial ha conllevado, a que los empresarios se dirijan a la bsqueda de herramientas o mtodos de acuerdo a los recursos disponibles y a los objetivos que se persiguen. Los directivos se enfrentan constantemente a situaciones sobre las cuales tienen que tomar decisiones que les permitan optimizar sus resultados de manera que se obtenga el mayor beneficio posible. La gestin del inventario constituye una herramienta necesaria para mejorar la calidad del servicio que se le oferta al cliente al ms bajo costo posible para la entidad. El anlisis y cumplimiento de estos objetivos requieren de la participacin de grupos multidisciplinarios capaces de aplicar mtodos y tcnicas inherentes a la administracin de empresas. La administracin cientfica del inventario, como actividad de soporte de la logstica en el mbito empresarial, ha contribuido a su desarrollo, mediante la creacin de mtodos cuantitativos con la utilizacin de instrumentos matemticos y estadsticos. El anlisis de los flujos materiales, informativos y

financieros basados en un enfoque cuantitativo y sistmico por parte de la logstica, le aportan a la empresa ventajas competitivas. Para una empresa comercial, el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio. La mercanca disponible para la venta normalmente ser convertida en efectivo dentro de un perodo menor de un ao y por tanto es tenida en cuenta como un activo corriente. La administracin de inventario juega un papel decisivo dentro del sistema contable en una entidad, ste es esencial para garantizar los niveles de ventas deseados, los que son necesarios para el alcance de las utilidades. La novedad cientfica de la investigacin y sus principales aportes pueden resumirse en la propuesta y aplicacin de un procedimiento que integra coherentemente tcnicas e instrumentos estadsticos-matemticos que posibiliten una buena poltica de compras, un control ms eficiente del inventario repercutiendo en la disminucin de los costos, mejorando la rentabilidad econmica y el nivel de satisfaccin del cliente. En la aplicacin del procedimiento se determinan los costos de inventarios y tcnicas e instrumentos estadsticos-matemticos de relevancia para el perfeccionamiento de la gestin de inventarios al no ser aplicados por la organizacin. Para el desarrollo de esta investigacin se utilizaron diferentes mtodos y tcnicas de investigacin: Cientfico: Como mtodo general del conocimiento, realizando una observacin cuidadosa del estado actual del objeto que permita formular el problema para luego construir un modelo cientfico por lo general matemtico que intenta abstraer la esencia del problema real, utilizndose como hiptesis que el modelo es lo suficiente preciso como para que las soluciones obtenidas sean vlidas tambin para el problema real. Tericos: El anlisis y sntesis de la informacin obtenida mediante la revisin bibliogrfica especializada para la confeccin del marco terico. El inductivodeductivo en el diagnstico del sistema de aprovisionamiento y el analticosinttico en el desarrollo del anlisis del objeto de estudio. Empricos: Mediante las tcnicas de recopilacin de la informacin, realizndose entrevistas a especialistas en comercializacin y directivos de la entidad; observacin directa al funcionamiento del pedido automtico y la revisin de documentos para obtencin de datos. Estadsticos: Utilizndose la prueba no paramtrica de Kolmogorov- Smirnov para determinar la distribucin terica de probabilidad de la demanda de los productos seleccionados, as como los mtodos cuantitativos de pronsticos con series cronolgicas para determinar la demanda futura de los productos seleccionados. El trabajo est estructurado de la siguiente manera: ndice, introduccin, marco terico referencial y bibliografa. En el marco terico referencial, se presenta los aspectos tericos referidos a la gestin de inventarios, as como los diferentes modelos econmicosmatemticos existentes para la gestin de inventarios y los costos asociados a stos. PARTE I. MARCO TERICO REFERENCIAL En el presente captulo se ofrece el marco terico y conceptual de la

investigacin. Donde se abordan los aspectos fundamentales a tener en cuenta para el logro de una eficiente gestin de inventarios. 1.1 La gestin de inventarios como actividad de soporte de la logstica La Logstica, entre otras ramas de la ciencia, constituye un mtodo de gestin inspirado en el enfoque sistmico e integrador que exige la administracin actual. El trmino logstica tiene sus orgenes en la actividad militar, que desarroll esta herramienta para abastecer a las tropas con los recursos y pertrechos necesarios. A partir del comienzo de la segunda mitad del siglo XX inici su poca de crecimiento en el mbito empresarial, caracterizado por el surgimiento de la distribucin fsica como va para controlar los costos logsticos, alcanzando su etapa de desarrollo en los ltimos aos integracin de la gestin de materiales y la distribucin fsica. La logstica segn Gambino A, es el conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo, forma y al costo ms oportuno en un marco de productividad y calidad. 1 Por su parte Arthur D. Little, precisa: la Logstica es el proceso tradicional asociado con la adquisicin y distribucin de mercancas e incluye las funciones de compra, transportacin, control de inventarios, manipulacin de materiales, fabricacin, distribucin y sistemas de flujos de informacin relacionados. 2 El Centro Internacional de Investigaciones Logsticas3, la define como: el rea de la empresa dedicada a gestionar el posicionamiento de los materiales en tiempo y lugar con el principal objetivo de posibilitar transacciones entre vendedor y cliente, teniendo en cuenta el flujo de informacin asociado. Ante la realidad del entorno actual, generado por perodos de crisis e incertidumbre econmica, aparecen nuevos enfoques demandando de las
Gambino A. (2006). La Logstica Hoy. Argentina: Instituto Universitario Aeronutico. La Universidad de la Fuerza Area. Pg 3.
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con la

Little Arthur D. (1991). Logistics in Service Industries, Council of Logistics Management, USA,

Pg 31. Asociacin que brinda servicios a empresas de cualquier sector y tamao en el campo de la logstica. http;/www.iese.edu/ciil/press.html
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empresas ventajas competitivas. La definicin ofrecida por el Council of Logistics Management4, tiene en

cuenta este aspecto. La misma plantea que: la Logstica es el proceso de planear, implementar y controlar de forma eficiente, con enfoque de efectividad de costos, el flujo y el almacenamiento de materias primas, inventarios en proceso, productos terminados y la informacin correspondiente desde el punto de origen al punto de consumo de acuerdo a los requerimientos del cliente. Las definiciones antes mencionadas reflejan el carcter integrador y sistmico de la logstica, coincidiendo todos en que aborda el estudio de un conjunto de actividades que se ejercen sobre los flujos materiales, informativos, financieros y de decisiones a un costo razonable, con la calidad requerida orientado a satisfacer las necesidades del cliente en el momento oportuno, permitindole de esta forma ocupar una posicin competitiva ventajosa. Su operatividad incide en el desenvolvimiento de muchas reas de la organizacin, a lo largo de la denominada cadena logstica, lo cual se podra representar de la forma siguiente.

Figura 1

Cadena Logstica.

Fuente: Elaboracin propia. El empresario que aspira al liderazgo debe necesariamente introducir la logstica en la esfera empresarial como factor clave de sus estrategias, prestando especial atencin a las actividades que forman parte de la misma y que le permiten a la empresa reducir sus costos sin reducir sus ingresos. Evidentemente una de las actividades logsticas en la que la reduccin de costos es
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ms viable, lo constituye la administracin en los

niveles de

Asociacin que se dedica al estudio de la logstica y ayuda a profesionales y empresas

interesadas en el tema. http;/www.clm.org.htm.

inventarios depositados en los almacenes. La Investigacin de Operaciones y la Estadstica matemtica constituyen los cimientos bsicos en los que se sustenta la logstica integral para gestionar de forma eficiente y eficaz los

stocks, con ayuda de la Contabilidad financiera y gerencial posibilitando mediante el registro y el anlisis de la informacin, la utilizacin de mtodos cuantitativos que contribuyan a los gerentes lograr la planificacin estratgica, el control y la toma de decisiones ptimas. El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayora de las organizaciones. De l dependen varias funciones como son las de produccin, ventas, compras, financiacin, llegando a ser parte medular de un negocio. Cuervo A.G en su libro "Anlisis y planificacin financiera de la empresa", hace una conceptualizacin del inventario stocks, como el conjunto de mercancas o artculos acumulados en el almacn en espera de ser vendidos o utilizados en el proceso productivo. 5 Desde un punto de vista ms formal podemos definir como stocks a todo conjunto de recursos tiles que se encuentran en espera de una demanda para su uso. Se dice que son tiles porque son capaces de satisfacer una necesidad, bien sea una necesidad productiva cuando nos referimos a las materias primas, materiales y productos en proceso, o satisfacer la necesidad del consumidor cuando nos referimos a productos terminados. lvarez M. BV en su obra " Modelos Econmicos Matemticos, denomina al inventario como: el conjunto de recursos o mercancas en buen estado, que se encuentran almacenados con el objetivo de ser utilizados en un futuro. Estos recursos pueden ser materiales, equipos, dinero, etctera. 6 De acuerdo con Sipper, D y Bulfin, R Jr., Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de produccin y de logstica de una empresa. 7 La bibliografa consultada permite establecer una definicin generalizada del inventario como el conjunto de existencias disponibles con el objetivo de
Cuervo A.G. (1994).Anlisis y planificacin financiera de la empresa. Editorial Civitas, Espaa, Pg. 242. 6 lvarez M. BV. (2006). Modelos econmicos matemticos II, parte 2.Editorial Flix Varela, La Habana. Pg 392 7 Sipper, D y Bulfin, R Jr. (2003). Planeacin y control de la produccin. Mxico: Mc Graw Hill. Pg 124
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satisfacer el proceso productivo o la demanda de un cliente. Varios autores le atribuyen especial importancia a la toma de decisiones financieras en el corto plazo referente a las existencias, refirindose al papel del director financiero. Weston J. Fred, Copeland Thomas en su obra Manual de Administracin Financiera seala: "... al rea de finanzas le corresponde financiar el inventario de la empresa. Le gustara destinar para ello el menor capital posible, ya que a la empresa no le conviene comprometer sus recursos en inventario que resulte excesivo...".
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En esta obra es importante destacar que se exponen todos los aspectos referentes a la gestin de inventarios, utilizndose trminos precisos por parte del autor, que le permiten al lector adquirir los conocimientos sin un nivel alto de complejidad. Realiza un anlisis detallado del inventario de seguridad donde propone un mtodo tabular para determinar las existencias de seguridad ptimas mediante la relacin que se establece entre los costos por faltantes y de mantenimiento. En la obra " Finanzas en Administracin ", Weston J. Fred y Brigham se refieren a las ventajas y desventajas que significa el tener grandes cantidades de existencias. Afirman que generalmente los gerentes financieros tienden a aceptar niveles relativamente excesivos de inventarios por lo que asumen diversos tipos de riesgos. El tratamiento de este aspecto le imprime particularidad a la obra al ser una temtica insuficientemente abordada en materia de gestin de inventarios. Debe sealarse que existen diferentes definiciones acerca de los que unos y otros consideran como Gestin de stocks. Hernndez, S. N en su libro Gestin de Stocks. Modelos de optimizacin y software define la gestin de stocks como: el conjunto de acciones destinadas a minimizar los gastos e incrementar los beneficios originados en el almacenamiento de existencias. 9 La definicin anterior es muy limitada enmarcando la gestin de stocks slo al proceso de almacenamiento de las existencias obviando el resto de los
Weston J. Fred, Copeland Thomas.(1996). Manual de Administracin Financiera, Editorial Mc Graw Hill, Colombia, Pg 143. 9 Hernndez, S. N y un colectivo de autores. (1999).Gestin de Stocks. Modelos de optimizacin y software. Editorial Universidad de Valladolid. Pg 134
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elementos que inciden directamente en la gestin de los inventarios. Ferrin A.G en su libro Gestin de Stocks. Optimizacin de almacenes expresa la siguiente definicin: la gestin de stocks consiste en una proyeccin de la evolucin futura de los stocks que nos permite establecer un programa de compra, controlando los pedidos a los proveedores.10 La tarea fundamental que debe desempear el gestor de inventarios, es mantener un nivel de existencias que permita responder al nivel de servicio que el cliente exija al menor costo posible para la empresa. Brindar un nivel de servicio acorde a los requerimientos del mercado, minimizar las posibles inversiones de capital circulante, obtener la rentabilidad deseada sobre las inversiones de inventarios, constituyen metas alcanzables con una eficiente gestin de inventarios. Dado el contenido econmico que estas metas requieren conviene recordar las implicaciones econmicas y financieras derivadas de una buena gestin de stocks. Es conocido, que los inventarios forman parte del activo circulante, ste se caracteriza en lo fundamental por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero sin prdida significativa de valor en un plazo relativamente corto (inferior a un ao). Las implicaciones que para la entidad tiene una buena gestin del activo circulante y en particular de la gestin de inventario pueden analizarse

fcilmente a partir del ratio de rentabilidad econmica: Re = UAII Total Activo UAII Re = Ac + Af (1 - 1) UAII : Utilidad antes de intereses e impuestos. Ac : Activo circulante Af : Activo fijo Basado en la frmula podemos afirmar que a medida que se logre una mayor eficiencia en la gestin de inventarios, se lograr una influencia directa en la obtencin de una mayor rentabilidad econmica, dependiendo de mayor o menor inmovilizacin financiera y por tanto de la magnitud del activo circulante; as como del nivel de beneficio que obtiene la entidad, que en ltima instancia se convierte en una disminucin de los costos asociados a los sistemas de

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Ferrin A.G. (1998). Gestin de Stocks. Optimizacin de Almacenes. Fundacin CCONFEMETAL. Barcelona. Pg 24.

inventarios que la gestin trata de minimizar. Generalmente, los autores plantean la contradiccin existente entre los

objetivos financieros relacionados con la gestin de inventarios, debido a que el gerente debe conservar inventario suficiente para protegerse de las desviaciones en la demanda, pero a su vez desea minimizar la inversin en inventarios por mantenerlos en existencia. En el libro "Fundamentos de Administracin Financiera", Weston plantea: "... el inventario debe rotarse con prontitud, ya que mientras ms rpida sea la rotacin de ste, menor es el monto que debe invertir la empresa en el inventario para satisfacer una demanda de mercancas..., "... este objetivo financiero a menudo est en conflicto con el objetivo de la empresa de mantener inventarios suficientes para minimizar la escasez de inventario y satisfacer la demanda... "11 Este ratio merece un anlisis por la amplia utilizacin para medir la eficiencia en la gestin y que, a criterio del autor de la investigacin, demuestra ciertas limitaciones. El ratio es formulado de la siguiente manera:

Ventas netas CMV Inventario Promedio CMV : Costo de las mercancas vendidas Rot Inventario =

(1 - 2)

Esta definicin de Weston si se analiza desde el punto de vista de la rentabilidad para la empresa, ser deseable un incremento en la rotacin que implique menos cantidad de capital inmovilizado. Sin embargo una rotacin muy elevada puede ser consecuencia de un inventario muy bajo, lo cual puede provocar frecuentes rupturas de stocks o muchos pedidos de pequeo

volumen, incrementando los costos que pueden ser superiores que los que se obtendran con la aplicacin de otras polticas que tuvieran niveles de inventario ms altos y, por tanto rotaciones, ms bajas. Es por ello que la rotacin de inventario, a pesar de su extendido uso, es una variable que individualmente no debe ser utilizada como juicio para establecer polticas de gestin y control de inventarios, pues tiene un carcter puramente descriptivo. El valor resultante del ratio debe ser comparado con la norma que se establezca a partir del establecimiento de polticas ptimas o

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Weston J. Fred, Copeland Thomas, Fundamentos de Administracin Financiera, Tomo I, Editorial MES. Pg 195

econmicamente ventajosa, de esa forma s le dara a la empresa una medida de cmo se estn gestionando los inventarios. La gestin de inventarios es una de las responsabilidades funcionales dentro de la logstica integral y sus resultados inciden directamente tanto en el grado de servicio como en los costos logsticos, el resultado de una eficiente gestin de inventarios radica en lograr el equilibrio entre los costos logsticos proporcionando el nivel ptimo de inventario para proteger las operaciones de la empresa. En la entidad se gestionan los inventarios mediante un sistema informtico donde se manifiestan los elementos antes expuestos, susceptibles de perfeccionamiento con la aplicacin de un procedimiento cientficamente fundamentado, con enfoque sistmico, donde se integren todos los elementos que inciden en el mismo, y que le permita disear polticas de gestin de inventarios econmicamente ventajosas para la organizacin, es vital para la obtencin de los niveles de eficiencia con que deben operar las empresas en la actualidad. 1.2 Aspectos tericos a tener en cuenta en el diseo de polticas de inventario El primer factor a considerar lo constituye el conocimiento y diagnstico de la situacin actual para determinar las fortalezas y debilidades que presenta la organizacin con relacin a la gestin de sus inventarios, as como los factores de ndole externo que inciden en la solucin del problema. De ah que necesariamente tenga que ser analizada la situacin con respecto a los proveedores, clientes y al resto de las reas de la empresa que intervienen en el proceso. 1.2.1 Anlisis de la demanda El objetivo es determinar para cada artculo del inventario, las cantidades requeridas siempre orientados a la necesidad del cliente, por lo que se debe tener en cuenta, las caractersticas en cuanto a hbitos de consumos, tamao y frecuencia de los pedidos, uniformidad de la demanda, y la posibilidad de diferir demanda insatisfecha. Schroeder, indica que en cuanto a la naturaleza de la demanda, sta se puede

clasificar segn el nivel de dependencia como sigue: 12 9 Independiente: la demanda de un producto es independiente cuando est influenciada por las condiciones del mercado fuera del control de las operaciones y no se relaciona con la demanda de otros artculos producidos en la empresa (productos terminados). 9 Dependiente: la demanda de un producto es dependiente cuando est relacionada con la demanda de otro artculo y el mercado no la determina independientemente (materias primas, productos en proceso). De forma general en la bibliografa consultada prevalecen los mismos

conceptos para clasificar los artculos atendiendo al nivel de dependencia de la demanda, aplicndosele a los artculos terminados, modelos de

reaprovisionamiento no programado, y para las materias primas y productos en proceso, modelos de reaprovisionamiento programado de acuerdo a los planes de ventas. De acuerdo a como estn clasificados los productos requerirn distintos

enfoques para la administracin del inventario. Para Demanda Independiente es apropiada una filosofa de reposicin, por su parte la Demanda Dependiente exige la utilizacin de modelos ms complejos destacndose los sistemas MRP, KANBAN, DRP, y las tcnicas de simulacin. Los artculos que presentan este comportamiento no son objeto de estudio de esta investigacin por las caractersticas de la red minorista, que vende productos terminados a la poblacin. En segundo lugar se clasifican en funcin del grado de conocimiento que se tenga de la demanda, en deterministas y aleatorias. Se dice que la demanda es determinista cuando se conoce exactamente la cantidad y el momento en que debe emitirse un pedido. Entre ellos podemos encontrar: Artculos destinados a una promocin que cesar con el agotamiento de la cantidad especificada, sin generar otra demanda posterior. Artculos que son requeridos sobre la base de un programa, sin experimentar variaciones en la cantidad y plazos respecto al plan inicial. Se dice que la demanda es aleatoria cuando no se conoce con certeza la cantidad y el momento en que van a ser necesitados los artculos, pero si es
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Schroeder R. G. (1992). Administracin de Operaciones. Toma de Decisiones en la Funcin de Operaciones. TomoII, Editorial Mc Graw Hill, Mxico, Pg 460.

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posible conocer la distribucin de probabilidades que sigue el comportamiento de la misma. Charles A.G y Hugh J. Watson, en su obra Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en administracin, se plantea: los sistemas de inventarios con demanda incierta o probabilstica, suponen que se conoce la distribucin de probabilidad de la demanda, pero que esa demanda es impredecible en un da o mes dados, con frecuencia este es el caso cuando se trata de ventas en una tienda, ventas industriales y la mayora de los servicios. 13 De acuerdo a la bibliografa consultada, podemos sealar que en la empresa se manifiestan los productos con demanda independiente y con un grado de incertidumbre ya que no es conocida, en ningn establecimiento, lo que se va a vender al da siguiente. En tercer lugar la naturaleza de la demanda es clasificada de acuerdo a la frecuencia de demanda del producto, en rpido o lento movimiento. Se considera de rpido movimiento al producto que es demandado con regularidad, independientemente de la cantidad que se solicite, y de ocurrir lo contrario, se clasifica de lento movimiento por los bajos niveles de ventas, sinnimo de poca aceptacin y de una deficiente poltica de gestin de inventarios. Distribucin de la demanda Establecer la distribucin de la demanda es fundamental para un buen control de los inventarios. La presencia de variaciones en la demanda obliga el uso de herramientas estadsticas por el comportamiento estocstico de la misma. Los sistemas de gestin diseados con base determinsticos, tomando en cuenta slo el promedio de la demanda, son de utilidad limitada. De ah la importancia de determinar la ley de probabilidad correspondiente a la demanda de cada artculo mediante la construccin de histogramas (distribucin de frecuencia de una muestra en forma grfica) y la aplicacin de pruebas no paramtricas como Chi cuadrado Kolmogorov - Smirnov para determinar la distribucin ms conveniente, que sigue la demanda de un producto. Los modelos de gestin de inventarios, estarn diseados de acuerdo a la distribucin terica de los productos con demanda probabilstica. Es objetivo,
13

Charles A.G y Hugh J. Watson. (2005). Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en administracin. Parte2da. Editorial Flix Varela. La Habana. Pg 431-432.

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para el autor de la investigacin, determinar de una muestra, aquellos productos con distribucin normal para la aplicacin de las polticas de gestin de inventarios ptimas, mediante la prueba de Kolmogorov- Smirnov donde se planteen las siguientes hiptesis:
H 0 : P 0,05 Aceptar H 0 Se distribuye normalmente H 1 : P < 0,05 Rechazar H 0 No se distribuye normalmente

{1 - 3}

Si con el clculo del estadgrafo de la distribucin normal se obtiene un Pvalor superior a 0,05 la demanda se comporta normalmente y se acepta la hiptesis nula de lo contrario la variable no sigue una distribucin normal y aceptamos la hiptesis alternativa. Distribucin de probabilidad Normal Esta distribucin tiene un rol dominante en la estadstica, pues se ha establecido que todas las distribuciones tienden a comportarse como una Normal, teniendo grficamente una forma de campana de Gauss, es continua y simtrica (Ver Figura1).

Figura 1. Campana de Gauss. Fuente: UCM Espaa. Los parmetros de la distribucin son la media y la desviacin estndar, x y respectivamente. Para datos agrupados las frmulas de la desviacin estndar son las siguientes: media y la

1 n x = xi f i n i =1

{1 - 4}

1 n = f i xi x n 1 i =1

{1 - 5}

La media es el promedio aritmtico de un conjunto de nmeros comnmente llamada promedio y la desviacin estndar es la raz cuadrada de la media de

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las desviaciones cuadradas. La ecuacin de la distribucin normal es:

f (x ) = 1 l ( x ) / 1/ 2 2 para - x + {1 - 6}

Por la complejidad de la ecuacin se han desarrollado tablas, conocidas como distribucin normal estndar con media igual cero y desviacin estndar igual uno para facilitar los clculos, estandarizando a Z, funcin utilizada en los modelos de inventarios como factor de seguridad:

Z=

{1 - 7}

La distribucin normal ser satisfactoria si el tamao de la muestra es por lo menos 30 sin importar cul ser la forma de la poblacin para casos de inters prcticos. Charles A.G y Hugh J. Watson en su obra Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en administracin, realizan una valoracin de la

conceptualizacin del lmite central, donde plantean que conforme al aumento del tamao de la muestra, las medias de la muestra tienden a una distribucin normal, independientemente de la distribucin de la poblacin. 14 Proyeccin de la demanda En la mayora de las decisiones de negocios se encuentra el reto de pronosticar la demanda del cliente, constituyendo una tarea difcil porque la demanda de bienes y servicios suele variar considerablemente en el tiempo. En tal sentido, cabe resaltar lo expuesto por Gaither, N. y Frazier, G quienes sealan que: la variacin de la demanda en el tiempo es producto del incremento o declinacin de los ndices de ventas, variacin estacional del patrn de demanda, as como de las variaciones globales ocasionadas por diversos factores. 15 Los pronsticos forman parte de los datos que la empresa usa para determinar su estrategia de negocios. Para el logro de una correcta planificacin y control
14

Charles A.G y Hugh J. Watson. (2005). Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en administracin. Parte1ra. Editorial Flix Varela. La Habana. Pg 568. Gaither, N. y Frazier, G. (2003). Administracin de Produccin y Operaciones. Mxico: Internacional Thomson. Pg 165

15

13

de la gestin de inventario se necesita estimados precisos de la demanda. Estos estimados se presentan comnmente en la forma de pronsticos y predicciones. Una forma de garantizar que no existan excesos de inventario, que luego repercutan en elevados costos de conservacin de los productos en los almacenes o niveles muy bajos que provoquen rupturas de stocks, es prever las necesidades, a travs de las proyecciones de la demanda mediante la aplicacin de los siguientes mtodos: 9 Cualitativos. 9 Proyeccin de series temporales. 9 Causales de pronsticos. Los Mtodos Cualitativos con frecuencia se utilizan para situaciones a largo plazo, altamente incierta en la cual los modelos cuantitativos no parecen

apropiados, en estos casos es normal que el juicio subjetivo sea la base para llegar a pronosticar. Entre los ms conocidos se encuentra el mtodo DELPHI que consiste en obtener pronstico mediante el consenso de grupos de expertos. Cabe destacar lo expresado por Gil Estallo y Giner de la Fuente en su obra Cmo crear y hacer funcionar una empresa que plantean lo siguiente: El que intenta prever se ve obligado a utilizar su juicio, por ejemplo en la recogida de datos, en la fijacin del horizonte econmico, en el detalle de la previsin: por grupos artculos, al seleccionar el mtodo ms adecuado, al interpretar los resultados obtenidos, al poner al da las previsiones y los mtodos utilizados.16 Es meritorio destacar de los autores de la anterior obra , los aspectos a tener en cuenta para la seleccin adecuada del mtodo a seleccionar, de forma tal que logran demostrar la importancia de una buena intuicin por parte del

decisor en el proceso de decisin, para lograr previsiones acordes a los objetivos previstos. Los mtodos de anlisis de series temporales utilizan slo datos histricos del pasado para la variable que se pronostica al generar proyecciones al futuro. Suponen de manera implcita, lo que ha sucedido en el pasado, proporcionan informacin de lo que va a suceder en el futuro.
16

Gil Mara, E y Giner Fernando, de la Fuente. (2007).Cmo crear y hacer funcionar una empresa. Editorial ESIC.Madrid. Pg 146.

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Entre los mtodos de series de tiempo ms usados, para el clculo de las proyecciones podemos citar entre otros a los siguientes: Promedios Mviles. Suavizacin exponencial. Extrapolacin utilizando MCO en funcin del tiempo. Series Box-Jenkins.

Estos mtodos sern usados, de acuerdo al horizonte de planificacin que se desee y los patrones de comportamiento de la demanda, acorde a los datos histricos de la variable. Los mtodos de pronsticos al corto plazo, tienen un horizonte de tiempo de un mes a seis meses hacia el futuro, los de mediano plazo de seis meses a dos aos hacia el futuro y los de largo plazo tienen un horizonte mayor de dos aos. Varios autores le atribuyen especial importancia, al anlisis de las componentes que se manifiestan en las series de tiempo a lo largo del horizonte de planificacin. Charles A.G y Hugh J. Watson en su obra Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en administracin, plantean: la componente de tendencia refleja un movimiento general a largo plazo, ya sea hacia arriba o hacia abajo a travs del tiempo 17 En la anterior obra es meritorio enfatizar que se exponen todos los aspectos referentes a la aplicacin de pronsticos, utilizando trminos comprensibles de forma tal que el autor logra hacer llegar al lector los conocimientos necesarios sobre esta temtica. El componente estacional se manifiesta con fluctuaciones hacia arriba y hacia abajo en puntos fijos. Los mtodos que tratan de identificar componentes cclicos y aleatorios no forman parte del objetivo de esta investigacin. En el contexto de esta investigacin el autor propone la aplicacin de los mtodos cuantitativos de series temporales a corto plazo a partir del anlisis de los datos de las series de tiempo mediante visualizacin grfica para detectar, los patrones que exhiben los datos para seleccionar el mtodo ms apropiado. Promedios Mviles

17

Charles A.G y Hugh J. Watson. (2005). Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en administracin. Parte1ra. Editorial Flix Varela. La Habana. Pg 118.

15

El mtodo de promedios mviles es til y sencillo, se usa para hacer pronsticos a corto y mediano plazo. El promedio de lo que ha ocurrido en el pasado se emplea para pronosticar el futuro. xt es el promedio mvil calculado del valor de x en el perodo t , determinndose el pronstico del valor de x en el perodo, se toma como X .

Expresando el valor de x en el perodo t + 1 como Ft +1 , puede decirse que:

Ft +1 = X t

{1 - 8}

Con un promedio mvil se usan las ltimas observaciones, cada vez que se dispone de una nueva observacin, el promedio se mueve para incluir la informacin nueva y deja la observacin ms vieja de las que se usaron anteriormente. Matemticamente se calcula de la siguiente forma:

Xt =

X t + X t 1 + ... + X t N +1 N {1 - 9} t 1 = X N i =t N +1 i

El promedio mvil hasta el perodo t se usa para el pronstico del perodo t + 1 :

t 1 Ft +1 = X N i =t N +1 i

{1 - 10}

Con la aplicacin de los promedios mviles, se busca eliminar los factores estacionales en la serie de tiempo, con el objetivo de promediar los perodos de demanda alta y baja dentro del ciclo estacional. La determinacin del perodo para pronosticar, est relacionada con el ciclo estacional y constituye la cantidad de veces que se repite el ciclo en un ao. Para determinar el mejor pronstico entre diferentes perodos, se calcula la desviacin media absoluta como la sumatoria del mdulo de las diferencias entre la demanda real y las predicciones entre la cantidad de perodos:

MAD =

Dt Ft n

{1 - 11}

El mtodo de promedio mvil no constituir el ideal para pronosticar al presentarse en una serie de tiempo componentes de estacionalidad y de tendencia a la vez, por presentar retrasos respecto a la tendencia de ah la importancia del juicio del investigador para seleccionar otros mtodos.

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Suavizacin exponencial Constituye una alternativa a los promedios mviles, cuando las empresas disponen de datos histricos para predecir el comportamiento de la demanda a corto plazo, ponderando las observaciones anteriores de forma no constante, disminuyendo exponencialmente. Calculndose de la siguiente manera:

X t = X t + (1 )Ft

{1 - 12}

Igual que en el caso de promedios mviles, el promedio calculado hasta el perodo t se usa para pronosticar el perodo t + 1 :

Ft +1 = X t + (1 ) Ft ; (0 1)

{1 - 13}

Si se desea que la prediccin responda en alto grado a la demanda reciente se debe elegir un valor alto de

, si se desea que se responda con mayor lentitud

entonces se debe elegir un valor pequeo. Debe sealarse que este es uno de los mtodos que se consideran ms adecuados utilizar, primero no requiere de mucho espacio de almacenamiento en memoria, lo que se necesita es determinar la constante de suavizado, la observacin ms reciente y el pronstico anterior, y segundo en este mtodo nunca se descarta por completo ninguna observacin, quedando incorporada siempre en algn grado en el pronstico anterior. Al no tener en cuenta este mtodo las variaciones con componente estacional es recomendable utilizarlo cuando existan variaciones de tendencia en la serie de tiempo. Mtodos de extrapolacin utilizando MCO en funcin del tiempo La extrapolacin supone proyectar al futuro la trayectoria de la magnitud que se trata de prever. Implica que la variable que se quiere predecir est en funcin del tiempo. Es apropiado para detectar tendencia y constituye un mtodo de gran utilidad para el mediano y largo plazo. Permite identificar la ecuacin de una lnea recta, ajustando matemticamente una curva a un conjunto de datos mediante el anlisis de tendencia lineal de la forma y = a + bx . Donde

y es el valor del pronstico, a es la ordenada en el origen

(intercepcin de la recta con el eje vertical), b es la pendiente de la lnea y x el perodo para el que se prepara el pronstico. Los valores de a y b que minimizan la suma de los cuadrados de todas las distancias verticales definen la ecuacin que mejor se ajusta a los datos.

17

Las ecuaciones utilizando el mtodo de mnimos cuadrados son la siguiente:

a=

y b x
N N

{1 - 14}

b=

N xy x y N x 2 ( x )
2

{1 - 15}

Una vez calculado estos indicadores el analista estar en condiciones de determinar mediante la ecuacin de la recta, el pronstico de la demanda para cualquier perodo en el futuro a mediano y largo plazo. No obstante, en aquellas series de tiempo que describen a la vez componentes de tendencias y estacional es importante determinar un ajuste estacional. El ajuste estacional se determina calculando el promedio de las diferencias entre la demanda real y la pronosticada (variacin estacional) en cada ciclo. Al respecto Charles A.G y Hugh J. Watson plantean: con frecuencia se necesita una variacin estacional, realizndose la extensin al modelo de anlisis de tendencia sin agregar mucha complejidad, agregndose el ajuste al pronstico de tendencia anteriormente calculada. 18

Pronstico t = a + bx + ajuste estacional {1 - 16}

En las series de tiempo que representen ambos comportamientos la aplicacin de estos mtodos de extrapolacin proporcionan resultados satisfactorios. En la actualidad no hay necesidad de efectuar estos clculos manualmente ya que existen paquetes de cmputo capaz de procesar informacin rpida y precisa, utilizndose en la investigacin la funcin anlisis de datos en el Excel. Los Modelos Causales de Pronstico como su nombre lo indican proyectan el valor de la variable demanda en funcin del comportamiento de otras variables. Los ms utilizados son: Anlisis de Regresin Lineal. Modelos Economtricos. En la fase de correccin del pronstico los resultados obtenidos son sometidos a juicios de los especialistas involucrados en el proceso de proyeccin. Aqu se integran las tcnicas cuantitativas con los mtodos cualitativos, pues de esta forma los resultados de la proyeccin son complementados con los criterios aportados por los especialistas dando como resultado un nivel de demanda futura ms cercana a la realidad, permitiendo de esta forma una mejor gestin
18

Charles A.G y Hugh J. Watson. (2005). Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en administracin. Parte1ra. Editorial Flix Varela. La Habana. Pg 131.

18

de los inventarios.

1.2.2 Perodos de entrega y reaprovisionamiento Por lo general la mayora de los autores determinan el tiempo de entrega como el tiempo que transcurre desde el instante que se hace un pedido hasta que se recibe en el almacn y el tiempo de reaprovisionamiento como el acumulado de tiempo de entrega ms el de revisin (L+T) para un sistema de revisin peridica y el propio tiempo de entrega para un sistema continuo. Sin embargo, el autor considera que la definicin dada por la mayora de los autores presenta ciertas limitaciones pues no se tiene en cuenta el perodo de tiempo que transcurre desde el momento que se hace la revisin y se detectan las necesidades. Al igual que la demanda, estos parmetros pueden ser deterministas o

aleatorios, provocndose rupturas de stocks cuando no se establece un control estricto de la aleatoriedad del mismo. Este desconocimiento puede dar lugar a situaciones no deseables como las mostradas en la figura 2.

Figura 2: Tiempo de entrega Fuente: Elaboracin propia En el instante A se detecta la necesidad de stocks y se lanza una orden de pedido. La mercanca estar disponible para el consumo en el instante C; si la necesidad real del producto se produce en el instante B, se producir una ruptura de stocks y la demanda quedar insatisfecha; si, por el contrario, la necesidad surge en el instante D, entonces se habr producido un reaprovisionamiento precipitado que repercutir sobre los costes de posesin de stocks. 1.2.3 Nivel de servicio e Inventario de seguridad Un trmino ampliamente utilizado en la administracin del inventario es el nivel de servicio al cliente, la mayora de los autores coinciden, en que dicho

19

concepto est asociado a la disponibilidad de un producto o la confiabilidad del cumplimiento de un plazo, dado que son estos los elementos de mayor impacto en la apreciacin que se hace el cliente del servicio que recibe. Es importante definir como nivel de servicio la probabilidad de que no ocurra un faltante en el tiempo de entrega. Un nivel de servicio del 100% segn Schroeder representa: la satisfaccin de todos los requerimientos del comprador con material de inventario, por lo que el porcentaje de inexistencia es igual a 100 % menos el nivel de servicio. 19 En condiciones de demanda y tiempo de entrega aleatorio, como se ha planteado con anterioridad, existe la posibilidad de incurrir en ruptura de stocks. Al respecto Roj S. F afirma: este tiene lugar cuando el punto de pedido ya se ha alcanzado y depender de si la demanda no esperada es superior a nivel de pedido.
20

En consecuencia, es necesario disponer de

cantidades adicionales de

productos almacenados, este inventario se denomina inventario de seguridad y su determinacin estar relacionada con el nivel de servicio que la empresa est dispuesta a ofrecer a sus clientes. El inventario de seguridad se determina en condiciones de demanda probabilstica para hacerle frente a las necesidades de los clientes en el tiempo de entrega. De ocurrir lo contrario incurriremos en inventarios de seguridad excesivos debido a que la demanda, en el tiempo de entrega, se comportar por debajo de lo esperado, aumentndose los costos de almacenamiento. El objetivo de la administracin del inventario es determinar el punto de pedido ptimo que permita niveles de servicios adecuados al cliente. Cuando se conoce el costo de ruptura es posible determinar el ptimo del nivel de servicio y del punto de reorden, mediante el anlisis marginal de los costos de faltantes y de almacenamiento, minimizando la suma de ambos costos. Gil Mara, E y Giner Fernando en su obra Cmo crear y hacer funcionar una empresa, son ms especficos al plantear: el punto de pedido R es ptimo cuando el costo esperado de tener una unidad menos de la necesaria es igual
19

Schroeder R. G. (1992). Administracin de Operaciones. Toma de Decisiones en la Funcin de Operaciones. Tomo II, Editorial Mc Graw Hill, Mxico, Pg 468.

Roj S. F. (2002). Teora y Prctica de la gestin empresarial. Editorial Mileto. Madrid. Pg 203.

20

20

al costo esperado de mantener esa unidad en el almacn. 21 Varios autores atribuyen especial importancia al anlisis marginal, para determinar sobre bases estadsticas la probabilidad de tener un artculo en el almacn cuando se necesite o sea, el nivel de servicio que estamos dispuestos a ofrecerle al cliente al menor costo posible. El costo marginal de faltantes ser igual al costo de cada unidad dejada de vender multiplicado por la cantidad de pedidos emitidos al ao y la

probabilidad de que ocurra el faltante en el plazo de entrega. El costo marginal de almacenamiento conservacin ser igual al costo de cada unidad almacenada por la probabilidad de que no haya dficit. Igualando los costos marginales podemos determinar el nivel de servicio ptimo al consumidor. La probabilidad de que ocurra deficit.
Cp * D * P(D > R ) = Ch * P( D R) Q Ch * Q P( D > R) = Cp * D {1 - 17}

Corresponde al personal comercial, siguiendo sus estrategias, establecer el nivel de servicio ptimo. Una vez determinado, el gestor de inventarios lo maneja como variable primordial incorporndolo a sus mtodos de clculo como elemento de gestin. 1.2.4 Costos asociados a la gestin de stocks El principal reto que enfrenta la empresa cuando gestiona sus inventarios es el de mantener en equilibrio la relacin entre el servicio prestado al cliente y los costos asociados al sistema. De ah la necesidad de una buena estimacin de los mismos, que sirva de informacin oportuna para la toma de decisiones. Los costos logsticos asociados a la administracin del inventario son los siguientes: costos de adquisicin, costos de emisin del pedido, costos de almacenamiento, costos de oportunidad y costos de ruptura del inventario. Los costos de adquisicin representan la cantidad total invertida en la compra de la mercanca, generalmente se expresa como un costo unitario multiplicado por la cantidad adquirida producida. Mallo Carlos y un colectivo de autores lo
21

Gil Mara, E y Giner Fernando de la Fuente. (2007). Cmo crear y hacer funcionar una empresa. Editorial ESIC. Madrid .Pg. 519.

21

define como sigue: es aquel que se produce por situar los materiales en el almacn, preparados para su posterior consumo.22 Los costos de emisin del pedido incluyen gastos administrativos fijos que se incurren para formular y recibir un pedido. Roj S. F precisa en relacin a los pedidos:estos requieren de un proceso formado por procedimientos

administrativo: solicitud y evaluacin de licitaciones, negociacin de precios, preparar rdenes de compra y documentos, adems del transporte, desembalaje, inspeccin, y control de la calidad.23 En cuanto a los costos de mantenimiento conservacin de inventarios Lieberman en su obra Introduccin a la Investigacin de Operaciones, afirma: este incluye el costo de capital invertido, del espacio, seguros, proteccin e impuestos atribuibles al almacenamiento. 24 Los costos de ruptura del inventario constituyen aquellos beneficios dejados de percibir por no encontrarse el artculo en el momento que es demandado por el consumidor. Estos costos bsicos son manejados por el gestor de stocks, mediante la contabilizacin y el anlisis de los diferentes elementos de gastos en cada rea en especfico relacionados con la actividad de comercializacin. Determinacin de los costos totales de aprovisionamiento Calcular los costos totales de aprovisionamiento constituye el punto de partida para el logro de una eficiente gestin de inventarios, de manera general en las bibliografas antes mencionadas los autores no ilustran de forma cuantitativa los costos totales de aprovisionamiento atendiendo a las diferentes partidas de gastos. Basados en el aporte terico de los autores las expresiones matemticas para el clculo de los costos totales de aprovisionamiento son: Costo total de adquisicin de compra en el perodo
Cta =

Cc
p =1

*D

{1 - 18}

Donde: n: Cantidad de productos adquiridos en el perodo.

22

Mallo Carlos y un colectivo de autores. (2000).Contabilidad de costos y estratgica de gestin. Editorial Prentice Hall Iberia Madrid. Pg 133. 23 Roj S. F. (2002). Teora y Prctica de la gestin empresarial. Editorial Mileto. Madrid. Pg 196. 24 Lieberman G.Y.(2005).Introduccin a la investigacin de operaciones Tomo III. Edit. Flix Varela. Cuba. Pg 759

22

Cci: Costos de compras promedios. D: Cantidad de unidades demandadas de cada producto. Costo total de emisin u ordenar en el perodo

C ot = C o1 + C o 2 + C o3 + C o4 + C o5
Donde:

{1 - 19}

Co1 : Estimado del costo de los modelos, impresos y materiales de oficina. C o 2 : Estimado del costo del combustible gastado durante la transportacin de
mercancas por parte de la entidad y durante las gestiones del pedido.

C o 3 : Estimado del costo de salario y de la contribucin a la seguridad social del

personal que atiende el proceso de los pedidos y de los chferes de la organizacin, que realizan el traslado de las mercancas trasladan a los comerciales en las reuniones de negocios.

C o 4 : Costo de las mermas, prdidas y deterioros que sufren las mercancas en

el proceso de transportacin que son imputables a la organizacin.

C o 5 : Se incluyen otros gastos monetarios tales como comunicaciones, dietas

de chferes, alquiler de equipos de transporte externo, pago por fletes a la entidad que transporte los suministros, si el mismo no constituye parte del costo de adquisicin. Costo total de almacenamiento en el perodo

C
Donde:

talm

= C alm1 + C alm2 + C alm3 + C alm4 + C alm5

{1 - 20}

C alm1 : Costo de los materiales correspondientes a envases, embalajes y

materiales auxiliares de envases y embalajes.

C alm2 : Estimado del costo de energa gastada en el almacn, incluyendo la

necesaria para iluminacin, equipos de climatizacin, equipos de

procesamiento de la informacin y carga de bateras de equipos de manipulacin.

C alm3 : Estimado de los costos de salarios, de la contribucin a la seguridad

social e impuesto sobre la fuerza de trabajo de todo el personal que labora en el almacn.

C alm4 : Costos incurridos por el mantenimiento de equipos de manipulacin,

23

climatizacin, pesaje y del almacn en general.

C alm5 : Costo de las mermas, prdidas, deterioros y obsolescencia que sufren

los productos en el perodo de almacenamiento, as como el pago por seguros, impuestos, comunicaciones, servicios de proteccin. Costo de oportunidad del capital

C = InvProm * i {1 - 21} k
Donde:

i : Tasa de inters de descuento.

InvProm : Valor del inventario promedio en el perodo.

Costo total de mantenimiento de inventario

C t h = C t alm + C {1 - 22} k
Costo total de Ruptura de inventario n C t p = Cp * D {1 - 23} i p=1 Donde:
n : Cantidad de productos dejados de vender en el perodo.

Cp : Costos unitarios por prdida de oportunidad promedio.

D : Cantidad de demandas insatisfechas de cada producto. i

Costo total de reaprovisionamiento en el perodo.

+ C + C tp CTA = C t a + C to + C talm k
Costos unitarios de aprovisionamiento

{1 - 24}

Determinar los costos unitarios de aprovisionamiento es de vital importancia para el gestor de inventarios. Los costos unitarios relevantes en la formulacin de los modelos matemticos son: 9 Costo unitario de adquisicin(Ca) Es el precio que establece el proveedor para el artculo que suministra, donde puede quedar incluidos en la factura, los costos de seguros durante la transportacin, impuestos aduanales y fletes. 9 Costo unitario de Ordenar (Co) Este costo est relacionado con la cantidad ptima que se debe ordenar en cada emisin de pedido, y no con la cantidad de unidades compradas en cada lote, constituye un costo fijo y se calculan mediante la divisin aritmtica entre

24

los costos totales de ordenar y el nmero de pedidos u rdenes de compras solicitados en un perodo de tiempo, se expresa en pesos por rdenes. Costo de ordenar unitario (Co):

Cto n Co = i =1 # de ordenes de compra

{1 - 25}

9 Costo unitario de conservacin almacenamiento (Ch) Los costos de conservacin unitarios se manifiestan para la totalidad de todos los artculos a travs de la tasa anual de almacenaje, mtodo utilizado con bastante frecuencia en la planificacin de los sistemas logsticos, l cual consiste en admitir que cuando ms cara es una mercanca ms caro es el costo de almacenamiento. Este indicador se calcula dividiendo el costo anual de almacenamiento y el inventario promedio anual. El costo anual de conservacin se determina sumando la tasa anual de almacenaje con la tasa de inters descuento y multiplicando el resultado de esta suma con el costo de adquisicin promedio en el perodo analizado: Tasa de almacenaje(a):

n C talm a= i =1 Inv Pr om Saldo inventario C = (a + i ) * h Cant uds en existencia

Donde:
a : Tasa anual de almacenaje

{1 - 26}

Costo de conservacin almacenamiento unitario (Ch)

{1 - 27}

i : Tasa de inters de descuento

Saldo inventario : Costo de adquisicin promedio Cant uds en existencia
De esta forma se imputan los costos de almacenamiento anual a cada mercanca en inventario, este costo es expresado en peso por unidad al ao. Costo de ruptura unitario (Cp) Se estima el costo unitario de ruptura como el beneficio utilidad dejado de ingresar a la organizacin en un momento dado por la falta de ese producto una vez que fue solicitado por el cliente. lvarez M. BV en su obra Modelos Econmicos Matemticos II afirma: en el

25

caso de inventarios para la venta, sera la utilidad que se pierde por dejar de vender mercancas que un consumidor ha solicitado.25 El anlisis de los costos unitarios de cada uno de los productos unido a la clasificacin de los artculos de acuerdo al grado de importancia que representan para la organizacin permitir tener un mayor control e informacin, herramientas indispensables para la gestin eficiente de los inventarios. 1.2.5 Clasificacin de los productos en Inventario ABC Multicriterio Un eficiente sistema de control de inventario no tratar por igual a todos los renglones en existencia, sino que aplicar mtodos de control y anlisis en correspondencia con la importancia econmica relativa de cada producto. El mtodo ABC se fundamenta en el aporte del economista Vilfredo Pareto (1848-1923), tras un estudio de la distribucin de los ingresos en Italia. En 1951 el norteamericano H. Ford Dickie present un mtodo de clasificacin de inventarios basado en el principio de Pareto, cuyo planteamiento general es el siguiente: en cualquier clasificacin de los inventarios una pequea fraccin expresada en trminos de elementos representa una fraccin mayoritaria en trminos de efecto. Es generalizada la tendencia de diferenciar la gestin de inventario en dependencia de las zonas que clasifiquen los artculos de acuerdo al empleo de uno ms parmetros bases cuantificables. Se nombran parmetros bases a los criterios de clasificacin que son cuantificables y expresan la importancia econmica de los productos en inventario. Existe consenso en los autores consultados en la definicin de los rangos, que suponen para la zona A adoptar hasta un 80 % de participacin en el efecto econmico total y para la zona B y C hasta un 15 % y un 5 % respectivamente. Tal como se muestra en la figura 3.

25

lvarez M. BV. (2006). Modelos econmicos matemticos II, parte 2.Editorial Flix Varela, La Habana. Pg. 395.

26

Figura 3. Representacin Grfica del Mtodo ABC Fuente: Elaboracin Propia En sus tesis en opcin al ttulo acadmico de Doctor en ciencia, los autores cubanos Maritza Ortiz y Oscar Parada realizan una valoracin integral de los productos mediante la aplicacin del mtodo ABC Multicriterio, analizando

elementos cuantitativos y cualitativos a travs de coeficientes de ponderacin. El empleo por los autores de ms de un elemento en la aplicacin del mtodo, no introduce cambios conceptuales en el procedimiento a seguir, a pesar del nuevo criterio de clasificacin. La aplicacin del mtodo permite analizar de forma integral al producto de acuerdo a su categorizacin y establecer estrategias diferenciadas, encaminadas a una gestin de aprovisionamiento eficiente orientadas a los clientes. El autor propone en el contexto de la investigacin la interaccin conjunta de los parmetros bases, valor consumo, valor saldo real en existencia, valor del inventario promedio y beneficio aportado a la organizacin. Este mtodo consta de los siguientes pasos: Paso 1: Determinar los parmetros que miden el grado de importancia de cada producto. Utilizando la siguiente notacin:

i : Nmero de parmetros criterios seleccionados i = 1, 2, ...., m j : Nmero de productos j = 1, 2, ...., n

Paso 2: Evaluar el impacto que cada parmetro i , tiene en el desempeo de la organizacin, para cada producto j . Para ello se utilizar una escala de valor desde uno hasta tres de acuerdo a la clasificacin dada en la definicin de los rangos:

Alto impacto : 3; Impacto medio : 2; Bajo impacto : 1

Paso 3: Determinar los rangos de valores para cada grupo A-B-C de la forma

27

siguiente: Se denotar por xij : Evaluacin otorgada al parmetro i en el producto j (en dependencia del impacto que tiene para la organizacin).Para cada producto

j , se calcular la suma de la evaluacin obtenida en cada parmetro i ,

denotada por tij , para establecer los rangos para cada grupo de la siguiente forma: Grupo A: Para Valores de tij = (2 * (m - 1) + 3 ; 3 * m) {1 - 28} Grupo B: Para Valores de tij = (m + 2 ; 2 * m) Grupo C: Para Valores de tij = (m ; m + 1)

{1 - 29} {1 - 30}

El anlisis permite establecer polticas de revisin continua para los productos A y B, ya que son los que requieren la mayor inversin de capital, y para los artculos C por tener una demanda poco frecuente manejarlos con un sistema de revisin peridica bien una poltica Minmx. Matriz impacto en el beneficio riesgo en el suministro Otra tcnica que puede ser utilizada para la clasificacin de los productos es la llamada matriz (IB/RS). La misma sido aplicada con frecuencia para la toma de decisiones en relacin con la poltica de inventarios a seguir, pero tambin puede ser utilizada para la configuracin de una estrategia de compras. La matriz permite clasificar los productos en cuatro grupos con caractersticas diferentes: 1. Artculos estratgicos: Alto impacto y alto riesgo. 2. Artculos bsicos: Alto impacto y bajo riesgo. 3. Artculos no crticos: Bajo impacto y bajo riesgo. 4. Artculos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo. El impacto que tienen los artculos en la organizacin, puede ser expresado atendiendo a la calidad del producto, al margen de utilidad que reporta a la organizacin, o al aporte para mantener una imagen favorable a la organizacin. El riesgo en el suministro de un producto puede ser evaluado a travs de la variabilidad del tiempo de entrega del suministrador, en las cantidades entregadas y en la estabilidad del suministrador. A partir de la clasificacin, el tratamiento que se le dar a los inventarios ser

28

el siguiente: 1. Artculos bsicos: Garantizar que los inventarios estn protegidos contra la aleatoriedad de la demanda.

2. Artculos cuello de botella: Garantizar que los inventarios estn protegidos contra la aleatoriedad del tiempo de entrega. 3. Artculos no crticos: En este caso no se necesita proteccin. 4. Artculos estratgicos: Garantizar que los inventarios estn protegidos contra la aleatoriedad de la demanda y el tiempo de entrega. 1.2.6 Modelos utilizados para la gestin de Stocks Existen diferentes modelos que permiten establecer polticas ptimas o econmicamente ventajosas para el manejo de los inventarios en las organizaciones. Los modelos se pueden agrupar segn sea la demanda, en modelos de reaprovisionamiento no programado para demanda independiente, y modelos de reaprovisionamiento programado para cuando la demanda es dependiente, que como se expreso anteriormente, queda fuera de los marcos de este trabajo. A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras: Modelo de reaprovisionamiento continuo: En los que se lanza una orden de compra cuando los inventarios decrecen hasta el punto de pedido. La cantidad que se pide representa el lote econmico ptimo como se muestra en la figura 4.

Figura 4 Fuente: Elaboracin propia. Modelo de Reaprovisionamiento peridico: En los que se lanza una orden de compra cada vez que se alcance el perodo ptimo de reaprovisionamiento.

29

La cantidad a pedir se establece por la diferencia entre el nivel mximo de existencia y la cantidad de unidades almacenadas en el momento de la revisin como se muestra en la figura 5.

Figura 5: Fuente: Elaboracin propia. Tanto los modelos continuos como los peridicos se pueden utilizar cuando la demanda es determinista o aleatoria. La explicacin de los modelos que se presenta a continuacin est referida al comportamiento aleatorio de la demanda, pues el autor considera que los artculos objeto de inventario en la entidad por lo general se comportan con demanda independiente. Se detallarn las expresiones matemticas de cada modelo. Ms bien lo que se pretende es destacar la forma en que deben ser controladas las existencias en cada caso, as como las variables que intervienen. Modelo de reaprovisionamiento continuo El modelo de revisin continua supone que el inventario se actualiza

inmediatamente despus de cada transaccin. Cuervo Garca en su obra: Anlisis y planificacin financiera de la empresa, plantea: el modelo implica la necesidad de control casi continuo de inventarios a productos de gran peso dentro de las existencias. 26 La totalidad de los autores coinciden en afirmar que este modelo es aplicable en aquellos artculos que representan una mayor inversin para la entidad, por lo que se recomienda en la empresa objeto de estudio para la optimizacin de los artculos clasificados como A y B.
26

Cuervo A. Garca. (2004). Anlisis y planificacin financiera de la empresa. Editorial Civitas. Pg 245.

30

Conocido mayormente como modelo Wilson de cantidad fija de reorden, el mismo consiste en determinar la cantidad ptima de pedido minimizando los costos totales anuales de inventario representado por los costos de conservacin y de pedido. (Ver Figura 6) En el grfico se observa que al incrementarse el volumen de cada pedido el costo por unidad de pedido disminuye en una tasa decreciente mientras que los costos de mantenimiento aumentan con una tasa constante. Calculando la primera derivada de la curva con respecto a la cantidad ptima a pedir e igualndola a cero se logra obtener el punto mnimo.

Figura 6: Fuente: Elaboracin propia. Como se muestra en la figura 4, en condiciones de demanda y tiempo de entrega aleatorio el gestor de inventario deber tener en cuenta que la cantidad que se tiene en el momento de recibir una orden no se comportar constante, por lo que existe la posibilidad de que ocurra un faltante en el tiempo de entrega. El reto es encontrar el mejor intercambio entre el riesgo de faltantes y el aumento en el costo de conservacin. Segn la bibliografa consultada se puede afirmar que al trabajar con muestras mayores a treinta perodos, la distribucin normal describe con suficiente confiabilidad el comportamiento de la demanda. Las frmulas matemticas en el empleo de este modelo son las siguientes:

Cantidad ptima a pedir en cada lote

Constituye la cantidad de unidades que se deben de solicitar de un producto, con el objetivo de minimizar los costos de inventarios. Se obtiene despejando la variable Q una vez determinado el punto mnimo de la funcin de costo total.

31

dCt dQ dCt dQ D

D Q Co + Q 2 D = Co + Q 2 Co = +

(a (a

+ i ) * Cci + i ) * Cci 2 = 0

+ SS

(a

+ i ) * Cci

(a

Q 2 D Co Q 2
2

+ i ) * Cci 2

{1 - 31}

(a

+ i ) * Cci 2 = 2 DCo

(a

+ i ) * Cci

Q =

2 DCo (a + i ) * Cci

Cuando la distribucin terica de la demanda en el tiempo de entrega es normal y la demanda diaria en dicho periodo se iguala al punto de reorden, el inventario que se tiene en el momento de recibir la orden ser igual a cero en promedio y la probabilidad de quedar con existencia es de 0,50, por lo que el 50 % de las veces habr inexistencia en el inventario, de ah la necesidad de agregar un inventario de seguridad al punto de reorden para protegerse mejor de los faltantes como se observa en la figura 4. Segn la bibliografa consultada el punto de reorden se obtiene sumando la demanda diaria en el tiempo de entrega y el inventario de seguridad, el punto de pedido alcanza el nivel ptimo cuando el gestor del inventario conociendo la probabilidad de que ocurra escasez, es capaz de determinar el nivel de servicio que est dispuesto a ofrecerle al cliente, minimizando la suma de los costos marginales de conservacin y de faltantes.

Punto de reorden

P (DdL > R ) = 1 P (DdL R ) Z R DdL Z = DdL R = DdL + Z * DdL R = DdL + SS

{1 - 32}

Donde:
DdL : Demanda diaria en el tiempo de entrega.

R : Punto de reorden.

DdL : Desviacin estndar de la demanda en el tiempo de entrega.

SS : Inventario de seguridad. P(DdL > R ) : Probabilidad de que ocurra un dficit.

P (DdL R ) : Probabilidad de que no ocurra un dficit (Nivel de servicio). Z

32

En la ecuacin {1 - 32} el valor de Z representa las unidades estndares de gran utilidad para el tomador de decisiones, conocido por factor de seguridad ya que la multiplicacin ms menos con respecto a la demanda media esperada, constituye el intervalo en que la demanda se debe comportar en el tiempo de entrega, es un valor importante para el clculo de el inventario de seguridad y el inventario promedio indicador importante para conocer la rotacin del inventario ptimo.

Inventario promedio

Inventario Promedio =

Q + SS 2

{1 - 33}

Los autores consultados recomiendan la utilizacin del pronstico de la demanda por mtodos de series temporales, en aquellos artculos que estn sujetos a un patrn de tendencia o estacional por lo que resulta errneo el uso de la demanda promedio, al sustituirse est por la demanda pronosticada en cada perodo, los valores de las expresiones anteriores fluctuarn acordes al comportamiento histrico de los artculos sin dejar de ser ptimos. Modelo de reaprovisionamiento peridico El modelo de revisin peridica lo emplean de forma general las empresas que no poseen automatizados los sistemas de control de inventario. El objetivo principal es determinar un periodo ptimo de reaprovisionamiento fijo capaz de minimizar los costos totales de inventario denominado en la literatura intervalo econmico de pedido. Es aplicable para aquellos productos clasificados como C, que constituyen la menor inversin realizada por parte de la entidad. De acuerdo a la figura 5, se puede observar que en perodos fijos de tiempo se realiza una revisin de los niveles de inventario. Este modelo se diferencia del continuo en que no hay un punto de pedido R , sino un inventario objetivo M o inventario mximo; en que no hay un lote econmico de pedido Q* , sino que la cantidad a pedir vara en funcin de la demanda de los artculos almacenados, y en que este modelo el intervalo de compra es fijo T , no as la cantidad de pedido Q .

33

El nivel de inventario objetivo puede fijarse lo suficiente alto para satisfacer la demanda durante el perodo de entrega ms el de revisin y establecer el inventario de seguridad teniendo en cuenta ambos perodos. Es evidente que los costos de inventarios cuando se utiliza el modelo de reaprovisionamiento peridico suelen ser superiores a los de

reaprovisionamiento continuo por lo que se debe aplicar el modelo cuando el seguimiento continuo de los inventarios para la organizacin sea muy costoso, y se ordenan artculos mltiples a un mismo proveedor. Las frmulas matemticas en el empleo de este modelo son las siguientes:

dCt dT dCt dT

Perodo ptimo de reaprovisionamiento

= Co TD (a + i ) * Cci + T 2 Co D (a + i ) * Cci = + 2 2 T + SS * (a + i ) * Cci

Co D (a + i ) * Cci = 2 2 T T
2

Co D + 2 T

(a

+ i ) * Cci 2

= 0

{1 - 34}

D (a + i ) * Cci

= 2 Co

T =

2 Co D (a + i ) * Cci

Nivel objetivo o Inventario mximo

M = DdLT + Z * DdLT

{1 - 35}

DdLT : Demanda promedio durante el tiempo de entrega ms el de revisin.

DdLT : Desviacin estndar de la demanda promedio durante el tiempo de

entrega ms el de revisin.

Cantidad a pedir

Q = M Ce

{1 - 36}

Ce : Cantidad en existencia en el instante de la revisin del inventario

Modelo Minmx En la prctica es frecuente encontrar modelos hbridos que son el resultado de la mezcla de modelos continuos con peridicos en este grupo se encuentra los modelos de inventario Minmx. Este modelo consiste en establecer a la vez un inventario objetivo y un punto de reorden o valor mnimo del inventario por lo que existe un control continuo de los stocks, si el stocks disminuye por debajo del valor mnimo antes del

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perodo ptimo de revisin, se ordena una cantidad igual a la diferencia entre el valor objetivo de existencia y el valor del punto de pedido, si por el contrario llega el momento de hacer la revisin y el inventario se encuentra por encima del punto de pedido o valor mnimo se ordena por una cantidad igual a la diferencia entre el valor objetivo y la cantidad de existencia que haba en el momento de la revisin. Es apropiado para los artculos C. La poltica Minmx brinda mayor flexibilidad y se ajusta por ello mejor a las caractersticas y condiciones de muchas organizaciones. Por las caractersticas de la entidad que presenta un desarrollo en la informatizacin de todos sus procesos operativos, el autor recomienda utilizar los modelos de cantidad fija de reorden y Minmx de acuerdo al tratamiento diferenciado para cada producto resultado de la clasificacin dada, con el uso de herramientas estadsticas-matemticas. Software estadstico SPSS Naci en 1968 como un programa denominado Statistical Packcage for Social Sciences. Su xito en el mercado espaol como herramienta de anlisis fue rpido debido a su versatilidad, facilidad de uso, buen precio, y los algoritmos robustos y continuamente mejorados que lo integran. Como muestra de ello la prctica totalidad de las Universidades espaolas son usuarias de este producto. Los elementos de la Estadstica Descriptiva, con los que se comienza generalmente cualquier trabajo de procesamiento estadstico de datos estn bien respaldados con los recursos disponibles en el SPSS, el cual tiene funciones que permiten hacer de manera independiente estos clculos. Tambin en funciones estn disponibles las distribuciones tericas de probabilidades de mayor uso, e incluidas algunas de las pruebas estadsticas ms comunes.

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