REQUEST FOR QUOTATION (RFQ)

Office Samaritan's Purse Iraq

Procurement Number: PR10591ER
Tender Title Fencing Construction 2025
Submitted on 13-Nov-24
Deadline (closing date) 24-Nov-24
Project Location Sinjar, Ninewah Governorate, Iraq
Integrity of the Public Tender procurement process is of the utmost importance. Unethical procurement conduct will not be tolerated and will result in immediate dismissal from the Public Tender procurement process. All bids are received directly by the
Tender committee. It is not possible to influence the decision or outcome of the Tender. Submit your best value proposal the first and only time. No Samaritan's Purse employee will solicit you outside of this tender. Questions regarding the Public
Tender that require a formal response must be submitted in writing to Samaritan's Purse Logistical Department, REPORT ALL UNETHICAL BEHAVIOR, FOR CONFIDENTIALITY REPORT TO THE Samaritan’s Purse HOTLINE @ً Phone Call/ WhatsApp/ Signal
(Iraq +964 750 863 6742).
If you, the supplier, suspect fraud from an SP employee, are asked to commit fraud, or witness an SP employee act in a deceitful way, please notify Samaritan's Purse leadership by calling our confidential hotline where Arabic and Kurdish speakers are
ready to receive your call. Pleaseً HOTLINE @Phone Call/ WhatsApp/ Signal: (Iraq +964 750 863 6742).

‫ ال يمكن التأثير‬.‫ تتسلم لجنة المشتريات مباشرة كافة العروض المقّدمة‬.‫ لن يكون هناك أي تسامح مع أي سلوك غير أخالقي فيما يتعلق بالمشتريات وسيترتب عليه الطرد من المناقصة العامة‬.‫ُتعَطى النزاهة في عملية عقد المناقصات العامة األهمية القصوى‬
‫ يتم تسليم األسئلة المطلوب الرد عليها فيما يتعّلق بهذه‬.‫ لن يتواصل معك أي من موظفي ساماريتانس بيرس خارج عملية المناقصة هذه‬.‫ سِّلم أفضل عرض سعر يمكن أن تقدمه شركتك في المرة األولى والوحيدة‬.‫على قرار اللجنة أو أو نتائج المناقصة‬
‫ سيجنال‬- ‫ واتساب‬- ‫ لإلبالغ سرًا اتصل بالخط الساخن مكالة‬، ‫ عليك باإلبالغ عن كل تصرف غير أخالقي‬، ‫المناقصة كتابًة لإلدارة اللوجستية لمنظمة ساماريتانس بيرس‬: (Iraq +964 750 863 6742 ).
‫ الرجاء‬.‫ الرجاء القيام بأبالغ ممثلي المنظمة من خالل االتصال على الخط الساخن السري وسوف يقوم موظفي المنظمة بالرد على اتصاالتكم باللغتين العربية والكردية‬,‫في حالة الشك بعملية احتيال او تزوير من قبل احد موظفي منظمة السامري الصالح‬
‫ سيجنال‬- ‫ واتساب‬- ‫االتصال بمكالة‬
(Iraq +964 750 863 6742)
Samaritan's Purse Information Area Only / ‫سماريتناس بيرس‬ Supplier: Please fill out all white boxes / ‫ يرجى ملء جميع المربعات البيضاء‬:‫المورد‬
# Per Unit Price IQD / Total Price IQD /
UOM / ‫وحدة‬
Description / ‫الوصف‬ Qty / ‫الكمية‬ ‫سعر الوحدة‬ ‫اجمالي السعر‬ Additional Comments / ‫تعاليق اضافية‬
‫القياس‬
‫بالدينار العراقي‬ ‫بالدينار العراقي‬

Supply and install BRC Fencing Gate for the farms:

Supply and install 1 metal Gate for a fence 3.5 meters wide, two doors. 1.55 meters height (with 10
cm space between the bottom of fence frame and ground) with 3 locks (2 locks in the middle of the
gate, one on the inside and 1 outside for closing the gate. 1 inside of the gate on the bottom
connecting to the ground). The gate must be painted with one layer of anti-rust paint.
Gate post: Square tube, dim. 100x100x3-3.3mm, 2.05m height (1.65m above the ground & 0.4m
under the ground) with close iron cover on top. External post cylindrical concrete base support
dimensions 40*50cm
1 Door: Internal square tube frame, dim. 40x40x1.5-1.8mm, covered with mesh plate, thickness = 3.3- Gates 35 IQD -
3.8mm and 2.5-2.8-inch diameter, fixed by welding with 6 hinges and all the other necessary
accessories.
Locks: Lock 1&2 connecting the 2 doors. One on the inside, and one on the outside of the gate.
Thickness 3-3.2mm and 12mm iron diameter, length 15cm (fixed by welding). Lock 3 at the bottom of
the gate, with thickness 3-3.2mm and 12mm iron diameter, length 45cm (fixed by welding).
Support post: One angular support post for each side of the gate ,Fixing must be done by welding.
(see below comments on dimensions)
See attached gate drawing detail no#1

Galvanized, non-rust, single vertical posts with closed lid, 2-meter length, 2-2.3inch diameter, 1.5-
1.8mm metal thickness, 1.6m above the ground & 0.4m under the ground. Three tie wire holes
2 through the post in the Top (1.5 meters high), Middle (0.8 meters high), and Bottom (5 cm high) from Post 2,100 IQD -
the surface level of the ground. Tie wire should be connected by virtual lapping for every single post.
See attached post drawing detail no#2

Galvanized, non-rust Angular support unit with closed lid, each unit contains (1 vertical post + 2
angular support posts + accessories). 2-meter length, 2-2.3inch diameter, 1.5-1.8mm metal thickness
3 for the vertical post & 2-2.3inch diameter, 1.5-1.8mm thickness, for the angular support posts (0.4 m Unit 500 IQD -
under the ground). Fixing must be done by welding.
See attached drawings no#3

Supply and install chain-link Mesh fencing, 1.65 meter high, 2.4- 2.5 inch diameter (from side to side),
4 thickness 2.5 - 2.7mm. Must be no spacing between the bottom of the mesh and the ground. Meters 8,000 IQD -
See attached drawings no#4

Supply and install 2.3-2.8mm thick Tie wire, which must be fixed by tie wire to each post.
5 Meters 25,000 IQD -
See attached drawing no#2 & 4

Galvanized steel tie wire 1.4-1.7mm thickness (to connect all the items every 30 cm).
6 Kg 300 IQD -
See drawing no #4

Supply, prepare, dig and install Concrete Mix Components for about 3,225 concrete bases for posts
and poles for the farms’ fences: The required Dimensions of the concrete base hole are 30*40 cm
cylindrical to install concrete support hole for the posts/poles and corners of the gate posts. Using a
7 concrete mix ratio of 1:2:4 (concrete type C25), the curing period is for 48 hours. Concrete must be M3 120 IQD -
mixed by a mixer, not by hand.
See attached drawings no#5 for single vertical and angular posts holes, see drawing no#1 for gate
post holes.

Provide the required labor and tools for installation:

Recruit the needed Labor, use equipment, and tools for farms’ fencing installations for 35 individual 1-
dunum plots of land of 100*25 ranging between 100*25 meters to 50*50 meters ( Payment will be
8 proportionate with the number of plots completed based on BOQs). Plots 35 IQD -
15 Fences completed January - February
20 Fences completed July - August

Total IQD -
Technical Conditions ‫التعليمات الفنية‬
1 The supplier and their engineer will be responsible for traveling to Sinjar and creating 35 BOQs, and site plan drawings , according to the actual dimensions of the land. The company
will be responsible for supplying all listed fencing materials, and installation of the fencing according to the mutually approved BOQs and drawings.
35 ‫ سيكون المورد والمهندس مسؤولين عن السفر إلى سنجار وإنشاء‬BOQs ، ‫ ستكون الشركة مسؤولة عن توريد جميع مواد السياج المدرجة وتركيب السياج وفًقا لفواتير‬.‫ وفًقا لألبعاد الفعلية لألرض‬، ‫ورسومات مخطط الموقع‬
1
‫الكميات والرسومات المعتمدة بشكل متبادل‬.

2 Standard distance to use between each post is 3 meters AND distance between angular posts must not be more than 18 meters.

‫ متًر ا‬18 ‫ أمتار ويجب أال تزيد المسافة بين األعمدة الزاوّية عن‬3 ‫المسافة القياسية التي يجب استخدامها بين كل عمود هي‬. 2

3
One (1) full fence installation must be completed, then inspected and approved by Samaritan's Purse before the remaining 34 sites will be completed. This is to ensure one site is constructed well before
work begins on the remaining sites.

‫ هذا لضمان إنشاء موقع واحد جيًدا قبل بدء العمل في المواقع المتبقية‬.‫ المتبقية‬34 ‫ ثم فحصه واعتماده من قبل ساماريتانس بيرس قبل اكتمال المواقع‬، ) 1( ‫يجب إكمال تركيب سياج كامل واحد‬. 3

4
Samaritan's Purse reserves the right to divide the project among multiple suppliers based on technical considerations, as evaluated by the Procurement Committee, to ensure alignment with project goals.
Samaritan's Purse retains the flexibility to choose all or some items depending on the project's specific needs.
‫ تحتفظ منظمة ساماريتانس بيرس بالمرونة الختيار جميع أو بعض العناصر اعتماًدا على‬.‫ لضمان التوافق مع أهداف المشروع‬،‫ وفًقا لتقييم لجنة المشتريات‬،‫يمكن تقسيم المشروع بين عدة موردين بناًء على اعتبارات فنية‬ 4
‫احتياجات المشروع الخاصة‬.

5
The above quantities are the MAXIMUM of what we need and may use all or some of it as needed. The quantities listed are for 35 individual 1 donem plots estimated at 25 meters x 100 meters or 50 meters
x 50 meters. The required used amount may be lower and Samaritan's Purse is only obligated to pay for all items installed and used.

Page 1
‫ قد يكون‬.‫ متًر ا‬50 × ‫ متًر ا‬50 ‫ متر أو‬100 × ‫ متًر ا‬25 ‫ دونم تقدر بـ‬1 ‫ قطعة أرض فردية بمساحة‬35 ‫ الكميات المذكورة هي لـ‬.‫الكميات المذكورة أعاله هي الحد األقصى لما نحتاجه وقد نستخدمها كلها أو بعضها حسب الحاجة‬ 5
‫المبلغ المستخدم المطلوب أقل وتلتزم ساماريتانس بيرس فقط بالدفع مقابل جميع المواد المثبتة والمستخدمة‬.

The construction will be split into two rounds (Jan-Feb and Jul-Aug).
6 15 Fences completed January - February
20 Fences completed July - August

)‫اب‬-‫شباط و تموز‬-‫عملية البناء سوف تقسم الى جولتين (كانون االول‬ 6

7
Delivery time should NOT be more than 30 CALENDAR DAYS in each round from signing the contract, including preparing the BOQs and drawings, providing materials, and
installation. The Bidder must meet and or exceed Samaritan's Purse expectations. BOQs must be reviewed and approved by both parties before work begins at any site.
‫ يجب على مقدم العطاء تلبية أو تجاوز توقعات‬.‫ بما في ذلك إعداد جداول الكميات والرسومات وتوفير المواد والتركيب‬، ‫ يوًم ا من أيام التقويم في كل جولة ومن تاريخ توقيع العقد‬30 ‫يجب أال يكون وقت التسليم أكثر من‬ 7
‫ يجب مراجعة جداول الكميات والموافقة عليها من قبل الطرفين قبل بدء العمل في أي موقع‬.‫ساماريتانس بيرس‬.

8 The company is responsible for construction of all the fences, even in some locations in remote and more difficult to construct settings.

‫ حتى في بعض المواقع البعيدة واألكثر صعوبة في البناء‬، ‫الشركة مسؤولة عن بناء جميع األسوار‬. 8

9
Shortlisted suppliers will be required to submit samples of the materials. This will be part of the evaluation criteria.
Site visits may also be required.

‫قد يخضع الموردون المدرجون في القائمة المختصرة لزيارات ميدانية أو لفحص العينات‬. 9

General Conditions ‫التعليمات العامة‬

1 The tender closing date is on 24 November 2024 2024 ‫ تشرين الثاني‬24 ‫موعد إغالق المناقصة‬ 1

2 The project location is at 35 villages around Sinjar and Sinuni area ‫ قرية محيطة بمنطقة سنجار وسنوني‬35 ‫مواقع المشروع في‬ 2

3 Quotations shall remain valid for min. 90 days from the deadline for the Submission of Quotation. ‫ يوًما من الموعد النهائي لتقديم عرض األسعار‬90 ‫يجب أن تظل العروض صالحة لمدة على االقل‬. 3

4
After the quotation has been received, and during the validity of the quotation, SPI will not accept any price ‫ لن يقبل أي تغير في األسعار بسبب التصعيد أو التضخم أو التقلبات في‬، ‫بعد استالم عرض األسعار وأثناء سريان عرض األسعار‬ 4
variation due to escalation, inflation, fluctuation in exchange rates, or any other market factors. ‫أسعار الصرف أو أي عوامل سوقية أخرى‬.
5 Samaritan's Purse might choose all or some items from any supplier depending on the best value provided ‫قد تختار سماريتانس بيرس كل أو بعض العناصر من أي مورد بناًء على أفضل قيمة مقدمة‬ 5

6
The supplier will be required to send samples of all listed items (if shortlisted). If the supplier is not awarded the ‫ في حالة عدم منح‬. )‫يجب على المورد إرسال عينات لجميع المواد المدرجة (اذا تم اختياره لمرحلة متقدمة وتم تبليغه بذالك‬ 6
Contract or Purchase Order, the supplier has the right to return all samples provided ‫المورد العقد أو أمر الشراء يحق له استرجاع جميع العينات المقدمة‬

7
The Items provided must be of good quality and reasonable market price which are the evaluating factors of this 7
process. ‫يجب أن تكون العناصر المقدمة ذات جودة معقولة وسعر سوق معقول وهما عوامل التقييم لهذه العملية‬.

8
The company is responsible for any checkpoint requirements for delivery to 35 different locations in Sinjar ‫ شمال وجنوب جبل سنجار‬، ‫ موقًعا مختلًفا في منطقة سنجار‬35 ‫الشركة مسؤولة عن أي متطلبات نقاط تفتيش للتسليم إلى‬ 8
District, both north and south of Sinjar Mountain to various project locations. ‫إلى مواقع المشروع المختلفة‬.

9 Samaritan's Purse reserves the right to award this tender to multiple bidders (split). )‫تحتفظ سماريتانس بيرس بالحق في ترسية هذا العطاء لعدة مزايدين (مقسم على اكثر من مقدم عطاء‬. 9

1) ‫ وسيتم النظر في ذلك أثناء‬، ‫ نرحب بالمزايدين لتقديم فترة ضمان أطول‬، ‫ ومع ذلك‬، ‫ ال تقل عن سنة واحدة‬:‫فترة الضمان‬
1) Warranty period: Minimum of 1 Year, however, Bidders are welcome to offer a longer warranty period, this
will be considered during the evaluation. ‫التقييم‬.
10 2) ‫ من جميع العناصر‬٪10 ‫ فإن سماريتانس بيرس ستحتجز مبلغ‬، ‫بغض النظر عن فترة الضمان التي يقترحها مقدمو العطاءات‬ 10
2) Regardless of the warranty period proposed by the Bidders, Samaritan's Purse will withhold 10% of all items
as a deposit to secure the warranty for 1 Year from the date of handover. ‫كوديعة لتأمين الضمان لمدة عام واحد من تاريخ التسليم‬.

‫ستكون معايير التقييم لهذا العطاء بشكل أساسي على ما يلي‬:

The evaluation criteria of this tender will be mainly on the following:
- Financial proposal. - ‫العرض مالي‬.
- Experience with similar projects - ‫خبرة في مشاريع مماثلة‬
11
- Delivery Time. - ‫وقت إنجاز المشروع‬. 11
- Sample evaluation. - ‫تقييم العينات‬.
- Technical knowledge of the bidder. - ‫المعرفة الفنية لمقدم العرض‬.
The Samaritan's Purse tender committee retains the prerogative to modify these criteria as deemed
advantageous for Samaritan's Purse at any level throughout this procurement process. ‫تحتفظ لجنة مناقصة سماريتانس بيرس بصالحية تعديل هذه المعاييرحسب مصلحة سماريتانس بيرس خالل اي مرحلة من‬
‫عملية الشراء هذه‬.

12 The company is responsible for any checkpoint requirements for deliver the materials to Sinjar. ‫الشركة مسؤولة عن أي متطلبات نقاط تفتيش لتوصيل المواد الى سنجار‬. 13

Samaritan's Purse reserves the right to cancel the tender at any stage, for the following reasons but not limited ‫ يؤدي‬، ‫ لم تنجح إجراءات المناقصة‬:‫ وذلك لألسباب التالية‬، ‫تحتفظ سماريتانس بيرس بالحق في إلغاء المناقصة في أي مرحلة‬
13
to: The tender procedure has been unsuccessful, lack of clarity in the RFQ leads to discrepancy in the bids where 14
the goods and services and prices proposed cannot be compared, funding ending, being canceled or reduced; ‫ انتهاء‬، ‫عدم الوضوح في هذه الوثيقة إلى تباين في العطاءات حيث ال يمكن مقارنة السلع والخدمات واألسعار المقترحة‬
force majeure, and other reasons that the Samaritan’s Purse tender committee would find valid. ‫ وأسباب أخرى قد تجدها لجنة العطاءات في ماريتانس بيرس صحيحة‬، ‫التمويل أو إلغاؤه أو تخفيضه ؛ القوة القاهرة‬.

‫مستندات الدعم‬:
Support documents:
• Provide Company registration certificate • ‫تقديم شهادة تسجيل الشركة‬
• Provide the latest tax clearance. • ‫تقديم أحدث تخليص ضريبي‬.
14
• Provide your company CV. • ‫تقديم السيرة الذاتية لشركتك‬. 15
• Please provide the list of company experience with contact details with other NGOs that you currently • ‫يرجى تقديم قائمة خبرة الشركة مع تفاصيل االتصال بالمنظمات غير الحكومية األخرى التي تعمل حالًيا‬
working or had contracts with. ‫أو لديها عقود معها‬.
• Please provide Bank account information, if applicable.
• List all office locations in Iraq • ‫ إن وجدت‬، ‫يرجى تقديم معلومات الحساب المصرفي‬.
• ‫اذكر جميع مواقع المكاتب في العراق‬

15
Your proposal/bid should be prepared in English (all supporting documents should also be in English or 16
translated to English). )‫يجب إعداد العرض باللغة اإلنجليزية (يجب أيًضا أن تكون جميع المستندات الداعمة باللغة اإلنجليزية أو مترجمة إلى اإلنجليزية‬

16 Payment will be made by bank transfer. ‫سيتم الدفع من خالل حوالة مصرفية‬. 17

17 The currency used in this RFQ must be only Iraqi Dinar (IQD) ‫يجب أن تكون العملة المستخدمة في طلب عرض األسعار هذا هي الدينار العراقي فقط‬. 18

18 The RFQ, Design/Drawings, and all related documents must be stamped and signed. ‫يجب ختم وتوقيع طلب عرض األسعار والمخططات و التصاميم وجميع المستندات ذات الصلة‬. 19

* Please fill out all the information required below ‫يرجى ملء جميع المعلومات المطلوبة أدناه‬
Company Name Contact Name
‫اسم الشركة‬ ‫االسم الثالثي للشخص المعني باألتصال‬

Contact Email Contact Phone

‫البريد األلكتروني‬ ‫رقم الهاتف الشخصي‬

Validity of Quote (Should be at least 90 days)

Company Adress, ‫عنوان الشركة‬
)‫ يوم‬90 ‫مدة صالحية العرض (يجب ان تكون على االقل‬

Did you fill and stamp Annex B - Company Experience Record (Yes/No)
Did you stamp Annex A - Project Designs (Yes/No)
‫ سجل خبرات الشركة السابقة‬-‫هل قمت بملء وختم الملحق ب‬
)‫ ال‬/ ‫ قائمة التفاصيل (نعم‬- ‫هل قمت بختم الملحق أ‬
)‫ ال‬/ ‫(نعم‬
Did you fill and stamp Annex C - References Form (Yes/No)
Contact Signature
‫ نموذج مراجع الشركة‬- ‫هل قمت بتعبئة وختم الملحق ج‬
‫ توقيع الشخص المعني باألتصال‬:
)‫ ال‬/ ‫(نعم‬

Payment Terms: ‫شروط الدفع وتسديد األجور‬

Delivery Time
‫وقت التوصيل‬
Supplier Stamp ‫ختم المورد‬ Stamp here
Warranty Duration
‫مدة الضمان‬

Warranty Type: ‫نوع الضمان‬

Page 2