Course Title: Cost Accounting for Decision Making

Professional Development Programme on Enriching 
Knowledge of the Business, Accounting and Financial Studies 
(BAFS) Curriculum <Elective Part>

1
 Learning Outcomes
Upon completion of this course, teacher participants should 
be able to:
•apply cost‐volume‐profit analysis techniques to ascertain 
the inter‐relationships among costs, selling price, units sold, 
breakeven point, target profit and margin of safety; 
•state the assumptions and limitations of cost‐volume‐
profit analysis;
•identify and differentiate relevant costs and irrelevant 
costs in different business scenarios; and
•make recommendation to short‐term business decisions.

2
 Syllabus in HKDSE Examination
• Identify the nature of various cost items and their 
relevance to decision‐making: sunk costs, incremental 
costs and opportunity costs.
• Apply costing concepts and techniques in business 
decisions, e.g. “hire, make or buy”, “accept or reject an 
order at a special price”, “retain or replace equipment”, 
“sell or process further” and “eliminate or retain an 
unprofitable segment”.
• Conduct cost‐volume‐profit analysis to assess the effects 
of changes in costs, selling price and units sold on the 
breakeven point and target profit. What‐if analysis

3
 Contents
• Breakeven point
• Sale level required to achieve target profit
• Margin of safety
• What‐if analysis (Illustrations 1 & 2) 
• Sales mix (Illustration 3 & 4)
• Relevant costs vs. irrelevant costs (Illustrations 5 & 6)
• Accept or reject an order (Illustration 7)
• Hire decision (Illustration 8)
• Make or buy (illustration 9)
• Retain or replace equipment (Illustration 10)
• Sell or process further (Illustration 11)
• Eliminate or retain an unprofitable segment (Illustration 12)
4
 Prior Knowledge Required

5
 Cost‐Volume‐Profit Analysis 
(C‐V‐P Analysis)
(Breakeven Analysis)

6
 What is it?
• Breakeven = no profit, or loss, that is, 
– Total Sales Revenue = Total Costs (Variable Costs + 
Fixed Costs)
– Total Contribution = Fixed Costs
• It studies how cost, revenue and 
production/sales volume affect profit
• Two approaches:
– By Formula
– By Graph
7
 Breakeven Point – By Formula

or

where

8
 Sales Level Required to Achieve 
Target Profit

or

9
 Margin of Safety – By Formula

10
 What‐if Analysis
• It studies how the result will change if the 
original data changes.
• It answers questions such as:
– What  will  be  the  breakeven  point  if  variable  cost 
per unit increased by 5%?
– What  will  be  the  profit  if  sales  volume  increases 
by 5%?

11
 Effects of Changes in Costs, Selling Price 
on the Breakeven Point

12
 Illustration 1
Effect of Changes in Costs on Breakeven Point
• A manufacturing company produces and sells 
a single product as follows:
Selling price per unit $250
Variable costs per unit $150
• The fixed cost per annum is estimated to be 
$600,000.

13
 Illustration 1
Effect of Changes in Costs on Breakeven Point
• The sales manager would like to propose a 
change to pay a salesman on commission 
basis of $10 per unit sold rather than on fixed 
monthly salaries of $8,000 per month.
• What would be the breakeven points in units 
for the situations before and after the 
change?

14
 Illustration 1
Effect of Changes in Costs on Breakeven Point
Breakeven point before change:
$600,000/($250‐$150) 
= 6,000 units

Breakeven point after change:
($600,000 ‐ $8,000 x 12)/[$250‐($150+$10)]
= 5,600 units

15
 Illustration 1
Effect of Changes in Costs on Breakeven Point
• It does not mean that the proposed scenario 
is better than the original scenario because of 
lower breakeven point.
• It all depends on the actual sales volume.
• For example, if the sales volume is 10,000 
units, the profit in the original scenario will be 
$400,000 (10,000 x $100 ‐ $600,000) while 
that in proposed scenario it will only be 
$396,000 (10,000 x $90 – $504,000).
16
 Effects of Changes in Costs, Selling Price 
and Units Sold on the Profit

17
 Illustration 2
Effects of Changes in Costs and Units Sold on the Profit
• A company produces and sells a single 
product. In the current year, 20,000 units will 
be sold at $50 each. The fixed cost is $300,000 
and the profit is $100,000.
• The company is considering spending $30,000 
to launch a promotion campaign in the next 
year to boost the sales volume by 5%.
• The selling price and other fixed overhead will 
keep constant over the two years.
18
 Illustration 2
Effects of Changes in Costs and Units Sold on the Profit
Required
1)For the current year, calculate:
a) the breakeven point in units, and
b) the margin of safety in %
2)Prepare the income statements for both 
current year and next year.
3)Explain whether the promotion campaign 
should be launched.
19
 Illustration 2
Effects of Changes in Costs and Units Sold on the Profit 

1) a) Total contribution = $300,000 + $100,000 = $400,000
Contribution per unit = $400,000/20,000 = $20
Breakeven point in units = $300,000/$20 = 15,000 units
b) Margin of safety in % = (20,000‐15,000)/20,000 x 100%
= 25%

20
 Illustration 2
Effects of Changes in Costs and Units Sold on the Profit 
2)
Contribution Income  Current Year  Next Year
Statements $ $
Sales ($50 per unit) 1,000,000 1,050,000
Variable cost ($30 per unit) 600,000 630,000
Total contribution 400,000 420,000
Less: Fixed cost 300,000 330,000
Net Profit 100,000 90,000

21
 Illustration 2
Effects of Changes in Costs and Units Sold on the Profit 

3) The promotion should not be launched as 
it would lower the net profit.

22
 Activity 1
Illustrative Integrated Question
Cost‐Profit‐Volume Analysis

23
 Question (1)
• A manufacturing company produces and sells a 
single product. The accountant has just prepared the 
company’s budget for the coming year. The 
budgeted data is extracted as follows:
Sales volume 90,000 units
Fixed costs $440,000
Variable costs per unit $10
Loss $80,000

24
 Question (2)
• The directors are dissatisfied with the budgeted loss 
and suggest proposals for improvement.
• Director A suggests spending $50,000 on advertising 
to increase sales. He wishes to achieve a target profit 
of $100,000.
• Director B suggests reducing selling price by $1 per 
unit to increase sales. He expects that the sales 
volume would increase by 80%.
• Director C suggests buying a more efficient machine 
which would reduce unit variable costs by 50%. The 
useful life of the machine is 1 year.
25
 Question (3)
Required
a) For Director A’s proposal, what is the percentage 
increase in sales required to achieve the target 
profit?
b) For Director B’s proposal, what would be the profit 
or loss?
c) For Director C’s proposal, what would be the 
maximum cost of the machine for breakeven?

26
 Answers

a) 50%
b) Profit $46,000
c) $370,000

27
 By Graph – Breakeven Chart
Sales revenue/Costs

Profit

s
Break-even

le
Sa
point Profit

Variable
o sts Fixed costs
a l c
Tot costs

Loss
Fixed
costs

28
Activity (Sales units)
 By Group – Contribution Graph
Sales revenue/Costs

Profit

es
Break-

Contribution
l
Sa
even point Profit

Fixed
l co sts costs
Tot a

Loss
c os ts
ia b le
V ar

0
29 Activity (Sales units)
 By Graph – Profit‐Volume Graph
Profit / Loss ($’000)

Break-even
point
Profit Profit

Contribution
Activity
0
(Sales
units)
Loss
Fixed
costs

30
 Breakeven Point for Sales Mix

When a company produces multiple products, it 
is assumed that the relative combination of the 
products sold (sales units) will be constant.

31
 Illustration 3
Breakeven Point for Sales Mix
• Product  X and Product Y are sold in sales mix of 3:1. 
Details about the two products are:
Product X Product Y
Selling price per unit $5 $10
Variable cost per unit $4 $3
Unit contribution $1 $7

• The  fixed cost is $30,000.
• What is the breakeven point in units and dollars?
32
 Illustration 3
Breakeven Point for Sales Mix

Since 1 standard batch consists of 3 units of product X 
and 1 unit of product Y, the breakeven point is 9,000 
units of product X and 3,000 units of product Y.

33
 Illustration 3
Breakeven Point for Sales Mix
Breakeven point (in $)
Sales $
Product X: 9,000 x $5 45,000
Product Y: 3,000 x $10 30,000
Breakeven point 75,000

34
 Illustration 3
Breakeven Point for Sales Mix
Alternatively, the breakeven point in $ can be 
calculated by using the contribution margin 
ratio:
Contribution in standard sales mix
= $1 x 3 + $7 x 1 = $10
Selling price in standard sales mix
= $5 x 3 = $10 x 1 = $25

35
 Illustration 3
Breakeven Point for Sales Mix
• Hence, the contribution margin ratio is

• The breakeven point in $ is

36
 Illustration 4
Effect of Change in Expenses on Sales Mix
• Continue with illustration 3. As the marketing 
manager observes that  Product Y is more 
profitable, he is considering spending 
additional $5,000 on marketing campaign to 
boost the sales of Product Y. It is estimated 
that sales volume of Product Y can be 
increased by 1/3.
• How many units of Product X should be sold 
at least in order to achieve breakeven?
37
 Illustration 4
Effect of Change in Expenses on Sales Mix
$
Original fixed cost 30,000
Marketing expenses 5,000
Contribution from Product Y ($7 x 3,000 x 4/3) (28,000)
Uncovered fixed cost 7,000
Hence, number of units of Product X to be sold for
achieving breakeven =

38
 Assumptions of C‐V‐P Analysis
• Selling price per unit and variable cost per unit 
are constant.
• Fixed cost per period is constant.
• Production units equal sales units.
• A single product is sold or the sales mix  is 
constant.

39
 Limitations of C‐V‐P Analysis
• Unit selling price may vary, e.g. due to bulk 
discounts offered to customers.
• Unit variable costs per unit may vary, e.g. due 
to economies of scales or overtime premium 
etc.
• Fixed costs may change at different levels of 
activity, e.g. step costs, i.e. in different 
relevant ranges, the fixed cost will vary.
40
 Cost Classification & Items

41
42
 Relevant Cost vs. Irrelevant Cost
Relevant Cost Irrelevant Cost
Cost that will be  Cost that will not be 
changed by a  changed by a 
decision decision

43
 Relevant Costs
Incremental Cost Opportunity Cost
Additional cost which  Benefit which will be 
will be specifically  forgone when the 
incurred because of a  choice of one course of 
decision action requires an 
alternative course of 
action be given up

44
 Irrelevant Cost
Sunk Cost Committed Cost
Cost of a resource  Cost which has been 
already acquired and  committed although it 
are unaffected by  has not been incurred 
choice between  or paid.
alternatives

45
 Material Cost: 
How Relevant?

46
 Illustration 5
Material Cost: How Relevant?
• A job requires 1,000 units of material X which 
have already been in the inventory. 
• They were purchased at a cost of $8 per unit. 
• The materials can be sold at a net realizable 
value of $12 per unit. 
• It can also be used in another job as substitute 
for 1,500 units of material Y of which the 
current purchasing price is $10.

47
 Illustration 5
Relevant Cost for Material X

Analysis:
•The original purchase 
price of material X is 
irrelevant since it is a 
sunk cost
•The opportunity cost 
would be the higher of 
NRV or Costing Savings, 
i.e. $15,000
•Therefore, the relevant 
cost of material X is 
$15,000  

48
 Labour Cost: 
How Relevant?

49
 Illustration 6
Labour Cost: How Relevant?

A  company  has  been  offered  a  special  order 

which requires 1,000 direct skilled labour hours 
at  $400  per  hour.  Because  of  full  capacity  and 
limited  supply,  the  direct  skilled  labour hours 
have to be diverted from existing production of 
500 units of Product X which gives contribution 
of $300 per unit.

50
 Illustration 6
Labour Cost: How Relevant?

Relevant  Costs  for Direct  $
Labour
Incremental Cost ($400 x 1,000) 400,000
Contribution Lost ($300 x 500) 150,000
550,000

51
 Short‐Term Business Decisions

52
 Factors to Consider in Business 
Decision Making

• Quantitative factors: cost vs. benefit analysis 
in monetary terms. Concentrate this in this course

• Qualitative factors: social responsibility, 
corporate goodwill, employee morale etc.

53
 Accept or Reject 
an Order at a 
Special Price

54
 Accept or Reject 
an Order at a 
Special Price

55
 Accept or Reject 
an Order at a 
Special Price

56
 Illustration 7
Accept or Reject an Order at a Special Price
A firm currently makes 50,000 units of product per 
annum and sells at $30 each. The operating 
statement is as follows:
$
Sales (50,000 x $30) 1,500,000
Less:  Materials (500,000)
Labour (680,000)
Contribution 320,000
Less: Fixed Costs (200,000)
57
Net Profit 120,000
 Illustration 7
Accept or Reject an Order at a Special Price
A customer offers an order for 10,000 units at 
selling price of $28 each.
If the order is accepted:
•Fixed cost would increase to $250,000.
•Extra labour would be required at overtime 
premium of 20%.
•4% discount would be obtained for all materials.

58
 Illustration 7
Accept or Reject an Order at a Special Price
Cost‐Benefit Analysis for Accepting $
Incremental Benefits
Increase in sales revenue  (10,000 x $28) 280,000
Savings in material cost for existing production (500,000 x 4%) 20,000
300,000

Incremental  Costs
Material cost for additional production ($500,000/50,000 x 10,000 x 96%) 96,000
Labour cost for additional production ($680,000/50,000 x 10,000 x 120%) 163,200
Increase in fixed cost ($250,000‐$200,000) 50,000
309,200

Decrease in net profit 9,200
59
 Illustration 7
Accept or Reject an Oder at a Special Price

• Conclusion: As the incremental benefit is less 
than the increment cost, the order should be 
rejected.

60
 Hire or Not Hire

61
 Hire or Not Hire

62
 Hire or Not Hire

63
 Illustration 8
Hire or Not Hire
• A company currently produced 1,000 units of 
product X per month at unit variable costs of 
$50. 
• Product X was sold at $120 per unit. 
• The company is considering hiring an 
additional machine which can reduce the unit 
variable costs to $48 and increase production 
by 20%. 
• The monthly hire charge is $200,000.
64
 Illustration 8
Hire or Not Hire
Cost‐Benefit Analysis for Hiring $
Savings in variable costs for existing production
[($50‐$48) x 1,000] 2,000
Increase in contribution from additional production
[($120‐$48) x (1,000 x 20%)] 14,400
Increase in contribution 16,400
Less: Hire charge 20,000
Decrease in profit 3,600

65
 Illustration 8
Hire or Not Hire

• Conclusion: Since hiring would lead to a 
decrease in profit, it should not be hired. 

66
 Make or Buy

67
 Make or Buy

68
 Make or Buy

69
 Illustration 9
Make or Buy
• A company requires 800 units of component X specifically for 
a single order and is considering making the components 
itself or buying them from outside supplier.
• In making, it requires $3,000 materials, 100 labour hours  at 
hourly rate of $28 to be diverted from other teams which are 
idle but cannot be fired because of the employment contract.
• If the company makes the components itself, the existing 
production of product Y will fall by 100 units. Product Y 
provides a contribution of $8 per unit.
• The components are sold at a multiple of 1,000 units at 
$4,500 per 1,000 units. Any excess of the demand can be re‐
sold at a price of $1 per unit.
70
 Illustration 9
Make or Buy
Relevant Cost for Making $
Materials   3,000
Contribution lost  ($8 x 100) 800
Total Relevant Cost 3,800

Since the labour is idle, the cost is irrelevant.

71
 Illustration 9
Make or Buy
Relevant Cost for Buying $
Purchase cost 4,500
Re‐sale of excess [ (1,000‐800) x $1] (200)
Total Net Relevant Cost 4,300

72
 Illustration 9
Make or Buy

• Conclusion: Since the relevant cost for making 
is lower than that of buying, the components 
should be made.   

73
 Retain or 
Replace 
Equipment

74
 Retain or 
Replace 
Equipment

75
 Retain or 
Replace 
Equipment

76
 Illustration 10
Retain or Replace Equipment
A company is considering replacing an old machine 
with a new one. Details about the old machine and the 
new machine are as follows:
Old Machine
Original Cost $1,000,000
Depreciated amount $800,000
Remaining useful life 3 years
Current disposal value $10,000
Disposal value after 3 years Nil
77
 Illustration 10
Retain or Replace Equipment

New Machine
Current purchase cost $300,000
Useful life 3 years
Disposal value after 3 years $60,000
The new machine can reduce operating costs
by $80,000 per annum.

78
 Illustration 10
Retain or Replace Equipment
Cost‐Benefit Analysis for Replacement $
Incremental Benefits of Replacement
Total  costs saving (3 x $80,000) 240,000
Disposal value of new machine after 3 years 60,000
Current disposal value of old machine 10,000
310,000
Less:  Incremental  Costs
Purchase cost of new machine (300,000)
Net Incremental Benefits of Replacement 10,000
Note: Time value of money is ignored.
79
 Illustration 10
Retain or Replace Equipment

• Conclusion: Since replacement would make a 
net incremental benefit, it should be replaced.

80
 Sell or Process 
Further

81
 Sell or Process 
Further

82
 Sell or Process 
Further

83
 Illustration 11
Sell or Process Further
• A company is considering whether to process a semi‐
finished product which has been produced at total 
variable cost of $60,000 and can be sold at $100,000.
• If the semi‐finished product is further processed to 
make it a finished product, it can be sold at 
$220,000. The costs involved in the process are as 
follows:
$
Direct materials 150,000
Direct labour 10,000
84
Overheads 180,000
 Illustration 11
Sell or Process Further
• Contract has been signed for the purchase of the 
$150,000 materials. The materials are for special 
purpose and cannot be used in another alternative. 
If it is not used, it can be sold at $30,000.
• Overheads include $70,000 specific to further 
process and allocated general overheads of 
$110,000.
• The finished product after the further process can be 
sold at $220,000.

85
 Illustration 11
Sell or Process Further
$
Incremental Benefits from Further Processing
Increase in sales revenue ($220,000 ‐ $100,000) 120,000

Relevant Costs to Completion
Direct materials 30,000
Direct labour 10,000
Overheads 70,000
110,000

Net Incremental Benefits 10,000
86
 Illustration 11
Sell or Process Further

• Conclusion: Since the benefit of further 
processing is greater than the costs, further 
processing is recommended.  

87
 Eliminate or
Retain an
Unprofitable
Segment

88
 Eliminate or
Retain an
Unprofitable
Segment

89
 Eliminate or
Retain an
Unprofitable
Segment

90
 Illustration 12
Eliminate or Retain an Unprofitable Segment
A Company has two departments producing products X 
and Y respectively. The budgeted operating statement 
for the coming year is summarized as follows:
Product X Product Y
$ $
Sales 60,000 100,000
Less: Total Cost 70,000 80,000
Net Profit / (Loss) (10,000) 20,000
Of the total cost 70% is variable, 10% is specific fixed 
and 20% is general fixed.
91
 Illustration 12
Eliminate or Retain an Unprofitable Segment
Contribution Income Statement Product X Product Y Total
$ $ $
Sales 60,000 100,000 160,000
Less: Variable cost (70% of total cost) 49,000 56,000 105,000
Contribution 11,000 46,000 55,000
Less: Specific fixed cost (10% of total cost) 7,000 8,000 15,000
4,000 36,000 40,000
Less: General fixed cost (20% of $150,000) 30,000
Net profit 10,000

92
 Illustration 12
Eliminate or Retain an Unprofitable Segment

• Conclusion: Since the department producing 
product X makes contribution, it should be 
retained. If it is eliminated, the profit will be 
only $6,000 instead of $10,000.

93
 Activity 2
Integrated Illustrative Question

94
 Question (1)
A manufacturing company has been asked to quote for 
a one‐off job which would require the following 
resources:
Material A
1,000 kg would be required. The material is used 
regularly in other jobs. Currently there are 4,000 kg in 
the inventory which was purchased at $8 per kg. It can 
be sold at $7 if not used. The current replacement cost 
is $9 per kg.

95
 Question (2)
Material B or Material C
100 kg would be required. Material B is not in the 
inventory and has to be ordered at a current price of 
$15 per kg. However, material C can be used to 
substitute material B. Material C is in inventory and has 
been purchased at a cost of $20 per kg. It was 
specifically purchased for use in a product line which 
has now been discontinued. It can be sold at a net 
realizable value of $8 per kg. If it is used to substitute 
material B, additional conversion cost of $6 per kg has 
to be incurred.
96
 Question (3)
Skilled labour
Direct skilled labour cost for the job would be $40,000. 
Skilled labour is in short supply. If the workers work for 
this job, they cannot work for another job which would 
make a total contribution of $5,000.

97
 Question (4)
Unskilled labour
Unskilled labour receiving pay totaling $16,000 will be 
transferred from another department which will recruit 
additional labour at a total cost of $17,000 including 
pay and recruitment costs.

98
 Question (5)
Machine hours
50 machine hours would be required. A machine 
currently lying idle will be used in the job. Details about 
the machinery are as follows:
Depreciation due to use $10,000
Current net realization value $240,000
Estimated net realizable value after use $200,000
If the machine is not used, the machine hours can be 
hired from a leasing company which charges $1,000 
per hour.
99
 Question (6)
Required
Calculate the minimum price that should be 
quoted for the job.

100
 Answer
Relevant Costs $
Material A 9,000
Material C 1,400
Skilled labour 45,000
Unskilled labour 17,000
Machine hours 40,000
112,400
101
 Further Readings
Burgstahler, D., Horngren, C., Schatzberg, J., Stratton, W., & Sundem, 
G. (2008). Introduction to Management Accounting, 14th ed. 
Upper Saddle River: Prentice Hall. Chapters 2 & 5‐6.

Drury, C. (2008). Management and Cost Accounting, 7th ed. London: 
South‐Western Cengage Learning. Chapters 8‐9 & 11‐12.

Horngren, C. T., Datar, S. M., Foster, G., Raian, M. & Ittner, C. (2009). 
Cost Accounting: A Managerial Emphasis, 13th ed. Upper Saddle 
River: Prentice Hall. Chapters 3 & 11.

Lucey, T. (2009). Costing, 7th ed. London: South‐Western Cengage
Learning. Chapters 17 & 20‐21.
102