STANDARD

OPERATING
PROCEDURE VENDOR
LOGO QWADTRO Document Number:
Standard Operating Procedure

Effective Date:
Pengadaan Barang dan Jasa

Lembar Pengesahan

Disiapkan oleh: Diperiksa oleh:

Confirmed Agreed to be Agreed to be Agreed to be Agreed to be

by email reviewed by email reviewed by reviewed by reviewed by
(TANGGAL) (TANGGAL) email (TANGGAL) email (TANGGAL) email (TANGGAL)

(NAMA)
(NAMA) (NAMA) (NAMA) (NAMA)
Procuremen Head of Procurement Head of Business VP of AVP of BPA
t Category Process and Financial
& Control Reporting &
Operational Accounting
Tanggal: Tanggal: Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Disetujui oleh: Diketahui oleh:

Agreed to be approved Agreed to be

by acknowledged

(NAMA)
(NAMA)
JABATAN jabatan
Tanggal: Tanggal:

Halaman 2 dari 43
 Lembar Pemeriksaan Dokumen
Document Checking Sheet

Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa

Document Number: …………………..

No Nama Jabatan Tanggal Paraf

1

2
 Lembar Kontrol Dokumen
Document Control

Detil Versi Dokumen

Version : 4.0

Policy Owner : Procurement

Document Name : Standard Operating Procedure Pengadaan

Barang dan Jasa
Related Departments :

Classification : Internal Use Only

Document Number :

Effective Date :

Issued Date :

Last Modified :

Next Review Date :

Reference : 1. Surat Pemberitahuan Kebijakan Anti-Bribery

& Corruption PT DATA CREATIVE INDOTAMA
dan Anak Perusahaan
2. Requesting and Recording of Exceptions and
Deviation Policy Nomor
…………..
3. SOP Vendor Management Nomor ………..
4. SOP Goods Received Nomor
………………
 5. SOP Permintaan Pembayaran Nomor
…………..
6. SOP Format Penulisan Kebijakan dan Prosedur
Catatan: SOP di atas mengacu pada SOP yang
terbaru

Riwayat Perubahan Versi Dokumen

Version Date Prepared by
1.0

2.0

3.0

4.0

Ringkasan Perubahan Versi Dokumen

Version Previous After
1.0 Procurement
2.0 Tidak ada SLA Addendum penambahan
No SLA kebijakan procurement terkait
proses operasional termasuk
Service Level Agreement (SLA)
pembelian barang dan jasa,
penggunaan kartu corporate card
dalam pembelian online maupun
offline.
Addendum to additional
procurement policies related to
operational processes including
the SLA for purchases of goods /
services, use of corporate credit
cards for online and offline
purchases.
3.0 ● Penulisan SOP tidak sesuai ● Perubahan tata penulisan
dengan flow tata menurut flow proses
penulisan SOP. pembelian barang dan jasa.
 SOP writing is not Changes in writing procedures
synchronizing with the according to the process flow of
flow of the SOP writing purchasing goods and services.
System. ● Memperjelas proses dalam
● Tidak adanya kejelasan tahapan pemilihan Vendor
atas proses pemilihan (dalam proses pembelian)
Vendor sesuai dengan sesuai dengan nilai transaksi
transaksi yang ditentukan. yang ditentukan.
Lack of clarity on the Clarify the process in the
Vendor selection process Vendor selection stage (in the
in accordance with the buying process) according to
specified transactions. the specified transaction
● Pemilihan Vendor harus value.
melibatkan SME yang ● Menghapus aturan pemilihan
merujuk ke SOP Trust & Vendor yang dimana harus
Safety (pemilihan melibatkan SME (Small
pelapak). Medium Enterprise).
Vendor selection must Removing Vendor selection
involve SME which refers rules which must involve SME
to SOP Trust & Safety (Small Medium Enterprise).
(pelapak selection). ● Memperjelas persetujuan PO.
● Tidak adanya kejelasan Clarify the PO approval.
atas persetujuan PO. ● Menambahkan dan menghapus
Lack of clarity on PO beberapa aturan strategis
approval. lainnya.
Added and removed some
other strategic rules.
4.0 ● Tidak adanya aturan terkait ● Bilingual version (Indonesia –
ketentuan pengajuan PR dan Inggis).
penggunaan scoring card. Bilingual version (Indonesian
There are no rules related to - English).
PR application requirements ● SOP ini menjadi SOP induk
and the use of scoring cards. untuk proses pengadaan
● Adanya sponsorship, barang & jasa baik untuk PT
investigasi yang terkait DATA CREATIVE INDOTAMA
dengan R&D Development maupun afiliasinya.
terkait dengan Engineering This SOP is the main SOP for
(bersifat rahasia) pada the procurement of goods &
exception list. services for PT DATA CREATIVE
Sponsorship, INDOTAMA and its affiliates.
investigations related to
R&D
 Development related to ● Melakukan pembaharuan
Engineering (confidential) beberapa terminologi yang
on the exception list. berhubungan dengan SOP ini.
● Adanya beberapa Update some terminology
terminology yang tidak related to this SOP.
berhubungan dengan SOP ● Ketentuan lebih terperinci
ini. terkait pengajuan PR.
There are several terms More detailed provisions
that are not related to this regarding PR applications.
SOP. ● Adanya ketentuan terkait
scoring card.
There are rules related to
scoring cards.
● Aturan terkait konflik
kepentingan.
Rules regarding conflicts of
interest.
● Aturan tambahan dalam
Pengadaan sendiri.
Additional rules in Self-
Procurement.
● Penambahan pengembangan
bisnis baru/aktivitas bisnis
dalam exception list.
Adding new
business
developments/business activities
in the exception list.
 DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan...................................................................................................................................2
Lembar Pemeriksaan Dokumen.................................................................................................................3
Lembar Kontrol Dokumen..........................................................................................................................4
Detail Versi Dokumen................................................................................................................................4
Riwayat Perubahan Dokumen....................................................................................................................5
Ringkasan Perubahan Versi Dokumen.......................................................................................................5
1 Gambaran Umum Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa.........................10
1.1 Tujuan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa...........................................10
1.2 Ruang Lingkup Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa..............................11
1.2.1 Cakupan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa........................................11
1.2.2 Penerapan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa....................................12
2 Terminologi dan Definisi.............................................................................................................13
3 Kebijakan & Prosedur..................................................................................................................17
3.1 Nilai Ambang Batas Pembelian....................................................................................................17
3.2 Purchase Request (PR)................................................................................................................18
3.3 Due Diligence..............................................................................................................................19
3.4 Bidding........................................................................................................................................20
3.5 Pendaftaran Vendor.....................................................................................................................22
3.6 Kontrak/Perjanjian......................................................................................................................23
3.7 Purchase Order (PO)...................................................................................................................23
3.8 Pengadaan Sendiri.......................................................................................................................26
3.9 Pedoman Lain..............................................................................................................................27
4 Penegasan Ketentuan.................................................................................................................29
5 Alur Kerja (Workflow)..................................................................................................................31
5.1 Workflow Permintaan Barang dan Jasa.......................................................................................31
6 Lampiran.....................................................................................................................................33
6.1 Daftar Pengecualian (Exception List)...........................................................................................33
6.2 Formulir Bidding..........................................................................................................................40
6.3 Conflict of Interest Form..............................................................................................................41
6.4 SLA Procurement.........................................................................................................................42
1 Gambaran Umum Standard Operating Procedure Pengadaan
Barang dan Jasa
General Overview of Standard Operating Procedure for the
Procurement of Goods & Services
1.1 Tujuan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa
Purpose of Standard Operating Procedure for the Procurement of Goods & Services
1.1.1 Sebagai panduan yang jelas tentang prinsip dan prosedur dasar terhadap
Pengadaan Barang dan Jasa secara optimal, efektif, dan efisien berlaku bagi seluruh
Anak Perusahaan Bukalapak.
As a clear guidance on basic principle and procedures for the procurement of goods
and services optimally, effectively, and efficiently that applied to all Bukalapak
Subsidiaries.
1.1.2 Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan pada Departemen
Legal & Compliance dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa.
Ensuring compliance with the requirements set out by the Legal & Compliance
Department in the process of procuring goods and services.
1.1.3 Pemisahan terhadap tanggung jawab, tugas, dan peranan masing-masing unit yang
berkaitan dengan kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa sehingga dapat
menjalankan fungsi pengadaan secara berkelanjutan dalam mendukung nilai-nilai
inti dari perusahaan.
Segregation of the responsibilities, duties and roles of each unit related to the
activities of the procurement of goods and services so that each respective unit can
carry out the procurement function in a sustainable manner in support of the core
values of the company.
1.1.4 Membangun kepercayaan dan reputasi baik kepada pelanggan, masyarakat para
pemangku kepentingan, shareholder serta mengembangkan bisnis perusahaan.
Build trust and reputation with customers, community stakeholders, shareholders,
and develop the company business.
 1.2 Ruang Lingkup Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa
1.2.1 Cakupan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa
Scope of Standard Operating Procedure for the Procurement of Goods & Services
a. SOP ini berlaku untuk semua karyawan di perusahaan dan Anak Perusahaan
yang terlibat dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa.
This SOP applies to all employees in the company and its Subsidiaries involved in
the process of procuring goods and services.
b. Semua karyawan wajib memperhatikan nilai-nilai perusahaan, reputasi
perusahaan, kode etik (code of conduct), aturan Legal and Compliance,
khususnya jika terjadi penyimpangan dan/atau pelanggaran terhadap kebijakan
ini.
All employees are obliged to pay attention to company values, reputation, code
of conduct, Legal and Compliance rules, especially if there is any deviation
and/or violation of this policy.
c. Anak Perusahaan Bukalapak dapat membuat kebijakan yang lebih ketat
apabila: Bukalapak Subsidiaries can make the more stringent policies if:
i. Tidak bertentangan dengan SOP ini;
Does not conflict with this SOP;
ii. Membuat persyaratan yang lebih rinci dari kebijakan SOP ini;
Develop more details requirements of this SOP;
iii. Organisasi dan Sistem yang dibentuk tidak menyimpang dari nilai dalam SOP
ini;
The organizations and systems established do not deviate from the values in
this SOP;
iv. Nilai Ambang Batas lebih rendah dari SOP ini.
The threshold value is lower than the SOP.
Selain ketentuan yang diatur di atas, Anak Perusahaan wajib meminta
persetujuan dari Head of Procurement dan Chief Finance Officer (selanjutnya
disebut "CFO”) Bukalapak.
In addition to the provisions set out above, Bukalapak Subsidiaries are required
to seek approval from the Head of Procurement and Chief Finance Officer (CFO)
of Bukalapak.
 d. Direct Procurement yang dilakukan oleh afiliasi atau Bisnis Unit wajib mengikuti
ketentuan SOP ini dan SOP Vendor Management dalam proses due diligent.
Apabila dalam prosesnya ada keraguan maka wajib menginformasikan atau
mengikutsertakan tim Procurement Bukalapak dalam prosesnya.
Direct Procurement conducted by affiliates or business units must comply with
the provisions of this SOP and the Vendor Management SOP based on due
diligent process. If there is any doubt in the process, it is compulsory to inform
or include Bukalapak's procurement team in the process.

1.2.2 Penerapan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa

Practices Standard Operating Procedure for the Procurement of Goods & Services
a. SOP ini berlaku untuk semua pembelian ke pihak eksternal, kecuali yang
termasuk dalam kategori Daftar Pengecualian (Exception List - Lampiran 6.1).
This SOP applies to all purchases to external parties, except those categorized in
the Exception List (Appendix 6.1).
b. Jika terjadi pelanggaran aktivitas atas SOP ini, maka akan merujuk ke SOP
Finance Requesting and Recording of Exceptions and Deviation Policy.
If there any violation of activities on this SOP, it will refers to the Finance
Requesting and Recording of Exceptions and Deviation Policy.
c. Potensi konflik kepentingan pribadi dengan Vendor harus dihindari dan harus
diungkapkan dengan benar atau dideklarasikan dengan melengkapi Conflict of
Interest Form (Lampiran 6.3) atau mengikuti aturan yang berlaku dengan
persetujuan dan didokumentasikan oleh BPC dan diinformasikan oleh
Procurement.
Potential conflicts of interest within the Vendors must be avoided and must be
properly disclosed or declared by completing the applicable Conflict of Interest
Form (Attachment 6.3) or follow the applicable rules with approval and
documented by BPC and informed by Procurement.
2 Terminologi & Definisi
Terminology & Definition
2.1 Anak Perusahaan adalah setiap badan hukum/perusahaan yang dikendalikan baik langsung
maupun tidak langsung oleh PT DATA CREATIVE INDOTAMA
Subsidiares are companies directly under the management or owned by PT DATA CREATIVE
INDOTAMA in accordance with the applicable law.
2.2 Bidding Statement (dapat diartikan juga sebagai Bidding) adalah manual form atau elektronik
yang digunakan sebagai perbandingan Vendor dalam menentukan pemenang (formulir
Bidding dapat merujuk pada Lampiran 6.2) sesuai dengan matrix approval.
Bidding Statement (Bidding) is a manual or electronic form used as a comparison of Vendors
to determine the winner (refers to Appendix 6.2) in accordance with the approval matrix.
2.3 Blanket PR/PO adalah mekanisme PR/PO untuk jenis transaksi yang berulang (dengan catatan
untuk harga dan/atau jumlah barang/jasa yang sama untuk jangka waktu tertentu), apabila
Blanket PR/PO tidak dapat dipastikan nilainya, maka pembuktian dilakukan menggunakan
dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST) berdasarkan total aktual pemakaian.
PR/PO Blanket is a type of PR/PO mechanism for repeated transactions (note: the price and
/or number of goods/services is identical for a certain period of time), if PR/PO Blanket
cannot be valued or measured, so the verification is done using BAST based on the total
usage.
2.4 Board of Director (BOD) adalah seluruh karyawan dengan title C-Level, Presiden Direktur, atau
namanya tercantum sebagai Direktur dalam akta perusahaan.
The Board of Directors (BOD) is all employees within the title of C-Level, President Director, or
that are listed as a Director on the company deed.
2.5 PT DATA CREATIVE INDOTAMA adalah PT DATA CREATIVE
INDOTAMA dan Anak Perusahaannya. Bukalapak is PT DATA
CREATIVE INDOTAMA and its Subsidiaries.
2.6 Business Owner adalah setiap karyawan, departemen, unit dan/atau fungsi di PT DATA
CREATIVE INDOTAMA dan/atau Anak Perusahaannya yang mengajukan Pengadaan Barang
dan Jasa melalui Procurement.
Business Owner is including all employee, department, unit and/or function at PT DATA CREATIVE
INDOTAMA and
/or its Subsidiaries who apply for Procurement of Goods and Services through Procurement
Department.
2.7 Direct Procurement adalah suatu proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan Bisnis
Unit untuk keperluan bisnis dalam penjualan langsung atau produksi, dan bukan sebagai
pemakaian internal karyawan sendiri.
 Direct Procurement is a process of purchasing goods or services carried out by Business Unit
for business purposes in direct to the sales or production, and not for internal use by
employees themselves.
2.8 Due Diligence atau Uji Tuntas adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan baik oleh
Bukalapak maupun pihak ketiga yang ditunjuk oleh Bukalapak terhadap Vendor untuk
memperoleh informasi atau fakta material yang dapat menggambarkan kondisi maupun
kinerja Vendor (badan hukum, badan usaha lain atau individu) yang akan bekerja sama
dengan Bukalapak. Aktivitas Due Diligence akan dilaksanakan sesuai dengan SOP Vendor
Management.
Due Diligence is activities carried out either by Bukalapak or a third party appointed by
Bukalapak against the Vendor to obtain material information or facts that can describe the
condition or performance of the Vendor (legal entity, other business entity or individual) who
will work with Bukalapak. Due Diligence activities will be carried out in accordance with the
Vendor Management SOP.
2.9 Finance adalah function yang memiliki tugas dan fungsi untuk mengelola keuangan di PT
DATA CREATIVE INDOTAMA.
Finance is a function that has the task and function to manage Finance at PT DATA CREATIVE INDOTAMA.
2.10 Kontrak/Perjanjian adalah suatu dokumen yang berisi dan mengatur hak dan kewajiban
antara PT DATA CREATIVE INDOTAMA dan pihak Vendor untuk melaksanakan kegiatan
Pengadaan Barang dan Jasa termasuk namun tidak terbatas pada master service
agreement, service agreement, work order, Purchase Order, document business order
termasuk kewajiban dan/atau komitmen untuk membeli, membayar jasa dan/atau bentuk
pengadaan lainnya sehubungan dengan kebutuhan PT DATA CREATIVE INDOTAMA yang
mengikuti prosedur dan kebijakan yang berlaku dalam Pedoman Legal and Compliance
serta Pedoman Pembuatan Perjanjian pada Departemen Legal and Compliance.
 Contract/Agreement is a document that contains and regulates the rights and responsibility
between PT DATA CREATIVE INDOTAMA and the Vendor to carry out goods and service
procurement activities included but not limited to master service agreements, service
agreements, work orders, Purchase Orders, business order documents including obligations
and /or a commitment to purchase, pay for services and/or other forms of procurement in
connection with PT DATA CREATIVE INDOTAMA needs which follow the applicable
procedures and policies in the Legal and Compliance Guidelines and the Agreement
Creating Guidelines in the Legal and Compliance Department.
2.11 Legal and Compliance adalah function yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengawal
dan mengawasi kegiatan usaha perseroan yang berkaitan dengan aspek hukum dan
kepatuhan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
 Legal and Compliance is a function that has the duty and responsibility to oversee and
supervise the company's business activities related to legal and compliance aspects
according to the prevailing laws and regulations in Indonesia.
2.12 Nilai Ambang Batas adalah batas yang diperbolehkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang berlaku.
Threshold is the allowable limit based on the terms and conditions.
2.13 Pengadaan Barang dan Jasa adalah pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa yang dilakukan
secara profesional yang merupakan bagian dari Departemen Procurement dan bertanggung
jawab untuk kegiatan pembelian strategis, taktis/operasional Bukalapak dengan tetap
mengacu pada kebijakan yang berlaku.
Procurement of goods and services is the management of purchases of goods and services
which will done in a professional way as a part of the Procurement Department and is
responsible for strategic, tactical/operational purchasing activities of Bukalapak but still
refers to applicable policies.
2.14 Perbandingan Harga (Price Comparison) adalah proses Perbandingan Harga yang tidak
memakai Form Bidding dan hanya berlaku untuk pembelian di PT DATA CREATIVE
INDOTAMA mengacu pada SOP Permintaan Pembayaran (Payment Requisition).
Price Comparison is a comparing process that does not use a Bidding Form and only applies
to purchases on the PT DATA CREATIVE INDOTAMA, refers to the Payment Requisition SOP.
2.15 Preferred Vendor Procurement adalah Vendor yang telah diakreditasi oleh Procurement dan
terdaftar sebagai Vendor untuk menyediakan barang atau jasa tertentu yang memenuhi
syarat dan ketentuan sesuai dengan SOP Vendor Management.
Preferred Vendor Procurement is a Vendor that has been accredited by Procurement and
registered as a Vendor to provide certain goods or services that meet the terms and
conditions in alliance with the Vendor Management SOP.
2.16 Procurement adalah divisi yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melakukan
proses Pengadaan Barang dan Jasa di PT DATA CREATIVE INDOTAMA dan/atau Anak
Perusahaan.
Procurement is a division that has the duties and responsibilities in carrying out the process
of procuring goods and services at PT DATA CREATIVE INDOTAMA and/or its Subsidiaries.
2.17 Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Departemen Procurement
kepada Vendor atau penjual yang menunjukkan jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa
yang disepakati.
Purchase Order (PO) is a document issued by the Procurement Department to a Vendor or
Seller explaining the type, quantity, and price of goods or services agreed upon.
2.18 Purchase Request (PR) adalah proses permintaan pembelian dan permohonan persetujuan
yang dilakukan melalui Sistem. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan
 pembelian tentang jumlah, harga, spesifikasi, dan barang yang akan di beli. PR yang
disetujui akan berlanjut ke proses pesanan (PO).
Purchase Request (PR) is the process of requesting a purchasing and approval through the
system. This request is usually related to the purchase agreement about the quantity, price,
specifications, and goods to be purchased. PR approved will proceed to the order
processing (PO).
2.19 Scoring Card adalah salah satu metode dalam proses penilaian Vendor berdasarkan
pertimbangan dengan menggabungkan penilaian dari segi teknis sesuai dengan kebutuhan
Business Owner/Unit Bisnis dan dapat mempertimbangkan dari segi harga. Scoring card
merupakan bagian dari bidding.
Scoring Card is a method in scoring process of Vendors based on considerations by
combining technical assessments according to Business Owner/Business Unit needs and
price considerations. The Scoring Card is part of the bidding.
2.20 Self-Procurement adalah pengadaan yang dilakukan sendiri tanpa melewati proses
pengadaan namun tetap diketahui dan disetujui oleh masing-masing PIC Procurement
dalam pengadaannya (< Rp 1.000.000).
Self-Procurement is procurement that is carried out personally without going through the
procurement process, but it is still known and approved by each PIC Procurement in its
process (<Rp 1.000.000).
2.21 Sistem Pengadaan Barang dan Jasa (selanjutnya disebut sebagai “Sistem”) adalah Sistem
atau aplikasi yang digunakan oleh semua karyawan PT DATA CREATIVE INDOTAMA
dan/atau Anak Perusahaannya dalam melakukan aktivitas Pengadaan Barang dan Jasa
secara keseluruhan sebagai contoh: Oracle dan/atau aplikasi lainnya.
Goods and Services Procurement System (refers to as "System") is a system or application
used by all PT DATA CREATIVE INDOTAMA employees and / or its Subsidiaries to carry out
all procurement of goods and services process for example: Oracle and / or other
applications.
2.22 Vendor (dapat diartikan juga sebagai Supplier) adalah pihak-pihak atau badan usaha yang
berbentuk badan hukum, persekutuan perdata, CV, Firma maupun perorangan yang
menyediakan/menjual barang dan/atau jasa yang dibutuhkan oleh Bukalapak.
Vendors (Suppliers) is a form of legal entities, civil associations, CV, Firm, or individuals who
provide/sell goods and / or services needed by Bukalapak.
2.23 Vendor Pembanding adalah Vendor yang diundang (melalui email, surat, maupun media
resmi atau harga pasar yang dapat dibuktikan secara tertulis) oleh Procurement.
Comparison Vendors are Vendors invited (by email, letter, or official media or market prices
that can be proven in writing) by Procurement.
3 Kebijakan dan Prosedur
Policies
3.1 Nilai Ambang Batas Pembelian
Purchase Threshold Value
3.1.1 Departemen Procurement wajib (mandatory) dilibatkan dalam setiap aktivitas di
bawah ini:
Procurement department must involve in this activity below:

Nilai Ambang Batas Cakupan

Threshold Scope
< Rp 1,000,000, - Self-Procurement (mengacu ketentuan SOP Finance
Permintaan Pembayaran atas metode pembayaran).
Self- Procurement (refers to Finance Permintaan
Pembayaran SOP on the payment method).
< Rp 10,000,000. - Penunjukan langsung tanpa melalui bidding.
Direct appointment without going through bidding.
Rp 10,000,000, - Melalui Procurement, minimal 2 (dua) Vendor
Pembanding yang diundang (baik yang
s/d < Rp 250,000,000
mengundurkan diri maupun mengikuti pitching
selanjutnya).
Procurement involved at least 2 (two) invited Vendors
(either who pull out or follow the next process).
Kualifikasi terhadap Vendor dilakukan melalui proses
Due Diligence yang merujuk ke SOP Vendor
Management.
Qualification of Vendor conducted through the Due
Diligence process that refers to Vendor Management
SOP.
 ≧ Rp 250,000,000, - Melalui Procurement minimal 3 (tiga) Vendor
Pembanding (baik yang mengundurkan diri maupun
mengikuti pitching selanjutnya).
Procurement involved, at least 3 (three) invited
Vendors (either who who pull out or follow the next
process).
Kualifikasi terhadap Vendor dilakukan melalui proses
Due Diligence (proses Due Diligence merujuk ke SOP
Vendor Management).
Qualification of Vendor conducted through the Due
Diligence process that refers to Vendor Management
SOP.

Berlaku untuk:
Applicable to:
a. Permintaan baru;
New request;
b. Perpanjangan Kontrak yang sudah melewati 2 (dua) kali penilaian Vendor
(mengacu pada SOP Vendor Management), maka wajib mengikut proses di atas.
Extension of Contracts that have passed 2 (two) times Vendor evaluation (refers to
Vendor Management SOP), must follow the process above.
3.1.2 Segala bentuk penambahan dari daftar pengecualian (exception list) harus mendapat
persetujuan dari Chief Financial Officer dan Head of Procurement.
Any additional of exception list must be approved by Chief Financial Officer and Head
of Procurement.

3.2 Purchase Request (PR)

3.2.1 Purchase Request dibuat secara online melalui Sistem.
Purchase Request are made online through the
system.
 3.2.2 Persetujuan PR sesuai matrik otorisasi yang berlaku (SOP Permintaan Pembayaran
Finance), dan merupakan pelanggaran keras jika transaksi atau PR dipecah (split PR)
untuk melewati proses approval yang ada.
PR approval is based on the applicable authorization matrix (Permintaan Pembayaran
SOP Finance), and it is a violation if the transaction or PR is split to pass the existing
approval process.
3.2.3 Pembuatan PR harus sesuai dengan budget yang telah disetujui sebelumnya.
Konsultasi mengenai budget dapat dilakukan dengan Departemen Business Planning
and Analysis (BPA) Finance.
PR creation must be in accordance with the pre-approved budget. Budget consultation
can be done with Business Planning and Analysis (BPA) Finance.
3.2.4 Seluruh PR yang disubmit pada Sistem dianggap sebagai PR yang valid dimana di
dalamnya sudah dilampirkan seluruh dokumen pendukungnya approval form (sesuai
kebutuhan Business Owner), justifikasi, design, detail spesifikasi, dan lainnya).
All the PR submitted on the system is considered a valid PR in which it has been
attached all supporting document approval form (based on Business Owner
requirement), justification, design, detail specification, etc.).
3.2.5 PR yang disubmit tidak memiliki kelengkapan sebagaimana yang disebutkan dalam
poin 3.2.4, maka setelah 2 (dua) hari kalender dari konfirmasi Procurement, Business
Owner tidak melengkapi dokumen pendukungnya, maka Procurement berhak untuk
mengembalikan PR tersebut dari Sistem tanpa melakukan konfirmasi kembali.
If the PR didn’t comply with the requirements as mention in point 3.2.4, after 2 (two)
days Calendar of Procurement confirmation, Business Owner doesn’t complete the
supporting document, the Procurement has the rights to return the PR from System
without re-confirmation.

3.3 Due Diligence

3.3.1 Proses Due Diligence mengacu pada SOP Vendor Management yang berlaku.
Due Diligence process refers to Vendor Management SOP.
3.3.2 Vendor wajib menandatangani Kode Etik Supplier (Supplier Code of Conduct) yang
dikeluarkan oleh perusahaan.
 Vendor is required to sign the Supplier Code of Conduct issued by company.
3.3.3 Sesuai dengan tabel exception list (Lampiran 6.1), apabila Procurement tidak dilibatkan
dalam proses Due Diligence Vendor, maka Business Owner harus mempertimbangkan
potensi dan risiko serta melakukan kegiatan mitigasi risiko yang tepat secara tertulis,
sebelum keputusan dibuat.
Based on exception list table (Appendix 6.1), if Procurement does not involved in Due
Diligence Vendor Process, Business Owner must consider and conduct the appropriate
action to mitigate the risk in a written form, before the decision is made.

3.4 Bidding
3.4.1 Bidding dapat dilakukan untuk seluruh transaksi Vendor offline maupun Vendor online,
dan di luar exception list.
Bidding can be done for all transaction either offline or online Vendors, and outside of
an exception list.
3.4.2 Proses Bidding untuk mengidentifikasi Vendor eksternal dilakukan secara offline dan
online dengan mengisi formulir Bidding Statement (Lampiran 6.2).
Bidding process for identification external Vendor is carried out offline and online by
filling out the Bidding Statement form (Appendix 6.2).
3.4.3 Form Bidding dibuat oleh Procurement, diperiksa dan disetujui oleh atasan Business
Owner atau Bisnis Unit terkait dan atasan Procurement sesuai dengan matrix approval
pada SOP Permintaan Pembayaran (Requisition to Pay).
The Bidding form is made by Procurement, checked, and approved by Business Owner
Superior or related Business Owner and Procurement Superior according to matrix
approval in Permintaan Pembayaran (Requisition to Pay) SOP.
3.4.4 Apabila pembelian melalui platform Bukalapak, maka formulir Bidding dilakukan
dengan Perbandingan Harga yang ada di platform Bukalapak, namun apabila Vendor
dari luar platform Bukalapak, maka harus dijalankan proses approval Bidding
Statement.
If the purchase was made through Bukalapak platform, the Bidding can be replaced
with comparison price on the Bukalapak platform, but if the Vendor were outside of
the platform, it should be run thru approval process Bidding Statement.
3.4.5 Untuk transaksi berulang di bawah 6 (enam) bulan dimana harga, tipe barang, dan
spesifikasi yang sama, maka transaksi tidak memerlukan Bidding.
For repeated transaction order under 6 (six) months with the same price, item type,
and the same specification, it does not required Bidding.
3.4.6 Pembelian berulang dapat dilakukan walaupun terjadi penurunan harga dari harga
yang sudah disepakati sebelumnya. Bila ada perubahan harga atau jumlah pesanan
yang lebih besar dari PO/agreement yang sudah disetujui, maka proses harus
mengikuti proses dari awal (dengan catatan pekerjaan atau pengiriman belum
terpenuhi semuanya).
Recurring purchase can be made even if there has decreased from the previously
agreed price. If there is a change in price or order quantity is greater than the agreed
PO/Agreement, it must follow the process for beginning (note: services or delivery has
not fulfilled).
3.4.7 Dalam memenuhi SLA yang sudah ditetapkan, para Vendor harus mengirimkan
penawaran harga sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan, jika hanya satu Vendor
yang mengirimkan penawaran harga, maka Vendor tersebut dapat dinyatakan sebagai
pemenang.
To comply the specified SLA, Vendors must send a quotation based to time specified, if
there is only one Vendor sends quotation, that Vendor might be declared as the
winner.
3.4.8 Pengecualian khusus atas proses Bidding dilakukan jika:
Exception from Bidding process is made if:
a. Vendor yang telah ditetapkan sebelumnya (preferred atau strategic Vendor),
selama jenis transaksinya masih dalam Perjanjian yang sama.
Preferred or strategic Vendor, if type of transaction in the same agreement.
b. Vendor yang telah disepakati atau ditunjuk oleh Shareholder dengan ketentuan
Legal yang berlaku dan yang telah yang telah disetujui oleh BOD.
Vendor that have been approved or appointed by Shareholder with applicable Legal
provisions and which have been approved by BOD.
c. Bersifat confidential dan strategis yang telah disetujui oleh BOD untuk tidak
memerlukan proses Bidding.
 Confidential and strategic and has been approved by BOD to not require Bidding
process.
3.4.9 Untuk single authorized dealer di Indonesia, tidak diperlukan proses Bidding
Comparison, namun wajib melampirkan bukti keabsahan perusahaannya dengan
proses Due Diligence.
For an authorized dealer in Indonesia, a comparison Bidding process is not required but
must attach to the company’s proof of validity within the Due Diligence process.
3.4.10 Keputusan atas pemilihan Vendor di dalam proses Bidding, harus berdasarkan
keputusan bersama antara Business Owner dan Procurement.
Decision on Vendor selection in the Bidding process, must be based on joint decision
between Business Owner and Procurement.
3.4.11 Dalam proses Bidding, Scoring Card digunakan untuk pemilihan Vendor sebagai
dokumen pendukung Bidding Statement (apabila diperlukan). Penilaian Scoring Card
disampaikan secara tertulis yang berisi proses technical review pada saat proses
pemilihan Vendor.
In the Bidding process, Scoring Card are used for Vendor selection as a supporting
document for Bidding Statement (if needed). Scoring Card assessment written and
submitted which contains technical review process during Vendor selection process.
3.4.12 Jika terjadi perbedaan pendapat atas hasil Bidding maka kesepakatan final berada
pada C-Level terkait dan harus ditembuskan kepada CFO (kecuali function di bawah
CFO, maka harus ditembuskan ke CEO) sebelum komitmen diputuskan.
If there is a difference of opinion on the results of the Bidding, the final agreement is
at the relevant C-Level and must be copied to the CFO (except for functions under
CFO, it must be copied to the CEO) before the commitment is decided.

3.5 Pendaftaran
Vendor Vendor
Registration
Pendaftaran Vendor baru, perubahan data Vendor, dan penonaktifan Vendor merujuk pada
SOP Vendor Management.
 New Vendor registration, updated Vendor data, and deactivation of Vendor must refers to
Vendor Management SOP.

3.6 Kontrak/Perjanjian
Agreement
Segala macam ketentuan untuk Kontrak akan mengacu kepada Legal SOP Service Level
Agreement Pembuatan Kontrak Legal. Segala sesuatu di luar ketentuan tersebut,
Procurement dapat mengajukan pembuatan Kontrak apabila diperlukan untuk mengikat
transaksi bisnis.
All kinds of requirement for the Agreement will refers to Service Level Agreement Pembuatan
Kontrak Legal SOP. Any kind contradictory those requirements, Procurement can submit an
Agreement if needed to tie up all business transactions.

3.7 Purchase Order (PO)

3.7.1 PO harus dibuat melalui Sistem internal yang digunakan untuk proses pengadaan
barang dan jasa di perusahaan.
PO must be made by internal system for the procuring goods and services in company.
3.7.2 PO tidak dapat dipecah atau transaksi harus bersifat lumpsum basis.
PO cannot be split or the transaction must be lumpsum base.
3.7.3 Untuk transaksi dibawah 6 (enam) bulan dimana harga, tipe barang, dan spesifikasi
yang sama, maka Procurement dapat langsung membuat PO (repeat order).
For the transaction under 6 (six) months where the price, item type, and the
specification were identical, Procurement can directly create PO (repeat order).
3.7.4 Jangka waktu pembayaran (Term of Payment) mengikuti ketentuan Finance SOP
Permintaan Pembayaran (Requisition to Pay) kecuali (dapat dipertimbangkan):
Term of Payment/TOP follow Finance Permintaan Pembayaran (Requisition to Pay) SOP
except (considering):
a. Aturan pemerintah dan regulasi terkait persaingan usaha.
Government policy and regulation related to business competition.
b. Interaksi terhadap Usaha Kecil dan Menengah (UKM) serta proyek berkala.
 Interaction towards Small Medium Enterpise (SME) and timed project.
c. Request dari Vendor berdasarkan kesepakatan, dalam hal ini apabila Vendor
melakukan TOP di luar dari SOP Permintaan Pembayaran (Requisition to Pay), maka
Vendor harus memberikan benefit yang setara dengan mempertimbangkan itikad
baik dan kerjasama secara berkelanjutan dengan perusahaan.
Request from the Vendor must base on the Agreement, in this condition, if the
Vendor performs a TOP differ from the Permintaan Pembayaran (Requisition to Pay)
SOP, the Vendor must provide an equal benefit in considering good intention and
continuous cooperation within the company.
3.7.5 Persetujuan atas PO:
Approval of PO:
a. < IDR 250,000,000,00 : Head of Procurement
b. ≧ IDR 250,000,000,00 : Head of Procurement and CFO
3.7.6 Aturan pembelian melalui platform Bukalapak:
Rule of purchasing in Bukalapak platform:
Semua pembelian yang dilakukan Procurement melalui PT DATA CREATIVE
INDOTAMA harus menggunakan metode PO.
All Procurement purchase in PT DATA CREATIVE INDOTAMA must be using PO method.
3.7.7 Aturan pembelian menggunakan Blanket PO:
Rule of purchasing using PO Blanket:
a. Blanket PO dapat digunakan untuk transaksi berulang sesuai dengan tenggat waktu
yang telah disetujui antara Business Owner dan Procurement.
Blanket PO can be used for recurring transactions according to the deadline agreed
between the Business Owner and Procurement.
b. Business Owner harus melakukan kalkulasi estimasi total PR/transaksi (harga dan
quantity) yang akan digunakan di Blanket PO.
Business Owner must calculate the estimated total PR/transaction (price and
quantity) that will be used in the Blanket PO.
 c. Jika total estimasi Blanket PO tidak mencukupi transaksi aktual, maka Business
Owner harus membuat PR baru sebelum barang dan jasa dipesan.
If the total estimated PO Blanket is insufficient for the actual transaction, the
Business Owner must make a new PR before the goods and services are ordered.
3.7.8 Segala macam pembatalan PO (status pesanan belum terpenuhi), Business Owner
wajib memberitahukan Procurement untuk diteruskan ke Vendor dengan
mendapatkan konfirmasi secara tertulis melalui email atau internal memo (tidak
diperkenankan melakukan komunikasi dalam media yang lain) atas rencana
pembatalan PO tersebut dan Business Owner membatalkan pada Sistem PO. Dalam
hal ini, Business Owner harus sudah mempertimbangkan faktor resiko bisnis yang
mungkin terjadi.
All kinds of PO cancellation (order status has not been fulfilled), the Business Owner is
required to notify the Procurement to be forwarded to the Vendor by obtaining written
confirmation via email or internal memo (not allowed to communicate in other media)
 regarding the PO cancellation plan and the Business Owner cancelling the order on PO
System. In this situation, the Business Owner must consider the business risk that may
occur.

3.8 Pengadaan Sendiri

Self-Procure
Procurement wajib (mandatory) dilibatkan sesuai dengan kebijakan ini (<Rp 1.000.000), yang
mengacu pada ketentuan berikut ini:
Procurement must (mandatory) involve in accordance with this policy (<IDR 1,000,000), which
refers to the following conditions:
3.8.1 Setiap pembeliannya harus melakukan konfirmasi kepada masing-masing PIC
Procurement (prerogative, dengan rekomendasi yang wajar) melalui email atau bukti
autentik lain untuk prosesnya dapat dijalankan terkecuali yang terdapat pada
exception list.
Each purchase must confirm to every Procurement PIC (prerogative, with reasonable
recommendations) via email or other authentic evidence for the process to be
executed, except for those on the exception list.
3.8.2 Pengadaan Barang dan Jasa harus mengusahakan memakai Preferred Vendor, yaitu
Vendor yang telah ditetapkan oleh Procurement untuk menyediakan barang dan/atau
jasa tersebut dan memenuhi syarat serta disetujui sebagai bagian dari Bidding proses
Pengadaan Barang dan Jasa secara berkelanjutan dengan harga terbaik.
Every procurement of goods and services must refers to Preferred Vendors, a Vendor
who have been determined by Procurement to provide these goods and or services
and meet the requirements and are approved as part of the Bidding process for the
procurement of goods and services in a sustainable manner at the best price.
3.8.3 Apabila Preferred Vendor tidak tersedia, maka harus juga mempertimbangkan dari
nilai efisiensi harga dalam proses pembelian dan pemilihan Vendor yang ada.
If the Preferred Vendor is not available, then it must also consider the value of price
efficiency in the purchasing process and the selection of an existing Vendor.
3.8.4 Apabila tetap diperlukan pembuatan Perjanjian atau Kontrak yang memerlukan proses
pemeriksaan Legal, maka dalam pelaksanaan Pengadaan Sendiri (Self-Procurement)
 harus tetap sejalan dan memenuhi kepatuhan terhadap peraturan pemerintah yang
berlaku.
If it is still necessary to make an Agreement or Contract that requires a legal
examination process, then in the implementation of Self-Procurement, it must be
consistent and comply with applicable government regulations.
3.8.5 Pembelian tidak boleh sama dalam waktu 1 (satu) bulan berturut-turut, serta harus
tetap mendapatkan persetujuan (approval) dari atasan yang bertanggung jawab
terhadap anggarannya masing-masing.
Purchases must not be the same within 1 (one) consecutive month, and still must get
approval from the supervisor who is responsible for their respective budgets.
3.8.6 Terkait dengan permintaan dan pembayaran apabila terdapat cash advance dalam
Self- Procurement, maka harus mengikuti kebijakan dari ketentuan Finance.
Regarding requests and payments if there is cash advance in Self-Procurement, it must
follow the policies of the Finance regulations.

3.9 Pedoman Lain

Other Reference
3.9.1 Proses Good Received (GR) merujuk ke SOP Good Received setelah proses PO selesai.
Good Received (GR) process refers to the Good Received SOP after the PO process is
complete.
3.9.2 Proses invoicing dan pembayaran merujuk ke SOP Permintaan Pembayaran
(Requisition to Pay) setelah proses GR selesai.
The invoicing and payment processes refers to Permintaan Pembayaran (Requisition to
Pay) SOP after the GR process is complete.
3.9.3 Alur proses permintaan barang dan jasa (Lampiran 5.1).
Request for goods and services process flow (Appendix 5.1).
3.9.4 Tata kelola atas Service Level Agreement (SLA) atas pembelian barang dan jasa
(Lampiran 6.4).
Governance over Service Level Agreement (SLA) for the purchase of goods and services
(Appendix 6.4).
3.9.5 Procurement harus melakukan monitor savings dan diperiksa oleh Business Planning
Analysis (BPA).
Procurement must monitor and checked their savings thru a Business Planning Analysis
(BPA).
3.9.6 Segala macam bentuk penyimpangan dari kebijakan (policy) ini harus merujuk ke SOP
Requesting & Recording of Exception and Deviation dari Business Process Control
(BPC).
All forms of deviation from this policy must refers to the Requesting & Recording of
Exception and Deviation SOP from Business Process Control (BPC).
3.9.7 Kebijakan Anti-Bribery & Corruption perusahaan harus dipatuhi dan dijadikan panduan
oleh seluruh karyawan dalam keterlibatan dengan pihak ketiga.
Company's Anti-Bribery & Corruption Policy must be complied and used as a guide by
all employees in their engagement with third parties.
3.9.8 Selain kebijakan SOP ini mengenai Pengadaan Barang dan Jasa, maka ketentuan
kebijakan (policy) yang relevan seperti Travel and Entertainment, Requesting &
Recording of Exception and Deviation Policy, SOP Permintaan Pembayaran (Requisition
to Pay) dan lainnya harus diikuti sejalan dengan kegiatan yang relevan dengan
kebijakan tersebut.
In addition to this SOP policy regarding the procurement of goods and services,
relevant policy provisions such as Travel and Entertainment, Requesting & Recording
of Exception and Deviation Policy, Permintaan Pembayaran (Requisition to Pay) SOP
and others must be followed in line with the activities relevant to the policy.
3.9.9 Kepatuhan terhadap Compliance dan tindakan terhadap pelanggaran:
Obey with Compliance and actions against violations:
a. Kepatuhan terhadap SOP dan/atau Kebijakan Perusahaan adalah tanggung jawab
seluruh karyawan perusahaan untuk menerapkan kebijakan ini dalam melakukan
implementasi keseluruhan fungsionalnya. Manager/Lead memiliki tanggung jawab
dalam memimpin dengan memberi contoh, serta memberikan panduan kepada
karyawan dan melaporkan proses eskalasi.
Compliance with SOP and /or Company Policies is the responsibility of all Company
employees to implement this policy in carrying out their overall function
implementation. Manager/Lead has the responsibility of leading by providing
example, guidance to employees and reporting the escalation process.
 b. Kepatuhan adalah tanggung jawab setiap karyawan perusahaan dan
Kontraktor/Konsultan yang bertindak di bawah arahan perusahaan dengan otoritas
yang tepat terlibat dengan Vendor eksternal dalam penyediaan barang dan/atau
layanan jasa untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan ini.
Compliance is the responsibility of every Company Employee and Contractor/
Consultant working under the direction of the company with the appropriate
authority to engage with external Vendors in the supply of goods and/or services to
ensure compliance with this policy.
c. Apabila karyawan perusahaan mengetahui potensi pelanggaran terhadap kebijakan
ini diwajibkan untuk proses eskalasi segera kepada tim Internal Audit .
If employees find out about potential violations of this policy, they are required to
directly report the escalation process to the Internal Audit Team.
d. Pelanggaran terhadap kebijakan ini tidak akan ditoleransi dengan pengecualian
penyimpangan yang disetujui dan dapat mengarah pada tindakan disipliner dan
lainnya termasuk kemungkinan pemutusan hubungan kerja.
Violations of this policy will not be tolerated except for approved deviations and
may lead to disciplinary and other action including possible termination of
employments.

4 Penegasan Ketentuan
Affirmation of Regulation
4.1 Segala hal yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam dokumen kebijakan dan/atau
prosedur yang diputuskan berdasarkan persetujuan terlebih dahulu oleh Management/C-
Level PT DATA CREATIVE INDOTAMA.
Everything that has not been regulated or not sufficiently regulated in the policy documents
and/or procedures will be decided based on prior approval by Management/C-Level PT DATA
CREATIVE INDOTAMA.
4.2 Dengan diberlakukannya ketentuan ini, maka semua ketentuan yang dikeluarkan sebelumnya
sudah tidak berlaku lagi.
With the implement this regulation, all the regulation that were issued previously are no
longer valid.
4.3 Function/Tribe/Divisi/Departemen harus melakukan pengecekan periodik atas seluruh butir
ketentuan yang tercantum pada dokumen.
Function/Tribe/Division/Department must be check periodic basis all regulation in the
document.
4.4 Function/Tribe/Divisi/Departemen pemilik dokumen kebijakan dan/atau prosedur wajib
untuk melakukan sosialisasi kepada seluruh pihak terkait yang disebutkan dalam dokumen.
Function/Tribe/Division/Department that holds mandatory document policies and/or
procedures for disseminating information to all related parties mentioned in the document.
4.5 Ketentuan ini berlaku sejaka tanggal ditetapkan.
The regulation applies from the date of appointed.
4.6 Distribusi dan penyimpanan dokumen dilakukanoleh Divisi Business Process and Control
(BPC). Distribution and storage of documents is carried out by Business Process and Control
(BPC) Division.
5 Alur Kerja
Workflow
5.1 Workflow Permintaan Barang dan Jasa
6 Lampiran
6.1 Daftar Pengecualian (Exception List)
Keterlibatan
Procurement Perjanjian / Due Keterangan /
No Item Kategori / Category PR/PO?
/ Agreement Diligenc Information
Procurement e
Involvement?
Penelitian, terkait dengan
pengembangan dan pengembangan
investigasi (R&D (development) rahasia
Development) baru dari proses penciptaan
terkait dengan teknik produk baru/mesin
/engineering (bersifat /software baru/bisnis
rahasia) Tidak/ baru.
1 Tidak/No Ya/Yes Ya/Yes
No
New research, related to the
development, and development
investigation (R&D
Development) related and confidentiality of the
to engineering process of creating a
(confidential) new product /machine/
new software/new
business.
terkait dengan
pengembangan
(development) rahasia
Kolaborasi penelitian
dari proses penciptaan
(research) yang terkait
produk baru/mesin/
dengan engineering
software baru/bisnis
(bersifat rahasia)
Tidak / baru.
2 Tidak /No Ya /Yes Ya /Yes
No
Collaborative research
related to the
(research) related to
development
engineering
(confidential)
and confidentiality of the
process of creating a
new product/machine/
new software/new
business.
 Keterlibatan
Procurement Perjanjian / Due Keterangan /
No Item Kategori /Category PR/PO?
/ Agreement Diligenc Information
Procurement e
Involvement?
Pembelian barang harus
menggunakan PR/PO,
dimana proses pitching
yang dilakukan oleh
Pembayaran (payment) Intercompany/Anak
intercompany/Anak Perusahaan/Subsidiary
Perusahaan/Shareholder sudah sesuai dengan
dan Anak Perusahaannya SOP yang berlaku dalam
Tidak / proses pengadaannya.
3 Ya /Yes Ya /Yes Ya /Yes
Payment for No
Intercompany/Affiliate/S Purchase of goods must
ubsidiary/Shareholder use PR / PO, where the
and Affiliate pitching process carried
out by the
intercompany
/subsidiary/subsidiary is
in accordance with the
applicable SOP in the
procurement process.
Karyawan sebagai
talent/pembicara
(Mengacu kepada SOP
Pembayaran kepada Payroll Process), Travel
karyawan Tidak/ Tidak/ & Entertaintment.
4 Tidak/No Tidak/No
No No
Payments to employess Employees as talents /
speakers (refers
to
Payroll Process SOP),
Travel & Entertainment.
Termasuk juga kerjasama
Kerjasama distributor
bisnis.
(rebate)
Tidak/
5 Tidak/No Ya/Yes Ya/Yes
No Including
Distributor
cooperation (rebate)
business cooperation.
 Keterlibatan
Procurement Perjanjian / Due Keterangan /
No Item Kategori /Category PR/PO?
/ Agreement Diligenc Information
Procurement e
Involvement?
Pajak (tax) dan
pembayaran terkait
dengan departemen di
pemerintah, bank fee
Tidak/ Tidak/
6 Tidak/No Tidak/No
No No
Taxes and
payments related to
the
department in the
government, bank
fees
Bea masuk ekspor/impor
dan surat menyurat
(clearance beacukai) Tidak/ Tidak/
7 Tidak/No Tidak/No
No No
Bea masuk
ekspor/impor and
custom clearance
Apabila dibutuhkan
supporting item untuk
event tertentu, maka
wajib menggunakan
PR/PO untuk
pengadaannya, contoh:
promotion material,
Hibah
Tidak/ spanduk, dan lainnya.
8 Ya/Yes Ya/Yes Ya/Yes
No
Grant
If a supporting item is
needed for a certain
event, it is mandatory to
use PR/PO for its
procurement,

for
example: promotional
materials, banners, etc.
 Keterlibatan
Procurement Perjanjian / Due Keterangan /
No Item Kategori/Category PR/PO?
/ Agreement Diligenc Information
Procurement e
Involvement?
Untuk perusahaan (tidak
Biaya/keanggotaan
termasuk keanggotaan
(asosiasi dan lainnya)
Tidak / individu).
9 Tidak/No Tidak/No Ya/Yes
No
Membership fees
For companies
(association and others)
(excluding individual
memberships).
Biaya serikat pekerja,
Lembaga Swadaya
Masyarakat, Organisasi
Masyarakat
Tidak/ Tidak/
10 Tidak/No Tidak/No
Fees for No No
empolyee unions,
non-
governmental
organizations,
community
organizations
Procurement dapat
dilibatkan dalam proses
negosiasi jika relevan
sesuai proses
Procurement, termasuk
dalam proses aktivitas
Pengembangan bisnis
bisnis.
baru/Aktivitas Bisnis
Tidak/
11 Tidak/No Tidak/No Ya/Yes Procurement can be
New Business No
involved in
Development/Busines
the
s Activities
negotiation process if it
is connected according
to the Procurement
process, including in the
process of business
activities.
 Keterlibatan
Procurement Perjanjian / Due Keterangan /
No Item Kategori/Category PR/PO?
/ Agreement Diligenc Information
Procurement e
Involvement?
Utiliti (PLN, PAM,
Telepon) &
Tidak/ Tidak/
12 Materai Tidak/No Tidak/No
No No
Utility (PLN, PAM
Telephone) &
Materai
Kerjasama kepada
penyedia bahan bakar
(mobil/motor)
Tidak/ Tidak/
13 Ya/Yes Tidak/No
No No
A partnershhip with
fuel providers (cars /
motorbikes)
Administrasi mengikuti
Kerjasama kepada SOP Travel
penyedia transportasi &
Tidak/ Tidak/
14 publik Ya/Yes Ya/Yes Entertainment.
No No
A partnership with
public transportation Administration follows
providers Travel & Entertainment
SOP.
 Melalui Procurement
untuk mendapatkan
Vendor yang efektif.
Apabila dibutuhkan
untuk syarat proses
pembayaran, bisa
Kerja sama dengan
dibuatkan Blanket PO.
provider telepon
Tidak/
15 Ya/Yes Ya/Yes Ya/Yes Through Procurement to
A partnership with No
get effective Vendors. If
a telecommucation
needed for payment
provider
processing requirements,
a PO Blanket can be
made.
 Keterlibatan
Procurement Perjanjian / Due Keterangan /
No Item Kategori/Category PR/PO?
/ Agreement Diligenc Information
Procurement e
Involvement?
Pembicara, penulis &
tokoh agama
Tidak/
16 Ya/Yes Ya/Yes Ya/Yes
No
Speakers, writers
& religious leaders
Melalui Procurement
untuk mendapatkan
Vendor yang efektif.
Mengacu pada SOP
Travel & Entertainment.
Apabila sudah menjadi
Tidak
rekanan/implant travel
(Melalui
agent, maka proses
Travel
booking melalui Travel
Order)
Order System.
17 Travel Agent Ya/Yes Ya/Yes Ya/Yes
No
Through Procurement to
(throug
get effective Vendors.
h Travel
Refers to Travel &
Order)
Entertainment SOP. If
you have become a
partner/ implant travel
agent, then the
booking
process is through the
Travel Order System.
 Ekspedisi (transportasi), Melalui Procurement
logistic (barang) untuk mendapatkan
Tidak/ Vendor yang efektif.
18 Ya/Yes Ya/Yes Ya/Yes
Expedition No
(transportation), Through Procurement to
logistics get effective Vendors.
(goods)
 Keterlibatan
Procurement Perjanjian / Due Keterangan /
No Item Kategori/Category PR/PO?
/ Agreement Diligenc Information
Procurement e
Involvement?
Jasa kurir (dokumen
terjamin atau
Melalui Procurement
pengiriman barang &
untuk mendapatkan
dokumen)
Tidak/ Vendor yang efektif.
19 Ya/Yes Ya/Yes Ya/Yes
No
Courier service
Through Procurement to
(guaranteed
get effective Vendors.
documents
or delivery of goods
& documents)
6.2 Formulir Bidding
 Document Number:
Standard Operating Procedure

Effective Date:
Version: 4.0 Pengadaan Barang dan Jasa

6.3 Conflict of Interest Form

Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal.

Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa
adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak

Halaman 45 dari 43
 Document Number:
Standard Operating Procedure

Effective Date:
Version: 4.0 Pengadaan Barang dan Jasa

6.4 SLA Procurement

Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal.

Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa
adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak

Halaman 46 dari 43
9/9/2020