APLIKASI BERBASIS WEB DAN MYSQL PENGELOLAAN PENERIMAAN KAS DAN PENGELUARAN KAS (Studi Kasus pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik) Musdalifah Politeknik Telkom musdalifah1502@gmail.com Abstrak CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah salah satu perusahaan yang telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik bergerak dibidang pembuatan peralatan industry dan perlengkapan suku cadang. Salah satu aktivitas yang ada pada perusahaan CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah mengenai pencatatan kas. Secara umum pencatatan akuntansi pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik sudah sesuai standar akuntansi keuangan akan tetapi tidak sepenuhnya terkomputerisasi. Pengerjaan jurnal umum dan pembuatan laporan keuangan masih menggunakan Microsoft Office Excel, sehingga menyebabkan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas menjadi tidak efektif. Oleh karena itu Perusahaan membutuhkan suatu aplikasi pengelolaan kas. Aplikasi pengelolaan kas ini dibangun untuk memudahkan CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik dalam proses pencatatan kas, pembuatan jurnal khusus penjualan, jurnal khusus penerimaan kas, jurnal khusus pengeluaran kas dan buku besar . Aplikasi yang dibuat adalah aplikasi berbasis web PHP dan menggunakan MySQL sebagai basisdatanya. Sedangkan metode pengembangannya menggunakan SDLC dengan model waterfall. Aplikasi ini menghasilkan faktur pemesanan, faktur cicilan, faktur pelunasan, bukti pengeluaran kas, jurnal khusus dan buku besar selain itu data juga dapat tersimpan lebih aman. Kata Kunci: PHP, MySql, Jurnal Khusus, Buku Besar, Faktur Keluaran dan Bukti Pengeluaran. Abstract CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik is one company that has used computers as a tool in the implementation of the company’s operation. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik engaged in the manufacture of industrial equipment and spareparts supplies. One of the actifities available on the company’s CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik regarding the recording technique is cash. In general, the accounting records on a CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik are appropriate accounting standars but does not fully computerized. The execution of general ledger and financial statement are still using Microsoft Office Excel, causing the recording of cash receipts and disbursements to be ineffective. Companies therefore need a cash management application. Cash management application is built for easy CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik in the process of recording cash, making the sale of special journals, specialized journals receipts, purchases of special journals and ledgers. Application is made is a web based application using PHP and MySQL as database. While the method development using SDLC waterfall model. This application generates an invoice book, invoice payments, payment of invoice, proof of cash outlay, special journals and ledgers in addition to the data can also be stored more securely Keywords: PHP ,MySQL, Special Journals, General Ledger, Invoicing Families and Evidence of Expenditure. 1. Pendahuluan Penerimaan dan Pengeluaran kas merupakan salah satu komponen akuntansi yang mempunyai peran yang sangat penting untuk suatu perusahaan. Sehingga, semakin banyak tuntutan yang mendorong suatu perusahaan dalam melakukan perancangan dalam pengolahan data agar menghasilkan informasi yang berkualitas dan bermanfaat bagi yang menggunakan informasi tersebut. Proses pengolahan data menjadi informasi yang bermanfaat hanya akan dapat diwujudkan dengan adanya suatu Aplikasi yang baik dan strategi yang baik juga. Aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah Aplikasi keuangan yang menghasilkan suatu informasi keuangan yang dibutuhkan tersebut, untuk proses pengambilan keputusan dan juga proses pengelolaan perusahaan tersebut di masa mendatang. Aplikasi yang digunakan juga harus sesuai dengan standar akuntansi dan menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan, salah satunya adalah Aplikasi penerimaan kas dan pengeluaran kas. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah salah satu perusahaan yang telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan operasional. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, memberikan pelayanan pembuatan mesin produksi pabrik. Penulis melakukan penelitian di bagian keuangan yaitu bagian yang melakukan pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas. Pada sistem pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas yang sedang berjalan ini CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik masih menggunakan Microsoft Office Excel. Pengerjaan pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas dilakukan oleh bagian keuangan. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan membangun sebuah aplikasi dengan menggunakan web php dan mysql dalam membuat Proyek Akhir dengan judul Aplikasi Berbasis Web dan Mysql Untuk Pengolahan Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas Bagian Keuangan pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik. Aplikasi Pengelolaan Penerimaan Kas dan Pengeluaran kas ini dapat membantu proses penerimaan dan pengeluaran kas operasional pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik sehingga dapat menghasilkan fartur pemesanan, cicilan dan pelunasan sebagai bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas. Aplikasi ini juga dapat menghasilkan Jurnal Khusus penerimaan, pengeluaran dan buku besar. Metode yang digunakan untuk mengerjakan proyek akhir adalah SDLC (Software Development Life Cycle) dengan menggunakan model Waterfall yang terdiri dari : a. Requirements analysis and definition. b. System and software design c. Implementation and unit testing d. Integration and system testing e. Operation and Maintenance diperoleh dengan cara mengunduh di Internet secara gratis.” 2. 2.3.1 Pengertian Kas Munurut (Waren 2008, 32), “Kas (cash) meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel, dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan” Tinjauan Pustaka 2.1 Aplikasi Berbasis Web Menurut (Kadir, 2009, p. 2) “Aplikasi Web adalah jenis aplikasi yang diakses melalui browser, misalnya Internet Explorer dan Mozila Firefox.” 2.1.1 PHP Pengertian PHP menurut (Suryatiningsih, 2009, p. 141), “PHP adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada serverside. Artinya semua sintax yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja.” 2.1.2 MySql Pengertian MySql menurut (Kadir, 2009, p. 15), “MySql merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. Open Source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySql), selain tentu saja bentuk executable-nya atau kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem operasi , dan bisa 2.2 Akuntansi 2.2.1 Penggertian Akuntansi Pengertian Akuntansi dikemukakan (Anggadini, 2009, p. 1): Beberapa kutipan pendapat dari para ahli mengenai definisi akuntansi, yaitu sebagai berikut: Menurut American Institute of Certified Public Accountants : “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalm bentuk satuan uang, dan penginterpretasian hasil proses tersebut.” 2.2.2 Siklus Akuntansi Siklus Akuntansi menurut (Anggadini, 2009, p. 21), “Kegiatan Akuntansi meliputi : 1. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk pengambilan keputusan, 2. Pemrosesan data dan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan, 3. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan. Kegiatan-kegiatan tersebut diatas merupakan suatu proses yang berulang sehingga membentuk suatu siklus, yang disebut dengan Siklus Akuntansi.” 2.3 Penerimaan dan Pengeluaran Kas 2.3.2 Pengertian Penerimaan Kas Pengertian penerimaan kas menurut (Mulyadi, Sistem Akuntansi 2008, 455), “Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu, penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.” Pengertian sistem akuntansi penerimaan kas menurut (Waren, 2008, p. 321) adalah sebagai berikut: ”Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan” Pengertian penerimaan kas menurut PSAK No.9 adalah: ”Yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. ” Contoh Jurnal Khusus Penerimaan Kas Gambar 2.3.1 Jurnal Khusus Penerimaan Kas 2.3.3 Pengertian Pengeluaran Kas Pengertian pengeluaran kas menurut (Mulyadi, Sistem Akuntansi 2008, 543) adalah sebagai berikut: “Pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.” Contoh Jurnal Khusus Pengeluaran Kas 2.5 Alat Bantu 2.5.1 Flowchart Pengertian Flowchart menurut (Untoro, 2010, p. 35) adalah sebagai berikut: “Flowchart adalah suatu teknik untuk menulis algoritma menggunakan simbol (chart) dan garis panah” 2.5.2 Entity-Relationship Diagram “ Entity relationship diagram (E-RD) adalah diagram yang menggambarkan keterhubungan antar data secara konseptual”. (Eddy Prasetyo Nugroho 2009, 70) 2.5.3 Data Flow Diagram “Diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut dan tempat penyimpanan data”. (Eddy Prasetyo Nugroho 2009, 61) 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Kebutuhan Perangkat Perangkat Keras Tabel 3.1 Kebutuhan Perangkat Keras No. 1 Gambar 2.3.2 Jurnal Khusus Pengeluaran Kas Buku Besar Pengertian buku besar menurut (Irton, 2009, p. 186) adalah sebagai berikut: “Sekelompok akun dari suatu perusahaan disebut buku besar. Buku besar dapat diklasifikasikan menjadi tiga kelompok buku besar umum, buku besar pembantu piutang dan daftar buku piutang, dan buku besar pembantu utang. ” Gambar 2.4.1 Buku Besar Spesifikasi Komputer Monitor yang Dibutuhkan Processor Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU 1.80 GHz Harddisk 80 GB 2.4 Contoh Buku Besar Komputer RAM 512 MB Mouse dan Keyboard Printer 3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk membangun Sistem Informasi Akuntansi CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Windows XP 2. Macromedia Dreamweaver 8 sebagai tool pembangunan aplikasi 3. Microsoft visio 2007 untuk tool perancangan 4. XAMPP sebagai web server saat pembangunan aplikasi 5. Basis data menggunakan MySQL 6. Web Browser seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Internet Explorer. 3.3 Perancangan 3.1.1 Diagram Konteks data_profile data_barang data_pemesanan data_cicilan data_pelunasan data_pembelian data_beban data_login_bgkeuangan 2. Proses 2 data_barang Aplikasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Bag. Keuangan data_profile data_barang data_pemesanan data_cicilan data_pelunasan data_pembelian data_beban data_valid_login_bgkeuangan Bag.Keuangan data_barang data_barang barang data_barang 2.3 Lihat Barang Gambar 3.3.4 DFD Level 2 Proses 2 data_output_profile data_input_profile data_update_profile 2.4 Hapus Barang data_barang 2.2 Edit Barang 3.1.2 DFD Level 1 Bag. Keuangan data_barang data_barang Gambar 3.3.1 Diagram Konteks 2.1 Input Barang data_barang 1.0 Mengelola data profile bag. keuangan bagkeuangan 2.0 Mengelola data Barang barang 3. Proses 3 data_pemesanan Bag.Keuangan data_input_pemesanan 3.0 Mengelola data pemesanan data_output_pemesanan faktur_pemesanan_penerimaan_kas 3.1 Input data pemesanan pemesanan data_pemesanan data_pemesanan data_input_cicilan 4.0 Mengelola data cicilan data_output_cicilan data_input_pelunasan akun 5.0 Mengelola data pelunasan data_output_pelunasan pemesanan data_pemesanan cicilan akun 3.2 Lihat data pemesanan pelunasan Gambar 3.3.5 DFD Level 2 Proses 3 data_input_pembelian 6.0 Mengelola data pembelian data_output_pembelian 4. pembelian Proses 4 data_cicilan data_input_beban 7.0 Mengelola data beban data_output_beban beban Bag.Keuangan faktur_cicilan_penerimaan_kas periode 4.1 Input data cicilan data_pemesanan 8.0 Membuat Laporan penerimaan dan pengeluaran kas data_output_laporan_penerimaan_pengeluaran_kas data_cicilan pemesanan data_cicilan data_cicilan 4.2 Lihat data cicilan Gambar 3.3.2 DFD Level 1 akun Gambar 3.3.6 DFD Level 2 Proses 4 3.1.3 DFD Level 2 1. Proses 1 5. Proses 5 data_pelunasan username,password,realname,alamat,notelp Bag.Keuangan cicilan data_profile_bag.keuangan 1.1 Input Profile bag. keuangan Bag.Keuangan faktur_pelunasan_penerimaan_kas data_cicilan 5.1 Input data pelunasan data_profile_bag.keuangan username, password, realname, alamat,notelp bagkeuangan data_profile_bag.keuangan 1.2 Edit Profile bag. keuangan data_profile_bag.keuangan 1.4 Hapus Profile bag. keuangan cicilan data_pelunasan data_pelunasan data_pelunasan pelunasan data_profile_bag.keuangan data_profile_bag.keuangan Gambar 3.3.3 DFD Level 2 Proses 1 1.3 Lihat Profile bag. keuangan akun 5.2 Lihat data pelunasan Gambar 3.3.7 DFD Level 2 Proses 5 6. Proses 6 3.1.4 Entity-Relationship Diagram data_pembelian jmlbrg tothrg tgl_pesan Bag.Keuangan 6.1 Input data pembelian faktur_pengeluaran_kas tlppesan PPN almtpesan nmpesan tgl_jthtem id_pemesanan nmbrg data_pembelian data_pembelian tgl_jadi tgl_cicilan pembelian data_pembelian sisa akun 1 namabrg Pemesanan dilakukan 1 Barang 7. Proses 7 Cicilan 1 m mencatat mencatat HPP sisacicilan 1 m 1 Gambar 3.3.8 DFD Level 2 Proses 6 id_cicilan hrgbrg id_barang 6.2 Lihat data pembelian uangcicilan jmlbrg uangmuka hrgbrg dilakukan mencatat id_pelunasan kd_akun data_beban 1 1 Bag.Keuangan 7.1 Input data beban faktur_pengeluaran_kas Akun nmkar 1 m almtkar Beban m total mencatat mencatat tgl_beban ket beban data_beban uangbeban 7.2 Lihat data beban mencatat akun m Gambar 3.3.9 DFD Level 2 Proses 7 id_pembelian Pembelian namasupp 8. Proses 8 uangbeli almtsupp output_jurnal_khusus Bag.Keuangan Gambar 3.3.11 periode output_buku_besar ket tgl_beli 7.1 Jurnal khusus periode Entity-Relationship Diagram 7.2 Buku Besar pemesanan cicilan pelunasan pengeluaran Gambar 3.3.10 DFD Level 2 Proses 8 4. Penutup 4.1 Kesimpulan Berdasarkan yang telah dipaparkan pada aplikasi berbasis web dan Mysql untuk pengelolaan kas ini maka diperoleh kesimpulan, antara lain : 1. Aplikasi berbasis web untuk pengelolaan kas dapat menghasilkan faktur pemesanan, faktur cicilan, faktur pelunasan dan bukti pengeluaran kas, 2. Mengelola transaksi pemesanan, cicilan, pelunasan dan pengeluaran kas, 3. Menghasilkan jurnal khusus penjualan, jurnal khusus penerimaan, jurnal khusus pembelian dan buku besar. 4.2 diskon 1 data_beban data_beban tgl_lunas nmakun Pelunasan 1 id_beban Saran Untuk meningkatkan kinerja dari Aplikasi Pengelolaan Kas ini, maka disarankan untuk meningkatkan segi keamanan data, mengingat aplikasi ini digunakan oleh Bagian Keuangan dimana segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan perusahaan ataupun lembaga merupakan sesuatu yang sangat rahasia. 5. Daftar Pustaka [1] Anggadini, E. S. (2009). Akuntansi Keuangan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Eddy Prasetyo Nugroho, K. R. (2009). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung:Politeknik Telkom. Irton, S.(2009).Handbook of Accounting (Buku Pegangan Akuntansi). Yogyakarta: UPP STIM YKPN. Kadir, A.(2009). Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database Mysql. Yogyakarta: ANDI. Mulyadi. (2008).Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Suryatiningsih, W. M.(2009). Web Programming. Bandung: Politeknik Telkom Untoro, F. W.(2010). Algoritma dan Pemrograman dengan Bahasa Java. Yogyakarta: Graha Ilmu. Waren, C.S. (2008). Pengantar Akuntansi Buku Satu-Edisi 21. Jakarta:Salemba Empat. Wiswakarma, K. (2009). Membuat Katalog Online dengan PHP dan CSS. Yogyakarta: Lokomedia. [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9]