KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) UPT. Perpustakaan telah selesai disusun. Standar Operasional Prosedur (SOP) ini merupakan petunjuk teknis yang bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan pelayanan dan kegiatan lainnya di Perpustakaan Universitas Malikussaleh. Harapan kami agar Standar Operasional Prosedur (SOP) ini sesuai dengan mekanisme perencanaan yang harus dilaksanakan oleh UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh. Kami menyadari penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam penyusunannya, maka kritik dan saran dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk kesempurnaan Standar Operasional Prosedur (SOP) di masa yang akan datang. Akhirnya kami tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga buku ini dapat mencapai sasarannya dan bermanfaat dalam memperlancar penyelenggaraan semua kegiatan di UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh. Reuleut, Desember 2015 Tim penyusun BJM – UPT. PERPUSTAKAAN i DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR .................................................................................................i DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii PEMINJAMAN BUKU MAHASISWA ..............................................................................1 PENGEMBALIAN BUKU MAHASISWA ...........................................................................5 PENGEMBALIAN BUKU STAF PENGAJAR/ KARYAWAN ................................................. 10 PEMESANAN BUKU (BOOKING) ............................................................................... 12 PERPANJANGAN PEMINJAMAN BUKU ........................................................................ 14 PENGADAAN BUKU ............................................................................................... 16 DOKUMENTASI DENDA .......................................................................................... 18 BEBAS PERPUSTAKAAN .......................................................................................... 20 LAYANAN PEMBACA ............................................................................................... 22 SURAT TEGURAN................................................................................................... 24 SUMBANG PENULISAN ILMIAH DAN SKRIPSI ............................................................ 26 KATALOG BUKU ................................................................................................... 28 KATALOG PENULISAN ILMIAH DAN SKRIPSI ............................................................. 30 PENGOLAHAN DIGITAL COLLECTION ....................................................................... 32 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN ii UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : PEMINJAMAN BUKU MAHASISWA Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-001 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani peminjaman buku oleh mahasiswa. 2. DEFINISI : Peminjaman buku bagi mahasiswa untuk melakukan prosedur peminjaman sesuai peraturan yang berlaku. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Mahasiswa (anggota) mencari judul dan lokasi buku pada komputer searching buku. Mahasiswa mengambil buku dari rak. Mahasiswa menyerahkan KTM/ID Pustaka kepada petugas peminjaman Petugas mengecek pada database keanggotaan mahasiswa Jika benar sudah terdaftar sebagai anggota, petugas memproses buku yang diminta. Jika belum terdaftar sebagai anggota, petugas mengaktifkan keanggotaan dengan melihat blanko terakhir pembayaran pada semester yang bersangkutan. Jika mahasiswa telah aktif proses peminjaman dilanjutkan Petugas menscan KTM/ID Pustaka mahasiswa Petugas mengecek jumlah maksimum yang dapat dipinjam mahasiswa Jika tidak ada pinjaman berarti masih bisa meminjam maksimal 2 buku , jika masih ada 1 pinjaman berarti masih dapat meminjam 1 buku dan jika masih ada 2 pinjaman buku, mahasiswa tidak bisa meminjam buku lagi. Petugas menscan barcode pada buku untuk memproses data No. Induk ke dalam database perpustakaan Petugas menstempel tanggal pengembalian pada buku Petugas menggesek buku pada Magnetic Desensitizer Petugas menyerahkan buku & KTM/ID Pustaka Proses peminjaman selesai. 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Pihak Terkait Mahasiswa Mahasiswa dan Bag. sirkulasi Mahasiswa dan Petugas registrasi Bag. sirkulasi Mahasiswa dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi Mahasiswa dan Bag. sirkulasi 1 5. FLOWCHART Mulai Cari buku dan call number di computer searching Cari buku di rak buku Buku tersedia? No Yes Buku/KTM/ID Pustaka diberikan ke petugas bagian peminjaman Barcode KTM/ID Pustaka dan buku A BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 2 A Tidak Ada? Ya Chek data peminjaman Aktifkan sebagai anggota perpustakaan Yes Masih ada peminjaman? No Tidak bisa pinjam buku Selesai Barcode buku yang dipinjam Simpan data Yes Input lagi? No B BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 3 B Beri stempel tanggal peminjaman buku Gesek buku pada Magnetic Desensitizer Beri buku/ KTM / ID Pustaka untuk mahasiswa Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 4 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : PENGEMBALIAN BUKU MAHASISWA Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-002 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani pengembalian buku dari mahasiswa. 2. DEFINISI : Mahasiswa meminjam buku sampai dengan batas waktu tertentu lalu mengembalikan buku pinjamannya ke Perpustakaan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 4.5 4.6 4.7 Anggota menyerahkan buku dan KTM/ID Pustaka kepada petugas Petugas memeriksa data tanggal pengembalian / due date pada buku Jika terlambat, petugas menginformasikan jumlah denda kepada mahasiswa yang bersangkutan. Menscan KTM/ ID Pustaka dan buku, serta memeriksa buku yang akan dikembalikan lalu mencocokkan nama peminjam dengan KTM/ ID Pustaka Menyimpan transaksi pengembalian buku Petugas menyerahkan KTM/ ID Pustaka Proses pengembalian selesai 4.8 Gesek buku di Magnetic Desensitizer 4.2 4.3 4.4 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Mahasiswa dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi Mahasiswa dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi 5 5. FLOWCHART Mulai Mahasiswa menyerahkan Buku/ KTM / ID Pustaka ke petugas Chek due date pada buku Yes Terlambat? Informasi denda No Anggota membayar denda Barcode KTM/ID Pustaka Barcode buku Simpan data Yes Lagi? No Gesek buku di Magnetic Resensitizer Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 6 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL JUDUL : AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Kode : BJM.UPT-I/SOP-003 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 PEMINJAMAN BUKU STAF PENGAJAR/ KARYAWAN : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua No.Revisi : 1 : Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh 1. TUJUAN : Melaksanakan prosedur peminjaman sesuai peraturan yang berlaku. 2. DEFINISI : Semua koleksi perpustakaan yang diperbolehkan dipinjam keluar Perpustakaan. 3. REFERENSI : Peraturan penggunaan Malikussaleh buku perpustakaan Universitas 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Dosen/karyawan mencari judul dan lokasi buku pada komputer searching buku. Dosen/karyawan mencari buku secara langsung Petugas mencari kartu peminjaman di dalam laci kartu dosen Jika belum punya kartu anggota, dosen/karyawan dianjurkan untuk mendaftar sebagai anggota Mencatat data anggota pada kartu buku Mencatat data buku pada kartu peminjaman Mencatat tanggal pengembalian pada buku Memasukkan nomor anggota dosen/karyawan Menscan barcode buku yang akan dipinjam Mempersilahkan Dosen untuk memberikan paraf pada kartu peminjaman Gesek buku di Magnetic Desensitizer Proses peminjaman selesai 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Dosen/karyawan Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Petugas registrasi Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi 7 5. FLOWCHART Mulai Cari buku dan call number di computer searching Cari buku di rak buku No Buku tersedia? Yes Buku diberikan ke petugas bagian peminjaman Masukkan no. anggota dosen/karyawan dan chek anggota Yes No Ada? Daftar dan aktifkan menjadi anggota Chek data peminjaman A BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 8 A Yes Jumlah buku sudah melewati batas pinjaman ? No Barcode buku yang dipinjam Tidak bias pinjam buku Simpan data Yes Selesai No Pinjam lagi? Beri tanda pengembalian pada buku Gesek buku di Magnetic Desensitizer Beri buku ke dosen/karyawan Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 9 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL : Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : : : AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGEMBALIAN BUKU STAF PENGAJAR/ KARYAWAN Kepala Bagian Tata Usaha Sekretaris Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-004 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani Pengembalian Buku yang dilakuakan oleh Staff pengajar dan Karyawan. 2. DEFINISI : Pengembalian Buku dan koleksi Perpustakaan yang dipinjam oleh staff pengajar / karyawan Universitas Malikussaleh 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Menerima kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan dari dosen/karyawan Memeriksa apakah buku yang dipinjam terkena denda Jika buku yang dipinjam terkena denda, petugas menghitung banyak denda dan membarikan kwitansi jumlah uang denda kepada peminjam Jika anggota minta perpanjang, maka dilihat pada buku, apakah sebelumnya pernah diperpanjang, jika belum, maka peminjaman dapat diperpanjang. Kemudian diproses menggunakan prosedur pengembalian terlebih dahulu dan setelah itu dilakukan prosedur peminjaman. Mencatat tanggal pengembalian buku pada kartu anggota Petugas memberikan paraf pada kartu anggota sebagai bukti penerima pengembalian buku Mempersilahkan anggota untuk memberikan paraf juga di kartu anggota sebagai bukti pengembalian buku Mencocokkan kartu induk buku dengan buku yang dikembalikan Memasukkan data-data pengembalian buku Menggesek buku pada Magnetic Resensitizer 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi 10 5. FLOWCHART Mulai Dosen/Karyawan menyerahkan Buku dan ID pustaka kepada petugas Chek due date pada buku Yes Terlambat? Informasi denda No Anggota membayar denda Masukkan no. anggota Barcode buku Simpan data Yes Lagi? No Gesek buku di Magnetic Resensitizer Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 11 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : PEMESANAN BUKU (BOOKING) Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua secara Kode : BJM.UPT-I/SOP-005 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberikan pelayanan booking buku. on-line dengan layanan 2. DEFINISI : Mahasiswa dan seluruh civitas akedemika Universitas Malikussaleh yang tidak dapat melakukan peminjaman langsung ditempat. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Mahasiswa menginput ID pustaka mahasiswa di Web Perpustakaan Database Perpustakaan mengecek ID pustaka mahasiswa Jika ID pustaka ada, mahasiswa bisa langsung registrasi online pada Web perpustakan dengan memasukkan alamat email yang dimiliki. Jika ID pustaka tidak ada maka mahasiswa melakukan pendaftaran dengan memasukkan ID pustaka ID pustaka diinput ke database perpustakaan Kemudian mahasiswa melakukan registrasi online dengan memasukkan alamat email yang dimiliki Kemudian akan dikirim password untuk login ke Web perpustakaan via email Setelah mahasiswa menerima password, maka mahasiswa dapat melakukan login ke Web pepustakaan Mahasiswa memesan buku yang diinginkan melalui web Maksimal pemesanan 2 buah buku Buku dapat diambil setelah 7 hari kerja 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Mahasiswa Bag. sirkulasi Mahasiswa Petugas IT Perpustakaan Mahasiswa Bag. sirkulasi 12 5. FLOWCHART Mulai Masukkan dan chek ID card pustaka Ada? No Masukkan ID card ke database perpustakaan Yes Registrasi online pada web perpustakaan Mahasiswa memasukkan alamat email yang dimiliki Password login dikirim via email Mahasiswa melakukan login ke web perpustakaan Mahasiswa memesan buku, maksimal dua buku Mahasiswa mengambil buku yang dipesan setelah 7 hari Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 13 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : PERPANJANGAN PEMINJAMAN BUKU Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-006 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani perpanjangan waktu peminjaman buku anggota Perpustakaan Universitas Malikussaleh. 2. DEFINISI : Perpanjangan waktu peminjaman buku bagi anggota perpustakaan untuk melakukan prosedur perpanjangan waktu peminjaman buku sesuai peraturan yang berlaku. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Mahasiswa (anggota) memberikan buku dan ID pustaka kepada petugas. Untuk staff pengajar/karyawan memberikan buku dan Kartu Peminjaman ke petugas. Scanning ID pustaka Input buku yang akan diperpanjang Untuk dosen/karyawan masukkan nomor anggota perpustakaan Input buku yang akan diperpanjang. Bila sudah perpanjang waktu peminjaman buku sekali maka tidak bisa perpanjang waktu peminjaman buku yang kedua kali. Simpan data perpanjangan peminjaman buku. Stempelkan kembali buku yang diperpanjang masa peminjamannya. Untuk dosen / karyawan tuliskan lamanya pengembalian pada kartu anggota dan buku yang dipinjam. Kembalikan buku, ID pustaka kepada mahasiswa dan buku saja kepada dosen/karyawan. 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Peminjam Bag. sirkulasi Peminjam Bag. sirkulasi 14 5. FLOWCHART Mulai Anggota menyerahkan buku yang akan diperpanjang kepada petugas Yes No Mahasiswa? Barcode ID card Input no. anggota dosen / karyawan Barcode buku Chek data peminjaman No Input perpanjangan buku Simpan Data Stempelkan lagi tanggal pada buku BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Sudah diperpanjang 1 kali? Yes Tidak bias diperpanjang Chek hard cover dan soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Selesai 15 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : PENGADAAN BUKU Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua buku Kode : BJM.UPT-I/SOP-007 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN koleksi : Memberikan perpustakaan. terbaru bagi pengguna 2. DEFINISI : Pembelian buku refensi terbaru untuk mahasiswa dan seluruh civitas akedemika di lingkungan Universitas Malikussaleh. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Petugas mencari daftar buku terbaru dari web site, dari katalog buku penerbit, dari usulan Jurusan/Prodi dan staff pengajar. 4.2 Petugas bersama staff yang ditunjuk memilih buku yang akan dibeli atau memasukkan ke dalam daftar list buku. Jika buku yang diusulkan telah ada maka usulan buku tersebut dibatalkan. Jika buku tersebut tidak ada dalam koleksi perpustakaan maka buku tersebut diajukan dalam daftar pembelian atau pesanan. Staff perpustakaan mencari dan membeli buku tersebut dengan persetujuan Rektor ke toko buku atau melalui pemesanan. 4.3 4.4 4.5 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Kasubbag. Jaringan dan database Staff yang ditunjuk Kasubbag. Jaringan dan database 16 5. FLOWCHART Mulai Membuat daftar koleksi buku terbaru Memilih koleksi buku yang akan dibeli Yes No Ada dalam list koleksi? Simpan daftar usulan buku Hapus dari daftar usulan Buat daftar usulan buku Minta persetujuan Rektor Mencari buku di took buku atau pesan melalu penerbit Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 17 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : DOKUMENTASI DENDA Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-008 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberi solusi kepada pengguna agar menggembalikan tepat waktu. 2. DEFINISI : Semua anggota yang meminjam buku perpustakaan dan pengembaliannya melampaui batas waktu yang telah ditentukan 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Kegiatan Petugas mengecek tanggal pengembalian dan menghitung jumlah hari keterlambatan berdasarkan sistem. Peminjam menyerahkan uang sesuai ketentuan denda Petugas membuat tanda bukti pembayaran denda Bukti pembayaran denda diserahkan ke mahasiswa Petugas membukukan uang denda Petugas menyerahkan uang denda ke bendahara BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Bag. sirkulasi Peminjam Bag. sirkulasi 18 5. FLOWCHART Mulai Chek denda Peminjam menyerahkan uang denda Petugas membuta tanda bukti pembayaran Tanda bukti diserahkan ke peminjam Petugas membukukan dan menyerahkan uang denda ke bandahara Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 19 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : BEBAS PERPUSTAKAAN Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-009 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN mahasiswa menegembalikan semua buku : Agar peminjamanya sebelum mereka keluar/mengambil ijazah dari Universitas Malikussaleh. 2. DEFINISI : Semua mahasiswa yang sudah lulus dalam mengikuti sidang sarjana atau D3 dan sedang mengurus pengambilan ijazah wajib menyelesaikan semua urusannya dengan perpustakaan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 5.1 Chek persyaratan: KRS aktif dan form pengurusan ijazah bagi program sarjana dan surat keterangan lulus sidang dari dosen Pembimbing bagi program D3 Petugas mengecek data mahasiswa dari data base 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan pinjaman bukunya terlebih dahulu Jika tidak ada pinjaman maka di teruskan ke pengisian formulir Data akan diproses oleh bagian pembuatan surat bebas pustaka (SBP) Surat bebas pustaka siap dikeluarkan BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Bag. sirkulasi & Kasubbag. Pelayanan Bag. Keanggotaan Mahasiswa dan Bag. Keanggotaan Mahasiswa, Bag. sirkulasi & Bag. Keanggotaan Bag. Keanggotaan 20 5. FLOWCHART Mulai Chek data Mahasiswa Chek Pinjaman Status Pinjaman Yes No Simpan Data Kembalikan Buku Chek Pinjaman Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 21 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : LAYANAN PEMBACA Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-010 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberi layanan kepada pengguna yang ingin membaca dan mencari buku. 2. DEFINISI : Seluruh pengguna yang ingin memanfaatkan perpustakaan untuk membaca, belajar dan menambah informasi. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 4.2 Mahasiswa datang mengisi buku keanggotaan/tamu Mahasiswa mencari buku berdasarkan judul buku/ISBN di komputer searching Mahasiswa mencari buku di rak berdasarkan abjad Mahasiswa membaca buku di meja baca yang telah disediakan Ruang refrensi hanya diperkenankan untuk membaca ditempat 4.3 4.4 4.5 4.6 Untuk meminjam buku tersebut, mahasiswa langsung menuju meja petugas bagian peminjaman 4.7 Setelah membaca, buku diletakkan di tempat yang telah disediakan 4.8 Mahasiswa keluar melalui pintu keluar BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Pihak Terkait Mahasiswa Mahasiswa Mahasiswa Mahasiswa Mahasiswa dan Bag. Koleksi Mahasiswa dan Bag. sirkulasi Mahasiswa dan Bag. Koleksi Mahasiswa 22 5. FLOWCHART Mulai Imput nama dan tujuan di komputer kunjungan Baca di ruang baca atau referensi No Masuk ke ruang referensi Yes Masuk ke ruang baca Cari buku dan call number di computer searching Cari buku di rak buku Cari buku atau referensi lainnya Baca buku di ruang baca buku referensi Taruh kembali buku referensi di raknya Baca buku di meja baca Buku diletakkan di tempat yang telah disediakan Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 23 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : SURAT TEGURAN Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-011 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengingatkan pengguna jasa perpustakaan yang telah melebihi batas waktu peminjaman. 2. DEFINISI : Semua anggota perpustakaan yang belum mengembalikan buku sampai batas waktu yang telah ditentukan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Petugas mengecek skedul peminjaman buku oleh mahasiswa, karyawan atau staff pengajar yang telah melewati batas waktu yang telah ditentukan Surat teguran dibuat untuk mahasiswa atau staff pengajar. Untuk mahasiswa surat teguran di kirimkan ke jurusan masingmasing Untuk staff pengajar surat teguran dikirim melalui e-mail 4.2 4.3 4.4 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Peminjam dan Bag. sirkulasi Kasubbag. pelayanan 24 5. FLOWCHART Mulai Chek anggota yang sudah melewati waktu No Mahasiswa ? Yes Buat surat teguran untuk mahasiswa Buat surat teguran untuk staf pengajar Kirim ke jurusan Kirim melalui e-mail Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 25 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL : Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : : : AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUMBANG PENULISAN ILMIAH DAN SKRIPSI Kepala Bagian Tata Usaha Sekretaris Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-012 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mendokumentasikan hasil karya ilmiah yang dibuat oleh mahasiswa serta pengembangan koleksi perpustakaan. 2. DEFINISI : Diberikan oleh mahasiswa yang telah selesai sidang sarjana maupun D3 yang ingin mendapatkan sertifikat dan ijazah. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Mahasiswa menyerahkan Penulisan Ilmiah dan Skripsi dalam bentuk hard cover dan soft copy (CD/DVD) Untuk mahasiswa non skripsi, mahasiswa hanya menunjukkan surat jadwal sidang sarjana Petugas menginput data penulisan ilmiah dan skripsi dari mahasiswa Cek soft copy penulisan ilmiah dan skripsi Soft copy dan hard cover dikirim ke bagian pengolahan penulisan ilmiah dan skripsi Petugas menginput data penulisan mahasiswa/skripsi. Simpan data 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Mahasiswa dan Bag. Keloksi & Referensi Bag. Keloksi dan Referensi 26 5. FLOWCHART Mulai Skripsi, Penulisan Ilmiah No Yes Mahasiswa dengan penulisan ilmiah dan skripsi Mahasiswa menyerahkan hard cover dan soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Chek hard cover dan soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Input soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Mahasiswa non skripsi Simpan Data Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 27 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : KATALOG BUKU Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-013 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengetahuai apakah koleksi buku terbaru sudah ada di dalam catalog buku dan sudah ditampilkan di web site perpustakaan. 2. DEFINISI : sistematika daftar buku atau bahan pustaka di dalam perpustakaan yang memberi informasi tentang pengarang, judul, edisi , penerbit, tahun terbit, dan lokasi bahan pustaka tersebut disimpan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Buku diterima dari Sumbangan mahasiswa, pembelian dan hadiah Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku Petugas mengecheck database katalog buku di komputer Bila katalog buku ada, tulis nomor kelas untuk buku tersebut di kolom nomor kelas pada stempel induk dan langsung diberi nomor induk. Bila tidak ada, cari nomor kelas dan lakukan pembuatan katalog baru Petugas melakukan pengkatalogan buku di komputer Petugas melakukan penentuan subyek buku dan pengarang buku Petugas memberikan nomor induk buku Simpan data katalog buku di database computer Petugas memberi label call number pada buku Petugas memberi label barcode pada buku Petugas memasukkan buku ke rak buku 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Bag. Keloksi majalah & Referensi Bag. Keloksi Bag. Keloksi majalah & Referensi Bag. Keloksi Bag. Referensi Bag. Keloksi 28 5. FLOWCHART Mulai Buku dari pembelian, sumbangan dan hadiah Cari database katalog buku di komputer Yes No Ada? Tulis nomor kelas Cari nomor kelas Input katalog buku ke komputer Penentuan subjek pengarang Pemberian nomor induk buku Simpan Data Labeling buku dan barcode Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 29 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL : Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : : : AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KATALOG PENULISAN ILMIAH DAN SKRIPSI Kepala Bagian Tata Usaha Sekretaris Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-014 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengetahuai apakah koleksi penulisan ilmiah dan skripsi terbaru sudah ada di dalam catalog pustaka dan sudah ditampilkan di web site perpustakaan. 2. DEFINISI : sistematika daftar bahan pustaka yang lain di dalam perpustakaan yang memberi informasi tentang pengarang, judul penulisan ilmiah dan tahun terbit. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Hard copy penulisan Ilmiah dan skripsi diterima dari mahasiswa 4.2 Petugas memberi stempel pengindukan pada hard copy penulisan Ilmiah dan skripsi Petugas menginput judul, nama mahasiswa, NIM, tahun, nama dosen pembimbing dan call number ke database dan menyimpannya Petugas memberi tanggal, nomor induk, call number dan keterangan pada hard copy penulisan ilmiah dan skripsi Petugas memberi kode warna sesuai tema hard copy penulisan dan skripsi pada punggung bawah hard copy Petugas menyimpan hard copy penulisan dan skripsi ke rak berdasarkan fakultas dan warna tema 4.3 4.4 4.5 4.6 BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Penanggung Jawab Bag. Keloksi majalah & Referensi Bag. Referensi Bag. Keloksi 30 5. FLOWCHART Mulai Hard copy diterima dari mahasiswa Stempel pengindukan pada hard copy Input judul, nama, NIM, tahun dan call number Simpan Data Tulis tanggal, call number, nomor induk, keterangan pada hard cover Pemberian kode warna pada punggung hard cover sesuai tema Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 31 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DOKUMEN LEVEL : JUDUL : PENGOLAHAN DIGITAL COLLECTION Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Kepala Bagian Tata Usaha : Sekretaris : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-015 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengolah koleksi soft copy penulisan ilmiah dan skripsi kedalam bentuk compact disc dan menampilkan koleksi di web site perpustakaan. 2. DEFINISI : Seluruh pengguna perpustakaan yang akan melihat koleksi soft copy penulisan ilmiah dan skripsi baik lewat CD maupun Website. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Petugas menerima soft copy makalah dan penelitian ilmiah (PI) dari mahasiswa 4.2 4.3 4.4 4.5 Petugas Petugas Petugas Petugas melakukan pengecekan isi dari materi soft copy menginput data bibliografi-makalah/penelitian ilmiah mengcopy abstrak ke dalam data base menguploud data bibliografi dan abstrak. BJM – UPT. PERPUSTAKAAN Pihak Terkait Bag. Keloksi majalah & Referensi Bag. Referensi Bag. TIK 32 5. FLOWCHART Mulai Pengumpulan soft copy di hard disc Klasifikasi berdasarkan tahun masuk universitas Back up soft copy ke hard disc Upload abstrak ke web site Masukkan NIM, Nama dan Abstrak Simpan Data Selesai BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 33 Tim Penyusun Ketua : DR. Muhammad, ST., M.Sc Anggota : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. DR. Ir. Mawardati, M.Si (FP) DR. Murhaban,SE., M.Si, Ak (FE) Abubakar, ST. MT (FT) Elvira Sari Dewi, SP, MS. (FP) M. Haykal, SE. M.Si, Ak (FE) Subhani, S.Sos, M.Si (FISIP) Marlia Sastro, SH.M.Hum (FH) BJM – UPT. PERPUSTAKAAN 34