Atualizado em Maio/2015 Bem vindo Colaborador Página 1 01/02 Por que usar? Resumo A base da operação de qualquer empresa são as tarefas. O Runrun.it é uma ferramenta que ajuda as empresas coordenando o luxo de tarefas, dando prioridade e organizando-as por clientes e projetos. As tarefas possuem sempre um Dono, quem abriu a tarefa, um Responsável, que deve avaliar e transferir a tarefa ou desempenhá-la, e os Seguidores, pessoas que acompanham a tarefa. Cada tarefas possui a sua própria “Timeline” que é onde a comunicação com os outros colegas acontece. No Runrun.it, cada comentário tem um tempo limite de 15 minutos para ser deletado, depois ica “gravado para sempre” na tarefa. Essa característica faz com que seja uma ferramenta ideal para que as pessoas tomem decisões de forma responsável e transparente. Acaba aquela história que o email não chegou ou está na caixa de spam. Os administradores do Runrun.it na sua empresa vão deinir para quem você pode abrir tarefas e de quem você poderá recebê-las. Essa regra dá clareza ao luxo de trabalho. Ou seja, se alguém quiser que você trabalhe em algo, formalmente, terá que estar apto a abrir uma tarefa para você. Os arquivos, que podem ser anexados às tarefas, também podem ser apagados durante os 15 minutos após o upload. Depois disso, icam anexados para sempre. Página 2 Para indicar que você está trabalhando em algo, clique no botão Trabalhar. O sistema vai contar o tempo automaticamente apenas durante o seu horário de trabalho cadastrado. Quando terminar, clique em Entregar, e pronto. Todos serão alertados da entrega. 02/02 Por que usar? Resumo Para dar previsibilidade aos líderes de equipe e aos gestores da empresa, você poderá Estimar o esforço que acha necessário para terminar cada uma das tarefas. Essa estimativa deve ser feita em horas úteis e pode ser refeita quantas vezes achar necessário. Com essa estimativa, o sistema vai calcular uma Data estimada de entrega, levando em consideração o seu horário de trabalho e as outras tarefas que estão na sua pilha de afazeres. Agora ica fácil: se alguém quiser “repriorizar” o seu trabalho, vai ter que escolher o que vai perder prioridade. E o sistema vai recalcular todas as Estimativas de entrega. Página 3 Aqui está a mágica do Runrn.it. É bom para saber o que cada um está fazendo e quando será entregue, mas é ótimo pro funcionário, que tem clareza do que fazer, em qual ordem. Além disso, não será pressionado para fazer “milagres” dentro do seu tempo, que é um recurso limitado. O Runrun.it possui muitas outras funcionalidades que você vai descobrir com o tempo, mas seus fundamentos estão em ajudar as empresas a produzirem mais, com menos estresse. 01/02 Os tipos de usuário O Runrun.it possui quatro tipos de usuários Administrador Líder de equipe Quem cria a conta da empresa no Runrun.it é automaticamente colocado como Administrador. Ele poderá criar mais usuários e também colocá-los como administradores. São eles os responsáveis por criar Clientes e Projetos, Equipes, Tipos de Tarefa, Status, etc. Têm acesso a todas as funcionalidades do sistema. Cada equipe criada no Runrun.it pode ter um líder, conigurado por um administrador. O líder de equipe tem alguns privilégios de administração. Ele poderá editar algumas preferências dos seus liderados, como horário de trabalho, colocar de férias, etc. Gestor Alguns usuários podem ser colocados como “Gestores”. Isso quer dizer que eles terão acesso a todas as equipes, tarefas e relatórios do sistema, mesmo que não façam parte de qualquer equipe. É um tipo de usuário ideal para gestores mais sêniores na empresa, que precisam acompanhar o desempenho das tarefas e equipes, mas não estão ligados ao dia a dia das tarefas. Página 4 Ele também terá acesso aos relatórios e à criação de Clientes e Projetos, bem como Tipos de tarefa e Priorização de tarefas. 02/02 Os tipos de usuário O Runrun.it possui quatro tipos de usuários Colaborador Usuário que faz parte de uma das equipes criadas na empresa. Um Administrador precisa deinir de quem ele recebe tarefas e para quem ele pode abrir tarefas. Isso inclui ele mesmo. Ou seja, se o administrador deinir que um colaborador não pode abrir tarefas para ele mesmo (quem deve fazer isso é o seu líder, por exemplo), pode retirar seu nome da lista. O Colaborador poderá, então, abrir tarefas para quem ele for autorizado e só receberá tarefas de quem tem autorização para tal. Ele deverá estimar o tempo que acha necessário para de- Página 5 sempenhar cada tarefa, em horas úteis, e clicar em “Trabalhar” na tarefa que estiver naquele momento. Durante o processo de realização de uma tarefa, ele poderá adicionar outros usuários como Seguidores da tarefa. Essas pessoas serão alertadas sobre o andamento da mesma. Poderão também realizar comentários na tarefa e anexar documentos a ela. Caso o Colaborador vá trabalhar em outra tarefa, basta clicar em “Trabalhar” nela. O sistema “pausa” automaticamente a anterior e prioriza a atual como a mais importante. Ao terminar uma tarefa, basta clicar em “Entregar”, e a tarefa será considerada entregue. 01/04 As tarefas Metodologia de “pilha” de tarefas O Runrun.it trabalha com a metodologia de “pilha” de tarefas. Ou seja, você tem uma lista de tarefas, que podem ser de Clientes e Projetos diferentes. A mais prioritária deve ser feita antes, depois a de baixo e assim por diante Tarefa 1 (A que deve ser trabalhada) Tarefa 2 Tarefa 3 Nova tarefa... Página 6 02/04 As tarefas Metodologia de “pilha” de tarefas Quando você estima o esforço que acredita ser adequado para realizar cada uma das tarefas (em horas úteis), o Runrun.it vai somando esses tempos e calculando a data estimada de entrega. Tarefa 1 3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 11:00 Tarefa 2 1 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 12:00 O sistema pula o almoço Tarefa 3 4 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 18:00 E os horários de descanso Tarefa 4 Página 7 1 hora/ Estimativa de entrega: Amanhã 03/04 As tarefas Metodologia de “pilha” de tarefas Quando um líder de equipe, um gestor ou um administrador “reprioriza” as tarefas, todas as estimativas de entrega são recalculadas e os responsáveis avisados da “repriorização”. Página 8 Tarefa 1 1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 9:00 Tarefa 2 3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 12:00 04/04 As tarefas Toda tarefa possui Um Dono,ou seja, quem abriu a tarefa. Um Responsável para quem aquela tarefa vai. O Runrun.it só aceita um responsável por tarefa para evitar trabalhos dobrados. Se duas pessoas estão trabalhando na mesma coisa, devem ter duas tarefas diferentes. Isso também ajuda na mensuração da produtividade nos relatórios. O Responsável pode transferir a tarefa para as pessoas que ele é autorizado a abrir tarefas. Um Tipo de tarefa que são categorias criadas pelo administrador do Runrun.it. Elas servem para que os relatórios mostrem onde o tempo está sendo gasto por Tipo de Tarefa, por exemplo. Um Cliente > Projeto Cada cliente pode ter vários projetos. Eles são criados pelo Administrador ou pelo Líder de equipe. Página 9 Uma Descrição que é um texto mais detalhado sobre o que aquela tarefa precisa tratar. Arquivos anexos que podem ter qualquer tamanho, dentro do limite do plano contratado pela empresa (os arquivos só podem ser apagados nos primeiros 15 minutos após seu upload. Isso, para estimular a responsabilidade no tratamento das informações, uma vez que geram impactos para outros colegas). Comentários Após criada a tarefa, os usuários envolvidos podem fazer comentários ou responder aos comentários feitos por outros. Como os arquivos, só podem ser apagados 15 minutos após sua criação, pelo mesmo motivo. O próprio Runrun.it também faz alguns comentários automaticamente, para gravar o histórico das mudanças na tarefa. 01/02 RR-Ratings Algumas dicas pra você Sistema de acompanhamento da produtividade individual Algumas empresas optam por habilitar o RR-Ratings, nosso sistema que mensura quantitativamente as entregas. Apesar de ser um índice quantitativo, tem algumas particularidades. Ele é uma soma de diversos indicadores que compõem uma média dos últimos 30 dias das suas entregas. Conheça cada uma delas Tarefas entregues Esse índice mede quantas tarefas você entregou. Apesar do Runrun.it não ser uma ferramenta adequada para tarefas muito granulares (que levam poucos minutos para serem feitas), também não é legal para os gestores da empresa você colocar tarefas muito grandes. Fica difícil acompanhar a evolução das tarefas. Portanto, uma dica seria você quebrar tarefas em etapas onde uma entrega palpável possa ser conferida. Tarefas que levem entre 4 e 16 horas úteis são uma boa faixa de referência para você ter em mente. Tarefas reabertas Esse é um índice negativo no RR-Ratings. Signiica que você entregou uma tarefa e seu dono a reabriu por algum motivo. A dica aqui é você usar a “TimeLine” para discutir todos os pontos antes da entrega formal. Página 10 02/02 RR-Ratings Algumas dicas pra você Tarefas entregues dentro do prazo estimado Tarefas entregues dentro do prazo desejado Outro ponto de atenção para quem está desempenhado tarefas é estimar corretamente o esforço necessário para desempenha-la. Isso traz previsibilidade à gestão da empresa e é valorizado pelo RR-Rating. Nem todas as tarefas abertas no Runrun.it têm uma data desejada de entrega. Mas, as que têm essa data, são boas oportunidades para ampliar o seu índice. Basta entrega-las até a data desejada. Geralmente são tarefas importantes para certos clientes ou projetos, ique de olho nelas. Tarefas entregues com até duas estimativas Tão importante quanto estimar o esforço necessário para uma tarefa é estimá-lo corretamente. No Runrun.it, se achar que vai levar mais ou menos tempo para uma tarefa, você poderá re-estimar o esforço quantas vezes achar necessário. Porém, quando estima mais de duas vezes, seu RR-Rating vai ser prejudicado. Isso estimula a previsibilidade, importante na gestão de projetos e tarefas. Página 11 Os pesos de cada índice Cada empresa pode conigurar quais índices são mais importantes. Assim, todas as madrugadas, o Runrun.it calcula o RR-Rating baseado nos pesos que a empresa deiniu. Ao longo do tempo, o RR-Rating será aperfeiçoado, incluindo novos índices e revisando os formatos de cálculo, aim de tornar-se uma ferramenta cada vez mais útil para ajudar gestores de empresas a encontrarem seus colaboradores mais produtivos. 01/05 Interface Lista de tarefas Aqui você pode acessar o seu peril ou de sua empresa. Também pode ver seus alertas, atualizar o plano no Runrun.it e checar o seu RR-Rating. Para ver os detalhes da tarefa, seus comentários e arquivos, clique no título da mesma. A página de detalhes da tarefa será aberta. Página 12 O menu pode ser reordenado para que você tenha as informações que mais usa carregadas na frente. Basta clicar na lateral esquerda e arrastar a barra desejada. 02/05 Interface Lista de tarefas Aqui você pode acessar o seu peril ou de sua empresa. Também pode ver seus alertas, atualizar o plano no Runrun.it e checar o seu RR-Rating Criar uma nova tarefa. Atenção, só estarão disponíveis como responsáveis para a nova tarefa as pessoas para as quais você está autorizado a abrir tarefas Página 13 Para começar a contar o tempo, basta clicar em “Trabalhar”. Mantenha o esforço estimado atualizado, assim a data estimada de entrega também estará 03/05 Interface Equipes Aqui são listadas todas as equipes das quais você faz parte Qual o nível no sistema de mensuração de produtividade RR-Rating a pessoa está no momento O líder é o primeiro, em negrito Quando a tarefa atual será entregue Quando a última tarefa da lista dessa pessoa, provavelmente, vai ser entregue Página 14 Quantas tarefas estão na ila dessa pessoa, quantas ela abriu para outras e quantas ela segue 04/05 Interface Detalhes da tarefa Página 15 Mude o responsável para transferir a tarefa para outra pessoa Anexos só podem ser apagados até 15 minutos após seu upload A descrição da tarefa só pode ser editada até que o Responsável estime o esforço necessário Da mesma forma, os comentários. Após feito um comentário, você tem 15 minutos para apagá-lo, se desejar 05/05 Interface Detalhes da tarefa Página 16 Lista de Seguidores da tarefa Checklist da tarefa Comandos úteis da tarefa Sequência de Responsáveis e Pré-Requisitos 01/01 Perguntas frequentes Respostas pra você Preciso deixar o site aberto para contar o tempo nas tarefas? Não. Você só precisa clicar no botão “Trabalhar” da tarefa que está desempenhando. Se for trabalhar em outra antes de fechá-la, clique em “Trabalhar” na outra. O sistema “Pausa” automaticamente a atual. Se desejar ajustar manualmente as horas, utilize o menu “Tempo”. Lá você pode adicionar ou retirar horas manualmente. Posso deletar tarefas? Sim. Basta clicar para abrir a tarefa e clicar em “Mais ações”. O que é uma tarefa Ongoing? A opção de Tarefa Ongoing é para aquelas tarefas que não têm prazo para fechamento, nem estimativa de esforço, podendo ser iniciadas e pausadas quantas vezes forem necessárias. Pode ser mais interessante criar uma tarefa Ongoing referente a um trabalho rotineiro na empresa, que criar e entregar uma nova tarefa a cada dia. Página 17 Posso conigurar os alertas que recebo por email? Sim. Clique no seu nome, na parte superior à direita da tela. Depois em “Meus alertas”. Lá, você poderá conigurar quais os emails quer receber. Preciso de um novo Projeto para abrir uma tarefa. Com quem falo? Com o líder da sua equipe ou com um administrador do Runrun.it na sua empresa. 01/02 Private cloud O Runrun.it é um serviço oferecido originalmente na nuvem e em um ambiente compartilhado entre milhares de empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de código, encriptação de dados e segurança dos servidores, há empresas que preferem ter um ambiente totalmente isolado e dedicado apenas aos seus usuários. Por isso, também oferecemos a versão “Private Cloud” do Runrun.it. Essa modalidade da nossa aplicação possui todas as funcionalidades da versão pública e roda nos mesmos fornecedores de infraestrutura, porém, em instâncias dedicadas à empresa contratante. Ou seja, o banco de dados é só dela. Todas as modiicações, correções e evoluções da plataforma pública também são implementadas automaticamente na instância dedicada. A única diferença para o usuário inal é que ele deverá entrar pelo endereço suaempresa.runrun.it ao invés de runrun.it. Página 18 02/02 Private cloud Suporte Segurança e Backups Todo o suporte fornecido aos planos pagos do Runrun.it público também é ofertado aos usuários de uma Private Cloud, por tickets, chat ou e-mail em horário comercial. A empresa também pode optar por um pacote de Suporte Premium que dá acesso prioritário aos tickets além de atendimento por telefone em horário comercial. Usamos as mesmas técnicas de segurança utilizadas na aplicação pública como encriptação da comunicação dos dados entre os clients e servidores, encriptação de dados sensíveis no banco (nem mesmo as equipes de manutenção possuem acesso aos dados), backups diários do banco de dados com possibilidade de rollback e disaster recovery rápidos, acompanhamento de uptime e saúde da aplicação. Manutenção Todas as instâncias Private Cloud são monitoradas 24x7x365, assim como os servidores da versão pública. Qualquer intervenção necessária é feita diretamente pela nossa equipe de suporte. Há possibilidade de iltrar IP’s de acesso à aplicação, caso o cliente solicite. Toda a comunicação é feita através de SSL. SLA Capacidade A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai especiicar o tamanho e a infraestrutura necessária para a Private Cloud. Praticamente não há limites para o número de usuários e a capacidade de armazenamento. Você deine a necessidade, e deixa o resto com a gente. (upgrades e downgrades também são realizados com facilidade). Serviços de integração Alguns serviços externos poderão ser integrados à Private Cloud contratada. No entanto, terão escopo, prazo e preço discutidos separadamente. Página 19 Uma página como http://status.runrun.it será disponibilizada para que os usuários possam acompanhar a saúde da aplicação e seu uptime. Garantimos em contrato 99,88% de uptime mas, geralmente, estamos acima desse valor. Conira clicando no link acima. Implementação (Regiões AWS EUA/Europa) Após OK comercial, a Private Cloud é disponibilizada em até 5 dias úteis. (Região AWS Brasil) 30 dias úteis após OK comercial. 01/02 On-Premises (Virtual Box) O Runrun.it é um serviço oferecido originalmente na nuvem e em um ambiente compartilhado entre milhares de empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de código, encriptação de dados e segurança dos servidores, há empresas que preferem ter um ambiente totalmente isolado e dedicado apenas aos seus usuários. Por isso, também oferecemos a versão “On-Premises” do Runrun.it. Essa modalidade da nossa aplicação possui as mesmas funcionalidades da versão pública, porém, é entregue dentro de uma máquina virtual para rodar na infraestrutura do cliente. Todas as modiicações, correções e evoluções da plataforma pública também estarão disponíveis para as instalações On-Premises e poderão ser instaladas remotamente pela equipe do Runrun.it ou pela equipe de TI do cliente. A única diferença para o usuário inal é que ele deverá entrar pelo endereço especiicado pela empresa, ao invés de runrun.it. Página 20 02/02 Private cloud Suporte SLA Na modalidade On-Premises, há apenas a opção de suporte premium. Todos os tickets são tratados com prioridade e, durante o horário comercial, há um analista de suporte sempre disponível por telefone para sanar dúvidas dos usuários. Diferente do “Private Cloud”, onde nós gerenciamos a aplicação e a infraestrutura, na versão On Premises temos o SLA de atendimento aos trouble-tickets. Porém, não é fornecido SLA de uptime, uma vez que não somos responsáveis pela infraestrutura. Manutenção Serviços de integração As instâncias On-Premises podem ser monitoradas remotamente pela equipe Runrun.it, caso a empresa contratante libere acesso à máquina virtual. Caso contrário, o suporte é feito sob demanda. Alguns serviços externos poderão ser integrados à Virtual Box contratada. No entanto, terão escopo, prazo e preço discutidos separadamente. Implementação Capacidade A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai especiicar o tamanho e a infraestrutura necessária para a Virtual Machine. Praticamente não há limites para o número de usuários e a capacidade de armazenamento. Você deine a necessidade, e a máquina será dimensionada adequadamente. Segurança e Backups Toda a segurança da infraestrutura é de responsabilidade da empresa contratante. As políticas de backup de banco e arquivos também deverão ser deinidas pela equipe de implementação do projeto, sempre usando infraestrutura do cliente. Página 21 Sem integrações externas, em média, 45 dias úteis, após OK comercial. 01/01 Algo a mais Colaboração social SharePage A interação entre as equipes no Runrun.it acontece nas tarefas. No entanto, há um espaço para que outros assuntos sejam tratados: O Mural. Na página principal do Runrun. it, os colaboradores podem postar mensagens, vídeos e fotos e discutirem sobre temas importantes para todos da empresa, ou apenas entre os membros das suas equipes. Ao invés de usar pendrives, HD-externos ou tentar (sem sucesso) enviar arquivos muito grandes por email para clientes, fornecedores ou outros colegas, você pode criar uma SharePage. Assim, você pode carregar quantos arquivos desejar (dentro da cota de storage do seu plano), criar uma senha para que eles sejam baixados e compartilhar apenas o link para essa página. O destinatário não precisa ser um usuário do Runrun.it. A página será customizada com a logomarca da sua empresa. É um ótimo lugar para comunicados da empresa, postar novos vídeos de treinamento, mensagens motivacionais, links para ações especíicas, dentre outros. Docs Aplicativos Apesar do foco do Runrun.it ser a gestão de tarefas, tempo e talento, há uma série de funcionalidades extras que podem ajudar na gestão do dia a dia. Ao longo do tempo, desenvolvemos aplicativos que podem ser liberados para todos, ou apenas um grupo de usuários, pelo administrador. Hoje, temos disponíveis: Página 22 O Repositório de arquivos da sua empresa pode ser mais inteligente. Com esse aplicativo do Runrun.it, você e sua equipe podem criar documentações sobre projetos e clientes, subir arquivos, e fazer comentários. Todos eles icam disponíveis na web, com toda a segurança e backups realizados pelo Runrun.it e podem ser acessados por qualquer usuário autorizado para aquele projeto ou cliente. Mais ajuda, fóruns e vídeos Acesse https://support.runrun.it/hc/pt- br ou clique no link “Ajuda” na parte de baixo de cada página do Runrun.it.