横浜ベイシェラトン ホテル&タワーズ

実際に導入したのは、2009 年 11 月からです。導入の決め手は、25 GB の容量があったことに尽きます。これまで使用していたメール容量の 2500 倍というスペック。それを考えれば、データをクラウド上で管理するという新しいシステムへの抵抗感はとくにありませんでしたね。当時既に Google ブランドは確立されていましたし、コスト面でもメールに加えて、カレンダー機能、サイトなどを新たに使えることを考えればリーズナブルという印象でした。

移行するにあたって唯一決断したのは、Google Workspace 導入以前のメールについては、「 Outlook で確認してください」と割り切ったことですね。当初は戸惑う社員も少なくありませんでしたが、時間が経つにつれて、社員たちからは「検索力がスゴい」「容量を気にせずに使えるようになったので良かった」といった声を聞くようになりました。

最初全社的に導入したのは、メールサービスです。営業職、コンシェルジュ、レストラン従業員など、違った職種のスタッフがそれぞれの立場で使いはじめました。たとえば、ホテルフロントの受付スタッフ。一人ひとりがパソコンを持っている業態ではないので、以前はメールを設定している端末まで行かないと、その内容を確認することができませんでした。Google Workspace を導入したことで、現場スタッフがホテル内で使用するパソコンを選ばずともメールチェックできたり、ポータルサイトにアクセスできたりするようになりました。お客様との対面接客を主とするスタッフについても、業務内容にマッチした効率的な使い方をできるようになったわけです。

カレンダー機能についてもすぐに活用できましたね。導入以前は、会議室の予約をしたければ、参加者に直接メールしたり、紙の台帳に記入したりというアナログな方法で行なっていましたが、オンライン上で社員同士の空き時間や会議室の空き状況を確認できるようになったことで、飛躍的にスケジューリング力もアップしたいと思います。

そして最後は、サイトです。自社のポータルサイトを作成したことで、全社カレンダー（社内全体に関わるイベント）や売上げレポート、社内報などを、全社員がいつでもどこでも、オンライン上で共有できるようになりました。細かい例を挙げると、8 軒あるレストランバーの今月のオススメメニューや営業時間変更のお知らせなども、スムーズに共有できるようになりました。導入から約 3 年経ちましたが、今後は、当ホテル & タワーズをご利用されるお客様の笑顔に繋がるような、サービス向上や社員教育に繋がるナレッジベース的な使い方ができればと考えています。