和気産業株式会社

Google Workspace 導入前は、社内 LAN 専用のサービスを利用していました。かつてはそれで問題がなかったのですが、時代の流れのなかで社会のクラウド化が促進。いつでもどこでも情報を取得できる環境が構築されるようになると、社内でしかアクセスできないことが足かせに……。

なかには会社のメールを個人のメールに飛ばすことで対応する社員も現れ、情報漏えいの危機感から、この状況はなんとかしなければいけないという意識を持つようになりました。

また弊社としても、大阪、埼玉、福岡、滋賀、茨城、宮城など各地に事業所があるので、クラウド化による情報共有の効率化を目指したいと思うようになったのです。

導入後の効果は想像以上でしたね。これまでに担当者間で資料の共有が計れていないなどの問題が発生していたのですが、会議の議事録を Google ドライブで共有したり、社用車や会議室の予約を Google カレンダーで管理したり。数値データを Google サイトで保存することもあります。社内間での情報共有が格段に効率化されましたね。また、Adobe llustrator など専用ソフトがなければ開けなかったファイルもビューアーを利用することで閲覧できるのもうれしいですね。

加えて弊社では、社内コミュニケーション向上の一貫として、Google+ を積極的に活用しています。たとえば、各事業所の受付の飾り付けを定期的に変えているのですが、そのたびに写真を投稿。半年に一度、投票でグランプリを決めるイベントを行っています。また、頭の体操として論理力や発想力を鍛えるなぞなぞを毎月配信する取り組みなども好評です。

Google Workspace 導入後の業務の効率化は社内だけに留まりません。たとえば育休を取得している社員からの評価が非常にいいですね。近ごろ、1 年の育児休暇から復帰した女性社員がいるのですが、受け入れ側の同僚からは「復帰後なのにまったくブランクが感じられない」との声があがっていました。本人にその理由について聞いたところ、Google Workspace のさまざまな機能を利用して、随時情報を取得していたそうです。メールの確認はもちろんですが、Google ドライブに共有されている同僚の日報や会議の議事録を手の空いた時間に読んでいたとか。一般的に、休職中の社員にわざわざ仕事の資料をメールで添付するのは気が引けます。それが育児休暇ともなれば、負担をかけることになりますからね。そういった場合にも、Google ドライブを利用して、「共有しているので、見たいときに見てくださいね」という、いい意味でのユルい情報共有ができれば、お互いに気持ちが楽ですよね。子どもが育つにつれて精神的にも時間的にも余裕がなくなってしまう場合にも、片手で操作できるスマートフォンからのアクセスはとても便利だったそうです。

現在は、より効率的な使い方ができないか模索している最中。Google サイトを社内ポータル化して利用しようかという案もあり、まだまだ業務に活かせそうです。Google Workspace は 5 年、10 年と使っていきたいサービス。これからどのような進化をしていくか楽しみにしています。