オイシックス株式会社

弊社は設立 13 年目となりますが、おかげさまで、速いスピードで事業規模を拡大しております。これに伴い、自社でメールサーバーを構築・運用することによる管理やメンテナンスのコスト、特にウィルス対策ソフトのコストが膨れ上がってきていました。また、これまではメール アプリに加えてウェブ メールも使っていたのですが、自分のパソコンでしか確認できなかったり、ウェブ メールの反応が遅かったりと、いくつかの問題を抱えていました。時を同じくして、サーバーのリプレイス タイミングでもあったので、これを機に、メールシステムを社内サーバーから Google Workspace に移行しました。

私が所属するシステム本部では、業務システムの構築・運用だけでなく、業務改善の責任も負っています。最初はメールシステムを Google Workspace に移行することだけを考えていましたが、そんな折、Google のセミナーに参加させていただく機会や、Google 社内で Google Workspace がどのような使われ方をしているのかを拝見する機会があり、メール（ Gmail ）以外の機能も使えるのではないかと考えるようになりました。メールやカレンダー、そしてクラウド ストレージである Google ドライブやオフィス ツールに至るまでの様々な機能が使えるにもかかわらず低料金で、これらのアプリをうまく使えばコミュニケーションの促進にも利用できると考えたのです。つまり、移行・導入を考えたのは自社のメール サーバーのパフォーマンスとリプレイス タイミングでしたが、決め手はコスト パフォーマンス、そしてなによりも、共有と連携が考慮された Google Workspace の様々なアプリを使うことにより、社員のパフォーマンス改善につながるであろうという確信と期待感でした。また、ワーク フローのクラウド アプリを利用することが決まっていたのですが、Google の ID をこれら他のアプリと連携してユーザー管理ができるのも Google Workspace の大きな魅力の一つです。そして、弊社のセキュリティ ポリシーも問題なく満たしていましたので、導入を決定しました。

Google Workspace の導入は、IT リテラシーを考慮して、段階的に行いました。まずは IT 部門と希望者、その後コールセンター以外の全ての部署に導入し、最後にコールセンターに導入しました。現在、弊社では社員とパートをあわせて、400 程度のアカウントで運用をしています。また前にも触れたとおり、スタッフは増え続けていますが、アカウントの追加が楽なのも Google Workspace の良いところです。Google Workspace の操作方法はシンプルでリテラシーに関係なく使うことができるため、目立った混乱もありません。

現在主に使っている機能は、Gmail とカレンダー、そしてドキュメントとドライブです。メールは場所を選ばずにスキマ時間で確認することができ、そして商品開発や調達状況等もタイムリーに把握することができるようになったため、朝出社してからメールや状況確認のために時間を割く、という煩わしさから開放されました。このため、スタッフの始動開始が早くなったような気がします。また大きな生産性の向上として、ドキュメントの共有機能があります。これまでは、共有はできても同時に編集をすることはできなかったので、どうしてもドキュメントがある程度完成してから共有する必要がありました。しかし Google Workspace は同時編集も可能な共有機能を備えており、一つのドキュメントを複数人で完成させる流れを可能にします。つまり、これまでは「1 人が作ってから共有」していたものが、Google Workspace により「共有してから皆で作る」という新しいドキュメンテーションのスタイルが実現しました。

Google Workspace を最大限に活用するための試行錯誤も続いていますが、今後は Google Workspace を使うメリットを更に引き出したいと考えています。例えば、社内の生産性向上のために、Google+ やハングアウトを積極的に活用することもその一つです。全スタッフ間での情報やビジュアルの共有、そして今人事部と協力して行おうと考えているのは、社員プロフィールや顔写真を掲載して、全社的なコミュニケーションを促進させようという試みです。また、Google Workspace は様々なアプリのスイートであり、各アプリのメリットを把握しつつ共有や連携を考慮して、社内の生産性を向上させるために最大限に活用するためには、 IT チームとして Google Workspace の用途を提案していくことも重要だと考えています。そこで、部署ごとにインタビューを行い、その活用方法をイントラネットに流すなど、常に新しい利用方法の提案もしていきたいと考えています。

さらに今後は、社内コミュニケーションに役立てるだけではなく、Google Workspace を社外やエンドユーザーとのコミュニケーションにも役立てていきたいと考えています。