APOSTILA
Implantação do Programa 5S
Apostila criada para o desenvolvimento do projeto 5S, da Universidade Federal do
Pampa, tendo como objetivo auxiliar na aplicação da ferramenta nos laboratórios e
demais locais pertinentes da própria Universidade.
ANTUNES, Bruna; GARBIN, Fernanda; FONTOURA, José; GUEDES, Leilane;
NUNES, Maurício; POLLA, Paolla; BRESOLIN, Sidonia. Apostila 5S. Universidade
Federal do Pampa: Bagé, 2017.
5S
5S é um programa da Qualidade Total que trata dos sensos de utilização, organização,
limpeza, higiene e ordem mantida, com o intuito de gerar uma mudança no ambiente de
trabalho. Esta mudança acarreta em bons resultados para a organização, ou seja, a mesma
combate os desperdícios; os funcionários trabalham com mais saúde e segurança e; o
ambiente de trabalho passa a se tornar um local limpo e organizado. Além disto, os
desperdícios geram preços altos, tornando a vida de cada um mais cara. No entanto, a
mudança não ocorre somente no ambiente de trabalho físico em si e sim, no comportamento
das pessoas que estão inseridas neste local, proporcionando total reorganização do ambiente
através da eliminação de materiais obsoletos, identificação dos materiais, execução constante
de limpeza no local de trabalho e construção de um ambiente que proporcione saúde física e
mental e manutenção da ordem implantada.
SUMÁRIO
1 SIGNIFICADO ..................................................................................................... 5
2 APLICAÇÃO ........................................................................................................ 6
3 EXEMPLOS PRÁTICOS .................................................................................... 7
3.1. DICAS PARA A IMPLANTAÇÃO DO 5S ......................................................... 8
1 SIGNIFICADO
A implantação do 5S deve ser de acordo com o ciclo de melhoria conhecido por
PDCA. A implantação do programa deve nascer de uma estratégia da empresa, com base em
um ou mais problemas em seus indicadores de performance (problemas) e/ou com base em
uma busca de superação de resultados já alcançados (melhorias).
A implantação do programa 5S não contempla investimentos financeiros
significativos, uma vez que sua essência é a alteração no comportamento e atitudes das
pessoas em relação ao significado do trabalho. Promove o crescimento contínuo das pessoas
e, portanto, a melhoria das organizações. Entre os resultados obtidos, tem-se o incremento da
moral dos empregados, eliminação de atividades que não agregam valor, o aumento da
segurança e um maior nível de eficiência da qualidade.
A diretriz geral para implantação dos 5 sensos deve ser a montagem de um plano que não
entre em choque com a cultura do local e que permita que a mudança ocorra a partir da base
pré existente, sem rupturas desestabilizadoras. É preciso conhecer a realidade atual e a partir
dela fundamentar a implantação. A implementação da filosofia 5S, é uma trilha que pode e
deve ser adaptada de acordo com as características e necessidades de cada empresa, tendo o
cuidado de não entrar em choque com a cultura local. Cada passo tem que ser muito bem
entendido, e o porquê da sua execução tem de ser sempre levado em conta. A figura presente
na próxima página apresenta a estrutura do PDCA 5S, onde está contida a metodologia de
implantação e os passos a serem seguidos pela empresa para a concretização da cultura 5S na
sua organização. A mesma será detalhada na continuidade desta apostila, no capítulo 2 -
Aplicação.
Fonte: PDCA-Consultoria em qualidade (2012)
2 APLICAÇÃO
2.1 Etapas de Implantação do Programa 5S
A implantação da filosofia 5S é uma trilha que pode e deve ser adaptada de acordo
com as características e necessidades de cada empresa, tendo o cuidado de não entrar em
choque com os hábitos e práticas de gestão e controle já existentes. Cada passo dessa trilha
deve ser muito bem entendido por todos, além do porquê da sua execução ter de ser sempre
levada em conta. Sabendo-se qual o objetivo a ser atingido será mais fácil desdobrá-lo para
dentro da organização, por isso, especialistas na área desenvolveram um modelo de passos a
serem executados:
1º Passo – Comprometimento da Alta Direção: para dar início ao
5S é importante a participação e o comprometimento da alta direção na liderança das
atividades, demonstrando o comprometimento oficial da empresa na condução do programa.
2° Passo – Criação do Comitê 5S (e Facilitadores): trata-se da formação de uma
equipe de apoio ao projeto chamado “Time do 5S”, este será o responsável pela realização de
todas as ações necessárias para a implementação do programa.
3° Passo – Diagnóstico: o diagnóstico é uma auditoria informal, feito pelo “Comitê
5S” que deve fazer registros de como a empresa se encontra com relação ao acúmulo de
materiais desnecessários para a realização das tarefas, organização e limpeza dos setores antes
do início da implementação dos 5S’s. O registro é feito por meio de fotos e filmagem da
situação atual, principalmente dos locais considerados críticos.
4° Passo – Disseminação dos conceitos do 5S: o 5S é acima de tudo, um processo
educacional. Os colaboradores devem ser capacitados nos seus fundamentos e na sua prática.
Esses fundamentos são adquiridos em cursos e literaturas específicas, ministrado pelo gerente
e\ou coordenadores (tutores, em nosso caso) do grupo.
5° Passo – Preparativos para o “Dia D”: o “Dia D” ou dia da limpeza deve ser
planejado e as atividades (infra-estrutura e eventos) programadas com antecedência fazendo-
se a divulgação e principalmente criando a expectativa para o Dia da Limpeza, tomando-se o
cuidado para garantir a eficácia deste dia. Agendar o “Dia D”, uma vez que neste dia as
atividades de rotina serão suspensas, portanto, deve-se escolher um dia que não provoque
transtorno para a empresa, empregados, fornecedores e clientes.
6° Passo – O Dia da Limpeza: estando tudo planejado com antecedência, o “Dia D”
transcorrerá sem problemas. Este dia é considerado o grande marco da implantação do 5S. É o
dia em que todos irão se dedicar exclusivamente à limpeza e a organização do local de
trabalho, seguindo a metodologia do 5S.
7° Passo – A Arrumação: depois de ficar na seção com apenas o necessário para a execução
das tarefas chegou a hora de arrumar tudo. Um arranjo simples que facilite e que permita a
realização das tarefas com um mínimo de esforço. O “Comitê 5S” deve incentivar e cobrar de
cada colaborador individualmente sua participação na realização dos demais sensos.
3 EXEMPLOS PRÁTICOS
3.1 Dicas para a implantação do 5s
Além de conquistar o envolvimento e participação de todos os funcionários, é
necessário de que as pessoas estejam convencidas de que o 5S realmente trará benefícios tanto
na vida profissional quanto pessoal. Abaixo seguem algumas dicas para melhorar o processo
de implantação:
1- Escolha um departamento para começar: o programa 5S requer a utilização de
recursos e por este motivo é interessante focar o planejamento onde o retorno será mais rápido
e visível.
2- Faça a implantação por etapas: cada “S” deve ser implantado no seu devido
tempo. Geralmente, segue-se a sequência cronológica de ações (Utilização, Ordenação e
Limpeza). O tempo de duração de cada fase deve ser o suficiente para que as pessoas
envolvidas absorvam os conceitos e adotem os mesmos como rotina no seu dia a dia. A
aplicação de avaliações periódicas e utilização de quadros de gestão a vista ajudam a avaliar
se a metodologia está sendo absorvida pela organização de forma adequada.
3- Treinamentos e cursos: ofereça treinamentos para todos os funcionários, desde
aqueles que estão no chão de fábrica até gerentes e diretores.
4- Equipes multidisciplinares: crie equipes multidisciplinares e aloque as mesmas
em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos
criando planos de ação e procedimentos para manter o programa 5s em um ciclo de melhoria
contínua.
5- Seja consistente e realista: tire fotos do novo padrão estabelecido, crie rotinas de
limpeza, organização e principalmente: seja consistente e realista às metas e padrões
estabelecidos.
3.2 Estudo de caso
O exemplo abaixo apresenta a implementação de 5S em uma empresa que pode reduzir
o tempo de geração de relatório de três horas para dez minutos.
1º S - Classificação de Dados: Uma equipe de finanças dispunha de um relatório com
dados de 2010 até a data atual. A equipe, no entanto, só precisava dos dados relativos ao ano
anterior para conduzir suas análises. A lógica usada para puxar as informações foi modificada,
reduzindo o período de extração de dados. Esta alteração teve por consequência a drástica
redução do tempo de geração dos relatórios.
2º S - Definição da ordem: A equipe precisava de dados em uma
determinada ordem durante a análise. O relatório foi organizado e padronizado para que fosse
gerado e impresso nesta mesma ordem, economizando tempo de análise.
3º S - Saneamento Todos os relatórios foram limpos. Células e colunas de dados que
não eram necessárias foram removidas, acelerando assim o tempo de geração e análise do
relatório.
4º S - Padronização: O relatório sempre era gerado durante o dia de trabalho, o que
acaba por comprometer o tempo do colaborador e da máquina. Um processo padrão foi
estabelecido para que todas as manhãs, antes do turno começar, uma pessoa executasse o
processo de geração do relatório. Todas as ações em conjunto fizeram com que o processo
que anteriormente era executado em três horas passasse a ser executado em apenas dez
minutos.
5º S - Sustentação: Todas as atividades descritas nos 4S’s anteriores foram sustentadas nos
últimos três meses e agora este processo já se encontra totalmente incorporado pela equipe de
trabalho.
REFERÊNCIAS
CITISYSTEMS. Disponível em: <http://www.citisystems.com.br/programa-5s-empresas-
conceito-implantacao-auditoria/>. Acesso em: 30 de maio de 2016.
RIBEIRO, Haroldo. A Certificação 5S: Como formar a Cultura e atingir a Excelência do
5S na Empresa. São Caetano do Sul: PDCA Editora, 2013.
SIGNIFICADO DO 5S. Disponível em:
<https://www.google.com.br/search?q=exemplos+de+implanta%C3%A7%C3%A3o+do+5s&
biw=1286&bih=658&source=lnms&tbm=isch&sa=X&sqi=2&ved=0ahUKEwiOgLfqrPvMA
hUHJiYKHSweCqcQ_AUIBigB#imgrc=lK0Nwnnx3hM_jM%3A>. Acesso em: 07 de junho
de 2016.
WASYLUK, Morgana et al. Proposta de implantação do programa 5s para melhoria na
qualidade em uma indústria metalúrgica de pequeno porte – 4ª Semana Internacional de
Engenharia e Economia FAHOR, Horizontina, 10 p., nov. 2014
