HORENSO adalah suatu akronim dari bahasa Jepang yang dibentuk dari tiga kata, yaitu

HOUKOKU, RENRAKU dan SOUDAN. Dalam bahasa Inggris, kata-kata tersebut

diterjemahkan menjadi Report, Contact/Information, dan Consult. Jadi dalam bahasa
Indonesia bisa diartikan Laporan, Informasi dan Konsultasi.

Horenso diciptakan dan dipergunakan pertama kali di lingkungan pabrik-pabrik di

Jepang. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja di mana segala informasi
tersampaikan dengan cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui
oleh banyak orang karena adanya laporan yang intens. Sampai saat ini hampir seluruh
pabrik Jepang masih menerapkan prinsip tsb, termasuk di Indonesia.

Latar belakang adanya Horenso adalah bahwa berdasarkan hukum Heinrich, di dalam
satu kecelakaan atau problem, di belakangnya ada 29 kecelakaan kecil yang terjadi atau
mengikuti. Dan di belakang itu ada 300 sesuatu yang menyebabkan atau turut
menyumbang terjadinya kecelakaan. Sesuatu itu biasanya adalah human error atau
kesalahan manusia. Penyebab human error ada 2, yaitu lupa dan tidak mengerti atau
salah mengerti. Untuk mengatasinya diperlukan suatu pola komunikasi yang intensif,
sehingga lahirlah Horenso.

Pada prakteknya Houkoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas atau tugas yang
diberikan. Ada 3 poin utama yang ditekankan dalam Houkoku, yaitu fakta, metode, dan
tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan demikian dengan metode
atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan. Fakta menekankan pada 5W+2H
(what, who, when, where, why, how, how much/many) dan TPO (time, place,
organization). Artinya pada saat kita melaporkan progress kegiatan atau tugas yang
diberikan, kita harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H), serta selalu
dilaporkan pada TPO yang tepat. Maksudnya waktunya tepat, tempatnya tepat, dan
kepada bagian atau organisasi yang tepat. Budaya Jepang lebih mementingkan progress
daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result
oriented. Jadi bila kita diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan progress.
Atasan kita yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu kemajuan setiap
aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi
dengan baik bersama bawahannya.

Renraku atau kontak adalah kontak dengan rekan kerja lintas departemen mengenai
pekerjaan yang sedang kita tangani. Yah, lintas departemen, bahkan ke departemen yang
kita pikir tidak ada hubungannya dengan kegiatan kita. Tapi itulah yang diharapkan para
bos Jepang kita. Progress pekerjaan kita sebaiknya diinformasikan ke departemen lain.
Siapa tahu ada yang bisa memberi ide tambahan agar hasilnya menjadi lebih baik. Jadi
jangan heran apabila pekerjaan bagian akunting juga diminta diinformasikan ke bagian
produksi misalnya. Ingat, bahwa orang Jepang sangat mengagungkan kehormatan diri.
Angka bunuh diri di Jepang sebagai negara maju cukup besar. Kebanyakan disebabkan
karena harga diri. Jadi suatu kesalahan fatal di suatu pabrik adalah kesalahan semua
elemen yang ada di pabrik itu. Misalnya kesalahan produksi di mana seharusnya
memproduksi produk A, tetapi menghasilkan produk B. Jangan heran bila tiba-tiba
bagian personalia ikut kebagian getahnya. Disitulah fungsi dari Renraku, di mana kita
diminta sering melakukan kontak dengan teman sejawat.

Soudan adalah konsultasi antara kita dengan atasan kita, terutama bila kita menemui
masalah di dalam pekerjaan kita. Apapun kesalahan itu bahkan meskipun baru berpotensi
salah, kita diminta untuk sering berkonsultasi. Seringkali teman-teman saya di pabrik
Jepang mengatakan bahwa orang Jepang terlalu ”kecil”. Semua hal kecil mau tahu dan
harus dilaporkan. Bukankah semestinya mereka, yang nota bene menduduki posisi atas,
memikirkan hal-hal lain yang lebih luas jangkauannya? Tetapi itulah cara mereka untuk
”mendidik” bawahannya. Mereka ingin tahu semua yang kita lakukan. Saya pernah
punya bos Jepang yang meminta saya menuliskan rencana kerja setiap jam. Bayangkan,
betapa pusingnya saya. Waktu yang seharusnya bisa dipakai bekerja dan menghasilkan
sesuatu, malah habis untuk memikirkan rencana kerja.

Ada hal penting dalam melakukan Soudan, di mana sebelum kita maju ke atasan, kita
diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi dalam Soudan lebih ke
arah diskusi ide dasar kita untuk kemudian ”diperbagus” oleh atasan sebelum
dilaksanakan (baca: sebelum nasi menjadi bubur). Jangan pernah mengharapkan atasan
akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan kita, karena itu bukan budaya mereka.
Teman-teman saya di pabrik Jepang sering mengeluh bahwa atasannya payah, tidak
punya ide, dan setiap ditanya selalu membalikkan lagi pada kita. Mungkin dengan
mengerti prinsip Soudan, teman-teman saya jadi lebih mengerti apa yang harus
dilakukan. Di akhir setiap konsultasi kita, jangan lupa untuk mengkonfirmasi ulang ide
kita dan ide atasan, sekedar merangkum apa yang harus kita lakukan berikutnya.

Itulah prinsip HORENSO yang dijalankan di pabrik-pabrik Jepang dan seringkali tidak
mulus karena perbedaan budaya yang tidak mudah. Berikut ini penyebab-penyebab
mengapa Horenso tidak berjalan mulus:

• difference of understanding
• difficult of timing
• “I don’t want to be scolded.”
• “I don’t want to be interrupted!”

Semuanya kembali kepada kita. Suka atau tidak suka itulah prinsip yang sudah tertanam
di bos-bos Jepang kita. Ada teman yang mengatakan bahwa untuk cepat sukses berkarir
dalam perusahaan Jepang, kita harus bisa bahasa Jepang dan mengerti budaya mereka.
Saya tidak meminta Anda belajar bahasa Jepang, tetapi seperti saya kutip dari kata-kata
orang Jepang sendiri, bahwa Horenso adalah kunci sukses dalam berkarir. Bahkan ada
suatu teori psikologi yang mengatakan bahwa hidden ability dalam seseorang bisa
terungkap dengan terjalinnya komunikasi yang baik. Itu juga yang membuat orang
Jepang berpikir bahwa tidak ada orang yang bodoh. Seperti kata Konosuke Matsushita
bahwa orang itu seperti intan, semakin diasah akan semakin berharga. Jadi, siapkah kita
dengan HORENSO ?
HoRenSo di Tempat Kerja
2 Votes

I. Pengantar

HORENSO adalah suatu akronim dari bahasa Jepang yang dibentuk dari
tiga kata, yaitu HOKOKU, RENRAKU dan SODAN. Dalam bahasa Inggris, kata-
kata tersebut diterjemahkan menjadi Report, Contact / Information, dan Consult.
Jadi dalam bahasa Indonesia bisa diartikan Laporan, Informasi dan Konsultasi.

Ho – Ren – So Maksud Keterangan

Hokoku Melaporkan Melaporkan proses kerja dan hasil

kerja yang dicapai.

Renraku Menghubungi /Menghubungi / komunikasi dengan

Komunikasi pihak manapun untuk kelancaran
pekerjaan.

Sodan Konsultasi / Diskusi Membahas statu permasalahan / jalan

keluar atau usulan perbaikan.

Horenso banyak digunakan di lingkungan pabrik-pabrik di Jepang. Sampai

saat ini hampir seluruh pabrik Jepang menerapkan prinsip tersebut, termasuk
pabrik / perusahaan di Indonesia. Tujuannya adalah untuk menciptakan
lingkungan kerja dimana segala informasi tersampaikan dengan cepat dan
benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang
karena adanya laporan yang intensif (rutin). Ho Ren So harus dipahami dan
dipraktekkan di tempat kerja secara rutin, terus menerus, sehingga menjadi
salah satu bentuk budaya di tempat kerja.

Latar belakang adanya Horenso adalah bahwa berdasarkan hukum

Heinrich, di dalam satu kecelakaan atau problem, di belakangnya ada 29
kecelakaan kecil yang terjadi atau mengikuti. Dan di belakang itu ada 300
sesuatu yang menyebabkan atau turut menyumbang terjadinya kecelakaan.
Singkatnya, sesuatu bisa menyebabkan berbagai persoalan atau problem yang
berlipat-lipat. Sesuatu itu biasanya adalah human error atau kesalahan manusia.
Penyebab human error ada 2, yaitu lupa dan tidak mengerti atau salah mengerti.
Untuk mengatasinya diperlukan suatu pola komunikasi yang intensif, sehingga
lahirlah Horenso.

II. Hokoku (Report / Lapor)

Pada prakteknya Hokoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas atau

tugas yang diberikan. Ada 3 poin utama yang ditekankan dalam Hokoku, yaitu
fakta, metode dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan
demikian dengan metode atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan.
Fakta menekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how
much/many) dan TPO (time, place, organization). Artinya pada saat anda
melaporkan progress kegiatan atau tugas yang diberikan, anda harus sudah siap
dengan semua aspek tersebut (5W+2H), serta selalu dilaporkan pada TPO yang
tepat. Maksudnya waktunya tepat, tempatnya tepat dan kepada bagian atau
organisasi yang tepat.

Secara umum, karakteristik budaya Jepang lebih mementingkan progress

daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan
nuansa result oriented. Jadi bila anda diberi tugas, jangan lupa untuk selalu
memberi laporan progress. Atasan anda yang orang Jepang akan merasa senang
bila diberi tahu kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa
dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya.

Contoh simulasi sebagai berikut. Suatu hari pada saat anda mulai bekerja,
diketahui teman kerja (partner) anda tidak masuk kerja, sehingga pada bagian
anda kekurangan orang. Jadi ada fakta, di bagian adna kekurangan orang. Atas
kondisi ini, maka anda perlu melaporkan yang isi laporan setidaknya mencakup
hal-hal yang terdapat pada tabel / matriks sebagai berikut;

Arti Maksud

5W + 2H, TPO
 What Apa Adanya kekurangan orang yang
menggangu kelancaran
produksi, karena tidak masuk
bekerja.
Who Siapa Jelaskan siapa yang tidak masuk
kerja.
When Kapan Jelaskan kapan teman (partner)
5W
tidak masuk kerja, apakah mulai
hari itu, atau hari sebelumnya.
Where Dimana Tepatnya pada bagian mana
yang kekurangan orang.
Why Mengapa Mengapa tidak masuk kerja?
Apakah karena sakit atau ada
halangan lainnya.
How Bagaimana Bagaimana cara menghindari
caranya dampak agar tidak lebih buruk?

Bagaimana menangani
permasalahan ini?
2H How much Berapa Berapa lama kondisi ini
/ Banyak (kekurangan orang) akan

How many berlangsung?

Berapa lama kondisi dapat

ditangani / diselesaikan?
Time Waktu /Kapan anda akan melaporkan.
kapan Apakah pada saat briefing, atau
ketika sudah mulai bekerja.
TPO Place Tempat Dimana anda akan melaporkan?
Organizati Kepada siapa Kepada siapa anda melaporkan?
on Apakah kepada atasan atau
teman kerja yang lain?

III. Renraku (Communication / Menghubungi)

 Renraku atau kontak adalah kontak dengan rekan kerja di internal
departemen maupun lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang anda
tangani. Bahkan ke departemen yang anda pikir tidak ada hubungannya dengan
kegiatan anda. Tapi itulah yang diharapkan para atasan anda. Progress
pekerjaan anda sebaiknya diinformasikan ke departemen lain. Siapa tahu ada
yang bisa memberi ide tambahan agar hasilnya menjadi lebih baik. Jadi jangan
heran apabila pekerjaan bagian akunting juga diminta diinformasikan ke bagian
produksi misalnya.

Di tempat kerja, biasanya hubungan antar departemen baru terjadi ketika

ada permasalahan / komplain. Parahnya, yang terjadi bukan semangat mencari
solusi tetapi malah saling menyudutkan, saling tuding dan saling menyalahkan.

Sebagai contoh, misalnya hubungan antara departemen produksi dengan

quality control (QC). Ketika konsumen me-reject produk perusahaan yang terjadi
adalah saling menyalahkan antara dua departemen tersebut. Dept produksi
merasa mengapa begitu mudahnya QC meloloskan produk tersebut. Sementara
menurut Dept QC menilai mengapa Dept Produksi tidak bekerja sesuai SOP
sehingga produknya berkualitas. Jika hal ini terjadi, tentu hubungan antar
departemen tidak akan berjalan dengan baik.

Hubungan antar departemen harus diupayakan dalam kondisi yang baik,

agar jika terjadi proses produksi yang tidak berkualitas, bisa saling
mengingatkan. Misalnya Dept QC harus meyampaikan bahwa ada kesalahan /
kekurangan dalam proses produksi, dan jika diloloskan akan mengakibatkan
komplain dari pelanggan. Maka, produk tidak dapat diloloskan atau ”NG”.
Sebaliknya, Dept produksi harus legowo dengan peringatan / pemberitahuan ini
karena pada dasarnya demi kebaikan bersama (perusahaan). Dengan demikian,
setiap pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar karena bersedia saling
berkomunikasi karena satu dan lain bagian / departemen adalah salah satu
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

Untuk mendukukung sistem komunikasi yang efektif, perlu keterbukaan

dua arah, yang terdiri dari;

a. Keterbukaan ke luar, yaitu kesediaan untuk memberikan pengetahuan,

bantuan kepada anggota lain atau bagian lain. Tidak perlu berpikir
panjang untuk berbagi sesuatu yang baik. Misalnya pengetahuan,
pengalaman, atau teknik kerja.
 b. Keterbukaan ke dalam, yaitu kesediaan untuk menerima pengetahuan,
bantuan dari anggota lain atau bagian / departemen lain.

Beberapa hal berikut, juga harus diperhatikan agar komunikasi (renraku)

semakin efektif.

Kualitas Deskripsi
Komunikasi
Openess Adanya keterbukaan, tidak ada yang
ditutup-tutupi atau disembunyikan.
Segala sesuatu harus apa adanya
dan apa yang sebenarnya.
Supportiveness Saling mendukung, saling
memberikan manfaat semaksimal
mungkin.
Positiviness Bersikap positif, melihat dan menilai
sesuatu dari sisi positif.
Emphaty Memahami perasaan orang lain.
“Seandainya saya jadi dia….”
Equality Kesetaraan. Ada kesamaan
kesempatan untuk aktif
mengekspresikan /
mengkomunikasikan sesuatu. IV. Sodan
(Consult /
Konsultasi)
Sodan adalah konsultasi antara anda dengan atasan, terutama apabila
sedang menemui masalah di dalam pekerjaan. Apapun dan sekecil apapun
kesalahan, atau apapun yang mengakibatkan kesalahan, anda perlu untuk
berkonsultasi.

Ada hal penting dalam melakukan Sodan, dimana sebelum anda maju ke
atasan, anda diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi
dalam Sodan lebih ke arah diskusi ide dasar anda untuk kemudian ”diperbagus”
atau disetujui oleh atasan sebelum dilaksanakan. Jangan terlalu mengharapkan
atasan akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan anda. Tidak jarang,
atasan menghendaki anda mampu menyelesaikan setiap masalah pekerjaan.