Sandra Thibaudeau ¢ Michelle Fayet avec la collaboration de Pascale AboutCopyright © 2014 Dunod. Tout le catalogue sur www.dunod.com TZ A DUNOD EDITEUR DE SAVOIRS le picegromme qui figure cicanre dens provequont ne tide we erplosor, Gav cie'es ae der ech Bow wc alter er Je menace qe _ recy ul esti nne par représente pour Fever doer, las overs eer det cote parculgrement dans le domcine rowel et de es fie élite cor {een lechrique et universt recement es cujourd ei menace. tire, le développement massif du Nous rappelons done que toute pillage. reproduction, pale ov toc, {2 Code deo propritinele- de la présente publication est tuele du 1* juillet 1992 interdit imei sons ouiotsation de ‘en aflo expressiment Io pholoco- Wouter, de son éciteur ov do pie 8 usoge collec sans out Conte frongis exploitation sation des oyans dro, Or, cao pratique droit de copie (CFC, 20, rue des est génécalisée dans les oblsserents Gronds-Augusins, 75006 Pors) © Dunod, Paris, 2014 5 rue Laromiguiére, 75005 Paris www.dunod.com ISBN 978-2-10-071869-6 le Code de la propriété intllectuelle roviorisont, oux termes de laricle L 122-5, 2° et 3° o}, dune part, que les « copies ov reproductions stictement résorvées & usage privé du copiste et non destinées & une uilsation collective » €, d'outre part, que les analyses et les courtes citations dons un but d’exemple et dilusration, « toute représentation ou reproduction intégrole ou porfelle Fite sons le consentement de l'auteur ou de ses ayanis droit ou ayants cause est ilicte » art. L 122-4. Cotte représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, consi rait done une contrefacon sonctionnée por les articles L. 3352 et suivants du Code de lo propriété intellecvele.© 2014 Dunod. Copyright Nous tenons a remercier Marion Ruhemann et Marléne Reux pour la qualité de leurs relectures. Des mémes auteures Sandra Thibaudeau Guide de la communication écrite en anglais, Editions Québec Amérique, 2012. Disponible en ligne. How to Make a Million Dollar First Impression, avec Lynda Berish, Editions Business Class Publishers, 2002, traduit en francais, espagnol, indonésien et mandarin. English Fast Forward 2 and 3, 2° édition, avec Lynda Berish, Editions Prentice Hall Allyn and Bacon Canada, 1998-99. Amazing Stories to Tell and Retell 1 - 3, avec Lynda Berish, Houghton Mifflin Company, 1999. Canadian Concepts 1 - 6, 2° édition, avec Lynda Berish, Editions Prentice Hall Allyn and Bacon Canada, 1997. Grammar Connections 1 - 3, avec Lynda Berish, Editions Prentice Hall Regents Canada, 1996. Making Grammar Work, avec Lynda Berish et Alex Sharma, Editions Prentice Hall Regents Canada, 1995. English Fast Forward 1 - 3, avec Lynda Berish, Editions Prentice Hall Regents Canada, 1995. Canadian Concepts 1 - 6, avec Lynda Berish, Editions Prentice Hall Allyn and Bacon Canada, 1993-94.© 2014 Dunod. Copyright Ecrire en anglais professionnel Michelle Fayet Rédiger sans complexes, Editions d/Organisation, réédition 2013. Savoir rédiger le courrier d'entreprise, avec Aline Nishimata, Editions d'Organisation, réédition 2014. Correspondance commerciale en anglais, avec Alison Mann, Editions d'Organisation, 1995, traduit en espagnol, Ediciones gestion, 2000, 1997. Rédiger des rapports efficaces, avec Jean-Denis Commeignes, Editions Dunod, 1999, traduit en espagnol, Robinbooks, 2001, réédi- tion en cours pour 2015. Faites une synthése, avec la méthode Octopus, avec Jean-Denis Commeignes, Editions Dunod, 2012. 12 Méthodes de communication écrite et orale, 4° édition, avec Jean-Denis Commeignes, Editions Dunod, 2013. Réussir ses comptes rendus, 2° édition, Editions d' Organisation, 2005. Modéles de lettres et courriers électroniques, 2° édition, Editions d'Organisation, 2006, en cours de réédition. Agir pour entreprendre, avec Anne Brunet-Mpape et Pascal Renaud, Editions Eyrolles, 2010. Réussir sa dissertation d’examen ou de concours, avec Jean-Denis Commeignes, Editions d'Organisation, 1996. Le grand livre de I'histoire de France, avec Aurélien Fayet, Editions Eyrolles, réédition 2014. » Conception de produits e-learning Qualité des écrits professionnels, 150 heures de formation, édité par la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris (Centre Advancia, 1998). Prix spécial du jury de l'innovation pédagogique CCMP 2000. Naviguer en grammaire, 22 heures de formation en ligne. Le terrain des écrits, 15 heures de formation en ligne (2006), déve- loppés par Advancia (devenu Novancia)© 2014 Dunod. Copyright Table des matieres Introduction PARTIE 1 ENTRER DANS LE MONDE PROFESSIONNEL ANGLO-SAXON Chapitre 1. Différences entre l'approche écrite francaise et anglo-saxonne Conseils opérationnels pour anglais professionnel Quand les Francais s‘interrogent face aux écrits professionnels.... Chapitre 2. Repérage de vos connaissances en anglais professionnel Questions de repérage de vos connaissances. Visualisation panoramique de votre professionnalisme en anglais Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite britannique et américaine Alerte typographique! Erreurs les plus grossiéres Eviter les quiproquos liés aux notions de temps. Dates écrites différemment en anglais US et UK Lois différentes des majuscules en anglais Chapitre 4. Se révéler trés professionnel en anglais écrit Quels types de documents pouvez-vous avoir a rédiger? Présentation matérielle: justifier ou non le texte?. Des puces partout. 27 28 gee a 42 47© 2014 Dunod. Copyright Ecrire en anglais professionnel PARTIE 2 ‘SAVOIR REDIGER LES PRINCIPAUX DOCUMENTS PROFESSIONNELS Chapitre 5. Construire ses e-mails avec efficacité Caractéristiques des e-mails dans les deux langues Débuter correctement un e-mail Clés de présentation des e-mails professionnel VACTION. Le plan du message: priori Chapitre 6. Savoir jouer sur les nuances de ton dans les e-mails Comment contrdler son ton a l'écrit? Positiver son texte en anglais Ton neutre et professionnalisme Savoir sortir de la neutralité Chapitre 7. Qu’en est-il de la lettre d'affaires en anglais? Quels critéres de présentation pour des lettres en anglais? Style et structure des lettres anglo-saxonnes. Passer a volonté d’un ton dynamique a un ton plus neutre Gradation dans l'expression de la politesse Chapitre 8. Rédiger des lettres 4 caractére informatif Lettres informatives pour situations courantes. Lettres de situations formelles 4 connotation juridique. Une nouvelle tendance en affaires: la lettre de transmission simplifiée. Chapitre 9. Lettres argumentées pour situations sensibles Stratégies décriture indirecte pour bien argumenter Comment mettre en valeur son interlocuteur a l'écrit?. vi 53 55 56 61 65 Ts 4 79 80 84 89 90 94 7 7 101 103 105 109 3 5 120© 2014 Dunod. Copyright Table des matiéres Chapitre 10. Rendre compte par des documents d'information Définition des différents documents d'information Répondre a une demande de synthése: l'information report. Rédiger un compte rendu de réunion Suivre un projet par Progress report. A quoi sert un executive summary? Chapitre 11. S’approprier les logiques des rapports anglo-saxons Recommendation report: le rapport courant de la vie professionnelle Report for . .. (formal report): le rapport d'expert Comment mettre en valeur son texte?. PARTIE 3 AVOIR LES BONS REFLEXES EN ANGLAIS ECRIT Chapitre 12. Des chiffres 4 bien déchiffrer Comparaison de montants en monnaies américaine ou britannique Lexpression des nombres en anglais américain et britannique Chapitre 13. Dominer sa ponctuation anglaise Apostrophe ’ Apostrophe Barre oblique / Slash Deux points : Colon “Et” commercial & Ampersand. Parentheses ( ) Parentheses (US) Brackets (UK) Point . Period (US), Full stop (UK). Point-virgule ; Semi-colon Trait d'union - Hyphen Virgule , Comma 125 127 130 134 138 142 145 147 154 159 163 164 167 im 172 174 175 WwW 178 178 179 181 182 vu© 2014 Dunod. Copyright Ecrire en anglais professionnel Chapitre 14. Savoir déjouer les piéges de l'anglais écrit Quand professionnalisme rime avec précision Faux amis et incompréhensions possibles au rendez-vous Bien gérer les abréviations britanniques et américaines Quand les Anglais et les Américains s‘expriment différemment Chapitre 15. Muscler son anglais des affaires Vous avez raison de vous méfier de make et do Parfois les temps se jouent différemment... Quand les verbes cherchent a étre accompagnés! Verbes avec prépositions changeantes Comment relier ses idées pour davantage de cohérence ? Chapitre 16. Comment postuler en contexte anglo-saxon? Particularités d'un CV de premiére expérience a I’étranger Points clés pour professionnel expérimenté postulant a I'étranger Références pour aller plus loin... Vu 185 186 192 196 200 205 206 207 au 214 216 225 226 230 243© 2014 Dunod. Copyright Table des fiches-outils Fiche n°1. Principaux documents en francais et en anglais 44 Fiche n°2. Débuter un mail en francais et en anglais 57 Fiche n°3. Quelles salutations finales? 69 Fiche n°4. Comparaison de ton entre le francais et l'anglais. 75 Fiche n°5. Différence d’approche entre lettres francaise et anglaise 96 Fiche n°6. Trois tons possibles a maitriser en francais comme en anglais 99 Fiche n°7. Formules types d’annonces décevantes 16 Fiche n°8. Définition des différents documents d'information en francais et en anglais ne Fiche n°9. Vocabulaire utile pour rédiger des Minutes 135 Fiche n°10. Présentation d’un rapport 157 Fiche n°11. Principaux mots de liaison 217“poung pT0z @ wSuAdo>© 2014 Dunod. Copyright Introduction et ouvrage s’adresse a tout rédacteur francophone amené a rédiger des documents professionnels en anglais. Il ne s'‘agit pas d'une méthode d’anglais mais d'un document de référence susceptible de permettre a chacun d’y puiser, au gré de ses besoins, conseils, modéles, formules types, définitions, vocabulaire spécifique et points de grammaire directement utiles en contexte de travail. Pour ceux qui s'expriment relativement bien I'oral en anglais, écrit, surtout professionnel, n'est pas forcément une évidence. II leur est parfois difficile de concevoir et de passer d'un document a l'autre en déjouant les obstacles des typographies et codes différents. Sans vision comparée, il est facile de commettre, sans s‘en rendre compte, des erreurs, méme s'il s'agit parfois d'erreurs de détail. Le profession- nalisme se joue dans la maitrise de cet ensemble. Ainsi, de multiples micro-situations a problémes ou question- nements peuvent s'accumuler au cours d'une journée lorsqu’on communique en anglais a |'international ou dans un environnement anglophone. Pour étre en mesure d'accroitre son professionnalisme, il est confortable d'avoir & sa disposition un ouvrage centralisant les points essentiels & connaftre pour mieux rédiger en anglais professionnel en sappuyant sur des conseils concrets, directement opérationnels.© 2014 Dunod. Copyright Ecrire en anglais professionnel Cet ouvrage a pour origine un dialogue comparatif mené par deux formatrices spécialistes des écrits professionnels: l'une posséde une bonne vision du monde anglo-saxon américain et britannique, l'autre une connaissance équivalente forgée au contact d’entreprises et administrations francaises. Grace @ leurs regards croisés, des questions se sont posées au gré des différents types de documents observés. Les réponses apportées lors de ces échanges ont conduit 4 une formalisation concréte des deux approches quant aux similitudes et différences inhérentes aux documents professionnels courants: e-mails, lettres, comptes rendus, rapports, CV. Ecrire en anglais a Iinternational, c'est aussi savoir identifier tres vite si le champ d'influence linguistique de ses destinataires est plutot britannique ou américain en fonction des liens que leur histoire a pu tisser avec le Royaume uni ou les Etats-Unis. Des les premiers échanges, quelques caractéristiques, mise en valeur dans ce livre, vous permettront d'adopter un courant d’écriture plutét britannique ou plutét américain. Il ne s'agit pas d’un anglais simplifié (du type globish) mais des bonnes pratiques usuelles utilisées par les anglophones. Ce livre est présenté en trois parties et peut étre consulté par interrogations ponctuelles selon vos besoins, a partir du sommaire détaillé. Une premiere partie introductive comporte les indications de base utiles a toutes relations écrites avec des anglophones; une deu- xiéme partie est centrée sur la méthodologie et propose des conseils inhérents aux écrits professionnels courants; une troisieme partie, renforcée par quelques exercices, répertorie les outils de langue aptes 4 muscler votre anglais professionnel. Les différences entre l'anglais britannique et l'anglais américain sont moins marquées a écrit qu’a l'oral. Toutefois, quelques expres- sions ou différences de vocabulaire sont 4 connaitre, signalées dans le texte par les sigles UK pour l'anglais britannique et US pour l'an- glais américain.Ba | Partie 1 Sica dans le monde professionnel anglo-saxonQuelques notions de base sont a connaitre dans l'urgence pour Com ater Ieee a cea aaa SR cae) ECO ML Ta Maelo I s (oame NC Ce UM CeCe ad quelques principes fondateurs, de l'ordre du détail ou non. Un test Coe uC Lan OCR LUI Cree Pee arcs Chapitre 1 Différences entre I'approche écrite francaise et anglo-saxonne Chapitre 2 Repérage de vos connaissances en ang! professionnel Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite britannique et améri e Chapitre 4 Se révéler trés professionnel en anglais écritChapitre 1 Differences entre approche écrite francaise et anglo-saxonne > Conseils opérationnels pour anglais professionnel => Quand les Francais s‘interrogent face aux écrits professionnels...© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Zz ctire en anglais n’est pas seulement une question de maitrise de la langue, méme si celle-ci joue son réle, surtout quand il s'agit de passer de l'anglais britannique a l'anglais américain. Ecrire en anglais, c'est aussi adhérer a d'autres modes de raisonne- ment, d'autres habitudes, d'autres réactions culturelles... en somme acquérir d'autres réflexes. Que vous vous expatriiez, que vous travailliez dans une mutinationale ou instauriez des échanges réguliers avec des entreprises anglo- saxonnes, qu'elles soient américaines, britanniques ou autres, un bagage de connaissances nourries au contact du terrain sera plus favorablement accueilli. Il est important tout d’abord, surtout si vous étes jeune diplémé(e) débutant(e), de vous préparer a l'idée quill va vous étre demandé d'assumer trés vite des taches en parfaite autonomie. En effet, les entreprises anglo-saxonnes jouent la carte de la confiance et responsabilisent trés vite les débutants, méme quand ceux-ci ne se sentent pas encore tout a fait légitimes pour les assumer. Lapprentissage doit selon eux se faire «en marchant». Il vous sera donc trés vite demandé, au sein de la mission qui vous sera confiée, des initiatives, des décisions 4 prendre seul(e), sans surveillance particuliére. Toutefois, cette autonomie est proposée dans la bien- veillance. Les erreurs potentielles de ceux qui font leurs premiers pas dans une activité ne seront pas stigmatisées : elles seront acceptées comme normales. Pour les Anglo-Saxons, I'échec n'est pas considéré comme un faux pas, mais bien comme une étape inhérente a tout apprentissage. II s‘agit d'apprendre a confronter sa propre valeur au terrain pour en tirer une expérience fondatrice. II faut en méme temps démontrer concrétement sa capacité 4 rebondir vers des solutions. L'esprit critique n’est jamais la pour abaisser mais pour encourager.© 2014 Dunod. Copyright Chapitre 1. Différences entre approche écrite francaise et anglo-saxonne Autonomie de I’échec! De retour d’Asie du Sud-Est ot il a effectué une trés bonne présentation de la technologie de son entreprise, un jeune commercial la renouvelle quelques jours plus tard face a sa direction, le représentant des actionnaires et son sales manager. Ce jeune débutant francais, se sentant évalué durant cet exposé non prévu, n’a pas été selon lui aussi performant que lors de sa premiére présentation en Asie. Aprés la réunion, mal a I'aise, il en parle a son sales manager, américain d'origine. Voici, en deux phrases, la restitu- tion significative de leur bref échange : Le jeune commercial : «My presentation wasn't really very good, was it?» Le sales manager: «No, but at least you noticed it, which is the most important thing because now you can improve it!» Les titres hiérarchiques sont vécus par les Anglo-Saxons comme des titres de fonction que chacun doit exercer dans la liberté de intelligence des taches confiées. Ce champ d'action doit étre exercé en pleine responsabilité avec esprit d’équipe, en étant vigi- lant de rester constamment un maillon de l'équilibre de l'ensemble. A l'extrémité de cette logique, aux USA, dans le monde professionnel, le mot director est de plus en plus souvent remplacé par celui de manager. || est intéressant d'observer que le mot director (metteur en scéne) fait étroitement référence a celui qui a la tache de diriger les acteurs dans tous les détails de la mise en scéne alors que le manager, lui, est plutét un chef d’orchestre favorisant les initiatives constructives de chacun pour favoriser I’harmonie de l'ensemble. Dans ce contexte, afin de vous permettre d’étayer votre réflexion face aux écrits, nous vous proposons, en premier lieu, quelques conseils clés autour de la rédaction en anglais et, dans un second temps, nous restituerons quelques questions récurrentes de rédac- teurs francais au travers desquelles certains pourront se reconnaitre.© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Conseils opérationnels pour anglais professionnel Aprés repérage des erreurs frequemment commises par des Francais, nous avons dégagé ci-dessous plusieurs conseils susceptibles de vous éviter, 4 vos débuts, les maladresses les plus caractéristiques qui pourraient affecter l'impression de vos interlocuteurs anglo-saxons lors de vos échanges 4 l'écrit. » Tournez-vous vers I’action sans fioritures Les Anglo-Saxons ont l’impression que les Francais contextualisent tout le temps. Quelle que soit la situation, leurs interlocuteurs francais ont tendance & beaucoup décrire le cadre des situations ou des pro- blémes avant de proposer des solutions ou des actions 4 mener. Cest pour cette raison que des textes produits par des Francais paraissent Parfois difficiles a lire aux Anglo-Saxons car les actions réalisées ou demandées n’apparaissent pas suffisamment au premier regard. Dans cet objectif d'opérationnalité, les textes en anglais utilisent fréquem- ment des puces (bullet points) pour présenter des résultats et points clés & saisir tres rapidement. Si dans un écrit professionnel en francais la régle suggérée est de contextualiser le point ou la question traitée par souci de pédagogie, il est donc préconisé dans les écrits en anglais d'insérer rapidement les actions demandées. Les précautions argumentées existent aussi en anglais mais elles sont réservées a des situations spécifiques quand il s‘agit d'encourager, de convaincre ou de défendre. Etre direct en anglais est une valeur. En écrivant ainsi, vous ne vous montrerez pas impolis malgré votre impression.© 2014 Dunod. Copyright Chapitre 1. Différences entre approche écrite francaise et anglo-saxonne » Cessez d’étre critique et jouez la carte de la solution La tendance a la critique est parfois assez prononcée dans les écrits en francais par une mise en évidence assez systématique des problemes ou des points faibles avant toute présentation des points forts. Cette facon d'aborder l’écrit peut étre décourageante pour les Anglo-Saxons qui pronent plus volontiers la mise en avant positive des solutions: les rédacteurs francais leur semblent parfois davantage tournés vers le passé des problémes plutét que vers le futur des solutions. Prenez donc I'habitude de centrer votre attention sur les solutions quand vous communiquez avec des Anglo-Saxons. » Méfiez-vous des adjectifs En francais, il est frequent, et méme conseillé, d'utiliser les adjectifs qui permettent de nuancer et de personnaliser les textes, y apportant une touche subjective généralement bien vue, méme si dans les écrits professionnels elle est tres modérée. Or, dans les textes en anglais, les adjectifs sont utilisés tres rarement et sont méme, dans la plupart des cas, déconseillés. Il est superflu d'écrire en anglais: receive our best attention ou bien careful appraisal. Les adjectifs best et careful sont inutiles car ils n'apportent rien au sens. Ils risquent méme de froisser esprit pragmatique anglo-saxon. N’enjolivez donc pas vos textes d'adjectifs supplémentaires.© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Quand les Francais s‘interrogent face aux écrits professionnels... Des questions récurrentes sur la rédaction d’écrits professionnels en anglais se posent aux Francais, surtout si ce type d’écrit n'est pas encore familier pour eux. Une approche par questions/réponses vous est proposée ci-dessous afin d'anticiper certaines interrogations que vous pourriez avoir. >) Comment gérer en anglais un démarrage de texte? Privilégier l'action est la clé d'efficacité d'un écrit en anglais, nous venons de le voir, et cela dés l'abord de n‘importe quel texte, en termes beaucoup plus directs qu’en francais. Il est nécessaire de saisir trés vite de quelle action il est question et comment la réaliser. Dans cette dynamique, la stratégie dans un écrit en anglais sera d'insérer un historique trés précis dés la mention de l'objet du texte, du type: Information on Delivery, Schedule Requested July 15. Parti de |a, le texte d'une lettre va répondre directement a cet objet de maniére trés factuelle et cela peut aller jusqu’a dire dans certains cas: «Yes, the product is in stock and can be shipped on the date you requested». Une formulation de ce type ne serait pas envisageable, en équiva- lence, dans une lettre francaise: le texte apparaitrait alors trop abrupt, voire impoli. » Existe-t-il des cas of! une contextualisation est nécessaire? Oui, comme en francais, des contextualisations (pouvant parfois étre diplomatiques!) sont tout de méme utiles quand la situation se révéle difficile pour différentes raisons 4 dimension émotionnelle: 10© 2014 Dunod. Copyright 3 e Chapitre 1. Différences entre approche écrite francaise et anglo-saxonne convaincre un partenaire de collaborer, solliciter une contribution financiére, refuser une demande non recevable ou ménager son inter- locuteur dans une situation tendue. L'approche est, dans ces cas-la, similaire dans les deux langues. On peut d’autant mieux distinguer en anglais les écrits courants des écrits sensibles en raison de ces deux caractéristiques trés distinctes. Il est & remarquer également qu'en anglais peuvent survenir des contextualisations froides (avec bullet points) afin de mettre |'inter- locuteur face a ses responsabilités. La encore, il s'agit de mettre en valeur les éléments aptes a faire rapidement avancer les actions, cette fois sans trop de précautions de style et sans ménager. » Que dois-je faire si j’ a rédiger en anglais? i un compte rendu Les ordres du jour des comptes rendus, par la rigueur insufflée, peuvent conduire a formaliser facilement les actions, point important pour les Anglo-Saxons. Les grandes entreprises ont des procédures trés strictes 4 ce sujet. Les ordres du jour sont les étapes prévision- nelles de l'avancée des projets. Bien suivis, ils favorisent la qualité du management. Lisez-les bien et commencez a réfléchir en amont aux solutions 4 proposer en commencant a les étayer. Dans la méme volonté opérationnelle, les Anglo-Saxons apprécient, pour leur clarté, les comptes rendus rédigés sous forme de tableaux en trois ou quatre colonnes qui dégagent visuellement les décisions, les actions 4 mener et les dates butoirs. Ces comptes rendus trés opéra- tionnels sont d’ailleurs de plus en plus utilisés en France a la place des comptes rendus rédigés traditionnels, en particulier depuis quelques années dans le développement du management de projets. Apprenez 4 rédiger vos comptes rendus sous cette forme, cela vous sera utile dans les deux langues et ce sera la un gage de professionnalisme pragmatique.© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon > On me demande un rapport. Qu’attend-on vraiment de moi? ll faut €tre tres attentif au contexte dans lequel vous étes quand on vous formule une demande de ce type. En effet, en anglais le mot report n'est pas aussi précis que son équivalent frangais car il englobe ce qu'on appelle en France des comptes rendus ou des notes de synthése, mais il désigne aussi les véritables rapports (avec analyses et recommandations personnelles). Afin d’éviter tout quiproquo, il est conseillé de demander des précisions sur le type de document qui vous est réclamé chaque fois que la demande porte sur un report. (Voir chapitre 11 et 12) >» Quel est I’intérét d’un executive summary en début de rapport? Dans une culture anglo-saxonne qui privilégie la synthése a l'analyse, Cest une nécessité d'insérer en début de rapport, un texte clair et précis résumant en une demi-page environ le sens du document global (executive summary), sans introduction ni conclusion. Lors de rapports volumineuy, il est en effet trés efficace pour tous de s'impré- gner de ce résumé, écrit dans un langage usuel, dégagé de tout jargon technique. Les membres de la direction peuvent y puiser une vision rapide d’ensemble apte a favoriser toute décision. ll n'est pas habituel dans les entreprises francaises d’insérer, en début de document, un résumé. Il est généralement réservé aux écrits universitaires ou scientifiques (appelé dans ce cas abstract). Cette résistance a ces visions de synthése en début de document est visible dans les entreprises franco-américaines quand des procédures sont mises en place par les Américains. Les Francais négligent souvent de remplir cette rubrique «résumé», sans doute par habitude culturelle de l'analyse mais aussi par crainte de déflorer leur sujet. Il se peut 12© 2014 Dunod. Copyright 3 e ° Chapitre 1. Différences entre approche écrite francaise et anglo-saxonne aussi que l'acte de synthése soit redouté par eux par simple crainte du jugement, toute bréve reformulation parlant d'elle-méme de la maitrise d'un sujet par son rédacteur. Pourtant, ce texte neutre, indé- pendant de l'original, est trés intéressant pour les lecteurs qui n‘ont pas le temps ou la compétence suffisante pour entrer dés l'abord dans une lecture détaillée, parfois trop technique. Grace au résumé, ils peuvent en effet lire ensuite le texte avec davantage de facilité en possédant cette vision d’ensemble. Pensez a concevoir ce type de document qu'il pourrait étre pertinent de développer également dans les documents francais. Au regard de ces réflexions de départ, ce livre va traiter constam- ment deux niveaux a la fois: la mise en exergue de réalités culturelles 4 respecter a l'écrit en recherchant constamment I'équivalence et non la traduction ; la centralisation des points noirs ponctuels inhérents a la plupart des rédacteurs francais en situation de rédaction en anglais britan- nique ou américain. Afin de lui donner vie, quelques anecdotes et conseils ponctuels émailleront le texte pour faciliter appropriation et la mémorisation des connaissances. ® Mettez toujours les actions ou solutions en avant dans vos écrits en anglais sans vous attarder sur le descriptif des problemes. © Démontrez votre efficacité en proposant des pistes d’améliora- tion ou des solutions pour faire avancer rapidement les situations. © Evitez les fioritures de texte qui noient les idées forces, méme si le texte en devient pour vous parfois trop abrupt en équivalence francaise. Jouez la carte de la synthése pour bien transmettre vos contenus. 13“poung pT0z @ wSuAdo>Chapitre 2 Repérage de vos connaissances en anglais professionnel > Questions de repérage de vos connaissances > Visualisation panoramique de votre professionnalisme en anglaisCopyright © 2014 Dunod. Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon ous devez écrire en anglais, votre meétier l’exige. Vous avez un bon niveau, surtout a loral ott vous vous débrouillez trés bien. Cest souvent d’ailleurs a vous que |’on s‘adresse pour parler en anglais au nom de votre entreprise ou de votre équipe... Or, vous ne savez pas trop si votre anglais écrit est 4 la hauteur de cette bonne réputation! Vous voudriez savoir comment vos interlocuteurs anglo- phones vous percoivent. Testez-vous en quelques lignes pour cerner votre profil de connaissance en anglais « pro», cet anglais que vous avez peut-étre appris au gré d’expériences diverses, toujours vécues sur le tas. Votre anglais d'origine était certainement plus littéraire et, en plus, il n‘intégrait pas d'autres formes d’anglais... Méme si, depuis votre scolarité, vous avez réussi 4 bien vous exprimer a l'oral avec vos interlocuteurs anglophones, vous ressentez cependant des hésitations perturbantes lorsque vous écrivez en anglais. écrit dans cette langue vous parait parfois un terrain trop mouvant: les réactions de vos des- tinataires ne sont pas aussi faciles a décrypter qu’a l'oral. Peut-étre par ailleurs n’étes-vous pas sensible aux différences entre formes d’anglais (britannique ou américain) lorsque certaines situations I'exigent. Vous vous posez des questions du type: «N’ai-je pas fait d’erreurs grossiéres dans ce mail? Ai-je donné une bonne impression par ce rapport? Ai-je eu lair tres «pro» dans cette lettre?» Complexes linguistiques au rendez-vous... a éliminer dans les plus brefs délais! Questions de repérage de vos connaissances Le questionnaire suivant est concu pour développer, dés l'abord, votre curiosité en anglais professionnel. ’écrit est vecu comme trace indélébile. || faut lui préter attention. Les questions suivantes sont centrées sur les points pouvant étre des obstacles pour les rédacteurs 16Copyright © 2014 Dunod. Chapitre 2. Repérage de vos connaissances en anglais professionnel francais en situation de communication écrite avec des fournisseurs, des clients, ou des collegues anglophones de tous horizons. Ces questions courantes doivent vous permettre de repérer la précision de vos connaissances actuelles en anglais professionnel. Le corrigé qui suit vous renverra vers les chapitres éclairants du livre afin de vous permettre d’éliminer de suite le point faible repéré. Les explications renforceront votre nouvelle maitrise du sujet. 7Copyright © 2014 Dunod. Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Répondez aux questions suivantes puis consultez le corrigé détaillé de la p. 20 18 i. 12. 13. Les jours de la semaine débutentils 8 écrit en anglais par une majuscule ou une minuscule? Comment écrit-on en anglais américain la date 12/10/2015 pour éviter une confusion entre les jours et les mois? Quel terme sert de titre de civilité avant le nom de destinataire dans une lettre professionnelle envoyée a une femme? Ecrivez en chiffres en anglais: trois millions six cent mille. Quel verbe est correct dans les expressions suivantes: do research/make research? Quelle est la signification de l'acronyme américain CEO? Quel est le terme équivalent 8 CEO en anglais britannique? OU doit-on mettre une majuscule en anglais dans l'adresse suivante? 1370 cedar avenue Quelle est la forme usuelle de salutation en Grande Bretagne a insérer a la fin d'un message formel? Estil bien vu dinsérer des recommandations dans tous les documents qui portent, en anglais, le nom de report? Quelle action est nécessaire pour que le procés-verbal d'une réunion soit considéré comme officiel? Quelle est la fagon comecte d'écrire 20 h en chiffres en anglais américain et en anglais britannique? Quel est I'équivalent en francais de lexpression anglaise to demand an answer? Ou place-t-on la formule de politesse et la signature dans une lettre profes- sionnelle anglo-saxonne?Copyright © 2014 Dunod. 15. 16. 7. 18. 19. 20. 2. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Chapitre 2. Repérage de vos connaissances en anglais professionnel Quel est le terme correct en anglais pour désigner un porte-parole? Quelle est la différence entre les mentions enclosure et attachment? Mettez les lettres majuscules, si nécessaire, dans la phrase suivante: our new ceo, mr. p.j. hetherington, was hired this spring in april or may. Lemploi des contractions estil admis en correspondance professionnelle en anglais? Par quelle formule d’appel correcte débuteriez-vous une lettre profession- nelle en anglais dont le destinataire serait John Smith? Quel est |'équivalent en anglais du terme un délai? Tom is going to check out the hotel. Qu’est-ce que Tom va faire? La facon correcte d’exprimer 10 milliards aux Etats-Unis est La facon correcte d'exprimer 15 milliards en Angleterre est Ecrivez en chiffres twelve million American dollars Complétez la traduction suivante en employant le terme anglais approprié \os instructions ont été exécutées avec succes. Your instructions have been successfully... Remplacez les abréviations suivantes par les expressions équivalentes non abrégées: Please get back to me ASAP when you have the ETA. We need to find a good location. Que cherchent-ils? Le terme CPA (Certified Public Accountant) s'emploie aux Etats-Unis. Quel est le terme équivalent en Grande-Bretagne? Quelle est la bonne traduction en anglais du mot francais améliorer? Comment écrit-on en anglais faire une suggestion? 19Copyright © 2014 Dunod. Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Corrigé commenté du questionnaire Les réponses au questionnaire précédent sont ici commentées pour vous per- mettre d’éviter rapidement les quelques erreurs que vous pourriez commettre actuellement dans votre pratique de l'anglais professionnel: 1. Les jours de la semaine comportent en anglais une majuscule initiale. (Voir chapitre 3) 2. December 10, 2015 Aux Etats-Unis, toute date s'écrit: mois, jour, année. lest donc préférable d'écrire le mois en entier pour éviter tout malentendu grave. Attention, l'année est toujours précédée d'une virgule. (Voir chapitre 3) 3. Ms, En langage professionnel, l'abréviation Ms. s'emploie pour toutes les femmes, mariées ou célibataires. (Voir chapitre 5) 4. 3,600,000 En anglais, les virgules servent & séparer les unités des centaines, mille... a la place des espaces utlisés en francais (Voir chapitre 12) 5. do research Evitez facilement cette erreur courante : expression correcte est do research (Voir chapitre 15) 6. Chief Executive Officer Uabréviation CEO signifie Chief Executive Officer. Cette connaissance est impor- tante pour vous dans le cas ot vous étes en relation avec une organisation amé- ricaine. Il s'agit en effet de nommer le PDG! (Voir chapitre 14) 7. Managing Director Le terme équivalent & CEO est au Royaume-Uni: MD (Managing Director). (Voir chapitre 14) 8. 1370 Cedar Avenue En anglais, les majuscules sont plus fréquentes qu’en francais. Dans ce cas, on en met une au nom de la rue et a sa désignation (Street, Avenue, Road...) (Voir chapitre 4) 20Copyright © 2014 Dunod. © Dunod - Toute reproduction non autorsée est un dit Chapitre 2. Repérage de vos connaissances en anglais professionnel 9. Yours faithfully, La formule de salutation formelle Yours faithfully est courante en affaires (dans les lettres débutant par Dear Sir) en Angleterre mais n'est jamais employée aux Etats-Unis. (Voir chapitre 5) 10. Non Certains reports comportent des recommandations (recommendation report/ formal report) mais d'autres pas (Information report/to-file report/minutes). En effet, en anglais, le mot report a un sens plus large qu’en francais car il en- globe également les comptes rendus (ce dernier mot n’existant pas en anglais) (Voir chapitre 14) 11. Lapprobation des membres Le procés-verbal d'une réunion est un document officiel qui réclame impérative- ment approbation des membres de la réunion par une signature. (Voir chapitre 10) 12. 8:00 pm. (US) ou 8:00 pm (UK application norme ISO 8601) En anglais américain, lheure s‘exprime avec linsertion de deux points entre les heures et les minutes suivi de pm. En revanche en anglais britannique, Theure s‘exprime également avec deux points entre les heures et les minutes mais suivis de pm sans aucun point de séparation. Attention! indication am. (ante meridiem) en latin est utilsée pour le matin et p.m. (post meridiem) pour le soir, a exception des horaires de transport ot, pour éviter les confusions possibles, le temps est indiqué sur 24 heures. (oir chapitre 3) 13. Exiger une réponse Attention aux faux amis! Le verbe francais «demander» se traduit par le verbe anglais to ask et non par le verbe to demand qui signifie en anglais de maniére plus forte «exiger». Cette simple erreur peut entrainer une faute grave de ton. (Voir chapitre 14) 14. Ala marge gauche La formule de salutation et la signature sont alignées a partir de la marge gauche sans retrait, Cette formule est toujours suivie d'une virgule. (Voir chapitre 4) 15. The spokesperson En usage courant, surtout aux Etats-Unis, l'emploi de la terminaison neutre person évite d'avoir 8 mentionner le genre de la personne occupant la fonction. (Voir chapitre 3) 21Copyright © 2014 Dunod. Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon 22 16. Pour lettres, pour e-mails Le terme enclosure s'emploie dans le courrier (lettres), le terme attachment semploie quant a lui pour les mails (Voir chapitre 7) 17. buit Dans cette phrase manquent dix lettres majuscules. Our new CEQ, Mr. PJ. Hetherington, was hired this spring in April or May. A noter que les mois s'écrivent avec une premiére lettre en majuscule, mais les saisons s'écrivent complétement en minuscules. (Voir chapitre 3) 18. Oui Lemploi des contractions est admis en anglais dans la correspondance courante passant par e-mails mais n’est pas accepté dans les lettres formelles et dans tous les autres documents professionnels ou officiels (Voir chapitre 8) 19. Dear Mr. Smith Dans la correspondance personnelle, mais aussi professionnelle, la formule d’appel commence toujours par le mot Dear. Le titre de civilité Mr. ne s'écrit qu’en forme abrégée et le prénom disparait alors mais le nom de famille est toujours retenu. (Voir chapitre 7) 20. a period Ne traduisez pas délai par delay qui signifie retard. Certains ont aussi tendance a utiliser par erreur deadline qui signifie date butoir. Méfiez-vous des faux amis. (Voir chapitre 14) 21. Ila vérifié que tout était satisfaisant (to check out the hotel) Attention & la difference entre le verbe to check out of (quitter lhétel) et le verbe to check out (vérifier que tout est satisfaisant & I'hétel). (Voir chapitre 15) 22. 10 billion Les Américains emploient le terme billion. (Voir chapitre 12) 23. fifteen thousand million En Angleterre, on emploie traditionnellement le terme thousand million. Cepen- dant, dans les courriers professionnels, le terme billion est de nos jours de plus en plus employé. (Woir chapitre 12)Copyright © 2014 Dunod. Chapitre 2. Repérage de vos connaissances en anglais professionnel 24. US$12,000,000 Afin de distinguer les dollars américains des dollars des autres pays, aux Etats-Unis les lettres US précédent le symbole $, suivi de I'insertion du montant en chiffres, (Voir chapitre 12) 25. cartied out/completed Attention aux différences! Le mot anglais execute posséde une signification plus limitée que ce méme mot en francais. Le terme normal dans ce contexte est carried out. II est possible de dire aussi completed. (Voir chapitre 15) 26. as soon as possible/estimated time of arrival ASAP = as soon as possible, ETA = estimated time of arrival Lemploi des acronymes est courant chez les Américains, en langue parlée comme en langue écrite (Woir chapitre 14) 27. Un bon emplacement Attention aux faux amis! Le mot location a une signification différente en francais cet en anglais. Location en anglais = emplacement en francais. Location en francais =rental en anglais. (Voir chapitre 14) 28. CA (Chartered Accountant) Ces termes sont employés dans le domaine de la comptabilité pour désigner un expert-comptable. (Voir chapitre 14) 29. to improve Evitez facilement une erreur courante en traduisant le verbe «améliorer» par le verbe anglais to improve. (Voir chapitre 14) 30. Make a suggestion Le verbe francais faire présente deux formes en anglais, soit make soit do selon le terme qui suit. (Voir chapitre 15) 23© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Visualisation panoramique de votre professionnalisme en anglais Noircissez les cases quand vous avez répondu juste et évaluez votre niveau: * plut6ét bon (au-dessus de 20 réponses justes) Vous avez déja des notions précises d‘anglais professionnel mais il vous reste peut-étre a en approfondir tous les champs d'activités écrites proposées dans ce livre. * dans la moyenne (entre 15 et 18 réponses justes) Vous possédez des bases mais pas suffisamment solides pour étre sdr(e) de vous en toutes circonstances professionnelles. Ce livre peut vous aider a gagner en fiabilité et précision. * plutét faible (en dessous de 14 réponses justes) Vous possédez peut-étre un bon niveau d’anglais 4 loral ou lors de Ia rédaction de textes 4 connotation littéraire mais vous ne connais- sez pas suffisamment les usages professionnels. Ce livre doit vous apporter la sécurité qui vous manque encore. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 i 12 13, 14 15 16 7 18 19 | 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Total des réponses justes: Aprés ce petit voyage dans le monde des erreurs courantes, mais souvent plus subtiles que l'on ne croit, vous pourrez déja avoir un apercu de vos réactions actuelles en anglais professionnel. Nous espérons que ce questionnaire vous donnera également I'envie d'ap- profondir les nuances entre l'anglais britannique, l'anglais américain et le francais. 24© 2014 Dunod. Copyright Chapitre 2. Repérage de vos connaissances en anglais professionnel A votre niveau d’anglais, 'approfondissement que nous vous pro- posons devient un parcours intéressant oti la curiosité joue son réle. Il ne vous reste plus qu’a consulter ce livre pour vous l’approprier efficacement. © lest possible d’avoir une bonne connaissance générale de l'an- glais sans avoir la maitrise de l'anglais écrit, surtout professionnel. © Une bonne connaissance de l'anglais britannique ou américain dans ses nuances professionnelles est un atout supplémentaire pour renforcer son image de professionnalisme. © Dans un monde ot 'anglais s‘internationalise de plus en plus en affaires, il est intéressant d'affiner ses connaissances sur les usages généraux, mais également sur les détails, gages pour les parte- naires et clients de fiabilité et, par la méme, de confiance envers le rédacteur. 25“poung pT0z @ wSuAdo>Chapitre 3 Les incontournables de la communication écrite britannique et américaine => Alerte typographique! Erreurs les plus grossiéres > Eviter les quiproquos liés aux notions de temps =} Dates écrites différemment en anglais US et UK = Lois différentes des majuscules en anglais© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon ous vous exprimez avec une certaine aisance a |'oral avec, selon votre expérience, une connaissance plus marquée de Yanglais britannique ou américain... Vous vous faites généra- lement bien comprendre de vos interlocuteurs au téléphone. Aussi, comme vous donnez I'impression de bien maitriser l'anglais, on va vous confier en toute sérénité la rédaction de textes dans cette langue. Vous voulez continuer a étre la hauteur... Or, en situation professionnelle, il vous arrive soudain d’hésiter a |'écrit sur des détails, de ne pas trop savoir quels sont les usages, avec intuition de différences impalpables. Vous craignez de commettre des erreurs mais vous ne savez ou. Ces brefs moments d’incertitude peuvent instaurer en vous un malaise et vous donner une sensation d'inconfort, la sensation de ne pas étre suffisamment professionnel. Ce chapitre a pour mission de vous sensibiliser aux erreurs récurrentes de détail, inhérentes a beaucoup de textes rédigés par des francophones. A sa lecture, véri- fiez vos réactions pour faire ds 'abord bonne impression. De plus, selon le contexte de votre apprentissage de l'anglais, vous avez recours, par habitude, & des expressions anglaises ou améri- caines, sans bien effectuer parfois de distinctions précises entre elles. Nous vous proposons de revisiter certains usages utiles au quotidien et de bien distinguer, en présence de nettes différences, ce qui est plutét du ressort de l'anglais britannique ou plutét de l'anglais américain Alerte typographique! Erreurs les plus grossiéres Llexpérience nous prouve que tout rédacteur, passant souvent dans la méme journée du francais l'anglais, n'a souvent pas conscience de la présence de codes typographiques différents dans les deux 28© 2014 Dunod. Copyright 3 & Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite.. langues. Nous constatons fréquemment que les rédacteurs font en effet allegrement des erreurs d’espacement entre les mots par méconnaissance de la présence de ces codes aux exigences parfois opposées en francais et en anglais. Un grand flottement s'instaure alors provoquant un mélange typographique désastreux pour l'image du concepteur du document. Ces confusions, apparemment anodines, donnent aux lecteurs natifs une impression flagrante de manque de rigueur de la part de leurs interlocuteurs francais. Les différences d’écriture des chiffres peuvent se révéler également trés perturbantes et générer des erreurs de compréhension nuisibles aux échanges commerciaux. Nous vous proposons ici une sensibi- lisation & ce probléme, repris de maniére plus approfondie dans le chapitre 13. » Différences d’écriture typographique Le fait d'utiliser exclusivement, dans le cadre de son travail, des logiciels de traitement de texte Word en francais ou, au contraire, en anglais, aggrave ces erreurs préjudiciables a l'image de sa qualité rédactionnelle, car les fautes typographiques ne sont pas signalées dans l'autre langue utilisée. 'enjeu est de savoir adopter la bonne typographie pour chaque langue employée et de paramétrer correcte- ment son logiciel. Les différences majeures concernent principalement I'espacement entre les signes constitués de deux éléments comme:!?;» avec leurs mots avoisinants. Ces cing signes sont en effet collés au texte en anglais et séparés par un espace en francais alors que les points et les virgules sont espacés de la méme maniére dans les deux langues. 29© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Différences d'espacement des signes de ponctuation en anglais et en francais Espaces entre le texte et le signe Francais Signes doubles (:;!? %) collés au mot qui les précéde en anglais et séparés par un espace en francais (espace apres le signe pour les deux langues) Colon (deux points): Semi-colon (point = virgule) Exclamation mark (point d'exclamation) ! Question mark (point diinterrogation) ? Quotation marks (guillemets) ““ « » avec graphisme différent Percentage (pourcentage) % Ellipsis dots (points de suspension) Pas d’espace entre le mot qui précéde et le signe which follows: plans; and actions It's beautiful! How many? It's “important” 51% 1am surprised... Espace entre le mot qui précéde et le signe ce qui suit : plans; et actions Cest beau! Combien? Cest eimportant» 51% Je suis surpris. 30Copyright® 2014 Dunod. Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite... » Sensibilisation aux différences d’écriture des chiffres Des erreurs grossiéres peuvent se produire lors d’échanges internationaux autour de l’écriture des chiffres et entrainer de nombreux problémes. Afin de vous sensibiliser 4 ce type de différence, voici quelques pre- miéres indications (voir chapitre 12 pour approfondissement) : Différences dans la présentation des chiffres en anglais en francais Les conventions du systéme international d'unités sont identiques a I'usage francais, mais des différences existent dans les situations suivantes: Anglais | Francais * Séparateur décimal 2.3 million 2,3 millions Le point en anglais est remplacé par une virgule en francais! Anoter: million est invariable en anglais comme tous les adjectifs. * Séparateur de milliers 23,000, 23 000 Un espace en francais a partir de 10000 | inhabitants habitants alors qu'en anglais il y aura une virgule au méme endroit! Eviter les quiproquos liés aux notions de temps Combien de problémes encore peuvent s‘immiscer dans les liens d'affaires par de petites erreurs, cette fois liées a l’expression du temps! || faut donc bien dominer cet aspect pour transmettre en anglais des convocations, des rendez-vous d'affaires, des itinéraires, etc. Contrairement a la France, dans les pays anglo-saxons, l'emploi du systéme de 24 heures est réservé a certaines occasions trés limitées, en l'occurrence les horaires des services de transport. 31© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Dans les autres cas, la journée est découpée en deux: avant midi et aprés. Pour exprimer l'heure, il est donc préférable d'utiliser les mentions a.m. et p.m. (10 a.m./10 p.m. US) ou (10 am/10 pm UK). Attention! Les Britanniques et les Américains n’écrivent pas tra- ditionnellement de la méme maniére a.m et p.m (mais les usages évoluent et ces régles ne sont pas toujours respectées) : 9:45 am UK = En anglais britannique am ou pm écrits sans aucun point inséré entre les lettres. 9:45 a.m. US = En anglais américain a.m. ou p.m. écrits avec un point derriére chaque lettre. A l'international, faites les Sherlock Holmes quand vous recevez des textes comportant des heures. Vous y trouverez ainsi des indications de détail qui vous permettront de savoir si votre interlocuteur est sous influence britannique ou américaine ou s'il ne suit pas bien les normes en vigueur. » Lexpression o’clock: suivez le guide! Pour les heures exactes, écrites en lettres, la mention o'clock suit la mention de |I'heure exprimée en lettres ou en chiffres. * Les expressions in the morning, in the afternoon, in the evening ou at night, indiquent si l'heure est située le matin, l'aprés-midi, le soir ou la nuit: ten o'clock in the morning 10 o'clock in the morning four o'clock in the afternoon 4 o'clock in the afternoon seven o'clock in the evening 7 o'clock in the evening nine o'clock at night 9 o'clock at night Cette facon d’énoncer l'heure est plus fréquente 4 loral. 32© 2014 Dunod. Copyright ‘© Dunod - Toute reproduction non Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite.. Pour exprimer I'heure, a l'écrit, sans utiliser o'clock ou a.m./p.m., deux options sont possibles: Doors open at eight in the morning. Doors open at 8 in the morning Dinner is at seven-thirty. Dinner is at 7:30 in the evening. Pour insister sur une heure précise, on utilise le mot sharp (pile) The meeting begins at ten sharp. The meeting begins at 10 sharp. » Quelques particularités. Les termes noon (midi) et midnight (minuit) sont de maniére plus fréquente employés seuls: The party didn't end until nearly midnight! The store is open from 9.30 am until noon on Saturdays. (UK) The store is open from 9:30 a.m. until noon on Saturdays. (US) Dans le cas ol on fait référence & 'ensemble de la matinée, on doit privilégier : This morning, this afternoon a la place de this a.m., this p.m. Tous ces détails sont bien entendu des codes formels mais ceux qui ne les appliquent pas donnent l’impression subliminale d'un manque de professionnalisme et peuvent, nous l'avons vu, provoquer, malgré eux, des erreurs susceptibles d'entrainer des problemes sérieux, en particulier pour les dates, les heures et les énoncés de sommes importantes. Ce terrain, une fois déblayé, nous pouvons maintenant écrire avec davantage de liberté sans étre obsédé par |'inquiétude d'une erreur de détail. 33© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Dates écrites différemment en anglais US et UK Des erreurs graves peuvent provenir de la facon d’écrire une date en anglais et provoquer des quiproquos de toutes sortes. En effet, les Britanniques et les Américains suivent des régles inversées: 12 octobre 2015 12/10/2015 anglais britannique (UK) 10/12/2015 anglais américain (US) Une convocation a une réunion qui aurait été organisée par des Britanniques a la date du 12 octobre 2015 envoyée a des Américains, avec I'indication de cette date précise en chiffres, risquerait d’étre interprétée par eux comme une convocation pour le 10 décembre 2015 ! Des problémes de ce type sont récurrents dans les relations d'affaires sans une bonne gestion de cette notion de date. Les Britanniques mettent en effet en premier la date du jour alors qu’au contraire les Américains mettent le mois en premier et la date du jour ensuite: 12 October 2075 (UK) (sans virgule, et majuscule pour le mois) December 10, 2015 (US) (avec virgule, et majuscule pour le mois) il est donc préférable de toujours écrire, comme ci-dessus, les dates en lettres pour éviter toute ambigui Lois différentes des majuscules en anglais La majuscule est d'un plus grand usage en anglais qu’en francais. Non seulement elle indique le début d'une phrase, mais elle présente de nombreuses autres fonctions qu'elle n‘a pas en francais, la résident les piéges possibles. 34© 2014 Dunod. Copyright e Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite.. >) Noms géographiques Pays, villes, régions et noms de rues High Street, Dade County Portland, Oregon, SW Marine Drive Noms spécifiques the English Channel, Lake Michigan the Ganges River, the Nile Delta Noms imagés tradi donnés & des lieux the Middle East, Down Under the Left Bank, the Horn of Africa nnellement Noms descriptifs (sans majuscule) northern Iceland, downtown westerly winds, the south of France » Notations du temps Les régles suivantes sont des codes traditionnellement appliqués qui different pour certains des usages francais. Toujours avec majuscules Toujours sans majusc Jours de la semaine Monday, Friday, Wednesday, etc. Décades the sixties, the nineties, etc. Mois de l'année May, June, September, etc. Saisons de l'année spring, summer, fall, winter, etc. Fétes culturelles Thanksgiving, Halloween, St. Patrick's Day, etc Noms génériques the holidays, our vacation etc. Périodes religieuses Lent, Christmas, Ramadan, etc. Epoques figuratives the Renaissance, the Industrial Revolution, etc. Epoques des ptives the digital era, the twentieth century, etc. 35© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon > Noms d’organismes publics et gouvernementaux Pour écrire les titres d’organismes publics et gouvernementaux, il faut mettre une majuscule a chaque mot, a l'exception des articles, des prépositions de moins de quatre lettres et des conjonctions. Ce sont encore la des habitudes différentes de celles qui président aux régles francaises qui en comportent toujours beaucoup moins. Par mimétisme visuel, les personnes travaillant frequemment en anglais surchargent leurs textes francais de majuscules. Faites bien attention & ne pas tomber ensuite dans ce travers! Avec majuscules Sans majuscules Organismes publics Version générique the Peel Board of Education a board of education the New York City Fire Department a fire department the London County Council a council decision Organismes gouvernementaux Version générique the Department of Justice departmental policy the British Parliament a parliamentary committee the Ministry of External Affairs a ministry initiative » Noms propres et titres de civilité Les titres de fonction et titres de civilité s‘écrivent de deux facons. Pour les références directes, les cartes professionnelles, sur les portes de bureaux ou lorsque les titres font partie d’une adresse, la lettre initiale est en majuscule. Dans les références génériques, ils s‘écrivent au contraire sans majuscule. 36© 2014 Dunod. Copyright e Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite.. Avec majuscules Sans majuscules Titres de civilité standards toujours écrits en abrégé Dear Mr. Willis, Dear Ms. Clark, Dear Dr. Cameron, Titres publics Il speak to Mayor Sabiston about it. The committee chair is Senator Jarvis. Their spokesperson is General Manning. Références génériques Peter Jones is the mayor of our town. Some of those senators should retire. He was promoted to general last month. Titres de fonction Nigel Terry is Managing Director. (UK) Sylvia Smith is Director of Sales. (UK) Mike is Vice President of HR. (US) Références génériques Ask the manager of the store for advice. She hopes to get the director's position. Some vice presidents are older people. >) Noms de marques commerciales Les marques présentent des variations dans la présentation de leur intitulé. Il est conseillé de porter une attention particuliére aux détails qu'elles ont choisis dy faire figurer. Ainsi, les symboles ™ et ® peuvent avoir été associés au nom officiel de la marque. Il faudra donc scru- puleusement les reporter. Certaines marques, portant des noms composés de deux parties attachées, commencent chaque partie par une lettre majuscule MasterCard PowerPoint Certaines marques ont adopté un sens générique et peuvent étre écrites sans majuscules : 37© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon Noms officiels Noms génériques (possible sans U-Haul, Filofax majuscule) High-Lighter, Canada Dry diesel fuel, cheddar cheese Post-it-notes an aspirin, madras cotton a manila envelope, a Kleenex (US) Lettres capitales a l’intérieur des noms propres EarthLink, iPad PowerBar, MasterCard Travelodge > Noms d'entreprise et de département usage veut que les collaborateurs mentionnent par écrit leur entre- prise par le terme Company de la facon suivante : The Company is concerned with the environment (grace & la majus- cule on sait que vous parlez de votre entreprise). * En France, on aurait écrit: Notre entreprise est concernée par les problématiques de l'environnement. Pour la méme raison, les noms des différents départements prennent une lettre initiale en majuscule: You can ask someone in Marketing (grace a la majuscule on sait que vous parlez de votre département marketing). * En France, on aurait écrit: Yous pouvez contacter quelqu’un de notre service marketing. Company (sens de notre entreprise) The Company has changed its hiring policy. The Firm is looking for a new receptionist. The Corporation's shares are selling well. Departments (sens de notre département) Check with Human Resources about your pension contributions. ‘Sue changed from HR to Sales recently. 38© 2014 Dunod. Copyright Chapitre 3. Les incontournables de la communication écrite.. Dans le cas ot il s'agit d’évoquer des services de maniére géné- rique, les lettres majuscules ne sont plus employées comme vous le constatez ci-dessous: Références génériques (sans majuscule) Jack works for a big company. Many firms are located downtown. New York has many corporate head offices. Références génériques (sans majuscule) Hiring is generally handled by human resources offices They plan to open a sales office in town. +, Pour aller plus loin Les noms officiels d'entreprises et de produits doivent étre toujours écrits correctement selon les critéres choisis initialement. Afin de les vérifier, voir le site Web International Trademark Association tmhotline@inta.org. La page légale des sites Web des entreprises comporte également le nom (offen tel qu'il doit étre strictement écrit. 39© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon 40 © Les erreurs typographiques liées aux différences entre les usages francais et anglais peuvent étre le premier signe d'un manque de professionnalisme quand le rédacteur ne les domine pas bien. Ilest donc important de bien repérer que les signes doubles comme deux points, point-virgule, point d'interrogation, point d’ex- clamation, guillemets sont collés au texte en typographie anglaise et séparés par un espace en typographie francaise. © Lexpression du temps s’effectue par demi-journées (abrévia- tions a.m. ou p.m.), a l'exception des services de transports qui raisonnent sur 24 heures pour éviter toute erreur d'interprétation. ° Lécriture des dates (jour et heure) se présente différemment quand on s'adresse a des Britanniques ou des Américains. * Les majuscules sont beaucoup plus utilisées en anglais qu’en francais. Il est donc essentiel de bien connaitre leurs particularités d'emploi.Chapitre 4 Se reveler tres professionnel en anglais écrit E a > Quels types de documents pouvez-vous avoir a rédiger? => Présentation matérielle: justifier ou non le texte? = Des puces partout...© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon a premiére impression que vous faites a votre client, fournisseur, partenaire doit étre la bonne, que celle-ci passe par un e-mail, une lettre, une note, une présentation PowerPoint, un compte rendu, un rapport... Or, des erreurs, encore de l’ordre du détail, peuvent se greffer a votre insu tant au travers de l'expression écrite elle-méme que sur le choix d’organisation des idées ou de présenta- tion matérielle. Limpression que vous faites a travers vos documents passe, nous l'avons vu, par des aspects matériels souvent trop négligés comme la typographie inhérente a la langue choisie. Mais, il s'agit aussi de respecter d'autres codes comme la justification ou non du texte, le choix de la police de caractére... Tous ces détails sont 4 surveiller sur tous les documents a rédiger en anglais qui, eux aussi, peuvent varier quant a leurs définitions ou a leurs méthodologies lorsqu‘on les compare aux documents produits en France dans la méme situation. Quels types de documents pouvez-vous avoir a rédiger? Aujourd’hui, l'e-mail domine la communication courante du monde professionnel. Cependant, la lettre y est encore présente lors de situations plus complexes ou plus subtiles. !I arrive aussi qu'une note de service ou d'information, transmise a une succursale étrangére en l'occurrence, soit la premiére impression que vous ferez auprés de vos destinataires. Ce premier contact peut aussi avoir lieu en face a face par le biais d'une présentation PowerPoint quand vous exposez un bilan d'activités ou un projet a vos interlocuteurs. Afin de vous permettre d’étre a V'aise face aux documents en circu- lation dans les deux langues, nous vous proposons la confrontation de définitions des principaux documents écrits en usage en francais et en anglais en vous signalant quelques différences terminologiques 42Copyright © 2014 Dunod. Chapitre 4. Se révéler trés professionnel en anglais écrit (autour des comptes rendus et rapports en particulier). Il s‘agit de bien cerner leurs approches spécifiques, souvent liées & des usages culturels différents. Il faut par conséquent les concevoir de maniére attentive et étre vigilant(e) au respect des habitudes d’écriture des destinataires. Nos conseils devront vous permettre d’obtenir une vision claire des documents que vous pourriez étre amené(e) a rédiger dans votre vie professionnelle. 43Copyright © 2014 Dunod. Fiche-outil Fiche n°1 Principaux documents en francais et en anglais Cest actuellement le moyen le plus rapide et le plus efficace pour change dinformations et d’actions courantes entre fournisseurs, clients, collegues et collaborateurs. La réactivité de cet outil, qui élimine définitivement les contraintes liges aux temps de réception des messages, en fait un support incomparable. Il participe au dynamisme des entreprises. !l gagne chaque jour du terrain depuis que les signatures électroniques en sécurisent la validité lors de situations plus sensibles (bancaires ou autres). Lettres La lettre, qui pourrait disparaitre en raison du développement exponentiel des e-mails, se forge désormais une nouvelle place. Elle devient le support des documents officiels, des situations complexes et/ou litigieuses, des suivis «clientéle » plus personnalisés... En effet, le fait de passer par le courrier papier anoblit en quelque sorte la démarche, lui permet de véhiculer la volonté d'une attention particuliére (lettres de confirmations officielles, lettres de motivation, de présentation de projets...). La lettre recommandée, et son réle juridique, joue également un réle de document servant de preuve matérielle. Note de service ou d’information Les notes de service ou d'information sont utilisées, surtout en interne, pour diffuser des messages collectifs quotidiens tels que les demandes d'action et instructions (notes de service) ou pour transmettre des explications (notes d'information) concernant des procédures & suivre, de nouvelles stratégies de l’entreprise, des modifications de date ou autre. Les Anglo-Saxons s'en servent de plus en plus pour effectuer des suivis de contact ou des annonces diverses a des clients potentiels ou téguliers en les personnalisant. Il ne faut pas confondre ce type de notes avec la note de synthése d'information (car elles sont toutes souvent appelées «notes» par facilité). Présentation PowerPoint Les présentations orales, avec support visuel de type PowerPoint, sont maintenant d'un usage courant lors des échanges professionnels a l'international. Des principes simples sont a adopter pour étre certain(e) de les concevoir avec efficacité (utilisation de bullet points sans phrases rédigées). Certains comptes rendus de réunion ou d’entretien sont maintenant transmis également par ce moyen et s‘appuient sur l'exigence synthétique de ce type de support pour transmettre des messages trés clairs de suivi. En les concevant, il faut particuligrement étre vigilant(e) pour adopter la bonne typographie et, en anglais, pour bien y gérer les majuscules (voir chapitre 3) 44Copyright © 2014 Dunod. Fiche n°1_ Principaux documents en francais et en anglais Comptes rendus/Notes de synthése Afin d'étre en mesure de prendre les meilleures décisions, il est fondamental d'avoir 4 sa disposition des informations fiables, précises et synthétiques. Les documents porteurs exclusivement d’informations sans recommandations ou propositions de solutions sont a bien distinguer des autres, plus dynamiques. En effet, si votre manager anglais vous demande: «a report on...», quand le contexte n’est pas clair, vérifiez bien le type de contenu qu'il attend en lui demandant a report containing information or recommendations? En effet, un terme comme information report peut vous troubler car il s’agit en fait d'une note de synthése (voir chapitre 10 et 11) alors que vous pouvez croire que la demande porte sur la rédaction d'un véritable rapport. De plus, les Francais étant particuligrement sensibles aux approches analytiques, certains de leurs documents, méme informatifs, peuvent étre plus développés qu’en anglais oui les résultats sont davantage mis en exergue, au détriment du descriptif des causes d'un probleme. Tous les documents qui touchent au pur enregistrement d'informations sont en anglais les suivants + Information report = note de synthése en francais, appelée aussi note. Dans ce document le rédacteur est chargé de rechercher lui-méme l'information sur un sujet — ne pas se laisser tromper par le mot report qui désigne en francais exclusivement des documents engagés alors qu’en anglais le terme est plus large et englobe 4 la fois des documents informatifs et des documents engagés. * Summary = note de synthése ou note ou résumé en francais quand le rédacteur doit synthétiser exclusivement un groupe de documents sans en rechercher d'autres — souvent un dossier. * Minutes (of a meeting) = procés-verbal quand le rédacteur enregistre par écrit des prises de position de participants en suivant la chronologie de la réunion et fait valider par chacun les formulations choisies pour restituer leurs propos (signatures des participants ou du président de séance). * Progress report = compte rendu synoptique quand le rédacteur centralise sur un document rédigé en tableau les décisions, les actions et les dates butoirs en fin de réunion. !I est souvent associé aux réunions de conduite de projets. * Report on internship = compte rendu de stage quand un stagiaire décrit ses activités durant son apprentissage en entreprise. C’est rarement une démarche aussi analytique en anglais que dans certains rapports de stage francais. C/est pour cette raison qu'il vaut mieux parler, pour décrire ce document a des Francais, de compte rendu de stage. Attention! Uéquivalent du mot compte rendu n’existe pas en anglais alors qu’en francais cet intitulé est fréquent puisque plusieurs types de comptes rendus existent en situation professionnelle (compte rendu littéral reformulé des positions des participants, 45Copyright © 2014 Dunod. Fiche n°1_ Principaux documents en francais et en anglais compte rendu de synthése rédigé, comptes rendus synoptiques sous forme de tableaux). Uoralité ayant davantage de poids dans la culture anglo-saxonne, il n'est peut-étre pas aussi nécessaire de tout justifier, clarifier et expliquer par écrit qu’en francais. Etudes - Rapports Malgré les différences terminologiques, certains documents comportent des études techniques ou scientifiques (feasibility report...) dont notamment le white paper (livre blanc) d'un usage institutionnel et donc de portée publique. D'autres documents, tels les rapports, contiennent des analyses amenant a des recommandations et sont indispensables dans les deux langues pour faire avancer les actions. Ce besoin d'action nécessite forcément ce type de démarche de réflexion. Le document porteur de ces contenus dynamiques s'appelle bien «rapport» en francais. Or, en anglais, le terme report s'applique non seulement aux rapports porteurs d'analyse et de recommandations mais également aux documents informatifs de type comptes rendus et notes de synthése, désignés ainsi en francais. La réside le probléme de compréhension des demandes effectuées a des Francais par des Anglo-Saxons. En anglais, les documents, équivalents aux types de rapports francais, possédent des raisonnements autour du «pourquoi?», appelés (analysis) et présentent les avantages et inconvénients (discussion). En anglais, les documents adoptant la méme démarche intellectuelle que les rapports francais sont les suivants: + Recommendation report = rapport en francais — quand le rédacteur rédige au quotidien un document avec préconisations pour faciliter la prise de décision en indiquant les bonnes voies @ prendre (document pas forcément long). II peut s'agir de rapports commerciaux, de rapports techniques, ou autres, qui balisent le quotidien professionnel + Report for... ou Formal report = rapports d’expert ou rapport d’étude en francais — quand le rédacteur est chargé officiellement d'une étude et insére dans son rapport des documents annexes d’appui tels que graphiques, glossaires, bibliographie... ou d'autres indices du sérieux de la démarche du rédacteur. Ces documents sont toujours accompagnés en anglais, en premiére page, d’un executive summary (abstract dans le domaine scientifique ou universitaire) (voir chapitre 10). 46Copyright © 2014 Dunod. Chapitre 4. Se révéler trés professionnel en anglais écrit Appuyez-vous sur les définitions précédentes pour répondre avec pertinence aux attentes de vos interlocuteurs. En effet, sans une bonne connaissance de celles-ci et des méthodologies des différents documents, en francais comme en anglais, des quiproquos peuvent naitre et nuire a la qualité des échanges et a l'image de profession- nalisme du rédacteur. Ne donnez pas l‘impression de ne pas savoir rester a votre place... Un jeune débutant francais, commencant sa carriére dans une entreprise américaine, a donné impression d’étre trés prétentieux le jour oi il a sou- mis un document qu'il venait de rédiger dans lequel il préconisait des chan- gements au sein de organisation méme de I'entreprise. Or, il lui avait été effectivement demandé un report sur l'ensemble des magasins du réseau de distribution mais dans le sens d'une note de synthése d'informations en francais. Ses responsables attendaient donc un état des lieux factuel et neutre, ils ont recu a la place des préconisations trés engagées. Que s'était-il passé? Tout simplement, le mot report, percu par lui comme une demande de rapport «a la francaise», I'a entrainé a penser qu'il devait développer sa propre analyse pour aboutir 4 des propositions d’améliora- tion. Ce quill avait fait, mais son manager s'est demandé pour qui il se pre- nait! Faites donc trés attention 4 bien comprendre le contexte du document demandé quand on vous parle de report (dans ce cas-la, le manager n‘avait pas précisé information report car cétait sous-entendu pour lui). Attention ! Toute demande de report peut en cacher une autre... Présentation matérielle justifier ou non le texte? Le premier contact de vos lecteurs sera matériel. La non-justification du texte parle un langage qu'il faut également connaitre. Des usages existent dans les deux langues a ce sujet pourtant en apparence anodin. Ainsi, I'alignement d'un texte est strict sur la marge gauche aT© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon en anglais depuis longtemps. Les Francais qui présentaient autrefois le texte avec retrait en début de paragraphe (présentation «a la fran- aise») abandonnent de plus en plus cet usage au profit de cette présentation justifiée 4 gauche dite «américaine». Cest sans doute le cOté cartésien des Francais qui les a amenés a privilégier depuis plusieurs années cette présentation a l'allure rigoureuse, surtout dans les textes comportant des paragraphes courts, comme e-mails et lettres. Les Anglo-Saxons sont quant 4 eux trés stricts depuis long- temps sur l'usage de cette justification 4 gauche des textes. Depuis I'arrivée du traitement de texte, les professionnels francais apprécient particulierement les textes justifiés également a droite, en toutes circonstances, sauf dans les e-mails. De leur cété, les Anglais et les Américains privilégient les textes non justifiés 4 droite dans les e-mails et lettres. Ils estiment que ces textes sont ainsi plus faciles a lire et présentent l'intérét de donner une impression moins formelle grace a cette irrégularité visuelle. A contrario, les Francais veulent faire passer une impression de rigueur par les textes justifiés des deux cétés pour tous les documents hors e-mails, dans une sorte de recherche esthétique quasi éditoriale. Les Anglo-Saxons réservent la justification & droite seulement aux documents a caractére formels comme les comptes rendus et rap- ports. Ces choix de mise en page différents permettent, en anglais, de distinguer les messages courants des textes auxquels il faut attacher une attention plus particuliére, présentant un caractére plus officiel. Des puces partout... Ce que l'on appelle «puces» en francais pour mettre en valeur un passage de texte ou un titre s'appelle bullet points en anglais, en référence au sens de balle de revolver. Ce terme n'est pas anodin car il s'agit de cibler, par leur biais, les aspects essentiels du texte pour 48© 2014 Dunod. Copyright Chapitre 4. Se révéler trés professionnel en anglais écrit le lecteur. Les e-mails, comme les lettres, adoptent fréquemment cette présentation synthétique, pas toujours bien vue en francais ol elle peut donner une impression de manque d'effort rédactionnel. Ce n’est pas le cas en anglais, au contraire, le bullet point se pose comme une valeur ajoutée contribuant a la lisibilité du document et donc a l'efficacité du message. Une différence culturelle subtile se glisse encore la par I'intermédiaire d'un simple détail de présentation. Toujours par souci de clarté, les Anglo-Saxons insérent parfois des numérotations pour bien hiérarchiser leurs idées (la oti les Francais mettent des puces). Les numérotations dans le corps du texte pour présenter des idées ne sont pas toujours bien vues en France (sauf dans les milieux scientifiques ou techniques) car le respect du texte littéraire impose encore sa loi a l’écrit. Des puces et des listes La présentation d'une liste sous forme verticale est un usage du monde professionnel, En francais, ce sont les tirets qui balisent le début des textes (auf dans les présentations PowerPoint), en anglais ce sont de nouveau les puces (bullet points). To be considered for the position, candidates should: + Know English and French well * Enjoy team work + Have customer service experience * Possess a valid driver's license Il est & noter qu’en francais dans la méme situation, chaque phrase débu- tera, aprés un saut de ligne systématique derriére les deux points par une minuscule et se terminera (sauf dans les textes techniques, financiers ou en présentation PowerPoint) par un point-virgule ou une virgule, selon le cas. Les tirets, quant a eux, sont employés en anglais pour désigner un sous-en- semble d'un passage introduit par un bullet point. 49© 2014 Dunod. Copyright Entrer dans le monde professionnel anglo-saxon 50 © Des logiques similaires président a la rédaction de documents dans les deux langues. Toutefois, les mots désignant ces documents ne peuvent étre traduits littéralement sans risque de confusion. © Le mot report est a haut-risques car il désigne en anglais certains types de comptes rendus (dont le mot équivalent n’existe pas dans cette langue) mais également tous les rapports avec analyses et recommandations (pris dans le méme sens qu’en France). © Les documents différent sur des détails significatifs : — non-justification 4 droite pour les Anglo-Saxons (sauf cas trés formels) et justification pour les Francais, ~ utilisation de puces (et non de tirets) derrigre deux-points lors de présentation du texte en liste verticale dans les textes en anglais.as partic 2 ey Melia Celt eae les principaux he CG PCC CbPour vous permettre d’étre trés vite a l'aise lors de la rédaction de CeCe Cee Meat CT Tel olga aCe ello] de nous appuyer sur la méthodologie et sur les usages d’écriture des mémes documents en francais. Ce regard, en miroir, présente fee aera Coen aicaiente eae cence ket proposer en synthase les deux approches, ce qui peut vous étre utile PPR tCR ent ai Eaee oe tra htt om eon ree oe PEt Coe Enel en estan cok eet heute Tome una temps et compétences; les moins expérimentés y trouveront I’avan- Ree ae Oca as Cate eae ee TS grace a cette centralisation de connaissances comparées. Construire ses e-mails avec efficacité 53 Savoir jouer sur les nuances de ton dans les e-mails 73 Qu’en est-il de la lettre d’affaires en anglais? 89 Rédiger des lettres 4 caractére informatif 101 Lettres argumentées pour situations sensibles 113 Rendre compte par des documents d'information 125 S‘approprier les logiques des rapports anglo-saxons 145Chapitre 5 Construire ses e-mails avec efficacite > Caractéristiques des e-mails dans les deux langues = Débuter correctement un e-mail > (Clés de présentation des e-mails professionnels => Le plan du message: priorité a ‘ACTION© 2014 Dunod. Copyright Savoir rédiger les principaux documents professionnels ous communiquez tous les jours par e-mails. Cet outil est au coeur de vos échanges les plus courants avec vos clients, parte- naires, collégues, confréres... De nos jours, travailler en anglais implique de communiquer par ce moyen avec des destinataires de tous niveaux hiérarchiques et de tous pays. Cet impératif réclame par la méme de connaitre les codes adéquats pour ne pas commettre d'impairs. Or, écrire en anglais professionnel, ce n’est surtout jamais traduire littéralement ce que vous souhaiteriez exprimer dans la méme situation en francais. II s‘agit par conséquent de mettre en place en soi, de maniére claire, des réflexes d’écriture paralléles adaptés aux deux langues. Lors de la lecture d’e-mails provenant d’anglophones, vous avez sans nul doute percu la présence de pratiques différentes, surtout maintenant que ceux-ci peuvent provenir de tous horizons quand, de nos jours, les échanges internationaux se font essentiellement en anglais. Des interrogations ont pu alors naitre en vous... Et si, en plus, vous étes en stage ou débutez votre carriére, vous avez le souci impérieux de connaitre rapidement quelques principes simples pour étre rapidement autonome en anglais professionnel avec le souci de vous adapter a différentes situations et réactions culturelles. Au milieu de ce foisonnement de textes en anglais, il est nécessaire de partir des bases reconnues en anglais britannique ou américain. Des points communs sont en effet 4 mettre en exergue tant entre les deux formes d’anglais (UK et US) que par comparaison avec les e-mails francais. II s'agit aussi de repérer, de maniére précise, les quelques différences auxquelles il faut étre initié (e). Les e-mails appartiennent, en francais comme en anglais, au champ d'une communication moins formelle que les lettres (trans- mises par la poste ou en fichier joint). Toutefois, les e-mails envoyés 4 de nouveaux contacts, ou a des personnes auxquelles une marque supplémentaire de déférence est nécessaire, emploient un style et 54© 2014 Dunod. Copyright est un dé Chapitre 5. Construire ses e-mails avec efficacité un ton plus formel dans les deux langues, mais les codes ne sont pas toujours les mémes |l faut distinguer deux approches: * les e-mails a caractére officiel (plus formels) ; * les e-mails courants (remplacant une lettre simple ou une conver- sation téléphonique). Cest dans ce second cas surtout que les anglophones et les franco- phones vont se diversifier. Caractéristiques des e-mails dans les deux langues La grande différence entre les e-mails anglais et francais réside dans le choix d'une langue trés proche de l'oral en anglais. En francais, la langue écrite est un marqueur fort d'image personnelle de qualité. Les différences y sont plus visibles qu’en anglais entre la langue écrite et la langue parlée: un message écrit en francais fait passer, ou non, par le style une impression de tenue et de maitrise. C'est un moyen subliminal d'imposer a la fois son message et son image, l'empreinte de la tradition littéraire étant dans cette langue encore relativement puissante. Il s'agit pour les Francais de constamment respecter les critéres de bonne tenue de la langue écrite, ceux qui forcent le respect. En anglais, la rapidité et l'efficacité sont les criteres dominants pour juger de la qualité des messages. Les e-mails sont plus proches du langage parlé. Ce sont des conversations mises par écrit. Les e-mails anglais vont par conséquent admettre facilement des phrases par- tielles, des expressions familiéres, des salutations informelles, voire l'emploi d’abréviations, inappropriées dans les autres contextes profes- sionnels d’écriture en anglais; et toujours a éviter en francais. 55Copyright © 2014 Dunod. Savoir rédiger les principaux documents professionnels Sans bien repérer ces usages €tablis, il n'est pas aisé de passer d'une langue a l'autre. En effet, toute traduction littérale a partir du francais génére en anglais un ton précieux risquant parfois d'apparaitre prétentieux. I peut méme rendre le message confus pour les lecteurs. En anglais, la compréhension du sens va primer sur |'impression donnée par l'ensemble. Quand les bons rédacteurs francais vont respecter un certain «style», en variant l'expression ou en refusant les répétitions, les rédacteurs anglais vont privilégier les constructions peu sujettes a interprétations, éliminer les adjectifs descriptifs risquant de détourner du message et choisir de maniére non conventionnelle de rédiger le texte de fagon synthétique en liste verticale derriére des puces. La briéveté est donc une valeur stire pour les anglophones alors que les rédacteurs francais, dans la méme situation, empruntent culturellement des formulations plus arrondies, plus souples. Le ton prend le risque d’étre ressenti tres vite en francais comme sec ou agressif sans ce vétement stylistique (voir chapitre 6). Débuter correctement un e-m: Les rédacteurs qui écrivent alternativement dans la méme journée en frangais et en anglais doivent prendre conscience que toute traduction littérale est a éviter. En francais en effet, débuter par un message trés direct peut insuffler des l'abord un ton agressif alors qu’en anglais, cette approche sera recue comme normale, et méme comme un signe d'efficacité. Observons des débuts de mails en francais et en anglais traités ci-dessous sous forme d’équivalence et non de traduction littérale. Vous remarquerez des différences d’approche. 56Copyright © 2014 Dunod. Fiche-outil Fiche n° 2 Débuter un mail en francais et en anglais Mails bien débutés en francais | Mails bien débutés en anglais Autour d’un probléme constaté Dans le cas de dysfonctionnements, les Francais se montrent trés fermes, pointent le probl&me et demandent ensuite l'action. Les anglophones recherchent toujours quant a eux a favoriser I'action. Une nouvelle fois l'action est en premier. A cette fin, ils utilisent facilement limpératif alors qu’en francais limpératif serait percu trés négativement:: le ton deviendrait méme impoli. Bonjour, * Aprés vérification de... j'ai identifié une erreur de. Le ton est trés ferme en raison de la présence du pronom Je. Le rédacteur émettra la demande d'action au paragraphe suivant. + Ala suite d'une analyse approfondie de..., jai constaté la nécessité d'un Gjustement... * Je me permets de vous signaler un probléme de. Dear Ms. Black, * Please correct the error to. . En anglais on demande directement de cortiger l'erreur (mise en valeur de l'action faire et non mise en valeur de l'existence d'un probleme). Limpératif est utilisé alors qu’en francais ce ne serait pas possible car trop agressif. * Our analysis shows that... requires an adjustment. Require est un mot fort porteur d'une notion d'exigence. + Please note that we have found a problem with .. Présence 4 nouveau de Vimpératif. Autour d’une action réalisée par le rédacteur du message En anglais professionnel, le destinataire du message et la demande qu'il a exprimée sont mis en avant. Le message s'adresse donc plus directement & son destinataire. Lutilisation du pronom you est donc fréquente. En francais, I'accent est porté sur la mise en valeur des actions menées. Dans la méme situation, le rédacteur du message s'implique plus directement. Le pronom je est donc couramment utilisé. Bonjour, Dear Mr. White, * En réponse @ votre demande concernant..., je vous fais parvenir. * Comme convenu lors de notre dernier échange, je joins les documents demandes. Le contexte est inséré en début de phrase. * You will find enclosed the information you requested. * The documents that you requested are enclosed, Cest dans l'objet que sera inséré le contexte. 57