Logiciel de Gestion Hôtelière

Pour établissements hôteliers de toutes tailles

HEBERGEMENT, BARS, RESTAURANTS, BOITE DE NUIT, BOUTIQUES, SERVICES
Document N° 060/SOFT/AZERTY
AZERTY : 15 ans au Service de la Technologie en Afrique, et ça continue…
www.azerti.biz – hotelpro@azerti.biz - TEL : (00237)242 00 19 22 / (00237) 677 76 26 07

English – Français - Español

HotelPro
HotelPro c’est :

Un logiciel de Sécurisation des recettes;

Un outil de Conquête et de Fidélisation des clients;

Un outil marketing qui permet de maximiser votre taux d’occupation;

Tout l’historique du client dans une seule fenêtre, pour mieux le servir;

Une Main Courante révolutionnaire;

Un Visio Planning graphique;

La Gestion des Couleurs pour faciliter le management des logements et la
prise des réservations sur Internet;

La Gestion du Bar/Restaurant, Boite de Nuit, Boutiques;

La Gestion du Stock et La Gestion Commerciale;

La Comptabilité Simplifiée;

La Gestion des Proforma et la Facturation;

L’envoi Libre des Factures par Mail aux Clients;

L’envoi Libre des Etats décisionnels par Mail au PDG (Email paramétré);

La préparation des Newsletters (Anniversaires, Promotions, autres);

Découvrez d’autres fonctionnalités futuristes.
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Sommaire
Sommaire .............................................................................................................................................. 2
Introduction – l’Afrique est fière … ......................................................................................................... 4
Ils nous font confiance ........................................................................................................................... 5
Présentation d’une Facture Client ........................................................................................................... 6
Visio-Planning, Rapports et Outils de Contrôles ...................................................................................... 7
Intégration facilitée................................................................................................................................ 8
Site Internet, réservation en ligne........................................................................................................... 9
La fidélisation de la clientèle ................................................................................................................ 10
Quels services voulons-nous vous rendre ? ........................................................................................... 10
Un outil indispensable pour le suivi de la clientèle ................................................................................ 11
Les éléments qui nous démarquent de nos concurrents. ....................................................................... 12

Gestion réussie des groupes........................................................................................................................ 12

Gestion des Folios sur les factures .............................................................................................................. 12

Main courante révolutionnaire ................................................................................................................... 12

Tous les Services de l’hôtel enfin connectés, Un seul logiciel pour tout gérer ........................................... 12

Prérequis pour installer HotelPro.......................................................................................................... 13

Équipements nécessaires pour installer HotelPro dans un hôtel. .............................................................. 13

Les Fonctionnalités de HotelPro............................................................................................................ 14

Les fonctionnalités de base ......................................................................................................................... 14

Les outils de contrôle et de prise de décisions du PDG .............................................................................. 14

Le menu des Réceptionnistes ............................................................................................................... 15

Le Front-Office ............................................................................................................................................. 15

Les Rapports du Front-Office....................................................................................................................... 15

Planning d’installation de HotelPro dans votre hôtel ............................................................................. 16

Service après vente .............................................................................................................................. 17

Intervention Online ..................................................................................................................................... 17

Intervention sur Appel................................................................................................................................. 17

Intervention systématique .......................................................................................................................... 17

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Contacts AZERTY .................................................................................................................................. 17

Bonus d’installation ............................................................................................................................. 18
Annexes ............................................................................................................................................... 19

Situation Périodique de l’Hôtel par Jour ..................................................................................................... 20

Situation Périodique de l’Hôtel par Mois .................................................................................................... 21

Main Courante Réception ........................................................................................................................... 22

Facture client imprimée .............................................................................................................................. 23

Facture condensée client ............................................................................................................................ 24

Etats supplémentaires de la comptabilité ................................................................................................... 24

Menu Sécurité ............................................................................................................................................. 25

Etat de Stock des Marchandises .................................................................................................................. 26

Mouvement de Stock des Marchandises .................................................................................................... 27

Paramétrage des fichiers de Base de HotelPro® ......................................................................................... 27

Menu des Ventes au Bar / Restaurant / Boite de Nuit / Boutique / Salon de Coiffure / Laverie véhicules 28

L’histoire de HotelPro........................................................................................................................... 29

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Introduction – l’Afrique est fière …

HotelPro est un puissant Logiciel multilingue de gestion hôtelière conçu pour les hôtels, les
motels, les auberges et les centres de villégiature.

Développé sous la Base de Données Oracle par des ingénieurs chevronnés soucieux du
développement de l’Afrique, et destiné aux environnements réseaux - ensemble d'ordinateurs
interconnectés pour partager fichiers et ressources, HotelPro® offre, en plus de ses fonctions
natives de gestion hôtelière, la possibilité de vendre et de comptabiliser toute autre forme
de marchandise sans changer de logiciel. C’est ainsi que HotelPro sait gérer : Hébergement
complet, Bars, Restaurants, Boites de nuits, Boutiques, Cybercafé, Salon de Coiffure, Laverie auto,
etc. Ceci est rendu possible par sa capacité à gérer plusieurs utilisateurs, plusieurs caisses,
plusieurs magasins et plusieurs comptes du plan comptable en cours, chaque caisse pouvant être
affectée à un utilisateur particulier appelé alors Caissier.

HotelPro® supprime les fastidieux et répétitifs comptages manuels de clients, et élimine ipso
facto toutes les mésententes gestionnaires/personnels de l’hôtel /clients y relatives. Il restitue
donc aux registres manuels leur principale fonction: celle d’enregistrer la liste des visiteurs de
l’entreprise. Encore que même dans ce cas là, un logiciel approprié devrait exister.

En cas d'incident, HotelPro® permet de sauvegarder et de restituer facilement les soldes

des clients, la main courante, le planning et les mouvements de toutes les autres
opérations.

Dans sa conception, HotelPro® est un outil de management administratif développé dans la

perspective de permettre au niveau hiérarchique le plus haut de prendre rapidement les
décisions menant à conquérir de nouveaux clients, à fidéliser la clientèle existante, puis à suivre
de manière permanente et rigoureuse les rentrées d'argent dans les caisses des différents
réceptionnistes, vendeurs et comptables. Il s'agit donc d'un tableau de bord pour la haute
hiérarchie qui peut à tout moment, et à l’aide d’un click de souris, visualiser toute l’activité de
l’hôtel.

HotelPro existe en 3 Versions :

1. HotelPro version classique : Tout le logiciel HotelPro sur votre réseau local.
2. HotelPro version Web : Pour le management et la prise des décisions par Internet.
3. HotelPro version VPN : Utilisation de HotelPro version Classique par Internet.

HotelPro® ne peut produire les résultats attendus que si premièrement tous les clients ou
prospects prenant contact avec l’entreprise sont préalablement enregistrés dans la base de
données et ensuite facturés de façon journalière, au fur et à mesure des consommations et des
recouches qu’ils effectuent. Le personnel prendra soin d’enregistrer, pour chaque client, les
informations capitales suivantes : Noms, Adresse Email, Date de Naissance, Téléphone.

Pour toutes ces raisons, le rôle des réceptionnistes et de tous les autres personnels de
HotelPro® est capital, la vigilance et le contrôle de leurs chefs déterminants.

La fiabilité de ce logiciel dépend du sérieux et de la rigueur avec lesquels les utilisateurs

s'appliqueront à accomplir les tâches relevant de leurs compétences respectives.

L’éditeur.

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Ils nous font confiance

Nous avons déjà installé HotelPro avec succès chez plus de 450 Clients en Afrique. Nous avons
réalisé les Sites Internet et les Pages Facebook Professionnelles de certains, pour prendre leurs
réservations en ligne afin de renseigner le logiciel HotelPro. Les plus récents sont :

N° CLIENTS QUI NOUS FONT CONFIANCE OBSERVATIONS

1 PHOENIX HOTEL NDJAMENA (REPUBLIQUE DU TCHAD)
Logiciel HotelPro
2 HÔTEL MANSA DE BERTOUA (GROUPE SNI)
Logiciel HotelPro

Logiciel HotelPro
HÔTEL SERENA PALACE DE BALI A DOUALA
3
Création du Site Internet
http ://www.hotelserenacameroun.com

TripAdisor Professionnel
HÔTEL SERENA DE AKWA-NORD A DOUALA
Logiciel HotelPro
4
http ://www.hotelserenacameroun.com
Création du Site Internet

Logiciel HotelPro
AFRIQUE HÔTEL DOUALA AIRPORT DE DOUALA
5
Création du Site Internet
http ://www.afriquehotels.travel

Pages Facebook & Twitter
6 TOU’NGOU HÔTEL DE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
7 HÔTEL JULLY GUEST DE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
8 DENVER PLAZA HOTEL DE DOUALA
Logiciel HotelPro
9 HOTEL LA RESIDENCE DE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
10 MAKEPE PALACE HOTEL DE DOUALA
Logiciel HotelPro
11 MEUMI HOTEL DE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
12 HOTEL JOUVENCE2000 DE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
13 MEUMI PALACE DE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
14 HOTEL LA KIENKE DE KRIBI
Logiciel HotelPro
15 HOTEL BOUME BEACH DE KRIBI
Logiciel HotelPro
16 AZAM HOTEL DE BAMENDA
Logiciel HotelPro
17 HOTEL LE RANCH D’EBOLOWA
Logiciel HotelPro
18 FLORENCE HOTEL D’EBOLOWA
Logiciel HotelPro
19 HOTEL LA MAREE DE KRIBI
Logiciel HotelPro
20 GIRAFE HÔTEL DE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
21 HOTEL AKENA CITY DOUALA
Logiciel HotelPro
22 HOTEL ASTORIA DOUALA
Logiciel HotelPro
23 HOTEL DE LA VALLEE YAOUNDE
Logiciel HotelPro
24 HÔTEL SARATEL DE KYE-OSSI, SUD CAMEROUN
Logiciel HotelPro
Il n’est pas possible d’énumérer tous nos clients dans ce seul document. Ci-dessus les plus
récents, et principalement ceux du Cameroun.

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Présentation d’une Facture Client

Visibilité de toute l’activité du Client sur sa Facture :

Consommation des services (Petit Déjeuner, Déjeuner, Bar, Restaurant, Linge, Téléphone,
Fax, etc.)

Remboursement Client (si son compte est créditeur)

Encaissement Règlement Client

Saisie des Déductions Clients

Check-Out Client

Réimpression du Reçu d’un Versement Client

Historique des Mouvements Clients

Envoi de Facture Client par Email au Client si celui-ci a fournit son Email

Solde de la facture (couleur verte) et Total des Consommations (en rouge)

Liste des utilisateurs qui sont intervenus sur la facture.

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Visio-Planning, Rapports et Outils de Contrôles

Avec HotelPro®, vous imprimez une multitude de rapports différents :

Visio-Planning

Fiche de Police,

Main courante Réception,

Etat des Caisses,

Journal des Caisses par réceptionniste,

Chambres Occupées,

Chambres Libres,

Chambres réservées non confirmées,

Chambres réservées et confirmées,

Fiche de Statistiques Hôtelière,

Etc.

HotelPro® sait également à tout moment dire qui a fait quoi dans le système, et permet
d’afficher la date et l’heure à laquelle ces opérations ont eu lieu, ainsi que les noms des
ordinateurs qui ont servi à effectuer ces tâches.

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Intégration facilitée
L’intégration est la clé d’une gestion sans problème. HotelPro® devient le centre d’opérations
auquel viennent se greffer toutes les interfaces indispensables à la bonne marche de votre
établissement hôtelier :
 Système de Portes et Clefs électroniques,
 Systèmes Téléphoniques,
 Systèmes des Cartes de Crédit et de Débit,
 Réservations Automatiques par Internet,
 Tout Logiciel de Comptabilité externe ou tout autre logiciel.
C’est pourquoi nous avons conçu notre logiciel de façon à ce qu’il s’adapte parfaitement à toutes
les interfaces existantes...

HotelPro® intègre déjà la plupart de ces interfaces de gestion.

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Site Internet, réservation en ligne

HotelPro® a été conçu pour tirer le meilleur parti de l’Internet à travers la réservation en ligne.
Par exemple si vous disposez d’une connexion Internet et d’un Site Web comme Afrique Hôtel
Douala Airport de Douala au Cameroun ou encore TOU’NGOU Hôtel de Yaoundé, un client de
Paris, Berlin ou New York désirant séjourner au Cameroun peut cliquer sur votre site pour
effectuer sa réservation directement sur votre Base de Données, et vous la visualisez à la même
seconde chez vous. N’est-ce pas Merveilleux ?

Pendant le Check-In ou de la Recouche d’un Client, il est possible de saisir jusqu’à 5

Commentaires ou Observations sur cette recouche.
Les Observations et les commentaires permettent de donner des instructions au Service de la
Restauration, au Service Technique et à d’autres Services, par exemple pour leur indiquer que
le Petit Déjeuner est offert pour ce jour, que le client désire quelque chose de particulier, etc. Un
Etat est imprimé à cet effet et remis à chacun des Services concernés, lorsque ces derniers ne
sont pas connectés en réseau. Ils consultent eux-mêmes ces informations lorsqu’ils disposent
d’un poste connecté.

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La fidélisation de la clientèle
De nos jours, avec l’inflation des constructions des établissements hôteliers et la montée en
charge de l’activité touristique, les clients peuvent désormais se permettre de choisir leurs
hôtels, ou d’en changer comme bon leur semble.

Qu’est-ce qui fait donc en sorte qu’un client choisisse tel hôtel au lieu de tel autre ?

Les critères de choix des clients sont multiples et peuvent être :

 Des critères financiers,
 Des critères de réactivité de l’hôtel,
 Ou plus simplement des critères purement affectifs : Besoin d’être écoutés, besoin de
reconnaissance, etc.

Ainsi, dans un monde de plus en plus concurrentiel, les hôtels souhaitant augmenter leurs
bénéfices ont plusieurs alternatives :
1. Augmenter la marge sur chaque client en augmentant les prix des services
2. Augmenter le nombre de clients
3. Augmenter le cycle de vie du client, c’est-à-dire le fidéliser.

C’est au niveau de ces deux derniers points et surtout au dernier, que HotelPro entre en scène.

Plusieurs études ont montré que fidéliser un client coûte 5 fois moins cher que d’en
prospecter de nouveaux. C’est la raison pour laquelle un grand nombre d’entreprises
orientent leur stratégie autour des services proposés à leurs clients.

Pour proposer efficacement vos produits à vos clients, vous devez disposer de logiciels de
gestion efficaces et d’un logiciel de CRM (Gestion de la Relation Client) performant.

HotelPro permet aux hôteliers de mieux connaître leur clientèle et de gagner leur fidélité en
utilisant les informations les concernant de manière à mieux cerner leurs besoins et donc à
mieux y répondre.

Quels services voulons-nous vous rendre ?

Installer le logiciel de Gestion hôtelière HotelPro dans votre établissement hôtelier

Créer ou améliorer votre Site Internet, de façon à prendre les réservations en ligne et
interagir avec vos clients instantanément, et connecter votre Site Internet avec votre
logiciel HotelPro

Vous installer un logiciel de CRM pour le suivi de la Relation Clientèle

Créer et animer votre Page Facebook Professionnelle, afin de socialiser vos activités et
obtenir encore plus de clients, grâce à vos expériences sociales

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Un outil indispensable pour le suivi de la clientèle

Un système d’hébergement est également un outil de gestion et de marketing qui aide le
manager à maximiser son taux d’occupation. HotelPro® offre une gestion de clients automatisée
qui élimine tout dédoublement.

La Base de Données gère autant l’information des prospects que celle des clients confirmés. À
tout moment, vous pouvez savoir quand ils ont réalisé leur première réservation, à quelle date ils
sont devenus clients, combien ils ont dépensé lors de leur dernier séjour, quelles sont leurs
préférences alimentaires et autres, etc. Tout l’historique du client peut se voir dans une seule
fenêtre.

Leader en Afrique dans sa catégorie, HotelPro s’est résolument tourné vers le futur en
intégrant en son cœur un système révolutionnaire qui permet de :
1. Envoyer la facture d’un client par Email. Pour cela, il est très important de constituer une
liste fiable de clients bien remplie ;
2. Sélectionner automatiquement les dates de naissance des clients dans une période
donnée et de leur souhaiter de Joyeux Anniversaires le moment venu en leur envoyant
un Email dans ce sens;
3. Faire de l’Email-Marketing.

HotelPro dispose donc de tous les mécanismes de marketing dans ce sens qu’il:

Aide à maximiser le Taux d’Occupation

Indique l’Indice de Fréquentation

Tout l’historique du client sur une seule fenêtre

Envoi des factures clients par Email

Rappel Journalier des Anniversaires Clients

Cardex Clients nouvelle version

Email Marketing : Envoi massif d’Emails Clients

Gestion facilitée des Groupes de Clients

Meilleurs Clients en termes de C.A.

Meilleurs Clients en termes d’Occupation

Tout cela vous permet de fidéliser vos clients, comme nous l’avons déjà suffisamment
démontré.

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Les éléments qui nous démarquent de nos concurrents.

Gestion réussie des groupes
Enfin une gestion de groupes simple et efficace. Par exemple, vous créez un groupe de clients et
vous déterminez au départ tous les clients qui constituent ce groupe. Ainsi les factures
s’afficheront à tout moment soit de façon individuelle pour chaque client du groupe, soit de façon
globale pour tout le groupe et donc vous n’aurez plus à additionner continuellement les
montants.

Également sur un même groupe, vous pouvez facturer un service supplémentaire (Restaurant,
Bar, Cave, Pressing, Location) pour un client particulier du groupe, et faire ressortir cela sur sa
facture ou sur la facture globale.

Gestion des Folios sur les factures

HotelPro est le premier logiciel développé en Afrique à intégrer les Folios de façon efficace. Nos
concurrents, qui vendent tous des logiciels importés, intègrent une gestion des Folios fastidieuse
et très compliquée à mettre en œuvre. Nous intégrons une gestion de Folios WYSIWYG.

Qu’est-ce qu’un Folio ?

Très souvent, un client qui arrive à l’hôtel consomme des produits et services, et peut également
offrir des consommations à ses ami(e)s et connaissances. Toutes ces consommations se
retrouvent donc sur sa facture. Puisque cette facture sera peut-être réglée par sa société, il ne
faudrait pas que son entreprise se rende compte de tous les éléments de son séjour. Le logiciel
doit pouvoir permettre de séparer aisément les consommations à payer par l’entreprise de celles
à payer par le client. HotelPro intègre et gère efficacement 5 Folios par facture. L’originalité c’est
que nous laissons à la main au réceptionniste pour séparer et imprimer en 30 secondes la facture
du client comme bon lui semble.

Main courante révolutionnaire

HotelPro peut se targuer de disposer d’une Main Courante complète et unique en son genre, qui
présente toutes les consommations de tous les clients sur une seule feuille, ainsi que les
différents paiements (Espèces, Chèques, Règlement en Débit, Cartes de Crédit) effectués par les
clients. Cette invention, qui sera bientôt brevetée, permet à la Réceptionniste de gérer toutes les
opérations en temps réel. C’est la reproduction exacte de la Main Courante Papier.

Tous les Services de l’hôtel enfin connectés, Un seul logiciel pour tout gérer
La plupart des logiciels de Gestion Hôtelière utilisés en Afrique sont importés et n’intègrent donc
pas les réalités Africaines. De plus, les hôtels qui les ont installés sont obligés de leur attacher un
ou plusieurs autres logiciels pour gérer les autres opérations comme les Bars, Restaurants,
Boutiques, Cybercafé, Salon de Coiffure, Laverie auto, etc.. Ce n’est pas le cas de HotelPro.

Hébergement, Bars, Restaurants, Boite de Nuit, Salon de Coiffure, Kiosques à journaux,

Boutiques, etc. HotelPro est le seul logiciel de Gestion Hôtelière au monde qui centralise toutes
les opérations à un seul endroit. Vous n'avez donc plus besoin d'acheter des logiciels
supplémentaires pour compliquer la tâche à vos collaborateurs. Tout ceci est rendu possible
grâce à l’utilisation d’une Base de Données ORACLE, 1er Système de Gestion des Bases de
Données au monde.

HotelPro – Logiciel de gestion pour Hôtels, Motels, Auberges. Page 12 sur 30

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Prérequis pour installer HotelPro

Équipements nécessaires pour installer HotelPro dans un hôtel.
Matériel nécessaire Caractéristiques minimales et Observations

Serveur de moyenne capacité Disque Dur : 160 Go. 2 Disques Recommandés

Il hébergera la Base de Données Oracle de Mémoire RAM : 2 Go (4Go recommandés)
HotelPro. Il pourra également héberger les Obs. : Coûte environ 500.000 FCFA.
autres services de l’entreprise. Ce serveur,
servira également à visualiser les versions NB : On peut aussi acheter un bon ordinateur qui
Web et VPN de HotelPro à partir de n’est pas un vrai serveur, mais qui jouera ce rôle.
n’importe où dans le monde grâce à Internet. Exemple : Ordinateur HP ou IBM, 2 DD de 250Go,
Ces 2 versions requièrent un abonnement RAM 4Go. Max. 350.000 FCFA.
Annuel.

Imprimante Ticket de Caisse. Interface Parallèle, Série ou USB

Il faut 1 Imprimante ticket de caisse dans Obs. : Coûte environ 200.000 FCFA par
chaque Bar / Restaurant / Boutique pour imprimante.
délivrer les tickets aux clients.

Imprimante Laser pour l’impression des Marque HP ou EPSON, format A4. Noir sur
factures. HotelPro permet d’imprimer en Blanc.
format A5 (moitié d’un A4) pour économiser
Obs. : Coûte environ 100.000 FCFA.
en papier et en encre.

Ordinateurs Connectés en réseau. Disque Dur : 40 Go

Liste des Services à équiper : Réception, Bar, Mémoire RAM : 2Go
Restaurant, Comptabilité, Direction Générale, Obs. : Coûte moins de 350.000 FCFA neuf.
autres. Bref, tout service souhaité.
Coûte 125.000 FCFA d’Occasion et ça marche.

Connexion Internet MTN, ORANGE, NEXTTEL, CAMTEL,

Pour que HotelPro fonctionne efficacement CREOLINK, YOOMEE, RINGO, MATRIX
en duo avec le Site Internet (réservations en TELECOMS ou tout autre ISP (Internet
ligne) et les réseaux sociaux, il est primordial Service Provider) de votre pays.
qu’une connexion Internet rapide soit
disponible à la réception de l’établissement
et chez les Commerciaux et Vendeurs.

NB : Une connexion Internet est indispensable à la réception de l’hôtel et dans tout service qui
sera chargé de collaborer avec nos services, ou avec les clients et prospects : Réception, Service
Commercial, Service des Ventes, Service Marketing et Communication.
Une connexion Internet est également nécessaire sur votre serveur, pour assurer les opérations
de sauvegarde et de maintenance à distance.

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Les Fonctionnalités de HotelPro

Les fonctionnalités de base
• Main courante Réception;
• Codification des chambres, appartements, suites;
• Création et codification des réceptionnistes, dames de chambres, autres personnels;
• Gestion du plan comptable;
• Prix des chambres et prix minimum (le blocage du minimum permet de ne pas aller en-
dessous d’un montant donné);
• Saisie des réservations (par nationalité et par pays de résidence);
• Confirmation ou annulation de réservations;
• Recouches, Délogements, Départs Clients;
• Mises Hors Services;
• Gestion des Comptes Clients;
• Facturation instantanée de services supplémentaires aux clients : Restaurant, bar, cave,
repassage, pressing, téléphone, fax, Internet, location salle de conférence, autres;
• Facturation détaillée, Factures avec Folios;
• Facture de Groupe;
• Saisie des recettes et dépenses à la caisse;
• Journal des caisses par réceptionniste;
• Etat des Caisses par réceptionniste;
• Prise en compte de 50 caisses par hôtel;
• Liste des chambres occupées (Rouge);
• Liste des chambres réservées (Orange);
• Liste des chambres libres (Vert);
• Fiche de Statistiques Hôtelière par Nationalité;
• Plusieurs autres fonctions et Etats.

Les outils de contrôle et de prise de décisions du PDG

• Le Rapport de clôture de la Main courante : HotelPro utilise un robot breveté
HOTELPRO.ROOTKIT.AZERTY pour envoyer automatiquement le rapport journalier de
clôture de la Main Courante au décideur dans sa boite Email, consultable partout dans le
monde, avec son ordinateur, son téléphone portable, sa tablette ou tout mécanisme
permettant d’accéder à sa boite Email. C’est un rapport détaillé et précis qui renseigne sur
l'Etat de santé de l'hôtel en termes de fréquentation, en termes financiers et en termes de
sécurité. Le contrat d’assistance qualifie le PDG pour recevoir ce rapport tous les jours,
sans frais supplémentaires. Vous n’avez pas besoin d’installer quoi que ce soit pour que
ces rapports partent dans la Boite Email du PDG. Il suffit simplement que la machine qui
clôture la journée soit connectée à Internet. Il est également possible d’envoyer le
Rapport de Clôture à 2 autres décideurs, dûment mandatés par le PDG.
• Le Mouchard : Permet au PDG de constater toutes les tentatives de modification
(réussies ou non) de données effectués par les utilisateurs dans le logiciel, tout en
précisant le jour, l’heure et à partir de quel ordinateur du réseau ces modifications ont eu
lieu.

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Le menu des Réceptionnistes

Le Front-Office

Les Rapports du Front-Office

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Planning d’installation de HotelPro dans votre hôtel

Programme d’installation et de déploiement de HotelPro® en 10 jours chronos !
Tâches à effectuer Jour Jour Jour Jour Jour Jour Jour Jour Jour Jour Jour
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Vérification et réglages de votre

réseau local, de vos ordinateurs
et de vos serveurs.

Installation de la Base de
Données ORACLE et du logiciel
HotelPro® sur votre Serveur
et Adaptation sur tous les
ordinateurs de votre réseau
local.

Paramétrages, Tests et
Validation des installations

Formation des utilisateurs

Mise en place de la version Web

et de la version VPN de
HotelPro pour consultation par
le PDG pendant ses voyages à
l’étranger.

Début de l’Assistance au
démarrage.

NB : Nous vous fournissons une assistance au démarrage de 1 mois. Cela permettra à vos
réceptionnistes, personnel d’étages, personnel du Bar/Restaurant et à vos comptables de
prendre complètement en main le logiciel. Nous mettons à votre disposition un manuel
d’utilisation, pour chaque service.

NB : HotelPro existe en 3 Versions :

1. HotelPro version classique : Tout le logiciel HotelPro sur votre réseau local, quel que soit
le nombre d’ordinateurs dont vous disposez. HotelPro peut gérer jusqu’à 1000
ordinateurs en réseau dans un hôtel en maintenant la même vitesse et le même niveau de
sécurité.
2. HotelPro version Web : Version pour la consultation par Internet des Etats décisionnels
de HotelPro. Nécessite le réglage du Laptop du PDG ou de toute personne voulant
consulter HotelPro par le Web.
3. HotelPro version VPN : Utilisation de HotelPro version Classique entièrement par
Internet lors des voyages à l’étranger. Nécessite le réglage du Laptop du PDG ou de toute
personne voulant ouvrir HotelPro. Ici, lors de vos déplacements à l’étranger, vous
effectuez à distance toutes les opérations dans HotelPro, selon les privilèges que
l’Administrateur vous a accordés.

HotelPro – Logiciel de gestion pour Hôtels, Motels, Auberges. Page 16 sur 30

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Service après vente

Le logiciel HotelPro® est maintenu en fonctionnement gratuitement pendant 1 mois, à partir de
la date d’installation dans votre Entreprise par nos services.

Pour y parvenir, nous disposons d’un service de maintenance de qualité, qui a déjà fait ses
preuves au Cameroun et dans la sous-région. Nous avons des bureaux de maintenance et
d’assistance ouverts à Yaoundé, Douala, Bafoussam, Garoua, Maroua, Buéa, Bamenda, Bertoua,
Ngaoundéré, Ebolowa, Libreville, Bata. Nous couvrons donc toutes les régions du Cameroun et la
sous-région à partir de ces bureaux centraux.
Au terme de cette période de prise en main, nous consentons d’un contrat d’assistance et de
maintenance.
Les clients étrangers bénéficient d’une assistance à distance efficace, grâce à Internet. Nous nous
efforçons également, pour chaque pays que nous couvrons, à recruter localement une équipe que
nous formons, pour assurer les interventions de base.

Intervention Online
Nos équipes restent connectées et visualisent l’activité de vos serveurs en temps réel, afin de
prévenir toute panne. C’est pourquoi il est important que votre serveur HotelPro soit connecté
en permanence sur Internet.

Intervention sur Appel

Toute intervention de nos ingénieurs et techniciens s’effectuera durant les heures ouvrées de
AZERTY, à savoir du lundi au Samedi, de 8h à 18h à l’exclusion des jours fériés ou empêchement
dans le cas de force majeure (intempéries, grèves, etc.) après appel au centre support système au
numéro téléphone indiqué par AZERTY.
L’intervention aura lieu le jour même (maximum 1h après l’appel) si l’appel a eu lieu avant
17h30, et de J+1 (maximum à 8h30 du lendemain) si l’appel a lieu après 17h30.

Intervention systématique
En dehors de nos interventions sur appel, nous visitons systématiquement nos installations, 3
fois par semaine, pour une durée de 1h au moins. Ces visites permettent à notre service de
maintenance de rattraper les éventuelles erreurs des utilisateurs, de leur donner des conseils
afin de maximiser l’utilisation des différentes fonctions du logiciel, ou de l’ordinateur utilisé.
Il arrive également que, lors de leurs passages sur vos sites, nos techniciens et ingénieurs
procurent des petites formations gratuites à vos utilisateurs sur tel ou tel domaine du réseau,
des ordinateurs ou sur quelques logiciels qu’ils utilisent, en dehors de notre logiciel.

Contacts AZERTY
Téléphones Fixe : 00237 242 00 19 22 – Portable : 00237 677 76 26 07
Adresse Email hotelpro@azerti.biz
Skype denis.ngankam
Yahoo Messenger dngankam@yahoo.com
Facebook https://www.facebook.com/HotelProSoftware
Site Internet http://www.azerti.biz

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Bonus d’installation
1. Création de la Page Facebook Professionnelle de l’hôtel et liaison automatique au Site
Internet de l’Hôtel.

2. Tarif Spécial à la Création du Site Internet de l’hôtel, si celui-ci n’est pas encore réalisé. Un
vrai site Internet d’hôtellerie doit pouvoir interagir avec le logiciel de gestion Hôtelière en
place, de façon à prendre les Réservations en ligne et d’informer les clients en temps réel
sur leurs réservations.

3. Tarif Spécial pour la Mise en place d’un logiciel de CRM totalement Web pour l’hôtel. La
Gestion de la Relation Client (GRC) ou en anglais, Customer Relationship
Management (CRM) vise à proposer des solutions technologiques permettant de
renforcer la communication entre l'entreprise et ses clients afin d'améliorer la relation
avec la clientèle, en automatisant les différentes composantes de la relation client
qui sont : L’Avant-vente, Les Ventes, La Gestion du Service Clientèle, L’Après-vente.

4. Formation personnalisée et gratuite du Directeur Général ou bien du Management Staff

de l’Hôtel sur :

 Les points clés à surveiller dans le logiciel HotelPro® pour tirer profit de la
sécurité de votre logiciel.

 Les secrets de HotelPro.

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Annexes
Quelques Etats en Sortie de HotelPro®:

 Situation Périodique de l’Hôtel multi-affichages : Par Jour

 Situation Périodique de l’Hôtel multi-affichages : Par Mois

 Main courante Réception
 Facture Client
 Facture condensée Client
 Etats de la comptabilité
 Etats de la Réception
 Etats supplémentaires de la comptabilité
 Etats supplémentaires de la Réception
 Etat de Stock des Marchandises
 Mouvement de Stock des Marchandises
 Paramétrage des fichiers de Base de HotelPro®

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Situation Périodique de l’Hôtel par Jour

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Situation Périodique de l’Hôtel par Mois

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Main Courante Réception

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Facture client imprimée

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Facture condensée client

Etats supplémentaires de la comptabilité

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Menu Sécurité

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Etat de Stock des Marchandises

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Mouvement de Stock des Marchandises

Paramétrage des fichiers de Base de HotelPro®

Le paramétrage de HotelPro permet de prendre en compte toutes les informations de base de
l’application, qui seront utilisées tout au long de la vie du logiciel par les autres fonctionnalités.

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Menu des Ventes au Bar / Restaurant / Boite de Nuit / Boutique / Salon de

Coiffure / Laverie véhicules

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L’histoire de HotelPro
Les Développements de HotelPro ont commencé en Septembre 1995 dans un bureau de
dimension 4m x 3m à la Cité Verte, un quartier de la Ville de Yaoundé au Cameroun, autour de 1
seul Développeur, Monsieur Denis Albert NGANKAM. Il avait pour équipement un Ordinateur
Pentium 4 DX2 sous Windows 95, avec 2 MB de RAM et 40 Go de disque dur acheté à 1.500.000
FCFA à un Professeur de l’Ecole Polytechnique de Yaoundé qui rentrait définitivement en France.
Le système a été vite migré vers Windows 98 quelques semaines plus tard.

La première version 1.0, baptisée Hotel2000 est disponible dès Février 2001. Elle tournait
alors sous les Bases de Données SQL-SERVER pour les grands hôtels et MS-ACCESS pour les
hôtels de tailles moyennes, les auberges et les centres de villégiature. Elle a connu un succès
fulgurant dès sa sortie. L’Etablissement AZERTY, créé depuis 1998 sur fonds propres, est activée
dans la même lancée pour soutenir le projet.

Le premier Client était l’hôtel MEUMI de NKOL-ETON, un quartier de la ville de Yaoundé au

Cameroun, suivi de l’hôtel FELYDAC du quartier Omnisports de la même ville. D’autres hôtels ont
vite demandé le produit : Hôtel MEUMI PALACE du quartier Bastos de Yaoundé, Hôtel XAVIERA,
Hôtel JOUVENCE 2000. D’autres hôtels de la sous-région également.

Victime de son succès exceptionnel, doublé d’un manque de coordination, Hotel2000 a été piraté
et installé dans plusieurs hôtels de la sous-région Afrique Centrale par des personnes sans foi ni
loi. En effet, c’est le seul logiciel de gestion hôtelière développé au Cameroun à cette époque là.
Tous les autres sont alors des logiciels importés et vendus à des prix astronomiques. De plus, ces
vendeurs tiennent les hôteliers avec des contrats de maintenance faramineux.

Pour rectifier le tir : Dès 2004, cinq ingénieurs dont 1 Congolais, 1 Ivoirien, 1 Gabonais et 2
Camerounais rejoignent le projet, appuyés par 3 gestionnaires chevronnés dotés chacun d’une
longue expérience en gestion des entreprises, portant ainsi l’équipe de développement à 9
personnes. Des technico-commerciaux de toutes nationalités sont recrutés et formés pour
soutenir les installations, les formations et les suivis sur le terrain.

Octobre 2008 : Nouveau Nom de baptême : CheckPoint. Plus sécurisé, plus ergonomique, plus
professionnelle. La Base de Données SQL-SERVER est abandonnée au profit d’ORACLE. Mais la
version HotelPro ACCESS est maintenue pour les hôtels de petites tailles, les auberges et les
centres de villégiatures.

AZERTY obtient également en 2008 la représentation et le Partenariat de ORACLE au Cameroun.

Il faut rappeler que ORACLE c’est une société Américaine propriétaire du Système de Gestion des
Bases de Données ORACLE, le meilleur Système de Base de Données au monde.

Septembre 2009 : Plusieurs PME camerounaises et sous-régionales demandent et obtiennent la

représentation de CheckPoint avec nous. A travers des contrats annuels, des représentations
sont créées au Cameroun et en Afrique Centrale. Certains, moins sérieux, sont résiliés quelques
mois plus tard, car ne respectant pas les clauses de qualité de service avec leurs clients finaux. En
effet, la qualité du Service et la Sécurité sont d'un sérieux non négociable.

08 Avril 2010 : Nouveau Nom de baptême : HotelPro. C’est l’aboutissement, la maturité totale,
la haute sécurité, la Haute disponibilité, le Professionnalisme complet. HotelPro sème tous ses
concurrents étrangers en s’adossant sur la plateforme Web et les Réseaux Sociaux, pour fidéliser

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la clientèle de ses clients. Plusieurs mécanismes de fidélisation des clients sont ainsi introduits
dans HotelPro.

Toujours courant 2010, la version HotelPro Web est finalisée. Elle permet aux managers ou aux
personnes autorisées de consulter les états décisionnels de HotelPro sur Internet lors de leurs
déplacements partout dans le monde. Les versions Smartphones et Tablettes numériques sont
également livrées en Béta.

La version HotelPro VPN voit également le jour grâce à l’acquisition par AZERTY d’une petite
société de Services Réseaux. Avec HotelPro version VPN, vous utilisez complètement HotelPro
par Internet partout dans le monde comme si vous étiez assis à votre bureau local.

HotelPro compte aujourd’hui plus de 4 millions 500 mille lignes de programmes. Si on prend en
compte la version Web de HotelPro, on dépassera plus de 5 millions de lignes de codes.

HotelPro est soutenu à ce jour par 10 ingénieurs, 4 techniciens supérieurs en informatique, 3

gestionnaires, de nombreux technico-commerciaux et plusieurs sous-traitants répartis dans la
sous-région Afrique Centrale. HotelPro a progressé avec les conseils d’hôteliers, de
gestionnaires, de comptables, d’enseignants, de réceptionnistes, d’étudiants, d’utilisateurs tout
court. Chacun y a apporté sa pierre.

HotelPro est mis à jour de façon majeure tous les mois. Les fonctionnalités évoluent tous les
jours. Les mises à jour sont disponibles de façon permanente sur le Site Internet de HotelPro, et
téléchargeables par les Clients sous forme de fichier Zip.

Tous les développements sont faits en Afrique. Les codes sources de base (le cœur de HotelPro,
The HotelPro Core) sont gardés dans une banque sur DVD-ROM. La marque HotelPro est
protégée à l’OAPI (Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle) et plusieurs brevets
déposés. Le logiciel HotelPro est également protégé à la SOCILADRA, la Société Civile des Droits
de la Littérature et des Arts Dramatiques (Copyright Corporation for Literature and Dramatic
Arts).

HotelPro compte à ce jour plus de 80 clients dans la sous-région et s’adapte continuellement à

l’ère du temps. Notre ambition c’est de dératiser le secteur afin d'empêcher que des solutions
mal développées et pas du tout adaptées à la culture africaine et à son environnement viennent
ou continuent de ravir des parts de marchés en Afrique. HotelPro c’est notre contribution pour
l’émergence de l’Afrique.

Une version HotelPro Education est disponible gratuitement pour les universités et écoles
de formation en Hôtellerie et Tourisme. Elle contient toutes les propriétés de la version
Classique. Notre équipe de technico-commerciaux dispensent également des cours à cet effet aux
étudiants, et des formations aux formateurs de ces organisations. Elle s'exécute autour de Oracle
Express Edition, la version gratuite (mais limitée en terme de stockage DD et de mémoire RAM)
de la célèbre Base de Données ORACLE.

HotelPro c’est l’avenir : Sécurité, Fidélisation, Rapidité sont les codes de tout système sérieux
comme HotelPro. C’est du solide. C'est la contribution de l'Afrique pour la science.

Pourquoi cherchez-vous ailleurs ce qui est parmi vous?

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