Administración General

EL PROCESO ADMININISTRATIVO

Unidad II

1
 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

PLANIFICACION

CONTROL ORGANIZACION

DIRECCION

2
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificación ¿Qué hacer?

Organización ¿Cómo hacer?

Dirección Ejecutar

Control Controlar

3
LA PLANIFICACIÓN

4
 LA PLANIFICACIÓN

Definición:

Actividad primaria de la administración. Consiste en

seleccionar información y hacer suposiciones respecto
del futuro para formular actividades necesarias para
alcanzar los objetivos organizacionales.

Responde a la pregunta ¿ Qué hacer ?, lo que implica

tender un puente entre el presente y el futuro, es decir,
desde el punto donde se está a donde se quiere llegar.
Tipos de Planes
• Misión : Función básica de la Empresa. Se señala que
cualquier organización para justificar su existencia debe
contar con una misión básica.

Misión de Inacap, formación de Personas, a través de la

entrega de competencias y valores.
Misión del Mideplan, diseñar y aplicar políticas, planes y
programas de desarrollo nacional y regional.

• Metas u Objetivos: Punto terminal de la Planificación.

Determinan un punto o nivel que se espera alcanzar dentro
de un período. Características:

- Medibles - Alcanzables
- Plazos definidos - Responsables
- Desafiantes
Tipos de Planes
• Estrategias: Objetivos básicos de largo plazo de una
empresa y la adopción de los cursos de acción y la
asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
Ejemplos de crecimiento de las empresas, Estrategias de
costos, Diversificación

• Políticas : Criterios o enunciados generales que orientan la

toma de decisiones. En ellas se define un área de
acción y su objetivo unificar los planes haciendo innecesario
el análisis de una misma situación cada vez que esta se
presenta.
Ejemplos:
Política de reclutamiento interno
Política de remuneraciones
Política de contrataciones
 Tipos de Planes

• Programas: Las metas u objetivos se distribuyen

en el tiempo de manera que su cumplimiento se
logre de un paulatino cumplimiento de metas
parciales. Un programa es una acción de corto plazo
puesto al servicio de una meta superior de largo plazo.

Ejemplo: Programa de Producción para el mes de

septiembre; Programa de capacitación para el Área de
Producción

• Procedimientos: Secuencias cronológicas de acciones

requeridas para el manejo de actividades futuras. Son
guías de acción y no de pensamiento en que se detalla la
manera exacta en que deben ejecutarse ciertas
actividades.
 Tipos de Planes

• Presupuestos: Dicen relación con aspectos

financieros de gastos e ingresos. Son metas
o programas expresados en términos de
dinero que pueden abarcar períodos largas
y cortos.

• Reglas : acciones específicas, planes simples, no sujetas a

cuestionamiento o discrecionalidad de las personas y que no
permiten ninguna desviación respecto del curso estipulado.
Ejemplo: No fumar en esta Área. Área restringida, no pasar.

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 Esquema de la Planificación
• Visión Consejo de Administración
• Misión

• Objetivos Generales
Estratégicos Administración de nivel superior

• Objetivos Específicos
• Objetivos Divisionales Administración nivel intermedio

• Objetivos Departamentales
• Objetivos Individuales
Administración nivel inferior
Desempeño
Desarrollo personal

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 Características de la Planificación

• Económica: Concentra las acciones en un

• sentido definido. Evita la dispersión de acciones.

• Aminora los Riesgos: Permite adelantarse a los problemas y a

sus posibles soluciones.

• Permite el Control : Permite comparar lo planeado con lo

realizado y determinar desviaciones entre ambos conceptos para
aplicar medidas correctivas ya sea sobre la ejecución o sobre
futuros planes.

• No es Anhelo o Deseo: El proceso racional de anticipación o

planeación no es la mismo que una expectativa que
corresponde a la solidificación imaginaria o virtual de una
emoción.

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 Limitaciones de la Planificación
• Poca Exactitud
Dependerá de la cantidad y calidad de la información
utilizada.

• Retarda la acción
Inhibe la iniciativa de las personas (Amarrarse al plan)

• Falacia de lo evidente
Los objetivos deben explicitarse, por obvios o lógicos que
parezcan.

• Dificultades intrínsecas:
La planificación tiene dificultades que les son propias
como el acceso a la información base para la confección
de los planes (estadísticas, índices, montos).

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 Principios de la Planificación

• Flexibilidad
Si un plan es estático y no se adapta a los cambios que se vayan
observando en las variables que lo determinan, la planificación se
rigidiza, pierde validez y se hace inoperante, es decir, la
inflexibilidad de los planes atenta contra su efectividad y le aporta
obsolescencia.

• Compromiso
Si las personas participan en la elaboración de los planes, es
altamente probable que su motivación será superior a la que habría
con planes impuestos por la superioridad jerárquica. El ejemplo
más evidente son los planes de ventas realizados por los propios
vendedores.

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Principios de la Planificación

• Contribución

Si los planes no están debidamente integrados y

encaminados hacia un propósito central, a través de una
cadena enlazada de objetivos, los esfuerzos de la acción se
diseminan y la planificación se vuelve antieconómica e
inútil.

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Planificación Estratégica

Se refiere al proceso de planificación de largo plazo que

generalmente se da en los niveles superiores jerárquicos de la
empresa y que toma en cuenta tanto factores internos y
externos a la empresa que inciden en la formulación de planes
macro.

Se utiliza un tiempo de planificación de varios años lo que

significa asumir una gran incertidumbre.

La administración revisa su actual estrategia, busca

oportunidades, detecta amenazas, evalúa los recursos de la
empresa, identificas sus fortalezas y debilidades y revisa las
oportunidades y amenazas del medio en que se desenvuelve.

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Planificación Operativa

Consiste en la formulación de planes específicos para

aplicar las políticas que contribuyen al cumplimiento de
los objetivos. Se refieren normalmente a los siguientes
tópicos:

• Tiempo : programas, es decir, metas que deben ser

distribuidas en el tiempo.

• Dinero : presupuestos

• Trabajo : procedimientos y métodos

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Pasos de la Planificación

• Atención a las Oportunidades (F.O.D.A.)

• Establecimiento de Objetivos

• Determinación de cursos alternativos

• Evaluación de cursos alternativos

• Selección de un curso de acción

• Presupuestación de los planes

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 Pasos de la Planificación
Atención a las oportunidades
-Mercado.
Comparación de alternativas con base
-Competencia en las metas propuestas.
-Deseos de los clientes ¿Qué alternativas nos ofrece mayores
-Nuestras Fortalezas.
-Nuestras Debilidades.
posibilidades de cumplir nuestras metas
al menor costo y mayor utilidad.

Establecimiento de objetivos
o metas. Elección de una alternativa
Dónde quisiéramos estar y qué Selección del curso de acción que seguiremos.
deseamos hacer y cuándo.

Conversión de planes en cifras mediante la

Identificación de Alternativas realización de presupuestos.
¿Cuáles son las alternativas más Tales como: Volumen y precio de ventas, gastos
promisorias para el cumplimiento de operación necesario para los planes, inversión
de nuestros objetivos? de bienes de capital.

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 Modelo F.O.D.A.
IDENTIFICACION
DE
AMENAZAS
EXÁMEN
EXTERNO
IDENTIFICACION
DE
OPORTUNIDADES
FO DA

IDENTIFICACION
DE
DEBILIDADES
EXÁMEN
INTERNO
IDENTIFICACION
DE
FORTALEZAS

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 Modelo F.O.D.A.

Puntos Fuertes Internos Puntos Débiles Internos

(Fortalezas) ( Debilidades)

• Capacidades fundamentales en • No hay una dirección estratégica clara.

actividades claves. • Incapacidad de financiar los cambios
• Recursos financieros adecuados. necesarios en la estrategia.
• Habilidades y recursos • Falta de algunas capacidades claves.
tecnológicos superiores. • Atraso en investigación y desarrollo.
• Mejor capacidad de fabricación. • Costos unitarios más altos en relación
• Acceso a economías de escala con los competidores
• Habilidad para la innovación de directos.
productos. • Rentabilidad inferior a la media.
• Buena imagen en los • Debilidad de la red de distribución
consumidores • Débil imagen en el mercado.
• Productos (marcas) bien • Habilidades de marketing por debajo
diferenciados y valorizados de la media.
en el mercado. • Exceso de problemas operativos
• Líder en el mercado. internos.
• Estrategias bien ideadas y • Cartera de productos limitada.
diseñadas. • Instalaciones obsoletas
• Capacidad directiva. • Falta de experiencia y talento
• Flexibilidad organizativa gerencial.
 Modelo F.O.D.A.
Oportunidades Externas Amenazas Externas

• Entrar en nuevos mercados o • Entrada de nuevos competidores

segmentos. con costos más bajos.
• Atender a grupos adicionales • Incremento en las ventas de
de clientes. productos sustitutivos.
• Ampliación de la cartera de • Crecimiento lento del mercado.
productos para • Cambios en las necesidades y
satisfacer nuevas gustos de los consumidores.
necesidades de los • Creciente poder de negociación
clientes. de clientes o proveedores.
• Crecimiento rápido del • Vulnerabilidad a la recesión y al
mercado. ciclo empresarial.
• Diversificación de productos • Cambios en los tipos de cambio y
relacionados. políticas comerciales de
• Integración vertical. otros países.
• Eliminación de barreras • Incremento de barreras y
comerciales en mercados requisitos reglamentarios
exteriores atractivos costosos.
• Complacencia entre las • Cambios demográficos..
empresas rivales.
 Ejemplo F.O.D.A.
Cecinas Winter S.A. fue creada en 1930 por don Guillermo Winter Weihslein,
maestro cocinero alemán.
Esta empresa de cecinas logró una posición líder en la industria en los años 60.
Actualmente, cuenta con personal y oficinas a lo largo del territorio nacional (Arica,
Iquique, Antofagasta, Copiapó, La Serena, San Felipe, Valparaíso, Santiago,
Rancagua, Talca, Chillán, Concepción, Temuco, Puerto Montt y Punta Arenas),
entregando servicio a más de 22.000 clientes activos que la empresa posee,
quienes satisfacen las necesidades de los consumidores finales, permitiéndole así
ocupar un lugar entre las tres productoras de cecinas más grandes del país,
siendo sus competidores directos, San Jorge ( producción mensual 5.500
toneladas ) y Productos Fernández ( producción 3.000 toneladas ).

Las ventas han mantenido durante los últimos años un crecimiento muy superior
al de la Industria, definiendo claramente la posición de la empresa como una de las
de mejor resultado, situación que se proyecta incrementar y consolidar más aún
en los próximos años.
Cecinas Winter, está constantemente capacitando a sus trabajadores y realizando
frecuentes inversiones en tecnología de vanguardia (procesos productivos,
informática
y transporte, entre otros), todo lo cual está al servicio de las múltiples necesidades
de los clientes y del mercado, el cual puede verse intervenido por empresas extranjeras
que deseen invertir en esta área productiva, generando una fuerte competencia por el
nivel de las inversiones que puedan llegar a realizar.
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 Ejemplo F.O.D.A.
El crecimiento sostenido de la empresa y su consolidación, es el resultado
del trabajo conjunto de todos los trabajadores que forman parte de ella,
como también de la gran variedad de productos que ofrece. Con una
estructura organizacional liviana, eficiente y sobre todo, con la
amplia experiencia en la industria cárnica, se da cumplimiento a los
planes de crecimiento y expansión en los que se ha centrado la actividad
de la empresa.
Su planta productiva, está ubicada en la zona sur de Santiago, sobre

una superficie de una hectárea, cuenta con todos los requerimientos de

óptima calidad e inocuidad. Con las instalaciones actuales, la empresa
cuenta con una capacidad productiva que supera las 3.000 toneladas al mes.

Cecinas Winter garantiza, gracias a la integración de modernos sistemas

de control de calidad y del sistema de Análisis de Riesgos y Puntos Críticos
de control, las mejores características de sabor, lo cual les permite
ser reconocidos en el mercado chileno por más de 70 años.
Esta empresa está dotada de una fuerza de ventas altamente calificada,
quienes dan atención personalizada a los más de 22.000 clientes activos de
la empresa, los cuales son visitados con una frecuencia que les permite
estar surtidos de productos frescos en forma permanente.
Ejemplo F.O.D.A.

Las catorce oficinas regionales que Cecinas Winter tiene habilitadas a

lo largo del país, cuentan con instalaciones y personal que les
permite una atención eficiente y oportuna a toda empresa que lo
requiera, ya que están dotadas de sistemas de refrigeración y
almacenamiento de alta tecnología, adecuados a cada una de las
zonas que atienden. En especial se destacan las instalaciones de
Antofagasta, Santiago, Viña del Mar y Concepción, las que
ubicadas en ciudades de importancia tanto por su tamaño
como por su localización estratégica, sirven como punto de
apoyo y centros de acopio para las demás oficinas.
Cecinas Winter espera en los próximos meses, aumentar aún más su
cartera de productos, al incluir otros de gran novedad, los cuales no
existen dentro del mercado nacional.
Ejemplo F.O.D.A.

1. Fortalezas: Calidad de productos, variedad en los

productos, ser una de las tres productoras de cecinas
mas grandes del país, fuerza de ventas altamente calificada,
modernos sistemas de control de calidad y del sistema
de análisis de riesgos y puntos de control, contar con
catorce oficinas regionales las cuales le dan una presencia
estratégica a lo largo y ancho del país, instalaciones de
alta tecnología en cada una de sus catorce oficinas
regionales.

2. Oportunidades: Incrementar y consolidar más aún en los

próximos años las ventas. Para ello en los próximos
meses cecinas Winter aumentará la variedad de su
cartera de productos, incluyendo otros de gran novedad para
el mercado.

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Ejemplo F.O.D.A.

3. Debilidades: Su capacidad productiva en relación a

su competencia directa, Cecinas San Jorge, es
considerablemente menor puesto que Cecinas Winter
tiene una producción mensual de 3.000 toneladas y San
Jorge produce 5.500 toneladas mensuales.

4. Amenazas: Frente a la globalización, se puede dar el ingreso

de empresas extranjeras dentro del mercado nacional de la
industria de cecinas.

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 Técnicas de Planificación
1. Gráficas de Gantt.
También llamado diagrama de barras, básicamente identifica las
actividades, con el grado de especificación deseado
( etapas, actividades, sub actividades, etc).
Posteriormente las dimensiona en términos de unidades de
tiempo
para su ejecución, fijando su inicio y término programado.
Señala
los recursos necesarios y controla el avance real del plan.
Desventajas:
a. Manejo de un número limitado de actividades (no más de 35 ó 40)
lo que es una limitante considerando que proyectos
complejos pueden llegar a tener miles de actividades.
b. La reprogramación, producto de cambios en las
estimaciones originales o de atrasos o adelantos en los
avances reales, se hace dificultosa.
c. La trayectoria o ruta crítica no se muestra claramente, ni presenta
ventajas para su análisis.

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 Ejemplo carta Gantt
Programación del Tiempo por Actividad (Carta Gantt)
Actividades / Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1 Preparación terreno
2 Construcción base
3 Puertas y ventanas
4 Balcón y techos
5 Armado y montaje
6 Terminación y paisaje
7 Venta y Entrega
8 Atención post venta
9

1
0

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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Técnica aplicada a un conjunto de hechos y actividades relacionadas
en el tiempo , que deben cumplirse para alcanzar un objetivo. Por
intermedio de esta técnica, se puede programar y además controlar
las actividades según una base periódica. Los requisitos son los
siguientes:

1. El problema de programación debe ser un proyecto con actividades

identificables.
2. El proyecto y las actividades deben tener puntos de inicio y de
terminación precisos,
3. Se usa en proyectos que tienen muchas actividades
interdependientes.

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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Pasos para su construcción:

1. Todas las actividades del proyecto se deben definir e identificar con

claridad.
2. Ordenar las actividades.
3. Construir un diagrama que muestre las relaciones de prioridad relativa.
4. Deben estimarse los plazos de ejecución de cada actividad.
5. Encontrar el camino crítico o camino de menor tiempo y las rutas de
holgura.
6. Revisión y evaluación del plan.

Los círculos representados en su construcción son hechos o instancias, la

flechas representan actividades o elementos del programa que
demandan tiempo. Una fecha siempre une dos hechos y los círculos
pueden indicar inicio o término de una cierta actividad. Sobre las flechas
se colocan 3 números que representan el tiempo optimista de
realización, el más probable y el pesimista.

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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Ejemplo: tiempo en dias Actividad Nodo Duración Probable

1-2-3
3 7
4-9-21
8-12-15
7-10-16
4
17-22-38
14-19-23
4-11-18
1 2 11-16-17 8 10
5-9-28

5
8-9-11
15-30-60

16-22-26
6 9

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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
• La red se inicia en el nodo 1 y termina en el nodo 10 registrándose
actividades secuenciales y otras simultáneas. Por ejemplo las
actividades 1 – 2 – 4 constituyen una secuencia y 5 – 8, 6 – 9 son
simultáneas.

• Esta red muestra 4 rutas con algún grado de simultaneidad.

Calculando los tiempos más probables de cada una de estas rutas
se ve que la 1 – 2 – 6 – 9 – 10 es la que exige el mayor tiempo (72
dias). Esta pasa a llamarse camino o ruta crítica y en él recae la
mayor atención del administrador del proyecto.

• Su importancia se manifiesta en el hecho que cualquier ahorro de

tiempo en las actividades que lo conforman, significa un ahorro
equivalente del tiempo del programa.

• El PERT entonces es un método de análisis y sistematización de la

trayectoria crítica

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 Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)

Ventajas del PERT

• Permite conocer claramente las secuencias, interrelaciones, rutas

críticas y subcríticas con sus tiempos, homogeneizar e integrar los
programas parciales de las unidades participantes.

• Facilitar el manejo computacional cuantitativo de un gran número de

actividades, la reprogramación y control de las mismas, cuantificación
de holguras de tiempo y recursos involucrados.

• Sirve de base para análisis complementarios de nivelación de

recursos, comprensión de tiempos y sus efectos marginales en costos.

• Permite evaluar decisiones de cursos de acción alternativos en tiempos

mínimos.

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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Consideremos el siguiente ejercicio:
ACTIVIDAD A REALIZAR ACTIVIDAD PRECEDENTE DURACIÓN EN DÍAS

A. Diseño de Planta Ninguna 12

B. Selección del lugar A 8

C. Selección de Proveedores A 4

D. Preparación del lugar B 12

E. Fabricar el generador C 18

F. Instalar el generador D, E 4

G. Preparar Manual de Operación C 5

H. Seleccionar el Personal A 3

I. Adiestrar a los operarios G, H 9

J. Obtener licencias de Operación F, I 6

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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
• Total 9 Actividades del proyecto
• Ruta Crítica: 1 – 2 – 4 – 5 – 6 – 10. Total 44 dias

3
D : 12
B :8
F:4
A : 12 E : 18 5 J:5
1 2 C:4 6 10
4
G:5 I:9
H:3

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