CONTABILIDAD I

NOMINA
 UNIDAD 6.
CONTRATO DE TRABAJO Y LIQUIDACION DE NOMINA

Conceptos básicos de contrato laboral.

Definición, características, jornada laboral-trabajo suplementario.

Liquidación nomina

Taller de aplicación
Nómina
Se conoce por nómina los pagos mensuales o quincenales que las
empresas o empleadores deben realizar a los trabajadores que tiene
vinculados mediante contrato de trabajo, pagos que comprenden el
salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, festivos,
dominicales, descuentos, etc.
Por Gerencie.com 7 marzo, 2019
 Jornada laboral máxima en
Jornada laboral o de trabajo Colombia.
La jornada laboral o jornada de trabajo, es el horario en que el trabajador La jornada laboral de trabajo
debe cumplir diariamente y que se ha acordado entre las partes al firmar máxima en Colombia está
el contrato de trabajo. regulada por el artículo 161 del
código sustantivo del trabajo, y es
el horario máximo en que un
Trabajo ordinario y nocturno
trabajador puede laborar en un
Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las día y en una semana.
veintiuna horas (9:00 p.m.). La norma establece la jornada
Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintiuna horas (9:00 p.m.) y laboral máxima en 8 horas diaria
las seis horas (6:00 a.m.). ARTICULO 160 CST. y en 48 horas semanales.
Horas extras Se puede pactar cualquier
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo. jornada inferior a la máxima legal
Jornada de trabajo: pero nunca superior, y
recordemos que la jornada
Diurna: 6:00 a.m – 9:00 p.m
máxima legal se aplicará en los
Nocturna: 9:00 p.m – 6:00 a.m casos en que así expresamente lo
-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora acuerden las partes, o en
normal. ausencia de acuerdo respecto a
la jornada.
Excepciones a la jornada laboral máxima.
La jornada laboral máxima tiene unas excepciones que
contempla el mismo artículo 161 del código sustantivo del
trabajo.
Jornada laboral máxima en los trabajadores menores de edad.
Los mejores de edad tienen una jornada laboral máxima
inferior a la que aplica a los trabajadores adultos según lo
dispone el artículo 161 del código sustantivo del trabajo:
 Salario
Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en
forma personal, en dinero o en especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta
en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente
autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de
conformidad con los artículos 411 y concordantes del Código Civil. El
valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una
quinta parte.

Pagos que constituyen salario (Que son factor salarial) Pagos que no constituyen salario (Que no son factor salarial)
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera
variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas,
especie como contraprestación directa del servicio, sea bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de
cualquiera la forma o denominación que se adopte, como utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo
que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para
primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del
enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus
trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en funciones, como gastos de representación, medios de transporte,
días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y elementos de trabajo y otros semejantes.
comisiones. (ARTICULO 127 CST).
Explicación
Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras+
comisiones + viáticos.
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.
*Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes
devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V; su
objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el
sitio de trabajo y su lugar de residencia.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra
contingencias de vejez, invalidez y muerte.
El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido
así:
• Empleador: 12% Régimen de Salud: Protege al trabajador contra
• Trabajador: 4% sobre su salario. contingencias de enfermedad o maternidad.
Adicionalmente el trabajador debe aportar lo siguiente por El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador
concepto de fondo de solidaridad pensional: repartido así:
• Empleador: 8.5%
• Trabajador: 4% sobre su salario.
-Régimen de Riesgos Laborales: Protege al
trabajador contra accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales, el aporte depende del
nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las
empresas utilizan por lo general el 0,522% que es el
riesgo más común.
 En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.

*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de *Vacaciones:

servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se Formula:
retira antes del año. Salario * número de días trabajados /720
El empleador consigna cada mes el 4,17% del
total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador
debe pagarle al trabajador unos intereses
anuales por las cesantías, y son del 12% anual
sobre el monto de las cesantías, se depositan al
fondo hasta el 15 de febrero.
Liquidación:
Nota: El auxilio de transporte solamente se incluye para el I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
cálculo de la prima de servicios y el auxilio de cesantías; para *Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-
los demás conceptos no se tiene en cuenta, es decir que se 15 días en diciembre, el aporte es del 8,33%
resta sobre el total devengado.
Salario * número de días trabajados /360.
¿Qué son los aportes parafiscales?
Los aportes parafiscales con los pagos que se deben realizar a
las entidades ya señaladas que tienen como finalidad financiar
actividades sociales que presta el estado por intermedio de
estas entidades, que a continuación detallamos.

Aportes parafiscales en el 2019.

Para el año 2019 los aportes parafiscales son los expuestos
aquí, es decir, se aplican los mismos porcentajes, considerando
que no se deben pagar aportes al SENA y al ICBF por los
trabajadores que tengan un salario inferior a 10 salarios
mínimos mensuales.
Es así porque la exoneración de aportes es parcial, debiendo
pagar todos los aportes sobre trabajadores que tengan sueldos
iguales o superiores a 10 salarios mínimos mensuales.
Cómo se realizan los pagos o aportes parafiscales.
Los aportes parafiscales se deben hacer mensualmente por
medio de la planilla única o PILA, y es responsabilidad del
empleador pagarlos oportunamente dentro de los plazos que
fija la ley según el dígito de verificación.
Aportes parafiscales
*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin ánimo de lucro
encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y
bienestar social a los trabajadores y a quienes de él dependa.
El aporte es del 4% del monto total de la nómina mensual (total
devengado), lo hace el empleador.

*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal

encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de
aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u
oficios que requieran formación profesional metódica.
El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nómina mensual
(total devengado), lo hace el empleador.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar tiene como objetivo
propender por el bienestar de los niños de bajos recursos y de la familia
en general. Es una entidad encargada de proteger los derechos de los
menores de edad que no cuentan con los recursos necesarios para
procurarse los cuidados mínimos necesarios, como el suministro de
alimentos, vestido, vivienda o educación.
Los recursos que financian a esta entidad provienen del aporte que
hace toda empresa o empleador obligado a pagar aportes parafiscales,
y este aporte es equivalente al 3% del salario de cada trabajador.
 Liquidación de la nómina
Mensualmente o quincenalmente o según sea el periodo de pago acordado,  la empresa
debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos
que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o deducirle.

Devengado. Deducciones. Provisiones o apropiaciones.

El devengado es lo que el empleado gana en Las deducciones son los conceptos que el trabajador El empleador además del salario, horas
un mes o periodo a liquidar y el trabajador adeuda o que debe pagar, y que son descontadas del extras, recargos, etc., debe asumir ciertas
puede ganar dinero por los siguientes total devengado por el empleador. cargas prestacionales. parafiscales y de
conceptos: Entre los conceptos que se le deben descontar o seguridad social que podemos resumir de
deducir al trabajador tenemos los siguientes: la siguiente forma:
 Salario como tal.  Seguridad social a cargo del trabajador. Prestaciones sociales.
 Comisiones • Aportes a salud (4%) • Prima de servicios.
 Horas extras. • Aportes a pensión (4%) • Auxilio de cesantías.
 Recargos nocturnos.  Libranzas. • Intereses sobre cesantías.
 Recargos dominicales y festivo.  Embargos judiciales. Provisión para vacaciones.
  Cuotas sindicatos. Seguridad social.
Auxilio de transporte.
• Aportes a pensión.
 Viáticos.  Créditos o deudas con el empleador.
• Aportes a salud.
Se deben liquidar y sumar todos esos conceptos • Riesgos laborales.
El trabajador recibirá la diferencia entre lo que gana Aportes parafiscales.
para determinar la totalidad de lo que el
y lo que le descuenta, que se conoce en la nómina • Sena.
trabajador se ganó en ese mes o quincena, y a
como neto a pagar. • Cajas de compensación familiar.
partir de allí se calculan los demás conceptos.
• ICBF.

Algunos conceptos se pagan mensualmente otros semestralmente como la prima de

servicios, y otros anualmente con las cesantías, pero en todo caso se recomienda
provisionarlos en cada periodo de pago en la parte proporcional que corresponda.
Salario mínimo integral $10.156.146 ($8,281,160 salario y
$2.484.348 factor prestacional)
Aportes parafiscales:
• Sena 2%
• ICBF 3%
• Cajas Compensación Familiar
4%
Estas provisiones están basadas en el salario mínimo. Estas pueden
variar de acuerdo al sueldo devengado por el empleado.

Cargas Prestacionales
• Cesantías 8.33%
• Prima de servicios 8.33%
• Vacaciones 4.17%
• Intereses sobre las Cesantías
1% mensual
 Ejemplo de una liquidación de nómina.
Para ilustrar un poco lo aquí expuesto desarrollaremos en
siguiente ejemplo con datos muy básico que faciliten la
comprensión, utilizando valores vigentes para el año 2019.
Liquidación. 
La liquidación de la nómina se hace por
partes, agrupando los conceptos que son
relacionados,
A continuación se liquidan los conceptos que están a cargo del
empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que
deben ser descontados de su nómina.
Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el

Auxilio de transporte.
Liquidación de la seguridad social a cargo del empleador. 
Luego continuamos con los aportes a seguridad social que
están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos
casos no se pagan los aportes a seguridad social.

Liquidación de la prestaciones sociales. 

Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen
pare de las prestaciones sociales.
Liquidación de la aportes parafiscales. 
Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque
alguna empresas no están obligadas a pagarlos todos.

Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se

toma el valor total de la nómina mensual de la Determinación del neto a pagar al empleado. 
empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no Para determinar el valor neto que se debe pagar al
es factor salarial, y siempre considerando que la esté trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por
obligada a liquidar ICBF y Sena,  pues no se debe cada uno de los conceptos, y luego restar las
perder devisa que estos conceptos, en algunos casos deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí
desaparecieron. trabajado corresponde únicamente a los aportes a
salud y pensión.
Total devengado 1.247.032
(-) Salud 46.000
(-) Pensión 46.000
Neto pagado $1.155.032.
Notas aclaratorias:

1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas
extras.

2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las
vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni
trabajo suplementario.

3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de
servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo
suplementario y las horas extras.

4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas
extras y trabajo suplementario.

5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de
salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de
salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario.
Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese
día, de lo contrario tampoco es día hábil.

6. Para el cálculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas
hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar
el salario incluyendo las comisiones.
Contabilización de la nómina
Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de
los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el
empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se
utilizara la cuenta 51.

Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores

determinados en la liquidación de la nómina que suponemos
arroja los datos abajo consignados.
En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes
grupos de cuentas.

1. 1105 (Bancos).
2. 2370 (Retenciones y aportes de nómina).
3. 2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
4. 5105 (Gastos de personal).
 Contabilización.
La contabilización de la nómina se realiza de la siguiente forma dependiendo de
los conceptos liquidados:

La parte que le corresponde al empleado por concepto

de salud y pensión se considera como una retención de
nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver
se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la
Comentarios. parte que le corresponde pagar al empleador.
En el caso que haya lugar a practicarle Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud
retención por salarios a un empleado, el que le corresponde al empleador, puesto que el valor
valor de la retención se deduce del total restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga
devengado y se contabiliza con un crédito a como deducción de nómina.
la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado los Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta
embargos judiciales, libranzas, aportes a 2610, que corresponde a una provisión. Se considera
Cooperativas y fondos y demás descuentos provisión porque es una estimación de lo que se
que deba hacer la empresa al empleado. pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor
exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se
Estos conceptos se contabilizan en la
lleva a la cuenta 25.
respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de
No hay que olvidar que la empresa año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la
cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez
solo puede retener o deducir del
que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y
sueldo del empleado aquellos esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que
conceptos o valores autorizados es la base para el calculo de la renta presuntiva y el
expresamente por el mismo empleado Impuesto al patrimonio.
u ordenados por una autoridad La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la
judicial. cuenta 2505, y luego  al momento de pagarla, se debe
debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o
bancos, según sea el caso.
 Liquidación del contrato de trabajo
Cuando un contrato de trabajo finaliza es necesario proceder a
liquidar diferentes conceptos que el empleador adeuda al
trabajador.

Conceptos que se deben liquidar a la terminación

Casos en que se liquida el contrato de trabajo. del contrato de trabajo.
El contrato de trabajo se liquida en los siguientes casos:
Al momento de liquidar el contrato de trabajo se
1. Finalización el tiempo pactado en el caso de los deben liquidar los siguientes conceptos:
contratos de trabajo a término fijo.
1. Salarios adeudados
2. Retiro del trabajador por jubilación.
2. Prestaciones sociales
3. Terminación unilateral por cualquiera de las partes en
cualquier momento. Aplica para contratos a término 3. Aportes parafiscales a que haya lugar
fijo y para indefinidos.
4. Aportes a seguridad social
4. Terminación del contrato por mutuo acuerdo.
5. Indemnizaciones si hubiere lugar a ellas.

Una vez terminado y liquidado el contrato de trabajo, el empleador debe

quedar a paz y salvo por todo concepto con el trabajador.
Ejemplo de liquidación del contrato de
trabajo.

Para comprender mejor el proceso de

liquidación trabajaremos con un ejemplo el que Desarrollo.
contendrá valores hipotéticos. Días a liquidar: 01 de enero de 2015 a 31 de octubre de 2015 =
Teniendo en cuenta que anualmente se deben 300 días.
liquidar casi todos los conceptos relacionados Liquidación de las prestaciones sociales
con la nómina, en el ejemplo supondremos la • Prima de servicios: (1.200.000*120)/360 = 400.000
liquidación de una fracción de año. • Vacaciones: (1.200.000*300)/720 = 500.000
• Cesantías: (1.200.000*300)/360 = 1.000.000
• Intereses sobre cesantías. (1.000.000*300*.12)/360 =
100.000

Nota. La prima de servicios corresponde a la prima de

diciembre, puesto que la de junio ya debió haberse pagado.
Valor Total Liquidación = $ 6.375.001
Formando líderes para la construcción de
un nuevo país en paz