SUBSISTEMA DE

ADMINISTRACION LOGISTICA DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS

SALMI
Ministerio de Salud y Deportes
UNAP - UNIMED
DELIVER/JSI/USAID
OMS/OPS
Medicamento
Que es un medicamento?
Sustancia o preparado que
tiene la capacidad de:
PREVENIR
CURAR
MANTENER O CONTROLAR
DIAGNOSTICAR
 COMO SE PRESENTAN LOS
MEDICAMENTOS

SLIDOS : Comprimidos, cpsulas, grageas,

supositorios.
LIQUIDOS: Jarabes, suspensiones,
soluciones, elixir.
SEMISOLIDOS: Cremas , ungentos, pomadas.
COMO SE NOMBRAN LOS
MEDICAMENTOS

NOMBRE GENERICO
NOMBRE QUIMICO
NOMBRE DE MARCA
MEDICAMENTOS ESENCIALES

Son aquellos medicamentos

que sirven para atender las
enfermedades que se
presentan en el pas.
 LAS CARACTERISTICAS DE LOS
MEDICAMENTOS ESENCIALES SON :

UTILES
DISPONIBLES
EFICACES
SEGUROS
ACCESIBLES
BAJO COSTO
 VENTAJAS DE UTILIZAR
MEDICAMENTOS ESENCIALES

SE EVITA EL CONSUMO DE
MEDICAMENTOS INNECESARIOS
EL PERSONAL PUEDE CONOCER
MEJOR LOS MEDICAMENTOS
SE EVITAN CONFUSIONES
 QUE ES LOGISTICA?

Logsticaes la serie de actividades

y procedimientos que en conjunto
contribuyen a garantizar la
disponibilidad oportuna de
medicamentos e insumos mdicos
para la prestacin de un servicio

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 CUAL ES EL PROPOSITO DE LA
LOGSTICA?

Suministrar:
Los medicamentos e insumos correctos
En las cantidades correctas
En la condicin correcta
En el lugar correcto
En el tiempo correcto
Al costo correcto

10
Ciclo Logstico

11
 Ciclo Logstico
SELECCION

SIAL PROGRAMACION
USO Presupuesto
Monitoreo y Supervisin
Y
USO RACIONAL Evaluacin
ADQUISICION
Recursos Humanos

ALMACENAMIENTO
Y
DISTRIBUCION
12
QUE ES SELECCION?

Es el procedimiento por el
cual se eligen los
medicamentos necesarios
para satisfacer las
necesidades de los usuarios,
esto implica una actividad
continua, multidisciplinaria
y participativa.
CUL ES EL PROPOSITO
DE LA SELECCIN?
Contar con los medicamentos
necesarios para prevenir y
tratar las enfermedades de
mayor prevaleca en la regin
donde se encuentra el
establecimiento de salud.
CRITERIOS DE SELECCION

Perfil epidemiolgico.

Poblacin objetivo.

Niveles de atencin
QU INSTRUMENTOS SE UTILIZAN
PARA REALIZAR LA SELECCION?

Formulario Teraputico Nacional.

Lista de medicamentos
esenciales.
Lista de medicamentos del SUMI
 Prctica para la Seleccin
Describa las A que tipo de Que medicamentos
enfermedades mas poblacin afectan utilizara?
frecuentes de su estas
regin enfermedades
 Instrumento de Seleccin
A B C D
CODIGO NOMBRE FORMA CONCENTRACION NIVEL DE
GENERICO FARMACEUTICA ATENCION
PROGRAMACION
QUE ES PROGRAMACION?

Es determinar la cantidad de
cada uno de los medicamentos
seleccionados para cubrir las
necesidades de una poblacin
especifica en un periodo de
tiempo determinado.

20
CUL ES EL PROPOSITO DE
LA PROGRAMACION?

Asegurar la disponibilidad de
los medicamentos e insumos
evitando el desabastecimiento
y/o sobreabastecimiento.

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Qu mtodos se utilizan para
la Programacin?

Consumo histrico
Perfil epidemiolgico

22
ADQUISICION
 Que es Adquisicin

Es el proceso administrativo de compra de

medicamentos de acuerdo a normas.
Ley del Medicamento No. 1737 y su Reglamento D.S.
25235.
SNUS D.S. 26873 Cp. IV de la Adquisicin de
medicamentos.
Resolucion Ministerial No. 0735, Reglamento del
SNUS.
Normas Bsicas del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios D.S. 25964.

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Modalidad de Adquisicin

Compra menor
Invitacion publica

Licitacion publica

Contratacion por excepcion

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Tipo de financiamiento
La adquisicion se realizara de acuerdo
al tipo de financiamiento disponible en
cada FIM.

Dinero en efectivo o cheque

Medicamentos, insumos y reactivos.
Reposicion de medicamentos de
Programas Nacionales.

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Pasos para la Adquisicin

Contar con la lista de medicamentos

preseleccionados por el centro
Contar con la Programacin de las cantidades
de medicamentos a adquirir.
Contar con el Consolidado de pedido trimestral
(CPT) Form. SNUS-04
Remitir el pedido al DILOS y Gerente de Red.

27
Pasos para la Adquisicin

Proceder al proceso de compra una vez

aprobado por el DILOS.
Solicitar 3 cotizaciones
Elaborar cuadro comparativo.
Calificacin y adjudicacin de proveedores
Control sobre el proceso del pedido

28
Principios prcticos
seleccin

Adquisicin

29
Seleccin de proveedores
P Calidad del producto
R
O
V Fiabilidad del servicio
E Preseleccin
E
D Plazos de entrega
O
R
E Viabilidad financiera
S
30
 Instrumentos
MODALIDAD DE REQUISITOS REQUISITOS
CONTRATACION TECNICOS ADMINISTRATIVOS

Modelo de Pliego Cert. de Empresa de Registro de Proveedores

DINAMED - MSD
Especificaciones Registro de Productos
tcnicas Registro Sanitario
vigente y legalizado Formularios:
Sist. de Calificacin Kardex Valorado
Modelo de Contrato
Cert. de Control de Recetario Recibo
Calidad IMM
Formularios de: Medicamento Esencial CPT
Cotizaciones
Cotizaciones Remisin/Recepcin
Pedido
Remisin/Recepcin

31
 Proveedores
COSTO DE LA DISTRIBUCION

ESTATALES ONG PRIVADOS

Industria
CEASS PROSALUD Farmacutica
Importadores
IME Distribuidores

PRECIOS REFERENCIALES

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 Financiamiento
La adquisicin se realizar de acuerdo al tipo de
financiamiento disponible

SUMI GRATIS AL PAGA GOBIERNO

USUARIO MUNICIPAL

VENTA VENTA AL PAGA

(F. Rotatorio) USUARIO EL USUARIO

PROGRAMAS GRATIS AL REPONE EL

USUARIO PROGRAMA

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ALMACENAMIENTO
Qu es Almacenamiento?

Es la serie de actividades
consistentes en una adecuada
recepcin, clasificacin, ubicacin,
custodia, eventual manipulacin y
control de existencias.
Cul es el propsito del
Almacenamiento?
Proteger la integridad y calidad de los
medicamentos e insumos.
Asegurar una rpida localizacin.
Asegurar la disponibilidad oportuna de los
medicamentos e insumos.
Controlar la fecha de expiracin o
vencimiento.
Controlar las existencias.
 Como organizar un
almacn?

rea de Administracin
rea de Almacenamiento
rea de Dispensacin
Pautas de Almacenamiento
Ambiente libre de humedad
Ventilar e iluminar el ambiente adecuadamente
Evitar luz directa del sol y luz blanca (Fluorescente).
Fumigar contra insectos roedores y otros
El equipo de control de incendios debe estar
disponible y accesible
Ordenar los medicamentos e insumos segn PEPE,
para facilitar el conteo y manejo de medicamentos e
insumos en general
Identificar y almacenar por nombre genrico, fecha de
fabricacin o vencimiento.
Separar los medicamentos e insumos que estn
daados o vencidos
 Pautas de Almacenamiento
Almacenar teniendo en cuenta el control de
medicamentos sensibles a la luz (fotosensibles),
sensibles a la temperatura (termolbiles), sensibles a la
humedad (higroscpicos). Conservndolos en sus
envases secundarios.
Clasificar: medicamentos, insumos y otros.
Clasificar en forma alfabtica, forma farmacutica,
slidos, lquidos y de gran volumen.
Almacenar los medicamentos e insumos separados de
otros materiales y alejados de productos txicos o
dainos
Almacenar las cajas de medicamentos en pilas
separadas y sobre tarimas.
Almacenar los medicamentos de forma que las
etiquetas de identificacin y fechas de expiracin sean
visibles
Qu es la Vida til de los
Medicamentos e Insumos

Es el periodo en el cual un
medicamentos conserva sus
especificaciones de calidad, desde
su fecha de fabricacin hasta la
fecha de su vencimiento.
DISTRIBUCION
 Qu es Distribucin?

Es la entrega de medicamentos
e insumos a la FIM de los
establecimientos de salud de la
red de servicios.

42
Qu es la Red de Distribucin?

Es la cadena completa de
almacenes y medios de
transporte por los cuales tienen
que pasar los medicamentos e
insumos.

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 Red de Servicios
Centros de
Salud

BRISAs

2do. Nivel

Puestos de
Salud
3r. Nivel
 DISTRIBUCION INFORMACION
Informacin
MSD Informacin

S
E Informacin y pedido para Programas Nacionales
D CEASS
E OTROS
Gobierno PROVEEDORES
S
Municipal
DILOS

GERENTE
DE RED

informacin
FIM
de licitacin

Referencia Informacin
Distribucin desde el proveedor Programas Nal.
45
 DISTRIBUCION INFORMACION

CEASS

FIM
OTROS
PROVEEDORES

de Referencia

FIM P.S. FIM C.S.

BRISA

FIM C.S. FIM P.S.

Tipos de Distribucin

Asignacin
Requerimiento

47
Distribucin por Asignacin

Cuando el personal de los

niveles superiores determina
las cantidades a distribuir a
los niveles inferiores.

48
Distribucin por Requerimiento

Cuando el personal de los

niveles inferiores solicita las
cantidades de medicamentos e
insumos al nivel superior

49
 Pautas para la Distribucin
Entregar los medicamentos e insumos
debidamente identificados y rotulados
Entregar los medicamentos e insumos que
expiran primero (PEPE)
Despachar productos identificados con
nombre generico, forma farmacetica,
concentracin, fechas de vencimiento,
nmeros de lote y especificaciones
especiales
50
USO
 A que se refiere Uso

Es cuando el medicamento
o insumo llega al usuario
para ser usado o
consumido.
USO RACIONAL
 Qu es Uso Racional?

Prescribir el medicamento apropiado

Disponer del medicamento prescrito
Despachar adecuadamente los
medicamentos.
Hacer que las personas se los tomen
en las dosis y periodos de tiempo
indicados.
Precio del medicamento al alcance del
usuario.
Quines intervienen en el Uso
Racional?

Prescriptor
Dispensador
Usuario
Qu instrumento se utiliza?

Recetario / Recibo

Documento que resume la

decisin teraputica del
prescriptor para un usuario
 Requisitos de una receta
correcta
1. Nombre del paciente
2. Edad
3. Fecha
4. Servicio o consultorio de atencin
5. Diagnostico
6. Nombre genrico del medicamento
7. Concentracin (mg, g, UI.)
8. Forma farmacutica ( com, cap, solucion, suspension,etc)
9. Dosis e intervalo de dosificacin
10. Tiempo o periodo de tratamiento
11. Numero total de unidades de dosificacin a entregar
( 15 tab, 2 frascos etc)
12. Nombre, Apellido y Firma del prescriptor.
 Pasos para una Prescripcion
adecuada
1. Pensar:
Que tiene la persona
Que tan grave es el problema
Cual es el tratamiento apropiado
Que medicamento recetar

2. Actuar:
Escribir la receta
Hablar con la persona y/o sus familiares
Indicar sobre el uso
 DISPENSACION

Es el acto de entregar
correctamente el medicamento
al usuario sano o enfermo.
 Pasos para una Dispensacion
adecuada

1. Recepcin de la receta
2. Interpretacin de la receta
3. Localizacin del medicamento
4. Preparacin del o los medicamentos
5. Calcular y preempacar la cantidad del
medicamento prescrito
6. Etiquetado del medicamento
7. Entrega del medicamento al usuario
 SIAL
SISTEMA DE INFORMACION PARA
LA ADMINISTRACION LOGISTICA

Es el conjunto organizado de datos

recibidos que se generan a travs de
los componentes, que interactan
en el ciclo logstico para brindar
informacin.

61
CUAL ES EL PROPSITO DEL SISTEMA
DE INFORMACIN
PARA LA ADMINISTRACIN LOGISTICA?

Mejorar las decisiones que aseguran

el correcto abastecimiento de
medicamentos e insumos.

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 PASOS PARA LA TOMA DE
DECISIONES
DATOS

PROCESO DE DATOS DECISIONES

INFORMACION

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 Preguntas para discusin
Qu tipo de decisiones Que datos logsticos necesita Donde encuentra estos
relativas a la Administracin para tomar esas decisiones? datos logsticos?
Logstica de Medicamentos e
insumos toma en su trabajo?

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 Cuales son los Datos Esenciales de
la Informacin Logstica
Saldo o existencias disponible
Son las cantidades de existencias utilizables que estn disponibles en
todos los niveles del sistema logstico en un momento dado en el
tiempo.
Consumo
La cantidad de medicamentos e insumos entregados a los usuarios en
un periodo especfico.
Ajustes
Existen dos tipos de ajustes: positivos y negativos.
Los negativos son: La cantidad de productos retirados de la red de
distribucin por otros motivos diferentes al consumo (por ejemplo
prdidas, vencimiento, robo, dao).
Los positivos son: La cantidad de productos ingresados a la red de
distribucin por otra fuente diferente a un despacho del nivel superior
(por ejemplo sobrantes, transferencias ,devoluciones.)
65
 Continuacin
Fechas de fabricacin
Es la fecha en la cual el medicamento o insumo mdico fue
elaborado.
Fechas de vencimiento
Es la fecha lmite hasta el que puede ser utilizado el
medicamento o insumo mdico.
Lapso de reabastecimiento
Es el tiempo que transcurre desde el momento en que se inicia
el proceso de solicitud de medicamentos e insumos mdicos y
el momento en que se recibe y est disponible para la
prestacin de un servicio.
Periodo de reabastecimiento
Es la periodicidad o frecuencia con que un establecimiento
o nivel es reabastecido.
66
QUE TIPOS DE REGISTROS SE
UTILIZAN EN EL SIAL ?

Registro de Existencias
- Kardex
Registro de Consumo
- Recetario/Recibo
Registro de Movimientos
- Informe de Movimiento Mensual
- Consolidado de Pedido Trimestral

67
 FORMULA PARA CALCULAR
CONSUMO PROMEDIO
MENSUAL
CONSUMO
PROMEDIO = Suma del consumo de los ltimos n meses
MENSUAL n
(CPM)

n = nmero de meses

CONSUMO = Medicamentos o insumosentregados a usuarios en los diferentes

niveles de atencin de salud.

NOTA: Cuando hablamos de consumo se debe redondear al entero superior

68
FORMULA PARA CONSOLIDAR
EL CONSUMO PROMEDIO
MENSUAL

CONSUMO Suma de los CPM de

PROMEDIO = todos los centros bajo
MENSUAL su responsabilidad y el
CPM del centro o regional

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 FORMULA PARA CALCULAR MESES DE
EXISTENCIA DISPONIBLES

MESES DE
EXISTENCIA = SALDO disponible final del periodo
DISPONIBLES C.P.M.
(M.E.D.)
Para nivel inferior/ Establecimiento de salud

SALDO FINAL = Suma de todos los saldos en consultorio, farmacia,

promotores, etc.
Para nivel Regional/Intermedio

SALDO FINAL = Suma de los saldos de todos los puestos bajo su

responsabilidad mas el almacn regional.
70
CUAL ES EL PROPSITO DE UN CONTROL
DE INVENTARIOS MAXIMOS Y MINIMOS?

Determinar la cantidad de medicamentos e

insumos en existencia.
Mantener un nivel adecuado de existencias.
Determinar los niveles de existencias a lo
largo del sistema.
Establecer la frecuencia del
pedido/despacho

71
 INVENTARIO FISICO
(Consideraciones)

Deben realizarse dos veces al ao: 30 de Junio y 30 de

Diciembre (por norma)
Se realizan para comparar el Kardex con la existencia
fsica.
Se deben retirar fsicamente del inventario los
medicamentos e insumos mdicos daados o vencidos.
Sirven para monitorear las fechas de vencimiento y
reordenar el almacn para que estn mas a mano los
medicamentos e insumos con fecha de vencimiento mas
cercana.

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 TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES
Lapso de reabastecimiento :
Es el tiempo que transcurre desde el momento en que se inicia el
proceso de solicitud de medicamentos e insumos mdicos y el
momento en que se recibe y est disponible para la prestacin del
servicio.
Nivel de existencias de reserva :
Son las existencias de reserva que se mantienen disponibles para evitar
desabastecimiento por causa de demoras en las entregas o por
aumentos significativos del consumo. Generalmente se expresa como
equivalente a 1/2 Lapso de Reabastecimiento
Perodo de reabastecimiento :
Es la frecuencia con la que se abastece cualquier nivel de distribucin
(almacn central, regional, promotores, etc)

73
 TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES
Nivel mnimo :
Es el nivel mnimo de existencia, expresado en nmero de meses, en que
un almacn o establecimiento de salud deben encontrarse al momento de
recibir una nueva dotacin.
Nivel mximo :
Es el nivel mximo de existencia, expresado en nmero de meses, al que
debe llegar un almacn o establecimiento de salud despus de recibir una
nueva dotacin.
Cantidad mnima :
Es la existencia mnima (en unidades), en el cual el almacn o
establecimiento deben encontrarse al momento de recibir una nueva
dotacin.
Cantidad mxima :
Es la existencia mxima (en unidades), en el cual el almacn o
establecimiento deben encontrarse al momento de recibir una nueva
dotacin.
74
 FORMULAS PARA FIJAR
MXIMOS Y MNIMOS

Nivel de Reserva = 1/2 Lapso de Reabastecimiento

Nivel Mnimo = Nivel de reserva + Lapso de Reabastecimiento

Nivel Mximo = Nivel Mnimo + Perodo de Reabastecimiento

Cantidad Mxima = CPM x Nivel Mximo

Cantidad Mnima = CPM x Nivel Mnimo

Cantidad a solicitar = Cantidad Mxima - Saldo Disponible Final Periodo.

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 EJEMPLO SOBRE CONVERSION DE
NIVELES A CANTIDADES
Lapso de Reabastecimiento 1 mes
Nivel de Reserva 0.5 meses
Periodo de Reabastecimiento 3 meses
Consumo Promedio Mensual 140 ciclos
Saldo disponible final del Periodo 420 ciclos

Qu cantidad se debe pedir para el prximo periodo, asumiendo

que hoy es fin de trimestre?

Nivel Mnimo = 0.5 + 1 = 1.5 meses

Nivel Mximo = 1.5 + 3 = 4.5 meses
Cantidad Mnima = 140 x 1.5 = 210 ciclos
Cantidad Mxima = 140 x 4.5 = 630 ciclos
Cantidad a Solicitar = 630 - 420 = 210 ciclos

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 EJERCICIO CON DATOS PROPIOS

Lapso de Reabastecimiento ____ mes

Nivel de Reserva ____ meses
Periodo de Reabastecimiento ____ meses
Consumo Promedio Mensual ____ unidades
Saldo disponible final del Periodo ____ unidades

Qu cantidad se debe pedir para el prximo periodo, asumiendo que hoy es

fin de trimestre?

Nivel Mnimo = ____ + ____ = ____ meses

Nivel Mximo = ____ + ____ = ____ meses
Cantidad Mnima = ____ x ____ = ____ unidades
Cantidad Mxima = ____ x ____ = ____ unidades
Cantidad a Solicitar = ____ - ____ = ____ unidades

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ALGUNOS FACTORES QUE PUEDEN INFLUIR EN LA
FIJACIN DE NIVELES MXIMOS Y MNIMOS

Costo de los medicamentos e insumos mdicos

Capacidad fsica de almacenamiento
Costo de almacenamiento
Vida til de los medicamentos e insumos mdicos
Disponibilidad de medicamentos e insumos en las
fuentes de suministro (donantes, fabricantes, casas
importadoras, etc.)
Capacidad administrativa del personal

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CUALES SON LAS VENTAJAS DE UTILIZAR
CONTROL DE INVENTARIOS MXIMOS Y
MNIMOS?

Minimiza sobre abastecimientos y

desabastecimientos.
Reduce desperdicio de medicamentos e
insumos mdicos (vencimientos, etc.).
Evita los costos de pedidos de emergencia.
Se solicita y mantiene lo necesario.
Se optimizan los recursos econmicos a todo
nivel.

79
PARA QUE UNA INFORMACION SEA
DE UTILIDAD DEBE SER:

Confiable

Oportuna

Completa

80
 QUE ACCIONES DEBEMOS TOMAR
CUANDO RECIBIMOS INFORMACIN
INCOHERENTE?

Hacer consistencia de datos

Monitorear la calidad y flujo de la informacin

Cruzar los saldos reportados con cantidades

enviadas y recibidas

Solicitar aclaraciones en puntos especficos

Hacer supervisin

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CUALES SON LOS ERRORES DE REGISTRO
MAS COMUNES?

Errores de suma y transcripcin.

Inclusin de distribucin en lugar de consumo.
Los saldos en kardex no coinciden con el saldo fsico.
Ausencia de formatos bsicos para registro.
Omision y/o error de registro de:
Datos de movimiento (recepcin / despacho).

Prdidas faltantes u otros (Ajustes).

Datos de consumo real.

82
 RECOMENDACIONES FINALES

Hacer una revision de los reportes que se

reciben.
Corregir errores de registro y omisiones.
Retroalimentar a los niveles correspondientes
sobre sus errores de registro.
Exigir cumplimiento en la presentacin de
informes.
Analizar la tendencia del consumo.

83