Artículo 128.
- Recepción documental
128.1 Cada entidad tiene su unidad general de recepción documental, trámite documentado o
mesa de partes, salvo cuando la entidad brinde servicios en varios inmuebles ubicados en
zonas distintas, en cuyo caso corresponde abrir en cada local registros auxiliares al principal, al
cual reportan todo registro que realicen.
128.2 Tales unidades están a cargo de llevar un registro del ingreso de los escritos que sean
presentados y la salida de aquellos documentos emitidos por la entidad dirigidos a otros
órganos o administrados. Para el efecto, expiden el cargo, practican los asientos respectivos
respetando su orden de ingreso o salida, indicando su número de ingreso, naturaleza, fecha,
remitente y destinatario. Concluido el registro, los escritos o resoluciones deben ser cursados
el mismo día a sus destinatarios.
128.3 Dichas unidades tenderán a administrar su información en soporte informático,
cautelando su integración a un sistema único de trámite documentado.
128.4 También a través de dichas unidades los administrados realizan todas las gestiones
pertinentes a sus procedimientos y obtienen la información que requieran con dicha finalidad.
(Texto según el artículo 117 de la Ley Nº 27444).
Artículo 129.- Reglas para celeridad en la recepción Las entidades adoptan las siguientes
acciones para facilitar la recepción personal de los escritos de los administrados y evitar su
aglomeración:
1. La puesta en vigencia de programas de racionalización del tiempo de atención por usuario y
la mayor provisión simultánea de servidores dedicados exclusivamente a la atención de los
usuarios.
2. El servicio de asesoramiento a los usuarios para completar formularios o modelo de
documentos.
3. Adecuar su régimen de horas hábiles para la atención al público, a fi n de adaptarlo a las
formas previstas en el artículo 149.
4. Estudiar la estacionalidad de la demanda de sus servicios y dictar las medidas preventivas
para evitarla.
5. Instalar mecanismos de autoservicio que permita a los usuarios suministrar directamente su
información, tendiendo al empleo de niveles avanzados de digitalización.
Artículo 130.- Reglas generales para la recepción documental Los escritos que los
administrados dirigen a las entidades pueden ser presentados de modo personal o a través de
terceros, ante las unidades de recepción de:
1. Los órganos administrativos a los cuales van dirigidos.
2. Los órganos desconcentrados de la entidad.
3. Las autoridades políticas del Ministerio del Interior en la circunscripción correspondiente.
4. En las oficinas de correo, en la manera expresamente prevista en esta Ley.
5. En las representaciones diplomáticas u ofi cinas consulares en el extranjero, tratándose de
administrados residentes en el exterior, quienes derivan los escritos a la entidad competente,
con indicación de la fecha de su presentación.
Artículo 131.- Presentación mediante correo certificado
131.1 Los administrados pueden remitir sus escritos, con recaudos completos, mediante
correo certificado con acuse de recibo a la entidad competente, la que consigna en su registro
el número del certificado y la fecha de recepción.
131.2 El administrado exhibe al momento de su despacho el escrito en sobre abierto y cautela
que el agente postal imprima su sello fechador tanto en su escrito como en el sobre.
131.3 En caso de duda, debe estarse a la fecha del sello estampado en el escrito, y, en su
defecto, a la fecha de recepción por la entidad.
131.4 Esta modalidad no cabe para la presentación de recursos administrativos ni en
procedimientos trilaterales. (Texto según el artículo 120 de la Ley Nº 27444)
Artículo 132.- Recepción por medios alternativos
132.1 Los administrados que residan fuera de la provincia donde se ubica la unidad de
recepción de la entidad competente pueden presentar los escritos dirigidos a otras
dependencias de la entidad por intermedio del órgano desconcentrado ubicado en su lugar de
domicilio.
132.2 Cuando las entidades no dispongan de servicios desconcentrados en el área de
residencia del administrado, los escritos pueden ser presentados en las oficinas de las
autoridades políticas del Ministerio del Interior del lugar de su domicilio.
132.3 Dentro de las veinticuatro horas inmediatas siguientes, dichas unidades remiten lo
recibido a la autoridad destinataria mediante cualquier medio expeditivo a su alcance,
indicando la fecha de su presentación.
Artículo 133.- Presunción común a los medios de recepción alternativa
Para los efectos de vencimiento de plazos, se presume que los escritos y comunicaciones
presentados a través del correo certificado, de los órganos desconcentrados y de las
autoridades del Ministerio del Interior, han ingresado en la entidad destinataria en la fecha y
hora en que fueron entregados a cualquiera de las dependencias señaladas. Cuando se trate
de solicitudes sujetas a silencio administrativo positivo, el plazo que dispone la entidad
destinataria para resolver se computará desde la fecha de recepción por ésta. En el caso que la
entidad que reciba no sea la competente para resolver, remitirá los escritos y comunicaciones
a la entidad de destino en el término de la distancia, la que informará al administrado de la
fecha en que los recibe. (Texto según el artículo 122 de la Ley Nº 27444)
Artículo 134.- Recepción por transmisión de datos a distancia
134.1 Los administrados pueden solicitar que el envío de información o documentación que le
corresponda recibir dentro de un procedimiento sea realizado por medios de transmisión a
distancia, tales como correo electrónico o facsímil.
134.2 Siempre que cuenten con sistemas de transmisión de datos a distancia, las entidades
facilitan su empleo para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones
a los administrados.
134.3 Cuando se emplean medios de transmisión de datos a distancia, debe presentarse
físicamente dentro del tercer día el escrito o la resolución respectiva, con cuyo cumplimiento
se le entenderá recibido en la fecha de envío del correo electrónico o facsímil.
Artículo 135.- Obligaciones de unidades de recepción
135.1 Las unidades de recepción documental orientan al administrado en la presentación de
sus solicitudes y formularios, quedando obligadas a recibirlos y darles ingreso para iniciar o
impulsar los procedimientos, sin que en ningún caso pueda calificar, negar o diferir su
admisión.
135.2 Quien recibe las solicitudes o formularios debe anotar bajo su firma en el propio escrito,
la hora, fecha y lugar en que lo recibe, el número de fojas que contenga, la mención de los
documentos acompañados y de la copia presentada. Como constancia de recepción, es
entregada la copia presentada diligenciada con las anotaciones respectivas y registrada, sin
perjuicio de otras modalidades adicionales, que por razón del trámite sea conveniente
extender.
Artículo 136.- Observaciones a documentación presentada
136.1 Deben ser recibidos todos los formularios o escritos presentados, no obstante incumplir
los requisitos establecidos en la presente Ley, que no estén acompañados de los recaudos
correspondientes o se encuentren afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el
TUPA, que amerite corrección. En un solo acto y por única vez, la unidad de recepción al
momento de su presentación realiza las observaciones por incumplimiento de requisitos que
no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un plazo
máximo de dos días hábiles.
136.2 La observación debe anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que
conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así
no lo hiciera, se tendrá por no presentada su petición.
136.3 Mientras esté pendiente la subsanación, son aplicables las siguientes reglas:
136.3.1 No procede el cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo, ni para la
presentación de la solicitud o el recurso.
136.3.2 No procede la aprobación automática del procedimiento administrativo, de ser el caso.
136.3.3 La unidad no cursa la solicitud o el formulario a la dependencia competente para sus
actuaciones en el procedimiento.
Artículo 137.- Subsanación documental 137.1 Ingresado el escrito o formulada la subsanación
debidamente, se considera recibido a partir del documento inicial, salvo que el procedimiento
confi era prioridad registral o se trate de un procedimiento trilateral, en cuyo caso la
presentación opera a partir de la subsanación. 137.2 Las entidades de la Administración
Pública se encuentran obligadas a realizar una revisión integral del cumplimiento de todos los
requisitos de las solicitudes que presentan los administrados y, en una sola oportunidad y en
un solo documento, formular todas las observaciones y los requerimientos que correspondan.
Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo precedente, la entidad mantiene la facultad de
requerir única y exclusivamente la subsanación de aquellos requisitos que no hayan sido
subsanados por el administrado o cuya subsanación no resulte satisfactoria, de conformidad
con lo dispuesto por la norma correspondiente. En ningún caso la entidad podrá realizar
nuevas observaciones invocando la facultad señalada en el presente párrafo.
