ABRIL 2025
CONTABILIDAD
General CAJA CHICA
REALIZADO POR: Guamán Naydelin
Llerena Damaris Vega Emily
Contabilidad General
CAJA CHICA
¿Cómo se utiliza?
La caja chica se utiliza para cubrir gastos menores e imprevistos que surgen en las operaciones
diarias y que no justifican un proceso formal de pago, como emitir un cheque o hacer una
transferencia bancaria. Se maneja con dinero en efectivo y bajo un control estricto.
Pasos para utilizarla correctamente
1. Establecimiento del fondo
a) Se asigna un monto fijo inicial (ej. $2,000).
b) Se designa a una persona responsable (el custodio).
c) Se documenta con un acta o memorando de entrega.
2. Realización de un gasto
a) El empleado solicita dinero (o paga y luego pide reembolso).
b) Se debe justificar con un comprobante válido (ticket, factura).
c) Se registra en una bitácora o formato de control.
3. Registro del gasto
a) Se anotan todos los detalles: fecha, monto, concepto, proveedor, número de
comprobante.
b) Se archiva el comprobante.
4. Reposición del fondo
a) Cuando el fondo se ha utilizado en gran parte (por ejemplo, queda solo el 20%):
b) El custodio presenta todos los comprobantes y el registro de gastos.
c) Se revisa la información.
d) Se repone exactamente lo gastado, restaurando el monto original.
¿Cuál es su importancia?
La caja chica es importante porque permite a las empresas manejar gastos pequeños de forma
rápida y eficiente, evitando la necesidad de procesos contables más largos para cada pago. Esto
facilita la gestión de gastos menores, imprevistos o de emergencia, como suministros de oficina
o pequeños arreglos, sin retrasar la operación diaria.
Beneficios de la caja chica:
• Agilidad:
Permite realizar pagos rápidos para gastos menores sin esperar procesos contables
complejos.
• Eficiencia:
Evita que los empleados tengan que usar su propio dinero y luego rendir cuentas.
• Control:
Ayuda a controlar mejor los gastos diarios y a evitar posibles irregularidades.
• Flexibilidad:
Permite responder a necesidades imprevistas o de emergencia de manera rápida.
• Registro y justificación:
Facilita el registro y justificación de los gastos menores.
Estructura
1. Fondo fijo
• Es el monto total autorizado para la caja chica (por ejemplo, $1,000 o $5,000).
• Se define según el tamaño de la empresa y el volumen de gastos menores.
• Este fondo no cambia, solo se repone cuando se utiliza.
2. Responsable o custodio
• Persona designada para administrar y custodiar el dinero.
• Debe firmar un acta de responsabilidad y rendir cuentas periódicamente.
• Tiene acceso al efectivo, guarda los comprobantes y lleva el control.
3. Política de uso
Es un documento que establece:
• Qué tipo de gastos se pueden cubrir
• Límites por gasto individual
• Quiénes pueden solicitarlo
• Proceso de autorización
• Frecuencia de reposición
• Obligación de presentar comprobantes fiscales válidos
4. Control de gastos
Se lleva mediante un formato o libro de registro, donde se anota:
Elemento del registro Descripción
Fecha del gasto Día en que se usó el dinero
Elemento del registro Descripción
Concepto Descripción breve del gasto
Monto Cuánto se pagó
Proveedor A quién se pagó
Tipo de comprobante Ticket, factura, nota
Firma del solicitante Verificación del gasto
5. Comprobantes físicos o digitales
• Cada gasto debe estar respaldado con un comprobante válido (factura, ticket,
nota de venta).
• Deben coincidir con los datos del registro.
6. Fondo disponible y saldos
• El custodio debe conocer en todo momento:
✓ Cuánto dinero queda disponible
✓ Cuánto se ha gastado
✓ Cuánto hay en comprobantes por reembolsar
7. Reposición del fondo
• Cuando el fondo se ha gastado parcialmente:
✓ Se presenta un informe con los gastos realizados
✓ Se entrega el registro de control y comprobantes
✓ Se autoriza una reposición igual al total de lo gastado
• El fondo vuelve al monto original (es un ciclo continuo)
8. Auditoría o revisión
• Puede ser interna o externa.
• Se revisa:
✓ Que los comprobantes estén completos
✓ Que los gastos sean válidos
✓ Que el dinero restante coincida con los saldos
Ejemplo
Elemento Detalle
Fondo autorizado $1,500 pesos
Custodio Laura Méndez (asistente administrativa)
Frecuencia de Cada 2 semanas o al 80% del uso
reposición
Autorización de Requiere aprobación verbal del gerente antes del gasto
gastos
Política Máximo $300 por gasto. Solo gastos operativos menores.
Comprobante obligatorio.
Revisión Semanal por el gerente
• Gastos comunes cubiertos
Fecha Concepto Monto Proveedor Comprobante Responsable
05/04/2025 Recarga $100 Telcel Ticket Emily Vega
celular electrónico
corporativo
07/04/2025 Compra de $180 Papelería Ticket físico Naydelin
sobres y Lumen Guamán
folders
10/04/2025 Taxi para $95 Didi Captura de Damaris
entrega pantalla Llerena
urgente
12/04/2025 Botella de $35 Oxxo Ticket Laura
agua para Méndez
reunión con
cliente
• Reposición del fondo
a) Total gastado: $410
b) Dinero restante: $1,090
c) Informe entregado: 13/04/2025
d) Reembolso solicitado: $410
e) Firma de autorización: Javier Porras (gerente general)
f) Nuevo saldo: $1,500
Cuentas contables
Cuenta Tipo Movimiento
Caja chica Activo Se aumenta cuando se crea o repone; disminuye al
registrar gastos
Banco Activo Se reduce al crear o reembolsar la caja chica
Gastos Gasto Se incrementa al registrar los gastos reales efectuados
menores con caja chica
