ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE

INVENTARIOS

ESCRITO - SISTEMAS DE INVENTARIOS

ELABORADO POR:
JOHN STEVEN JARAMILLO MORENO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2025
 Actividad de apropiación del conocimiento

Evidencia de conocimiento: Escrito - Sistemas de inventarios.

En plataforma LMS, se encuentra el Objeto de Aprendizaje (OA) Modelos

de control y políticas de inventarios, que debe leer, comprender y asimilar;
toda vez, que en él encontrará la información que le permitirá analizar la
conceptualización técnica del presente tema en estudio. La revisión de
los contenidos propuestos en los recursos educativos (Objeto de
Aprendizaje) lo orientará en el reconocimiento de los temas sobre
modelos de control, análisis ABC, puntos de reorden, sistemas de
revisión y control de inventario, estrategias de administración y
protección de inventarios.
Para el desarrollo de la evidencia se solicita identificar los modelos
y sistemas de inventarios utilizados en una organización. Luego,
visualice los videos que encuentran en los siguientes enlaces:
https://www.youtube.com/watch?v=693H_8BDFas

https://www.youtube.com/watch?v=gVZtA2XVo7A

https://www.youtube.com/watch?v=7bLJ0q6DU8g

https://www.youtube.com/watch?v=-O1O1Fo5cek

Identifique los sistemas de inventarios utilizados por las diferentes

compañías y desarrolle un escrito en un procesador de texto explicando
las ventajas que tienen las organizaciones al establecer estos sistemas
analizando el nivel de responsabilidad del personal involucrado en el
éxito de éste.
Una vez finalizada la actividad, envíelo a través del enlace que
encuentra en la siguiente ruta: Menú principal, Actividad 3, Evidencia de
conocimiento: Escrito - Sistemas de inventarios.
 INVESTIGACION
PRIMERO IDENTIFICO QUE ES GESTION DE INVENTARIOS
La GESTIÓN DE INVENTARIOS es un proceso mediante el cual se realizan
diversas acciones para que una empresa pueda mejorar lo relacionado a
la organización, planificación y control de todo su inventario. Para que
una empresa genere máximos dividendos es indispensable que haga
uso eficaz de sus recursos, incluyendo los de su inventario.
Los bienes de una empresa están formado por aquellos elementos
materiales que han sido adquiridos por sus dueños, sea para su
procesamiento (materia prima, empaques para embalaje, cajas, etc.), o
sea para su funcionamiento (bienhechurías, terrenos, vehículos,
maquinarias, papelería, mobiliario, equipos y artefactos, entre otros)
Estas posesiones deben ser registradas, categorizadas, ponderadas y
administradas detalladamente para tener información precisa en lo que
concierne al activo patrimonial de la organización. Con este registro es
posible saber qué cosas se compran, con qué frecuencia se hacen las
reposiciones, la cantidad de insumos en reserva, entre otros datos.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es una relación confiable de todos los elementos

obtenidos por la compañía, que se almacenan a fin de ser empleados en
tiempos futuros ya sea en el área de producción, venta o servicios. La
finalidad principal de un inventario es contribuir a la obtención de
utilidades.

Utilidad de los inventarios

– Permiten que la producción y/o actividad se mantenga constante y que

no sufra interrupciones causadas por carencia de insumos.

– Posibilitan la planificación de compras a mayoristas, lo que permite la

obtención de mejores precios por volumen de compra.
 – Reducen la pérdida por sobrepaso de fecha de caducidad de la
existencia en almacén y por el estancamiento de la misma.

– Disminuyen tiempo de búsqueda, ya que todo es rápidamente ubicable.

TIPOS DE INVENTARIO

Inventario de materias primas

Está constituido por los elementos base necesarios para la elaboración de

los productos realizados por la empresa. Por ejemplo: los bultos de
harina de trigo, azúcar y mantequilla almacenada por una fábrica de
galleta.

Estos insumos se mantienen guardados para utilizarlos cuando se

requieran. Al ir utilizándose, se necesitará hacer nuevas órdenes de
solicitud para reponer lo que se empleó.

Inventario en proceso de fabricación

Son los elementos que se están empleando para la confección de los

productos, que aún están en fase de elaboración sin que se hayan
convertido en producto definitivo.

Inventario de productos elaborados

Son aquellas existencias que ya están totalmente procesadas y que están

aguardando el momento de la venta para salir del almacén.

Por ejemplo: una fábrica de zapatos manufactura una gran cantidad de

modelos en diversas tallas para poder despachar apenas se le haga un
pedido.
Inventario de materia y dotaciones

Son aquellos insumos que, si bien no son indispensables para la

elaboración de los productos finales de la empresa, operan como
material de apoyo en los procesos vinculados con la producción.

Por ejemplo: suministros de oficina, almacén de combustibles,

empaques y material de embalar, utensilios ferreteros, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

Requerimientos en cada empresa

Cada empresa u organización tiene requerimientos y ritmos distintos

vinculados con el tipo de producto o prestación que realiza. Por eso no
puede haber una sola manera de hacer inventario.

Para esto se requiere un análisis minucioso que abarque la ruta de los

consumibles, desde la realización del pedido de la materia prima hasta
la entrega del producto final elaborado.

Herramienta de planificación

La gestión de inventario es una herramienta útil para evitar la

improvisación al momento de hacer las compras.

Contempla no solo el registro de bienes adquiridos por la entidad para

garantizar su plena operatividad, sino también contempla la ubicación,
la codificación y la descripción de los artículos, los procesos, los tiempos
y los factores involucrados en cada fase.

Estas fases abarcan desde el pedido de materia en bruto hasta el

despacho de los productos elaborados o servicios realizados.
SISTEMATIZACIÓN

La sistematización de estos procedimientos garantiza que se mantenga

un flujo eficiente y dinámico de suministros, y que se lleven a cabo
todos los procesos de forma óptima y oportuna. Asimismo, minimiza los
excedentes o déficits de existencia en almacén, que ocasionarían
trastornos en la producción.

¿Cómo se hace una gestión de inventarios?

Lo primero que hay que realizar es una observación detenida de todo lo

que hay. Luego registrar en tiempo real la entrada y salida de cada
producto con sus especificaciones propias.

Al mantener bajo control las variables que intervienen en los procesos

operacionales, se pronostican los costos y se reducen los niveles de
incertidumbre ante las oscilaciones del mercado.

Llevar una apropiada gestión de inventario contribuye a la rentabilidad

empresarial, ya que permite identificar y corregir debilidades en el
aprovechamiento de los recursos.

MÉTODOS

Existen varios métodos para realizar una gestión de inventario. De

hecho, hay incluso programas de computación que brindan
herramientas sencillas y automatizadas para que la persona encargada
pueda realizar esta tarea de manera ágil y rápida.

Sin embargo, toda gestión de inventario parte de unos modelos que

sirven de base para su ejecución. Los modelos sirven para analizar el
efecto de diferentes factores del entorno y permiten prever
eventualidades que puedan ocurrir en lo inmediato y a largo plazo.
Actualmente hay muchos programas de computación que se valen de
estos modelos para hacer más fácil la aplicación de las fórmulas, ya que
los usuarios solo tienen que introducir los datos y el sistema hace los
cálculos de manera automatizada y veloz.

Los dos modelos principales que se aplican en la gestión de inventarios

son: el modelo de Wilson y el modelo ABC.

EL MODELO DE WILSON

Es también llamado modelo de Pedido Óptimo o modelo EOQ. Se basa

en fórmulas matemáticas para definir las cantidades de pedidos más
indicadas que se deben realizar en la empresa para hacer más eficiente
la inversión de activos.

Este modelo se puede implementar en aquellas empresas que cumplan

con las siguientes condiciones:

– Que su necesidad de materia prima sea cuantificada en cantidades

estables.

– Que sus proveedores hagan los envíos de una forma continua y su

precio sea constante.

– Que el flujo de elaboración y despacho de sus productos terminados

también se mantenga invariable.

– Que no presente interrupción en sus existencias.

Antes de aplicar el Modelo Wilson, es necesario determinar ciertas

variables:

– Q: representa la cantidad de insumos que se van a solicitar por pedido.

– q : representa la cantidad de productos hechos por la fábrica que se

venden al año.
 – g: representa el costo por unidad que implica almacenar los insumos al
año.

– n: representa la cantidad de pedidos que realizan todos los clientes por

año.

– k: representa el costo por unidad de la totalidad de los pedidos al año.

– Ss: representa la cantidad de unidades que se encuentran en las

reservas de seguridad de la empresa.

– D: representa la cantidad de unidades de producto elaborado por la

empresa que demandan los clientes.

Para determinar la cantidad de pedido óptimo se aplican las siguientes

fórmulas:

p (D/Q)

Luego:

g( Q/2 )

Y por último:

El modelo ABC

También llamado el método de 80/20, se fundamenta en el llamado

principio de Pareto y se emplea para clasificar los insumos según la
importancia de los mismos.
Este modelo se aplica a productos inventariados que requieren
diferentes maneras de control. En este modelo, cada artículo recibe un
tratamiento diferenciado acorde con su categoría.

Inicialmente se debe registrar el costo de cada elemento almacenado y

su frecuencia de consumo. Luego se multiplica la cantidad de insumos
consumidos por el costo de cada unidad y, seguidamente, ordenamos
las cifras resultantes en orden creciente.

Las cifras se categorizan como:

Son aquellos artículos que poseen más valor, bien sea porque son los
más utilizados, los más solicitados por los clientes o los más importantes
para la empresa. Para este renglón se deben implementar rigurosos
controles periódicamente supervisados, poniendo especial atención en
la exactitud de los datos asentados.

Este segmento amerita mayor inversión de recursos por ser el más

rentable. Esta categoría debe ubicarse en la zona de más fácil acceso al
personal o al público. De ser posible, lo ideal es emplear sistemas
automatizados para hacer el pedido y el despacho de los productos,
garantizando su entrada y su salida de manera rápida y eficiente.

Son aquellos artículos que poseen valor medio. Para este renglón la
rigurosidad se relaja un poco sin descuidar el chequeo de la existencia.
Esta categoría debe ubicarse en la zona de acceso medio debido a su
moderada salida.
 C

Son los artículos de menos valor. Muchas veces es más el gasto que
representan que la ganancia que aportan a la empresa. No se requiere
excesiva precisión en los registros; de hecho, basta con mantener los
artículos en orden. Esta categoría puede ubicarse en espacios de bajo
tránsito debido a su lenta salida.

La metodología ABC promueve la efectividad en depósito, ya que

requiere menos tiempo al momento de ubicar los insumos porque los
más solicitados se encuentran agrupados.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que debe hacerse un chequeo
cada cierto tiempo a fin de actualizar el valor de los productos, porque
puede que hayan modificaciones y algunos productos cambien de
categoría. Este sistema resulta especialmente útil al momento de la
toma de decisiones.

Ejemplos

– Una empresa de zapatos vende más en los meses de primavera y

verano y necesita incrementar las existencias en esos meses.

– Una farmacéutica se enfrenta ante una etapa de muchos pedidos

debido a una epidemia.

– Una empresa cárnica tiene acumulación de stock, lo cual le produce

gastos, y tiene que resolver cómo reducir el almacenaje de esos
productos.

LOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS

Son sistemas de contabilidad que se utilizan para registrar las

cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la
mercancía vendida. Existen básicamente dos sistemas para llevar a
cabo los registros de inventario
EL SISTEMA PERIÓDICO

En este sistema se realiza el control de inventario cada determinado

tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para
poder determinar con exactitud la cantidad de inventario disponible en
una fecha determinada.

Ventaja Para Las Empresas

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto cono el costo de

venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se
hace al final de un periodo, que puede ser mensual, semestral o anual.

EL SISTEMA PERPETUO

En este sistema la empresa mantiene un registro continuo de cada

artículo del inventario, de esta forma los registros muestran las
mercancías disponibles en todo momento.

Ventajas Para Las Empresas

Este sistema es útil para preparar estados financieros mensuales,

trimestrales u otros estados intermedios. La empresa puede determinar
el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas
directamente de las cuentas, sin tener que hacer un conteo físico de las
mercancías. Proporciona además, un grado de control más alto que el
sistema periódico, debido a que la información del inventario siempre
está actualizada.
 1. Caso de Éxito Tecnología para Logística WMS de RedPrairie en Pepsico
Fritolay por NetlogistikLas ventajas que tiene esta organización al
establecer el sistema son:
VENTAJAS:
 Eliminar los sistemas manuales.
 Aumentar la productividad.
 Mejorar la exactitud.
 Eficientizar los Procesos de distribución de principio a fin.
 Forma ordenada y control del inventario en tiempo real.
 Velocidad en recibo y despacho en los almacenes para
mayor flujo de producto.
 Rotación perfecta del producto terminado bajo el concepto
FEFO.
 Ubicación exacta de la mercancía.
 Situación exacta de logística del lote de mercancía y del
flujo de picking.

RIESGOS:
 Mantener la velocidad del despacho.
 La dificultad para la asimilación del sistema.
Los operadores de este sistema como lo son, Auxiliares de almacén,
almacenistas, auxiliares administrativos, coordinadores del CEDI, así
como los transportistas están sujetos a la organización de este sistema,
en donde son comandados por órdenes de ejecución en tiempo real para
hacer más eficiente la logística de la planta, desde la llegada del
producto hasta en cual muelle y que tipo de trasporte lo llevará a su
destino. Este sistema traza las rutas de los almacenistas para que eviten
colisiones o la pérdida de tiempo en la maniobra.

2. Caso de éxito Colombina - Distribución Dirigida por Voz - Egoméxico

La automatización que se logra destacar en este video nos muestra la

dimensión que tiene la aplicación de tecnología a procesos industriales
donde depende completamente de la mano de obra de las personas, y
en el que todos los procesos que se involucran dependen única y
exclusivamente de cada persona. El
 alistamiento logra permite la optimización de tiempo, lo que conlleva al
aumento de la producción y costos económicos de esta forma vuelve
competente esta industria en el mercado, ofreciendo así productos a
menores costos gracias a los gastos que se ahorran en la producción y
ofreciendo bajos costos en los productos en el mercado comercial , de
esta manera se obtiene una oferta de productos económicos rentables
para la compañía, capaces de competir con cualquier producto de este
tipo de mercado, un producto con calidad.

3. El Caso de Éxito de Totto, Cliente de Fortna / Totto, Fortna's Clients

Succesful Stories

Fortna está ayudando a Nalsani S.A. a soportar su rápido crecimiento, a

través del proyecto Tittan, proyecto de implementación de su Centro de
Distribución y de sus nuevas operaciones.
Es una solución semiautomatizada con la capacidad de despacho que
permite a Totto el crecimiento de la empresa.

VENTAJAS:
Incremento de:
1. Capacidad de despacho 400%
2. Frecuencia de despacho de 1 a 2-3 por semana
3. Confiabilidad de inventarios del 99.8% - 99.9%

4. El Caso de Éxito de Coca-Cola, Cadena de Suministro.

La compañía Coca Cola realiza una Segmentación de clientes por

tamaño canal, aplicando que un mismo modelo de logística de
distribución no aplica para todos los clientes, con la información
generada en la captura de la demanda se programa las entregas con un
ruteo dinámico que optimiza diariamente la distancia recorrida y los
recursos disponibles de acuerdo a las órdenes que fueron generadas, de
esta manera se busca entregar más producto mientras se recorre menos
kilómetros ,incrementando así la utilización de los activos y obteniendo
costos de distribución óptimos ,una vez programadas las diferentes
rutas se debe definir el patrón de carga para cada una de ellas, de
manera que ayude hacer más eficiente la labor de carga como la de
entrega, en este punto el diseño del camión es clave para garantizar
una óptima utilización del activo por lo tanto un buen retorno de la
inversión finalmente luego de implementar el diseño segmentado de la
distribución se debe medir su desempeño para evaluar su
funcionamiento, los principales indicadores que son evaluados
son ;cumplimiento perfecto de una orden y costo de distribución por
caja, el cumplimiento paso a paso de este diseño de distribución
segmentada debe llevar a Coca Cola alcanzar los niveles de clase
mundial de 99.5% en el cumplimiento prefecto de una orden que
mide la
satisfacción del cliente por la entrega total del producto en el tiempo
establecido, Coca Cola tiene una cadena de abastecimiento enfocada en
el cliente los temas claves son exactitud y velocidad donde la exactitud
ayuda aumentar el nivel de satisfacción de cliente y la velocidad genera
mayor productividad y una mejor utilización del capital invertido,