Código: PC-05
MEDICAR
Versión: 02
Fecha Vigencia:
AUDITORIA INTERNA 2023-05-15
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades que se deben seguir para la realización de las Auditorías Internas al
Sistema de Gestión de Calidad de MEDICAR SAS
2. ALCANCE
Aplica para todos los procesos que tienen que ver con el Sistema de Gestión de Calidad, la
certificación de conductores bajo la Resolución 0217 de 2012, Resolución
20223040030355:2022, Resolución 5228 del 2016 y reglamentación asociada a esta
actividad.
3. DEFINICIONES
Auditoria de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.
Auditor: Persona con la competencia para efectuar auditorías según el alcance requerido.
Auditado: Una organización o persona, sometida al proceso de auditoría.
Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para evidenciar el cumplimiento o no de los criterios de auditoria y que
son verificables.
Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencias.
Hallazgos de Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios de la auditoria.
Conclusiones de la Auditoria:Resultado de una auditoria que proporciona el auditor (es) tras
considerar los objetivos, criterios, hallazgos y demás aspectos de la auditoria
4. CONTENIDO
4.1 Planeación de la auditoria
El Administrador cada año planifica las Auditorías Internas de Calidad así:
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Determina el alcance general de la Auditoria, teniendo en cuenta la importancia y el grado
de desarrollo del proceso o tema a auditar y el resultado de las auditorías anteriores.
Hace la programación de Auditorías Internas definiendo: Los temas a auditar, las fechas
en las que se auditará cada uno de las actividades y asigna el auditor responsable de
realizar la auditoria. El Auditor debe ser una persona totalmente independiente a la
actividad auditada.
En la auditoria se deben revisar todas las actividades del Organismo Certificador.
NOTA: El Administrador pueden establecer durante la planeación, la contratación de una
persona externa al Organismo Certificador, para realizar la auditoria interna. Esta persona
deberá presentar su hoja de vida, la cual quedará archivada como soporte de la auditoria.
4.2 Preparación de la Auditoria
El Auditor realiza lectura preliminar de la documentación a auditar, indicada en el formato Plan
de Auditoria; y notifica fecha y hora de la misma; dicha notificación es entregada previamente
al auditor y al auditado.
El auditor elabora el formato Lista de Verificación para la Auditoria, con base en el proceso
correspondiente, indicando las evidencias que le debe solicitar al auditado. La Lista de
verificación es una guía en la Auditoría y es flexible de acuerdo al desarrollo de la misma.
Nota: En la ejecución de las listas de la auditoria, el auditor debe incluir todos los numerales
de la norma aplicable.
4.3 Ejecución de la auditoria
En la fecha establecida el Auditor realiza la Auditoria teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Reunión previa con el o los responsable(s) del proceso auditado, con el fin de informarle el
alcance de la auditoría, métodos y procedimientos que van a ser usados en ésta. El registro
de la actividad, es el formato Acta de apertura y cierre de auditorías.
2. Inicio de la auditoría a manera de entrevista tomando nota de la información que expone el
auditado y registrando también las observaciones o anomalías que encontró en el desarrollo
de ésta. Cada una de las afirmaciones del auditado debe ser probada por medio de registros
o evidencias físicas.
3. Recopilación de evidencia según la información a través del diligenciamiento del formato
Lista de verificación.
4. Elaboración del Informe de Auditoría en el formato Informe De Auditoria y de existir no
conformidades se registrarán en el formato Acciones Preventivas y/o Correctivas y se les
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realiza seguimiento en el formato Plan de Acción. Esta documentación debe ser diligenciada
durante los cinco (5) primeros días hábiles siguientes a la realización de la auditoria y queda
como herramienta para la revisión del sistema. Si es personal externo quien realiza la
auditoria puede presentarse la situación que utilice sus propios documentos (Entes de control,
Organismo Acreditador).
5. Reunión de cierre formal de la Auditoría, en la cual se indican los aspectos favorables y las
no conformidades encontradas. El Auditor debe presentar dicho informe al Auditado,
entregándole una copia del mismo. (De no existir no conformidades la auditoria queda
finalizada). El auditor debe entregar al Administrador la documentación de la auditoria para ser
archivada, el registro de la actividad, es el formato de Acta De Apertura y Cierre De
Auditorías.
4.4 Seguimiento a la auditoria
El Auditor, de acuerdo con los compromisos establecidos por el auditado, realiza el
seguimiento con el fin de verificar la implementación y eficacia de las acciones tomadas para
proceder a su cierre. Si una vez realizado este seguimiento no se ha dado cumplimiento a las
acciones, se programa con el responsable una nueva fecha de seguimiento. Realizado el
seguimiento, el auditor informa sobre el cierre de la no conformidad al Administrador, quien la
archiva con los demás documentos de la auditoria.
El informe de auditoría interna presentado al Administrador por el Auditor queda como
herramienta para la revisión del sistema.
La revisión a la auditoria se realiza en la próxima auditoria programada por el Administrador.
4.5 Selección de auditores
La organización puede tener uno o más Auditores Internos de Calidad, los cuales deben
demostrar su formación con el Certificado correspondiente. En el caso de que los auditores
internos de calidad pertenezcan a la empresa, el Administrador realiza la selección teniendo
en cuenta el perfil.
4.6 Seguimiento de los auditores
El seguimiento a los auditores es responsabilidad del Administrador mediante el registro de
todas las auditorías realizadas por cada uno en el formato Evaluación de auditores.
4.7 Frecuencia
Se deben programar por lo menos una auditoría interna por año y la(s) misma(s) deben ser
evidenciada(s) en el programa de auditorías.
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5. Anexos
Programa de auditorías
Plan de auditorias
Lista de verificación
Acta de apertura y cierre de auditorias
Acciones Preventivas y/o Correctivas
Informe de Auditoria
Evaluación de auditores
Plan de acción
6. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN DEL
VERSION RAZÓN DE MODIFICACIÓN
DOCUMENTO
15-06-2021 1 Creación
Se incluye Resolución
15-05-2023 2
20223040030355:2022
7. ELABORACION Y APROBACION
ELABORÓ APROBÓ
NOMBRE ANGELICA MARIA ARAUJO GIL OSCAR DAVID LOPEZ BARRIOS
CARGO COOR CALIDAD REPRESENTANTE LEGAL
