Funciones de la Administración
Las funciones de la administración son tareas universales que permiten coordinar
el conjunto de actividades que ocurren en una empresa, de manera eficaz.
Henry Fayol fue uno de los primeros teóricos en definir estos lineamientos. Este
ingeniero francés aportó un enfoque clásico para la administración, tras vivir las
consecuencias de la Revolución Industrial y de la Primera Guerra Mundial.
Las funciones administrativas impactan en toda la estructura de una organización,
desde los niveles inferiores y medios (con los obreros y los profesionales) hasta los
niveles más altos (con la capacidad directiva, que incluye al área administrativa).
Mientras que el objetivo final de una empresa es generar ganancias, las funciones
administrativas son las medidas que se deben seguir para llegar a sus objetivos,
mediante diferentes acciones y estrategias.
LAS FUNCIONES UNIVERSALES DE LA ADMINISTRACION
Planificación
La función de planificar es la primera y la más importante de la gestión
administrativa. Según Fayol, la empresa necesita un buen plan de acción (o de
proyección), en el que debe participar toda la estructura, lo que permitirá administrar
el área de producción, al personal y a los recursos.
La planificación puede ser tanto a corto como a largo plazo. Además, debe
considerarse como un proceso continuo, es decir, la administración tiene que
proyectar, implementar y revisar su planificación de manera regular para ajustar el
plan según sea necesario y en base al progreso alcanzado.
El desarrollo de la planificación implica definir aspectos de la empresa, como:
La misión. Se refiere a la finalidad para la que fue creada la organización.
La visión. Se refiere a la situación a largo plazo en la que se quiere ubicar a
la organización.
Los valores. Se refiere al conjunto de normas y principios por los que se rige
la institución.
Los objetivos. Se refiere a fines más específicos que la visión, aunque
también pueden ser a largo plazo.
Organización
La función de organizar resulta clave para que la empresa perdure en el tiempo.
Ordenar las tareas según las áreas y la estructura general, permite optimizar los
recursos necesarios, aprovechar el tiempo de trabajo, mejorar el flujo de trabajo y
tomar decisiones más acertadas.
En definitiva, organizar todas las partes que conforman a la organización fomenta
la productividad y mejora las ganancias.
Más allá de los objetivos fijados, de los imprevistos que puedan surgir o del
responsable que esté a cargo de la dirección, es necesario organizar cada parte de
la empresa en lo que se denomina “organigrama”, una representación gráfica de la
estructura que muestra la interacción entre cada parte y las personas que la integran.
Los principales tipos de organización pueden ser:
Lineal. Consiste en el tipo de organización más antiguo y sencillo, y se basa
en el principio de unidad de mando piramidal con una única autoridad, canales
formales de comunicación y decisiones centralizadas.
Funcional. Consiste en un tipo de organización basado en la especialización.
Se caracteriza por la autoridad dividida, canales de comunicación directos,
descentralización de las decisiones y énfasis en la especialización de las
tareas.
Dirección
La función de dirigir es propia de la gerencia y consiste en dar las órdenes a la
fuerza de trabajo. Las instrucciones claras y concretas de la gerencia, a través de
canales adecuados, garantizan un buen desempeño de los empleados.
Además, resulta importante la motivación de los subordinados para obtener
mejores respuestas tanto en la productividad como en el ambiente de trabajo. Sin
embargo, según la estructura de la empresa, puede resultar difícil que la gerencia
mantenga una relación cercana con todos los empleados.
Los gerentes deben contar con adecuados canales de difusión o de
comunicación, que les permitan transmitir mensajes claros, tener una devolución y
estar al tanto de lo que opinan los empleados (por ejemplo, a través de pruebas de
rendimiento de los empleados que realizan los supervisores o encuestas de
satisfacción de los trabajadores).
Coordinación
La función de coordinar consiste en armonizar todas las actividades y los
esfuerzos de cada parte del organigrama, para que accionen en conjunto hacia los
objetivos generales de la empresa. Cada área de la organización se debe
complementar y enriquecer con el trabajo de las otras partes.
El liderazgo debe centrarse en la coordinación, para lograr la motivación de los
empleados, un flujo de trabajo adecuado, y una productividad eficiente. Una
herramienta clave para la coordinar es la comunicación a través de diversos canales,
que permitan emitir mensajes claros y mantener una cercanía con cada trabajador.
La dotación del personal es un proceso que implica contratar a trabajadores
idóneos y retener a aquellos que resultan adecuados para la empresa (a través de
capacitaciones, compensaciones y evaluaciones de los empleados). El accionar de la
coordinación sobre todas las áreas, permite detectar el perfil de empleado necesario
para cada tarea
Control
La función de controlar o monitorear asegura que las tareas se lleven a cabo
según lo planificado. Es necesario que los gerentes realicen evaluaciones de
desempeño de los empleados, de manera regular, para anticiparse a posibles
obstáculos o desviaciones de las tareas (lo que entorpecería alcanzar los objetivos).
Los gerentes pueden establecer estándares de desempeño para medir el
rendimiento entre los trabajadores. Con los resultados del análisis, la gerencia puede
tomar decisiones más acertadas, tanto para solucionar conflictos como para corregir
errores respecto a lo planificado.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN SEGÚN HENRY FAYOL
Es evidente que desde principios del siglo XX, el enfoque en la administración
eficiente comenzó a ganar relevancia en las organizaciones, impulsado por la
necesidad de mejorar la productividad y la eficiencia en un entorno empresarial en
constante crecimiento. En 1916, Henri Fayol, a través de su obra "Administración
industrial y general", marcó un punto de inflexión al ofrecer un marco sistemático
para la gestión de empresas, basado en observaciones directas y experiencias
propias en el campo de la administración.
Los 14 principios propuestos por Fayol no solo sentaron las bases para las
prácticas administrativas de su tiempo, sino que han demostrado ser fundamentales
para el desarrollo de la teoría moderna de la gestión.
A pesar de los avances tecnológicos y los cambios en los entornos empresariales,
estos principios siguen siendo aplicables, ya que proporcionan una guía estructurada
para que los gerentes optimicen el uso de recursos, promuevan la organización y
logren la eficiencia operativa.
La universalidad de estos principios radica en su capacidad para ser adaptados a
diferentes contextos y sectores, lo que refleja su relevancia persistente en el campo
de la administración contemporánea.
Los 14 principios de Fayol son:
1. División del trabajo
Dividir el trabajo significa repartir las tareas necesarias para hacer un producto o
servicio. Se hace según la fuerza, capacidad y especialidad de cada persona. Así se
trabaja mejor y más rápido.
2. Autoridad
Este principio propone que los directivos tienen autoridad sobre los subordinados
y, por lo tanto, asumen la responsabilidad de sus acciones. Es crucial que los
puestos medios y altos mantengan expectativas claras y se encarguen de cumplirlas
periódicamente.
3. Disciplina
Tener un jefe no es suficiente; también necesitamos seguir las reglas con mucha
disciplina. Saber lo que hay que hacer no sirve de nada si no lo hacemos. Siempre
con respeto y educación.
4. Unidad de mando
El respeto a los acuerdos y la obediencia son aspectos esenciales de la
administración. Sin disciplina, los empleados no serán capaces de seguir las
instrucciones, y en ocasiones ni siquiera querrán hacerlo. La disciplina es una forma
de asegurar que todos sigan las reglas y los procedimientos indicados.
5. Unidad de dirección
El respeto a los acuerdos y la obediencia son aspectos esenciales de la
administración. Sin disciplina, los empleados no serán capaces de seguir las
instrucciones, y en ocasiones ni siquiera querrán hacerlo. La disciplina es una forma
de asegurar que todos sigan las reglas y los procedimientos indicados.
6. Subordinación
Los objetivos de la empresa son más importantes que los objetivos personales.
Primero van los objetivos generales.
7. Remuneración
Aunque no hay un sistema de pagos perfecto, es importante pagar bien. Hay que
motivar a los empleados con buenos salarios, pero no exagerar, deben ser justos y
acordes a la productividad.
8. Centralización
A veces, es mejor que la gestión de la empresa esté en manos de unos pocos, ya
que así se obtienen mejores resultados. Otras veces, conviene descentralizar y
delegar tareas, dependiendo del tipo de empresa.
9. Jerarquía
Debe existir una línea clara de autoridad y sistema de jerarquías en cualquier
empresa, lo que, de otro modo, se conoce como cadena de mando. En ella, los jefes
dan instrucciones a los subordinados para encargarse de tareas específicas.
10. Orden
Los recursos necesarios para la actividad de la empresa deben estar en el lugar y
momento adecuados.
11. Equidad
Aunque se debe seguir los principios de autoridad y unidad de mando, todos los
empleados deben ser tratados como compañeros. Un trato justo y respetuoso para
todos, sin importar su nivel en la empresa.
12. Estabilidad del personal
Es mejor que los empleados se queden en la empresa a largo plazo. Cambiar de
personal continuamente significa tener que formar a nuevos empleados y esperar a
que se adapten. La estabilidad laboral mejora la productividad.
13. Iniciativa
Es preferible que los empleados dispongan de libertad suficiente para idear y
ejecutar planes.
Al alentarlos a tomar la iniciativa y dar cabida a que planifiquen y desarrollen
iniciativas por cuenta propia, los directivos aumentan la satisfacción laboral y aportan
oportunidades de desarrollo personal.
14. Unión del personal
Trabajo en equipo. La unión del personal y el trabajo colaborativo hace que mejore
el ambiente laboral y que los empleados se sientan parte de la organización.
Debe haber espíritu de equipo. Si todos trabajan juntos, se alcanzan los objetivos
más rápido.
NIVELES DE ORGANIZACIÓN EN UNA EMPRESA
Nivel superior o estratégico
Los ejecutivos del nivel estratégico toman decisiones que afectan a la totalidad de la
empresa, pero no se ocupan de las actividades cotidianas de esta. Definen los
objetivos estratégicos y encaminan la organización hacia el logro de los mismos.
Este nivel gerencial es responsable del desempeño organizacional y de la toma de
decisiones importantes para el crecimiento empresarial.
Este nivel coincide con la visión general del estado del mercado y la producción de
estrategias que permitan una adecuada adaptación al cambio. El director ejecutivo es
quien se encarga de desarrollar las directrices que regirán toda la organización.
Estas se basan en la situación actual de la empresa, las perspectivas a futuro, sus
interrelaciones, la competencia del mercado, etc.
El nivel estratégico es el que más peso tiene sobre las decisiones organizacionales,
por lo que si se toman buenas decisiones, el resto de las áreas se beneficiarán de los
resultados obtenidos, pero si son desacertadas, terminará salpicando y afectando a
las demás. Por ser la gestión más importante, su planificación es a largo plazo,
aproximadamente, de 3 a 5 años.
Funciones principales
Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).
Elaboración de planes estratégicos.
Evaluación del éxito o fracaso de los planes estratégicos para realizar los
cambios correspondientes cuando los resultados no sean los esperados.
Percepción de la organización como un todo a partir del cual se derivan los
planes estratégicos a las demás áreas y niveles.
Toma de decisiones de alto rendimiento y riesgos para impulsar el avance de
la empresa hacia el cumplimiento de objetivo general.
Desarrollo a largo plazo de nuevas metodologías y herramientas tecnológicas.
Gestión del cambio organizacional. Impulsar la innovación para obtener
ventajas competitivas que ayuden al posicionamiento en el mercado.
<<<Checklist: KPI para la toma de decisiones en la dirección empresarial>>>
Nivel medio o táctico
Es el responsable ante la alta dirección y nivel estratégico. Está a cargo del nivel
operativo y se ocupa de supervisar los procesos y proyectos ejecutados por los
colaboradores de este nivel inferior. Ejecutan planes organizacionales conforme a las
políticas de la empresa y los objetivos estratégicos de la alta dirección. Asimismo,
son los que actúan de intermediarios entre la dirección y el nivel operativo.
En el caso de que el nivel operativo tuviese mandos inferiores, los responsables del
nivel táctico pueden ponerse de acuerdo sobre los lineamientos a seguir en temas
como diseño y rediseño de procesos, o avance de un proyecto en particular que
involucre más de un proceso. Al mismo tiempo, brindarán orientación e información
decisiva a estos mandos inferiores para mejorar el rendimiento y los resultados del
nivel operativo en general.
Funciones
Ejecutar planes operativos en función de las metas organizacionales de la
compañía.
Contribuir a la sana mediación entre el nivel estratégico y el nivel operativo
para alinear ejecución con objetivos.
Inspirar y orientar a los gerentes del nivel operativo a mejorar el desempeño y
el logro de los objetivos a través de procesos más eficientes.
Proporcionar información relevante a la dirección, cuyo valioso aporte
permitirá a la empresa optimizar la productividad de todas las áreas, teniendo
en cuenta un enfoque más amplio y estratégico.
Definir y monitorear indicadores de desempeño a nivel colectivo.
Diseñar y establecer sistemas de información y trabajo colaborativo.
Detectar y resolver problemas dentro y fuera de los grupos de trabajo.
Efectuar estadísticas e informes de rendimiento.
<<<Gestión del cambio: ¿Cuál es el rol de la dirección?>>>
Nivel inferior u operativo
El nivel operativo pone en equilibrio la experiencia laboral con las habilidades
interpersonales para mejorar los procesos operativos específicos. Se destacan
principalmente las capacidades de las personas para lograr procesos más eficientes
y dinámicos como una iniciativa constante.
Los gerentes del nivel operativo deben ser capaces de dirigir y controlar a
colaboradores específicos. A la vez, debe poseer habilidades interpersonales para
administrar a las personas y ayudarlas a alcanzar los objetivos diarios.
Funciones
Comunicar decisiones y estrategias a los colaboradores.
Prestar atención y escuchar activamente.
Priorizar tareas.
Alinear recursos para ejecutar los procesos de manera eficiente.
Tener apertura mental para aceptar nuevas ideas y críticas.
Organizar procesos, actividades y tareas.
