ALCANZAR EL ÉXITO COMO

ADMINISTRATIVA

CAPÍTULO 1: La Profesión Administrativa - Consideraciones Generales.

CAPÍTULO 2: Perfil Profesional de Las Administrativas.

CAPÍTULO 3: Perfil Profesional de La Secretaria De Departamento.

CAPÍTULO 4: Secretaria de Dirección General.

CAPÍTULO 5: Formación y Desarrollo Profesional.

CAPÍTULO 6: Conocer su Empresa, su Cultura y su Lenguaje.

CAPÍTULO 7: Organización y Realización del Propio Trabajo.

CAPÍTULO 8: La Documentación.

CAPÍTULO 9: Tipos de Documentación.

CAPÍTULO 10: Manual de Des(Info)Intoxicación.

CAPÍTULO 11: Cambios de Actitud.

CAPÍTULO 12: Prácticas de Trabajo Eficaz.

CAPÍTULO 13: Tipos de Carpetas.

CAPÍTULO 14: Potenciación de la Misión del Departamento y La Empresa.

CAPÍTULO 15: Relación y Colaboración con Otros Departamentos.

 CAPÍTULO 1:
LA PROFESIÓN ADMINISTRATIVA -
CONSIDERACIONES GENERALES

Un buen administrativo/a puede definirse como un colaborador eficaz, discreto y de

plena confianza. Poseedor de las cualidades y capacidades necesarias que contribuye
con su dedicación personal a la buena organización y positivo funcionamiento de su
departamento y de la Empresa y que mantiene positivas relaciones interpersonales en su
entorno profesional. La cultura corporativa, la estructura organizativa, los estilos de
mando, entorno empresarial, son algunas cuestiones que condicionan considerablemente
el trabajo de la administración en la empresa.
Se estima que la labor administrativa libera a sus jefes del orden del 30 por 100 del
trabajo que éstos tendrían que realizar personalmente si no contaran con la eficaz
colaboración de su "brazo derecho", de los que "oyen crecer la hierba" en su
entorno profesional.
El trabajo administrativo implica una función delicada que exige de quien la desempeña
diversas cualidades; en especial, de carácter intelectual y humano. Un excelente
administrativo responderá a la mayor parte de los siguientes requisitos:
-Sólida formación administrativa y comercial, una cierta cultural general,
conocimiento extenso del servicio y de la empresa.
-Facultad de adaptarse a ritmos de trabajo variados, buena resistencia física y
nerviosa.
-Dotes de observación y asimilación, rapidez de comprensión y buen sentido,
apreciación justa de la importancia y urgencia de los asuntos, movilidad y
presencia de ánimo, aptitud para captar el encadenamiento de los problemas y
pensar en función del porvenir, y precisión en el modo de proceder.
-Receptividad y disponibilidad, interés y celo en el trabajo, espíritu de disciplina
unido a la capacidad de obrar de manera independiente, iniciativa y decisión (ni en
exceso, ni en defecto), integridad y sentido de la responsabilidad, puntualidad,
discreción a toda prueba, abnegación y carácter servicial sin servilismo, comprensión,
paciencia y flexibilidad sin debilidad, tacto y diplomacia, mundología y corrección, todo
ello unido a un punto de autoridad natural sin renunciar a un sano optimismo y a un
humor relativamente estable y jovial.
 CAPÍTULO 2:
PERFIL PROFESIONAL DE LAS ADMINISTRATIVAS
Veamos las funciones y el perfil profesional que deben tener las secretarias.
Funciones y responsabilidades más significativas:
 Distribuye el correo de entrada en su departamento.
 Mecanografía/procesa textos dictados o repetitivos.
 Reúne información sencilla sobre uno o más asuntos encomendados.
 Realiza trabajos administrativos diversos y sencillos (facturación, ofertas,
contratos,¿).
 Archiva documentación según instrucciones recibidas.
 Acoge a las visitas.
 Transmite las informaciones encomendadas.
 Puede llegar a tener conocimiento de información reservada.
Formación.-
 A nivel de BUP o Formación Profesional Administrativa.
 Cursos de secretariado (deseable)
 Mecanografía, a partir de 200 pulsaciones por minuto
 Taquigrafía (deseable), a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo
escrito a nivel normal de lectura.
 Conocimiento práctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de cálculo
y aplicaciones informáticas.
Experiencia profesional.-
 Dos años. Deseable que al menos durante 6 meses haya realizado tareas
similares a las anteriormente descritas.
Perfil.-
 Orden y pulcritud en el trabajo.
 Facilidad para las relaciones interpersonales.
 Discreción y cuidada atención en el trato personal y telefónico.
 Positiva disposición para trabajar en equipo.
 Espíritu de superación.
Dependencia.-
 Jefe (s) de Sección/Servicio
 CAPÍTULO 3:
PERFIL PROFESIONAL DE LA SECRETARIA DE
DEPARTAMENTO

LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE DEPARTAMENTO:

Funciones y responsabilidades más significativas.-

 Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento.
 Redacta correspondencia de trámite, o más compleja, en base a las indicaciones
recibidas, preparándola para su firma y salida.
 Mecanografía/procesa la documentación que se le encomiende.
 Busca informaciones pertinentes en la empresa.
 Realiza tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones recibidas al
efecto (Estadísticas, cuadro de mando del departamento, etc.).
 Mantiene al día e introduce eventualmente adaptaciones en el sistema de archivo
de su departamento.
 Participa en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su superior.
 Prepara los desplazamientos del personal del departamento.
 Eventualmente, participa en las reuniones del departamento y redacta los
informes y actas correspondientes.

En ausencia de su superior, puede sustituirle momentáneamente en actividades

rutinarias y de trámite.
 Atiende y filtra visitas y llamadas telefónicas. Concierta las procedentes
entrevistas.
 Consigue informaciones pertinentes de sus interlocutores.
 Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebración de reuniones,
conferencias, etc.
 Utiliza adecuadamente la información confidencial (personal, técnica, comercial,
etc.) que conoces.

Formación.-
 A nivel de BUP o Formación Profesional Administrativa.
 Cursos de Secretariado.
 Mecanografía a partir de 250 pulsaciones por minuto.
 Taquigrafía, a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo escrito a nivel
normal de lectura.
 Conocimiento práctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de cálculo
y aplicaciones informáticas.
 Idiomas. Conveniencia/-necesidad, según la empresa y el departamento- de
conocer/dominar uno o más idiomas extranjeros (inglés, francés, alemán,entre
otros).

Experiencia.-
 Dos o tres años. Uno de ellos, al menos, realizando tareas similares a las
anteriormente descritas.

Perfil.-
  Orden y pulcritud en el trabajo.
 Facilidad para las relaciones interpersonales.
 Rapidez de comprensión.
 Discreción y cuidada atención en el trato personal y telefónico.
 Positiva disposición para trabajar en equipo.
 Capacidad de iniciativa para redactar escritos y resolver situaciones imprevistas.
 Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
 Espíritu de superación.
 Resistencia física y nerviosa.

Dependencia.-
 Director de departamento / división.
 CAPÍTULO 4:
SECRETARIA DE DIRECCIÓN GENERAL

LAS FUNCIONES DE UNA SECRETARIA DE DIRECCIÓN GENERAL:

Funciones y responsabilidades más significativas.-

 Colabora con la Dirección General contribuyendo a potenciar su capacidad y
rendimiento.
 Asegura que su superior disponga de todos los medios materiales y ambientales
necesarios para el desarrollo eficaz de su trabajo.
 Redacta correspondencia y documentos complejos, con solo indicaciones de su
contenido, preparándolos para su firma y salida.
 Mecanografía/procesa documentación confidencial y archiva la misma con
absoluta reserva.
 Busca y sintetiza informaciones dentro y fuera de la empresa (periódicos y
revistas especializadas, publicaciones, etc.), en función de los objetivos
encomendados.
 Reagrupa y sintetiza información periódica sobre la Empresa.
 Organiza el archivo según criterio propio.
 Se responsabilizará de la agenda de trabajo de la Dirección General.
 Organiza y gestiona viajes de trabajo de la Dirección General.
 Redacta informes y actas sobre lo tratado en reuniones y despachos con la
Dirección.
 Sigue la evolución de los asuntos y vigila la buena ejecución de las decisiones.
 Pide y facilita informaciones de cierta complejidad.
 Toma conocimiento de los problemas, peticiones e intereses de los visitantes en
el ámbito de su competencia y responsabilidad y procura ofrecer las soluciones
procedentes.
 Fomenta la cooperación y la calidad de las relaciones interpersonales en su
entorno de actuación profesional.
 Tiene acceso no restrictivo a la información generada y obtenida en la empresa,
incluso a la de carácter estratégico (proyectos de reestructuración, desarrollo de
nuevos productos y servicios, entre otras cuestiones).
 Por delegación, realiza tareas ejecutivas.
 Supervisa el trabajo de uno o varios empleados bajo su dependencia

Formación.-
 A nivel de COU o Formación Profesional Administrativa, como mínimo.
 Cursos de secretariado de Dirección en escuelas de negocios de reconocido
prestigio.
 Mecanografía, a partir de 250 pulsaciones por minuto.
 Taquigrafía, a partir de 80 palabras por minuto y traducción de lo escrito a nivel
normal de lectura.
 Conocimiento práctico, como usuaria, del procesador de textos, hojas de cálculo
y aplicaciones informáticas.
 Idiomas: Imprescindible dominio de uno o más idiomas extranjeros (inglés,
francés, alemán, entre otros)
Experiencia.-
 Cinco años. Dos de ellos, al menos, realizando tareas similares a las
anteriormente descritas.

Perfil.-
 Persona muy equilibrada.
 Organizada, práctica y eficiente.
 Alta capacidad de iniciativa y decisión.
 Motivada por su tarea.
 Discreción controlada.
 Seria y muy profesional.
 Trato personal esmerado.
 Habilidad de comunicación muy desarrollada
 Sin limitación de horario.

La secretaria de dirección depende del Director

General/Consejero/Delegado/Presidente.
 CAPÍTULO 5:
FORMACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL

Además de las cualidades y requisitos indicados anteriormente, las administrativas

deberán poseer una actualizada formación y experiencia para el desarrollo de su
actividad profesional. Esta formación, sólida y continuada, se basará en una adecuada
formación general, una procedente formación profesional y una consolidada
experiencia.

Formación general.-
 Cultura general básica.
 Ortografía, lenguaje, cálculo.
 Información y conocimiento, a cierto nivel, de su entorno social, económico
o cultural.

Formación profesional.-
 Actualización de los conocimientos adquiridos.
 Formación continuada en función de las necesidades y conveniencias de la
empresa.

Desarrollo y experiencia.-
 Adecuada aplicación/puesta en práctica de los conocimientos adquiridos.
 Eficaz ejecución de las tareas y misiones encomendadas.
 Utilización racional de los medios organizativos y materiales disponibles.
 Estar alerta, aprender y mejorar continuamente ante los acontecimientos
acaecidos, cambios previos e instrucciones recibidas.
 Aprender de las experiencias vividas. Aprovechar lo esencial y estar atenta a
cuanto pueda ayudarle a realizar el propio trabajo con la máxima eficacia y
satisfacción personal.

Identificar los estilos de mando en una empresa.- Para cualquier persona que desarrolla
un trabajo administrativo, es importante conocer el estilo de Mando que existe en una
empresa. Una breve descripción de las características de cada uno de estos estilos de
dirección es:
PARTICIPATIVO : Este tipo de directivo recurre a la consulta continua a sus
subordinados. El líder procura de forma activa, que el grupo se implique y participen en
los intereses y objetivos de la empresa. Las decisiones se adopte un consenso. Se
estimula la creatividad del personal.
CONSULTANTE: Es un estilo parecido al anterior. El líder consulta al grupo sobre los
asuntos que son del interés específico de estos, pero se reserva siempre la decisión final
que debe de ser acatada por el personal sin ningún tipo de discusión.
AUTOCRATA: Este tipo de líder es aquel que asume todas las responsabilidades y
decisiones del personal que tiene bajo su mando y el control de todas las operaciones. El
resto del personal no participa y la única vía de comunicación es descendente. No se
valora la creatividad del personal.
BUROCRATICO: Fundamentan la dirección de la empresa en el cumplimiento de los
reglamentos, el mantenimiento de la situación, el respeto a los niveles jerárquicos. Se
coarta la participación del grupo, la creatividad no se valora y la única vía de
comunicación es descendente.
PERMISIVO: El líder se limita a señalar las directrices generales y delega toda la
autoridad en el grupo, para que estos organicen y tomen las decisiones utilizando sus
propios criterios.
Se han realizado innumerables observaciones y estudios para tratar de determinar la
productividad de cada uno de los estilos de dirección, obteniendo mayor productividad
los estilos por siguiente orden; Permisivos, seguidos por Participativos y quedando
siempre en último lugar los Autocráticos.
 CAPÍTULO 6:
CONOCER SU EMPRESA, SU CULTURA Y SU
LENGUAJE

Es importante conocer bien la empresa en la que se trabaja a fin de comprender su

organización. Cada empresa tiene su propia organización, todas sus actividades están
estructuradas y coordinadas.
De su organización depende el funcionamiento armonioso. Este objetivo supone buenas
relaciones entre todos los partenaires ( proveedores, clientes, banqueros, etc..), pero
también un excelente rendimiento del personal. Las tareas a cumplir son numerosas y
variadas.

Se agrupan en servicios:

 Administrativo
 Técnico
 Comercial
 Financiero
 Recursos Humanos y personal
 Atención al Cliente
 Marketing

Cada persona es un elemento en la organización. Está asociada en todos los niveles

jerárquicos al funcionamiento del conjunto.
La estructura de su empresa está representada por el organigrama. Usted debe tomar
conocimiento de esto y saber cuáles son los lazos entre los servicios.
Algunas empresas distribuyen una cartilla de recepción a los nuevos empleados. Tome
conocimiento de esto. La empresa es un grupo de personas que trabajan juntas, es
necesario entonces que usted tenga cierta capacidad de adaptación, a fin de adquirir
rápidamente un espíritu de empresa. El trabajo en equipo es tan importante para la
buena marcha de la empresa como para cada uno de los servicios.
Cada empresa tiene su lenguaje, su cultura, y es importante conocerlos bien para
integrarse y respetarlos.
La cultura y el lenguaje de una empresa pueden ser comparados a los de un país. Un
extranjero que vive en un país después de mucho tiempo, que haya adquirido su
lenguaje sin su cultura, seguirá siendo un extranjero y no se integrará totalmente: le
faltarán siempre los sistemas de referencia.
 CAPÍTULO 7:
ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PROPIO
TRABAJO

La procedente atención y la eficaz respuesta de la administrativa ante las múltiples y

variadas tareas encomendadas, requiere:

 Esforzarse siempre en distinguir lo esencial de lo accesorio y atender realmente

a lo primero.
 Determinar cuál será para ella el mejor método de trabajo. Realizar sus tareas
burocráticas de forma más rápida, ágil y flexible.
 Tener orden y método, pero sólo en tanto en cuanto la eficacia personal y su
rendimiento se vean aumentados. A veces, un cierto "desorden efectivo" es
preferible a un "orden inoperante".
 Conservar el espíritu vivo y abierto, al objeto de poder adaptarse a las
circunstancias cambiantes de la vida, de la actividad de su propio trabajo y de la
empresa.
 Mantener su forma física y su equilibrio psíquico. Aprovechar razonablemente
sus fuerzas.
 Combatir en si misma la posible rutina, la pereza y la ceguera intelectual.
 Evitar la agitación y la sobreexcitación que turban el espíritu, trastornan la salud,
alternan la moral y perjudican el rendimiento.

EL LUGAR DE TRABAJO.- En la actualidad, la secretaria está ubicada generalmente

en un lugar de trabajo dotado de adecuadas condiciones ambientales y provista de
medios materiales que le permiten, le facilitan y le simplifican la procedente ejecución
de su tarea profesional:

 Espacio físico debidamente alumbrado, ventilado, protegido del frío y del calor.
 Mobiliario funcional.
 Medios técnicos que le permiten racionalizar y simplificar las operaciones
básicas y auxiliares de su competencia (máquinas de escribir y calcular,
ordenador personal, impresora, fax, teléfonos, etc.).
 Otros medios materiales necesarios.

ESPACIO DE TRABAJO: En todo caso, le será útil y conveniente también a la

secretaria poner orden en su espacio de trabajo. Un lugar para cada cosa y cada cosa en
su lugar:

 Sacar el mejor partido posible del espacio de que disponga.

 Colocar los instrumentos de trabajo, útiles diversos, archivo y documentos de
forma tal que se puedan encontrar y utilizar sin pérdida de tiempo y con el
mínimo esfuerzo; precisa ordenar las cosas, no "enterrarlas".
 Volver a colocar las cosas en su lugar una vez utilizadas. Desprenderse de todo
lo que haga referencia a un trabajo ya terminado.
 Tener siempre al día su documentación y agenda de trabajo. Caso contrario éstas
no tienen valor alguno.
 No dejar que los papeles se acumulen y "duerman".
 No conservar más que los objetos y documentos útiles. Desembarazarse
periódicamente de lo que ha "envejecido" o perdido todo interés.
 Mantener las máquinas útiles e instrumentos de trabajo en buen estado (a punto
de ser empleados).
 Apartar los objetos que distraigan inútilmente del trabajo que se realice.
 CAPÍTULO 8:
LA DOCUMENTACIÓN

Independientemente de que la administración mantenga debidamente ordenada,

archivada y custodiada toda la documentación de interés que se genera y se recibe en su
propio departamento, es conveniente también que conozca el significado práctico que la
documentación suele tener para los dirigentes. Se transcriben seguidamente dos
documentos que presentan información de cierta utilidad:
Organización de la documentación.- Todo dirigente tiene que recurrir constantemente a
determinada documentación: jurídica, financiera, técnica, comercial.
Las empresas no poseen, generalmente, un servicio de documentación centralizado y
organizado. Y aunque existiera, no dejaría de ser una documentación personalizada,
propia de cada dirigente.
La documentación del directorio técnico no es la misma que la del director
administrativo y financiero.
El uno y el otro desean tener su documentación personal que no comparten con nadie,
aunque no fuera más que para tenerla a su entera disposición en cualquier momento y
quieren personalizarla con acotaciones, comentarios, que sólo a ellos les interesan.
Pero al pasar el tiempo, esta documentación adquiere rapidamente una considerable
amplitud, ante la cual son pocos los que no se encuentran rebasados.
Y, sin embargo, qué innumerables son los problemas que se les plantean a cada instante
a los dirigentes, que requieren la consulta de textos o estudios de base. La gestión de las
empresas, se vuelve cada vez más compleja y se recurre a verdaderas técnicas que van
siendo cada vez más incumbencia de especialistas.
La inspiración y la imaginación, por brillantes que sean, ya no bastan para promover las
soluciones del porvenir, y la experiencia de los demás es una baza valiosa, una riqueza,
que conviene aprovechar cada vez más.
Esta riqueza, en la medida de lo posible, hay que tenerla a disposición y requiere:
 Conocer lo mejor posible el contenido de la documentación de que se dispone.
 Tener acceso lo más rápidamente posible al documento buscado.
 CAPÍTULO 9:
TIPOS DE DOCUMENTACIÓN

Veamos los diferentes tipos de documentación que existen:

 La documentación particular de la empresa: notas, informes, estadillos,

¿ establecida en y para la empresa.
 La documentación general: libros, encuadernaciones, revistas, artículos,
¿ publicados fuera de la empresa.

Ésta, se subdivide a su vez en:

1. La que tiene por objeto aportar al lector una información "flash" sobre
cuestiones de actualidad, que dependen generalmente de un campo de
reglamentaciones: fiscalía, derecho, legislación social, etc.
2. La que constituye un estudio más o menos exhaustivo sobre un problema
o un conjunto de problemas. Ejemplo: una revista especializada en el
estudio de métodos de gestión: comercial, industrial, financiera, etc.

1. La primera -la información "flash"- hay que leerla sin tardanza, porque
tal vez hay que tomar enseguida iniciativas o disposiciones. En cambio,
poco aporta a la cultura del dirigente.
2. La lectura de la segunda -estudio exhaustivo sobre un problema-
constituye un enriquecimiento intelectual, pero, en cambio, se puede
diferir sin inconvenientes. Es más, muchas veces es ventajoso diferirla:
nada es más fastidioso y hasta enervante que el ser "acogido en frío" por
un artículo o una obra de fondo, de tema importante en su esencia, pero
que no corresponde a las preocupaciones del momento. En cambio, unos
meses más tarde, quizás hasta años, ese problema se plantea en toda su
amplitud; ¡como podría lamentarse de no tener a mano ese estudio del
que se recuerdan uno más o menos, o cuya existencia se ha olvidado!
¡Con qué atención, y hasta con qué apasionamiento se leerá mientras
que, unos meses o unos años antes, no estábamos sensibilizados para
ello!.

Por consiguiente, ese estudio hay que memorizarlo:

 Cuando no es posible ni oportuno, ni fructífero ir leyendo la
documentación general sin interés inmediato, conforme se va
presentando.
 En cambio, es previsible que llegará un día en que se podrá
explotar con fruto.

El método consiste en tener un repertorio analítico, que comprende epígrafes adaptados

a las necesidades, es decir, que corresponden a temas o asuntos dados, la clasificación y
la colocación de los documentos haciéndose en exacta correspondencia con cada
epígrafe o grupo de epígrafes del repertorio.

A cada epígrafe corresponde una hoja de un repertorio alfabético de hojas móviles. Esta
hoja:
 Enumera, por título y nombre del autor, los libros y obras que contiene.
  Encierra una lista de dossiers abiertos para recoger documentos no
encuadernados (folletos, circulares, recortes de prensa, etc.).
 Comprende el título de artículos aparecidos en revistas, con indicación del
nombre y del número (o la fecha) de la revista.

De esta manera, cuando se plantee un problema relacionado con un tema dado, bastará
con remitirse a la página correspondientes del repertorio que indica el conjunto de la
documentación general de que se dispone al efecto.
La documentación particular se compone de notas, informes, partes, ¿ establecidos en la
empresa.
Una clasificación analítica alfanumérica, inspirada en los mismos principios que
anteriormente y adaptada a la empresa, permite la clasificación de un documento bajo el
título que le corresponda mejor.
Sin embargo, no cabe indicar ahora en el repertorio el título y el objeto de cada
documento, lo que llevaría a un trabajo largo y molesto. Basta con concebir los
epígrafes del repertorio analítico de una manera tan práctica y clara como sea posible, y
clasificar los documentos entre cotas, a su vez colocadas en cajas de dossiers colgados,
cuyo título ha de corresponder exactamente con el de las rúbricas del repertorio.
 CAPÍTULO 10:
MANUAL DE DES(INFO)INTOXICACIÓN

La exposición compulsiva a la información produce una extraña dolencia aún no

recogida en los libros. Es la ansiedad por la información. Una afección con sus síntomas
típicos, aunque no existen dos manifestaciones idénticas. Pero los pacientes relatan
desasosiego, temor y desarraigo de la realidad, además de otras numerosas y vagas
molestias físicas y psíquicas. Sólo en casos extremos, la ansiedad por la información es
una dolencia grave. Su tratamiento es simple. Se basa en reducir el acceso a la
información. A la vez, deben mejorarse la actitud ante la vida y las habilidades con la
información. (Muchas de las ideas siguientes están tomadas del excelente libro de
Richard Saul Wurnman: "Información anxiety; Doubleday, Nueva York, 1989).

Autochequeo de síntomas.-
 ¿Habla a menudo de verse incapaz de seguir la vorágine de la actualidad?
 ¿Se siente culpable por el montón de periódicos y revistas que aún le quedan por
leer?
 ¿No puede explicar algo que creía saber de sobra?
 ¿Habla con vehemencia de una película, de un libro o de algún otro
acontecimiento del que solamente ha leído por encima la crítica que se ha
publicado en el periódico?
 ¿Asiente con convicción sobre conceptos que oye por primera vez, o cita ideas o
imita actitudes que no comprende?
 ¿No monta un aparato o una construcción relativamente sencilla siguiendo las
instrucciones?
 ¿Recuerda haber desestimado adquirir un electrodoméstico por temor a no saber
hacerlo funcionar, o bien pensaba que el mero hecho de comprarlo ya
aumentaría su cultura tecnológica?
 ¿Se involucra en noticias de escaso impacto social o cultural y reacciona
emocionalmente ante informaciones que en realidad desconoce?
 ¿Piensa que es la única persona que no entiende determinadas cosas actuales?
 ¿Se muere de vergüenza con sólo pensar en responder a una pregunta con un "no
lo sé"?

Tratamiento para acabar con el ansia.-

SISTEMAS DE
REDUCCIÓN
TÉCNICA DE LA
TÉCNICA DE RECORTE TÉCNICA DE LA MESA
DIETA
De los periódicos y revistas Extienda sobre la mesa la Decídase por un
separe y lea lo información esencial. Deposite periódico, un semanario y
imprescindible. Tire el en el suelo la menos importante. un par de revistas
resto. Lea la que queda sobre la mesa y mensuales. No compre
Técnica de las tres tire el resto. Una variantes es la libros, sólo un "libro del
bandejas técnica del montón, puesto basta año" Para el "infoadicto",
Dedique la bandeja A la con amontonar la información en este es uno de los
información urgente, y la B, una esquina de la mesar y tirarla consejos más difíciles de
a la menos urgente. Si la cuando alcanza una cierta altura. cumplir.)
noticia pierde actualidad,
cámbiela de bandeja. Lea la
bandeja A y revisa la B. No
lea nunca la C
Técnica de las bolsas.
Periódicamente, ponga en
una bolsa la información
seleccionada. Féchela. Si
transcurridos seis meses no
la ha consultado, tírela.
 CAPÍTULO 11:
CAMBIOS DE ACTITUD

Vamos a analizar los diferentes cambios de actitud que puede tener una
administrativa.

1. Acepte de buen grado su desconocimiento en determinados campos del saber. La

ignorancia rebelde es una fuente inagotable de ansiedad. Por eso, no asienta con
la cabeza si no se entiende una cuestión. Además, recuerde siempre que
preguntar es de sabios.
2. Cuando aprenda un concepto nuevo, intente recordar cómo lo consideraba antes
de saberlo.
3. No se sienta culpable de lo que todavía no ha leído. La información es infinita.
A veces, no siempre sale a cuenta "perder el tiempo leyendo".
4. Piense contracorriente. Ante un problema o una primera respuesta, tenga
siempre la costumbre de considerar la solución opuesta a la inicial.
5. Cuando descubra una nueva idea que crea interesante, explíquesela a usted
mismo o coméntela con otra persona. Procure relacionarla siempre con lo que ya
sabe.

Consejos prácticos.-

1. Adquiera un poco de confianza y aprenda a moverse en el complejo mundo de la

información. Conozca bien los atajos y no menosprecie nunca los riesgos.
2. Determine su propio nivel de precisión. La perfección devora tiempo y
esfuerzos. Por ejemplo, exige más tiempo intentar alcanzar el grado 99 de
excelencia partiendo de 90, que conseguir un buen nivel -pongamos por ejemplo
alrededor de 80- partiendo prácticamente de cero.
3. Confeccione una lista de términos o conceptos usados u oídos habitualmente,
cuyo significado todavía desconozca o vea poco claro. Apréndalos con mucha
calma uno a uno. Determine también qué método y qué ritmo de aprendizaje le
resulta más cómodo.
4. Aísle los temas que le aporta más ansiedad -seguramente los más desconocidos-
y dedíquele en un principio un poco más de atención.
5. Olvídese de todo, menos de ser cada día un poco más feliz.
 CAPÍTULO 12:
PRÁCTICAS DE TRABAJO EFICAZ

A continuación le ofrecemos una serie de consejos para optimizar sus horas de trabajo.

Principios para simplificar y facilitar el propio trabajo.-

 Concebir y emplazar racionalmente el lugar de trabajo, (disposición general,

muebles, alumbrado, ventilación, temperatura, protección contra el ruido, etc.)
 Utilizar de manera óptima los recursos informáticos técnicos y materiales
disponibles, ¿
 Racionalizar las operaciones burocráticas y auxiliares (Imprimirles la máxima
rapidez, implicación y flexibilidad).
 Servirse de los procedentes instrumentos visuales, materiales, plannings, cuadros
sinópticos, etc.
 Descargar la "memoria":
A. Sirviéndose de una agenda, compendios, vademécums, etc.
B. Resumiendo brevemente, utilizando la forma de una nota escrita, las
observaciones o conversaciones de cierta importancia.
 Reservarse cada mañana, antes de empezar a trabajar, algunos instantes para
ordenar y colocar cerca de sí, agrupándolos de forma lógica, los asuntos, objetos
y documentos que serán necesarios durante las siguientes horas de la jornada.

Adecuada canalización de la "oleada de asuntos".-

 Procurar conservar la visión de conjunto y dominar las situaciones, en lugar de

dejarse sorprender constantemente desprevenida, evitar ser "arrastrada"· por las
circunstancias del momento.
 No fraccionar exageradamente la jornada de trabajo; el "desmenuzamiento" de
las ocupaciones obliga a una readaptación constante y origina un mayor desgaste
nervioso. Tender a "agrupar" los asuntos.
 Preparase, en forma conveniente, para resolver con celeridad y eficacia, los
asuntos pendientes.
 Ser precisa y concisa, pero sin adustez.
 Orden en el tiempo
 Empezar por verificar y analizar de un modo exacto el empleo de su propio
tiempo.
 Plantearse:
a) ¿Cual es la proporción del tiempo que dedico a los asuntos complejos e
importantes y cuál a los trabajos corrientes y de rutina?
b) ¿Cuál es el fraccionamiento de mi actividad?
c) ¿No resulta excesiva?
d) ¿Cuáles son los asuntos en los que con frecuencia me encuentro con
dificultades (en especial con respecto a los plazos a observar)?
¿Razones?
e) ¿Qué puedo hacer para remediar ciertas contrariedades y utilizar de
forma más racional mi tiempo?
f) ¿Como registrar y reducir al mínimo las interrupciones que entorpecen
mi trabajo (Visitas, llamadas telefónicas, petición de datos, ¿)
Un momento para cada cosa y cada cosa a su momento.-
 Clasificar las propias ocupaciones. Dividir, caso necesario, el trabajo a realizar
en etapas bien diferenciadas, que se aborden de forma sucesiva.
 En lo posible, no tratar más de un asunto a la vez, con continuidad y
exhaustivamente.
 Evitar lo provisional. Regular, en lo posible, cada punto de forma definitiva.
 Utilizar una agenda u otro instrumento adecuado, para anotar -excepción hecha
de los asuntos corrientes-, lo que deba examinar, despachar o realizar
personalmente.
 Prever "tiempos libres" e "instantes de tranquilidad" en el curso de la jornada.
 Ser puntual en la observación de los plazos y compromisos contraídos.
 En lo posible fijar horas determinadas para realizar ciertas operaciones
burocráticas y repetitivas (Correo, llamadas telefónicas, concertación y atención
de visitas, ¿)
 En todo caso y pese al volumen de las propias ocupaciones y responsabilidades
asumidas, la secretaria ha de aparecer siempre disponible al servicio del jefe y
del propio departamento.
 Considerar la procedencia de disponer de cuatro carpetas, suficientemente
rígidas para que sean duraderas, tituladas:
a) "ASUNTOS A RESOLVER"
b) "ESPERAR RESPUESTA"
c) "CURSAR"
d) "EN RESERVA"

De todas estas carpetas hablaremos en el siguiente capitulo.

 CAPÍTULO 13:
TIPOS DE CARPETAS

Veamos para qué sirve cada una de las carpetas que hemos creado.
La carpeta de "ASUNTOS A RESOLVER".- Colocar en ella las fichas o dossiers
pendiente de cumplimentar resolver, en orden decreciente de urgencia: arriba lo que hay
que hacer en primer lugar. Así, al abrir esta carpeta aparecerán ordenadas según deben
ser realizados asuntos a resolver:
Cada nueva tarea ocupará en la carpeta el lugar adecuado, en función de su propio grado
de urgencia y en comparación con la urgencia de las demás tareas ya clasificadas en la
carpeta.
En cuanto se este disponible, se realizarán/resolveran los asuntos contenidos en esta
carpeta, atendiendo al orden de urgencia establecido.
Una vez a la semana, al menos, ser revisará esta carpeta, se considerará la carga de
trabajos en curso, y se adaptará el empleo del tiempo a ellos, asegurándose que el orden
de urgencia sea o no modificado -simplemente descolocando fichas o dossiers -, en
función de nuevos hechos o circunstancias surgidas.
De esta manera, la programación del trabajo se hace automáticamente, dejando la mente
libre para poder centrar la atención en la tarea en curso.
La carpeta "ESPERAR RESPUESTA".- Cuando se trata de atender o resolver una
cuestión cualquiera, es frecuente necesitar informaciones o directrices. Éstas se solicitan
mediante nota, carta, teléfono o verbalmente. Mientras no se ha conseguido la respuesta,
la tarea no puede progresar entonces se saca de la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER",
en donde ya no tiene por qué estar, y se coloca en la carpeta "ESPERAR
RESPUESTA".
Una vez por semana, al menos (lunes por la mañana) se revisará esta carpeta de
"ESPERAR RESPUESTA" y las fichas o los dossiers para los cuales se impone un
"relance" se extraen de la carpeta. En cuanto se hacen los procedentes relances, se anota
en la ficha o el dossier que vuelven a colocarse en la carpeta "ESPERAR
RESPUESTA". Si no ha sido posible hace el relance inmediatamente, el dossier se
coloca en la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER" en la posición correspondiente a su
grado de urgencia.
La carpeta "CURSAR".- Esta carpeta debe contener las fichas o dossiers
correspondientes a:
Tareas terminadas que requieren un determinado control.
Ciertas circunstancias, o estados provocan a veces que determinados asuntos se
mantengan en una fecha o situación determinadas. Entonces se hace necesario actualizar
aquéllos y proceder en consecuencia Si tales tareas/asuntos se archivan de otras manera
se corre el riesgo de olvidarse de ellos. actualización.
Esta carpeta de "CURSAR" hay que revisarla por lo menos una vez al mes.
La carpeta "EN RESERVA".- En esta carpeta se clasifican las fichas o "dossiers"
correspondientes a asuntos que las circunstancias no hacen de actualidad, pero que se
prevé serán de actualidad en un futuro próximo.
Ejemplo: Un dossier sobre un cliente que aplaza su resolución "sinedie" (hasta que se
lleven a cabo los trabajos de traslado previstos de uno de sus centros de trabajo) sobre la
propuesta de servicio/suministro que le presentamos en su día.
Nuestro interés de gestión nos recomienda "volver al tema" en determinada fecha del
año en curso. Si simplemente se archivan, es muy posible que su existencia se olvide
por completo.
Esta carpeta, ha de ser revisada una vez por trimestre al menos.
CAPÍTULO 14:
POTENCIACIÓN DE LA MISIÓN DEL DEPARTAMENTO
Y LA EMPRESA

La aportación personal de la administrativa en cuanto a potenciación de la misión del

propio departamento y de la imagen de la empresa ha de basarse, en todo caso, en la
eficaz realización de las tareas que tenga encomendadas y en el mantenimiento de unas
adecuadas relaciones interpersonales, en su entorno profesional
Respecto a sus "relaciones interpersonales", las administrativas participantes recibirán
cumplida información, procedentes ejemplos y ejercicios prácticos, de verdadero interés
en el capítulo 4 y 6 " de este seminario.
Por otro lado, la eficaz realización de las numerosas y variadas tareas generalmente
asumidas por la administración, le permitirán a ésta ofrecer una importante y
significativa aportación al propio departamento y a la empresa, y, consecuentemente,
potenciar su imagen personal y profesional. Entre tales tareas, merece relacionarse las
siguientes:
 Correos: recepción, registro, distribución, transmisión para la firma, expedición.
 Trabajos corriente de escritura y reproducción: textos diversos -cartas,
telegramas, notas, extractos, resúmenes, avisos, circulares, informes, memorias,
actas, pedidos, etc.- que transcribir, traducir o redactar de manera más o menos
independiente, planteamiento de estadísticas, cuadros o gráficos. Trabajos de
copia y reproducción mediante máquina de escribir, ordenador personal e
impresora.
 Documentación, clasificación y archivo.
 Preparar: disponer los útiles de trabajo del jefe. Formar y tener a punto los
expedientes. reunir documentación y ciertos elementos de decisión; llevar a cabo
investigaciones o estudios preliminares.
 Comunicar: transmitir directrices, instrucciones e informaciones. Explicar,
interna y externamente, el porqué de ciertas medidas y decisiones. Informar a los
demás, caso de impedimento o ausencia del jefe; indicar, caso de urgencia,
dónde puede hallársele. Tener al corriente al jefe de todo lo que pueda
interesarle (cuando se halle presente, antes de que se ausente y a su vuelta).
 Organizar: preparar entrevistas, reuniones y manifestaciones diversas. -
Organizar los viajes. - Agrupar las citas y visitas, reduciendo las interrupciones
al mínimo. - Garantizar la tranquilidad del jefe durante ciertas horas de la
jornada; protegerle de los intrusos, sin por ello "secuestrarlo". - Facilitar la
tramitación de documentos.
 Seguir y controlar: vigilar los asuntos en curso, continuar las gestiones que se
hallen en espera o suspenso, llevar a cabo las sustituciones necesarias. -
Recordar a tiempo los plazos y citas que deben respetarse.
 Servir de agente de enlace: recibir, introducir y despedir a los visitantes. -
Pedir, realizar, recibir, filtrar y pasar la comunicación telefónica. - Atenuar -
escuchando, comentando y exponiendo las cosas- el efecto de manifestaciones
descomedidas (amortiguar los choques, conciliar).
 CAPÍTULO 15:
RELACIÓN Y COLABORACIÓN CON OTROS
DEPARTAMENTOS

Veamos cómo podemos establecer una buena relación entre departamentos.

1. Identificación de "clientes internos":

a) Establece cuál es tu red de servicio / relación. ¿De qué departamentos
recibes trabajos y a quién das?
b) Formas en las que podría mejorar mis relaciones con otros
departamentos:
2. Identificación de acciones fundamentales:
a) Designación de los tres servicios fundamentales que presto a mis "clientes
internos".
b) Tres casos que podría realizar para mejorar el nivel de calidad de mi servicio
 Proporcionar / proponer procedimientos y sistemas útiles.
c) Anotar tres instrucciones, procedimientos, fases de proceso, etc. que
considera conveniente suprimir.
d) Anotar alguna de las quejas de los "clientes internos" recibidas
recientemente.

3. ¿Cómo podría haberlas evitado?

a) Mejorar los canales de comunicación.
b) Indicar cómo podría mejorar los canales de comunicación,
 Con mi jefe:
 Con mis compañeros de departamento:
 Con personas de otros departamentos de la Empresa:
c) Ofrecer ayuda personal
 Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que doy a las personas
de mi departamento.
 Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que doy a personas de
otros departamentos de la Empresa.