GESTIÓN DE PROYECTOS
TRABAJO GRUPAL SEM 07
TEMA
Tarea Académica 2
DOCENTE
Azalgara Bedoya, Mauricio
INTEGRANTES
● ALFARO ZEGARRA, CAMILLA VIANKA
● ALVAREZ MINAYA, BRIGHITTE SONIA
● ARMIJO ROJAS, PAULO MIGUEL
● MACARIO ROJAS, BENJAMIN ERNESTH
● OQUENTA CERPA, JORGE LUIS
2024-I
1
MATRIZ DE COMUNICACIONES
Nombre del Proyecto: Reducción en la demora de entrega de productos
Reuniones
Reunión Frecuencia Participantes Objetivo General Entregable A cargo de: Observaciones
Reunión interna de - Gerente del Proyecto Revisar avance del proyecto, Informe de avance Gerente de Remota por
seguimiento con el Semanal - Equipo de proyecto problemas y dar posibles cada Lunes Proyectos videoconferencia
equipo de proyecto soluciones
Reunión mensual del - Gerente del Proyecto Revisar avance del proyecto, Informe de avance Gerente de Presencial en sala de
Proyecto - Gerentes de cada área problemas críticos y mensual Proyectos reuniones
Mensual
que participan en el compromisos
proyecto
Reunión de - Gerente del Proyecto Revisar avance de los Informe de avance Gerente de Remota por
seguimiento con el - Gerente Logístico + 2 problemas y coordinaciones semanal Proyectos videoconferencia
proveedor y área de Semanal asistentes entre proveedor y logística
logística - Nuestro contacto de para que los suministros
proveedor lleguen a tiempo
Reunión con el área - Gerente del Proyecto Revisar avance de las Informe de avance Gerente de Remota por
contable Semanal - Gerente Contable + 2 actividades, riesgos y semanal Proyectos videoconferencia
asistentes problemas
Reunión con el área IT - Gerente del Proyecto Revisar avance de las Informe de avance Gerente de Remota por
Semanal - Gerente IT + un actividades y problemas Proyectos videoconferencia
asistente
Reunión con área de - Gerente del Proyecto Revisar riesgos, problemas y Informe de observación Gerente de Presencial en sala de
Planta Una sola vez - jefe de cada área de posibles soluciones y mejoramiento, un Proyectos reuniones
Planta viernes
1
Reunión con área de - Gerente del Proyecto Revisar avance de las Informe de avance Gerente de Presencial en sala de
mantenimiento. - Jefe de mantto. + un actividades, problemas y semanal Proyectos reuniones (Se realizarán
Semanal
asistente posibles soluciones visitas a planta para ver
estado de las máquinas)
Reunión con área - Gerente del Proyecto Revisar avance de las Informe de avance Gerente de Remota por
administrativa Semanal - Gerente administrativo actividades y problemas cada miércoles Proyectos videoconferencia
+ un asistente
Informes
Documento Frecuencia Enviado a: Objetivo General Medio A cargo de: Observaciones
Plan de proyecto Fin de la Equipo de proyecto Informar el plan del proyecto a Físico Gerente del Sera enviado por correo en
planificación todo el equipo de producción proyecto el link de la conferencia y se
realizara una presentación
interna para todo el equipo.
Informe mensual mensual Comité del proyecto Informar avance del proyecto, Electrónico Gerente del Daremos informe general de
del proyecto actividades, riesgos y proyecto la semana
problemas críticos, hitos,
compromisos de la empresa.
Acta de reunión mensual Comité del proyecto Informar los acuerdos de la Electrónico Gerente del Informe de plan de trabajo en
mensual del reunión mensual del proyecto. proyecto equipo.
proyecto
Acta de reunión semanal Gerente de Documentar los acuerdos Físico Gerente del Ejecución de plan de
interna con el producción tomados en la reunión interna proyecto proyecto en equipo.
gerente de con el gerente de producción.
producción
Acta de reunión A demanda Comité de proyecto Documentar lo acordado en la Físico Gerente del Se dará informe general.
reunión interna con el gerente proyecto
general
2
Chats
Grupo Frecuencia Enviado a: Objetivo general Medio A cargo Observaciones
Estar disponible para abordar cualquier pregunta o problema
Coordinar desarrollo del chat Gerente de
Equipo A demanda Equipo de proyecto que pueda surgir, asegurando una comunicación fluida y eficaz
proyecto empresarial Proyecto
con el equipo
Equipo de dirección Utilizar el chat empresarial como medio principal de
Alta Gestión de incidentes y chat Gerente de
A demanda del proyecto y alta comunicación para una respuesta ágil ante cualquier incidente
Gerencia problemas del proyecto empresarial Proyecto
gerencia o problema
Equipo de dirección Mantener un registro conciso de todas las comunicaciones y
Gestión de incidentes y chat Gerente de
Proveedor 1 A demanda del proyecto de acciones tomadas en el chat empresarial para facilitar la
problemas de proveedor empresarial Proyecto
Proveedor gestión y seguimiento del problema
3
Matriz de Riesgo
Descripción del Riesgo Impacto Plan Plan
Estrategia de De
Fecha de Riesgo
Consecuencia Probabilidad Impacto Impacto Impacto Impacto Valoración de acción Continge
Registro / Condición (Puede Exposición
(que en en en en Impacto del Riesgo Respuesta ncia
Actualización (Debido ocurrir
ocasionará:) Costo Tiempo Alcance Calidad al Riesgo
a:) que:)
Se Se Reestruct
retrase aumen uración en
Debido a la Se retraso y ta la la entrega
10/05/2024 demora en entrega aumento de 50% 40% 30% 30% 80% 80% 40% mitigación produc del
productos de costo ción producto
product en 24
os horas
ESTATUS:
Estado: Abierto, Cerrado, Ocurrido.
Impacto: Impacto = Max (Costo, Tiempo, Alcance, Calidad)
Exposición: Impacto * Probabilidad
Probabilidad: Entre:
1-25%: Poco Probable
26-50%: Improbable
51-75%: Moderado
76-95%: Probable
4
96-100%: Casi seguro
Impacto en alcance: %: Apenas perceptible
10%: Funciones secundarias afectadas
20%: Funciones principales afectadas
40%: Alcance inaceptable para el usuario
80%: Alcance incompleto e inservible
Impacto en tiempo 5%: Aumento de tiempo insignificante
10%: Extensión menor al 5% del plazo total
20%: Extensión menor al 10% del plazo total
40%: Extensión menor al 20% del plazo total
80%: Extensión mayor al 20% del plazo total
Impacto en costos: 5%: Aumento de costo insignificante
10%: Extensión menor al 2% del presupuesto
20%: Extensión menor al 5% del presupuesto total
40%: Extensión menor al 10% del presupuesto total
80%: Extensión mayor al 10% del presupuesto total
Impacto en calidad: 5%: Apenas perceptible
10%: Sólo afectadas funciones principales
20%: La reducción de la calidad requiere aprobación del sponsor
40%: Inaceptable para el usuario
80%: Entregables inservibles
5
Estrategia de Respuesta al Riesgo: Mitigar
Eliminar/Evitar
Transferir
Aceptar
Plan de Contingencia: Reestructuración en la entrega del producto
6
MATRIZ DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS
De
Interesados Desconocedor Reticente Neutral Líder Estrategias y acciones
apoyo
para optimizar la logística se podría usar una herramienta
tecnológica que no implique un gran coste en el presupuesto ya
no apoyan el plan porque se
sea como una plataforma online que permita monitorear el
necesita optimizar la logística de
Actual Deseado recorrido de los repartos dando a conocer la ubicación de los
entregas para poder satisfacer a
vehículos y los conductores. Esto servirá para conocer el
los clientes
porcentaje de ejecución de cada ruta e identificar a cuantos
clientes ya se visitó y cuantos están pendientes.
Crear programas de apoyo personalizados para las pequeñas y
medianas empresas, establecer un fondo de ayuda destinado a
preocupados porque podría
empresas afectadas por retrasos en la entrega de sus productos,
afectar la viabilidad de las Actual Deseado
brindar orientación y respaldo financiero para ayudar a estas
pequeñas y medianas empresas
empresas a adaptar sus operaciones y reducir el impacto en su
rentabilidad.
se debe tener en primer lugar un calendario de pedidos
ordenado, un buen sistema de planificación para aumentar las
algunos apoyan porque es ventas y la fidelización de los clientes. Al hablar de tiempos de
Actual y
necesario una reducción en la entrega se hace referencia a los recorridos del transporte en este
Deseado
demora de los productos aspecto la optimización de rutas es esencial para evitar las fallas
de la entrega de productos haciendo eficientes su distribución de
recorrido.
