ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

JORGE PALACIOS PRECIADO

Establecimiento público adscrito al Ministerio

de las Culturas, las Artes y los Saberes

Francisco Javier Flórez Bolívar

Director General del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado

Yenni Marcela Gasca Muete

Subdirectora de Política y Normativa
Archivística

Diego Armando Ortiz Saza

Stefany López Álvarez
Deysy Celis Fraija
Profesionales Subdirección de Política y
Normativa Archivística

María Victoria Arnedo Martínez

Revisión de textos

Juan Rodríguez
Diagramación y gráficas

Archivo General de la Nación | Colombia

Dirección: Carrera 6 # 6-91
Teléfono: (601) 3282888
Correo institucional: contacto@archivogeneral.gov.co
Página web: www.archivogeneral.gov.co
Bogotá D. C., Colombia | 2024

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 2
 Contenido

Índice de figuras 4
Índice de abreviaturas 5
Introducción 6
Objetivo de la guía 7
Alcance de la guía 7
Público objetivo 7
Fundamento legal 7

Capítulo 1 8
Evaluación, aprobación y convalidación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental
1.1. ¿Qué es la evaluación de TRD y TVD? 9
1.2. Diferencia entre aprobación y convalidación de TRD y TVD 10
1.3. Plazo para emitir el Informe Técnico de Evaluación 10
1.4. Plazo para que las entidades hagan ajustes a las TRD y TVD 10
1.5. Ruta para agilizar la revisión de ajustes 11
1.6. ¿Cómo se garantiza la convalidación? 12
1.7. ¿Pueden las entidades organizar sus documentos de archivo durante la 13
evaluación y convalidación?
1.8. ¿Qué es el Registro Único de Series Documentales? 13
1.9. Requisitos para el RUSD 13
1.10. Vigencia del certificado del RUSD 13
1.11. Implementación de las TRD y TVD 13

Capítulo 2 14
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD
2.1. Documentos para iniciar el proceso de evaluación y convalidación 15
2.2. Procedimiento para la evaluación de Tablas de Retención Documental 16
2.3. Procedimiento para la evaluación de Tablas de Valoración Documental 24
2.4. Diligenciamiento de los formatos de TRD y TVD 30

Capítulo 3 34
Recomendaciones generales para los Consejos Territoriales
de Archivo

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 3
 Índice de figuras

Figura 1. Línea de tiempo para establecer periodos orgánico-funcionales 17

Figura 2. Ejemplo de codificación de estructura orgánica 18
Figura 3. Denominación de series y subseries documentales 19
Figura 4. Formato de Tabla de Retención Documental 32
Figura 5. Formato de Tabla de Valoración Documental 33

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 4
 Índice de abreviaturas

Abreviatura Significado
AGN Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
CCD Cuadros de Clasificación Documental
RUSD Registro Único de Series Documentales
TRD Tablas de Retención Documental
TVD Tablas de Valoración Documental

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 5
 Introducción

Introducción
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN), como ente rector
de la política archivística y gestión documental, en cumplimiento del Acuerdo
001 del 20241, emite los lineamientos para la elaboración, evaluación e imple-
mentación de los instrumentos archivísticos, en desarrollo de los procesos de la
gestión documental y de la función archivística; de tal forma, que se garantice
unidad normativa y técnica ante todas las instancias del Sistema Nacional de
Archivos del país.

Así las cosas, esta guía presenta los lineamientos para la evaluación de las Tablas
de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) que
deben desarrollar las instancias del Sistema Nacional de Archivos: oficinas de
archivo o de gestión documental, Comités de Archivo o Comités Institucionales
de Gestión y Desempeño, Consejos Territoriales de Archivo y Comité Evaluador
de Documentos, para efectuar el proceso de aprobación y convalidación de los
instrumentos archivísticos, atendiendo lo establecido en la normatividad archi-
vística vigente2.

Los lineamientos recogidos en esta Guía Metodológica para la Evaluación de las

Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental son producto
de las buenas prácticas ejercidas durante varios años por las diferentes instan-
cias competentes3. Dichas pautas requieren ser normalizadas, en aras de lograr
mayor efectividad en la aprobación y convalidación para, a su vez, garantizar la
correcta identificación y valoración de los documentos por parte de quienes par-
ticiparon previamente en el proceso de elaboración de los referidos instrumen-
tos archivísticos.

Esto quiere decir que la presente guía contiene información que se enmarca
en las acciones relacionadas con la etapa de evaluación de las TRD y TVD, aun
cuando los lineamientos deben ser atendidos desde la etapa de su elaboración.

1 «Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para
su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones».
2 Decreto 1080 de 2015, «Decreto Único del Sector Cultura». El artículo 2.8.2.1.3. define las instancias del Sistema Na-
cional de Archivos.
3 El artículo 2.8.2.2.1. del Decreto Único del Sector Cultura, «Evaluación de Documentos de Archivo», define la res-
ponsabilidad de la aprobación de las TRD y las TVD por los Comités Internos de Archivo integrados a los Comités
Institucionales de Gestión y Desempeño. Téngase en cuenta que, en cambio, la convalidación es el trámite posterior
a la aprobación que se realiza ante los Consejos Territoriales de Archivo o el Comité Evaluador de Documentos. Al
respecto, consulte el punto 1.2. de esta guía: «Diferencia entre aprobación y convalidación».

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 6
 Objetivos

Objetivo de la guía
Establecer los lineamientos técnicos para la evaluación de las Tablas de Reten-
ción Documental y Tablas de Valoración Documental que deben ser aprobadas y
convalidadas por las instancias del Sistema Nacional de Archivos.

Alcance de la guía
La guía toma como base la normativa vigente en materia archivística, la cual se com-
plementa con los documentos técnicos publicados por el AGN. En consecuencia, los
lineamientos impartidos son de obligatorio cumplimiento.

• Evaluación técnica y convalidación de las Tablas de Retención Documental y

Este documento
Tablas de Valoración Documental de la administración pública en sus diferentes
se enmarca en niveles, al igual que las entidades privadas que cumplen funciones públicas y
las acciones a demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
desarrollar durante
• Inscripción de las TRD y TVD en el Registro Único de Series Documentales (RUSD),
las siguientes etapas:
como requisito final del proceso.

Público objetivo
Los lineamientos para la evaluación técnica de las TRD y TVD van dirigidos, principal-
mente, a las instancias responsables de la aprobación, evaluación y convalidación:

• Direcciones, oficinas, grupos o áreas de gestión documental

• Comités Institucionales de Gestión y Desempeño
• Consejos Territoriales de Archivo
• Comité Evaluador de Documentos

Fundamento legal
Ley 594 de 2000 Artículo 2.8.2.2.1. Evaluación de Documentos de
Archivo. La Evaluación de Documentos de Archivo
Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Reten- deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de
ción. Será obligatorio para las entidades del Estado Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo
elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Reten- con lo establecido en la Ley 594 de 2000.
ción Documental.
El Comité Interno de Archivo de la respectiva enti-
Decreto 1080 de 2015 dad es el responsable de aprobar el resultado del
proceso de valoración de los documentos de archi-
Artículo 2.8.2.1.9. Funciones de los Consejos Depar- vo, a partir de agrupaciones documentales en series
tamentales y Distritales de Archivos. […] 4. Evaluar y subseries, sean estos físicos o electrónicos y de
las Tablas de Retención Documental y las Tablas de aprobar las tablas de retención documental o las ta-
Valoración Documental de las entidades públicas y blas de valoración documental.
privadas que cumplen funciones públicas de su ju-
risdicción, incluyendo las de los municipios aproba- Artículo 2.8.2.2.2. Elaboración y aprobación de las
dos por los Comités Internos de Archivo, emitir con- Tablas de Retención Documental y las Tablas de Va-
cepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea loración Documental. El resultado del proceso de va-
el caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse. loración de documentos de archivo que realicen las
entidades públicas o las privadas que cumplen fun-
ciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder
público, se registrará en las Tablas de Retención Do-
cumental o en las Tablas de Valoración Documental.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 7
1.
Evaluación, 1.1. ¿Qué es la evaluación de TRD y

aprobación y
TVD?

1.2. Diferencia entre aprobación y

convalidación convalidación de TRD y TVD

de Tablas de
1.3. Plazo para emitir el Informe Técnico
de Evaluación

Retención 1.4. Plazo para que las entidades hagan

ajustes a las TRD y TVD
Documental 1.5. Ruta para agilizar la revisión de

y Tablas de
ajustes

1.6. ¿Cómo se garantiza la

Valoración convalidación?

Documental 1.7. ¿Pueden las entidades organizar sus

documentos de archivo durante la
evaluación y convalidación?

1.8. ¿Qué es el Registro Único de Series

Documentales?

1.9. Requisitos para el RUSD

1.10. Vigencia del certificado del RUSD

1.11. Implementación de las TRD y TVD

 Capítulo 1
Evaluación, aprobación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

1.1. ¿Qué es la evaluación de TRD y TVD?

Es el análisis, revisión y razonamiento mediante el cual se verifican los requisi-

tos técnicos de elaboración establecidos en la normatividad vigente para que a
las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental les sea
otorgada, primero, la aprobación de parte del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño y, luego, la convalidación desde el Consejo Territorial de Archivos o
Comité Evaluador de Documentos.

Los resultados de tal proceso quedan documentados en el Informe Técnico de

Evaluación emitido por la instancia competente, es decir, el Archivo General de
la Nación o el Consejo Territorial de Archivos. En dicho reporte se le indica a la La evaluación verifica los
entidad solicitante si las TRD o las TVD cumplen con los requisitos técnicos para requisitos técnicos de
su sustentación ante el Comité Evaluador de Documentos o el Consejo Territorial elaboración establecidos
de Archivos, según corresponda4. Si por el contrario el Informe Técnico es desfa-
en la normatividad vigente
vorable, la entidad solicitante deberá realizar ajustes al instrumento archivístico.
para que a las TRD y TVD
En esa vía, el precitado Informe Técnico de Evaluación expone el análisis integral les sea otorgada, primero,
producto de la revisión de todos los soportes allegados por la entidad que soli- la aprobación de parte del
cita la convalidación de las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valora-
Comité Institucional de
ción Documental, en referencia a:
Gestión y Desempeño y,
• Memoria descriptiva luego, la convalidación desde
• Revisión de las estructuras orgánicas el Consejo Territorial de
• Codificación
Archivos o Comité Evaluador
de Documentos.
• Análisis de las funciones y su relación con las series y subseries documentales

• Conformación de las series y subseries documentales

• Denominación de las series y subseries documentales

• Tiempos de retención documental

Soportes

• Disposición final de las series y subseries documentales

• Procesos de reproducción técnica

• Identificación de archivos relativos a derechos humanos

• Articulación de los instrumentos archivísticos

Adicional a lo anterior, el Informe Técnico de Evaluación contendrá los resultados

para las Tablas de Valoración Documental frente a la revisión de la historia
institucional y los inventarios documentales, aspectos desarrollados en la pre-
sente guía para brindar los lineamientos de evaluación por ítem.

4 En cumplimiento del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 001 del 2024 establece que las enti-
dades del orden nacional, gobernaciones y alcaldías distritales deben remitir las TRD o TVD al Comité Evaluador de
Documentos del AGN para su convalidación. Las entidades del orden territorial, por su cuenta, deben remitir dichos
instrumentos al Consejo Territorial de Archivos de su respectiva jurisdicción.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 9
 Capítulo 1
Evaluación, aprobación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

1.2. Diferencia entre aprobación y convalidación de TRD y TVD

La aprobación: Es la gestión administrativa que realiza el Comité Institucional de Gestión y Des-
empeño de la entidad o quien haga sus veces, mediante la suscripción de un
acta donde consta que las Tablas de Retención y las de Valoración Documental
cumplen con los requisitos técnicos de elaboración establecidos en la normati-
vidad archivística vigente. Posteriormente, el acta es remitida a la instancia com-
petente para su evaluación y convalidación.

Cuando la entidad no pueda conformar el comité que avale las TRD y las TVD por
no contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia —personero,
curador urbano, notario, liquidador, entre otros—, la aprobación se hará por acto
administrativo, o documento equivalente, expedido por el representante legal.

La convalidación: Es la acción que realiza el Comité Evaluador de Documentos o Consejo Territorial

de Archivos —posterior al proceso de evaluación y con fundamento en el Informe
Técnico— la cual deja constancia, a través de un concepto emitido en la respec-
tiva acta decisoria, sobre avalar la implementación de las Tablas de Retención
Documental o Tablas de Valoración Documental. Se trata de un ejercicio subsi-
guiente a la aprobación efectuada por parte del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño o de quien haga sus veces.

1.3. Plazo para emitir el Informe 1.4. Plazo para que las entidades
Técnico de Evaluación hagan ajustes a las TRD y TVD

El Consejo Territorial de Archivos o Comité Evalua- Una vez recibido el Informe Técnico de Evaluación, las
dor de Documentos, en calidad de instancias com- entidades solicitantes tendrán un plazo máximo de
petentes, tendrán un plazo máximo de hasta sesen- hasta treinta (30) días hábiles para realizar los ajustes
ta (60) días hábiles para evaluar y emitir su Informe a las Tablas de Retención Documental o Tablas de Va-
Técnico de Evaluación sobre las Tablas de Retención loración Documental que les sean requeridos. Estos
Documental y las Tablas de Valoración Documental deben ser remitidos nuevamente a la instancia eva-
que le sean presentadas. Este término inicia a par- luadora a fin de continuar el trámite.
tir del día siguiente a la radicación de la solicitud de
convalidación de los instrumentos archivísticos. El Comité Evaluador de Documentos o Consejo Terri-
torial de Archivos podrá conceder una prórroga para la
Si transcurrido este lapso la entidad solicitante no ha entrega de los ajustes a las entidades que adelantan
recibido respuesta de su requerimiento, debe informar el proceso de evaluación y convalidación de las TRD o
a la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control TVD hasta por otros treinta (30) días hábiles, siempre y
del Archivo General de la Nación para su competencia. cuando la entidad lo solicite antes del vencimiento del
plazo establecido y se fundamente con argumentos
técnicos o administrativos razonables.

Si transcurrido el término de los treinta (30) días hábi-

les iniciales, o agotado el tiempo de presentación de
ajustes conforme a la prórroga, la entidad no remitió
los ajustes de las TRD y TVD atendiendo las observa-
ciones presentadas mediante el Informe Técnico, la
instancia competente de la evaluación debe informar
a la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control
para su competencia.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 10
 Capítulo 1
Evaluación, aprobación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

1.5. Ruta para agilizar la revisión de ajustes

Una vez las entidades en proceso de evaluación entreguen los ajustes de las
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental a las ins-
tancias competentes —en virtud de los principios de la función administrativa:
economía, celeridad, eficacia y coordinación—, se programarán mesas de trabajo
entre la instancia evaluadora y la entidad solicitante para continuar la revisión.

Las mesas de trabajo pueden ser presenciales o virtuales, en cualquier caso,

deben contar siempre con la persona responsable de la gestión documental de
la entidad cuyas TRD o TVD estén en proceso de evaluación y convalidación.

Dichos espacios tienen tres finalidades:

• Socializar y orientar los aspectos registrados en el Informe Técnico de
Evaluación de los instrumentos archivísticos.

• Evidenciar que se hayan atendido de forma integral las observaciones

solicitadas en el Informe Técnico de Evaluación.

• Disminuir los tiempos de revisión de los ajustes a las Tablas de Retención

Documental o Tablas de Valoración Documental registrando en actas de reunión
las observaciones a lugar por parte del evaluador y no a través de nuevos
informes técnicos.

Las mesas de trabajo se programarán conforme a los procedimientos estableci-

dos por las instancias competentes para la evaluación, considerando los tiempos
de respuesta que establece la normativa frente a las peticiones ciudadanas.

Finalizada cada mesa, la instancia evaluadora consignará en el acta los temas

tratados, acuerdos, conclusiones y compromisos, atendiendo los ítems registra-
dos en el Informe Técnico de Evaluación y la fecha de la siguiente reunión para
continuar el proceso de revisión de ajustes.

• El número de mesas de trabajo realizadas con cada

entidad dependerá de su nivel de avance en la
presentación de los ajustes de las TRD o TVD, sin
embargo, se propenderá por un máximo de tres (3)
mesas de trabajo.

• De no evidenciarse avances efectivos después de

esa cantidad de encuentros, y según se evalúe en
conjunto con la instancia responsable del proceso
de evaluación, se procederá a remitir oficio dirigido
al cargo de mayor jerarquía o al responsable de los
archivos de la entidad solicitante, alertando sobre
Tenga en cuenta que…
las causas que afectan el proceso de evaluación,
revisión de ajustes y convalidación.
• Las mesas de trabajo no son asistencias técnicas para la
• Culminadas las mesas de trabajo y realizados los
elaboración de los instrumentos archivísticos, por lo que
ajustes a los instrumentos, la instancia evaluadora
se sugiere implementar un cronograma para agendarlas
emitirá un nuevo Informe Técnico de Evaluación en
dentro de un tiempo límite que permita adelantar, de
el que consignará, de forma ejecutiva, los puntos
manera óptima, en la revisión de los ajustes.
evaluados y los aspectos superados, siendo este el
• La evaluación y convalidación de las TRD y TVD incide respaldo técnico para la toma de decisiones en la
en el cumplimiento de la Ley de Transparencia y de etapa de convalidación.
Acceso a la Información Pública.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 11
 Capítulo 1
Evaluación, aprobación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

1.6. ¿Cómo se garantiza la convalidación?

Concluida la etapa de evaluación de las Tablas de Retención Documental y Tablas
de Valoración Documental, mediante las mesas de trabajo conforme al Informe
Técnico de Evaluación, como última etapa del proceso es necesario sustentar los
instrumentos archivísticos evaluados ante todos los integrantes de la instancia
competente de la convalidación, de acuerdo con el procedimiento a continuación.

En primer lugar, la entidad realiza una presentación de quince (15) a veinte (20)
minutos donde sustenta la valoración documental registrada en el instrumento
archivístico y se abordan aspectos como:

• Presentación corta de la entidad. Entiéndase, misión, visión, estructura orgánica,

funciones, entre otros.

• Contextualización del proceso y metodología de elaboración o actualización de

las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental.

• Los criterios con los que se decidieron los tiempos de retención y la disposición
final de las series y subseries consignadas en las TRD o TVD, citando ejemplos; a
saber, valores primarios y secundarios de las series documentales de conservación
total, métodos de selección, tamaño de las muestras, criterios de eliminación,
porcentaje y características de la reproducción técnica.

• Declaración del volumen documental aproximado en metros lineales para

archivos físicos. En el caso de los archivos electrónicos, señalar el tamaño y unidad
de medida.

• Cifra total de las series y subseries identificadas, denotando a cuántas y a cuáles

se les asignó por disposición final Conservación Total (CT), Eliminación (E) y
Selección (S).

• Socialización de las series y subseries documentales identificadas en relación con

archivos relativos a derechos humanos y derecho internacional humanitario.

Luego, durante la sustentación, el Consejo Territorial de Archivos o Comité Eva-

luador de Documentos analiza la propuesta de valoración —tiempos de reten-
ción y disposición final— consignada en las Tablas de Retención Documental o
Tablas de Valoración Documental. En un espacio de diez (10) minutos, se delibera
y se concluye si los instrumentos archivísticos cumplen los requisitos necesarios
de convalidación; pero si, al contrario, no los satisfacen, el Consejo Territorial de
Archivos o Comité Evaluador de Documentos solicitará a la entidad hacer ajustes
y presentarlos en mesa de trabajo o llevarlos nuevamente ante el Consejo Terri-
torial de Archivos o el Comité Evaluador de Documentos.

El Consejo Territorial de Archivos o Comité Evaluador de Documentos emitirá

concepto sobre la convalidación de las TRD o TVD, mediante acta suscrita por
todos los integrantes donde se deja constancia de los temas y conclusiones tra-
tados en la sustentación.

La suscripción del acta por el Consejo Territorial de Archivos o Comité Evaluador

de Documentos es el hecho que garantiza la decisión sobre la convalidación de
las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 12
 Capítulo 1
Evaluación, aprobación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

1.7. ¿Pueden las entidades organizar sus documentos de archivo durante

la evaluación y convalidación?

A partir de la aprobación de las Tablas de Retención

Documental por parte del Comité Institucional de Una vez convalidadas las TRD, la entidad

Importante
Gestión y Desempeño o de quien haga sus veces, la deberá realizar los ajustes a los procesos
entidad podrá organizar los documentos de archivo
de organización documental para que
que produce debido al cumplimiento de sus funcio-
nes conforme al Cuadro de Clasificación Documen- estos coincidan con el instrumento
tal (CCD), siguiendo los principios de procedencia y archivístico convalidado.
de orden original, así como los procedimientos que
tenga adoptados.

1.8. ¿Qué es el Registro Único de 1.10. Vigencia del certificado

Series Documentales? del RUSD
El RUSD es la herramienta que le permite al Archivo El certificado de inscripción en el Registro Único de
General de la Nación llevar el control de las Tablas Series Documentales tendrá vigencia hasta cuando
de Retención Documental y de las Tablas de Valora- se presente una nueva convalidación de las Tablas de
ción Documental convalidadas en todo el país. Retención Documental ante la instancia competente.

1.9. Requisitos para el RUSD 1.11. Implementación de las

Los Consejos Territoriales de Archivo deben solicitar
TRD y TVD
ante el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
La implementación de las Tablas de Retención Do-
Preciado la inscripción de las Tablas de Retención
cumental y Tablas de Valoración Documental co-
Documental y de las Tablas de Valoración Docu-
rresponde a un conjunto de actividades tendientes
mental, en el Registro Único de Series Documenta-
a efectuar las transferencias documentales y la dis-
les dentro de los quince (15) días hábiles siguientes
posición final de las series documentales, conforme
a la convalidación, de conformidad con los siguien-
a los tiempos de retención establecidos. Esta se
tes requisitos:
debe hacer una vez emitido el certificado del RUSD
por el AGN.
• Copia del acta o documento expedido por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño, o quien haga La entidad deberá publicar las TRD y TVD en su pá-
sus veces, mediante la cual se aprueban las TRD y TVD. gina web y divulgarlas entre sus servidores, servido-
ras y demás personal que tenga injerencia en la pro-
• Copia digital de las TRD y TVD debidamente firmadas.
ducción de documentos de archivo para garantizar
• Copia del acta o documento equivalente mediante su implementación.
el cual el Consejo Departamental de Archivos
convalida las TRD o TVD.

• Copia del Informe Técnico de Evaluación de las

TRD y TVD emitido por el Consejo Departamental
de Archivos.
El Archivo General de la Nación realizará el proceso
de inscripción en el Registro Único de Series Docu-
mentales de las Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental que convalide el
Comité Evaluador de Documentos.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 13
2.
Metodología 2.1. Documentos para iniciar el proceso

para la
de evaluación y convalidación

2.2. Procedimiento para la evaluación de

evaluación Tablas de Retención Documental

técnica de
2.3. Procedimiento para la evaluación de
Tablas de Valoración Documental

TRD y TVD 2.4. Diligenciamiento de los formatos de

TRD y TVD
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

2.1. Documentos para iniciar el proceso de evaluación y

convalidación

• Memoria descriptiva

• Actos administrativos que establecen la estructura orgánica de la entidad y las

funciones de las unidades administrativas u oficinas productora

• Procedimientos aprobados por el Sistema Integrado de Gestión

• Documentos de creación de órganos consultores de la entidad expedidos por

los órganos de dirección o administración competentes, el representante legal o
quien haga sus veces

• Organigrama de la entidad sustentado en los documentos que establecen la

estructura orgánica y expedido por los órganos de dirección o administración
competentes, el representante legal o quien haga sus vece

• Cuadro de Clasificación Documental que represente las agrupaciones

documentales en las que se subdivide el fondo

• Acta de aprobación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración

Documental emitida por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien
haga sus veces, o documento equivalente expedido por el representante legal
Estos documentos se
deben presentar dentro de
Para la evaluación de las Tablas de Valoración Documental, además, se debe presentar: los treinta (30) días hábiles
siguientes a la aprobación
• Historia institucional por parte del Comité
• Documentos que contribuyeron a establecer o reconstruir las estructuras orgánicas Institucional de Desempeño
de cada periodo orgánico-funcional de la historia institucional de la entidad o quien haga sus veces.
• Documentos que contribuyeron a establecer las funciones de las unidades
administrativas que conformaron la estructura orgánica de la entidad en los
Valoración
Tablas de

diversos periodos de la historia Institucional

• Cuadros de Clasificación Documental de cada periodo orgánico-funcional

conforme a la historia institucional

• Inventarios documentales de cada periodo orgánico-funcional en el Formato

Único de Inventario Documental y para la totalidad de las unidades documentales
que conforman el fondo documental objeto de valoración

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 15
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

2.2. Procedimiento para la evaluación de Tablas de

Retención Documental
La evaluación debe iniciar con la revisión de la memoria descriptiva, para lo que
se requiere cumplir con los siguientes ítems:

Revisar antecedentes:
La instancia evaluadora verificará los hechos anteriores a la presentación del
instrumento archivístico para identificar su contexto de elaboración, así como
para tener certeza de si corresponde a la primera versión o a una actualización.
Esta tarea es posible mediante la revisión de los expedientes de los anteriores
procesos de evaluación y la indagación en las versiones precedentes de la
Tabla de Retención Documental. Los hallazgos de la revisión pueden ser docu-
mentados en el Informe Técnico de Evaluación.

Este documento contextualiza las etapas de la elabo-

ración o actualización de las Tablas de Retención Do-
cumental y el resultado del estudio de la unidad docu-
mental6. Por lo anterior, debe contener:

Revisar la memoria descriptiva5

• Contexto general de la entidad: misión, visión, • Confrontación de la estructura orgánica vs. los actos
funciones principales. administrativos y Tablas de Retención Documental
más Tablas de Valoración Documental.
• Análisis del proceso de creación o transformación
de la entidad a partir de la investigación institucional, • Explicación de la codificación del Cuadro de
que dan lugar a la elaboración o actualización de Clasificación Documental y las TRD o TVD.
los instrumentos archivísticos.
• Criterios de valoración documental: tiempos
• Línea de tiempo de los instrumentos archivísticos de retención documental —valores primarios—
refiriendo los cambios que dan lugar a la elaboración y disposición final —valores secundarios—:
o actualización de la Tabla de Retención Documental Conservación Total, Selección, Eliminación.
sustentada en los actos administrativos [ver Figura 1].
• Capítulo de reproducción por otros medios técnicos
• Metodología de elaboración o actualización de de las series documentales con disposición final
las Tablas de Retención Documental o Tablas de Conservación Total o Selección. Este debe
de Valoración Documental. Descripción de las
contemplar indicaciones sobre cómo se adelantará
actividades adelantadas en cada una de las etapas
el proceso en articulación con el Programa
para la creación del instrumento archivístico, así
Específico de Reprografía y el Plan de Preservación
como los resultados obtenidos: compilación de
Digital a Largo Plazo.
información institucional, análisis e interpretación
de la información institucional, valoración, • Capítulo de las series y subseries identificadas en
elaboración de las TRD. relación con archivos relativos a derechos humanos
y derecho internacional humanitario.
• Diligenciamiento del formato de las TRD o TVD: en los
casos en que este incluya casillas adicionales a las • La memoria descriptiva debe contener la fecha y el
establecidas en la normatividad vigente, se deberá número del acta de aprobación de las TRD o TVD
agregar a la metodología un apartado que indique suscrita por el Comité Institucional de Gestión y
sobre el diligenciamiento y la lectura del formato. Desempeño o quien haga sus veces.

5 Los lineamientos de revisión de la memoria descriptiva aplican para la evaluación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
6 Consulte en línea: Minimanual n.° 4. Tablas de Retención y Transferencias Documentales.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 16
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

En el caso de las La memoria descriptiva debe incluir la justificación de los cambios que se hayan
actualizaciones: realizado a las Tablas de Retención Documental; asimismo, debe detallar si la
actualización obedece a cambios en la estructura orgánica de la entidad, si se
asignaron o suprimieron funciones en esta o si fue sometida a procesos de fusión
o escisión. Debe también indicar si se generaron nuevas series y subseries do-
cumentales, si ocurrieron cambios en los criterios de valoración —y, por tanto, se
redujeron o aumentaron los tiempos de retención documental— y si se modificó
la disposición final de las series y subseries.

Se sugiere tener en cuenta el registro de los cambios de la Tabla de Retención

Documental.

Los aspectos señalados en la memoria descriptiva deben ser con-

frontados con los demás documentos presentados para la eva-
luación de los instrumentos archivísticos, es decir, el Cuadro de
Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental.

Figura 1. Línea de tiempo para establecer periodos orgánico-funcionales

Fuente: Subdirección de Política y Normativa Archivística, 2023

Confrontar los actos administrativos que

conforman la estructura orgánica con
las TRD

La metodología de elaboración de las Tablas de Re- • Que cuando la entidad no elabore TRD para la
tención Documental es orgánico-funcional. Dicho totalidad de las unidades administrativas que
de otro modo, parte de la existencia de una estruc- conforman la estructura orgánica, en el apartado de
tura orgánica que fija unas unidades administrativas la memoria descriptiva esté sustentado por qué las
y oficinas productoras que generan documentos en unidades administrativas no producen documentos.
el desarrollo de sus funciones. Siendo así, se evalúa: • Que se verifique que las unidades administrativas
a las cuales se les elaboró la TRD estén creadas
• Que el número de TRD presentadas corresponda por documentos expedidos por los órganos
con el número de unidades administrativas u de dirección o administración competente, el
oficinas productoras de documentos de archivo representante legal o quien haga sus veces.
que conforman la estructura orgánica vigente.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 17
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar la codificación de los Cuadros Análisis de las funciones y su relación

de Clasificación Documental con las series y subseries documentales

La memoria descriptiva: Las series y subseries documentales registradas en

cada una de las Tablas de Retención Documental
• Debe explicar cómo se estableció la codificación deben corresponder con las funciones de la unidad
del Cuadro de Clasificación Documental en relación administrativa u oficina productora de documentos
con la estructura orgánica, las series y las subseries
de archivo. Para ello, se evalúa que la entidad haya
efectuado un análisis de todos los actos administra-
documentales. La entidad es la que determina el
tivos por los cuales se establecen las funciones de
tipo de codificación que va a utilizar. Por ejemplo,
las unidades administrativas y oficinas productoras;
si es de 1 en 1, de 10 en 10, etcétera. No obstante,
esto con el fin de establecer la conformación de las
la codificación debe representar la jerarquía y
series y subseries documentales.
dependencia dentro de la estructura orgánica de
las unidades administrativas y oficinas productoras Para efectuar este análisis, previamente las enti-
[ver Figura 2]. dades que presentan las TRD deben adelantar un
estudio de la unidad documental a partir de las fun-
En el Cuadro de Clasificación Documental y en las ciones de las unidades administrativas u oficinas
Tablas de Retención Documental se debe revisar: productoras, de los procesos y de los procedimien-
tos aprobados por el Sistema Integrado de Gestión.
• Que la codificación asignada a las series y subseries
documentales registrada se realice en orden
alfabético.

• Que la codificación y denominación de series y

subseries documentales registradas en el CCD
estén articuladas con la información que se indica
en las Tablas de Retención Documental.

• Que se haya diligenciado el formato del CCD

conforme a la normativa vigente.

Figura 2. Ejemplo de codificación de estructura orgánica

Fuente: AGN

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Guía Metodológica,
Evaluación, aprobación
para la Evaluación
y convalidación
de Tablas
de Tablas
de Retención
de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 18
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar la conformación de series y Revisar la denominación de las series y

subseries documentales subseries documentales

La memoria descriptiva: Las series y subseries documentales registradas en

el Cuadro de Clasificación y en las Tablas de Reten-
• Debe señalar cómo se garantiza que las series y ción Documental deben denominarse acorde con la
subseries documentales se conforman con todos función de la cual resultan, así como de la produc-
los tipos documentales que hacen parte del trámite ción documental que evidencia su cumplimiento
y representan la integridad de los expedientes y el [ver Figura 3].
orden en que son gestionados, desde el inicio del
trámite hasta su resolución definitiva. Por ejemplo, Por lo anterior, en la denominación de la series y sub-
debe referir sobre la aplicación de la encuesta series documentales se evalúa:
para hacer el estudio de la unidad documental,
las entrevistas con los productores, la revisión de • Que sea clara la producción documental derivada
procedimientos, entre otros. de la función.

• Que no se incorporen nombres propios de entidades

En las Tablas de Retención Documental,
o grupos de trabajo.
se debe evaluar:
• Que no se usen siglas.
• Que los tipos documentales registrados para la
• Que la denominación de las subseries documentales
conformación de las series y subseries documentales
sea coherente y guarde relación con la denominación
representen la integridad de los expedientes,
de la serie documental.
atendiendo el principio de orden original; es decir,
que se registren todos los tipos documentales que • Que haya correspondencia con lo establecido en
hacen parte de un mismo trámite, desde su inicio normas legales sobre la producción documental.
hasta la resolución definitiva.
• Que se haya tenido como referente el Banco
• Que los tipos documentales registrados para las Terminológico del Archivo General de la Nación7.
series y subseries documentales se denominen
acorde con la tipología documental y la actividad o
función por la que se producen.

• Que se identifique el soporte original por cada tipo

documental registrado, sea en papel o formato
electrónico, indicando su extensión, sea PDF/A o TIFF.
Esto debe articularse con el Plan de Preservación
Digital a Largo Plazo y cumplir los requisitos para
garantizar la autenticidad, integridad y fiabilidad del
documento electrónico de archivo.

Figura 3. Denominación de series y subseries documentales

Fuente: Subdirección de Política y Normativa Archivística

7 El Banco Terminológico del Archivo General de la Nación es un instrumento archivístico elaborado por el AGN, el cual estandariza la denominación de series
y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la administración pública.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 19
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar los criterios para establecer los tiempos de retención

documental

La memoria descriptiva:

• Debe indicar los criterios para establecer los tiempos de retención de series y
subseries documentales —valoración primaria— soportados en los términos de
reserva legal, caducidad y prescripción de las acciones legales que recaen sobre
los documentos.

• Debe relacionar las normas que sustentan los tiempos de retención documental
conforme a los valores primarios. En los casos en que no exista norma, la memoria
descriptiva debe referir el estudio efectuado para definir los tiempos de retención; por
ejemplo, a partir del número de consultas. En cualquier situación, los tiempos asignados
deberán ser suficientes para responder a solicitudes de autoridades administrativas
y judiciales, así como a los usuarios o clientes, trabajadores y extrabajadores de la
entidad. Se requiere citar ejemplos de series y subseries documentales.

En las Tablas de Retención Documental, los tiempos de retención asignados a

series y subseries documentales registradas deben coincidir con los criterios ge-
nerales determinados por la entidad en la memoria descriptiva, tal como ir acor-
de con los valores primarios de los documentos de archivo.

Así, es preciso evaluar en las Tablas de Retención Documental:

• Que se hayan asignado tiempos de retención en años a la totalidad de las series y

subseries documentales registradas en las TRD en el archivo de gestión y archivo
central, cumpliendo el ciclo vital de los documentos.

• Que los tiempos de retención establecidos estén en relación con los términos
de reserva legal, caducidad y prescripción de las acciones legales que recaen
sobre dichos documentos, así como los tiempos mínimos de conservación que se
encuentran en las normas vigentes.

• Que en los casos en que no exista norma, los tiempos de retención asignados a
las series y subseries documentales registrados en las TRD sean suficientes para
responder a solicitudes de las diferentes autoridades administrativas, judiciales y
de control, a los usuarios o clientes, trabajadores y extrabajadores de la entidad,
así como a la ciudadanía en general.

• Que en la casilla de procedimiento del formato de la TRD se indique a partir de qué

hecho —vigencia— o con qué documento —trámite administrativo— se cierra el
expediente para empezar a contar los tiempos de retención documental.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 20
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar criterios para definir la disposición final de series y

subseries documentales

La memoria descriptiva:

• Debe indicar cuáles fueron los criterios generales que la entidad estableció para
determinar la disposición final —valoración secundaria— de series y subseries
documentales registradas en las Tablas de Retención Documental. El texto debe
citar ejemplos de series y subseries documentales.

• Debe indicar que las series y subseries documentales, cuya disposición final sea
Conservación Total o Selección, se preservarán en su soporte original.

• Para las series y subseries documentales valoradas como de Conservación Total,

debe referir por qué estas agrupaciones documentales son importantes para la
ciencia, la cultura, la historia, entre otros, con relación a su valor estético, testimonial
o informativo como evidencia del cumplimiento de los fines constitucionales del
Estado. El texto debe citar ejemplos de series y subseries documentales.

• En el caso de las series y subseries documentales con disposición final de

Selección, debe indicar bajo qué criterios se determinó el tamaño de las muestras
y los métodos de selección. También debe registrar la producción documental
anual o periódica para validar que el porcentaje de la muestra sea coherente con
los métodos de selección.

• Debe incluir indicaciones sobre cómo se hará el proceso de Eliminación de las

series y subseries con esa disposición final en las TRD: el área responsable de
realizarla, el método a usar y dar constancia de que el procedimiento elegido
atiende los lineamientos normativos vigentes para efectuarla.

• Debe incorporar el análisis y sustento de valoración para definir la eliminación

documental, más allá de señalar que «se elimina porque, agotados los valores
primarios, no adquiere valores secundarios», o «se elimina porque no es
importante». La explicación debe ser suficiente para dar cuenta de la legalidad
de la acción de eliminación y del control que se ha realizado a los posibles daños
que cause la decisión.

• En las Tablas de Retención Documental, la disposición final asignada a las

series y subseries documentales debe coincidir con los criterios generales,
los cuales han sido determinados por la entidad en la memoria descriptiva y
van acorde con los valores secundarios de los documentos de archivo.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 21
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Por lo anterior, es necesario evaluar en las Tablas de Retención Documental:

• Que se haya asignado un solo tipo de disposición final —Conservación Total,

Selección o Eliminación— para cada una de las series y subseries documentales
registradas en las TRD.

• Que la reproducción por medios tecnológicos se haya registrado solo para series
y subseries documentales con disposición final de Conservación Total o Selección.

• Que si la entidad registró la reproducción por otros medios tecnológicos para las
series, subseries documentales o asuntos con disposición final de Eliminación, en
la casilla de procedimiento del formato de TRD se indique dicha disposición para
el soporte físico y los formatos electrónicos.

• Que en la casilla de procedimiento del formato de TRD se sustente la valoración

documental para definir la disposición final asignada a series y subseries
documentales a partir de sus contenidos.

• Que, para las series y subseries documentales de Conservación Total, se sustente

la valoración documental desarrollando los criterios señalados en la memoria
descriptiva. No se deben repetir textos como: «Se conserva totalmente por ser
importante». En cambio, la sustentación debe reflejar el análisis efectuado sobre
los valores históricos, socioculturales, científicos o estéticos de los documentos
como evidencia y testimonio de los hechos, acciones, modos de vida, costumbres,
tradiciones e ideologías de las comunidades, pueblos, grupos sociales e
individuos que aportan al desarrollo de futuras investigaciones.

• Que, para las series y subseries documentales que se hayan valorado de

Selección, se registre en la casilla de procedimiento del formato de TRD el
tamaño de las muestras y los métodos de selección, conforme a la producción o
volumen documental.

• Que, para las series y subseries documentales que se hayan valorado de

Eliminación, la decisión esté ampliamente sustentada, más allá de señalar frases
como: «Se elimina porque, agotados los valores primarios, no adquiere valores
secundarios» o «Se elimina porque no es importante». La casilla de procedimiento
debe registrar el área responsable de realizar el proceso y el método a usar. De
compilar la información en otra serie y subserie, se debe indicar en qué unidad
administrativa se conservará.

• Que las series o subseries documentales que guarden relación con acciones
imprescriptibles, crímenes de lesa humanidad y graves y manifiestas violaciones
a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario
deben ser de Conservación Total. Estas agrupaciones se identifican según
los criterios del Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las
graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho
internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.
Versión II8.

• La información registrada en la casilla de procedimiento del formato de TRD debe

coincidir con la disposición final asignada a series y subseries documentales.

8 El Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho inter-
nacional humanitario. Versión II (2022) es un documento publicado por el Centro Nacional de Memoria Histórica y el Archivo General de la Nación, en cum-
plimiento de las disposiciones de la Ley 1448 de 2011 o Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, la cual establece los criterios y las medidas a seguir para
la identificación, protección y garantías de acceso a la información de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 22
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar las características técnicas del proceso de

reproducción de documentos

La memoria descriptiva:

• Debe contener un apartado sobre reproducción de documentos por medios

tecnológicos de las series y subseries registradas en las Tablas de Retención
Documental con disposición final de Conservación Total o Selección.

• Debe incluir indicaciones sobre cómo se adelantará el proceso de reproducción,

en qué etapa del ciclo vital de los documentos se hará, el área responsable de
realizarla y el método de reproducción a implementar, independientemente
de su soporte, formato, medio y forma de registro o almacenamiento. El texto
debe describir la articulación de la reproducción con el Programa de Gestión
Documental —Programa Específico de Reprografía— y el Plan de Preservación
Digital a Largo Plazo.

Revisar el proceso de identificación de archivos relativos a De-

rechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario

La memoria descriptiva:

• Debe incorporar un capítulo que presente el análisis efectuado a partir de los

criterios señalados en el Protocolo de Gestión Documental de los archivos
referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e
infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del
conflicto armado interno. Versión II y por la normatividad archivística vigente, para
determinar si cuenta o no con agrupaciones documentales sobre el tema.

• Debe incluir un listado o ejemplos de las series y subseries documentales que

contienen información relativa a derechos humanos y el derecho internacional
humanitario.

En las Tablas de Retención Documental, se debe evaluar que se haya marcado la ca-
silla correspondiente para la identificación de estas series o subseries documentales.

Articulación de los instrumentos archivísticos para la

implementación de las TRD

En este caso, la memoria descriptiva debe explicar la forma en que se articula

la implementación de las Tablas de Retención Documental con los demás ins-
trumentos archivísticos para garantizar la debida conformación de expedientes,
conservación y preservación.

Una vez efectuado el estudio anterior, se procede a elaborar el Informe Técnico

de Evaluación con el análisis de la revisión de los requisitos técnicos de elabo-
ración o actualización de las TRD; luego, se establece si la entidad cumple o
Informe técnico de no. El texto debe ser redactado con lenguaje claro y estructurado sobre cada
Evaluación de las TRD uno de los doce (12) ítems antes desarrollados.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 23
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

2.3. Procedimiento para la evaluación de Tablas de

Valoración Documental

Para iniciar el proceso de evaluación de las TVD, se deben cumplir los siguientes
requerimientos:

Memoria descriptiva

Este documento, adicional a los aspectos de evaluación antes mencionados, debe

corresponder al diagnóstico integral de archivos y al Plan de Trabajo Archivístico
Integral, documentos que la entidad debe elaborar previamente para la interven-
ción del Fondo Documental Acumulado y posterior elaboración de las TVD9.

Por lo anterior, la memoria descriptiva:

• Debe contener la pormenorización de la metodología abordada en la elaboración

de las Tablas de Valoración Documental para la intervención de fondos
acumulados.

• Debe indicar, conforme a los periodos orgánico-funcionales, cuántas TVD

se presentan teniendo en cuenta las estructuras orgánicas y la producción
documental registrada en los inventarios documentales.

• Debe advertir que todas las unidades documentales objeto de valoración,

agrupadas en series, subseries o asuntos documentales, se encuentran cerradas
debido a la finalización del trámite.

Confrontar las Tablas de Valoración Documental con

las estructuras orgánicas, los Cuadros de Clasificación
Documental y los inventarios documentales

Para la evaluación de las TVD, se debe revisar la congruencia de la información

registrada en los diferentes instrumentos. En tal sentido, las estructuras orgáni-
cas identificadas o reconstruidas por cada periodo orgánico-funcional de historia
institucional deben coincidir con los documentos aportados por la entidad: actos
administrativos, escrituras públicas, estatutos, manuales de funciones, procedi-
mientos, documentos del mismo fondo, entrevistas o encuestas.

Asimismo, las series, subseries o asuntos que se registran en las TVD irán acorde
con la información consignada en los Cuadros de Clasificación Documental y en
los inventarios documentales identificados por cada periodo orgánico-funcional
de la historia institucional.

Revisar la codificación de los

Cuadros de Clasificación Documental

La memoria descriptiva debe explicar cómo se estableció la codificación de los

CCD y las Tablas de Valoración Documental. La entidad es la que determina el
tipo de codificación que va a utilizar, si es de 1 en 1, de 10 en 10, etcétera. Sin em-
bargo, la codificación debe representar la jerarquía y dependencia al interior de
las estructuras orgánicas de las unidades administrativas y oficinas productoras,
además de ser independiente por cada uno de los periodos orgánico-funcionales.

9 Consulte en línea: Fondos Acumulados. Manual de Organización.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 24
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar la denominación de series, subseries

documentales o asuntos

Las series, subseries documentales o asuntos registrados en las Tablas de Valo-

ración Documental deben corresponder con las funciones de la unidad adminis-
trativa que los produjo e ir conforme a los inventarios documentales.

Debido a lo anterior, se evalúa que la denominación de las series, subseries o

asuntos registrados en las TVD coincidan con la información de las unidades
documentales registradas en los inventarios documentales. Esta debe ir acorde
con la función por la cual se producen los documentos.

Revisar los criterios para establecer los tiempos

de retención documental

La memoria descriptiva:

• Debe indicar los criterios generales que la entidad estableció para determinar
los tiempos de retención —valoración primaria— de series, subseries o asuntos
documentales soportados en los términos de reserva legal, caducidad y
prescripción de las acciones legales que recaen sobre los documentos.

• Debe relacionar las normas que sustentan los tiempos de retención documental
conforme a los valores primarios. En caso de que no exista norma, los tiempos
de retención deben ser suficientes para responder a solicitudes de autoridades
administrativas y judiciales, así como a los usuarios o clientes, trabajadores y
extrabajadores de la entidad. Es necesario que el texto cuente con ejemplos de
series, subseries y asuntos documentales.

En las Tablas de Valoración Documental, los tiempos de retención

•
asignados a series, subseries o asuntos registrados deben coin-
• cidir con los criterios generales determinados por la entidad en la
• memoria descriptiva e ir acorde con los valores primarios de los
documentos de archivo.
•

Por ello es importante evaluar:

• Que se asignen tiempos de retención en años a la totalidad de las series, subseries

o asuntos registrados en las TVD.

• Que los tiempos de retención asignados a las series, subseries o asuntos

registrados en las TVD contemplen los términos de reserva legal, caducidad
y prescripción de las acciones legales que recaen sobre dichos documentos;
asimismo, los tiempos mínimos de conservación que se encuentran en normas
de la época o, como marco de referencia, en normas vigentes.

• En los casos en que no exista norma, los tiempos de retención asignados a las
series o asuntos registrados en las TVD deben ser suficientes para responder a
solicitudes de autoridades administrativas y de control, a los usuarios o clientes,
trabajadores y extrabajadores de la entidad, igual que a la ciudadanía en general.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 25
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar los criterios para definir la disposición final de las

series y subseries o asuntos documentales

La memoria descriptiva:

• Debe indicar cuáles fueron los criterios generales que la entidad estableció para
determinar la disposición final —valoración secundaria— de series, subseries o
asuntos documentales registrados en los Cuadros de Clasificación Documental y en
las Tablas de Valoración Documental: Conservación Total, Eliminación, Selección.
Se deben registrar ejemplos de series, subseries o asuntos documentales.

• Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición final de

Selección, debe indicar con base en qué criterios se determinó el tamaño de las
muestras y los métodos de selección. También es necesario relacionar el volumen
de la producción documental por cada una de las series, subseries o asuntos
para validar que sea coherente con los porcentajes de las muestras y métodos de
selección registrados en las TVD.

• Debe incluir indicaciones sobre cómo se hará el proceso de Eliminación de las

series, subseries o asuntos con esa disposición final, en articulación con el Plan
de Trabajo Archivístico Integral; debe señalar el área responsable de realizarla,
el método a usar y hacer constar que el procedimiento atiende los lineamientos
normativos vigentes. La eliminación documental debe sustentarse en la
valoración documental y en el control que se ha realizado para evitar la pérdida
del patrimonio documental o de los únicos documentos que dan cuenta de las
acciones realizadas en determinadas épocas por la entidad.

• Debe dejar claro que las series o asuntos cuya disposición final sea Conservación
Total o Selección se preservarán en su soporte original.

En las Tablas de Valoración Documental, es fundamental que la disposición final asigna-

da a series, subseries o asuntos de la TVD coincida con los criterios generales determi-
nados en la memoria descriptiva, así como debe ir acorde con los valores secundarios
de los documentos de archivo. La disposición final debe establecerse en concordancia
con el valor que puedan tener los documentos para la construcción de la cultura, la
ciencia y/o la historia de la entidad, la región o la Nación.

Para esto se debe evaluar:

• Que la reproducción por medios tecnológicos se haya registrado solo para series,
subseries o asuntos documentales con disposición final de Conservación Total o
Selección.

• Que, si la entidad registró la reproducción por otros medios tecnológicos para las
series, subseries documentales o asuntos con disposición final de Eliminación, en
la casilla de procedimiento del formato de TVD se indique esta valoración para el
soporte físico y los formatos electrónicos.

• Que para las series, subseries o asuntos documentales de Conservación Total se

sustente esta valoración documental desarrollando los criterios señalados en la
memoria descriptiva. Se insta a evitar textos como: «Se conserva totalmente por
ser importante». En cambio, se debe reflejar el análisis efectuado con relación
a hechos históricos, aportes para el desarrollo de la ciencia, modos de vida,
tradiciones culturales, entre otros. Se ha de establecer cómo el contenido de
las series, subseries o asuntos documentales sirve de evidencia y testimonio de
los hechos, la memoria, los derechos humanos y otros aspectos que aportan al
desarrollo de futuras investigaciones, teniendo en cuenta que estas agrupaciones
documentales serán objeto de transferencia documental secundaria.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 26
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

• Que para las series, subseries o asuntos documentales que se hayan valorado
de Selección, en la casilla de procedimiento del formato de TVD se indique el
tamaño de las muestras y los métodos de selección.

• Que para las series, subseries o asuntos documentales que se hayan valorado de
Eliminación, la decisión esté ampliamente sustentada. Se requiere evidenciar el
análisis y sustento de tal valoración para definir la eliminación documental, más
allá de señalar frases como: «Se elimina porque, agotados los valores primarios,
no adquiere valores secundarios» o «Se elimina porque no es importante». Es
esencial que en el procedimiento se mencione el área responsable de realizar el
proceso y el método a usar. En caso de que se compile en otra serie y subserie, es
necesario indicar en qué unidad administrativa se conservará.

• Que las series, subseries o asuntos, que guarden relación con acciones
imprescriptibles, crímenes de lesa humanidad y graves y manifiestas violaciones
a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario
deben ser de Conservación Total. Estas agrupaciones se identifican según los
criterios del Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las
graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho
internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.
Versión II.

• La información registrada en la casilla de procedimiento del formato de TVD debe

coincidir con la disposición final asignada a series, subseries o asuntos documentales.

Revisar las características técnicas del proceso de

reproducción de documentos

La memoria descriptiva:

• Debe contener un apartado sobre reproducción de documentos por medios

tecnológicos de las series o asuntos registrados en las Tablas de Valoración
Documental. El texto debe consignar indicaciones sobre cómo se adelantará el
proceso de reproducción, en qué etapa del ciclo vital de los documentos se hará,
el área responsable de realizarla y el método de reproducción a implementar,
independientemente de su soporte, formato, medio y forma de registro o
almacenamiento.

• Debe describir la articulación de la reproducción con el Programa de Gestión

Documental —Programa Específico de Reprografía— y el Plan de Preservación
Digital a Largo Plazo.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 27
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Revisar el proceso de identificación de archivos relativos a los

derechos humanos y derecho internacional humanitario

La memoria descriptiva:

• Debe consignar un capítulo que presente el análisis efectuado a partir de los

criterios señalados en el Protocolo de Gestión Documental de los archivos
referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e
infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del
conflicto armado interno. Versión II y la normatividad archivística vigente, para
determinar si cuenta o no con agrupaciones documentales sobre el tema.

• Debe incluir un listado o ejemplos de las series, subseries o asuntos documentales

que contienen información relativa a derechos humanos y el derecho internacional
humanitario.

En las Tablas de Valoración Documental, se debe evaluar que se haya marcado la

casilla correspondiente para la identificación de estas series, subseries o asuntos.

Revisar la articulación con los instrumentos archivísticos para

la implementación de las TVD

Se requiere explicar la continuidad al Plan de Trabajo Archivístico Integral para

garantizar la intervención total del Fondo Documental Acumulado: recursos,
presupuesto, tiempo y asegurar las respectivas transferencias documentales se-
cundarias, así como la articulación de la implementación de las Tablas de Valo-
ración Documental con los demás instrumentos archivísticos.

Historia institucional

Para la intervención del Fondo Documental, es necesario comprender la proce-

dencia, contexto y valores testimoniales de sus documentos, por esto, las TVD
deberán acompañarse de un documento denominado Historia Institucional en el
que se evalúa lo siguiente.

Línea de tiempo: Identificar las fechas y los diferentes periodos de los cambios orgánico-funcionales
para conocer la periodización de los fondos documentales valorados; es decir, el
análisis para determinar la evolución orgánico-funcional, argumentando el proceso
de creación o transformación de la entidad.

Contexto: Relacionar el contexto de carácter político, social, económico y cultural en el que

se presentan los cambios orgánico-funcionales de la entidad por cada uno de los
periodos.

Historia de la entidad: Registrar de manera narrativa y cronológica los principales acontecimientos de la

entidad, sus funciones y actividades.
institucional

Organigramas: Presentar las estructuras orgánicas reconstruidas para los diferentes periodos
orgánico-funcionales, indicando los actos administrativos que le dan sustento y las
fechas exactas para cada uno de los periodos expresadas por año/mes/día.
Historia

Funciones: Registrar las funciones de la entidad y sus dependencias, indicando las fechas
de desarrollo y el acto administrativo correspondientes. Efectuar análisis de los
diferentes cambios a nivel funcional.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 28
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Se requiere la declaración de los hechos que sustentan la inexistencia de pro-

ducción documental para las unidades administrativas de acuerdo con las es-
tructuras orgánicas, tales como: transferencias secundarias, entrega de docu-
mentos a otras entidades, pérdida de documentos por eliminación o eventos
fortuitos como incendios, inundaciones, traslados, saqueos, etcétera; todo ello,
soportado con fuentes.

Es necesario incluir un apartado en el que se indique cuáles son las unidades ad-
ministrativas que cuentan con producción documental registrada en inventarios por
cada periodo orgánico-funcional y que, por tanto, son objeto de valoración en las
TVD. Asimismo, se debe indicar el volumen de la producción documental y el soporte
en el que se encuentra la documentación por cada periodo orgánico-funcional10.

Inventarios documentales

Los inventarios documentales se presentan para cada periodo orgánico-funcional

en relación con la historia institucional. Todos los campos que establece el Forma-
to Único de Inventario Documental11 deben diligenciarse según la norma vigente.

Por lo anterior, se evalúa:

• Que se encuentren diligenciados todos los campos de identificación: nombre

de la oficina productora y fechas extremas de los periodos en concordancia
con los Cuadros de Clasificación Documental expresadas por año/mes/día.

• Que se consigne el nombre de la serie, subserie o asunto y título de la unidad

de conservación en relación con las denominaciones registradas en los CCD.

• Que las unidades documentales se clasifiquen y ubiquen en un periodo

atendiendo la oficina productora —principio de procedencia—.

• Que se registren las fechas extremas por cada una de las unidades de
conservación. Asegurarse de que las fechas extremas de la unidad de
conservación se encuentren dentro del rango de las fechas extremas del
periodo o, en su defecto, verificar que los expedientes se ubiquen en el
periodo acorde a su fecha de cierre; en otras palabras, la unidad documental
se clasifica y ubica en relación con la fecha de cierre del expediente.

• Que cuando la unidad de conservación tenga una sola fecha, esta se anote. Y
cuando la documentación no tenga data, se indique sin fecha (s. f.).

• Que se registre el soporte o formato en el cual se encuentra cada unidad de

conservación descrita.

• Que se registre el número de folios contenido en cada unidad de conservación

descrita.

• Que se identifiquen con números arábigos las unidades de conservación.

• Que en el campo de notas se identifiquen las series, subseries documentales

o asuntos que contengan información relativa a derechos humanos y al
derecho internacional humanitario12 u otros datos que sean relevantes y no
se hayan registrado en las columnas anteriores.

10 Consulte en línea: Lineamientos para la elaboración de la Historia Institucional.

11 Consulte el Anexo 3 del Acuerdo 001 de 2024. Formato Único de Inventario Documental.
12 Consulte el numeral 8.1.1. del Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e
infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Versión II (2022). Consulte también el Acuerdo 001 de
2024, título 9, capítulo 1.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 29
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Una vez efectuado el estudio anterior, se procede a elaborar el

Informe Técnico de Evaluación con el análisis de la revisión de
los requisitos técnicos de elaboración de las Tablas de Valoración
Documental y se establece si la entidad cumple o no. El texto
debe ser redactado con lenguaje claro y estructurado sobre cada
uno de los once (11) ítems antes desarrollados.

2.4. Diligenciamiento de los formatos de

TRD y TVD

Se evalúa el correcto diligenciamiento de los formatos de Tablas de Retención

Documental [ver Figura 4] y Tablas de Valoración Documental [ver Figura 5] para la
comprensión y aplicación de los instrumentos archivísticos, teniendo en cuenta:

Entidad productora: Revisar que se haya registrado el nombre completo o razón social de la entidad
productora de la documentación.

Oficina productora: Revisar que el nombre de la unidad administrativa u oficina productora se

encuentre completo y en relación con la denominación establecida en actos
administrativos. El nombre debe concordar con las denominaciones registradas
en los Cuadros de Clasificación Documental.

Código: Revisar que los códigos con los que se identificaron las series, subseries o
asuntos documentales correspondan con los registrados en el CCD.

Series, subseries o Revisar que el nombre asignado al conjunto de unidades documentales

asuntos: resultantes de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia de sus
funciones, estén en concordancia con lo registrado en los CCD.

Para el caso de las Tablas de Retención Documental, se revisa cada uno de los ti-
pos documentales que conforman la serie o subserie, según los siguientes ítems:

Soporte o formato: Revisar por cada tipo documental que se haya registrado el soporte original —
físico, analógico o electrónico— y su extensión o formato digital —PDF/A, TIFF—.
Estos deben garantizar la preservación digital a largo plazo.
Tiempos de retención Este aspecto únicamente se valida en el formato de Tablas de Retención
en archivo de gestión: Documental. Se revisa que el tiempo asignado a la serie o subserie en el archivo
de gestión se encuentre expresado en años.
Tiempo de retención Se revisa el tiempo asignado a la serie, subserie o asunto en el archivo de central
en archivo de central: expresado en años.

Disposición final: Verificar que se marca con una X la abreviatura CT si se trata de Conservación Total,
E si es Eliminación o S para el caso de Selección. Comprobar que se haya marcado
solo un tipo de disposición final y que sea coherente con lo registrado en la casilla
de procedimiento.
Reproducción técnica Si con fines de respaldo de la información y preservación de los soportes originales
del papel: se dispuso la reproducción por cualquier medio técnico —microfilmación o
digitalización— de la serie o subserie, marcar la opción con una X.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 30
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

Serie de DD.HH/DIH: Indicar con una X si la serie o subserie es producto de funciones relacionadas
con la garantía, protección y salvaguarda de los derechos humanos y el derecho
internacional humanitario.

Procedimiento: Revisar que en este campo se registre la información referente al análisis

y sustento de la valoración documental. Debe existir coherencia entre la
disposición final asignada a series, subseries o asuntos documentales y la
información registrada en esta columna. Por lo anterior, es necesario verificar
que, como mínimo, contenga:

a. Valor informativo. Descripción detallada del contenido de la serie,

subserie o asunto.

b. Registro del hecho o documento a partir del cual se cierra el expediente

para empezar a contar los tiempos de retención documental.

c. Registro del sustento de la valoración documental por cada una de las

series, subseries o asuntos documentales. Revisar que se desarrollen los
criterios de valoración documental.

d. Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición

final de Conservación Total, declaración de por qué tales agrupaciones
documentales son importantes para la ciencia, la cultura, la historia, entre
otros, con relación a su valor estético, testimonial o informativo. Se debe
indicar si la serie, subserie o asunto corresponde a los archivos relativos a
derechos humanos o derecho internacional humanitario.

e. Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición final de

Selección, expresión del volumen o porcentaje de selección y referencia
de los criterios cuantitativos y cualitativos. Registrar que el volumen o
porcentaje seleccionado se conservará en su soporte original y que, para
el restante de documentos, se realizará la eliminación de acuerdo con los
procedimientos establecidos.

f. Para las series, subseries o asuntos con disposición final de Eliminación,

mención del área responsable de realizar el proceso y el método a usar.
Cuando se compile en otra serie, subserie o asunto, indicar en qué unidad
administrativa se conservará.

g. Para las series y subseries documentales que marcan Reproducción

técnica del papel, notificación de en qué momento del ciclo vital del
documento se realizará el procedimiento.

Firmas responsables: Se escribirán los nombres, apellidos, cargo y firma de la persona responsable del
área de gestión documental de la entidad. Asimismo, se inscribirán los nombres,
apellidos, cargo y firma de la persona que ocupe la Secretaría General o sea
funcionario administrativo de igual o superior jerarquía.

Fecha de aprobación: Consignar la fecha de aprobación de las Tablas de Retención Documental o Tablas
de Valoración Documental.

Fecha de convalidación: Consignar la fecha de convalidación de las TRD o TVD.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 31
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

ACUERDO No. 001 de 2024

“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”

Colombia. Archivo General de la Nación

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
CONVENCIONES
CT Conservación Total
ENTIDAD PRODUCTORA: _______________________________________________________________________________. S Selección
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________________. E Eliminación

SOPORTE o FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL REPRODUCCIÓN

SERIES, SUBSERIES TÉCNICA DEL SERIE DE
CÓDIGO Electrónico Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
Y TIPOS DOCUMENTALES Papel CT S E PAPEL DDHH/DIH
(extensión) Gestión Central (M/D)

Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior

Jefe de la dependencia Responsable del área de gestión documental de la entidad
jerarquía
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

Fecha de Aprobación:
Fecha de Convalidación:

________________________________________________________________________
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
Figura 4. Formato de Tabla de Retención Documental
Dirección: Carrera 6 No.6 - 91, Bogotá D.C., Colombia Página 5 de 5
Fuente: Archivo General de la Nación, Anexo 6 del Acuerdo 001 de 2024
Teléfono: (+57) 601 328 2888

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención 32
Documental y Tablas de Valoración Documental
 Capítulo 2
Metodología para la evaluación técnica de TRD y TVD

ACUERDO No. 001 de 2024

“Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”

Colombia. Archivo General de la Nación

FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)

ENTIDAD PRODUCTORA: ________________________________________________________________________. CONVENCIONES

CT Conservación Total
OFICINA PRODUCTORA: _________________________________________________________________________.
S Selección
E Eliminación

SOPORTE o FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

REPRODUCCIÓN
SERIES, SUBSERIES SERIE DE
CÓDIGO Electrónico Archivo TÉCNICA PROCEDIMIENTO
O ASUNTOS DOCUMENTALES Papel CT S E DDHH/DIH
(extensión) Central (M/D)

Responsable del área de gestión documental de la entidad Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

Firma: Firma:

Fecha de Aprobación:
Fecha de Convalidación:

________________________________________________________________________
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
Dirección: Carrera 6 No.6 - 91, Bogotá D.C., Colombia Página 3 de 3
Teléfono: (+57) 601 328 2888
Figura 5. Formato de Tabla de Valoración Documental
Fuente: Archivo General de la Nación, Anexo 7 del Acuerdo 001 de 2024

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención 33
Documental y Tablas de Valoración Documental
3.
Recomendaciones
generales para
los Consejos
Territoriales de
Archivo
 Capítulo 3
Recomendaciones generales para los Consejos Territoriales de Archivo

La presente Guía Metodológica para la Evaluación de Tablas de Retención Do-

cumental y Tablas de Valoración Documental hace parte integral de la norma-
tividad archivística vigente, con base en las facultades otorgadas en el artículo
34 de la Ley 594 de 2000 para la normalización de los criterios técnicos en de-
sarrollo de los procesos de organización, transferencias, conservación y para la
implementación de la Política de Archivos y Gestión Documental.

Por lo anterior, se convoca a los Consejos Territoriales de Archivo a tener en cuenta:

• Para los procesos de elaboración, evaluación y convalidación se debe garantizar

que no exista conflicto de interés entre las personas que participen en la
construcción de las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración
Documental y entre quienes participan en la evaluación y convalidación de estos
instrumentos archivísticos.

• Se debe garantizar que todos los integrantes del Consejo Territorial de Archivo
conocen el instrumento archivístico de las TRD y TVD objeto de convalidación.

• Las instancias competentes podrán solicitar documentación o requisitos técnicos

adicionales a los establecidos en la presente guía, siempre y cuando contribuyan
a aclarar aspectos técnico-archivísticos para el proceso de evaluación de las TRD
y TVD.

• Las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental

se implementarán una vez hayan sido inscritas en el Registro Único de Series
Documentales. En consecuencia, el Consejo Territorial de Archivo deberá solicitar
ante el Archivo General de la Nación la inscripción de las tablas evaluadas y
convalidadas en el RUSD.

• Cuando se detecte que las TRD o TVD no cumplen con criterios de valoración
documental, la entidad se abstendrá de implementarlas y procederá de forma
inmediata a la actualización para las Tablas de Retención Documental, o a ajustes
para las Tablas de Valoración Documental, según el caso. Se deberá seguir el mismo
procedimiento de evaluación y convalidación para su posterior implementación.

• En caso de que la entidad haya elaborado Tablas de Retención Documental para

un periodo orgánico-funcional, pero que estas no hayan sido implementadas, no
se admitirá elaborar Tablas de Valoración Documental para el mismo periodo.
En dicha situación, la entidad deberá realizar la implementación de la Tabla de
Retención Documental aprobada y convalidada, a menos que se evidencien
inconsistencias en los criterios de valoración y, por ende, deba realizarse una
actualización.

• Los Consejos Territoriales de Archivo deben conformar un expediente por cada

entidad a evaluar, donde se evidencie el proceso de evaluación y convalidación
de las TRD o TVD.

• Deben contar con procesos, procedimientos, instructivos, formatos, etcétera,

para estandarizar los procesos de evaluación y convalidación de las Tablas de
Retención Documental o Tablas de Valoración Documental.

• Los Consejos Territoriales de Archivo deben garantizar que cuentan con un equipo
profesional idóneo y competente, de conformidad con la Ley 1409 de 2010, para
efectuar los procesos de evaluación de los instrumentos archivísticos.

Archivo General de la Nación

Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 35
 Capítulo 3
Recomendaciones generales para los Consejos Territoriales de Archivo

Para finalizar, se recuerda que la presente guía aborda de manera específica la

etapa de evaluación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valora-
ción Documental, proporcionando lineamientos que se deben considerar desde
su elaboración hasta su inscripción en el Registro Único de Series Documentales.
Su objetivo es lograr una mayor efectividad en la aprobación y convalidación de
estos instrumentos archivísticos.

En correspondencia con ello, la pauta busca promover la correcta evaluación

de instrumentos archivísticos, asegurando la coherencia y cumplimiento de la
normatividad establecida en Colombia.

El Archivo General de la Nación se interesa por conocer la

experiencia asociada al uso de esta guía para los procesos de
evaluación de las Tablas de Retención Documental o Tablas
de Valoración Documental. Escríbanos a través del correo
electrónico: contacto@archivogeneral.gov.co.

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Guía Metodológica, para la Evaluación de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental 36