ALMACEN AMBULATORIO URBANO

TIPO III
DON FELIPE PONTE HERNANDEZ
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ALMACEN
 INDICE

INTRODUCCIÓN
…………………………………………………............................................................... 3
BASE LEGAL
………………………………………………………………………………………………
…………………... 4
OBJETIVOS Y ALCANCE
……………………………………………………………………………………………..
…… 6
DEFINICION DE TERMINOS BASICOS.
……………………………………………………………………………… 7
PROCEDIMIENTOS BASICOS
………………………………………………………………………………………..… 9
1. Recepción de Medicamentos Provenientes de almacenes Robotizados ……………....….
11
2. .Almacenaje de Medicamentos.
…………………………………………………………………………………. 13
3. Despacho de Medicamentos Red Salud del Estado
……………………………………………………. 17
4. Ayuda Institucional al Paciente
………………………………………………………………………………….. 19
ANEXOS.
………………………………………………………………………………………………
………………………… 20
 INTRODUCCION

Es de gran importancia que el Ambulatorio Urbano Tipo III “Don Felipe Ponte Hernández,
cuente con instrumentos de apoyo administrativo que permitan el logro de los objetivos o
propósitos planteados. Para ello se requiere de herramientas de fácil acceso e interpretación
que sean apropiadas al tipo de organización, este instrumento es el Manual de Normas y
Procedimientos, el cual trae consigo el conocimiento y racionalización de los procesos y
procedimientos y en consecuencia el perfeccionamiento del servicio que se presta.
El Manual de Normas y procedimientos, tiene el propósito de regular y garantizar el
desarrollo de las actividades enmarcadas en las normas y procedimientos básicos vistos en la
normativa legal vigente que contempla el control de los procesos, con el fin de orientar a este
Centro de Salud para dirigir y coordinar el sistema de almacenamiento y despacho de
medicamentos, a las diferentes Coordinaciones, donde se requiere la distribución. Con el fin
de garantizar la procura oportuna de reposición de inventario, resguardo, calidad y
administración de los medicamentos, así como materiales equipos médicos-quirúrgicos y
demás insumos, se hace necesaria la utilización de manuales de normas y procedimientos que
permitan documentar todos los procesos que conforman la gestión planteada, basado en
criterios de la organización moderna, contribuyendo a la estandarización y sistematización en
los relacionado con la gestión de almacén
 BASE LEGAL

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial N°

5.453 de fecha 24/03/2000 y con la posterior Enmienda N° 1, publicada en la Gaceta Oficial
N° 5.908 Extraordinario de fecha 19/02/2.009,Arts. N° 83, 84, 85, 86 y 141.
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en la Gaceta Oficial N° 2.818
Extraordinario de fecha 01/07/1.981, Arts. N° 33, 34, 35, 44, 45,100 y 101.
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control
Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial N° 6.013 Extraordinario de fecha
23/12/2.010,Arts.N°35 al 39 y 91.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, Decreto
N°1.424, publicada en la Gaceta Oficial N° 6.147 Extraordinario de fecha 17/11/2.014,Arts.
N° 3, 4, 5, 10, 14, 18 al 24.
 Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos, Decreto N° 1.423 de fecha
17/11/2014, publicada en la Gaceta Oficial N° 40.549 de fecha 26/11/2.014, Arts. N° 4,5. 6,
19, 33 y 35.
 Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración
·Central y Descentralizada Funcionalmente, publicado en la Gaceta Oficial N° 38.282 de
fecha 28/09/2.005,Articulo N° 4 numeral 4.2.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Reforma de la Ley Contra la Corrupción, Decreto
N°1410, publicada en la Gaceta Oficial N° 6.155 Extraordinario de fecha 19/11/2.014,Arts.
N° 47,48 numeral 4,60 y 72.
 Resolución mediante la cual se dictan las Normas de Buenas Prácticas para
Almacenamiento de Productos Farmacéuticos, Materiales Médico-Quirúrgicos, Materias
Primas, Productos Intermedios, a Granel e Insumos para Acondicionamiento, publicada en
la Gaceta Oficial N°41.545 de fecha 13/12/2.018.

OBJETIVOS

General

Fijar normas y procedimientos a fin de garantizar la óptima recepción, almacenaje,

resguardo y despacho de medicamentos, materiales equipos médicos-quirúrgicos y demás
insumos en las Coordinaciones donde se requiera y coadyuvar con los objetivos
institucionales.

Específicos

1. Unificar criterios, estandarizar procesos, sistematizar y fortalecer los procedimientos

para el manejo del área de Almacén del Ambulatorio Don Felipe Ponte.
2. Orientar en el desarrollo de las diversas actividades por parte de los funcionarios
adscritos y las funciones que llevan a cabo.
3. Establecer las responsabilidades operativas, maximizar la utilización y eficiencia del
talento humano y hasta recurso material
4. Promover una óptima labor en el procedimiento aplicado a los diferentes tópicos en
materia de almacén.
 ALCANCE

El manual de normas y procedimientos medulares del área de almacén, es de observancia

general para todos los funcionarios adscritos a la unidad de almacén del Ambulatorio Don
Felipe Ponte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo
dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los términos de las normas
contenidas en este documento.
 DEFINICION DE TERMINOS BASICOS

1. ACTA DE CONFORMIDAD:
Documento de despacho emitido por los almacenes robotizados. en ocasión de el
envió de lotes de productos, donde se hace mención a el tipo de transporte, numero
de guía, precintos de seguridad y el responsable del traslado.

2. ACTA DE IRREGUALRIDAD:
Documento emitido por la unidad de almacén al encontrar disparidad entre lo
especificado en las guías de movilización y lo efectivamente recibido en los lotes de
medicamentos.

3. ACTA DE PREDESPACHO DE INSUMOS MEDICOS:

Documento donde se registran los insumos médicos a despachar, previa
autorización por el Almacén de La Secretaria de Salud, posterior a la verificación de
La Dirección del Ambulatorio Don Felipe Ponte.

4. ACTA DE RECEPCION:
Documento que se emite por La Secretaria de Salud, posterior a la verificación de
los medicamentos y el material médico recibido, donde se formaliza la recepción
digital y se da conformidad.

5. CONTRA RECIPE FARMACIA:

 Formulario, que se utiliza en el despacho de la ayuda paciente, en el área de
farmacia, donde.se detallan y desglosan las cantidades de los medicamentos a
suministrar a los solicitantes, de acuerdo a los récipes presentados.

6. DONACIONES:
Es el acto o contrato a través del cual se transfiere fondos u otros bienes materiales
de manera gratuita a otra persona, institución u organismo que acepta dicha
transferencia.

7. INFORME MEDICO:
Es el documento mediante el cual el médico responsable de un paciente, o el que lo
ha atendido en un determinado episodio asistencial, da a conocer aspectos médicos
relacionado con los trastornos que sufre, los métodos diagnósticos y terapéuticos
aplicados.

8. GUIA DE MOVILIZACION DE MEDICAMENTOS APROBADA:

Documento emitido por los almacenes robotizados, para el envío de medicamentos
a los diferentes destinatarios del Sistema Público de Salud, donde se especifican los
productos, lotes, cantidades entre otros datos.

9. ALMACEN:
Es una instalación que, junto con los equipos de almacenaje, de manipulación,
medios humanos y de gestión, nos permite regular las diferencias entre los flujos de
entrada de mercancía (la que se recibe de proveedores, centros de fabricación, etc.)

10. ORDEN DE SALIDA:

Documento emitido por los almacenes-robotizados para el envió de medicamentos,
donde se relacionan cada una de las guías de movilización de medicamentos que
traslada el contenedor , donde se detalla la unidad o centro hospitalario receptor,
numero de guía, cantidad de bultos, y la entidad federal de destino, así como los
datos del conductor y el vehículo.
11. LOTES DE MEDICAMENTOS:
Cantidad de un medicamento que se produce en un ciclo de fabricación. La
característica esencial del lote de fabricación es su homogeneidad.

12. SIBO:
Sistema de Gestión y Distribución de Medicamentos e Insumos Médicos Simón
Bolívar (SIBO), cie carácter estratégico y de obligatorio cumplimiento por la Red
de Hospitales que integran el Sistema Público Nacional de Salud.

13. TARJETA DE ESTANTE:

Tarjetas de inventario, o fichas que se utilizan por el almacén en lo referente a la
organización y control interno de las existencias de productos ubicados en estantes
con movimientos muy constantes.

14. TARJETA KARDEX:

Se llama también tarjetas de existencias, recurso administrativo utilizado por el
almacén en lo referente a la organización y control interno de grandes volúmenes de
existencias de productos y medicamentos.
PROCEDIMIENTOS BASICOS
UNIDAD DE ALMACEN
 PROCEDIMIENTO
ALMACENAJE DE MEDICAMENTOS
1. El (la) Coordinador(a) de Almacén, recibe del Almacén Central de La Dirección
Regional de Salud, copia de la “Guía de Movilización de Medicamentos”, con la
respectiva Acta de Irregularidad, si fuere el caso.
2. Determina los espacios adecuados e idóneos para la Ubicación de los lotes de
medicamentos direccionados a la Dirección Regional de Salud, tomando en
consideración la normativa vigente para Almacenamiento de Medicamentos
establecido por el Ministerio del Poder Popular para la Salud.
3. Determina los espacios adecuados e idóneos para la Ubicación y resguardo
Temporal de los lotes de medicamentos con destino a las diferentes Coordinaciones
del Centro.
4. Procede a la ubicación y almacenamiento de los lotes de medicamentos,
garantizando su estado físico, y tomando en consideración los criterios de despacho
por fechas de vencimiento.
5. Registra en las Tarjetas Permanentes, las entradas de las cantidades y lotes que
provienen de las copias de las “Guías de Movilización Aprobadas" de
medicamentos tomando en consideración las fechas de vencimiento y su criterio de
despacho.
6. Archiva y custodia las copias de las "Guías de Movilizan Aprobadas” de manera
cronológica, manteniendo la información actualizada de los lotes y cantidades de
material bajo su responsabilidad.
 PROCEDIMIENTO
DESPACHO DE MEDICAMENTOS
1. El despacho de la Secretaria de Salud, recibe del Ambulatorio Don Felipe Ponte,
oficio solicitando insumos material médico quirúrgico, la Secretaria de Salud evalúa
la solicitud y de estar conforme media firma en señal de aprobación el documento y
lo remite al Almacén, para su respectivo despacho.

2. Las diferentes Coordinaciones del Ambulatorio “Don Felipe Ponte” emiten un

Pedido a la Dirección del Centro Asistencial con el formato preestablecido, en
original de los Medicamentos, Insumos, Material Médico Quirúrgico u otros
artículos a requerir.

3. El Médico Director del Ambulatorio “Don Felipe Ponte”, luego de verificación y

aprobación, lo remite a Kardex para confirmar la existencia.

4. Una vez verificada su existencia Kardex lo remite al Almacén con su firma en señal
de aprobación del despacho.

5. De no existir concordancia con lo solicitado por las Coordinaciones el Medico

Director regresa el pedido a la Coordinación solicitante con sus respectivas
observaciones.

6. Seguidamente la Jefa o Jefe del Almacén proceden a la entrega de los

Medicamentos, Material Médico Quirúrgico, insumos u otros artículos requeridos a
la Coordinación respectiva debidamente firmada y sellada por las partes
Autorizadas para el retiro.
 PROCEDIMIENTO AYUDA
ATENCION AL CIUDADANO
1. El Receptor(a) en la Oficina de Dirección, recibe la solicitud por parte del ciudadano,
verifica que la solicitud venga acompañada de, copia de Informe y récipe medico así
como de copia de cedula de identidad, posteriormente hace llegar los soportes antes
mencionados al Despacho del Director, una vez aprobada se da inicio el trámite de la
ayuda.

2. La Receptor en la oficina de dirección recibe los documentos ya aprobados y los remite

al departamento de Kardex, el cual se encarga de verificar la disponibilidad de los
insumos solicitados.

3. Una vez que Kardex hace la verificación de disponibilidad, remite los documentos
aprobados al Coordinador(a) de Almacén, el cual se encarga de realizar el despacho de
los insumos a la Farmacia donde se le dará entrega final al paciente.

4. Seguido de que la Farmacia recibe los insumos, el Auxiliar de Despacho de Farmacia,

procede a llamar al paciente para el retiro de los mismos y dejara constancia de la salida
de los medicamentos en el formato de Registro de Morbilidad, donde indicara las
cantidades y los lotes respectivos.

5. La “Asistente de Farmacia” recibe el formato de solicitud con sus respectivos soportes y

supervisa los medicamentos anexos y las cantidades a despachar. EL solicitante firmara
en señal de conforme la recepción de la ayuda Institucional recibida.

6. La "Asistente de Farmacia" procederá al archivo y custodia de los soportes respectivos

de manera cronológica.