1.

El archivo: Concepto y Finalidad

1.1. Clases de archivos

- Por su ubicación:

● Centralizado: Un ejemplo de archivo centralizado puede ser una

biblioteca universitaria donde todos los libros se almacenan en un solo
edificio.
● Descentralizado: En una empresa con sucursales en diferentes
ciudades, cada sucursal puede tener su propio archivo de documentos.
● Mixto: Una empresa puede tener un archivo centralizado para
documentos importantes y archivos descentralizados para
documentos específicos de cada departamento.

- Por su contenido:

● Público: Un ejemplo sería un archivo de una institución gubernamental

que contiene leyes, decretos y otros documentos de acceso público.
● Privado: Los registros médicos en un hospital son un ejemplo de
archivo privado, ya que solo el personal autorizado puede acceder a
ellos.

- Por la frecuencia de su utilización:

Los archivos también pueden clasificarse según la frecuencia con la que se acceden
o utilizan los documentos que contienen. Esta clasificación es importante para
determinar cómo organizar y almacenar los documentos de manera eficiente. Se
pueden distinguir tres categorías principales:

Archivos de Uso Frecuente:

● Contienen documentos que se utilizan con regularidad en las
operaciones diarias de la organización.
● Deben estar fácilmente accesibles para el personal.
● Ejemplos incluyen formularios de solicitud, políticas y procedimientos
estándar, y registros de clientes activos.
Archivos de Uso Moderado:
● Almacenan documentos que se consultan con menos frecuencia que
los de uso frecuente, pero aún son necesarios para el funcionamiento
regular de la organización.
● Aunque no se accede todos los días, aún deben estar disponibles de
manera oportuna cuando se requieren.
● Ejemplos pueden ser registros financieros mensuales, contratos de
proveedores y correspondencia general.
Archivos de Almacenamiento a Largo Plazo:
 ● Incluyen documentos que se utilizan con poca frecuencia en las
operaciones diarias, pero aún deben conservarse por razones legales,
históricas o de referencia.
● Por lo general, se almacenan en áreas menos accesibles debido a su
menor frecuencia de uso.
● Ejemplos pueden ser archivos históricos, registros contables antiguos
y documentos legales archivados.

La clasificación por frecuencia de uso ayuda a asignar recursos de almacenamiento

de manera eficiente y a establecer políticas de acceso que aseguren que los
documentos críticos estén disponibles cuando se necesiten, mientras se optimiza el
espacio y la organización del archivo.

- Por el tipo de soporte utilizado:

● Papel: Los expedientes de empleados en una oficina de recursos

humanos.
● Electrónico: Documentos almacenados en una base de datos o en la
nube, como contratos o facturas electrónicas.

1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos

En la gestión de archivos, es fundamental establecer sistemas eficientes de registro
y clasificación de documentos. Estos sistemas ayudan a organizar la información de
manera que sea fácil de encontrar y recuperar cuando sea necesario. A
continuación, se detallan los diferentes sistemas de clasificación:

- Alfabético:
En este sistema, los documentos se organizan en orden alfabético según algún
criterio relevante, como el nombre del cliente, el apellido del individuo, el título del
documento, etc. Este método es fácil de entender y aplicar, ya que sigue el orden
natural del alfabeto.

Ejemplo: Un archivo de clientes de una empresa podría organizarse alfabéticamente

por el apellido de cada cliente.

- Numérico:
En este sistema, los documentos se clasifican y organizan utilizando números. Los
números pueden ser asignados de forma secuencial o siguiendo algún criterio
específico, como un número de identificación único para cada documento.

Ejemplo: Los expedientes médicos en un hospital pueden estar numerados

secuencialmente para facilitar su organización y búsqueda.

- Alfanumérico:
Este sistema combina elementos alfabéticos y numéricos para clasificar los
documentos. Se utilizan combinaciones de letras y números para asignar códigos a
los documentos, lo que facilita la organización y la búsqueda.

Ejemplo: Un sistema de clasificación de productos en un almacén puede utilizar

códigos alfanuméricos donde las letras representan la categoría del producto y los
números representan el número de artículos.

- Temático
En este sistema, los documentos se agrupan y organizan según su tema o
contenido. Es especialmente útil cuando los documentos abordan una variedad de
temas y no tienen una relación clara basada en el nombre o el número.

Ejemplo: Una biblioteca puede organizar sus libros en diferentes secciones

temáticas, como historia, ciencia ficción, biografías, etc.

- Geográfico
Este sistema se utiliza para clasificar documentos según su ubicación geográfica o
área de origen. Es útil para organizaciones con operaciones distribuidas en
diferentes regiones geográficas.

Ejemplo: Una empresa de transporte puede organizar sus registros de envíos según
las regiones geográficas a las que se destinan.

- Cronológico
En este sistema, los documentos se ordenan y organizan según su fecha de
creación, recepción o algún otro criterio temporal relevante. Es útil para llevar un
seguimiento de la evolución de eventos o procesos a lo largo del tiempo.

Ejemplo: Los registros contables pueden organizarse cronológicamente para facilitar

el seguimiento de transacciones financieras a lo largo de un período de tiempo
específico.

- Otros
Existen otros sistemas de clasificación que pueden adaptarse a necesidades
específicas de la organización. Estos pueden incluir sistemas basados en colores,
formas, tamaños, etc. La elección del sistema adecuado dependerá de las
características y requerimientos particulares de cada situación.

Estos sistemas de registro y clasificación proporcionan la estructura necesaria para

mantener un archivo organizado y accesible, lo que facilita la gestión eficiente de la
información y la documentación.

1.3. Mantenimiento del archivo físico

- Recursos materiales
Los recursos materiales son los elementos físicos necesarios para el
funcionamiento adecuado del archivo. Estos pueden incluir:

● Estantes y archivadores: Para almacenar y organizar los documentos de

manera ordenada.
● Cajas de almacenamiento: Para proteger los documentos y facilitar su
manipulación.
● Etiquetas y sistemas de etiquetado: Para identificar claramente los
contenidos de los archivos.
● Material de embalaje: Como cintas adhesivas, plástico burbuja, etc., para
proteger los documentos durante el transporte o almacenamiento a largo
plazo.
● Material de escritura y marcadores: Para etiquetar cajas y documentos de
manera clara y legible.
● Equipamiento de oficina: Como computadoras, impresoras, escáneres, etc.,
para realizar tareas administrativas relacionadas con el archivo.

- Infraestructura del archivo

La infraestructura del archivo se refiere al entorno físico donde se almacenan y
gestionan los documentos.

Esto puede incluir:

● Espacio de almacenamiento: Un área designada para el archivo que sea

segura, libre de humedad, con control de temperatura y adecuada para la
conservación de documentos.
● Mobiliario: Estantes, mesas de trabajo, sillas, etc., para organizar y facilitar el
acceso a los documentos.
● Sistemas de seguridad: Cerraduras, alarmas, cámaras de vigilancia, etc., para
proteger los documentos de accesos no autorizados o de pérdidas.
● Control de accesos: Políticas y procedimientos para regular quién puede
acceder al archivo y en qué condiciones.
● Sistemas de extinción de incendios: Como extintores, rociadores
automáticos, etc., para proteger los documentos en caso de emergencia.

1.4. Mantenimiento del archivo informático

- Métodos
Los métodos de mantenimiento del archivo informático se refieren a las prácticas y
procedimientos utilizados para garantizar la integridad, seguridad y accesibilidad de
los documentos digitales. Estos pueden incluir:
 ● Copias de seguridad regulares: Realizar copias de seguridad periódicas de los
datos para protegerlos contra pérdidas o daños.
● Actualizaciones de software: Mantener actualizados los sistemas y
aplicaciones informáticas utilizadas para gestionar y almacenar documentos.
● Protección contra virus y malware: Utilizar programas antivirus y antispyware
para proteger los documentos contra amenazas informáticas.
● Control de acceso: Establecer permisos y restricciones de acceso para
garantizar que solo usuarios autorizados puedan acceder a los documentos.
● Auditorías de seguridad: Realizar auditorías periódicas para detectar posibles
vulnerabilidades en el sistema de archivo informático.

- Unidades de conservación
Las unidades de conservación en el archivo informático se refieren a los dispositivos
y sistemas utilizados para almacenar y proteger los datos digitales. Estos pueden
incluir:

● Servidores: Computadoras dedicadas que almacenan y gestionan grandes

cantidades de datos de manera centralizada.

● Unidades de almacenamiento externo: Discos duros externos, unidades flash

USB, etc., utilizados para realizar copias de seguridad de datos importantes.
● Sistemas de gestión de documentos: Software especializado diseñado para
organizar, clasificar y recuperar documentos digitales de manera eficiente.
● Sistemas de almacenamiento en la nube: Plataformas en línea que permiten
almacenar, compartir y acceder a documentos desde cualquier lugar con
conexión a Internet.

1.5. Planificación de un archivo de gestión

La planificación de un archivo de gestión es un proceso crucial para garantizar una
organización eficiente y efectiva de los documentos de una empresa o entidad. A
continuación, se detallan los pasos esenciales para llevar a cabo esta planificación
de manera efectiva:

- Análisis de la estructura de la organización

Antes de planificar un archivo de gestión, es fundamental comprender la estructura y
las necesidades de la organización. Esto puede implicar:

● Identificar departamentos y funciones: Analizar cómo están organizados los

diferentes departamentos y cómo interactúan entre sí.
● Evaluar flujos de trabajo: Entender cómo se generan, procesan y utilizan los
documentos en cada departamento.
● Determinar requisitos legales y regulatorios: Identificar las obligaciones
legales y normativas relacionadas con la gestión de documentos en la
industria y el país específicos.
- Determinación de contenidos y tipos de documentos a archivar
Una vez que se comprende la estructura de la organización, se puede determinar
qué tipos de documentos se deben archivar y conservar. Esto puede incluir:

● Documentos financieros: Facturas, recibos, estados financieros, etc.

● Documentos legales: Contratos, acuerdos, licencias, etc.
● Documentos de recursos humanos: Expedientes de empleados, formularios
de contratación, evaluaciones de desempeño, etc.

- Sistemas de registro y codificación a implantar

Después de determinar los tipos de documentos a archivar, es necesario establecer
sistemas de registro y codificación claros y eficientes. Esto puede incluir:

● Crear un sistema de clasificación: Utilizar sistemas alfabéticos, numéricos,

temáticos, etc., para organizar y etiquetar los documentos.
● Establecer protocolos de etiquetado: Definir estándares para cómo nombrar y
etiquetar los documentos para facilitar su búsqueda y recuperación.

- Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones de personal

Es importante establecer políticas y procedimientos para la clasificación de
documentos y controlar el acceso a los mismos. Esto puede implicar:

● Definir niveles de acceso: Determinar quién tiene acceso a qué documentos y

en qué circunstancias.
● Establecer restricciones de personal: Limitar el acceso a documentos
confidenciales o sensibles solo a personal autorizado.

- Definición de las formas de acceso al archivo

Una vez que se establecen los niveles de acceso y restricciones, es necesario
determinar cómo se accede al archivo. Esto puede incluir:

● Acceso físico: Permitir que el personal acceda físicamente al archivo en

determinadas áreas de la organización.
● Acceso digital: Proporcionar acceso en línea a través de sistemas de gestión
de documentos o redes internas.

- Normas de conservación de documentación obsoleta e histórica: destrucción y

archivo definitivo
Es fundamental establecer políticas y procedimientos para la conservación y
disposición de documentos obsoletos o históricos. Esto puede implicar:

● Establecer plazos de retención: Determinar cuánto tiempo se deben

conservar los documentos antes de su eliminación.
● Definir procedimientos de destrucción: Establecer métodos seguros y
eficientes para destruir documentos confidenciales o sensibles cuando ya no
son necesarios.
● Planificar el archivo definitivo: Identificar documentos históricos o de valor
permanente que deben ser conservados en archivos especiales o museos.

- Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación

con la calidad, uso y conservación de archivos
Es esencial documentar todas las políticas y procedimientos relacionados con la
gestión de archivos en un manual de archivo. Esto puede incluir:

● Descripción de sistemas de registro y clasificación: Detallar cómo se

organizan y etiquetan los documentos.
● Políticas de acceso: Especificar quién tiene acceso a qué documentos y
cómo se obtiene ese acceso.
● Procedimientos de conservación: Establecer pautas para la conservación
adecuada de documentos físicos y digitales.

- Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso

Una vez que se establecen las políticas y procedimientos de archivo, es crucial
comunicarlos de manera efectiva a todos los empleados. Esto puede implicar:

● Capacitación: Proporcionar capacitación a empleados sobre cómo acceder y

utilizar el archivo de manera eficiente y segura.
● Comunicación regular: Mantener a los empleados informados sobre cualquier
cambio en las políticas o procedimientos de archivo.

1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y

procesos

- Concepto
Los flujogramas son representaciones visuales de los pasos o etapas en un proceso
o procedimiento. Permiten comprender fácilmente la secuencia de actividades y la
interacción entre ellas.

Características, tipos, simbología, diseño y elaboración

● Características: Los flujogramas son claros, concisos y fáciles de entender.
Utilizan símbolos y diagramas para representar las actividades y decisiones
en un proceso.
 ● Tipos: Los flujogramas pueden ser de varios tipos, como diagramas de flujo
básicos, diagramas de Gantt, organigramas, etc.
● Simbología: Los símbolos utilizados en un flujograma representan diferentes
tipos de actividades, decisiones, inicio y fin del proceso, etc.
● Diseño: Un buen diseño de flujograma utiliza un diseño claro y ordenado que
guía al lector a través del proceso de manera lógica.
● Elaboración: Para elaborar un flujograma, es necesario identificar todas las
etapas del proceso, decidir sobre la secuencia de actividades y utilizar
símbolos adecuados para representar cada actividad.

Los flujogramas son herramientas útiles para analizar y mejorar procesos, identificar
cuellos de botella y visualizar la secuencia de actividades de manera clara y concisa.