ADM-243
Profesor : Gladys Carolina Calcaño
Santo Domingo, R. D.
TEMA 3: ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTO
Santo Domingo, R. D.
Análisis y Diseño de Puesto
Programa
Concepto e Importancia
Objetivos del análisis de puestos.
Métodos de obtención de información.
Proceso de Análisis de puestos.
Criterios para el análisis de puestos.
Clasificación de los puestos en clases, series y grupos ocupacionales.
El manual de puestos.
Resumen
Concepto de Puesto
Cuando preguntamos…¿Qué puesto ocupa?
Queremos saber qué se hace y se tiene una idea de la importancia y nivel
jerárquico de los individuos dentro una empresa.
El concepto de puesto se basa en las nociones de tarea, obligación y
función.
Concepto de Puesto
• Es la labor que se atribuye a los
puestos simples y repetitivos (Por hora
o de empleados) como por ej. montar
Tarea: una pieza, tallar un componente, etc.
• Es la actividad atribuida a puestos más
diferenciados (asalariados o
empleados) como llenar un cheque,
Obligación: emitir una requisición de material. Es
una tarea un poco más compleja, más
mental y menos física.
• Conjunto de tareas (puestos por hora)
o de obligaciones (puestos de
asalariados) ejercidas de manera
Función: sistemática o reiterada por el ocupante
de un puesto
Concepto de Puesto
Puesto: Conjunto de funciones (tareas
u obligaciones) con una posición
definida en la estructura organizacional
u organigrama. La posición define las
relaciones entre un puesto y los demás.
La posición del puesto en el organigrama
define:
Su nivel Sus
jerárquico. subordinados
El
Su departamento
subordinación o división al
que pertenece.
Concepto de diseño del puesto
Diseñar un puesto significa establecer cuatro condiciones fundamentales:
El conjunto de tareas u obligaciones que
desempeña el ocupante (contenido del puesto).
Cómo efectuar ese conjunto de tareas u
obligaciones (Métodos y procedimientos de
trabajo).
A quien reporta el ocupante del puesto
(responsabilidad), es decir, relación con su
jefatura.
A quien supervisa o dirige el ocupante del puesto
(autoridad), es decir, relación con sus
subordinados.
Quién diseña los puestos en las organizaciones?
El diseño de puestos casi nunca es
responsabilidad del área de RRHH.
Algunas veces le corresponde al
departamento de Ingeniería Industrial (Que
diseña los puestos fabriles) o al de
Organización y Métodos (Que diseña los
puestos de oficina) encargarse de la
planeación y distribución de las tareas y
obligaciones de la mayor parte de la
organización.
Por lo general, los demás puestos -de las
aéreas administrativas, financiera y
mercadológicas- los diseñan las gerencias
respectivas en proceso continuo de
resolución de problemas.
Modelos de diseño de puestos: Modelo Clásico o tradicional
Inicia a partir de la Administración
Científica.
Esta sostenía que solo mediante métodos
científicos se podían proyectar los puestos y
capacitar a las personas para obtener la
máxima eficiencia posible.
Taylor se preocupaba por la cooperación
entre la administración y los empleados
para aumentar la productividad y sus
seguidores se concentraban en determinar
la mejor manera de realizar las tareas de un
puesto (The best way) y la utilización de
incentivos salariales (Premios de
producción). A esto se le llamaba
Racionalización del trabajo.
Modelos de diseño de puestos: Modelo Clásico o tradicional
El gerente mandaba y el trabajador tan
solo obedecía, la gerencia pensaba y el
trabajador hacía.
La capacitación para el puesto se
limitaba a las habilidades específicas
para realizar la tarea.
La idea predominante era que cuanto
más simples y repetitivas fueran las
tareas tanto mayor sería la eficiencia
del trabajador.
Ventajas del Diseño de puesto Modelo Clásico o tradicional
Contratación de empleados con
calificaciones mínimas y salarios bajos.
Estandarización de las actividades.
Facilidad de supervisión y control.
Reducción de costos de capacitación.
Aplicación del principio de la línea de
ensamble.
Desventajas del Diseño de puesto Modelo Clásico o
tradicional
Puestos monótonos y aburridos .
A partir de la desmotivación por el trabajo , los
empleados incrementan las expectativas en mejores
salarios y reivindicaciones para compensar la
insatisfacción y el descontento con su labor.
Estos puestos no se ajustan a la educación integral que
reciben los jóvenes en la actualidad. Las personas
actualmente están menos dispuestas a solamente
obedecer al jefe y no opinar.
Con la era de la información los puestos tienden a
orientarse hacia el área de servicio y menos a lo
industrial.
El trabajo es individual y solitario.
Modelos Diseño de puesto: Modelo Humanista o de
Relaciones Humanas
Surge con la escuela de las Relaciones Humanas.
A partir de la misma, surgen los primeros estudios sobre
el liderazgo, motivación, comunicación, participación y
demás asuntos relacionados con la persona.
Este modelo humanista no consiguió desarrollar un
modelo de puestos que sustituyera al modelo tradicional.
Solo atendió a lo externo y lo superficial del puesto: Se
preocupó por la envoltura pero no del producto.
Se critica por ser considerado su enfoque como
manipulador al favorecer a la administración y
desarrollar una estrategia sutil para hacer que los
empleados trabajaran más y exigieran menos a la
organización.
Modelos Diseño de puesto: Modelo Situacional
Toma en cuenta dos variables: Las diferencias
individuales y las labores específicas. Converge tres
variables: La estructura de la organización, la labor y
la persona que la desempeña.
Considera el cambio y la competitividad. Se sabe que
el ambiente puede variar por lo que los puestos no
son estáticos, ni permanentes.
Supone aprovechar las habilidades de autodirección y
de autocontrol de las personas y sobre todo de los
objetivos planeados entre ocupante y gerente para
hacer del puesto un verdadero factor motivacional.
Modelos Diseño de puesto: Modelo Situacional
El diseño del puesto debe realizarse con la intención de reunir las cinco
dimensiones esenciales:
Variedad
Retroalimentación Autonomía
Identificación de Significado de la
la tarea labor
Modelos Diseño de puesto: Modelo Situacional
La adopción de estas dimensiones permite
que la persona:
1. Utilice varias habilidades y competencias.
2. Goce de cierta autonomía, independencia
y autodirección en la realización de su
trabajo.
3. Realice algo significativo, con sentido y
razón de ser.
4. Se sienta responsable del éxito o fracaso
de su propia labor.
5. Descubra y evalúe su desempeño sin
intervención de terceros ni jefes.
Enriquecimiento del puesto
La manera mas práctica y viable para una
adecuación permanente del puesto al
crecimiento personal es el enriquecimiento del
puesto, denominado también ampliación del
puesto.
Consiste en aumentar de forma deliberada y
paulatina los objetivos, responsabilidades y
desafíos del puesto.
Puede ser horizontal (Mediante nuevas
responsabilidades del mismo nivel) o vertical
(Mediante nuevas responsabilidades de un
nivel paulatinamente más elevado).
Enriquecimiento del puesto: Obstáculos que podemos
enfrentar
La ansiedad por el temor a fallar y la inseguridad ante la posibilidad de no
aprender bien el nuevo trabajo pueden representar obstáculos.
Los sindicatos también han investigado el enriquecimiento de puestos y
han acusado a algunas empresas de hacerlo solo en su provecho, al
explotar a sus trabajadores.
Cuando el enriquecimiento es exagerado o demasiado rápido, puede
requerir una intensa concentración del individuo en el trabajo, por lo que
reduce sus relaciones interpersonales por falta de tiempo o posibilidades
personales.
Equipos de Trabajo
Una fuerte tendencia en el diseño moderno de puestos es la creación de
equipos de trabajo. De preferencia autónomos o auto administrados.
Son grupos de personas cuyas tareas se rediseñan para crear un alto grado
de interdependencia y que disponen de autoridad para tomar decisiones
respecto de la realización del trabajo, como programación, horario, métodos
y procesos.
Descripción de puestos
Para conocer el contenido de un puesto es necesario describirlo. Su
descripción es un proceso que consiste en enunciar las tareas o
responsabilidades que lo conforman y distinguen del resto de los puestos de
la organización.
Consiste en describir:
Las tareas del
Los objetivos
puesto: (Lo
(Por qué lo
que hace el
hacen).
ocupante)
La
periodicidad Los métodos
de su
realización: (Cómo lo
(Cuándo lo hace).
hace)
Descripción de puestos
Hoja de Descripción de cargos:
Descripción de puestos: Ejemplo Puesto Secretaria
ALFA Resumen
Redactar en español, digitar documentos en inglés y español, orientar las visitas y encargarse
S.A. de los archivos.
Descripción del Cargo
-Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (circulares), carpetas , informes y folletos.
Firmar los comprobantes de recibo y archivarlos.
-Preparar y digitar cartas y textos en español.
-Enviar textos y asuntos recibidos para compilar los informes
-Organizar y mantener los archivos de documentos y cartas confidenciales. Determinar su
localización, cuando se necesite e informar de los compromisos al superior.
-Mantener los elementos necesarios al cargo: Material de oficina, servicios generales,
solicitudes y pedidos. Participar en compromisos menores que son de responsabilidad de su
superior, bien sea recordándoselo o asistiendo a ellos.
Ejecutar otras tareas relacionadas con las descritas, según el criterio de su superior.
Análisis de puestos
Una vez hecha la descripción, sigue el análisis de puestos, es decir ya
identificado el contenido (Aspectos intrínsecos), se analiza el puesto en
relación con los requisitos que impone a su ocupante (Aspectos extrínsecos).
El análisis estudia y determina todos los requisitos, responsabilidades y
condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño.
Análisis de puestos
El análisis se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a todo
tipo o nivel de puesto y que más adelante nos servirán en la valuación de
puestos:
1. Requisitos intelectuales
2. Requisitos físicos
3. Responsabilidades que adquiere
4. Condiciones de trabajo
Requisitos intelectuales
Comprenden las exigencias del puesto en lo referente a los requisitos
intelectuales que debe tener el ocupante para desempeñar
adecuadamente el puesto. Entre los requisitos intelectuales están los
siguientes factores de especificaciones:
1. Escolaridad indispensable
2. Experiencia indispensable
3. Adaptabilidad al puesto
4. Iniciativa requerida
5. Aptitudes requeridas
Requisitos Físicos
Comprenden la cantidad y la continuidad de la energía y del esfuerzo físico
e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan. Consideran
también la complexión física que debe tener el ocupante para el buen
desempeño:
1. Esfuerzo físico requerido
2. Concentración visual
3. Destrezas o habilidades
4. Complexión física requerida
Responsabilidades adquiridas
Consideran las responsabilidades que, además del desempeño normal de
sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relación con la
supervisión directa de sus subordinados, del material, de las herramientas
o equipo, el patrimonio de la empresa, dinero, títulos o documentos,
pérdidas o ganancias de la empresa, relaciones internas o externas e
información confidencial:
1. Supervisión de personal
2. Material, herramientas o equipo
3. Dinero, títulos o documentos
4. Relaciones internas o externas
5. Información confidencial
Condiciones de trabajo
Comprenden las condiciones del ambiente en que se realiza el trabajo, si lo
hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos o si exige del ocupante una
sólida adaptación para mantener la productividad y rendimiento en sus
funciones. Evalúan el grado de adaptación de la persona al ambiente y al
equipo de trabajo para facilitarle su desempeño:
1. Ambiente de Trabajo
2. Riesgos de Trabajo
Propósito del análisis de puestos
El analista de puestos ”Reúne, analiza y desarrolla datos ocupacionales
relacionados con los puestos, los requisitos necesarios para ocuparlos y
las características del ocupante, que sirven de base para:
a) La asesoría vocacional
b) La valuación de puestos
c) La selección de personal
d) Otras prácticas vinculadas con la Administración de Recursos Humanos.
Métodos para la descripción y el análisis de puestos
Constituye una responsabilidad de línea y una función de staff.
La responsabilidad de proporcionar la información sobre el puesto es
solo de línea, mientras que la prestación de los servicios para recopilar y
organizar la información es responsabilidad de la función de staff,
representado por el analista de puestos.
Los métodos más utilizados para la descripción y análisis de puestos
suelen ser los siguientes:
1. Observación directa
2. Cuestionario
3. Entrevista directa
4. Métodos mixtos
Método de Observación Directa: Características
Los datos sobre un puesto se obtienen mediante la observación visual de las
actividades del ocupante, a cargo del analista especializado.
La participación que tiene el analista en la obtención de los datos es activa y la
del ocupante, pasiva.
Método de Observación Directa: Ventajas
Veracidad de los datos, en virtud a la unidad de origen (el analista de
puestos) y de que sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo.
No requiere la paralización del ocupante del puesto.
Método ideal para puestos sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos y la fórmula básica del análisis
de puestos (Qué hace? Cómo lo hace? Para qué lo hace?).
Método de Observación Directa: Desventajas
Costo elevado, pues para que el método sea completo requiere un tiempo
prolongado en el análisis de puestos.
La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del
puesto no permite la obtención de datos de verdad importantes para el
análisis.
Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.
Se aconseja que ese método se combine con otros de manera que el
análisis resulte mucho más completo y fiel.
Método de Cuestionario: Características
Los datos se obtienen por medio de un cuestionario que contesta el
ocupante o su superior para el análisis del puesto.
La participación del analista de puestos en la obtención de los datos
(llenado del cuestionario) es pasiva y la del ocupante (Quien lo contesta),
activa.
Método de Cuestionario: Ventajas
Pueden contestar el cuestionario los ocupantes o sus jefes inmediatos o
ambos, con lo que se obtiene una visión más amplia con la participación de
varios niveles.
Es el método más económico para el análisis de puestos.
Es el método más completo y relativamente rápido. Es el método ideal para
analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los
ejecutivos.
Método de Cuestionario: Desventajas
El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales
los ocupantes tengan dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige planeación y realización cuidadosas.
Tiende a ser superficial y distorsionado.
Método de Entrevista: Características
Los datos sobre el puesto se obtienen de una entrevista, con preguntas y
respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto.
La participación es activa tanto del analista como del ocupante del puesto.
Método de Entrevista: Ventajas
Recopilación de los datos del puesto por las personas que mejor lo
conocen.
Posibilidad de comentar y aclarar todas las dudas.
Es el método que proporciona un mayor resultado en el análisis debido a la
obtención estandarizada y racional de los datos.
No tiene contraindicación, se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o
nivel.
Método de Entrevista: Desventajas
Una entrevista mal dirigida puede generar relaciones negativas en el
personal que provoque falta de comprensión y no aceptación de sus
objetivos.
Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos.
Pérdida de tiempo si el analista no se prepara bien.
Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y detener
el trabajo del ocupante.
Métodos Mixtos
Se trata de combinaciones de dos o más métodos de
análisis. Los más comunes son:
Cuestionario y Entrevista
Cuestionario con el ocupante y entrevista con el
superior.
Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
Observación directa con el ocupante y entrevista
con el superior.
Cuestionario y observación directa, ambos con el
ocupante.
Cuestionario con el superior y observación directa
con el ocupante.
Objetivos de la administración y análisis de puestos
Constituye la base para el reclutamiento y selección de
personal.
Determinar el perfil del ocupante del puesto.
Obtener el material necesario para el contenido de los
programas de capacitación.
Determinar, mediante la valuación y clasificación de los
puestos, los niveles de salarios.
Estimular la motivación del personal.
Guía para el supervisor y el empleado sobre el contenido
del puesto.
Higiene y Seguridad Industrial: Con el objetivo de
minimizar la insalubridad y riesgos de determinados
puestos.
Clasificación de puestos
Los puestos se clasifican y agrupan por clases. Existen varios criterios
para clasificar los puestos:
1. Clasificación por puntos : Los puestos se agrupan en categorías con base
en intervalos de puntos.
Clasificación de puestos
Clasificación por puestos de carrera: Se
clasifican en términos de carreras.
a) Oficinista I
b) Oficinista II
c) Oficinista III
Clasificación por grupo ocupacional: Los
puestos se clasifican en función de criterios
de ocupación:
a) Ingeniero civil
b) Ingeniero electricista
c) Ingeniero Químico
Clasificación de puestos
Clasificación por Área de Servicio: Los
puestos se clasifican por área de
actividad
a) Gerente de Finanzas
b) Tesorero
c) Contador
d) Cajero
Clasificación por Categoría: Los puestos
se clasifican en función de categorías de
graduación.
a) Secretaria Auxiliar
b) Secretaria Español
c) Secretaria bilingüe
d) Secretaria ejecutiva
Clasificación de puestos
En algunas organizaciones , los cargos
se dividen en tres categorías
principales :
a) Cargos No calificados: Trabajo
esencialmente rutinario, que requiere
poca precisión y experiencia limitada.
b) Cargos calificados: Exigen cierto
potencial intelectual y alguna
experiencia general y específica en el
desempeño de tareas de cierta
variedad y dificultad.
c) Cargos especializados: Exigen espíritu
analítico y creador para solucionar
problemas técnicos complejos y
desarrollar métodos.
El manual de puestos
Es un documento que contiene información válida y clasificada sobre la
naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos
requisitos de ingreso y valoración, de una determinada organización.
Análisis y Diseño de Puesto
Resume
Concepto e Importancia
Objetivos del análisis de puestos.
Métodos de obtención de información.
Proceso de Análisis de puestos.
Criterios para el análisis de puestos.
Clasificación de los puestos en clases, series y grupos ocupacionales.
El manual de puestos.
