Tema 5

Soft Skills y Habilidades Directivas

Gestión del tiempo

 Índice
Ideas clave 3
5.1. Introducción y objetivos 3
5.2. ¿Qué es la gestión del tiempo? 3
5.3. Importante vs. Urgente: Modelo de Covey y
© Escuela de Posgrado Newman

Rotter 4
5.4. Objetivos SMART 6
5.5. Herramientas y técnicas para la gestión del
tiempo 8
5.6. Gestión de ladrones del tiempo 9
5.7. Referencias bibliográficas 11
 Ideas clave

5.1. Introducción y objetivos

La gestión del tiempo es una de las claves del éxito profesional. Si somos capaces de
organizarnos, de conocer nuestro ritmo de trabajo, de evitar las distracciones, de
concentrarnos y de delegar, veremos cómo nuestra productividad aumenta y
nuestros niveles de estrés se reducen. Para ello, se verán técnicas de priorización y
de fijación de objetivos y se comentarán los principales problemas que surgen en la
gestión del tiempo.

Los objetivos de este tema son:

► Aprender a diferenciar lo importante de lo urgente.

► Comprender la técnica SMART de fijación de objetivos.
► Conocer los principales ladrones del tiempo.
► Disponer de las herramientas y técnicas necesarias para una correcta gestión
del tiempo.

5.2. ¿Qué es la gestión del tiempo?

Gestionar el tiempo no es solo organizarse, que también, sino que se trata de

organizar el plan óptimo para conseguir hacer todo lo que se quiere en el día, de
manera efectiva y sin procrastinar. Se trata de repartir de manera adecuada el tiempo
© Escuela de Posgrado Newman

para llevar a cabo todas las tareas que desea, lo que permite obtener la mayor
productividad posible sin grandes desperdicios.

Soft Skills y Habilidades Directivas

3
Tema 5. Ideas clave
 Con una adecuada gestión del tiempo se consigue mejorar la productividad, como ya
se ha dicho, además de reducir el estrés, mejorar la priorización, conocer el ritmo
propio de trabajo maximizando el rendimiento.

Como se suele decir, el tiempo es dinero, el tiempo cuesta, y es uno de los recursos
más valiosos que tenemos y que, además, es finito, así que, si conseguimos organizar
y gestionar nuestro tiempo nos ayuda a administrarnos mejor y a generar mayor
confianza en los demás, entre otros beneficios.

5.3. Importante vs. Urgente: Modelo de Covey y

Rotter

Por un lado, tenemos las teorías de Julian Rotter, de 1954, acerca del locus de control,
donde se distingue entre las personas que tienen motivaciones internas frente a
aquellas cuyas motivaciones son externas.

Según su Teoría del Aprendizaje Social, la percepción que una persona tiene acerca
del control que puede ejercer sobre los eventos que ocurren a su alrededor es
importante para la vida del individuo.

A esto le llamó locus de control, y este puede ser interno o externo. Cuando es
interno, creemos que nosotros controlamos lo que sucede, somos responsables de
lo que nos pasa (cómo nos comportemos y aquello que hagamos está relacionado
con los resultados), mientras que si es externo la persona cree que lo que sucede es
independiente a su comportamiento (el destino inexorable, la suerte).
© Escuela de Posgrado Newman

Por otro lado, están las teorías desarrolladas por Stephen Covey, en su libro Los siete
hábitos de las personas altamente efectivas, entre las que se encuentra la diferencia
entre aquello que es urgente y lo que es importante.

Soft Skills y Habilidades Directivas

4
Tema 5. Ideas clave
 Al unir las teorías de estos dos autores, vemos que la urgencia es una motivación
exterior, al ser importante para otros, y que la importancia es una motivación interior
ya que es importante para ti. La distinción entre las motivaciones internas y externas
es básica y relacionarlas, como sugiere Covey, con actividades que nos llevan tiempo
pueden hacer que hagamos un mejor uso de este. Este modelo favorece la
priorización.

A continuación, se presenta la matriz del manejo del tiempo de Stephen Covey:

Veamos los cuadrantes, uno a uno:

► Cuadrante 1 – urgente e importante – Manos a la obra.

© Escuela de Posgrado Newman

Abarca aquello que es significativo para ti y para otros. Son la máxima

prioridad y donde hay que centrarse.
Algunas preguntas útiles:
• ¿Es algo crítico?
• ¿Tiene fecha límite?

Soft Skills y Habilidades Directivas

5
Tema 5. Ideas clave
 v ͎>ĂƐŝƚƵĂĐŝſŶƐĞĂŐƌĂǀĂƌĄƐŝŶŽŚĂĐĞƐŶĂĚĂ͍
v ͎ŽƌƌĞƉĞůŝŐƌŽĂůŐŽŽĂůŐƵŝĞŶ͍

► ƵĂĚƌĂŶƚĞϮʹŶŽƵƌŐĞŶƚĞƉĞƌŽŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞʹDĂdžŝŵŝnjĂĐŝſŶĞƐƚƌĂƚĠŐŝĐĂ
ƐĂƋƵĞůůŽƋƵĞƌĞƐƵůƚĂŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞƉĂƌĂƚŝ͕ƉĞƌŽŶŽĞƐƵƌŐĞŶƚĞƉĂƌĂŽƚƌŽƐ͘
ƐƚŽƐƚĞŵĂƐĐŽŶĨƌĞĐƵĞŶĐŝĂƐĞĚĞũĂŶĚĞůĂĚŽ͕ƐĞĂƉůĂnjĂŶ͕LJĞƐƚŽŶŽĞƐďƵĞŶŽ͘
ƐĞƐƚƌĂƚĠŐŝĐĂŵĞŶƚĞŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞŐĞƐƚŝŽŶĂƌĞƐƚĞĐƵĂĚƌĂŶƚĞƉĂƌĂĚĞĚŝĐĂƌ
ƚŝĞŵƉŽĂĂƋƵĞůůĂƐĐŽƐĂƐƋƵĞƐŽŶŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞƐƉĂƌĂƚŝ͘
ůŐƵŶĂƐƉƌĞŐƵŶƚĂƐƷƚŝůĞƐ;ƐŝĐŽŶƚĞƐƚĂƐƐşͿ͗
v ͎ƌĞŽƋƵĞĞƐďƵĞŶŽLJŶĞĐĞƐĂƌŝŽ͍
v ͎ƌĞŽƋƵĞĨĂǀŽƌĞĐĞƌĄŵŝĐƌĞĐŝŵŝĞŶƚŽŽĞůĚĞůŽƐĚĞŵĄƐ͍
v ͎ƌĞŽƋƵĞŚĂƌĄƋƵĞƚŽĚŽĨůƵLJĂŵĞũŽƌ͍
v ͎WƵĞĚĞƐĞƌǀŝƌƉĂƌĂĞǀŝƚĂƌŽŵŝƚŝŐĂƌƌŝĞƐŐŽƐŽƉƌŽďůĞŵĂƐ͍

► ƵĂĚƌĂŶƚĞϯʹƵƌŐĞŶƚĞLJŶŽŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞʹDŝŶŝŵŝnjĂĐŝſŶĞƐƚƌĂƚĠŐŝĐĂ ^ĞƚƌĂƚĂ
ĚĞƚĞŵĂƐƋƵĞƐŽŶƵƌŐĞŶƚĞƐƉĂƌĂŽƚƌŽƐƉĞƌŽƋƵĞƉĂƌĂƚŝŶŽƌĞƐƵůƚĂŶ
ŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞƐ͘DƵĐŚĂƐƉĞƌƐŽŶĂƐŽƉŝŶĂŶƋƵĞĞƐƚĞĞƐĞůĐƵĂĚƌĂŶƚĞƋƵĞƉƌŝŵĂ
ĞŶƐƵƐǀŝĚĂƐ͘WĂƌĂƐĞƌĨĞůŝĐĞƐĞƐŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞŵŝŶŝŵŝnjĂƌĞƐƚĞĐƵĂĚƌĂŶƚĞLJƉĂƌĂ
ĞůůŽƐĞĚĞďĞůŝŵŝƚĂƌĞůƚŝĞŵƉŽƋƵĞƐĞƉĂƐĂĞŶĠůĞůŝŐŝĞŶĚŽƚƌĂďĂũŽƐƋƵĞŶŽƐ
ĚĞŶƵŶĂĚŽƐŝƐĚĞĞůĞŵĞŶƚŽƐƋƵĞƐŽŶŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞƐƉĂƌĂŽƚƌŽƐLJƉĂƌĂŶŽƐŽƚƌŽƐ
LJŽƚƌŽƐƋƵĞƐŽŶŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞƐƐŽůŽƉĂƌĂŶŽƐŽƚƌŽƐ͘
ůŐƵŶĂƐƉƌĞŐƵŶƚĂƐƷƚŝůĞƐ;ƐŝĐŽŶƚĞƐtas no)
• ¿Es algo realmente necesario para ti?
• ¿Te aporta valor?
• ¿El problema te concierne a ti?
• ¿Deberías dedicarle más tiempo al tema?
© Escuela de Posgrado Newman

► Cuadrante 4 – no urgente y no importante – Eliminación táctica

Es el cuadrante del trabajo improductivo, de ese trabajo que no resulta
importante ni para nosotros ni para los demás. Lo mejor ante estas
situaciones es decir no y proceder a la eliminación táctica de estos temas
que no importan a nadie.

Soft Skills y Habilidades Directivas

6
Tema 5. Ideas clave
 Algunas preguntas útiles (si contestas no)
• ¿Me sirve de algo?
• ¿Me aporta algo?
• ¿No me roban tiempo y puedo concentrarme en cosas útiles?
• ¿Consigue que me centre en las tareas realmente importantes?

5.4. Objetivos SMART

Qué es un objetivo: Un objetivo es algo que se quiere alcanzar, una meta que se
quiere lograr y que, en realidad, es alcanzable. Los objetivos deben cumplir unas
características que se detallan más adelante, y es cuando se habla de objetivos
SMART.

Por qué fijar objetivos: El trabajo por objetivos favorece la productividad y hace que
las personas se esfuercen por conseguirlo. Al ver un final, una recompensa, al
descubrir que se puede conseguir e ir superando metas, las personas se sienten
realizadas y quieren seguir esforzándose para alcanzar los resultados, la recompensa,
el objetivo.

Características de los objetivos o qué significa SMART:

► S: Específicos: los objetivos no deben ser muy amplios. Hay que acotarlos,
delimitarlos, y abarcarlos de uno en uno. Todo gran objetivo se puede
subdividir y si se van alcanzando logros es más fácil motivarse para seguir
adelante. Deben ser concretos y deben estar bien definidos y enunciados en
© Escuela de Posgrado Newman

positivo.
► M: Medibles: tenemos que ser capaces de ver y medir no solo los resultados,
sino también el avance que vamos haciendo para acercarnos a dicho objetivo.
Se trata de poner hitos, puntos de control o KPIs para poder analizar si vamos
por el buen camino.

Soft Skills y Habilidades Directivas

7
Tema 5. Ideas clave
 ► A: Ambiciosos: un objetivo poco ambicioso no nos lleva a nada. El objetivo nos
tiene que costar cumplirlo, tiene que suponer un esfuerzo. Si esto no es así,
el objetivo no es válido ya que es algo que está al alcance de nuestra mano y
eso no se puede considerar una meta u objetivo.
► R: Realista: se tiene que poder cumplir o alcanzar. Si el objetivo es convertirte
en inmortal, pues es bastante probable que no puedas, que sea inalcanzable
y que, al no poder realizarlo, genere frustración y ansiedad en la persona que
quiere alcanzar dicho objetivo.
► T: Temporalidad: hay que poner una fecha para cumplir, hay que decir cuál es
el límite, para cuándo queremos tener ese objetivo cumplido, y luchar por
conseguir tenerlo a tiempo. Si no ponemos final, no se cumplirá el objetivo ya
que lo postergaremos.

5.5. Herramientas y técnicas para la gestión del

tiempo

A continuación, se detallan algunas de las herramientas, técnicas y comportamientos

útiles para la gestión del tiempo:

► Usa herramientas, apps o software de gestión del tiempo para tu

trabajo.(Ejemplo: Forest.)
► Planifica tu día con antelación. Planifica mucho y bien.
© Escuela de Posgrado Newman

► Pon un límite de tiempo a tus tareas.

► No pierdas el tiempo con detalles sin importancia.
► Deja un tiempo de recuperación entre tarea y tarea.
► Convierte tus tareas clave en hábitos.
► Aprende a decir «no».

Soft Skills y Habilidades Directivas

8
Tema 5. Ideas clave
 ► Sé puntual.
► Prioriza lo importante.
► Enfócate en una tarea cada vez.
► Elimina las distracciones.
► Ojo con el tiempo que dedicas a redes, TV, Internet, juegos…
► Haz ejercicio y come sano.
► Escribe tus objetivos.
► Haz primero lo más fácil o lo que te lleva menos tiempo.
► Controla tu voluntad: la fuerza de voluntad es fundamental.
► Las tres primeras horas del día son las más productivas, ¡aprovéchalas!
► Crea tu espacio de trabajo: sin distracciones y ordenado.
► Pon en marcha el modelo 5S de los japoneses.
► Aprende a posponer.
► Aprende a delegar.
► Aprende a tomar decisiones rápidas para temas no importantes.
► Negocia para que no te roben el tiempo.
► Haz checklists.
► Regla del 80-20 (diagrama de Pareto): el 20 % de las tareas dan el 80 % de
los resultados. Hazte preguntas para ver si se cumple.
► Descompón las tareas grandes en subtareas.
► Evita la procrastinación.
► Racionaliza las reuniones: organiza, haz orden del día, distribuye la agenda,
pon límites de tiempo, no metas temas que no vienen a cuento, acaba con
un acta.
► No seas perfeccionista en exceso.
► Ten claro qué vas a hacer y qué no vas a hacer.
► Comprende tu flujo de trabajo.
► Asume que nadie es multitarea.
© Escuela de Posgrado Newman

► Desconecta para recargar las pilas.

► Disfruta de lo que haces.

Soft Skills y Habilidades Directivas 9

Tema 5. Ideas clave
 5.6. Gestión de ladrones del tiempo

Existen una serie de factores que nos roban el tiempo sin que nosotros nos demos
cuenta. Estos «ladrones» hacen que no cumplamos objetivos, que parezcamos
desorganizados y poco productivos y que nos cueste sentirnos satisfechos con lo que
hacemos a lo largo del

A continuación, se enumeran los principales ladrones del tiempo. Cuando se

conocen, es más fácil ponerles remedio:

1. Desorganización personal. Si no te organizas, perderás infinidad de tiempo

decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo. Dedica todos los días
un tiempo a organizar tus cosas. Se puede hacer incluso la noche anterior.
Planifica, agrupa tareas por familias y prepara un plan diario de acción.

2. No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará

perder muchísimo tiempo.
3. Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás
haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y con
menor coste.
4. No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará
perder muchísimo tiempo.
5. Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás
haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y con
menor coste.
6. Falta de concentración. El trabajo excesivo, la fatiga, el estrés y otros
factores pueden pasar factura, pero también existen elementos externos
que nos hacen perder la concentración. Practica mindfulness, el aquí y el
© Escuela de Posgrado Newman

ahora, y disfruta de cada cosa que haces.

7. Mala comunicación. Siempre se debe mantener una comunicación
clara. Transmite las necesidades con claridad y asegúrate de que el
mensaje ha llegado correctamente. Escucha con atención.

Soft Skills y Habilidades Directivas

10
Tema 5. Ideas clave
 8. Aplazar tareas. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las tareas que
menos te gustan, estas terminarán volviendo con un efecto destructivo
sobre tu organización personal.
9. Interrupciones. Tras toda interrupción, hay que volver a concentrarse, lo que
lleva un tiempo. Corta de forma educada y firme las
interrupciones innecesarias. Desconecta el móvil en los momentos que
necesites máxima concentración. Por cierto, no vale con ponerlo en silencio.
10. Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser otra clase de
interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a verlas y
querrás contestar. Ciérralo todo y planifica momentos durante el día en los
que entrar.
11. Reuniones. Siempre hay que evaluar la necesidad de la reunión y convocar
solo a las personas implicadas. Se deben preparar de antemano,
estableciendo un orden del día o agenda y un tiempo máximo.
12. Crisis o estados de emergencia. La mayoría de ellas son consecuencia de algo
que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de lo posible.
© Escuela de Posgrado Newman

Soft Skills y Habilidades Directivas

11
Tema 5. Ideas clave
 5.7. Referencias bibliográficas

► ALLEN, D., Organízate con eficacia, Madrid, Editorial Empresa Activa, 2015.

► COVEY, S., Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, Barcelona,
Paidós Ibérica, 2015.

► DILTS, R., Coaching, Herramientas para el cambio, Madrid, Editorial Urano,

2004.

► DUHIGG, C., El poder de los hábitos, Madrid, Editorial Urano, 2012.

► PMI, Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos: PMBoK 6ª Ed.,

Pensilvania, Newtown Square, PMI, 2017.

► ROTTER, J. B., Generalized expectancies for internal versus external control of

reinforcement, Psychological Monographs: General and Applied, Vol. 80, Nº
1, 1966.

► ROTTER, J. B., Social Learning and Clinical Psychology, Eastforc, CT., Martino
Fine Books, 2017.

► WHITMORE, J., Coaching, el método para mejorar el rendimiento de las

personas, Barcelona, Ediciones Paidós, 2003.
© Escuela de Posgrado Newman

Soft Skills y Habilidades Directivas

12
Tema 5. Ideas clave