Redacción de Textos Discursivos 2
Documentos Administrativos
Andra Naudé Segura Oller
A00109227
Maestro
Facundo Hernández Constancia
16 de julio de 2022
Documentos Administrativos
Resumen
Los documentos administrativos tienen la función de comunicar los actos de la Administración
al ciudadano y a otros organismos públicos. Estos constan de requisitos formales y textuales a
la hora de redactar dicho documento.
Palabras claves
• Oficio, Memorándum, Circular, Certificación, Curriculum vitae y
Acta Administrativa.
Introducción
El informe presente expresa ampliamente todas las características de los diferentes tipos de
documentos administrativos, conceptos, uso y estructura. Tiene como objetivo presentar los
diferentes tipos de documentos para cada situación dada.
Resultado
Oficio
El documento de oficio tiene el fin de comunicar un procedimiento administrativo este emite
un organismo oficial puede ser un documento de dos tipos internos que se va dirigido a otro
organismo administrativo y el externo que se dirige a una persona física o jurídica.
Su ámbito de uso:
Se utilizan en el ámbito personal o muy ampliamente en instituciones administrativas de
distintas áreas como ministerios, municipios, colegios entre otras.
Su estructura:
CABECERA
Identificar adecuadamente el órgano o estructura que emite el oficio, utilizando el logotipo
institucional de la UGR con gradación.
IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA DESTINATARIA
Se debe identificar al destinatario o destinataria del oficio, haciendo constar su nombre,
apellidos, cargo (si lo tiene) y órgano/servicio/entidad.
En el caso de oficios de carácter interno, hay que dirigirlos al cargo del órgano administrativo
o directamente al órgano.
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
En este apartado se indicará el número de oficio (opcional) y el asunto del mismo o el
expediente administrativo de referencia.
FÓRMULA DEL SALUDO
Solo se utiliza para las comunicaciones oficiales externas, empleando el tratamiento de Señor/
Señora.
CUERPO
Si la comunicación es breve, el cuerpo puede constar de un solo párrafo. En cambio, si es larga,
es conveniente estructurar la información en diversos párrafos y ordenarlos de manera lógica:
con una introducción donde se presenta el motivo del oficio, una explicación de los hechos y
una conclusión donde se formula una petición a la persona destinataria o se sintetiza el motivo
de la comunicación.
FÓRMULA DE DESPEDIDA
No se utiliza para los oficios internos. En los externos tampoco se suele utilizar pero cuando se
hace suele ser formal, como por ejemplo “Atentamente”.
FIRMA
Se utilizará preferiblemente la firma electrónica, debiendo dejar el modelo un espacio
reservado al efecto.
En caso de ser manuscrita, indicar el cargo de la persona/s que firman el documento, su nombre
y sus apellidos y, por último, la rúbrica.
LUGAR Y FECHA
En caso de firma electrónica, no se debe incluir esta información en el documento.
Localidad y fecha: Día (en cifras), el mes (en letras) y el año (con cuatro cifras
Ejemplo
Memorándum
Un memorando o memorándum es un tipo de comunicaciones escritas, generalmente breves y
de carácter oficial, a través de las cuales una instancia dentro de una organización se comunica
con otra para hacerle alguna solicitud, recordatorio, instrucción, etcétera, y usualmente de parte
de una instancia jerárquica superior a sus distintos subordinados.
se utilizan en el ámbito personal o muy ampliamente en instituciones administrativas de
distintas áreas como ministerios, municipios, entre otras.
Su estructura:
Partes de un memorándum
Las partes que componen un memorando son, generalmente, las siguientes:
* Membrete de la organización, o encabezado oficial y formal, en el que se detalla a quién se
dirige y de parte de quién.
* Una numeración interna, junto a la fecha y otros datos variables referentes al momento de la
emisión de la información (hora, lugar, etc.).
* La denominación del documento, es decir, el título que explica de qué se trata lo comunicado.
* El texto de aquello comunicado, junto con una despedida y la firma del funcionario o la
autoridad oficial detrás del memorando.
Ejemplo
Los Ángeles, 7 de octubre de 2019
[Logotipo de la empresa]
Memorándum #00475
Para: Sector producción
De: Gerencia operativa
Recordatorio
La gerencia saluda afectuosamente a sus trabajadores del sector de producción, en oportunidad
de recordarles las instrucciones de seguridad industrial detalladas en el memorando anterior de
número #00438, cuyo propósito es asegurar el correcto manejo de los materiales de trabajo y
la protección mínima indispensable de la salud del personal. Conviene recordar que en caso de
no cumplirse estas medidas, la gerencia podría verse obligada a tomar acciones disciplinarias
para reforzarlas.
Sin otro particular al cual hacer referencia
Lic. William Shotgun
Gerente operativo
Circular
La Circular es una comunicación emitida por una autoridad superior a una inferior sobre un
tema y con un propósito específico. Este documento es empleado para transmitir instrucciones
y decisiones y así mismo tienen el carácter de obligatorias para los subordinados, sin tener las
características de reglamento. Las circulares deben expresar el criterio jurídico o interpretación
que un órgano administrativo formula en textos un tanto complejos sobre la legislación que
aplica.”
Su ámbito de uso:
Ámbito de uso empresas públicas o privadas, instituciones gubernamentales, centros
educativos entre otros.
Su estructura:
• Membrete (nombre de la empresa o institución)
• Cargo ejercido por la autoridad que emite el certificado (nombre y apellido)
• La palabra “Certifica”
• Texto (cuerpo del certificado)
• Lugar y fecha
• Firma, pos firma y sello autorizado (de quien expide el certificado, sello de la institución o
empresa)
• Pie de página
Ejemplo
Certificación
La certificación, es el proceso llevado a cabo por una entidad reconocida como independiente
de las partes interesadas, mediante el que se manifiesta la conformidad de una determinada
empresa, producto, proceso, servicio o persona con los requisitos definidos en normas o
especificaciones técnicas.
Su ámbito de uso
La certificación va dirigida a cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño,
ubicación o área de actividad, y no necesariamente a las grandes empresas, resultando más útil
incluso para empresas pequeñas y medianas con menos reconocimiento en el mercado
Su estructura:
* Membrete de la empresa u organismo.
* Nombre y cargo de la autoridad que expide el documento.
* Palabra CERTIFICA.
* CONTENIDO:
* Nombre y apellidos de la persona que recibe el certificado.
* Su D.N.I.
* El hecho que origina el certificado.
* CONSTATACIÓN: Una vez comprobado y verificado el hecho que origina el certificado, se
debe constatar el mismo. Se suele usar la frase: “Y para que conste a los efectos oportunos,
expido el presente certificado, a petición del interesado”.
* FINAL:
* Lugar y fecha de expedición.
* Sello de la institución y firma de quien expide el certificado, que da validez al mismo.
Ejemplo
Curriculum vitae
El currículum vitae (CV) es un resumen breve de tus experiencias formativas y laborales y de
tus habilidades profesionales. Su objetivo es demostrar la idoneidad de tu candidatura a un
puesto de trabajo concreto y permitirte acceder al proceso de selección.
Su ámbito de uso
Ámbito de uso empresas públicas o privadas, instituciones gubernamentales, centros
educativos entre otros.
Su estructura:
● Nombre y apellidos + profesión
* Tu nombre va asociado a tu marca personal. Conviene que aparezca en un lugar destacado
del currículum, al principio de este, con un formato atractivo.
* Bajo el nombre se recomienda citar la profesión que deseas desarrollar en el puesto al que
optas. No necesariamente tiene que coincidir con las funciones que hayas estado desempeñando
hasta el momento: se trata del trabajo al que aspiras, para el que te has formado.
● Fotografía
* No es imprescindible, pero sí recomendable incluirla al inicio del CV, cerca de tu nombre.
* Dependiendo de la oferta de empleo a la que estés optando la foto puede tener más o menos
protagonismo en el currículum.
* Asegúrate de que la calidad de la imagen es buena, tiene que verse correctamente.
* En algunos sectores profesionales conviene que la fotografía sea formal. Aunque no sea tu
caso, intenta transmitir siempre una imagen positiva a través de la foto que insertes en el CV.
● Datos personales
* Lugar de residencia (no es imprescindible indicar dirección completa)
* Teléfono y correo electrónico
* Enlaces a tus redes sociales profesionales, página web, blog, etc.
● Perfil profesional
* Breve síntesis de las habilidades y logros profesionales que desees destacar para dejar
constancia de tus expectativas laborales. Puede incluir experiencias personales o valores que
contribuyan a reforzar la marca personal.
* Este apartado puede titularse simplemente "Perfil", "Quién soy", "Sobre mí", o incluso
obviarse el título, pues se identifica fácilmente qué información contiene.
* Se recomienda ubicar el perfil al inicio del CV, después de la fotografía.
● Experiencia laboral
* Para cada empleo realizado, especifica la empresa y ciudad en la que se ha desempeñado el
trabajo, inicio y finalización de contrato (mes y año), cargo ocupado y funciones.
* Puedes añadir la experiencia laboral sin contrato y, si todavía no tienes experiencia laboral o
esta es muy escasa, las prácticas o actividades de voluntariado realizadas.
* Utiliza el orden cronológico inverso, es decir, escribe en primer lugar tu actual puesto de
trabajo o el más reciente.
● Formación académica
* Este apartado recoge, principalmente, los estudios oficiales que hayas cursado.
* Conviene señalar el año en el que obtuviste cada titulación y el centro donde cursaste los
estudios.
* Indica tu formación por orden cronológico inverso. Escribe en primer lugar la titulación
académica más reciente.
● Formación complementaria
* Se trata de un apartado opcional en el que se pueden detallar los cursos de formación no
reglada, jornadas, seminarios, etc. que te interese reflejar.
* Evita información innecesaria, no hace falta añadir formación adicional que no tenga relación
con el trabajo que estás buscando.
Competencias/Habilidades
Puedes dividir este apartado en dos:
* Competencias técnicas, como por ejemplo, el dominio de lenguajes y programas
informáticos especificando el nivel. Si has obtenido algún diploma, puedes indicar el centro
donde lo has cursado y el año.
* Competencias transversales vinculadas a tu sector profesional, como el liderazgo, la
flexibilidad, el trabajo en equipo, etc.
● idIomas
* Si estos tienen importancia por sí mismos, ya que el puesto de trabajo lo requiere, se
detallarán aparte. Si no es así, se pueden indicar en el apartado de competencias técnicas o en
el de formación complementaria.
* Debes especificar el nivel de idiomas, la titulación (por ejemplo, First Certificate) y el año
en el que la has obtenido.
* En caso de que no tengas ningún título, indica el nivel de conocimiento para cada idioma:
básico, intermedio, avanzado o nativo.
● Otros datos de interés
* Aquí se incluye lo que no entra en las categorías anteriores, pero puede ser útil para el puesto
al que optas. Por ejemplo, permiso de conducir y vehículo propio, disponibilidad horaria,
disponibilidad de incorporación, cartas de recomendación, aficiones o intereses (sólo si tienen
relación con el puesto de trabajo).
Ejemplos
Acta Administrativa
La acta administrativa o laboral es un documento de control interno en las empresas que se
elabora con la finalidad de señalar, dejar evidencia y/o sancionar hechos en los que el trabajador
ha incurrido y que van en contra de la regulación normativa de la empresa como puede ser: la
Ley Federal del trabajo, contrato colectivo o individual de trabajo, reglamento interno de
trabajo o código de conducta establecidos.
Su ámbito de uso
Ámbito de uso empresas públicas o privadas, instituciones gubernamentales, centros
educativos entre otros.
Tipos de actas
● Las actas de reunión
El primer tipo de acta que vamos a ver son las actas de reunión, este tipo de acta es el más
común y se aplica en múltiples contextos, siempre para dejar constancia de todo lo acontecido
durante una reunión, por ejemplo, un acta de reunión de trabajo o un acta de reunión de socios,
actas de reunión del comité de empresa, en un ambiente más empresarial.
● Las actas de inspección de trabajo
Las actas de inspección de trabajo son documentos de carácter público que se emiten después
de una inspección de trabajo. Con esta se inicia el procedimiento sancionador debido a la
infracción de alguna ley.
● Las actas notariales
El segundo tipo que vamos a ver es la acta notarial. Se trata de un documento que deja
constancia de unos hechos que involucran a dos o más partes ante un notario, con el fin de tener
pruebas.
● Las actas o certificados de nacimiento
El certificado de nacimiento, es el acta que se redacta para registrar el nacimiento de un bebé
en un país determinado.
● Las actas de matrimonio
El acta de matrimonio, es el documento en el que se deja constancia del momento en que una
pareja acepta casarse de manera legal, e indica todos los datos relacionados con el enlace
matrimonial
● Las actas de divorcio
El acta de divorcio es el acta que constata de manera legal que una pareja ha decidido
divorciarse. Este acta tiene que ser llevada a cabo por un juez en el registro civil. Para que el
certificado de matrimonio tenga validez, durante la firma deben estar presentes tanto la pareja,
como los padrinos y los testigos que son quienes firman el documento que forma parte del libro
de registros y teniendo una numeración concreta, valida el matrimonio legalmente.
● Las actas de defunción
El acta de defunción es un acta que se realiza cuando fallece una persona, con la intención de
constatar su muerte. Esta acta debe ser validada por un juez en el registro civil. En este acta se
especifica el nombre completo del fallecido, causas de la muerte y fecha de nacimiento. Este
tipo de acta es fundamental para invalidar un acta de nacimiento, para cobrar una herencia,
pagos y cobros de seguros del fallecido, etc…
Su estructura:
Nombre de la empresa: empieza el documento con el nombre de la compañía donde trabaja
el empleado al que se le va a efectuar la amonestación.
Dirección de la compañía: debe ir en el rincón izquierda de la página (o bien en el rincón
derecha, en dependencia de las reglas establecidas por la compañía donde se provocaron los
hechos).
Nombre del destinatario: tras la dirección de la compañía se debe dejar una línea en blanco
para entonces poner el nombre del receptor (el empleado en un caso así).
Dirección del receptor: debe aparecer en unas pocas líneas bajo la dirección del expedidor,
alineada a la izquierda del documento.
Fecha: Incluye la data oficial de la carta unas líneas bajo la dirección del receptor.
Línea de tema: el asunto de tu carta ha de ser claro y al grano. Por poner un ejemplo, debería
decir algo como ‘Carta de advertencia para “el nombre del empleado”, seguido del motivo de
la regañina.
Saludo: si bien las letras estándar prosiguen a un saludo formal (por ejemplo: ‘Estimado Sr.
Smith’), mientras que le escribes a un empleado con el que charlas diariamente, es admisible
que te dirijas él por su nombre (por servirnos de un ejemplo, “Estimado Jane”).
Párrafo inicial: en el parágrafo inicial, debes ir de manera directa al punto de la carta (no debes
dar muchos giros para dar la información). Es preciso que menciones y expliques el
inconveniente y la razón por la cual se emite la carta de forma clara y minuciosa. Los detalles
concretos asimismo deben incluirse en la primera oración; por servirnos de un ejemplo, si el
acontecimiento ocurrió en un día concreto, o bien si prosigue una advertencia verbal que se
hizo, asegúrate de fecharlo.
Cuerpo: en el segundo parágrafo, explica la acción que se requiere para corregir el
inconveniente. Por poner un ejemplo, si vas a incorporar un esquema de adiestramiento
correccional, cuenta los detalles concretos, así como el marco de tiempo que se va a dar para
prosperar.
Párrafo final: el tercer parágrafo debe contener qué acción disciplinaria se debe continuar. Por
poner un ejemplo, si el próximo paso es la terminación del empleo, debes escribirlo
meridianamente en esta sección. Esto es esencial puesto que resguarda al negocio contra
cualquier disputa legal, asegurando que se le dio al empleado suficiente tiempo para prosperar
su comportamiento.
Cierre: debes cerrar tu carta con una nota positiva, puesto que eso prueba que aún piensas que
hay tiempo a fin de que el empleado mejore su actitud. Por poner un ejemplo, podrías detallar
que aún consideras que es un “activo valioso para la organización”.
Tu nombre y firma: como precisarás una copia escrita de esta carta, opta por una firma
manuscrita. Así mismo vas a deber dejar espacio para la firma del empleado al pie de la carta.
Conclusión
Concluyendo con lo ya presentado podemos notar que los documentos administrativos son
necesarias para cada ambiente laboral su uso predomina en las empresas, institutos educativos
entre otros tipos. ya que es uno de los métodos comunicativos más efectivos y formales dentro
de una empresa.
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CAC03/es_ADFI_CAC03_Contenidos/website_811_estructura_del_certificado.ht
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[Consultado el 16 de julio de 2022].
