GUIA RÁPIDA DE CRONOWEB
Contenido
GUIA RÁPIDA DE CRONOWEB................................................................................... 1
EL MENU DE ACCESO ................................................................................................ 2
MANTENIMIENTOS ..................................................................................................... 4
Calendarios ............................................................................................................... 4
Horario básico ........................................................................................................... 5
Horario detallado ....................................................................................................... 7
Situación detallada .................................................................................................... 8
Usuarios .................................................................................................................... 9
ESTADÍSTICAS .......................................................................................................... 11
Estadísticas generales ............................................................................................ 12
Estadísticas de ausencia ......................................................................................... 13
Estadísticas de presencia........................................................................................ 14
Estadísticas de cumplimiento de horario ................................................................. 16
Recomendaciones de uso .......................................................................................... 17
CASO DE USO: SUSTITUTOS TEMPORALES ......................................................... 18
Qué hacer cuando viene un sustituto de un trabajador ............................................ 18
Qué hacer cuando el trabajador se reincorpora....................................................... 19
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EL MENU DE ACCESO
El acceso debe realizarse con la URL de su empresa facilitado. Habitualmente formado
por el nombre de su compañía mas el dominio de consultingmm.com
https://cronoweb.consultingmm.com
El primer paso será identificarse con el usuario y contraseña facilitado.
Una vez autenticado se accede al menú principal de la aplicación con sus opciones
desplegables.
Dado que la aplicación es responsive, si hacemos el acceso a través del móvil o Tablet,
el resultado será similar a este:
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En el caso de los usuarios lectores (normalmente conserjes autorizados), el menú de
opciones será mucho más limitado:
Simplemente podrán acceder a las estadísticas de presencia para que ver quién está o
no en el edificio, fichar manualmente a aquellos usuarios para los que esté autorizado
(opción “Manual” en la pantalla de usuarios) y ver sus propios fichajes como usuario.
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Finalmente, aquellos usuarios normales a los que se dote de una contraseña sólo po-
drán acceder a su información personal de fichajes:
MANTENIMIENTOS
La disposición de los menús y estructura del área de trabajo de la pantalla siempre es
similar.
Calendarios
A través de esta opción, podemos introducir y generar los calendarios de control entre
las fechas deseadas que queremos utilizar.
A cada calendario se le pueden asignar los días activos y festivos.
Una vez generados los días, nos aparecerá el calendario con los días festivos que
incluirá por defecto como tales los no marcados en la generación. Este lo podremos
modificar haciendo doble clic sobre cada día pasando en su caso de laboral a festivo o
viceversa.
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Es fundamental para poder establecer una estadística de ausencias coherente, si hay
trabajadores que sólo van algunos días a la semana, hay que generar un calendarios
específico para ellos.
Horario básico
Este horario, recoge las horas de entradas y salidas diarias de cada usuario, sin atender
en qué ubicación, grupo o curso está en cada hora de su horario.
La presentación es en forma de lista en la parte superior de la pantalla y en la inferior
una ventana de edición sobre el mismo para poder incluirlo o editarlo de forma rápida.
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Si la petición la realizamos en un dispositivo móvil:
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El resultado es similar, pero con una disposición en vertical. Normalmente esta informa-
ción se puede importar a petición fácilmente de Itaca o programa de horarios al co-
mienzo de curso.
Horario detallado
Este apartado, permite definir el horario detallado del usuario:
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En este caso, permite asignar las aulas, grupos, asignaturas, días y horas para cada
profesor. Este tipo de horario es opcional, fundamentalmente sirve para poder usar la
pantalla de infoguardias e igualmente se puede importar a petición fácilmente de Itaca
o programa de horarios al comienzo de curso.
Mediante el botón “Copiar el horario de” podríamos copiar con detalle el horario de un
profesor a otro. Esto puede ser útil sobre todo en el caso de profesores sustitutos.
Las opciones que aparecen a la derecha permiten editar las asignaturas, aulas, grupos
y horas, como tablas auxiliares, para la cumplimentación del horario, que aunque tam-
bién se importan al comienzo de curso, a veces requieren pequeños añadidos o modifi-
caciones.
Situación detallada
Este estado permite enviar a la pantalla un estado concreto para el usuario:
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Si se elige la opción de Baja en estadísticas, ya no aparecerá como ausente en esas
fechas y no se perderá la coherencia.
Usuarios
Constituye el mantenimiento de los usuarios.
En el listado de la izquierda aparecen los usuarios con un detalle de código, nombre,
DNI, horario y calendario. Para poder editar un usuario se puede hacer clic en los enla-
ces de color azul de la primera columna.
Sobre este listado, pulsando en los nombres que aparece en la banda azul pueden ob-
tenerse diferentes ordenaciones, Apellidos y Nombre, DNI, Nivel, … Puede buscarse
directamente a través del campo “Buscar” en la esquina superior derecha de la ventana
que contiene la lista.
Se puede dar de alta a un usuario nuevo, cumplimentando todos los campos en blanco
y el botón de “Enviar”. Esa misma pantalla se utiliza para editar un usuario ya existente,
cargando todas sus opciones en la parte de derecha.
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• Id Usuario: Es el código numérico asociado al usuario y es importante para aso-
ciarle una huella en el lector, para acceder a la aplicación web y para fichado
1:1. El formato numérico es libre y único para cada usuario.
• Password: Es la contraseña que utilizarán los usuarios para acceder a la página
web de Cronoweb junto con su código de usuario. Es obligatorio para adminis-
tradores, lectores de estadísticas y en el caso de usuarios normales, si se les
dota de ella podrán ver su información personal de fichajes.
• Apellidos, Nombre: Nombre y apellidos del usuario.
• DNI: Es obligatorio, único para cada usuario y debe coincidir con Itaca y aplica-
ción de horarios, para poder importarlos de forma correcta.
• Permisos: Puede ser lector de estadísticas (normalmente para conserjes y per-
sonal que puede ver sólo la estadística de presencia), administrador, o usuario
normal, que en caso de tener contraseña podrá ver su información de fichajes.
• Definitivo: Situación, solo para control interno.
• Baja: Si se encuentra en esa situación
• Manual: Si se le permite fichar manualmente.
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• Sustituye a: Se ve a continuación en “Usuario sustituto”.
• Horario básico: El horario laboral del usuario, normalmente único y referido a
él, a no ser que se trate de personal con horario fijo o genérico.
• Calendario: Calendario laboral (días laborables) asociado a ese usuario.
• Alias: Nombre corto del usuario.
ESTADÍSTICAS
A través de esta opción, podemos disponer de las diferentes estadísticas que se expor-
tarán en formato .xlsx para ser vistas y editadas con una hoja de cálculo como Excel,
Calc de LibreOffice u OpenOffice, etc.
Junto con estas opciones se añade la de “Fichar manualmente” a un usuario, permi-
tiendo enviar la fecha y hora con ese usuario, normalmente utilizadas por los conserjes
(si se autoriza a ello) para los usuarios autorizados como “Manual” (ver mantenimiento
de usuarios).
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Estadísticas generales
Esta opción permite obtener las estadísticas generales. Sólo puede ser accedida por
administradores generando para todos los usuarios seleccionados la información com-
pleta y sin filtrar de todos los fichajes realizados por todas las lectoras seleccionadas,
en presencia y acceso. Es útil normalmente sólo para disponer de información exhaus-
tiva y no filtrada para procesarla posteriormente en procesos y auditorías.
En la pantalla de selección se especifica el usuario desde-hasta, el rango de fechas
desde-hasta y el rango de lectoras desde-hasta:
La salida se realiza en un fichero .xlsx que se podrá abrir directamente o guardar para
ser abierto con una hoja de cálculo como Excel, Calc de LibreOffice u OpenOffice, etc.
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Estadísticas de ausencia
Esta pantalla sólo puede ser accedida por usuarios administradores. La estadística
muestra qué usuarios tienen falta de asistencia, en relación con sus calendarios respec-
tivos, o bien han fichado sólo de entrada, pero no de salida. Es una pantalla muy utili-
zada por los encargados de personal para tener un resumen semanal o mensual de
quién ha faltado o no ha fichado las veces necesarias.
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En la pantalla de selección se puede escoger el rango de usuarios y de qué días se
desea saber las faltas de asistencia (normalmente la semana anterior en desde-hasta):
El resultado, se obtiene igualmente en un fichero .xlsx en el que aparece para cada día
qué usuarios tienen una falta de asistencia en base a su calendario particular, indicando
si tal falta consiste en haber fichado cero veces o bien haber fichado sólo una vez de
entrada, pero no de salida.
Si un usuario está de baja no aparecerá en esta estadística y si además se ha detallado
la duración de la baja en “situación detallada” siempre excluirá esas fechas para no
perder coherencia.
Estadísticas de presencia
Esta opción puede ser accedida por usuarios administradores y también por los
lectores (normalmente conserjes o el propio usuario). La estadística muestra qué
usuarios están ahora mismo presentes en el edificio, en base a su horario de entrada y
salida, es decir, que hayan fichado de entrada, pero no de salida por la mañana o por la
tarde. Suele ser de especial interés para los conserjes.
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En la pantalla de selección se puede escoger qué usuarios se desea saber si están
presentes (normalmente todos) y de qué día se desea saber la presencia (normalmente
el mismo día en desde-hasta y suele ser el actual):
El resultado es un listado en el que aparece para el día concreto la entrada y salida del
usuario y una tercera columna con el tiempo de presencia que ha estado en el centro.
Aquellos usuarios que tienen una hora en rojo y nada más significa que están presentes,
ya que han entrado y no han salido:
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Estadísticas de cumplimiento de horario
Esta pantalla es sólo para usuarios administradores. La estadística muestra en deta-
lle a qué hora entraron y salieron los usuarios, pero mostrando si lo hicieron con adelanto
o retraso respecto de su horario y calendario, para cada entrada o salida de mañana o
tarde.
En la pantalla de selección se puede escoger qué usuarios se desea saber si están
presentes (normalmente uno o unos pocos) y de qué días se desea saber el estudio de
cumplimiento de horario (normalmente unas semanas):
El resultado es un listado en el que aparece para cada usuario y día lectivo de su calen-
dario cuándo debería haber entrado y salido de mañana y tarde, y cuándo lo ha hecho
de forma efectiva (si lo ha hecho), indicando en su caso el retraso o adelanto con el que
lo ha hecho respectivamente, marcando en rojo las situaciones negativas:
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Recomendaciones de uso
Normalmente los problemas de reconocimiento de usuarios se pueden resolver de va-
rias formas:
• Dando de alta varias huellas por usuario: es normal que en distintas épocas
del año haya usuarios que dejen de ser reconocidos por alergias o problemas en
la piel. En ese caso es buena idea tomar más de una huella por usuario (el límite
es de 10 en la lectora, o tantas como fichas mifare se le den a cada usuario) para
disponer de una huella correcta en cada situación.
• Reconocimiento 1:1 (en caso de no usar fichas MiFare). Consiste en teclear
primero el código de usuario + OK en la lectora y luego poner el dedo. El reco-
nocimiento será mucho más detallado al tener que comparar sólo con el conjunto
de huellas del usuario, que son una o unas pocas.
• Uso de un gel sanitizante para manos basado en alcohol. Cuando los pro-
blemas de reconocimiento suceden más bien en invierno o en personas con cir-
culación sanguínea débil, ello puede ser debido a una baja temperatura en el
dedo. En ese caso, es útil disponer al lado de las lectoras de un dispensador de
gel sanitizante basado en alcohol que por un lado elimina perjuicios de higiene
acerca del uso de las lectoras y por otro lado mejora el reconocimiento de la
huella producido por el frío.
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CASO DE USO: SUSTITUTOS TEMPORALES
Un caso de uso habitual que está resuelto de manera automatizada es el de los traba-
jadores sustitutos en caso de baja temporal.
Qué hacer cuando viene un sustituto de un trabajador
En el área derecha del mantenimiento de los usuarios, daremos de alta el usuario nuevo
sustituto y al llegar al campo “Sustituye a” ponemos al usuario al que va a sustituir. Tras
elegirlo automáticamente nos copiará su horario (básico y detallado si lo hubiere) y su
calendario.
Tras el alta, nos informará que el usuario al que sustituye ha sido marcado como de baja
y nos invitará a definir la causa de la baja (es opcional, sólo para la pantalla de infoguar-
dias) y la duración de la misma si la conocemos.
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Esto es útil para que siempre para ese usuario excluya esas fechas de la estadística de
ausencia y sean siempre coherentes cuando se reincorpore:
Qué hacer cuando el trabajador se reincorpora
Una vez terminada la baja, sólo tenemos que ir al trabajador que se reincorpora y marcar
a “No” el campo de “Baja” en la pantalla de usuarios:
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Simplemente con hacer eso, el usuario estará de nuevo de alta y su sustituto será mar-
cado automáticamente como de baja, porque ya ha terminado su función. De nuevo nos
pregunta si queremos modificar la duración de la baja por si las previsiones realizadas
cuando vino el sustituto no han sido reales y la baja se ha alargado o acortado:
Esto es opcional pero permite un mejor control y unas estadísticas más coherentes
cuando se piden en fechas muy alejadas.
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