Implementación PMO
Proyecto de Implantación de una PMO
El caso describe un proyecto real de implantación de una PMO en un grupo empresarial
colombiano.
La meta fundamental que se pretendía alcanzar era la obtención de una metodología
estandarizada así como optimizar la gestión de los proyectos de cara a cumplir con los objetivos
estratégicos de la organización.
El proceso de implantación de la Oficina de Gestión de Proyectos se llevó a cabo siguiendo las etapas que se
describen a continuación:
DIAGNÓSTICO
Evaluación para conocer la operativa previa a la implantación tanto en términos metodológicos como de
herramientas tecnológicas.
FORMACIÓN PRELIMINAR
Capacitación de los jefes de proyecto sobre nociones básicas de la gestión de proyectos.
DISEÑO
Definición de los procesos de gestión, las plantillas y las herramientas a utilizar en cada momento.
IMPLANTACIÓN
Materialización de los procesos definidos a través del desarrollo de un proyecto piloto y de una gestión del
cambio adecuada.
IMPLANTACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS
Instalación de aplicaciones informáticas colaborativas que fueron definidas en la fase de diseño.
CAPACITACIÓN
Formación a los jefes de proyecto y a los miembros de la PMO en técnicas concretas de gestión de
proyectos.
EVOLUCIÓN
Utilización de métricas para seguir el cumplimiento de la metodología.
Proyecto de Implantación de una PMO
Finalmente y una vez consolidada la PMO se inició el seguimiento de las operaciones y la
evaluación de los beneficios.
DIAGNÓSTICO
En esta fase se llevó a cabo una evaluación que determinó el nivel de madurez de cada una de las áreas de
conocimiento, identificando las fortalezas y las oportunidades de mejora a corto, medio y largo plazo.
FORMACIÓN PRELIMINAR
Se formó a los jefes de proyecto en conceptos básicos de la metodología de gestión de proyectos.
DISEÑO
Se conceptualizaron y documentaron los procesos de la futura PMO. Se obtuvo un modelo de decisión
para la identificación, definición y aprobación de los proyectos que están alineados con la estrategia
corporativa.
IMPLANTACIÓN
El primer paso consistió en la oficialización del esquema de trabajo planteado. Posteriormente se llevó a
cabo el levantamiento del inventario de los proyectos en curso para seleccionar aquellos que participarían
en el proyecto piloto.
Proyecto de Implantación de una PMO
La consultora PwC y el grupo empresarial colombiano, una vez analizada la situación,
deberá plantearse las siguientes cuestiones.
¿Crees que los beneficios de implementar una Oficina de Gestión de Proyectos son los mismos para un
grupo empresarial que para una empresa única?
¿Crees que el proyecto de implementación de una PMO es el mismo para un grupo empresarial que para
una empresa única?
¿Consideras que las tareas para implementar una Oficina de Gestión de Proyectos serían las mismas si
fueran ejecutadas por un consultor externo que por miembros de la propia empresa?
El Proyecto de Implantación de una PMO
En este vídeo, la profesora, Rosa Antuña, analiza un ejemplo de implantación de una Oficina de
Gestión de Proyectos en una empresa del área industrial, basándose en la metodología del PMI®.
Implementación PMO
Estrategias de éxito para la implantación de una PMO
No existe un proceso estandarizado para implantar una Oficina de Gestión de Proyectos con
éxito, pero las que lo hacen de forma exitosa presentan una serie de particularidades comunes:
Desde el primer momento se tiene el apoyo del Sponsor (Alta Dirección), soportando la toma de decisiones
necesarias para su desarrollo.
Se analiza, comunica y enfatiza el valor añadido que supone este nuevo área en la organización.
En ningún momento es vista como una amenaza ni como un ente burocrático, ya que todos los implicados
entienden el porqué de su existencia.
No se ubica en un nivel inferior de la estructura jerárquica de la empresa, sino que depende directamente de
la Alta Dirección.
El seguimiento de la cartera se hace desde la PMO, pero en ningún momento se trata de controlar los
proyectos ni se genera un ambiente hostil por el incumplimiento de la metodología.
Implementación PMO
Estrategias de éxito para la implantación de una PMO
Junto a estos aspectos que debemos tener en cuenta cuando se instaura una Oficina de Gestión de
Proyectos, hay otros que se tendrían que considerar para tener una visión global y abarcar todos
los posibles riesgos que pudieran acontecer:
Implementación PMO
¿Cómo implantar una oficina de gestión de proyectos dentro de la organización?
El establecimiento de una PMO sigue estas etapas:
Inicio
Planificación
Ejecución
Monitorización y Control
Cierre
En la ejecución se desarrollan las tareas necesarias para implementar la PMO . Nos centramos
aquí en estrategia y análisis.
Implementación PMO
¿Cómo implantar una oficina de gestión de proyectos dentro de la organización?
Las otras tareas que se desarrollan en la fase de ejecución son:
Desarrollo. Se trata de la fase en la que se define y configura la PMO, a nivel organizativo
y de atribuciones.
Implantación. Durante esta fase, la PMO lleva a cabo tareas de capacitación y de gestión
del cambio, y también otras mencionadas a continuación.
DESARROLLO
En esta fase:
Se define la estructura orgánica de la PMO.
Se establece la metodología, los estándares y normas.
Se establece la infraestructura y las herramientas tecnológicas.
Se elabora el plan para la gestión del cambio y el plan de capacitación.
IMPLANTACIÓN
Se ejecuta las siguientes tareas:
Proyecto piloto.
Despliegue General.
Aseguramiento de la Calidad.
Caso Prosegur
Prosegur es una compañía multinacional que ofrece soluciones de seguridad global e integral en
los ámbitos de la vigilancia, logística de valores y gestión de efectivo, tecnología y alarmas .
Actualmente, el negocio de esta empresa se expande por Asia, Europa, Oceanía y Latinoamérica.
CONSULTORA EXTERNA
Prosegur recurrió a los servicios de una consultora para implantar esta solución tecnológica y de esa
manera contar con un proveedor experto en la materia antes que formar internamente a un equipo dedicado a
ello.
La herramienta seleccionada fue CA Clarity. Gracias a ella la organización optimiza la gestión de activos,
proyectos, programas, peticiones y la cartera de inversiones de cada área que integra el departamento de
TI. Además, ha permitido obtener una solución para el control y seguimiento de los proyectos.
METODOLOGÍA COMÚN
Una de las principales ventajas que se han logrado es la implantación de una metodología común a todos
los países y áreas del departamento de TI para la gestión de la demanda recibida. Así mismo, ha facilitado
la coordinación con el área financiera para el control de costes, internos y externos, por inversión, ayudando a
detectar aquellas inversiones poco rentables y a optimizar el uso de los recursos.
Esta solución ha sido diseñada por CA Technologies como una herramienta de gestión que permite a las
organizaciones ganar visibilidad, control y transparencia global sobre sus carteras de inversiones, a la vez
que facilita la reducción de costes mediante una mayor eficiencia operacional.
Caso Prosegur
Tras su implantación, la empresa considera que se han obtenido los siguientes beneficios:
DECISIONES SOBRE APLICACIONES
Soporte en la toma de decisiones sobre aplicaciones, activos y proyectos a ejecutar, mantener o cambiar.
VALOR APORTADO
Soporte en la toma de decisiones sobre el valor aportado por cada proveedor.
COORDINACIÓN
Apoyo en la coordinación con el área financiera en todo el ciclo de vida de las inversiones.
METODOLOGÍA INTERNA
Metodología interna del departamento de tecnología para la gestión de la demanda de forma integrada en
la herramienta.
REPOSITORIO ÚNICO
Repositorio único y centralizado de toda la cartera de trabajo del departamento de TI.
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Ayuda a la oficina de proyectos y de calidad mediante la automatización de procesos de auditoría de
proyectos que permite conocer el grado de calidad de los proyectos, así como el nivel de madurez de la
organización en la gestión de proyectos.
UNIFICAR PETICIONES
Obtención de un punto único de entrada de peticiones de trabajo, tipificado y categorizado siguiendo las
buenas prácticas. Esto facilita una reducción de costes debido a la disminución de herramientas de gestión de
incidencias, mantenimientos y peticiones de trabajo.
La empresa de seguridad Prosegur, una vez estudiada la situación, deberá reflexionar acerca de las
siguientes cuestiones:
1. ¿Por qué Prosegur ha seleccionado una empresa externa para ejecutar este proyecto de
implantación?
2. ¿Cuáles crees que fueron los motivos por los cuales no desarrollaron su propia herramienta
corporativa?
3. ¿Por qué crees que se implantó esta herramienta en el Departamento de TI dando soporte a la
PMO?
