Código: ST20000.450.

120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 1 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

TABLA DE CONTENIDOS
1. CONTROL DOCUMENTAL. ....................................................................................................................... 1
2. PROPÓSITO. ............................................................................................................................................. 2
3. ALCANCE.................................................................................................................................................. 2
4. APLICACIÓN. ............................................................................................................................................ 3
5. INTRODUCCIÓN. ...................................................................................................................................... 3
6. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO. ............................................................................. 3
7. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES. ................................................................................... 12
8. DEFINICIONES. ....................................................................................................................................... 13
9. REFERENCIAS........................................................................................................................................ 14
10. EXHIBITS. ............................................................................................................................................... 14

1. CONTROL DOCUMENTAL.

VER./ VIGENTE DESDE/ DESCRIPCIÓN/

PREPARADO/ PREPARED APROBADO/ APPROVED
ISSUE DATE DESCRIPTION

Firma autógrafa en el original Firma autógrafa en el original

5.0 22/08/2022 Actualización

JAIME AREVALO CARLOS TOVAR
Administrador de Acuerdos
Líder de Abastecimiento
contractuales

CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR / TRACK CHANGES

Se actualiza a qué proveedores debe practicarse la evaluación.
Se incluye el envío del reporte en PDF a los proveedores.

NOTA DE PROPIEDAD / DISCLAIMER

Los derechos de propiedad intelectual de este documento y su contenido le pertenecen exclusivamente al Grupo STORK. Por lo ta nto, queda
estrictamente prohibido el uso, divulgación, distribución, reproducción, modificación y/o alteración de los mencionados derec hos, con fines
distintos a los previstos en este documento, sin la autorización previa y escrita del Grupo STORK.

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 2 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

2. PROPÓSITO.
Este procedimiento tiene como objeto establecer la metodología para evaluar los proveedores y
contratistas de La Compañía (en adelante “los proveedores”), como parte del aseguramiento al
cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales durante la ejecución de los contratos y órdenes
de compra suscritas, mediante la aplicación de las evaluaciones de desempeño, así como de seguimiento
y cierre de acciones de mejora acordadas.
Por medio de este procedimiento, La Compañía busca asegurar que las evaluaciones se realicen de
manera sistémica, consistente y consecuente con la aspiración de La Compañía de ser el referente de la
industria, todos los días, en todas partes.

Drivers estratégicos:

 Fortalecer la gestión de abastecimiento,

 Incrementar la eficacia de los proveedores,
 Optimizar los resultados ante los clientes,
 Contribuir al logro de las metas de La Compañía.
 Alineación con el SG-SST

Principales objetivos de este procedimiento:

EVALUACION DE DESEMPEÑO

 Lograr la eficiencia en el abastecimiento a través del aseguramiento de los proveedores definidos

como estratégicos.
 Medir los aspectos pertinentes de acuerdo con los requerimientos del RUC.
 Asegurar los aspectos de cumplimiento por porte de los proveedores.
 Calificar cuantitativamente y en forma periódica el desempeño del proveedor.
 Comprender el grado de satisfacción de los clientes internos.
 Generar un relacionamiento justo con proveedores y promover su excelencia.
 Propender por el mejoramiento continuo de los procesos de abastecimiento y contratación.
 Fortalecer la administración de los contratos.
 Generar un listado de elegibilidad de oferentes, que asegure la escogencia de aquellos que poseen
los mejores puntajes basado en las evaluaciones registradas y en consecuencia robustecer el registro
de Proveedores de la Compañía
 Tomar medidas correctivas en aquellos casos en que se observen desviaciones

REVISION DEL DESEMPEÑO:

 Conocer el estado de cierre de acciones de mejora originadas en las evaluaciones previas

 Informar sobre el estado de ejecución del contrato
 Identificar los indicadores internos del proveedor

SEGUIMIENTO, VERIFICACIÓN Y CIERRE DE LAS ACCIONES

 Asegurar que las acciones acordadas se hayan cerrado y se cuenta con las evidencias necesarias
 Monitorear el comportamiento del cierre de acciones
 Efectuar la trazabilidad del proceso de cierre y conservar los registros correspondientes

3. ALCANCE.
Este procedimiento tiene alcance para toda La Compañía en desarrollo de los procesos de contratación de
bienes y servicios y es de obligatorio cumplimiento.

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 3 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

4. APLICACIÓN.
Este procedimiento es aplicable a proveedores estratégicos durante la ejecución y cierre de los contratos
suscritos

5. INTRODUCCIÓN.
El presente procedimiento hace parte de la información documentada del elemento 11. “Aseguramiento de
contratistas y proveedores” del Sistema Integral de Gestión de La Compañía, bajo la estructura del ciclo de
mejora continua y contiene las instrucciones y lineamientos de obligatorio cumplimiento durante la ejecución
y cierre contratos de bienes y servicios.

La gestión del desempeño del proveedor, busca asegurar que durante la ejecución de un contrato se
cumplan o excedan las expectativas acordadas. La gestión del desempeño es clave en el manejo de
relaciones con proveedores. En esta se incorporan, evalúan y revisan las responsabilidades en los aspectos
operativos, técnicos y administrativos, la gestión en HSE, calidad y RSE. En este sentido, permite identificar
y reducir las brechas mediante el acuerdo de acciones para optimizar la agregación de valor.

Gestionar el desempeño significa entender con claridad los entregables por parte del proveedor, los roles y
responsabilidades de las partes, definir y evaluar las métricas acordadas, identificar las oportunidades de
mejora en un proceso continuo de evaluación, revisión y retroalimentación para acordar planes de acción
que permitan cerrar posibles brechas.

6. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO.

6.1 EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES.

6.1.1 POLITICAS Y CONDICIONES CON RESPECTO A LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.

 La autoridad funcional con respecto a las evaluaciones de desempeño de proveedores está en la

Gerencia de abastecimiento.
 La evaluación de desempeño de proveedores, tendrá como objeto definir una lista de elegibilidad, basada
en la puntuación promedio de las diferentes calificaciones obtenidas.

El puntaje obtenido en la evaluación de desempeño permitirá clasificar los proveedores de acuerdo con la
siguiente escala:

MEDICIÓN DE DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES

Sobresaliente 95% - 100%
Bueno 85% - 94%
Adecuado 70% - 84%
Por mejorar 60% - 69%
Deficiente < a 60

 Sobresaliente. Son los proveedores que obtuvieron, con ocasión de Evaluaciones de Desempeño, un
promedio igual o superior a 95% por haber atendido a cabalidad las especificaciones y requerimientos
contractualmente establecidos
 Bueno. Son los proveedores que obtuvieron, con ocasión de Evaluaciones de Desempeño, un promedio
entre 85% y 94% con un cumplimiento satisfactorio.
 Adecuado. Son los proveedores que obtuvieron, con ocasión de Evaluaciones de Desempeño, un

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 4 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

promedio entre 70% y 84%. Si bien han cumplido los requerimientos presentan oportunidades de mejora
para lograr excelencia.
 Por mejorar. Son los proveedores que obtuvieron, con ocasión de Evaluaciones de Desempeño, un
promedio entre 60% y 69%. Los resultados indican que deben adelantarse acciones oportunas y
rigurosas para que su desempeño sea acorde con las expectativas del contrato u orden de compra.
 Deficiente. Son los proveedores que obtuvieron, con ocasión de Evaluaciones de Desempeño, un
promedio inferior a 60%. Se debe considerar la suspensión o terminación del contrato.

6.1.2 DESCRIPCION DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO.

Actividad Responsable Descripción

Establecer los criterios Profesional/Coordinador,
referentes a cantidad, Líder de abastecimiento  Cantidad:
tiempo, calidad o Si se evalúa a un proveedor que suministra un bien, se
/especificaciones considera que cumple este parámetro siempre que
entregue la cantidad exacta de los productos especificados
en la orden de compra, en cuyo caso el puntaje es uno (1);
en caso de ser mayor o menor, la calificación sería “No
cumple” y el puntaje es cero (0).
o Si se evalúa a un proveedor de servicios, se califica su
cumplimiento respecto al alcance del servicio definido y el
puntaje será un valor entre 0 y 1 con dos decimales.

 Tiempo de entrega:
o Si se evalúa a un proveedor de bienes, se considera que
cumple en tiempo, siempre que los productos estén en el
sitio especificado dentro de los plazos acordados, en cuyo
caso el puntaje es uno (1); de lo contrario se califica cero
(0)
o En el caso de un proveedor de servicios, se evalúa que el
alcance del servicio se haya atendido dentro de los plazos
definidos y el puntaje será un valor entre 0 y 1 con dos
decimales

 Calidad y Especificaciones:
o Bien sea el caso de un proveedor que suministre bienes
y/o servicios, se evaluará si el proveedor entrega un
producto o presta servicio conforme a lo dispuesto en las
especificaciones técnicas acordadas en la orden de
compra o contrato, sin daños, en condiciones adecuadas
para su uso y con la documentación correspondiente si es
requerido. Se evalúa que se haya atendido dentro de los
términos establecidos y el puntaje será un valor entre 0 y 1
con dos decimales

NOTA:

 Si se trata de dos o más órdenes de compra, se evaluarán

una a una y el resultado será el promedio de dichas órdenes.
Se considera que cumple si dicho resultado es igual o mayor
a 95%.
 Si se recoge el resultado del informe seguimiento de pedidos
SAP para varias órdenes de compra, simplemente se
trasladan los resultados al formato.
 El peso de esta actividad en la evaluación general es del 20%

Establecer los criterios Líder de HSE Con el apoyo del coordinador de HSE o el funcionario designado,
referentes a HSE se evaluará el desempeño en HSE según apliquen los criterios
definidos a continuación:

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 5 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

Indicadores asociados al cumplimiento legal colombiano:

 Cumplimiento del SG-SST:

o Es de cumplimiento legal y obligatorio por parte de los
proveedores y su puntaje será el obtenido en la
Certificación vigente del SG-SST expedida por la ARL.
Peso en la evaluación: 20%
 Cumplimiento de los objetivos en Frecuencia de la
accidentalidad:
o cumple siempre que el número de accidentes de trabajo
que se presentaron en el mes / número de trabajadores
en el mes x 100 sea igual o inferior a la meta establecida.
Peso en la evaluación: 10%
 Cumplimiento de los objetivos en Severidad de la
Accidentalidad:
o cumple siempre que el número de días perdidos por
accidentes en el mes + número de días cargados en el
mes / No de trabajadores en el mes x 100 sea igual o
inferior a la meta establecida. Peso en la evaluación:
10%
 Cumplimiento de los objetivos en Proporción de
Accidentes de Trabajo Mortales:
o cumple siempre que el número de accidentes de trabajo
mortales que se presentaron en el año / Total de
accidentes de trabajo que se presentaron en el año
multiplicado por 100 sea igual o inferior a la meta
establecida. Peso en la evaluación: 15%

Indicadores asociados al cumplimiento de La Compañía

 Cumplimiento de los objetivos en SST TCIR:

o cumple siempre que el número de eventos registrables
en el periodo X 200.000 / Número de HHT en el periodo
evaluado sea igual o inferior a la meta establecida. Peso
en la evaluación: 10%
 Cumplimiento de los objetivos en SST DART:
o cumple siempre que # Eventos con días de ausencia,
restringidos, transferidos x 200,000 / # Horas Hombre
trabajadas en el periodo evaluado sea igual o inferior a
la meta establecida. Peso en la evaluación: 10%
 Cumplimiento de los objetivos en Frecuencia accidentes
viales graves:
o cumple siempre que el número de eventos graves x
1.000.000 / Km recorridos sea igual o inferior a la meta
establecida. Peso en la evaluación: 10%
 Cumplimiento de los objetivos en Frecuencia de
accidentes viales totales:
o cumple, siempre que el número de eventos totales x
1.000.000 / Km recorridos sea igual o inferior a la meta
establecida. Peso en la evaluación: 5%

 Cumplimiento de normatividad legal y cláusulas

contractuales relacionadas con Medio Ambiente
o Si se evalúa este aspecto, se tendrán en cuenta tres
escalas de medición: satisfactorio, aceptable o
deficiente. Se califica satisfactoria si existe total
cumplimiento de los requisitos; aceptable si habiendo
existido incumplimiento, la condición fue subsanada en
dentro del período de evaluación; deficiente si se
evidencia el incumplimiento no subsanado de los
requisitos. Se considera que cumple si su calificación es
satisfactoria. Peso en la evaluación: 5%

 Cumplimiento de los objetivos en Accidentes

Ambientales:

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 6 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

o cumple siempre que el número de Accidentes

ambientales críticos y mayores/severos es igual a 0.
Peso en la evaluación: 5%

NOTA:
 NOTA: Para el cálculo del TCIR y el DART se debe tener en
cuenta la clasificación de OSHA 300 para definir el tipo de
accidente de acuerdo a la siguiente clasificación:
 FAT: Eventos fatales.
 LTI: Eventos incapacitantes
 RWC: Eventos de trabajo restringido
 MTC: Eventos de tratamiento medico
 FAC: Eventos de primeros auxilios.

 Para el cálculo del TCIR se tienen en cuenta los eventos (FAT,

LTI, RWC y MTC), para el cálculo del DART se tienen en
cuenta los eventos (FAT, LTI, RWC)

 En caso que uno o varios indicadores no requieran evaluarse,

dada la naturaleza de las actividades, el peso se distribuirá
proporcionalmente entre los que sean evaluados.
 Las metas de los indicadores tendrán como fuente el Manual
de SG-SST de La Compañía con código ST22024.653.060002
 EL peso del componente de HSE en la evaluación general es
del 30%

Con el apoyo del coordinador de RSE o el funcionario designado,

se evaluará el desempeño en RSE según apliquen los criterios
definidos a continuación:

 Cumplimiento de los objetivos en Contratación de mano

de obra local NO FORMADA:
o cumple si su puntaje es igual al 100% durante el período
a evaluar. Peso en la evaluación: 20%

 Cumplimiento de los objetivos en Contratación de mano

de obra local FORMADA:
o cumple si su puntaje es igual o superior a la meta
establecida durante el período a evaluar. Fórmula= % de
cumplimiento obtenido / % de cumplimiento acordado.
Establecer los criterios Líder de RSE Peso en la evaluación: 20%
referentes a RSE
 Cumplimiento de los objetivos en Contratación de
bienes y servicios locales:
o cumple si su puntaje es igual o superior a la meta
establecida durante el período a evaluar. Fórmula= % de
cumplimiento obtenido / % de cumplimiento acordado.
Peso en la evaluación: 20%

 Cumplimiento de los objetivos de Promoción y Respeto

de los Derechos Humanos:
o cumple si no se observa ningún registro que evidencia
una brecha frente al objetivo, en consecuencia, su
calificación es “SÏ”. Peso en la evaluación: 20%.
Fórmula=SI=100 puntos NO=0 puntos

 Cumplimiento de los objetivos de Manejo de Información

y atención oportuna a Comunidad, Autoridades Locales
y Clientes (PQRS):
o cumple si su puntaje es igual a 100% durante el período
a evaluar. Peso en la evaluación: 20%

NOTA:

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 7 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

 En caso que uno o varios indicadores no requieran

evaluarse, dada la naturaleza de las actividades, el peso se
distribuirá proporcionalmente entre los que sean evaluados.
 El peso de esta actividad en la evaluación general es del 15%

En labor conjunta entre el Administrador del contrato / especialista

de Abastecimiento y el usuario principal del contrato, se fijarán las
condiciones relativas al cumplimiento administrativo bajo las
cuales el proveedor suministró los bienes o servicios objeto de la
relación comercial establecida, según apliquen los criterios
definidos a continuación:

 Cumplimiento de los objetivos de comunicación efectiva

con administrador / especialista de abastecimiento y
usuario principal del contrato: Si se evalúa este aspecto,
Establecer los criterios se tendrán en cuenta tres escalas a saber: satisfactorio,
referentes a aspectos Profesional/Coordinador, aceptable o deficiente. Se califica satisfactoria si no existen
administrativos Líder de Abastecimiento registros de quejas relacionadas; aceptable si habiendo
existido registros, la condición fue subsanada; deficiente si
hay una brecha constante en la comunicación. Se considera
que cumple si su calificación es satisfactoria. Peso en la
evaluación: 20%

 Cumplimiento de los objetivos de oportunidad en

presentación de informes: Si se evalúa este aspecto, se
tendrán en cuenta tres escalas a saber: satisfactorio,
aceptable o deficiente. Se califica satisfactoria si no existen
registros de quejas relacionadas; aceptable si habiendo
existido reclamos, la condición fue subsanada o si los
informes fueron presentados a destiempo; deficiente si se
evidencia la no presentación de cualquier informe acordado.
Se considera que cumple si su calificación es satisfactoria.
Peso en la evaluación: 20%

 Oportunidad y exactitud en presentación de facturas y

NC por descuentos o rebate: Este requerimiento es
aplicable sin excepción para todos los proveedores. Para el
efecto, se tendrán en cuenta tres escalas a saber:
satisfactorio, aceptable o deficiente. Se califica satisfactoria
si no existen registros de quejas relacionadas; aceptable si
habiendo existido quejas, la condición se haya subsanada en
el período; deficiente si se evidencia la brecha por inexactitud
o extemporaneidad en la presentación de las facturas o NC
por descuentos en el período evaluado. Se considera que
cumple si su calificación es satisfactoria. Peso en la
evaluación: 20%

 Cumplimiento de los objetivos de aspectos laborales

(Pago oportuno de salarios, presentación oportuna de
aportes a SSS, no reclamos de trabajadores): Si se evalúa
este aspecto, se tendrán en cuenta tres escalas a saber:
satisfactorio, aceptable o deficiente. Se califica satisfactoria
si no existen registros de quejas relacionadas y/o la
presentación de los reportes es oportuna; aceptable si
habiendo existido reclamos, la condición fue subsanada;
deficiente si se evidencia cualquier anomalía laboral no
subsanada durante el período evaluado. Se considera que
cumple si su calificación es satisfactoria. Peso en la
evaluación: 20%

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 8 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

 Resolución oportuna de reclamos por calidad y

reposición por garantías: Mide la efectividad del proveedor
en la gestión de reclamos y reposición por defectos en
productos o servicios. Si se evalúa este aspecto, se tendrán
en cuenta tres escalas a saber: satisfactorio, aceptable o
deficiente. Se califica satisfactoria si no existen reclamos;
aceptable, si se solucionan los reclamos dentro del mes
siguiente a la presentación del reclamo; deficiente si se
evidencia la no resolución del reclamo. Se considera que
cumple si su calificación es satisfactoria o aceptable. Peso
en la evaluación: 20%

NOTA:
 En caso que uno o varios indicadores no requieran
evaluarse, dada la naturaleza de las actividades, el peso se
distribuirá proporcionalmente entre los que sean evaluados.
 El peso de esta actividad en la evaluación general es del 10%

Criterios relacionados con Líder de Seguridad de Con el apoyo del líder de SP o el funcionario designado, se
Seguridad de Procesos Procesos evaluará el desempeño en SP según apliquen los criterios
definidos a continuación:

 Entrega de la información técnica requerida de acuerdo al

servicio prestado. Descripción: El proveedor o contratista
suministra la información técnica requerida de acuerdo al
servicio prestado. Meta:100%. Peso en la evaluación 25%
 Suministro del servicio de acuerdo a las normas técnicas
aplicables. Descripción: El servicio debe desarrollarse de
acuerdo a las normas técnicas, nacionales o internacionales.
Meta: 100%. Peso en la evaluación 25%
 Numero de Eventos de Seguridad de procesos
generados en el mes. Descripción: Dentro de la gestión
como contratista ha generado eventos de seguridad de
procesos relacionados con pérdida de contención primaria
(liberación de sustancia o energía peligrosa). Meta: 0. Peso
en la evaluación 25%
 Los equipos o sistemas suministrados cuentan con las
pruebas FAT y SAT. Descripción: Los equipos o sistemas
suministrados cuentan con las pruebas FAT (Factory
Acceptance Test) y SAT (Site Acceptance Test) y cuentan
con la evidencia. Meta: 100%. Peso en la evaluación 25%

NOTA:
 En caso que uno o varios indicadores no requieran
evaluarse, dada la naturaleza de las actividades, el peso se
distribuirá proporcionalmente entre los que sean evaluados.
 El peso de esta actividad en la evaluación general es del 15%

Criterios relacionados con Área jurídica / Profesional de Se requiere evaluar los aspectos de cumplimiento legal según la
aspectos de cumplimiento abastecimiento actividad que desarrolle el proveedor o contratista.
legal
 Alquiler de Vehículos:
- Obtener y mantener vigentes todas las pólizas, seguros,
licencias, permisos, autorizaciones o documentos exigidos por las
normas que regulan la materia.
- En caso de que los vehículos a Alquilar sean de Servicio
Particular (Placa Amarilla) se deberá entregar certificación de la
compañía de seguros de que conoce y acepta que se modifique
el riesgo y el uso del vehículo. Meta: 100%

 Transporte de Personal:
- El CONTRATISTA deberá cumplir con toda la normatividad
vigente que regula la materia, incluyendo pero sin limitarse, a las

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 9 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

siguientes normas: Decretos 2044 de 1988, 171 de 2001 y 174 de

2001 y Leyes 105 de 1993 y 336 de 1996.
- Mantener vigentes y suministrar las pólizas y seguros, licencias
y permisos de todos los vehículos en los que se va a prestar el
servicio contratado, especialmente los siguientes: SOAT,
Responsabilidad Civil Extracontractual, Tarjeta de Operación y
Licencia de Tránsito. Meta: 100%

 Transporte de Carga:
- Obtener y mantener vigentes, licencias, permisos, autorizaciones
o documentos exigidos por las normas que regulan la materia.
- Destinar vehículos de carga legalmente homologados y
habilitados para la prestación del Servicio Público de Transporte
Terrestre Automotor de Carga. El CONTRATISTA deberá cumplir
con toda la normatividad vigente que regula la materia, incluyendo
pero sin limitarse, a las siguientes normas: Decretos 2044 de 1988
y 174 de 2001 y Leyes 105 de 1993 y 336 de 1996 y las que lo
modifique o sustituyan.
- Mantener vigentes los seguros SOAT, Responsabilidad Civil
Contractual y Responsabilidad Civil Extracontractual de los
vehículos con los que prestará el servicio contratado, de acuerdo
a los parámetros establecidos en el decreto 174 de 2001, así
como las Leyes 105 de 1993 y 336 de1996. Meta: 100%

 Servicios De Alimentación:
- Mantener vigentes los permisos y licencias exigidas por la
regulación vigente.
- El personal del CONTRATISTA que tenga parte en la
manipulación de alimentos deberá estar certificado por la
Secretaría de Salud para el manejo y manipulación de alimentos
y deberá cumplir con las normas higiénicas para manipulación de
alimentos conforme a la normatividad municipal y nacional
vigente. Meta: 100%

 Servicio de Vigilancia:
- Contar con la Resolución expedida por el Ministerio del Trabajo
autorizando a sus empleados a trabajar horas extras.
- En caso de que el servicio requiera vigilantes armados, Contar
con las autorizaciones, permisos y/o licencias exigidas en la
legislación colombiana vigente para el porte y uso de armas de
fuego y así mismo, emplear dichas armas de acuerdo con el uso
autorizado por las autoridades competentes. Meta: 100%

 Suministro de Combustible:
- Anexar la última certificación expedida por el centro de control
de calidad y metrología de la Superintendencia de Industria y
Comercio, o de cualquier entidad debidamente acreditada ante el
Ministerio de Minas y Energía para tal efecto, o de La Secretaría
de Tránsito de la jurisdicción.
- Garantizar el origen legal del combustible que suministrará
exonerando al CONTRATANTE de cualquier responsabilidad
relacionada con la adquisición de combustible de origen ilegal.
- Entregar certificaciones de calidad y realizar pruebas de calidad
del combustible
- Tramitar y tener vigentes todos los permisos y las licencias que
sean requeridas para el suministro de combustibles
- Cumplir con la normatividad Colombiana e internacional vigente,
especialmente la norma técnica colombiana No. 1380 acogida por
el Consejo Nacional de Normas mediante Resolución No. 025 de
1995, acogida por el ICONTEC o por las disposiciones que la
modifiquen o complementen, la Ley 693 de 2001 y sus normas
reglamentarias. Meta 100%

 Otros servicios o actividades no mencionadas. En caso

que ninguna de las actividades anteriormente mencionadas

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 10 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

no corresponda al proveedor a evaluar, se debe analizar la

normatividad aplicable y calificar.

NOTAS:
 La calificación es CUMPLE o NO CUMPLE y el puntaje es
100 o 0.
 El peso de esta actividad en la evaluación general es del 10%

 El proveedor a quien se le practique la evaluación deberá recibir los resultados en un reporte PDF y
firmarlo en calidad de aceptación.

 Para la evaluación se deberá acceder al Módulo de evaluación de la plataforma

https://masastork.suplos.com/ el cual se encuentra alineado con la versión actualizada del formato de
evaluación del desempeño ST20000.450.220003 cargado en DMS. Para el efecto, el evaluador puede
consultar el paso a paso en el siguiente enlace: https://stork-
my.sharepoint.com/personal/jaime_arevalo_lao_stork_com/Documents/OTROS%20ASPECTOS/EVA
LUACION%20PROVEEDORES/FORMATO%20DMS/Manual%20de%20uso%20-
%20evaluacion%20en%20suplos.pdf
 Los proveedores serán evaluados por un funcionario relevante para el contrato, denominado “El
Evaluador” y contará con el apoyo de las áreas HSSE, SP, RSE, PSCM, jurídica y usuarios principales
según aplique.

 Un mismo proveedor podrá recibir más de una evaluación de más de un evaluador. En tal caso, su
puntaje será el promedio de los puntajes obtenidos en cada evaluación practicada. Este puntaje
promedio reflejará el desempeño del proveedor durante todo el periodo evaluado, y será a su vez la
calificación final del proveedor.

 Cada evaluador deberá conservar las pruebas documentales que justifiquen el puntaje asignado a cada
aspecto evaluado. Así, por ejemplo, en HSE debe conservarse la Autoevaluación de estándares
mínimos de cumplimiento en SG-SST para justificar el puntaje otorgado.

 Los resultados de las evaluaciones serán registrados en el la plataforma https://masastork.suplos.com/

serán consultados por el Área de Abastecimiento para determinar la elegibilidad de un proveedor en los
futuros procesos de abastecimiento.

6.1.3 REUNIONES DE REVISION DEL DESEMPEÑO.

 Alcance:
Conocidas como PRM – son reuniones enfocadas en revisar el desarrollo del contrato, los resultados de
las evaluaciones previas y el avance en el cierre de las acciones de mejoramiento acordadas. Se resaltan
los logros y dificultades; se identifican áreas críticas y proyectan retos para el siguiente período.

 Aplicabilidad:
Los PRM se realizarán a proveedores Estratégicos.

 Agenda:
Se considera el siguiente temario, que puede ajustarse según el alcance y las especificaciones del
Contrato.

TEMA A TRATAR RESPONSABLE

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 11 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

1.MOMENTO HSEQ. Proveedor

2.ASPECTOS CONTRACTUALES: Administrador del contrato
Objeto y alcance del contrato, vigencia, monto actual, condiciones de pago, descuentos o rebates,
cupos de crédito y compromisos.
Responsabilidades en HSE / RSE
Responsabilidades en la presentación de informes
Balance del contrato
3.RESULTADOS DE EVALUACIONES DE DESEMPEÑO Proveedor
Puntaje y Calificación obtenida general
Eficacia operativa:
Entrega exacta, oportuna y cumplimiento de aspectos técnicos
Puntaje obtenido
Acciones de mejora acordadas (Cerradas y Abiertas)
Aspectos de HSE
Puntaje obtenido
Acciones de mejora acordadas (Cerradas y Abiertas)
Aspectos de RSE
Puntaje obtenido
Acciones de mejora acordadas (Cerradas y Abiertas)
Aspectos Administrativos
Puntaje obtenido
Acciones de mejora acordadas (Cerradas y Abiertas)
Aspectos de Seguridad de Procesos (SP)
Puntaje obtenido
Acciones de mejora acordadas (Cerradas y Abiertas)
Aspectos de cumplimiento legal
Puntaje obtenido
Acciones de mejora acordadas (Cerradas y Abiertas)
Eficacia del cierre de acciones:
Número de acciones cerradas a tiempo / Número de acciones cerradas.
Meta acordada: x%
Número de acciones cerradas / Número de acciones
Meta acordada: x%

4. ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIOS

Indicadores:
• Eficacia: Pedidos exactos entregados / pedidos realizados en el periodo
• Eficiencia. Pedidos entregados a tiempo / pedidos realizados en el periodo
• Calidad:
pedidos entregados con calidad satisfactoria / pedidos realizados en el periodo
Cantidad de reclamos por garantías
Reclamos atendidos / total reclamos recibidos

Identificación de brechas
Plan de cierre de acciones abiertas

4.MEJORAMIENTO CONTINUO - (Por favor proponga un plan de acción) Proveedor

Propuestas de mejoramiento y optimización en ejecución. Aspectos operativos, técnicos, HSE,
RSE, Calidad, Financiero, etc.
5.RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA EJECUCION ADECUADA DEL CONTRATO (Por favor
proponga un plan de mitigación)
a. Operativos
b. Administrativos
c. Entorno
d. Financieros
e. Calidad
f. Otros

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 12 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

6.MIRADA AL FUTURO
a. Nuevos proyectos del proveedor con la compañía y fuera de ella, a corto, mediano y largo
plazo
b. Green Supply / Reducción de huella de carbono / Sostenibilidad

 Cierre de acciones:
El no completar satisfactoriamente las acciones o cerrar las brechas posteriormente a las fechas de
vencimiento acordadas se considerará como incumplimiento del proveedor y podrá dar lugar a la aplicación
de las cláusulas sancionatorias del contrato.

 Convocatoria:
El administrador o responsable del contrato deberá convocar a los siguientes funcionarios:

Cargo Necesario Opcional

Administrador del contrato X
Líder de abastecimiento X
Líder o Coordinador de HSE X
Líder o Coordinador de RSE X
Líder de logística X
Gerente de PSCM X
Gerente de Operaciones X
Gerentes de proyectos X
Gerente de HSE X
Gerente de RSE X
Gerente o líder de seguridad X
Coordinador División médica X
Asesor legal X
Representante legal del proveedor X
Delegado del proveedor para el contrato X
Representante de HSEQ X
Otros definidos por el proveedor X

 Registro de la reunión:
Los aspectos citados en la reunión, serán consignados en el Formato para acta de reunión
ST20000.037.220004 y deberán ser firmados y aceptados por el Representante del Proveedor y el
Administrador del Contrato.

6.1.4 SEGUIMIENTO, VERIFICACIÓN Y CIERRE DE LAS ACCIONES

 Las acciones acordadas en los procesos de evaluación y revisión de desempeño serán consignadas
en formato establecido.
 El responsable del contrato hará seguimiento al cumplimiento de las acciones por medio de las
evidencias presentadas por el proveedor.
 El documento firmado será archivado en el Sistema de Administración de Proveedores de La Compañía

7. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES.

7.1 RECURSOS.

Para la implementación de este procedimiento, se requieren los siguientes recursos:

Herramientas

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 13 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

 ERP SAP By Design

 Sistema de Gestión Documental DMS
 Plataforma https://masastork.suplos.com/

Personas
 Gerente Cadena Abastecimiento
 Líder de Abastecimiento
 Administrador de Acuerdos contractuales / Gerentes y administradores de Contrato
 Especialistas/Coordinadores de abastecimiento
 Gerentes de Área
 Líder HSE
 Líder RSE
 Representantes de Proveedores

7.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES.

Los roles y responsabilidades relacionados con este procedimiento se describen en los respectivos Job
Description de los cargos establecidos en el ítem 6, controlados documentalmente en el Sistema de Gestión
Documental (DMS).

8. DEFINICIONES.

A continuación, se definen los conceptos que deben considerarse para el entendimiento e implementación
de este procedimiento. Los mismos pueden encontrarse en el módulo DMS» Glosario Corporativo
disponible dentro del Sistema de Gestión Documental.

8.1 ABASTECIMIENTO: Proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos,
servicios y procesos de trabajo en organizaciones.

8.2 CONTRATO: es un documento como la orden de compra o solicitud de servicio que describe las
condiciones o requisitos comerciales entre el proveedor de un producto o servicio y La Compañía.

8.3 LA COMPAÑIA: Denominación que hace referencia a las operaciones en Colombia y Perú de STORK
HOLDING B.V., sus compañías subordinadas, subsidiarias, filiales, relacionadas y/o las asociaciones
comerciales en las cuales participen alguna de las mismas.

8.4 POLITICA DE ABASTECIMIENTO: Política de abastecimiento de La Compañía que establece los

lineamientos generales de la contratación y que rigen el manual de contratación.

8.5 PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que suministra o proporciona bienes y/o servicios en el
mercado, También se puede identificar como proveedor indistintamente si suministra bienes o
servicios.

8.6 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES: Plataforma digital que integra la gestión de

proveedores de La Compañía, incluyendo sin limitarse al desarrollo de procesos competitivos, registro
de proveedores, evaluaciones de proveedores; funciona además como repositorio de minutas, actas
y documentos contractuales.

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.
 Código: ST20000.450.120003

Versión: 5.0 Vigente desde: 22/08/2022

Página: 14 de 14

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR PROVEEDORES.

8.7 DMS: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL: es el sistema digital donde se integra el conjunto de
soluciones para gestionar efectivamente la información documentada de La Compañía, siguiendo los
estándares de calidad y las mejores prácticas correspondientes.

8.8 SG-SST: SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO: es el desarrollo de

un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, con el objetivo de anticipar, reconocer,
evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud de los trabajadores
colombianos y es de obligatoria implementación para todos los empleadores.

8.9 USUARIO: Representante del área técnica de La Compañía que requiere le sea cubierta una
necesidad de bienes o servicios para su operación o realización de funciones.

9. REFERENCIAS.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Nombre del documento
ST20000.653.061000 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG -SST)
ST20000.653.220028 FORMATO PARA INFORME DE CUMPLIMIENTO ACCIONES DE MEJORA (CAM)
ST20000.450.220003 FORMATO PARA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORES

10. EXHIBITS.

10A. N/A

Todos los derechos reservados para Stork, una compañía de Fluor ®. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Copia no controlada si es descargada o impresa.