Compras y Manejo de Inventarios
Compras y Manejo de Inventarios
Trabajo Autónomo/ Colaborativo
Nayarith Dayan Vanegas Suarez
Docente
Jesus Abel Afanador Barajas
Fundación Universitaria Compensar
Facultad de Administración
Bogotá, Cundinamarca,
Año 2023
Compras y Manejo de Inventarios
INTRODUCCION
Profundizar en la importancia del proceso de compras y su concepto, desde una visión sistémica y
de generación de valor, se identificara todo el proceso de compras.
Veremos de igual forma el proceso de evaluación y selección de proveedores para obtener una
buena satisfacción con el cliente externo.
Compras y Manejo de Inventarios
Caso CACAO BERMEJO
Imagen Cacao Bermejo
La empresa Cacao Bermejo EU, fue creada en el año 2010 con el objetivo de satisfacer las
necesidades de cacao en el departamento de Santander Colombia y de la creciente demanda del
producto en el extranjero. La empresa nace impulsada por medio de las iniciativas del
departamento de Santander en el marco del proyecto “La Ruta del Cacao”. La empresa de carácter
unipersonal está ubicada en la zona rural de la ciudad de Barrancabermeja, Santander Colombia.
En el Año 2010 inicia como una empresa familiar en donde se pretendía cultivar cacao y
cosecharlo para fabricar polvo de cacao y chocolate en barras. En la actualidad, cuenta con un total
de 50 empleados y con un cultivo de aproximadamente 5500 plantas en una extensión de 8
hectáreas.
El proceso productivo de la empresa se realiza de manera tradicional y utilizando maquinaria como
hornos para el proceso de tostado, una de maquina procesadora de granos para el descascarillado,
molinos para el procesamiento del cacao en grano, una mezcladora en donde se mezcla el cacao en
polvo con otros ingredientes y por último el cuarto frio donde después de dosificado y
homogenizado el cacao se solidifica para ser desmoldado y empacado según las presentaciones.
Ante la posibilidad de llevar los productos a mercados extranjeros la empresa ve la necesidad de
innovar sus procesos productivos y mejorar la gestión organizacional. Con este propósito han
decidido contratar un nuevo jefe de compras que se encargue de optimizar los procesos y mejorar
la calidad de las materias primas adquiridas, también que haga una gestión completa en cuanto a
almacenamiento y trato con proveedores. Usted ha sido elegido y está al frente de la situación en la
empresa. Lo primero que usted hace es un recorrido por la empresa y se entera del cómo funcionan
las cosas. En su primer recorrido, ha encontrado que el procedimiento que lleva a cabo la empresa
para hacer una compra de materia prima o insumos es el siguiente:
1. El auxiliar de almacén recibe la llamada del Jefe de
Sección de Fabricación solicitando la compra de
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materias primas, de allí el auxiliar selecciona al Proveedor correspondiente. Emite Orden de
Compra (OC) en triplicado con detalle de los insumos a adquirir. Envía copias al proveedor
y al Auxiliar de Contaduría, archiva la tercera copia por nombre de proveedor.
2. El auxiliar de contaduría ordena la OC recibida por orden numérico.
3. Una vez, las mercancías solicitadas llegan a la empresa, el auxiliar de contaduría recibe
Factura (F) en duplicado del Proveedor, quien manifiesta haber entregado los insumos al
Auxiliar de Compras. Allí se verifica que la factura cumple con los requisitos legales
vigentes y los cálculos estén correctos, luego archiva F por nombre del proveedor.
4. Luego de 15 días el auxiliar de contaduría emite Orden de Pago (OP) en duplicado por cada
una de las facturas recibidas. Envía OP al Jefe de Contaduría y archiva copia de OP junto
con (F).
5. El jefe de tesorería firma el cheque que autoriza el pago al proveedor.
6. El auxiliar de compras de acuerdo con la factura (F) verifica los insumos entregados
oportunamente por el proveedor. Registra las entregas en fichas de stock por insumo
(Kárdex). Sella la (F) y la devuelve a Contaduría para su archivo.
ACTIVIDAD
1. Presentar en forma argumentada la importancia de las compras y el manejo de inventarios al
interior de la organización, y cómo se relaciona con otros departamentos.
Las compras son de gran importancia para adquirir los bienes o insumos correctos, por el
precio correcto, en el momento correcto, esta ayuda a la impresa generando ganancias, es la
encargada de la entrega de mercancías, materias primas y suministros para la fabricación
del producto, esta se relaciona con todos los departamentos trabajando de manera
coordinada.
Si se tiene un buen control de inventarios se puede conseguir un balance en las existencias,
esto también ayuda a obtener una satisfacción con el cliente externo, si es equilibrado y
eficiente el manejo del inventario este ayuda a minimizar y reducir errores operativos, Este
depende de todos los departamentos para llevar a cabo un abastecimiento exitoso.
2. Flujograma: Presentar en forma secuencial y enumerada las actividades que se realizan en
el proceso de compras en la organización. Indicar en qué partes del proceso usted considera
que se están presentando errores en cuanto al recibo de mercancías y relación con el
proveedor, argumentar las razones de dicha apreciación.
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Considero que al momento de recibirle al proveedor la factura está cometiendo el error en no
verificar en ese momento los insumos entregados por él y no revisaros posterior al pago ya que si
se evidencia mala calidad de los insumos o que los insumos están incompletos ya no se le podría
realizar una reclamación al proveedor y eso podría afectar con los ingresos y los insumos en stock.
3. Mediante un gráfico de hilos represente los eslabones en la cadena de suministro de
chocolate, donde se evidencie cada uno de los actores que intervienen desde los
proveedores de materias primas, hasta el cliente final.
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Caso ALIANZA DEPORTEA
La empresa Alianza Deportes ubicada en Barrancabermeja, se destaca por la excelente calidad en
los productos y por la atención que ofrece a sus clientes. Después de tratar de implementar algunas
prácticas de ECR (respuesta eficiente al consumidor), se determinó que era necesario reducir el
número de proveedores en cada una de las categorías que tenía en la tienda. Según un estudio
realizado, la categoría de zapatos podrían reducir sus proveedores a solo uno sin afectar la imagen
del surtido. Con el objetivo de racionalizar la base de proveedores se recopilaron los siguientes
datos. Para el proceso de selección del proveedor se ha definido los criterios de precio promedio,
descuentos, fletes, tiempo de entrega, calidad, nivel de
servicio, condiciones de pago, servicio posventa,
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devoluciones. Por otro lado, se ha establecido una ponderación por cada criterio según la
importancia para la empresa.
Posventa, devoluciones. Por otro lado, se ha establecido una ponderación por cada criterio según la
importancia para la empresa.
ACTIVIDAD 2
1. Por medio de un flujograma establezca la metodología para la selección de proveedores que
debería establecer Alianza Deportes.
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2. Seleccione uno de los 4 proveedores actuales, según la información de la tabla y la ponderación
de cada uno de los criterios para establecer el proveedor que represente la mejor opción para la
empresa.
Al realizar un análisis sobre los criterios y ponderación para la selección del nuevo proveedor de
Alianza Deportes, se llegó a la conclusión que el proveedor número 4 es que cumple con más
porcentaje de la ponderación teniendo un 55% de la ponderación.
3. La empresa busca formalizar el proceso de compras, con este objetivo determine por medio de
un flujograma el proceso de compras para la empresa.
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4. Documente el marco legal, leyes vigentes en el país relacionadas con los procesos de compras,
inventarios y almacén que se encuentran en el estatuto tributario y las normas de contabilidad y
las normas ISO. Para ello, se sugiere usar el siguiente cuadro y ejemplo:
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LEYES, DECRETO Relacionados con: (proceso: Importancia y/o relevancia
compras y/o inventarios)
Ley 1314 art 63 Inventarios Los Inventarios representan
bienes corporales (activos)
destinados a la venta en el
curso normal de los negocios
mantenidos en el curso
normal de la operación.
ISO 9001 Compras Mejora la satisfacción y la
confianza de los clientes así
como de las partes
interesadas, asegura la calidad
del producto y servicios, e
incentiva la protección al
medio ambiente
Decreto 2649 de 1993 Art 63 Inventarios Para reconocer el efecto anual
de la inflación y determinar el
costo de ventas y el inventario
final del respectivo año
