APRENDE A
ORGANIZARTE
MEJOR
Productividad y gestión del tiempo con OEMVI. Vol. 1
INDICE
INTRODUCCIÓN
LAS PERSONAS ALTAMENTE EFICACES
APRENDE A PRIORIZAR
LA MATRIZ DE EISENHOWER
MIS HERRAMIENTAS FAVORITAS
LISTAS
LA AGENDA
CÓMO EMPEZAR A USAR UNA AGENDA
TRUCOS PARA USAR LA AGENDA
¿POR DÓNDE EMPIEZO A ORGANIZARME?
ESTABLECE UNA RUTINA PARA ORGANIZARTE
RUTINA SEMANAL
RUTINA DIARIA
COSAS QUE FUNCIONAN Y PUEDEN AYUDARTE
PLANTILLAS
DESPEDIDA
INTRODUCCIÓN
Todos tenemos 24h. Ni una más, ni una menos. Pero hay gente que parece que
tiene unas cuantas más por todas las cosas que son capaces de llegar a hacer en
un día, por todo lo que logran alcanzar, los múltiples proyectos, vida social,
actividades… ¿cómo es posible si a mi la vida me da para poco más que trabajar,
comer y dormir?
La clave es tan obvia que por eso estás aquí. Porque se organizan bien.
No te voy a engañar, para ser un ninja de la
productividad y de la gestión del tiempo se necesita
práctica, uno no se convierte milagrosamente de la
noche a la mañana habiendo leído un libro o viendo
un par de vídeos.
Pero cuando termines aquí, cuando hayas leído y asumido todo lo que te voy a
explicar y plantear, estarás ya encaminado en la dirección correcta. Tú solo
tendrás que tener presente lo aprendido, y trabajar en ello a tu ritmo, sin pausa,
hasta hacerlo completamente tuyo.
Pero dejemos de perder el tiempo y comencemos.
¿QUÉ ES
REALMENTE
SER
ORGANIZADO?
LAS PERSONAS ALTAMENTE EFECTIVAS
Nuestra primera parada será en un libro que ha batido records en prácticamente
cualquier lista mundial relativa a la productividad y al crecimiento personal. Y
aunque no me quiero detener demasiado en él si que creo oportuno que nos
pongamos en situación.
Antes, en la introducción, hablábamos de esa gente que parece que su día tiene
unas horas más que el nuestro. Esos que consiguen hacer mil cosas más en 24h.
¿Por qué? Porque actúan más eficazmente.
Steven R. Covey publicó en 1989 “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
y en él recopila siete hábitos atemporales y universales que todos deberíamos
implementar en nuestra vida.
1º. SER PROACTIVO. Debemos tomar consciencia de
nuestra vida, hacernos responsable de ella y asumir los
desafíos que surjan en el transcurso de la misma.
2º VISUALIZAR. Las cosas se crean dos veces. Primero
en nuestra mente y luego en la realidad. En nuestra mente
creamos el plan, lo que debemos hacer, y luego ejecutamos
una acción para crear eso que habíamos ideado.
3º SABER PRIORIZAR. La gente altamente efectiva, desde la consciencia de su vida, de sus
virtudes y sus limitaciones, pero con las ideas claras en la mente de lo que realmente quieren
llegar a vivir y crear, saben a qué dar prioridad y a qué no. Saben distinguir entre urgente,
importante, y lo demás.
4º BUSCAN EL GANAR-GANAR. O lo que en inglés se
conoce como win / win, es decir en todas las relaciones
fructíferas, negocios exitosos hay un paradigman común y es el de
que ambas partes salen beneficiadas. Yo aporto, tu me aportas.
5º EMPATIZAN. Primero buscan conocer al otro, la situación,
las personas que les rodean, conocer sus circunstancias, su
bagaje personal, para entenderlos y comprender sus acciones y
pensamientos. Desde ahí es siempre más fácil llegar a acuerdos,
alcanzar el éxito, y tener una ambiente agradable y motivador.
6º BUSCAN LAS SINERGIAS. De la mano de los dos hábitos
anteriores, las personas altamente eficaces crean vínculos poderosos
que generan resultados positivos y resultados exitosos.
7º BUSCAN LA MEJORA CONTINUA. Nunca dan por sentado
que lo saben todo, siguen buscando aprender, mejorar…
Años después añadiría un 8º hábito que personalmente me
encanta: HAN ENCONTRADO SU “VOZ” E
INSPIRAN A LOS DEMÁS A ENCONTRAR LA
SUYA.
Quizá pensaste que te encontrarías con un compendio de consejos tipo, se
levantan a las 5, desayunan proteína, usan su agenda, y duermen 8h. y voy yo y te
cuento más bien cómo se comportan, cómo actúan. Pero es que sinceramente,
creo que la actitud que tengas ante la vida, ante el tiempo que dispones, tus
metas… determina totalmente que logres hacer todo aquello que quieres, que
alcances tus objetivos, y por tanto recuperes esa sensación de control de tu
tiempo, que es lo que realmente echas de menos.
Aún así, partiendo de la base de que nuestra actitud marca la diferencia, vamos a
profundizar en herramientas prácticas que nos ayudarán a la hora de gestionar
mejor nuestro tiempo.
PRIORIZAR
APRENDER A PRIORIZAR.
Antes de meterme en faena, quiero dedicar un capítulo a aprender a priorizar.
Porque es algo a lo que tendremos que recurrir constantemente a la hora de
planificarnos y organizarnos bien.
Porque la clave de una buena gestión del tiempo es saber en qué debemos
emplearlo principalmente. Porque podemos hacer muchas cosas, pero si esas
cosas no nos “lucen”, ni son realmente útiles ¿de qué nos sirve haber empleado
tiempo en ellas?
La clave de una buena gestión del tiempo, por tanto, es saber priorizar.
¿QUÉ ES PRIORIZAR? Es dar prioridad a una determinada cosa o actividad,
haciéndola, por ejemplo, antes que las demás.
Pero ¿CÓMO SABER QUÉ ES PRIORITARIO
CUANDO TIENES UNA LARGA LISTA DE COSAS
PARA HACER? Aquí lo imporante es reconocer qué es
URGENTE y qué es IMPORTANTE.
La URGENCIA es una cualidad asociada al tiempo. Tiene una fecha límite,
para hacerse, entregarse, de vigencia…y para saber cómo de urgente es algo
tenemos que tener en cuenta la fecha límite y el nivel de complicación o volumen
de trabajo de esa tarea.
Entre dos tareas que requieran el
mismo tiempo para hacerse o
tengan la misma complejidad,
priorizaremos la que tenga que
entregarse o realizarse antes.
Entre dos tareas que tengan la
misma fecha límite, priorizare os la
que lleve más tiempo de hacer.
Si se aplaza la fecha límite de una
tarea, pasa a ser menos urgente.
Si hay una tarea con fecha límite y
vemos que hacerla se complica
más de lo esperado, pasa a ser una
tarea más urgente.
Y ten en cuenta que
UNA TAREA SIN FECHA LÍMITE NUNCA PODRÁ
SER URGENTE
En cuanto a la IMPORTANCIA, es una cualidad asociada a las consecuencias
que provoca realizar esa tarea, a su gravedad.
Por ejemplo:
• Dos tareas de consecuencias similares, IMPORTANTE
independientemente de su complejidad o
volumen, son igual de importantes. IMPORTANTE
• Entre dos tareas , la que provoque causas
IMPORTANTE
más graves en caso de no hacerla, se convertirá
en la más importante.
La importancia de una tarea puede variar
si varían sus consecuencias
Ahora que ya sabes distinguir tareas urgentes y tareas importantes, aplicaremos
el LA MATRIZ DE EISENHOWER para ayudarnos a saber priorizar.
MATRIZ DE EISENHOWER
IMPORTANTE Y IMPORTANTE Y
URGENTE NO URGENTE
URGENTE Y NO URGENTE Y
NO IMPORTANTE NO IMPORTANTE
a) Por un lado tendremos las tareas que son IMPORTANTES Y URGENTES.
Es decir, tienen una fecha límite y generan un beneficio o su no ejecución o
retraso provocan un perjuicio. Hay que hacerlas si o si.
b) Por otro tendremos las tareas IMPORTANTES Y NO URGENTES. Es
decir, no tienen una fecha límite, pero generan un buen beneficio, o su no
ejecución puede provocar un perjuicio a uno mismo o a otras personas. Son
tareas que hay que planificarlas adecuadamente para terminarlas en cuanto nos
sea posible.
c) También tendremos tareas URGENTES Y NO IMPORTANTES. Lo ideal
es delegar estas tareas a otras personas, especialmente si tenemos tareas
importantes.
d) Y finalmente estarán las tareas NI URGENTES NI IMPORTANTES. Que
hay que aplazar o bien directamente no hacer.
Y a pesar de este cuadro, los expertos nos dan un consejo:
NO DEJES DE HACER LAS COSAS IMPORTANTES POR PENSAR
QUE OTRAS COSAS SON DEMASIADO URGENTES.
A veces las cosas las teñimos, o más bien, nos las tiñen como Urgentes. Aquí es
donde es muy importante, tener claro qué es urgente realmente y por qué.
HERRAMIENTAS
MIS HERRAMIENTAS FAVORITAS A LA HORA DE
ORGANIZARME
Para organizarme bien, y planificar aún mejor, trabajo con cuatro herramientas
muy básicas y que creo que te serán de mucha utilidad:
- Cuaderno
- Agenda
- Google calendar
- Alarma y cronómetro de mi móvil
Podría darte otras muchas herramientas, digitales, aplicaciones, y demás, pero
estas son mis cuatro favoritas. Las que uso a diario y desde luego las que
recomiendo como punto de partida para empezar a tomar las riendas de tu
tiempo.
Pero calma, porque al final de este curso encontrarás otras muchas herramientas
que te ayudarán a perfeccionar tu gestión, si así lo deseas.
© TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS. PROHIBIDA SU COPIA, DISTRIBUCIÓN
PARCIAL O TOTAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA TITULAR DE LA OBRA.
CUADERNO.
Siempre, siempre, necesito un cuaderno. ¿Y para qué lo utilizo? Para apuntar
listas, para desarrollar ideas, para tomar apuntes de una reunión o de una
llamada, o de algo que has visto o te han contado.
Luego tu puedes ir complicando la cosa y tener más de un cuaderno. En mi caso,
por ejemplo, siempre he tenido un cuaderno para cosas del trabajo, y un
cuaderno para cosas de casa.
En el del trabajo apunto todo lo relacionado con
ese ámbito y en el de casa, los menús, listas de la
compra, medidas de huecos que tengo que rellenar,
o de muebles, teléfonos de manitas, tiendas de
decoración o de reparación….
Pero te soy sincera, y a lo largo de los años he ido acumulando otros muchos: uno
para recetas, otro para las reuniones del colegio o cosas que tuvieran que ver con
el colegio, incluso otro ¡solo para listas! Para viajes, para la reforma de la casa… y
los guardo. Los guardo todos, porque nunca se sabe si esa información que
guardan me será útil en algún momento de mi vida.
AGENDA.
Uso agenda desde que empecé a trabajar por primera vez en una oficina. Es
decir, desde el año 1999. Ya ha llovido, ¿verdad? Y mi relación con ella ha sido
de lo más diversa y fluctuante.
Ha habido ocasiones en las que solo me limitaba a apuntar tareas, otras
en las que se convertía en una especie de diario personal, en el que
anotaba de todo, grapaba entradas de cine, de conciertos, tarjetas de
visita, citas, fotos…. esas obviamente me ha costado la vida deshacerme
de ellas en un determinado momento.
Pero tengo que reconocer, que cuanto más
estrecha era mi relación con la agenda, mejor me
organizaba, menos despistes tenía, y más cosas era
capaz de hacer bien y plenamente consciente.
Hablaremos más adelante de la agenda, y de como usarla correctamente, pero te
digo desde ya que hacerte con una y convertirla en tu aliada, te será muy muy
útil para planificar bien
GOOGLE CALENDAR.
Esta es una herramienta que empecé a usarla hace unos tres años. Hasta ese
momento, con la agenda me bastaba, sin embargo, descubrí cuánto te puede
facilitar la vida un calendario digital, que te mande correos o notificaciones para
recordarte una cita, un evento, etc.
Donde digo google calendar puede ser cualquier calendario digital, pero es
verdad que, esta es gratuita y con tu cuenta de gmail puedes sincronizar todos
tus dispositivos a la vez.
¿Agenda y google calendar? Pues si. Y creo que no prescendiría de ninguna de
las dos.
Con la agenda planifico pero, sobre todo, hago la lista de lo que realmente tengo
que hacer en ese día. Con google calendar podría hacer lo mismo, pero no es
igual, el resultado no es el mismo que el hecho de pasar las páginas, escribir a
mano… llámame nostálgica.
El calendario digital lo puedes personalizar con colores, categorías, y un sinfín de
gadgets. Todo es cuestión de ir cotilleando y hacerla tuya. Las citas que recibas
en tu correo o al whatsapp del móvil puedes volcarlas directamente al calendario,
distinguir entre cosas personales, profesionales, familia, etc.
ALARMA Y CRONÓMETRO DEL MÓVIL.
Hoy en día todo el mundo tiene un móvil, y hasta el más sencillo tiene alarma y
cronómetro.
No te limites a usarla solo para levantarte por las mañanas, o para avisarte de
tomar una medicina. Yo tengo mil avisos. Incluido el “Saca la comida de mañana
del congelador” de las 21:00h, que me ayuda a llevar al pie de la letra el menú
planificado para la semana. O recordarme que tengo una lavadora a punto de
acabar y que hay que pasarla a la secadora.
El cronómetro lo uso para controlar tiempos. Los
famosos 15 minutos de los que tanto hablo en Casa
al Día con OEMVI, mis microsiestas, el tiempo
que empleo descansando después de comer, o para
trabajar con la Técnica Pomodoro.
También me parece muy útil para darse cuenta realmente cuánto tiempo
tardamos en hacer algo concreto. Por ejemplo, te recomiendo que un día,
cronometres cuánto tardas en vaciar el lavavajillas, o en hacer la cama, recoger el
salón, la cocina… puede que te lleves la sorpresa de que tardas mucho menos de
lo que pensabas y te darás cuenta de que esas veces que dejas “para luego” una
tarea por falta de tiempo, es un error.
EMPECEMOS...
LISTAS LISTAS Y MÁS LISTAS
Ok, ya sabríamos más o menos priorizar, y ahora toca planificar y organizarse
bien echando mano de las herramientas anteriores.
Para empezar, hay que ayudarse de una lista.
No me cansaré jamás de hacer listas. Siempre he sido muy fan, pero es que me
han ido muy bien. Me ayudan por un lado a descargar la mente, a poner
perspectiva, y por supuesto, a organizarme mejor a la hora de ejecutar.
Lo de descargar la mente es algo que no es que lo diga yo, es que lo dicen los
expertos.
Para ser más eficaces y gestionar mejor nuestro tiempo no hay mejor
herramienta que escribir, vaciar nuestro cerebro de ideas, cosas
pendientes de hacer, objetivos, metas, cronogramas… ¿Por qué?
Porque ese efecto “vaciado” ayuda a
que nuestro cerebro funcione mejor. Es
como cuando tienes el móvil o el
ordenador lleno de aplicaciones, unas
útiles, por supuesto, pero muchas
absurdas, que ocupan lugar en la
memoria, mermando la capacidad de
nuestro aparato y haciendo que vaya
cada vez más lento y que no quede
lugar para lo realmente importante.
De este modo, al volcar sobre un papel, nuestro cerebro libera espacio, y trabaja
mucho mejor.
Así que no podía empezar este curso con otra cosa que no fueran las listas.
Sin embargo, el ser doña listas también me ha ayudado a ser consciente de que
no todo vale. Yo tengo y hago listas de mil cosas. He llegado a tener un cuaderno
solo con listas. Listas de cosas para hacer en el trabajo, listas de cosas para hacer
en casa, actividades que me gustaría hacer con mis hijos, cosas que quiero repetir,
libros que quiero leer, lugares a los que quiero viajar… y mil cosas más.
Pero todo ha de tener cierto control, que no se nos desmadre.
Según los expertos, y mi propia experiencia, a continuación te dejo los 10 puntos
a tener en cuenta para que LA LISTA, esa que realmente nos va a ayudar a
organizarnos mejor, sea realmente efectiva.
1.- La lista no es sagrada. No hay que obsesionarse con cumplirla, simplemente
es una guía.
2.- Hay que dejarla hecha la noche o día anterior, y completarla al día
siguiente a primera hora. Es como dejar la “masa madre” y trabajarla pasadas
las horas de descanso necesarias.
3.- Clasifica las tareas. Yo utilizo un código de
IMPORTANTE Y URGENTE
colores que dependen de la fecha de entrega o
límite: rojo lo realmente importante y urgente
IMPORTANTE
que tengo que hacer si o si ese día. Azul lo que
es importante. Verde, tareas varias que si tengo
tiempo debo hacer para no estar agobiada. PARA HACER HOY SI PUEDO
4.- Asigna tiempos. Suelo poner más o menos cuándo es buen momento para
hacer tal cosa, o cuándo tengo que hacerla. Ten en cuenta tus niveles de energía.
Si después de comer sientes un bajón, o por las tardes te cuesta concentrarte, etc.
5.- Asume que hay imprevistos. Esos imprevistos, deberían sustituir a las tareas
verdes o las azules, nunca a las rojas.
6.- Divide. Las listas son diarias, por lo
que si tienes algo importante para
dentro de unos días, lo mejor sería que
en vez de poner “hacer el post antes del
viernes” cada día hicieras parte de ese
trabajo, por ejemplo “reunir información
post del viernes” ,“hacer fotos post
viernes”, etc.
7.- Se realista. Prohibido poner “Adelgazar 1kg” pero tampoco llenarlo de
tareas. Tampoco es un diario en el que apuntar cosas del tipo comer, desayunar…
8.- Revísala por la mañana. Y si tienes que mover alguna tarea verde o incluso
azul porque lo ves un poco complicado, muévelas.
9.- Tacha. Una vez hayas realizado la tarea, táchala y descubre un nuevo placer.
10.- No te desmotives. Si al finalizar el día hay más pendientes que tachados,
debes plantearte si tu listado era realista. Pasa las tareas pendientes a la lista de
mañana y ten en cuenta por qué no pudiste cumplir con todo ese día.
Particularmente yo hago una lista semanal los domingos por la noche que grapo
en la hoja del lunes de la agenda. Las listas diarias las escribo en papel y les hago
una foto con el móvil para llevarlas siempre encima.
Hay aplicaciones como EVERNOTE que te permiten hacer esto mismo en
versión digital y además sincronizas el móvil, tu ordenador personal y tu
ordenador del trabajo si hace falta. Es muy útil, pero yo lo hago más para
apuntar cosas que me inspiran sobre todo cuando voy por la calle, porque me
permiten asignarle además una foto al texto.
LA AGENDA.
Las listas son la panacea, si, pero sin apoyarse en una agenda, me temo que
terminarán cojeando por algún lado. Porque de nada sirve tener una larga lista
de pendientes por hacer sin organizarse correctamente para llevarlos a cabo, y
por fin tachar.
La agenda es una herramienta fantástica.
Hay varios TIPOS DE AGENDA según su formato:
- Agenda semanal o semana vista. En la que
en las dos páginas puedes ver los 7 días de la
semana. Ideal para centrarse en lo realmente
importante.
- Agenda diaria o página-día. En la que cada
hoja corresponde a un día, por lo tanto hay
bastante espacio para escribir. Perfecta para
empezar a organizarse, o si quieres llevar una
especie de diario.
- Agenda mensual. Son agendas en las que
cada hoja o dos hojas, corresponden a todo un
mes. Son perfectas si trabajas con proyectos
que se expanden en el tiempo, o si te dedicas a
las redes sociales, creación de contenido, etc.
Dentro de estos tipos, puedes encontrarlas de prácticamente cualquier tamaño.
Desde las más minúsculas (que yo llamo de abuela, porque la mía siempre tenía
una donde apuntaba básicamente citas y gastos personales diarios), a las de
tamaño folio, que son prácticas para la oficina o dejar quietas en un lugar.
A la hora de elegir tu agenda ideal has de tener claro para qué la quieres y dónde
la vas a usar a diario. Para ello es muy útil conocer todas TUS CATEGORÍAS.
Es decir, todos los ámbitos que necesitas gestionar.
Por ejemplo. Si eres madre/padre o tienes personas a tu cargo (abuelos,
padres…), si tienes una afición en el que empleas mucho tiempo…con una agenda
semana/vista vas servido. Pero si quieres usarla, además, para el trabajo, te
recomiendo una de página-día.
Tus categorías serían esos ámbitos: personal, familiar, ocio, salud, trabajo, etc. Y
a categoría tienes que asignarle un color. Así anotarlas las citas a las que tienes
que acompañar a tu padre al médico en un color, y las del pediatra en otro. Las
cuestiones laborables en otro, de la casa en otro….así tantos colores como
categorías tengas.
Ahora que ya sabes con cuántas categorías tienes que lidiar, y qué agenda es la
más adecuada para ti, toca usarla. Porque si no la usas, de poco sirve todo esto.
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PARCIAL O TOTAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA TITULAR DE LA OBRA.
CÓMO COMENZAR A USAR UNA AGENDA.
Primer día. Estrenas agenda. Da igual que sea el día 1 de enero o el 15 de Abril.
Has tomado la decisión de usar una agenda y quieres hacerlo bien de una vez por
todas. Pues comencemos.
Tienes que volcar toda la información que ya tienes en ella. Las agendas están
preparadas para ello, y te facilitan el trabajo. Al abrirla y empezar a pasar
páginas te darás cuenta de a qué me refiero con toda la información, pero lo más
importante, empezar así te ayudará a familiarizarte con todas las herramientas
que tu agenda te va a proporcionar de aquí a fin de año.
Normalmente todas empiezan con un
calendario anual e incluso uno del año
siguiente. Ya sabes dónde puedes
recurrir si quieres tener una visión más
clara y en perspectiva de los próximos
meses.
A continuación, tienen un apartado para
Fechas Importantes. Mes a mes. Aquí
puedes poner cumpleaños, aniversarios,
colorear los días que has pedido
vacaciones o que tienes vacaciones, los
festivos, en fin, fechas importantes
Si sabes que tienes una cita médica un día en concreto, este no es el sitio. El sitio
es directamente en el día y si hay un apartado con el mes visto, ahí también.
Siempre resaltando con un color que llame tu atención.
Personalmente cuando me dan la cita con mucha antelación pongo un señalador
adhesivo marcando la hoja. Para que no se me olvide. Pero también te advierto
que cuando te hayas habituado a usar la agenda, no se te olvidará, porque
cuando planees tu mes y tu semana, la tendrás presente, pues habrás revisado el
mes y la semana, con antelación.
Otra sección que tiene la agenda suele ser el
Calendario Mensual. Hay agendas que es verdad
que no lo tienen, en ese caso, cuando a mi me ha
pasado, lo hago yo. Puedes imprimir uno que
encuentres por internet o hacerlo tu mismo en un
Excel e imprimirlo. Lo grapas en la hoja
correspondiente al comienzo de ese mes, y listo.
¿Qué apuntar aquí? Esta visión es perfecta para anotar: citas importantes
(médicos, cenas o comidas, ITV del coche, taller, etc.), fechas de entrega de
algún trabajo o proyecto, en el caso de que tengas hijos, y supervises sus estudios
en mayor o menor medida, puedes poner sus exámenes o excursiones previstas.
Tareas o recados importantes, es decir, no hace falta que pongas “hacer la
compra” pero si, “recoger del tinte” en el día que te hayan dicho.
Si la agenda, además la usas para el trabajo, aquí puedes tener una visión en
perspectiva para organizar la evolución de un proyecto. Recuerda: divide y
vencerás, así que puedes usarla para organizar tus tiempos de modo que no
llegues a la fecha de entrega o límite con el agua al cuello, sino con el tiempo
suficiente por si hay imprevistos y para repasar bien.
A la hora de anotar, recuerda el código
de colores por categoría. En este
PERSONAL
apartado si que es importante ser
riguroso con el uso de colores, porque al
verlo en perspectiva los colores te harán
TRABAJO
saber a simple vista si tienes algo
importante de trabajo, familiar, personal
o de la categoría que consideres. Puedes
CASA
anotar el “chivato” de los colores en
cada hoja mensual, de modo que te sea FAMILIA
imposible confundirte.
Al final de las agendas, suele haber otros apartados como: teléfonos y contactos,
notas, e incluso hojas en blanco. El primero pueden que con el uso del móvil
haya quedado un poco obsoleto. Pero, por ejemplo, a mi si que me gusta poner
los típicos contactos del trabajo (imprenta, informáticos, etc.) para tenerlos muy a
mano, y no recurrir al móvil porque sé que como lo abra, me voy a distraer
seguro.
Otra cosa que hago en todas mis agendas es
poner al principio o al final, un sobre
pegado para meter en él tickets, o
“papelitos” que quiero guardar. Antes los
grapaba a la hoja del día, a modo
recordatorio de lo que hice, gasté, dónde
estuve…y es verdad que luego se convierte
poco a poco en un diario de tu año, de lo
más entretenido.
Ahora que ya has volcado todo lo que sabes en tu agenda, toca usarla
Si has elegido una Agenda de Semana Vista,
el espacio por día es limitado. En ese caso,
cíñete a escribir las tareas prioritarias, esas que
son importantes y urgentes, y las importantes.
Las demás, ya sabes, delega o no las hagas.
Si has elegido una Agenda de Hoja Día,
tienes más espacio, y por tanto podrás incluso
traspasar la lista de tu cuaderno ya ordenada
por prioridad, y añadir otras cosas menos
importantes. Yo ha habido muchas ocasiones
en las que la lista la hacía directamente en la
hoja de la agenda, pero luego queda todo un
poco emborronado.
DIEZ TRUCOS PARA USAR LA AGENDA
1. TENLA A MANO. Déjala encima de tu mesa de trabajo, o si puedes llevala
contigo. A mi como me gustan de tamaño cuaderno (DINA5) me es complicado
meterla en los bolsos pequeños que suelo llevar.
2. EN EL TRABAJO REVISAR LA AGENDA ES LO PRIMERO Y LO
ÚLTIMO QUE TENDRÍAS QUE HACER EN TU JORNADA. Pero
también si a través de ella gestionas otras muchas cosas (familia, colegio…).
3. ANOTA LO ANTES POSIBLES las citas que tengas, fechas de entrega,
plazos, etc. Así no se te olvidará apuntarlas y además liberarás tu mente.
4. USA UN SISTEMA DE CATEGORÍAS Y
ASÍGNA A CADA UNA UN COLOR. Te puedes
poner al principio un post-it con la chuleta que
identifica cada color hasta que no tengas duda. Por
ejemplo: verde (niños), negro (personal), azul (casa), lila
(trabajo) y en rojo lo urgente.
5. CON TU LISTA DE “COSAS POR
HACER” DELANTE DE TI, escribe en la
agenda las tareas por orden de importancia.
6. DEJA HUECOS entre las tareas para las
novedades que surjan.
7. USA POST-IT, para las cosas muy importantes, o si no caben escritas en la
propia hoja. También puedes apuntarte propósitos, objetivos para esa semana.
8. TACHA LAS TAREAS HECHAS. Yo, además, les pongo un tick (como el
símbolo de Nike) porque dicen que refuerza positivamente.
9. UTILIZA TODOS LOS APARTADOS DE LA AGENDA. Por ejemplo,
en el calendario mensual que suele haber al principio puedes apuntar
cumpleaños, o eventos que sabes con antelación. Así de un vistazo los ves todos.
10. GRAPA tickets, tarjetas, entradas o cosas importantes que puede que te
sirvan para algo en el futuro.
Y para acabar, pero no por ello menos importante:
LA AGENDA ES UNA HERRAMIENTA Y SOLO LA
CONTROLAS TÚ, NO AL REVÉS
Es decir, sirve para que la consultes, para que al escribir las tareas pendientes se
hagan más reales y sea más difícil que se te olviden. Pero tu agenda no es tu vida.
Solo te ayuda a gestionarla mejor.
PASO A PASO...
¿POR DÓNDE EMPIEZO?
Ya sabemos priorizar, ya conocemos las herramientas, pero ahora toca empezar a
rodar y a usarlo todo para organizarnos mejor. Porque aquí hemos venido a eso.
A lo largo de las páginas anteriores
hemos hablado en varias ocasiones
sobre nuestras categorías. Esos distintos
HIJOS
ámbitos en los que se desarrolla nuestra CASA
vida, día a día.
Pues la idea es estar organizado en YO
todos ellos, u organizarnos lo mejor URGENTE
posible. Intentarlo al menos. Porque al
final somos como un malabarista, que TRABAJO
mantiene en el aire varias pelotas a la
vez. Y la sensación de equilibrio ayuda, PAREJA
y mucho
Distintas áreas que me ayudan a tener esa sensación de equilibrio:
El calendario de mis hijos: exámenes,
reuniones de padres, tutorías,
cumpleaños, partidos, etc.
Calendario familiar: cumpleaños,
vacaciones, asuntos de mi madre (sus
citas médicas, viajes, etc.), cenas o
comidas con amigos.
La gestión de mi casa:
lavadoras/secadoras, limpieza, el menú
semanal, la compra, etc.
Trabajo.
Mi economía personal: control
de gastos, de pagos de
suministros, impuestos, etc.
Mi vida personal: mis citas,
objetivos, salud…
Las tuyas puede que sean distintas. O no. En cualquier caso, el objetivo es
mantenerlas organizadas, que todo “ruede”.
Para que rueden es importante ser consciente de todo lo que hay que hacer, estar
en “sobre aviso” y por tanto, con la sensación de tranquilidad de tener algo de
control sobre la situación.
Y para ello necesitas crear un hábito, un sistema. Al principio puede que lo
sientas un poco como una obligación, pero en cuanto veas los efectos que
produce, esa sensación irá desapareciendo y apareciendo la de control.
PRIMER PASO: ESTABLECER UNA RUTINA.
Para empezar, necesitas establecer una rutina. Semanal, diaria y luego mensual.
SEMANAL
Un día a la semana, puede ser el domingo por la noche, o el sábado, cuando
tengas un poco de paz, siéntate con tu agenda, tu cuaderno y el móvil.
El objetivo es que seas consciente de todo lo que
hay para la semana que viene. Revisa en mails,
whatsapps, y plataformas varias todas las citas
que tienes, exámenes o trabajos, y comprueba
que las tienes apuntadas en la agenda, ya sea en
el día correspondiente o en la vista semanal y
mensual. Aunque sean dentro de dos meses.
¡Apunta!
Una vez que tienes volcado todo eso, toca organizar tu tiempo de la próxima
semana.
Y antes de liarte a apuntar sin ton ni son, recuerda que tienes que:
Reservar tiempo para ti. No eres una opción.
Reservarte tiempo para tomar un café o leer un
libro es igual de importante que todo lo demás
de los demás. Agenda ese tiempo y no renuncies
a él salvo urgencia máxima.
El tiempo no se expande. Es decir, las horas
son las horas, así que no metas con calzador mil
tareas, porque no te va a dar tiempo y luego
viene la angustia de la contrarreloj. Mejor
pensar en hacer menos, y que luego te sobre
tiempo.
Ten en cuenta los imprevistos. La vida no
es lineal y plana, afortunadamente. Sino que
todos los días, o casi todos, surgen
imprevistos, novedades, asuntos nuevos,
recados con los que no contabas… cuanta más
gente “dependa” de ti, más fácil es que surja
algo que gestionar fuera del plan. Así que
con razón de más no apiñes tareas.
Agrupa tareas similares o compatibles
entre si. Si tienes que llevar a tu hijo a un
partido, quizá puedas hacer la compra cerca
del lugar del partido o aprovechar para hacer
llamadas.
A la hora de comprometerte a entregar algo o
pedir algo a un proveedor, o servicio, da
siempre un margen generoso. Por ejemplo, si
te piden un informe di que lo tendrás para el
viernes, aunque tu estés segura de que lo
acabarás el miércoles. Si pides tu algo, solicita
que te lo entreguen el miércoles aunque tu lo
necesites para el viernes. De ese modo lidiaras
mejor con los imprevistos. Que rara vez no hay.
Divide y vencerás.
El MENÚ SEMANAL no tiene más que ventajas. Porque el saber qué toca
cada día, qué tienes que preparar o incluso dejar preparado con antelación, evita
que tengas esa sensación de "¿y qué hago para comer hoy?". Que por las noches
sabemos que da aun más pereza.
Dedica un rato semanal para organizar ese aspecto.
Lo ideal es hacerlo antes de ir a la compra para así
asegurarte todos los ingredientes y a la vez no
comprar de más
Revisa también semanalmente, tus FINANZAS. Revisa
tus gastos, el estado de tus cuentas, y comienza la
semana siendo muy consciente de tu situación
económica. Eso hará que te animes a organizarte mejor
con el fin de no malgastar o, por el contrario, darte
algún que otro capricho.
Planifica también los trabajos para hacer en
CASA. En el curso de Casa al Día te enseño el
método. Para quienes lo habéis hecho, en la
agenda podeis poner la zona que corresponde
esa semana y los puntos que quieres atacar
durante los próximos días.
Una vez que ya hayas revisado y apuntado todo en la agenda, toca ponerse
alarmas y avisos.
Para eso puedes usar Google Calendar, y programar que te avise, un día o dos
antes, y además unas cuantas horas o minutos antes. Puedes pedir que te mande
un e-mail o que te salte una notificación en el móvil.
Por otro lado, programa las alarmas que
consideres necesarias. Yo por ejemplo, tengo una a
diario a las 21:00 que me recuerda que tengo que
sacar la comida del congelador para el día
siguiente. O me programo una alarma en los huecos
que se han quedado libres algunos días para leer,
de modo que o bien a primera hora de la mañana,
por la tarde o por la noche, salte, recordándome
que tengo que dedicar 30 min. leer si quiero
cumplir con mi objetivo mensual.
DIARIAMENTE
Vale, ya tienes tu semana organizada y tus alarmas puestas. El siguiente paso es
sacar partido a esa organización, y mantenerla.
Si te pasas toda una tarde de domingo haciendo esto, y no vuelves a mirar tu
agenda o Calendario en los próximos seis días, vivirás solo de lo que recuerdes, y
en el fondo estás dejando la responsabilidad a tu memoria y a un hiperestimulado
cerebro. Mal asunto.
Así que una de las alarmas que deberías ponerte cada día es una que te recuerde
que tienes que:
A primera hora de la mañana, revisar tu
agenda. Puede ser en casa durante el
desayuno o antes de salir de casa. O tan
pronto llegues a la oficina. Apunta lo que
haya surgido durante la noche, la lista de
tareas para hacer si no la hiciste el día
anterior, etc. Organiza tu día de la mejor
manera.
A última hora en la oficina, o en casa,
Revisar tu agenda y apuntar todo lo que
hay que hacer mañana y lo que ha
quedado pendiente para hacer de hoy. Al
hacer esto, vuelcas todas tus
preocupaciones en la agenda y sentirás tu
cerebro aliviado, y además sabrás qué
necesitas preparar para el día siguiente.
Y lo MÁS IMPORTANTE:
ANOTA INMEDIATAMENTE EN LA AGENDA TODO LO
NUEVO QUE SURJA TANTO SI ES URGENTE COMO SI
ES IMPORTANTE
COSAS QUE FUNCIONAN Y
PUEDEN AYUDARTE
Ya tienes las herramientas fundamentales para empezar a organizarte bien. Con
el paso del tiempo las irás perfeccionando, haciendo tuyas. Porque esto no es
magia, sino constancia, y para ser constante necesitas motivación. Especialmente
al principio cuando puede que no todo vaya tan "sobre ruedas".
Para ello es fundamental que busques tus propios premios. Te pongo algunos
ejemplos:
HAZ DEL MOMENTO SENTARSE
A ORGANIZAR UN MOMENTO
ESPECIAL. Ahora está muy de moda
lo de romantizar tu vida, hacerla más
bonita con perqueños detalles. Por
ejemplo, si has decidido que el domingo
es el día en el que reservas un tiempo
para este fin, puedes buscar un sitio
tranquilo, hacerte tomarte tu té o
infusión o café favorito con un pequeño
premio como un chocolate especial.
Ponte los auriculares y escucha música que te motive. Y avisa al resto de la
familia, que por el bien de todos, necesitas estar concentrada un rato.
EMBELLECE TUS HERRAMIENTAS.
No es lo mismo enfrentarse a cualquier folio
en blanco que has sacado de por ahí, que a
un cuaderno bonito. O usar tu bolígrafo y
rotuladores favoritos para anotar. Hay quien
le gusta personalizar su agenda (con
pegatinas, o fotos, lettering...). Pon frases
motivacionales tanto en tu agenda como en
las alarmar de tu móvil. Para que cuando
salte puedas leerla.
Ponte una música o tono que se note, pero no que llegues a aborrecer por
desagradable. Usa colores de tonalidades que te gusten.
USA LA VISUALIZACIÓN PARA
MANTENER EL FOCO. Con el uso de las
distintas técnicas que aprendemos en el Curso
de Visualización puedes hacerte una imagen
de ti tal y como deseas ser, con tu nivel de
organización deseado. Trabaja en ello para
que te sea más fácil
PONTE MINI METAS. Empieza por
proponerte revisar y completar tu agenta cada
tarde durante una semana, verás los primeros
cambios. Ve complicando tus metas en
función de los logros que vayas alcanzando.
HAZ UN SEGUIMIENTO DE ESTE
NUEVO HÁBITO DE ORGANIZARTE.
Puedes usar la plantilla que te adjunto al
final de la guía e ir coloreando cada día que
consigues cumplir tu propoósito de
organización.
ESCÚCHATE Y AMOLDA LAS COSAS
A TI Y TUS CIRCUNSTANCIAS. Aquí
tienes las herramientas, trucos, y demás.
Úsalos como punto de partida o lugar al que
volver en caso de que te pierdas, pero según
avances retoca y personaliza para que
realmente sean 100% útiles,
© TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS. PROHIBIDA SU COPIA, DISTRIBUCIÓN
PARCIAL O TOTAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA TITULAR DE LA OBRA.
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Tengo que hacer Fecha:
¿Hecho? Tarea Fecha límite
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CONTROL HÁBITOS
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM
USO DE AGENDA
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Y con esto llegamos al fin de la primera entrega de la serie sobre
Productividad.
Las siguientes guías estarán más enfocadas hacia la productividad en el
trabajo, a la gestión del tiempo, motivación, etc. Esta, por tanto sería
como el pilar sobre el que empezar a edificar nuestra nueva vida como
persona más organizada.
Espero que te sea muy útil. Y ya sabes que puedes encontrarme en
info@ordenenmivida.com
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