HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
Angie Paola Amesquita
Eimy Alvarez Osorio
Ingrid Natalia Paez Vargas
Laura XImena Garcia Depaulo
Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Fundación Universitaria del Área Andina
Herramientas para la toma de decisiones - AE - 202310-1A - 118
Maria Fernanda Hernandez
05 de junio de 2023
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INTRODUCCIÓN
Los niveles de competencia que se generan internamente por el equipo de trabajo
reducen la capacidad de poder lograr los objetivos y metas planteados por la organización. Lo
cual el siguiente trabajo tiene como fin determinar la causa raíz del problema interna creando
una estrategia de plan de mejora.
COVIANDIN SAS debe contrarrestar los conflictos internos, buscando e
implementando métodos en los que se puede determinar las causas y poder canalizarlos de
forma constructiva estableciendo canales de comunicación dando así un manejo efectivo de
las problemáticas mencionadas
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OBJETIVO GENERAL
Mejorar el ambiente laboral por medio de la comunicación entre los colaboradores de
COVIANDINA SAS
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Identificar la problemática actual dentro de la organización
● Determinar las causas que generan un clima organizacional inadecuado.
● Crear un plan de mejora de las relaciones internas con los colaboradores
● Dar solución a la problemática actual de la organización.
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1. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
La siguiente afirmación es producto de la observación directa de la autora de este
trabajo, como pertenece a un área dentro de la empresa e interactúa a diario, se nota la falta
de comunicación.
Actualmente, COVIANDINA SAS tiene problemas con el clima organizacional, ya
que no existen suficientes canales de comunicación entre las diferentes funciones de la
empresa, lo que genera fricciones entre sus empleados.
Si bien estos procesos están claramente definidos y reflejados a través de un manual
de calidad, está claro que los factores personales que no permiten, intereses personales,
grandes guerras nacionales, servicios y preferencias retrasan el desarrollo de la organización.
Con base en lo anterior, la empresa enfrenta actualmente un clima organizacional
hostil, dadas las condiciones estresantes en las que se encuentran inmersos los socios en el
desarrollo de sus operaciones. De continuar esta situación, la empresa puede verse afectada,
ralentizando sus procesos, afectando no solo a los clientes internos, sino también a los
clientes externos con los que la empresa se relaciona principalmente.
COVIANDINA SAS es una empresa en Colombia, con sede principal en Bogotá la
cual opera en el sector Construcción de carreteras y vías de ferrocarril, Construcción de obras
de ingeniería civil y Actividades de ingeniería y actividades conexas de consultoría técnica.
El problema se resolvió considerando que la empresa aún debe desarrollar un
proyecto o trabajo de investigación para mejorar los canales de comunicación de los
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empleados. Si bien se realizan integraciones y seminarios una o dos veces al año con
empresas que ayudan a mejorar el clima laboral, aún no se han desarrollado proyectos
específicos relacionados con temas abiertos, lo que significa situaciones como:
● Fallos comunicativos a la hora de escuchar, debatir y llamar la atención.
● Dificultad para comunicarse con colegas debido a discusiones sobre la
naturaleza del trabajo y falta de comprensión general de la misión y visión de
la empresa.
Fuente propia
2. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROBLEMA
Elemento descripción
● Mala comunicación laboral dentro de la empresa COVIANDINA SAS
● La falta de comunicación en la empresa crea un ambiente de trabajo difícil y
reduce la motivación de los empleados.
Antecedentes
Tales casos de conflictos laborales se pueden observar cuando se intercambia
información entre diferentes departamentos de la empresa. Ante la falta de una política de
comunicación clara, el área de mantenimiento vial no compartía información con el área de
operaciones en tiempo y forma, generando problemas entre los empleados de ambos lados.
Peor aún, puede afectar directamente los objetivos financieros de la empresa.
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Ubicación
Este problema se puede evidenciar en todas las áreas especialmente en el área de
mantenimiento vial y operación.
Tiempo
Este acontecimiento se ha evidenciado desde el momento que se ingresó a la
compañía que fue hace más de un año.
Magnitud
La falta de una buena comunicación conduce a la ira, la frustración, el mal ambiente
de trabajo, la baja productividad y la rotación de empleados.
Causas
● Falta de liderazgo
● Objetivos confusos
● Falta de competencias
● No hay retroalimentación
● Colaboradores desmotivados
Fuente propia
3. MARCO METODOLÓGICO
¿Qué entiende por comunicación?
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Si bien el concepto básico de la comunicación es muy claro, resulta que no se explica
claramente a nivel organizacional, pues en muchos casos los individuos piensan que este
proceso pertenece solo a la alta dirección, porque piensan que viene del éxito con el proceso
de comunicación, donde. Además, estas definiciones no tienen en cuenta a todos los actores
que intervienen en el proceso, lo que hace que la comunicación no se utilice de forma
suficiente y coherente por desconocimiento.
¿Cómo percibe la comunicación entre directivos y subordinados?
El 53% de los encuestados admitió que la interacción con sus superiores es
relativamente buena. Este porcentaje muestra lo que en general es estable, pero requiere una
estimación de la proporción de la población que considera perjudicial esta variable y
corresponde al 47%. En este sentido, se puede apreciar que los objetivos estratégicos
formulados por la alta dirección no son efectivamente comprendidos, debido a que los
canales de comunicación en la organización no son utilizados en su totalidad.
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Imagen 1, Fuente propia
¿Cómo percibe la comunicación entre las diferentes áreas de Coviandina?
El 66% de los encuestados expresó un escenario bastante preocupante para esta
variable, pues a pesar de un nivel aceptable de comunicación entre gerentes y pares, es claro
que existe una brecha importante en la comunicación global del plan corporativo. Esto se
sumó al 3% de oficiales que le dieron al programa la calificación más baja. Según los
entrevistados, esto se debe principalmente a: intereses personales, horas extras, competencia
entre regiones, celos, etc.
Fuente propia
4. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ANÁLISIS 5W2H
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¿Cuál es el problema? Un mal clima laboral
¿Dónde ocurre el problema? En todas las áreas de la empresa
¿Cuándo ocurre el problema? En todas las situaciones de la compañía,
pues actualmente no existe una
comunicación asertiva.
¿Responsable del problema? Líderes de la compañía como jefes y
líderes de las diferentes áreas de la
compañía
¿Como sucede? El clima laboral en la compañía se
evidencia en los déficits de los procesos y
la falta de comunicación, no existe
retroalimentación en las actividades
realizadas dentro de la gestión.
¿Por qué sucede? Esto sucede porque no se tienen
establecido cultura de liderazgo y escucha
activa, entre directivos y subordinados.
5. LLUVIA DE IDEAS
● No existe un plan de comunicación:
La empresa no cuenta con un plan de comunicación establecido por lo cual no se
informa a los empleados, gerentes y partes interesadas, cómo, dónde y cuándo deben
comunicarse. Sin ese plan, puede resultar difícil saber cuál es el proceso correcto para
comunicarse.
● Es una organización demasiado jerárquica:
Maneja estructura demasiado vertical o compleja que dificulta el flujo de
información; alguna información puede perderse y otra a los destinatarios distorsionada,
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tienen diferentes oficinas en diferentes lugares geográficos y eso complica aún más la
colaboración y la comunicación.
● No hay líneas de comunicación abiertas con los jefes:
Los empleados no pueden comunicarse fácilmente con la gerencia, entonces es difícil
que los gerentes hagan un seguimiento de lo que están haciendo sus empleados y qué tipo de
progreso están logrando y qué requieren para aumentar sus niveles de productividad. La falta
de líneas de comunicación entre los empleados y la gerencia hace que los empleados sean
menos productivos e incluso pueden sentirse menos valorados, ya que no hay forma de que se
aborden, eficientemente, sus problemas.
● Envió de información irrelevante:
Si los gerentes envían mensajes constantemente a sus empleados y esos mensajes son
irrelevantes para sus funciones, los empleados comenzarán a ignorar esos mensajes. Esto
puede ser un problema real, especialmente si se ignora un mensaje urgente porque los
destinatarios asumen que podría ser irrelevante.
● Formas de comunicación incorrectas:
Las diferentes interacciones requieren diferentes modos de comunicación. El tema y
la urgencia del mensaje definirán la forma correcta de comunicación. Por ejemplo, si tienes
un mensaje urgente para los empleados, enviar correos a sus direcciones individuales no es la
forma correcta de abordar este problema. Llamarlos directamente puede ser una forma eficaz
de asegurarse de que reciben el mensaje urgente,
● No hay plataformas para la comunicación en el lugar de trabajo:
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Las empresas deben utilizar plataformas de comunicación seguras para relacionarse
con sus empleados. Si no cuentan con eso, los miembros del equipo encontrarán otras formas
de comunicarse entre sí, que pueden no ser menos seguros. Por ejemplo, pueden enviarse
correos electrónicos, que contienen información confidencial, entre sí y esto puede poner en
riesgo la seguridad de la información y, además, dificultar el monitoreo de la productividad.
Imagen 2, Fuente ideas propia, fuente de imágenes Google consultados el 5 mayo de
2023
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6. DIAGRAMA DE ISHIKAWA( DIAGRAMA DE CAUSA- EFECTO)
Imagen 3, Fuente propia
Imagen 3, Fuente ideas propia, Diagrama de Ishikawa
7. PLAN DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN DE LOS
COLABORADORES DE LA EMPRESA COVIANDINA SAS
● Identificar el problema, promover la receptividad. capacitar a los recursos humanos.
● Capacitador e implementación de tecnologías para la comunicación.
Siempre podemos recuperarnos de las fallas de comunicación para comunicarnos
mejor. Una buena manera de hacerlo es seguir a nuestros equipos y ver cómo se comunican e
interpretan la información. Esto nos ayudará a reducir la ocurrencia de interrupciones en la
comunicación. Nos tomaremos el tiempo para estudiar y analizar cómo se comunican las
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personas que nos rodean, aclarar sus inquietudes y objetivos, y brindarles las herramientas y
la capacitación que necesitan para comunicarse.
Hoy en día, existen muchos medios de comunicación, tanto electrónicos como
tradicionales, y el uso adecuado de cada uno de ellos es importante para gestionar
eficazmente las comunicaciones internas. Gracias a la tecnología con potentes capacidades de
gestión de la información, todas las herramientas disponibles están disponibles.
Es importante considerar a todas las partes involucradas en el proceso de
comunicación, quienes comunican lo que se comunica y quienes reciben el mensaje. (cliente
o empleado). Independientemente de quién esté involucrado, el costo de mantener una falla
de comunicación es alto, especialmente después de identificar la falla.
Fuente propia
1. Una vez seleccionada la mejor alternativa como grupo, diseñen los
objetivos que se deben alcanzar para lograr la solución del problema.
Método tormenta de cerebros.
Como grupo de trabajo decidimos escoger el método de Brainstorming, ya que con
base a la problemática del mal clima laboral en Coviandina SAS para obtener de manera
neutral posibles soluciones con lluvia de ideas del grupo, el método nos ha permitido obtener
numerosas ideas importante para la resolución de la problemática.
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● Angie Paola Amesquita: Líder y secretario
● Eimy Alvarez Osorio ( Participante ): Hoy mi idea, para solucionar el mal
clima laboral de La empresa Coviandina SAS, con base en que actualmente no tienen líderes
idóneos que permitan una comunicación asertiva, capacitar a los líderes, o en su defecto hacer
cambio de ellos, esto con fin de dar paso a nuevos pensamientos a nuevos ideas y cambios
que permitan rotación de personal idóneo y apto para fomentar un ambiente laboral que
piense en sus trabajadores y en el progreso de la empresa, esto con el fin de disminuir el
estrés laboral, ya que al perecer los líderes sólo piensan en trabajar y lograr los objetivos de la
empresa, y los trabajadores se sienten presionados con el tiempos de entregas, y al final
siempre están corriendo para cumpliemonto de objetivos.
● Ingrid Natalia Paez Vargas (Participanate): Diseñar los planes de
comunicación, definir y estandarizar que la comunicación entre jefes y subordinados fluya en
ambos sentidos, que la información de los jefes sea correcta y acertada hacia los empleados y
que los empleados arma escuchados, escuchar las necesidad de los empleados y dar prioridad
a ellos, hacerle saber que son un pilar importante para la empresa, centrada principalmente en
la mala comunicación que hay en la empresa Coviandina y la falta de personal motivados por
ir a sus puesto de trabajo.
● Laura XImena Garcia Depaulo (Participante): Hoy un factor importante a
tener en cuenta son las tecnologías de la información, esta solución radica básicamente en la
utilización de los medios tecnológicos, capacitado el personal de recurso humano, y rotar en
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toda la empresa los medios por los cuales pueden comunicar inquietudes y problemáticas, que
sean los líderes quien tengan el control del manejo de la información, proporcionando una
parte de tranquilidad a sus empleados.
3. Una vez seleccionada la mejor alternativa como grupo, diseñen los objetivos que se
deben alcanzar para lograr la solución del problema
Tabla 1 : Objetivos Clima Laboral
4. Estructuren el plan de acción para los objetivos definidos en el punto anterior,
basados en el siguiente formato:
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Estos objetivos se entrarían a validar sus resultados trimestrales por ende nuestro
primer corte de finalización sería el 05/09/2023.
Tabla 2: Fuente Propia
5. Definan la estructura organizativa, indicando si se requiere la incorporación
de personal, movimientos internos o desvinculación, o si existen necesidades de
formación, capacitación o evaluaciones de desempeño.
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Imagen 4: Organigrama Conviandina sas
Movimientos internos y necesidades de la organización:
1. Mejorar la relación entre los trabajadores para así aumentar el trabajo en equipo, la
comunicación asertiva y los valores de la empresa.
2. Fortalecer el interés de los empleados frente a sus actividades diarias, para así tener
un espacio armonioso y un mejor ambiente laboral.
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6. Establezcan un cronograma de implementación, guiados por el siguiente
formato explicado en el referente de pensamiento:
Tabla 3: Cronograma de actividades Conviandina sas
7. Definan los indicadores con los cuales se medirá y controlará el cumplimiento
de los objetivos y clasifíquelos en indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.
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Tabla 4: Indicadores de eficacia y eficiencia.
8. Diseñen la ficha técnica para cada uno de los indicadores establecidos en el
punto anterior.
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● 1er Indicador
Tabla 5: Fuente propia.
● 2do Indicador
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Tabla 6: Fuente propia.
● 3er Indicador
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Tabla 7: Fuente propia.
● 4to Indicador
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Tabla 8 : Fuente propia.
● 5to Indicador
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Tabla 9: Fuente propia.
CONCLUSIONES
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Durante el desarrollo del taller se identifica que en el proceso de toma de decisiones es un
proceso permanente y tras implementar las alternativas de solución se desglosan más situaciones para
analizar donde es de importancia generar todo su proceso y diferenciar las distintas etapas que
conforman el proceso de toma de decisiones en la empresa.
Es importante reconocer que las decisiones pueden tomarse en un contexto de certidumbre,
incertidumbre o riesgo. En el primer caso, es el más inusual en las empresas, se conocen todos los
datos necesarios para tomar la decisión. En estado de incertidumbre los datos de las alternativas son
incompletos, por lo que la decisión se basa en supuestos. Finalmente, existe riesgo si se conoce las
probabilidades asociadas a un resultado satisfactorio para cada alternativa. Dependiendo de la
situación se puede utilizar métodos cuantitativos de ayuda a la toma de decisiones, por ende es
fundamental el proceso de toma de decisiones en la empresa por que contribuye a desarrollar
herramientas que mejoren la productividad de una empresa, y esto drive para definir el rumbo de la
organización y determinar las acciones necesarias para cumplir sus objetivos.
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