COMO CREAR FORMULARIOS
Que es un formulario: Como yo lo interpreto coloquialmente, es la piel de
las tablas de bases de datos.
Estos sirven para definir pantallas, generalmente para editar los registros
de una tabla o consulta.
En esta parte veremos cómo crear un formulario, manejarlo para edición de
registros y cambiar su diseño
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el
Panel de Navegación.
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan
en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es
más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y
después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante
cómo modificar el diseño de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido,
pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en
Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos
simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el
Panel de Navegación.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creación del formulario.
Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que
simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre
seis diseños distintos.
Más formularios despliegan un menú con otros tipos de formularios
disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el
formulario dividido.
El asistente para formularios
Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.
El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón
Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:
En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos
que queremos incluir en él.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable
superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una
consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre
ella.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo
clic sobre el campo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble
clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se
quita de la lista de campos.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
.
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón
Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario.
Al seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que
tendrá el formulario con esa distribución.
A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que
puedes ver a continuación...
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título
también será el nombre asignado al formulario.
En anteriores versiones disponíamos de un paso previo que nos permitía
incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseño
disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto estético en la
propia creación del formulario. Será más adelante cuando lo manipularemos
para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.
Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos
el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por
ejemplo:
o bien, Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción
aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el
aspecto del formulario, por ejemplo:
Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo
haciendo doble clic en él, desde el Panel de navegación. También lo puedes
abrir con el botón derecho del ratón, Seleccionando en el menú
contextual.
El formulario que has creado mostrará sus datos en la Vista Formulario.
Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos
como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a
lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto
de la pantalla.
La Vista Diseño de formulario
La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le
indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario,
para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.
Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de
Navegación y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción
en el menú contextual. O bien abrirlo y luego cambiar la vista
desde el botón que ya conocemos de la pestaña Inicio.
Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
El área de diseño consta de tres secciones:
La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio del formulario.
La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario,
o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque
se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección
Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al
final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opción
Encabezado o Pie del formulario del menú contextual de los mismos.
Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir
las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos
ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y
Cuadrícula respectivamente, que también puedes ver en la imagen anterior
del menú contextual del formulario.
11.5. La pestaña Diseño de formulario
En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de
Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.
El primer botón que vemos está localizado en el grupo Vistas, y nos permite
pasar de una vista a otra. Lo utilizaremos
El primer botón que vemos está localizado en el grupo Vistas, y nos permite
pasar de una vista a otra. Lo utilizaremos mucho.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que estamos
describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del
origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.
Además disponemos de la Vista Presentación que nos permite trabajar casi
del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseño pero con las ventajas
de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del
formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su
aspecto final.
También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y
Gráfico dinámico, que ya hemos comentado.
En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo
al formulario. Lo veremos más adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos
los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de
diseño como veremos más adelante. También encontramos algunos
elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de página.
En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos
existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos
programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón
.
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Puedes ver cómo funciona la hoja de
propiedades en el apéndice correspondiente. Para profundizar en las
propiedades del formulario lee el tema en el apéndice correspondiente.
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botón para
acceder a la ayuda de Access.
