Módulo 3: Tablas y gráficos

dinámicos

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INDICE

- Tablas dinámicas

- Gráficos dinámicos

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 Las tablas dinámicas de Excel nos van a ayudar a poder interpretar de una forma muy
rápida hojas de datos que contengan muchas celdas y mucha información, gracias a
su flexibilidad en cuanto a configuración que podemos personalizar para ver la
información desde diferentes puntos de vista.

De la misma forma, podemos crear gráficos dinámicos, que nos ayudarán a ver
tendencias de datos de una forma muy clara.

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1.-TABLAS DINÁMICAS

Los informes de tabla dinámica se usan para resumir, analizar, explorar y presentar
datos de resumen, ya que la principal ventaja que tiene este tipo de datos es que
vamos a poder intercambiar los campos que forman parte de la tabla dinámica, para
ver diferentes formas de presentación de los datos, lo que nos va a ayudar a entender
mejor la interacción entre los mismos.

Los informes de gráfico dinámico pueden ayudarnos a visualizar los datos de resumen
de los informes de tabla dinámica para poder ver fácilmente las tendencias, los
modelos y las comparaciones.

- Qué es un informe de tabla dinámica

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente

grandes volúmenes de datos.

Se utiliza para analizar detenidamente datos numéricos y responder a preguntas no

anticipadas sobre los datos.

Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:

 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y de

una forma fácil y visual.
 Calcular subtotales, agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los
datos de origen.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
más útiles e interesantes para poder centrarnos en la información que nos
interesa.
 A menudo se utiliza un informe de tabla dinámica cuando queremos comparar
totales relacionados, sobre todo si tenemos una lista larga de números para
sumar y queremos realizar comparaciones distintas con cada número.
- Insertar una tabla dinámica

Vamos a ver cómo funcionan las tablas dinámicas.

Ya vimos una pequeña introducción en el primer módulo, pero vamos a profundizar en

su funcionamiento.

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 Para comenzar debemos situarnos en la hoja de datos donde queremos que se ubique
nuestra tabla dinámica. Pulsaremos sobre cualquier celda de la tabla o base de datos
en de la que queremos insertar la tabla dinámica.

Desde la cinta de opciones, usaremos la barra de herramientas Insertar, y Tabla

dinámica. Desde aquí también insertaremos un gráfico dinámico.

Una vez hecho esto nos aparecerá un cuadro de dialogo para seleccionar el origen de
los datos de la tabla dinámica y la ubicación donde queremos insertarla:

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De forma automática, Excel selecciona el rango correspondiente a toda la lista o
BBDD. Si es correcto lo dehamos así, si no tendremos que indicarle donde o qué
rango de datos son los que qeuremos que formen parte de la tabla dinámica.

En segundo lugar deberemos seleccionar donde queremos ubicar nuestra tabla

dinámica. Podemos seleccionar la ubicación escogiendo un rango de celdas, o bien
indicarle que queremos que aparezcan en una hoja nueva. En este caso Excel
insertará automáticamente la nueva hoja de cálculo, y en ella la tabla dinámica.

- Configurar una tabla dinámica

Uan vez seleccionado el destino de neustra tabla dinámica, aparecerán varias cosas:

 Se activará la barra de herramientas de la tabla dinámica, que ya hemos visto

para poder trabajar con ella.

 Se habilitará un zona destinada a la tabla dinámica donde aparecenrán los

campos que forman parte de la tabla dinámica, inicialmente en banco y que
deberemos dotas de contrenido con los datos que formen parte de la tabla.

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  Por último la izquierda se habilitará la ventana de la lista de campos donde
veremos las 4 zonas donde arrastrar los campos al diseñar la tabla dinámica

1. Filtro de informe
Aquí añadiremos los campos que se utilizarán para
filtrar la tabla dinámica.

2. Etiquetas de columna

Arrastraremos aquí los campos que queremos que

funcionen como cabeceras de columnas.

3.- Etiquetas de fila:

Arrastraremos aquí los campos que queremos que

funcionen como cabeceras de filas.

4.- Valores:

Estos serán los campos de los que se quiere obtener

los datos estadísticos.
1 2 Por defecto, Excel si se coloca un campo numérico,
resumirá los datos sumándolos (lo que se indica con
el símbolo Σ (sumatorio).
Si se coloca un campo de tipo texto, Excel resumirá
los datos contándolos.

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Para obtener los resultados que más nos
interesen iremos jugando con estas cuatro
posiciones, y moviendo los campos, lo que hará
que cambie el diseño de la tabla de forma
automática para decidir dónde colocar mejor los
datos.

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 - Establecer el diseño de una tabla dinámica

Lo más importante de una tabla dinámica es determinar el diseño más correcto, para
que muestre las estadísticas y los datos que se necesitan.

Para establecer un diseño correcto, podemos realizar las siguientes operaciones:

 Insertar Campos
 Mover Campos
 Eliminar Campos
 Filtrar Campos

En una tabla dinámica la información se organiza en campos y elementos.

 Campos
Los campos están en la lista origen (BBDD sobre la que queremos elaborar la
tabla dinámica), y tenemos la opción de insertarlos en la tabla dinámica en
cualquiera de las cuatro zonas que hemos visto.
 Elementos
Valores de cada campo insertado en la tabla dinámica: vienen determinados
por la BBDD de origen y están asociados al campo: no cambian cuando
movemos los campos, aunque los vamos a visualizar de forma diferente en
función de donde coloquemos el campo.

Por ejemplo, en nuestra BBDD de ventas por delegación:

Las empresas/delegaciones son campos con los que trabajar y cada una de las
empresas y cada nombre de cada comercial serían elementos de la tabla dinámica.

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 Estos elementos se mostrarán de forma diferente en función de dónde coloquemos los
campos.

En este ejemplo hemos colocado como etiqueta de fila el campo venta, y como valores
la cuantía de la venta: como resultado, podremos obtener de forma rápida un
sumatorio de las ventas en función del modelo vendido.

Vamos a ver cada una de las operaciones que podemos hacer para trabajar con tablas
dinámicas.

- Diseño de tabla dinámica clásica (mover campos)

Este método permite, arrastrar los campos en la propia tabla dinámica, en cualquier
operación de cambio de diseño, como añadir, mover y eliminar.

Es la forma más sencilla de trabajar y configurar una tabla dinámica:

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Para activar este modo (que viene por defecto en Excel) debemos acceder a las
opciones de la tabla dinámica (cuando insertamos una tabla de este tipo, ya hemos
visto que se activa automáticamente la barra de herramientas de la tabla dinámica), y
activar las Opciones de Tabla Dinámica.

Se habilitará el cuadro de dialogo de tablas dinámicas:

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 En este cuadro de diálogo en la pestaña “Mostrar”, seleccionaremos la opción “Diseño
de tabla dinámica clásica”. Cómo decimos, en el programa viene activada por defecto,
pero siempre comprobaremos que la opción está seleccionada.

Una vez activada esta opción el aspecto de la tabla dinámica cambiará, visualizándose
las 4 áreas principales de su diseño.

- Insertar o añadir campos en una tabla dinámica

Podemos insertar o añadir campos en una tabla dinámica de varias formas:

1. Arrastrando el campo desde la ventana de lista de campos al área de la

tabla dinámica, (esta opción es la más sencilla, pero como hemos dicho
sólo está disponible en modo tabla dinámica clásica)
2. Arrastrando el campo desde la ventana de lista de campos a las áreas de la
lista de campos, que aparecen en el panel desplegable que se muestra a la
derecha de la pantalla cuando insertamos una tabla dinámica.
3. Activar las casillas de verificación de la lista de campos que aparecen a la
izquierda de cada uno de los campos en el listado del panel desplegable
que hemos mencionado antes.

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 OPCIÓN 1: Arrastrar el campo de la lista de
campos a la tabla dinámica.

OPCIÓN 3: Seleccionar la casilla de verificación

del campo en la lista de campos. OPCIÓN 2: Arrastrar el campo de la lista de
campos a las áreas de campos.-

Vamos a ver un ejemplo usando la misma BBDD que en el anterior. Para ver la
cuantía total de las ventas de cada una de las empresas en función del modelo
vamos a colocar los valores:

 Usaremos el campo “Empresa en la que trabaja” como filtro del informe para
poder ver los resultados de cada una de las empresas y poder filtrar por este
dato.
 En Etiquetas de fila usaremos el campo Venta, ya que es el que establece los
diferentes modelos.
 Usaremos como sumatorio la cuantía de la venta, puesto que queremos
obtener el total de las ventas por cada una de las empresas según el modelo.

Si se arrastran los campos sobre la tabla dinámica, bajo al cursor se visualizarán unos
pequeños rectángulos, indicando en color azul el área seleccionada para colocar el
correspondiente campo.

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 La tabla dinámica proporciona los resultados requeridos y los totales por filas, por
columnas y el total general. En este caso hemos añadido la empresa como filtro
general del informe, así podremos filtrar por la empresa y ver los resultados para las
diferentes empresas. También podemos aplicar un filtro a la etiqueta de fila, en este
caso al modelo.

- Mover campos en una tabla dinámica.

Las tablas dinámicas nos dan la posibilidad de adaptar el diseño de la misma para ver
los datos de varias formas hasta encontrar la más adecuada al resultado que
queremos obtener. Si queremos tener otro diseño más adecuado a nuestras
necesidades, podemos mover los campos entre las diferentes áreas de la ventana de
lista de campos, o arrastrándolos dentro de la propia tabla dinámica.

Para mover un campo desde la propia tabla dinámica, tenemos que situar el cursor
sobre el mismo, hasta ver el símbolo de la sección (2 flechas formando una cruz).
En ese momento se podrá arrastrar a otra parte de la tabla dinámica.

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Moviendo los campos, se obtendrán diferentes diseños, que permitirá diferentes
análisis de la lista y puede llevarnos a ver los datos desde diferentes perspectivas.

Por ejemplo:

Filtro general Filtro de campo

En la primera imagen podemos ver una clasificación de las ventas en función del
modelo. Intercambiando el orden de los campos de etiquetas de fila, podemos ver en
la segunda imagen una clasificación de las ventas en función de la empresa.

En un segundo nivel podemos ver los modelos. Cómo vemos en los ejemplos, cada
una de las etiquetas de la tabla dinámica tiene un filtro general (fila y columna) y cada
campo a su vez tiene un filtro para poder decidir la información que nos interesa
mostrar.

- Añadir campos de etiquetas o añadir campos al área de valores

Para ampliar el análisis podemos ir añadiendo campos nuevos a la tabla dinámica,

tanto a los campos de etiquetas (fila o columna) como al área de valores.

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 Se hará de la misma forma que ya hemos visto, o arrastrándolo directamente dentro
de la tabla o arrastrándolo al área que nos interese en el panel desplegado de campos
de tabla dinámica. De esta forma podemos añadir filtros nuevos a nuestra tabla
dinámica.

En nuestro ejemplo, vamos a añadir el campo comercial, para diferenciar el

responsable de cada venta:

El área en el que colocamos la información va a determinar la forma en la que se

muestran los datos, siendo algunas vistas mucho más manejables y claras que otras.

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En nuestro ejemplo, si colocamos “comercial” en etiquetas de columna, en lugar de
etiquetas de fila obtenemos una visión de los datos mucho más difícil de interpretar y
menos manejable:

- Quitar campos en una tabla dinámica

Al igual que podemos añadir campos a nuestra tabla dinámica, será relativamente
sencillo quitar campos para que no se muestren en la tabla dinámica. Para quitar un
campo, tenemos varias opciones:

 Podemos arrastrar el campo fuera de la tabla dinámica, o de la ventana de lista

de campos. Este método solo es posible para campos de etiquetas. Aparecerá
un icono en forma de X que nos indicará que ese campo va a ser eliminado.
 Podemos desactivar la casilla de verificación del propio campo en la ventana
de lista de campos. Este método solo es posible para campos de etiquetas.
 Cada campo del área de la ventana lista de campos tienen un elemento
desplegable.

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 Si lo desplegamos, podemos pulsar “Quitar Campo” para eliminarlo.

- Configuración de un campo de valores

Para trabajar de una forma más adecuada con nuestras tablas dinámicas, será
necesario cambiar alguna de las configuraciones de los campos. En este caso el
programa nos da varias opciones:

- Cambio de nombre de campo.

- Cambio de operación de resumen.

- Cambio de formato.

- Cambio de modo de visualización.

Para ello, seleccionaremos cualquier celda del campo a configurar en el área de datos
(aunque esté vacía), para que aparezca la barra de herramientas de la tabla dinámica
en el encabezado. Entonces seleccionaremos, la opción configuración de campo en la
sección Campo activo.

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También se accede al cuadro de configuración del campo haciendo doble clic sobre el
nombre del campo, o con el botón derecho del ratón, en el menú contextual
seleccionar configuración del campo de valor:

Cualquiera de estas opciones nos llevará al cuadro de diálogo de los campos de la tala
dinámica.

En el mismo cuadro de diálogo se realizan todas las configuraciones anteriormente

citadas.

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  Nombre del origen: indica el campo del que proviene en la lista de datos, o sea
el nombre original de la BBDD sobre la que se basa la tabla dinámica. Se
mantiene aunque se cambie el nombre en la tabla dinámica, por lo que es un dato
importante para poder identificar su origen en la lista si se le cambia el nombre.

 Nombre personalizado: permite renombrar el campo. También se puede cambiar

el nombre de un campo de valores en la propia tabla dinámica. Por ejemplo, si
queremos cambiar “cuantía” por “importe de la venta” seleccionaremos la celda
donde aparece el campo y directamente escribiremos el nuevo nombre.
Automáticamente cambiará en todos los sitios donde aparezca.

 Resumir campo de valor por: permite cambiar de operación a realizar en el

resumen.

Si en una tabla dinámica se inserta en el área de valores un campo numérico, Excel

por defecto lo sumará (suma) y si se inserta un campo texto, Excel por defecto lo
contará (cuenta).

Aquí podemos cambiar la operación que queremos que realice el programa con cada
uno de los valores.

 Formato de número: abre una nueva ventana de formato de celdas para

cambiar el formato al campo.

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 Cómo ya hemos visto en capítulos anteriores desde
aquí podemos dar un formato determinado a las celdas
de nuestra tabla dinámica.

 Mostrar valores cómo permite cambiar el modo de visualización del campo,

como:

 Porcentajes del total de columnas.

 Porcentajes del total de filas.
 Porcentajes del total general.
 Porcentajes
 Diferencias entre elementos.
Etc.

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 Como ejemplo vamos a seleccionar que los valores se muestren cómo % del total
general para ver cómo cambia nuestra tabla:

- Actualizar tablas dinámicas

Una tabla dinámica, no se actualiza automáticamente ante cualquier variación de los

datos de la lista origen, por lo que con cualquier cambio que sufra la lista origen de los
datos, deberemos actualizar la tabla dinámica.

En nuestra base de datos original los cambios pueden ser debido a:

 A.- Variación de los datos de la lista origen.

 B.- Insertar o eliminar, filas o columnas en la lista origen de datos.

 C.- Añadir filas o columnas al final de la lista origen de datos.

Vamos a ver cómo afecta cada cambio a nuestra tabla dinámica y cómo debemos
actuar:

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- A.- Variar un dato de la lista origen

Para que la tabla dinámica se actualice cuando cambiamos un dato en la BBDD

original, debemos activar la tabla dinámica, y desde su barra de herramientas, en la
sección Datos, acceder a Actualizar:

Tendremos dos opciones:

- Actualizar: para actualizar la tabla dinámica activa.

- Actualizar todo: para actualizar todas las tablas dinámicas asociadas a la
lista origen de datos.

- B.- Insertar o eliminar, filas/columnas en la lista origen de datos.

Si se insertan o eliminan filas en la lista origen, Excel modifica el rango fuente de

datos de la tabla dinámica, pero ésta no se actualiza automáticamente, por lo que se
tendremos que actualizar de la misma forma que ya hemos visto en el punto anterior.

Si se insertan columnas a la lista origen de datos, o sea nuevos campos, al actualizar

la tabla dinámica, el nuevo campo se añadirá a la lista de campos de la tabla dinámica
De la misma manera, si se eliminan columnas, o sea campos en la lista origen, al
actualizar la tabla dinámica, el campo desaparecerá de la lista de campos.

- C.- Añadir filas o columnas en la lista origen de datos.

Si se añaden filas al final de la lista de datos, o columnas a la derecha de de la

misma, Excel no modifica el rango original de la fuente de datos, por lo que actualizar
la tabla dinámica (cómo hemos visto en las dos opciones anteriores) no surtirá efecto.

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 En este caso, tendremos que cambiar el rango fuente de datos, usando la misma
sección Datos que ya hemos visto en la barra de herramientas de la tabla dinámica, en
este caso la opción “Cambiar origen de datos”:

Cuando seleccionamos esta opción, Excel nos mostrará un cuadro de diálogo que nos
permitirá cambiar la selección inicial:

- Lista de datos con filas en blanco

Si la lista de datos origen de la tabla dinámica, tiene filas en blanco, la tabla dinámica
solo utilizará los registros de la lista hasta la 1ª fila en blanco, sin tener en cuenta el
resto. Por lo que antes de insertar la tabla dinámica, tendremos que ordenar la lista
origen para eliminar todas las filas en blanco.

Si queremos mantener las filas en blanco, tras insertar la tabla dinámica, tendremos
que editar el rango origen de la tabla dinámica, tal y como se ha indicado en el
apartado anterior y añadir las filas en blanco para que la tabla dinámica las tenga en
cuenta.

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 - Ordenar una tabla dinámica

Una tabla dinámica se puede ordenar por cualquiera de los campos de etiqueta, de fila
o de columna, o por los elementos de los campos.

Cómo podemos filtrar automáticamente por cada uno de los campos de la tabla
dinámica, usaremos ese mismo filtro para ordenar la tabla por un campo en concreto;
el filtro de la tabla dinámica funciona exactamente igual que los filtros que ya hemos
visto: se puede ordenar alfabéticamente por el nombre del campo. En la barra de
herramientas de la tabla dinámica también podemos acceder a las opciones de
ordenación:

Para ver otras opciones de ordenación, podemos acceder desde las opciones de los
filtros a Más opciones de ordenación.

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 Manualmente: una tabla dinámica por defecto está ordenada de forma manual. Se
pueden recolocar los elementos del campo como necesitemos, sin más que
seleccionar el elemento y arrástralo a su nueva posición.

Ascendente: ordena de forma ascendente, alfabéticamente

Descendente: ordena descendentemente, de forma alfabética.

- Filtrar una tabla dinámica

Cuando trabajamos con tablas dinámicas normalmente es porque tenemos una gran
cantidad de datos que necesitamos resumir de diferentes formas para obtener datos
de una forma rápida. Para ello es muy útil la opción de filtrado que nos dan este tipo
de tablas.

Vamos a tener dos tipos de filtros:

 A.- Filtros asociados a cada valor

 B.- Filtros de campo (asociados a los valores fila o columna)

- A.- Filtros de cada valor

Se puede filtrar los datos de una tabla dinámica utilizando un valor ubicado en el área
de valores. Excel nos da la opción de conocer más detalles de cada uno de los datos a
los que da lugar la tabla dinámica. Para ello tendremos que hacer doble click en la
celda sobre la cual queremos aumentar información o bien pulsar el botón derecho el
ratón cuando estemos ubicados en la celda de la que queremos conocer más datos.

Siguiendo con nuestro ejemplo:

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Vamos a aumentar información sobre el total de ventas de Impacta comunicados en la
delegación sur. Vemos que esta información está ubicada en la celda E11. Cómo
hemos dicho pulsando dos veces sobre ella, o con el botón derecho del ratón
aparecerá la opción Mostrar detalles:

Automáticamente Excel generará una nueva pestaña donde nos mostrará de donde
viene ese dato.

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 B.- Filtros de campo

Los filtros de campo, como hemos visto, funcionan igual que los filtros de una tabla
normal. Por ello debemos seleccionar el campo a filtrar y pulsar en el desplegable la
opción que busquemos.

Cómo hemos visto anteriormente, en la lista de campos de la tabla dinámica existe un

área denominada Filtro de informe, que nos va a permitir establecer filtros generales
en la tabla dinámica.

En nuestro ejemplo, si movemos el campo Empresa como filtro de informe:

Como vemos, al usar el campo empresa como filtro de informe, podemos ver los datos
de cada una de las empresas por separado, aplicando el filtro en la parte superior de la
tabla dinámica.

Por defecto solo se puede filtrar por un elemento. Para filtrar por más de uno, tendremos que
activar la casilla de verificación Seleccionar varios elementos, ubicada en el inferior del cuadro
desplegable de filtros, y activar o desactivar las casillas necesarias.

La tabla dinámica solo mostrará por los elementos activados.

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 - Mostrar Páginas de un Campo de Página

En ocasiones, sobre todo si trabajamos con un número muy elevado de datos, vamos
a necesitar analizar los datos por separado, y obtener diferentes tablas dinámicas de
los elementos de un campo.

Para ello el campo deberá estar colocado en el área de filtros de informe. Desde la
barra de herramientas de la tabla dinámica, accedemos a las opciones de tabla
dinámica, y pulsaremos “mostrar páginas de filtro de informes”.

Una vez hecho esto aparecerá un listado de los campos ubicados en esta área y
deberemos seleccionar el que queramos mostrar en una nueva tabla:

De esta manera se podrán estudiar y analizar de una manera muy sencilla y rápida los
datos de cada elemento del campo por separado.

29
 Cómo vemos Excel ha generado una tabla dinámica por
cada una de las empresas, que es el campo colocado en
filtro de informes.

- Expandir y contraer campos

Por defecto una tabla dinámica, muestra todos los elementos de cada campo
secundario de un campo principal. Para facilitar la lectura de los datos se puede
ocultar el detalle de un campo principal no visualizando los elementos de su campo
secundario.

Para ello debemos tener activado la opción Botones de la sección Mostrar de la barra
de herramientas de la tabla dinámica.

En la primera imagen la opción está desactivada. Para activarla haremos click sobre
ella con el ratón.

Si en nuestra tabla dinámica de ejemplo, se tiene como campo principal de fila

Delegación, y dependiente de él, el campo secundario Comercial, se mostrarán todos
los comerciales de cada delegación:

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A la izquierda de cada campo principal se visualiza un signo “-“. Si se quiere ocultar el
detalle dependiente de este campo, pulsaremos en el signo “-“. Se ocultarán los
elementos de su campo secundario, visualizándose en ese momento un “+” a la
izquierda del campo que pulsaremos para volver a ver el detalle del campo
secundario.

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 Si se quieren ocultar o mostrar los elementos de todos los campos principales de la
tabla dinámica, deberemos pulsar los botones Expandir todo el campo o Contraer
todo el campo, del grupo Campo activo de la barra de herramientas de la tabla
dinámica .

Expandir todo el campo

Contraer todo el campo

En nuestro ejemplo, si contraemos todos los campos:

- Agrupar elementos de campos

Excel da la opción de resumir los datos de una tabla dinámica, usando campos que
no existen en la lista de datos origen, mediante la agrupación de elementos de
campos de etiquetas, o agrupación cronológica de campos de fecha. Se pueden
agrupar los elementos de campos de filas o de columnas.

Los elementos a agrupar no tienen por qué ser consecutivos. Para agrupar elementos
separados, seleccionarlos con la tecla CTRL.

Por ejemplo, en nuestra tabla dinámica, podemos incorporar un nuevo valor de

análisis: Gama, que agrupará varios modelos.

- Gama 1: modelos 1, 2, 3

- Gama 2: modelos 4, 5, 6

- Gama 3: modelos 7, 8, 9

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Para crear estos grupos debemos seleccionar los campos que formaran parte de ellos,
usando la tecla CTRL como hemos visto. No hace falta seleccionar todas las veces
que aparezca el campo, con seleccionarlo una vez es suficiente. Una vez
seleccionados los primeros campos, pulsamos el botón derecho del ratón, y la opción
agrupar.

Se irán creando campos nuevos llamados “Grupo 1”, “Grupo 2”… etc… que podremos
renombrar, como ya hemos visto situándonos encima de ellos y escribiendo su nuevo
nombre “Gama 1”, “Gama 2”… en nuestro ejemplo.

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 El nuevo campo Gama, se incorporará a la lista de campos de tabla y su tratamiento
y manipulación será como el de cualquier otro campo de la lista.

Vamos a ver las diferentes opciones que tenemos para trabajar con estos grupos y
subgrupos:

- Subtotales de Grupos

Si se quiere visualizar el total de cada grupo debe activarse desde el las opciones de
configuración del campo y escoger la forma que queremos para mostrar el total del
campo, en este caso Suma.

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- Expandir o contraer Grupos

Si queremos contraer o expandir un grupo, seleccionaremos el grupo, y usaremos las

opciones Expandir todo el campo y contraer todo el campo, que ya hemos visto.

- Desagrupar un grupo o campo agrupado

Si queremos desagrupar un grupo previamente agrupado, seleccionaremos la celda

del grupo y en la cinta de opciones de la barra de herramientas de tabla dinámica,
seleccionaremos desagrupar.

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 - Añadir o eliminar elementos a un grupo o campo agrupado

Para añadir un elemento a un grupo, se debe de desagrupar previamente el grupo, y

volver a agrupar con el elemento a incluir, seleccionándolo como ya hemos visto.

Igualmente, si queremos eliminar un elemento de un grupo, tendremos que

desagrupar previamente el grupo, y volver a agrupar sin el elemento a excluir.

- Campos y elementos calculados

En una tabla dinámica se pueden insertar nuevos campos cuyo origen son fórmulas
que utilizan otros campos de la base de datos original.

Estos campos nos van a ayudar ayudan a tener unas opciones distintas de resumen y
análisis de datos.

Pueden ser de dos tipos

- Campos Calculados: su origen son fórmulas que utilizan otros campos

de la lista de datos origen.

- Elementos Calculados: su origen son fórmulas que utilizan valores de

elementos de la propia tabla dinámica.

Ni en los campos calculados, ni en los elementos calculados, se puede utilizar ningún

tipo de función de Excel. Si necesitamos realizar cálculos con funciones, deberemos
previamente realizarlos en la base de datos original, e insertarlos posteriormente como
nuevos campos a la tabla dinámica.

Los campos calculados, se añaden a la lista de campos de la tabla dinámica y su

gestión y tratamiento es como el de cualquier otro campo de la tabla dinámica. Los
elementos calculados no, ya que no son campos, pero sí que se añadirán a la lista de
elementos del campo con cuyos elementos se calculará el elemento calculado.

- Insertar campos Calculados.

Para insertar un campo calculado, debemos ir a la barra de herramientas de la tabla

dinámica y en la sección cálculos, elegir Campos, elemento y conjuntos e insertar
campo calculado.

36
Una vez que seleccionemos esta opción aparecerá el cuadro de diálogo de los
campos calculados:

Desde aquí podremos configurar el campo calculado que vamos a insertar:

Nombre: escribiremos el nombre del nuevo campo.

Formula: aquí insertaremos la fórmula para calcular el campo. Para ello

utilizaremos los campos de la lista de datos, que se visualizan en la parte inferior en
Campos. Para insertar un campo, hay que seleccionarlo y pulsar Insertar campo, o
hacer doble “clic” en el campo.

37
 Sumar: para añadir otro campo calculado.

Eliminar: para eliminar un campo calculado.

En nuestro ejemplo: hemos creado una tabla dinámica con las ventas de cada uno de
los comerciales, pero algunas de estas ventas son financiadas y la compañía de
financiación nos pide el importe de interés financiero. Para ello debemos restar al
importe final la cuantía del producto; esa será la cantidad que paga el cliente por
financiar el producto.

Cómo vemos en la imagen para crear el campo que hemos llamado Interés financiero
es el resultado de restar al campo Importe final la cuantía de la venta.

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También como vemos en el ejemplo se añadirá a la lista de campos de tabla dinámica.
Estos campos funcionan como el resto, por lo que podemos renombrarlos, hacer
operaciones con ellos, mostrarlos como % etc…

- Editar o Eliminar un campo calculado

Para editar o modificar una fórmula de un campo calculado, y también para eliminarlo
debemos trabajar desde el cuadro de diálogo de los campos calculados, que ya hemos
visto.

En el desplegable de Nombre, se visualizan todos los campos calculados que

hayamos creado. Seleccionando el que nos interese, se puede modificar su fórmula o
eliminar, con Modificar o Eliminar respectivamente.

- Insertar elementos Calculados.

Los elementos calculados se usan mucho menos en tablas dinámicas que los campos
calculados. Se basan en una fórmula cuyos argumentos son diferentes valores de los
elementos que forman la tabla.

No se pueden insertar elementos calculados, basándose en elementos de la tabla

dinámica que formen parte de grupos. Si teneos elementos agrupados tendremos
previamente que desagrupar el correspondiente grupo del que forme parte el citado
elemento.

Para insertar un elemento calculado, se debe de seleccionar el campo con cuyos

elementos se generará el elemento calculado. Se insertan desde el mismo sitio que los
campos calculados:

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 En nuestro ejemplo, vamos a calcular mediante este tipo de operaciones la diferencia
de ventas entre la delegación norte y la delegación este. Para ello insertamos un
elemento calculado;

Nombraremos este elemento como “Diferencia delegación este y norte” y usaremos

estos elementos como argumento de la función.

Cómo resultado se añadirá

un nuevo elemento a la
tabla dinámica, que calcula
la diferencia no solo del
elemento principal, sino
también de los
subelementos que lo
componen.

En nuestro ejemplo la
diferencia de los
subelementos no tiene
mucho sentido, puesto que
los comerciales de ambas
delegaciones son
diferentes.

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Para editar, o eliminar un elemento calculado procederemos igual que en el caso de
campos calculados.

- Selección de elementos de una tabla dinámica

Dada la gran cantidad de datos que puede mostrar una tabla dinámica, en ocasiones
es muy útil, que la propia tabla seleccione los datos que necesitamos, de forma
automática, por ejemplo para aplicar formatos, formatos condicionales, copiarlos, etc.

Por defecto la posibilidad de selección está activada cuando se crea una tabla
dinámica, y permitirá seleccionar diferentes conjuntos de datos de la tabla dinámica.

Se puede comprobar no obstante si lo está, en la barra de herramientas de la tabla, en

la sección “Acciones”/ “Seleccionar”. Aquí podremos habilitar o deshabilitar la
selección.

Si se activa la opción “Toda la tabla dinámica” se podrán seleccionar diferentes

zonas de la tabla dinámica: Etiquetas y valores, valores y etiquetas.

Se pueden seleccionar datos en filas o en columnas. Para ello situar el cursor en el

borde izquierdo o superior de la zona a seleccionar. Para seleccionar, hacer clic al
visualizar una pequeña flecha negra ( ) en los bordes del área a seleccionar.

Para seleccionar varias celdas a la vez, usaremos la tecla CTRL.

- Formatos condicionales en una tabla dinámica

En una tabla dinámica, los formatos condicionales se aplican desde la misma barra de
herramientas pero de forma diferente a como ya hemos visto que se aplican en los
rangos de una hoja de cálculo. La diferencia radica en determinar el ámbito o zona de
la tabla dinámica a la que aplicar el formato condicional.

41
 Suele ser muy útil usar la opción que acabamos de ver para seleccionar, con la acción
“Habilitar selección” activada, y seleccionar los rangos en los que queremos aplicar el
formato condicional.

Los formatos condicionales son muy susceptibles ante el cambio de diseño de la tabla
dinámica (al mover campos, filtrar campos, añadir campos, etc) y en muchos casos no
se mantendrán ante estos cambios.

Según el cambio en el diseño, si este diseño se recupera, en ocasiones se aplicará de

nuevo el formato condicional existe. Si se elimina un campo con formato condicional,
este no se recupera al añadir de nuevo el campo.

- Segmentación de datos

Desde la barra de herramientas de la tabla dinámica podemos insertar filtros como

segmentos de datos, para visualizar determinados datos de una forma muy rápida y
sencilla.

Una vez que insertamos la segmentación de datos, aparecerá un cuadro de diálogo

para seleccionar el campo que queremos segmentar

42
 Segmentación de datos para el
campo empresa: pulsando en cada
una de las empresas en la tabla
dinámica se mostrarán los valores
para dicha empresa.

Cuando activamos esta opción automáticamente se habilitará la barra de herramientas

de herramientas de segmentación de datos:

Esta barra de herramientas nos va a permitir nombrar establecer diferentes formatos y

estilos para cada una de las segmentaciones (tamaño de los botones, colores…).

43
 2.- GRÁFICOS

Un gráfico es una representación gráfica de los valores que contienen determinadas

celdas y rangos de una hoja de cálculo.

Estos valores se organizan en “series” y “categorías”.

Categorías: conceptos de los cuales se representan una serie de valores.

Series: valores que se representan de cada categoría.

Normalmente en un gráfico con ejes cartesianos, como columnas, líneas, áreas,

barras horizontales, etc., las “categorías” se representan en el eje horizontal X, y las
“series” en el eje vertical Y.

Excel dispone de un catálogo de tipos de gráficos agrupados en la “galería de gráficos”

como ya hemos visto. El tipo del gráfico se elige en el momento de insertarlo, pero
también se puede cambiar una vez ya creado el gráfico.

Insertar un gráfico. Gráfico de Columnas

Para insertar un gráfico lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el rango de
celdas, texto y valores, que queremos que aparezcan representados en el gráfico.
Puede ser un único rango o un multirango, de la misma o de diferentes hojas de
cálculo.

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Vamos a ver un ejemplo con la siguiente tabla:

Vamos a hacer una representación gráfica que compare las ventas de Pedro y de Ana
para los diferentes meses del año. Lo primero que debemos hacer, por tanto, será
seleccionar el rango de estos dos vendedores y los meses del año que queremos
representar, es decir el rango A1:C13

Desde la barra de herramientas Insertar accedemos, accedemos a la sección de

gráficos y desde allí vamos a insertar uno de columna 2D.

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 Una vez seleccionado el tipo de gráfico, el programa lo inserta automáticamente,
habilitando también de forma automática la barra de herramientas de gráficos, que ya
hemos visto:

Dentro de esta barra de herramientas podremos dar forma a nuestro gráfico, cambiar
el diseño y el estilo, y ajustar sus valores.

Seleccionando el gráfico, se podrá mover a cualquier parte de la hoja de cálculo,

arrastrándolo, cuando el cursor sobre el gráfico se convierta en 2 flechas que se
cruzan.

Se podrá cambiar su tamaño, situando el cursor en cualquiera de sus vértices, o en los

puntos medios de sus laterales.

El gráfico representa los meses como categorías y sus valores, como series. Se
puede alternar con la opción Cambiar entre filas y Columnas del grupo Datos de la
barra de herramientas en función de lo que se quiera representar en el gráfico.

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 En la imagen podemos ver el intercambio de columnas y filas en nuestro gráfico.

Edición de los datos de un gráfico

Una vez creado el gráfico, se puede editar o cambiar los rangos utilizados, tanto los
datos del propio gráfico, así como los rangos utilizados en las series y en las
categorías, sean de las etiquetas o de los valores, con la opción Seleccionar datos de
la sección Datos.

Desde aquí podemos agregar datos o eliminarlos.

También con esta opción se puede cambiar en el gráfico las categorías por las series
con la opción Cambiar fila/columna.

Para editar una serie o una categoría, debemos seleccionarla y pulsar la opción
Editar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

47
 Desde aquí podemos indicar los valores que va a tener al serie seleccionando otro
rango si no es el adecuado. Como vemos, al editar las series, se puede cambiar su
nombre, seleccionando otro rango de celdas, o escribiendo el texto deseado, en
Nombre de la serie. Ese texto aparecerá en la leyenda del gráfico.

Para añadir una nueva serie, tenemos que usar la opción Agregar, y seleccionar el
rango tanto de la etiqueta como el de los valores de la nueva serie.

En nuestro ejemplo, vamos a agregar también al gráfico las ventas del tercer
vendedor, Mario: podemos hacerlo de dos formas:

La primera es cambiando el rango de datos del gráfico y seleccionando a los 3

vendedores.

La segunda es agregando una nueva serie, con sus valores correspondientes.

Este será el resultado en ambos casos:

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Ubicación de un gráfico

De forma predeterminada, Excel incrustará el gráfico en la hoja de cálculo activa. Se

puede cambiar la ubicación de un gráfico, a otra hoja de cálculo, o a una hoja gráfica.
Si se ubica en una hoja gráfica, no se podrá mover ni cambiar el tamaño del gráfico, ya
que este ocupará toda la hoja.

Para cambiar la ubicación de un gráfico, ejecutar la opción Mover gráfico de la

sección Ubicación de la barra de herramientas.

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 Como vemos, podremos desplazar el gráfico a una hoja nueva (recordemos que
ocupará toda la hoja) o como objeto en una hoja nueva (se insertará como una imagen
encima de las celdas).

Elementos de un gráfico

Un gráfico está compuesto por diferentes elementos. Todos los gráficos tienen
elementos fijos como el área del gráfico y otros que variarán según el tipo de gráfico,
y de los elementos añadidos que el gráfico tenga.

Para aplicar cualquier formato a un elemento se deberá seleccionar previamente el

elemento. Se pueden seleccionar de varias formas:

 Si nos posicionamos sobre un elemento, con las teclas de dirección del

teclado podemos ir moviéndonos pon los diferentes elementos del gráfico
(selección cíclicamente de cada elemento).

Teclas dirección del teclado

 Podemos seleccionar con el ratón cada uno de los elementos, haciendo

“clic” en el elemento deseado.

 Desde la barra de herramientas de gráficos. Una vez habilitada esta barra

principal se habilitan las barras de edición de elementos del gráfico.

50
Herramientas de
diseño Herramientas de Herramientas de
presentación formato

Ya hemos visto la barra de herramientas de diseño, vamos a ver a continuación como

modificar un gráfico con la barra de herramientas de presentación y de formato.

Herramientas de presentación

Desde esta barra de herramientas podremos seleccionar cada uno de los elementos
de un gráfico para modificarlo. Dispone de un desplegable en la parte izquierda donde
aparece cada uno de los elementos para seleccionarlo y aplicar diferentes estilos.

Desde aquí también podremos insertar diferentes formas (cuadros de texto,

imágenes…)

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 Estos elementos que insertamos desde esta barra de herramientas se
quedarán dentro del área del gráfico.

- Documentar un gráfico con Etiquetas

Cuando se crea un gráfico, se representa sin ningún tipo de elemento que pueda
identificar el propósito del mismo, ni de ninguno de los elementos que lo componen,
por lo que el gráfico tendrá poco valor representativo de la idea que queremos
transmitir cuando lo incorporamos a un libro.

Con el grupo de opciones Etiquetas, de esta barra de herramientas se pueden añadir

al gráfico, diferentes textos que clarifiquen e identifiquen, tanto al gráfico, como a todos
sus elementos.

52
1. Título del gráfico: Título que se pueden insertar en el gráfico.

Para ello debemos seleccionar la opción, y escribir el texto del título.

Se puede elegir su posición, aunque tras insertarlo se puede seleccionar y

arrastrar a cualquier otra posición. No se puede cambiar su tamaño. Se ajusta a la
fuente del texto.

Dentro de la opción de título tenemos varias opciones predeterminadas, y además

si usamos la opción “Más opciones del título” se abrirá el cuadro de dialogo de
Formato del título del gráfico, que nos permitirá modificar varias aspectos del
mismo.

2. Rótulos del eje: son los títulos de cada uno de los ejes (horizontal) o de las
categorías (vertical o de series). Seleccionar la opción, y escribir el texto del título.

Se puede elegir sus posiciones, aunque tras insertarlos se pueden seleccionar y

arrastrar a cualquier otra posición. Las opciones son similares a las del título, y
también podemos desplegar un cuadro de diálogo para modificarlas.

3. Leyenda: la leyenda del gráfico son textos que identifican los conceptos que
representan las series (valores) de cada categoría. Es muy útil para un fácil
interpretación del gráfico.

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 Se puede elegir su posición, aunque una vez insertada se puede seleccionar y
arrastrar a cualquier otra posición, e incluso cambiar de tamaño y la disposición de
los textos que la forman.

4. Etiquetas de datos: Información sobre las series. Se puede insertar el valor, el

porcentaje, el nombre de la serie y el nombre de la categoría. Cuando se insertan
varios datos, se puede elegir el carácter separador.

Se puede elegir su posición, aunque tras insertarla se puede seleccionar y

arrastrar a cualquier otra posición, e incluso cambiar su alineación.

5. Tabla de datos: Tabla de datos que se inserta debajo del gráfico, visualizándose
los valores de cada serie. No se puede mover ni cambiar de tamaño.

- Referenciar Etiquetas a celdas de la hoja de cálculo

El texto de cualquier etiqueta se puede referenciar a celdas de la hoja de cálculo, sin

más que editarla y en la barra de fórmulas seleccionar la celda o escribir la referencia
de la celda cuyo contenido se desea que aparezca como etiqueta.

Si se quiere que el título del gráfico sea el contenido de la celda C3, se editará el título
y en la barra de fórmulas referenciar la celda “=C3”

Propiedades de un gráfico. Herramientas de formato

Todos los elementos de un gráfico se pueden formatear y aplicarles las propiedades

que consideremos oportunas. Para ello debemos usar la barra de herramientas de
formato.

Cada elemento tendrá formatos propios del elemento. Al igual que en la barra de
herramientas de presentación, en la parte izquierda tenemos un desplegable que nos
permite seleccionar los diferentes elementos a los que podemos aplicar formato.

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 - Cambiar de tipo de gráfico. Gráfico de Líneas

Se puede cambiar el tipo de gráfico en cualquier momento, eligiendo un nuevo tipo de

la galería de gráficos.

Hay que tener en cuenta que al cambiar de un tipo a otro, se puede perder
información, p.ej. al pasar de un gráfico de columnas o líneas a sectores, se puede
perder parte de la información, ya que un gráfico de sectores solo representa una
categoría.

Si no se selecciona ninguna serie, el cambio de tipo de gráfico afectará a todas las

series. Si previamente se selecciona una serie concreta, el cambio solo afectará a la
serie seleccionada.

Vamos a cambiar nuestro gráfico de ejemplo (recordemos que era de barras 2D) a un
gráfico de líneas. Para ellos debemos seleccionar el gráfico y pulsar la opción
“Cambiar tipo de gráfico”

Elegiremos la opción línea.

Como en cualquier otro gráfico, se puede cambiar los formatos de las líneas de cada
serie, sin más que seleccionarla, y acudir a sus propiedades o formatos desde las
diferentes barras de herramientas de los gráficos.

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 Gráfico de Sectores

Si se quiere representar los valores de una sola serie, es típico utilizar el gráfico de
sectores. Cada uno de los sectores representa una categoría.
En nuestro ejemplo, podemos representar las ventas de cada uno de los vendedores
en un gráfico de este tipo, pero no nos servirá para compararlos entre ellos, como los
gráficos que hemos visto anteriormente.

Para añadir etiquetas al gráfico, se seleccionan todos los sectores, y haciendo clic en
cualquiera de ellos, se observan los marcadores de selección en todos. Desde el
grupo Diseños del gráfico podemos mover las etiquetas del gráfico y trabajar con

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ellas. Podemos también separar los diferentes sectores para facilitar su lectura,
colocándonos encima de ellos y moviéndolos hacia fuera.

No vamos a ver todos los diseños de gráfico, puesto que son muchos y todos
funcionan más o menos igual.

A la hora de trabajar con gráficos debemos probar los diferentes tipos para ver cuál
encaja mejor con nuestros datos y cual los representa de una forma más clara.

- Gráfico con Ejes Secundarios.

En algunos casos se querrá representar en el mismo gráfico, series con una gran
diferencia en el orden de magnitud, por lo que a veces las series de magnitud más
pequeñas no se visualizarán, o lo harán de forma inadecuada.

En el siguiente ejemplo, se quiere representar en el gráfico, la serie Margen

Porcentual.

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 Al añadirla, no se visualizará ya que la escala del gráfico es la prevista para las
magnitudes de los Costes y las Ventas que son mucho mayores, por lo que valores
tan pequeños como porcentajes, no se representarán.

Tras añadir la nueva serie, se aprecia que el Margen Porcentual no se visualiza, y el

resultado será el siguiente:

Para solucionarlo, se deberá representar la nueva serie, mediante un 2º eje vertical

con la escala adecuada.

Para ello, se selecciona la serie, y en sus propiedades o formato, se elige

representarla en un Eje secundario.

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El nuevo eje, Secunario, se visualiza a la derecha del gráfico, con escala adecuada a
los valores de la nueva serie.

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 - Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos funcionan igual que los gráficos normales y tienes las mismas
opciones de edición y de formateo, la única diferencia es que muestran los datos de
cómo tabla dinámica.

Para configurarlos, tendremos las mismas opciones que para las tablas dinámicas, con
cuatro áreas para mover los valores como elementos de fila/columna, cuenta de
valores o filtros de tabla. Se generarán en este caso 2 espacios de trabajo, uno
mostrará la tabla dinámica y el otro el gráfico:

Se insertan desde la barra de herramientas de Insertar, usando la opción Gráficos

dinámicos, seleccionando previamente la tabla de datos.

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