Capítulo 3

Excel

Conoceremos los principales aspectos

sobre Excel 2007 y utilizaremos
las principales funciones.
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 3.Excel

¿Qué es una planilla Excel presenta la información organizada como si

fuera un papel cuadriculado o un plano del juego
de cálculo? de la Batalla Naval, donde cada uno de los casille-
ros, llamados celdas, se denominan con un núme-
Excel es una planilla de cálculo, un programa ro para las filas y una letra para las columnas, por
incluido en el paquete de Microsoft Office 2007 que ejemplo, A1, B3, J504, etcétera. De esta forma, los
permite manejar datos de diferente tipo, realizar datos se encuentran perfectamente organizados en
cálculos, hacer gráficos y tablas. Es una herramien- filas y columnas. La intersección de filas y columnas
ta para analizar, compartir y administrar informa- formará las celdas; un conjunto de celdas contiguas
ción, que nos ayudará a tomar decisiones mejor se denomina rango. Además, los archivos de Excel
fundadas. Con él podemos realizar desde cosas muy se denominan libros -como los documentos en
sencillas, como una lista de alumnos y sus califica- Word-, y cada libro cuenta de manera predetermi-
ciones, hasta algo tan complejo como una tabla nada con tres hojas, cada una ellas con millones de
dinámica y un gráfico para la representación de las celdas. Cuando queramos modificar el contenido de
ventas de una organización (Figuras 1 y 2). una celda, podemos dirigirnos a la barra de fórmu-
las y desde allí introducir los cambios deseados,
hacer doble clic sobre la celda en cuestión o presio-
nar la tecla F2, que también nos permitirá acceder
al modo edición (Guía Visual 1).

FIGURA 1. Una tabla con datos y un gráfico

también pueden ser realizados con Excel 2007.

FIGURA 2. El potencial de Excel nos permite no sólo realizar cálculos, sino también producir trabajos
de alta calidad, incorporando gráficos e imágenes, gestionando colores y formatos.

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 La interfaz de Excel 2007

GUÍA VISUAL /1
La planilla de Excel

1
3 4
2

7
5

1 Las filas están indicadas con números.

2 Las columnas están indicadas con letras.
3 Cuadro de nombres: a través de esta sección podremos darle un nombre a un rango para apli-
carlo en algún cálculo.
4 Barra de fórmulas: aquí podremos visualizar las fórmulas, funciones o datos incluidos en una
celda de la planilla de Excel 2007.
5 Datos tipo texto: podremos incluirlos como encabezados, y hasta en funciones.
6 Datos numéricos: con ellos podremos realizar cálculos.
7 Operaciones: un cálculo muy sencillo. En este caso, una suma.

La interfaz grama con respecto a las anteriores es que ahora

podemos construir planillas de más de 16.000
de Excel 2007 columnas, indicadas con letras desde la A hasta la
XFD, y con una cantidad de filas superiores a un
La interfaz de usuario de Microsoft Office Excel millón, exactamente 1.048.576. También encontra-
2007 es conceptualmente similar a la de Word, es remos la Barra de herramientas de acceso
decir, una interfaz orientada a resultados. Según el rápido, que podemos configurar de acuerdo con
trabajo que vayamos a realizar, Excel 2007 nos nuestras necesidades para tener, al alcance de un
mostrará los comandos necesarios. Una de las clic, las opciones que nos resulten más útiles o que
novedades que incorpora la nueva versión del pro- utilizamos frecuentemente. Igual que en Word y en

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FIGURA 3.
Podemos incluir
algunos comandos
básicos directamente
y otros tendremos
que personalizarlos.

otros programas de la suite, encontraremos el cosas. También podremos activar con pocos clics las
nuevo Botón de Office, que incluirá las opciones operaciones básicas de la barra de estado. De esta
básicas conocidas, como Abrir , Guardar , forma, al seleccionar un grupo de celdas, en nuestra
Imprimir, Cerrar, etcétera (Figura 3). barra aparecerá el resultado de algunas cuentas,
como ser el promedio de los datos, si la información
es numérica, el recuento de la cantidad de datos
seleccionados y el recuento numérico que nos dará
La barra de estado como resultado la cantidad de números que se
encuentran seleccionados. También podremos saber
La barra de estado es la pequeña línea con informa- cuál es valor máximo, el mínimo y la sumatoria total
ción que podemos observar debajo de las celdas y los de los valores seleccionados (Figura 4).
nombres de las hojas. Desde aquí visualizaremos si,
por ejemplo, tenemos activado el Bloq. Mayús de Para modificar las opciones de nuestra barra, podre-
nuestro teclado, o el teclado numérico, entre otras mos dar clic con el botón derecho del mouse y, de

FIGURA 4. Si lo deseamos, podremos visualizar sólo algunas de estas cuentas básicas.

LAS OPERACIONES
Los signos + y – se utilizan para realizar las operaciones de suma y resta respectivamente. El
asterisco (*) nos permite realizar multiplicaciones, mientras que la barra oblicua (/) se usa para
dividir. Para realizar la radicación debemos realizar la potencia inversa.

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 Filas y columnas

esta manera, accederemos a su personalización.

Desde la ventana Personalizar barra de estado,
podremos activar o desactivar el cálculo de las cuen-
tas básicas mencionadas anteriormente. También nos
da la posibilidad de mostrar el número de página en
la cual estamos situados cuando utilizamos el modo
de visualización de Diseño de página, que veremos
más adelante (Figura 5).

Filas y columnas
Como dijimos, la planilla de Excel está conformada
por filas y columnas, por lo que debemos saber cuá-
les son las acciones que podemos realizar sobre ellas,
que nos facilitarán algunas tareas.

INSERTAR Y ELIMINAR
En muchos casos nos resultará necesario agregar o
quitar filas o columnas dentro de nuestras planillas,
informes, etcétera. Dentro del grupo Celdas de la
pestaña Inicio, encontraremos los comandos:
Insertar, Eliminar y Formato. Estas opciones
son muy intuitivas y, si elegimos las correctas,
podremos insertar o eliminar celdas, filas, columnas FIGURA 5. Hay un total de 22 parámetros
y hojas. Sólo debemos tener en cuenta que las filas que podemos modificar para visualizar la barra
se agregarán por encima de la selección actual de la forma deseada.

OPCIONES DE EXCEL: FÓRMULAS

Bajo el grupo denominado Fórmulas, podremos modificar algunas opciones para trabajar con
fórmulas como el estilo de la referencia, cambiando el tradicional por el denominado F1C1, que
indica referencias relativas a partir de la celda en la cual nos encontramos situados.

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recerá ninguno de los cuadros, sino que simplemente

se ejecutará la acción indicada. Las opciones del
grupo Celdas también las encontraremos dentro de
los comandos disponibles que se visualizan al hacer
clic con el botón derecho del mouse sobre una deter-
minada selección (Figura 7).

FIGURA 6. Al presionar Insertar celdas,

veremos un cuadro que nos permitirá
seleccionar en qué lugar de la planilla
se insertarán las celdas.

mientras que las columnas lo harán a la izquierda

de la celda activa (Figura 6).

Para facilitar el manejo de estos comandos, pueden

resultarnos de gran utilidad los atajos de teclado. Para
insertar una fila o una columnna, podremos presionar a
la vez las teclas CTRL+ + (signo de suma), de esta
forma accederemos al cuadro Insertar celdas. De la
misma manera, para eliminar alguna parte de nuestras
hojas debemos presionar CTRL+ - (signo menos), y
visualizaremos el cuadro Eliminar celdas. También
debemos saber que, si deseamos insertar o eliminar
una columna o una fila completa, es posible seleccio-
nar toda la fila o columna y utilizar el atajo de tecla- FIGURA 7. Al utilizar el botón derecho
do visto anteriormente. Al realizar esto (teniendo del mouse encontraremos las indicadas para
seleccionada la fila o columna por completo) no apa- Insertar y Eliminar filas, columnas y celdas.

SELECCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS

Al utilizar el teclado, podremos seleccionar de forma muy sencilla la totalidad de una columna
si presionamos CTRL+Barra espaciadora, mientras que, si deseamos seleccionar una o varias
filas enteras, utilizamos la combinación MAYUSC+Barra espaciadora.

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 G u a rd a r l a p l a n i l l a

MOSTRAR Y OCULTAR Guardar la planilla

Además de poder insertar y eliminar filas y colum-
nas, es posible ocultar algunas de ellas para visua- Al momento de guardar nuestros proyectos de
lizarlas en el momento que sea necesario. Podremos Excel, debemos dirigirnos a Botón de Office/
acceder a estas opciones básicamente desde dos Guardar como (o pulsar la tecla F12) y allí veremos
lugares: el primero y más visible se encuentra den- que podremos optar por guardar el archivo en dife-
tro de la ficha de opciones Inicio, también en el rentes formatos, cada uno de ellos tendrá distintas
grupo Celdas, pero en este caso dentro de las funcionalidades y usos:
opciones de Formato, bajo el título Visibilidad.
Al hacer clic en Ocultar y mostrar, veremos un • Libro de Excel: guarda en el formato predeter-
menú contextual con más opciones (Figura 8). minado de archivo, extensión .xlsx.
• Libro de Excel habilitado para macros: con
Nuevamente, dentro de las opciones incluidas al esta opción podemos guardar los archivos que pose-
presionar el botón derecho del mouse sobre una an macros. Su extensión será .xlsm.
determinada selección, encontraremos estos • Libro binario de Excel: guarda los archivos
comandos. Sólo serán visibles cuando hayamos en el formato binario de Microsoft Excel 2007
seleccionado una fila o columna. (BIFF12), cuya extensión es .xlsb.
• Libro de Excel 97-2003: esta opción nos ser-
virá para poder guardar un archivo creado con Excel
2007 y que tenga compatibilidad con versiones
anteriores del programa.
• PDF o XPS: archivo de diseño fijo.
• Otros formatos: también podemos guardar
nuestro libro como un archivo de texto, una planti-
lla de Excel o una página web.

FIGURA 8. También será posible ocultar

y mostrar hojas utilizando estos comandos.

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Las referencias necesitamos es congelar la fila utilizaremos A$1.

Esto nos permitirá que, al arrastrar fórmulas, las par-
relativas y absolutas tes de la referencia que se encuentren fijas no sean
alteradas. Si deseamos fijar filas y columnas a la vez,
Cuando copiamos una fórmula, el rango al que se o sea, obtener una referencia totalmente absoluta,
encuentra referenciado dentro de la fórmula se des- la dirección de la celda deberá ser $A$1. Luego de
plazará con la misma relación que tenga respecto de tener confeccionada la cuenta de resultados en valo-
la celda de origen, pero esta vez respecto de la celda res, construiremos un cuadro para expresar los mon-
destino. Estas referencias son denominadas relati- tos como porcentajes de las ventas.
vas. Pero también es posible fijar celdas o alguna
parte de su dirección (columna o fila) para que, al En nuestro ejemplo, al fijar la columna hemos podido
momento de copiar las fórmulas que contengan estas copiar la fórmula incluida en B11 al resto de las cel-
celdas, sus referencias se encuentren relacionadas das del cuadro y hemos obtenido, de esta forma, el
con las celdas destino. Este tipo de referencias se resultado correcto. Si no hubiéramos realizado ningu-
llaman absolutas. De esta forma, entendemos que na fijación en la referencia de celda incluida en la fór-
las referencias que posean nuestras fórmulas son muy mula, al copiarla hubiéramos obtenido un resultado
importantes, ya que podrán ser relativas o absolutas. erróneo. Para fijar celdas mientras introducimos la
operación o la función que incluya la referencia en
Vamos a profundizar esta explicación con un ejem- cuestión, podremos utilizar la tecla F4 para poder
plo: elaboraremos una cuenta de resultados muy alternar entre las diferentes variantes de fijación.
sencilla de una distribuidora de libros. Antes de
comenzar debemos saber que, para fijar filas o
columnas, tenemos que anteponer el signo $ al
nombre de la celda. De esta forma si, por ejemplo, Las operaciones
deseamos fijar la columna de una referencia para la
celda A1 introduciremos $A1, mientras que si lo que básicas
Vamos a construir nuestro primer proyecto para poder
continuar con las explicaciones. Para esto, empezare-
mos por crear un nuevo archivo: vamos a Botón de
Office/Nuevo y, en la ventana que se abre, hacemos
clic en Libro en blanco y luego en Crear. De esta
manera, veremos la hoja cuadriculada que describi-
mos al principio del capítulo, lista para comenzar a
trabajar. En cualquier lugar de la planilla, por ejemplo
en la celda A4 (de modo de dejar un espacio libre para

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 Las operaciones básicas

los títulos), colocaremos una lista de precios, indican- El primer cálculo que realizaremos será para obte-
do códigos de artículos, descripciones y precios de ner el total de las ventas de cada artículo. Para esto,
venta. En las columnas siguientes, mostraremos algu- multiplicaremos los datos incluidos en la columna B
nos datos que reflejen unidades vendidas de cada (Cantidad) y la columna C (P.Venta) utilizando un
uno de los productos. Calcularemos la venta total, el asterisco (*) para realizar la operación. Para incluir
costo y la utilidad bruta (Figura 9). una función en Excel, preferentemente, debemos
comenzar introduciendo un =. Sin embargo, tam-
bién es posible comenzar con un signo + o -. Sólo
debemos tener en cuenta que, si comenzamos con
un signo menos (-) y luego el resultado arrojado
por la función no es un número, ésta nos dará error.
Volviendo a nuestra planilla, para realizar el cálculo
que necesitamos, en la columna D5 incluiremos la
fórmula =B5*C5 (Figura 10).

En la columna E, agregaremos el precio del costo para

cada uno de los artículos y, posteriormente, una
FIGURA 9. Hemos designado una columna nueva columna (la F) con el valor de costo total para
para las cantidades vendidas y otra para el precio cada uno de los artículos vendidos. Realizaremos este
de venta unitario de cada producto. cálculo de la misma forma que explicamos anterior-

FIGURA 10.
La multiplicación
del precio de venta
y de las unidades
nos arrojará el total
de las ventas.

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mente. Por lo tanto, en la celda F4 quedará el siguien- Para completar este simple análisis, agregaremos en
te cálculo: =B5*E5 (Figura 11). la columna H el cálculo de la utilidad como porcenta-
je de ventas. Para esto, realizaremos la división entre
Por último, calcularemos la utilidad que nos gene- la utilidad en valores y las ventas por medio de la
ran estas ventas. En primer lugar, en valores absolu- barra invertida / para efectuar el cálculo. Luego le
tos. Para esto, realizaremos la diferencia de los daremos formato de porcentaje a dicha división para
valores de venta y su respectivo costo en la colum- que los valores puedan visualizarse mejor. Esto lo
na G. En nuestro ejemplo, los costos se encuentran lograremos al ir a la solapa Inicio y presionar el
expresados con valores negativos, por lo tanto nos comando Estilo porcentual, que encontramos en
bastará con realizar la sumatoria entre estos valo- el grupo Número (Figura 13).
res. La fórmula quedaría expresada así: =D5+F5. Si
todos los importes se encontraran expresados con Podremos agregar o disminuir decimales para una
valores positivos, tendríamos que realizar una resta mejor representación de las cifras, lo podemos visua-
entre las ventas y los costos (Figura 12). lizar en la Figura 14 de este capítulo.

FIGURA 11.
Podremos agregar
un total al final
de cada columna
para enriquecer
la información.

INMOVILIZAR PANELES
Para poder fijar los encabezados de las columnas o los nombres de las filas que identifican los
datos, podremos inmovilizar los paneles. Esta opción la encontramos dentro de la ficha de
opciones Vista, dentro del grupo Ventana bajo el título de Inmovilizar paneles.

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 Las operaciones básicas

FIGURA 12.
Estos cálculos
también los podremos
realizar con algunas
funciones de Excel 2007
que iremos viendo.

FIGURA 13.
Podremos trabajar
con diferentes estilos
y formatos de celdas
que mejorarán
la cosmética.

FIGURA 14. Los botones para Aumentar decimales y Disminuir decimales nos permitirán
ajustar la cantidad de dígitos que se visualizarán luego de la coma.

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El formato De manera predeterminada, las celdas poseen forma-

to General cuando escribimos un número en ellas. Es
de los datos decir que no poseen un formato específico. La mayor
parte de los números a los que se les aplica este for-
Como hemos visto, la cosmética que posean nuestras mato se muestra tal como los escribimos. No obstan-
planillas es fundamental para darles profesionalismo te, si la celda no es lo suficientemente ancha para
a nuestros trabajos, que sean fáciles de leer por otros mostrar todo el número, el formato General redon-
y que generen una buena impresión a la vista. Pero en deará los decimales. Este formato también utiliza la
este caso, vamos a analizar los distintos formatos que notación científica (exponencial) para los números
podemos darles a nuestros valores. Básicamente, grandes (12 o más dígitos).
estas opciones las encontraremos dentro de la pesta-
ña Inicio, en el grupo Número (Figura 15). Dentro del grupo Número, encontramos los siguientes
formatos más utilizados:

• Formato de número de contabilidad: es el for-

mato a través del cual podremos agregarle el símbolo
de moneda que deseemos a nuestros números. Se dife-
rencia del formato monetario (explicado más adelante)
dado que alinea los símbolos monetarios y el separador
de decimales en una columna. Si seleccionamos Más
formatos de contabilidad, podremos elegir entre
todas las monedas existentes (Figura 16).

FIGURA 15. Los formatos numéricos FIGURA 16. Las monedas más utilizadas
más utilizados son accesibles de forma aparecen como predeterminadas (Pesos, dolares,
muy sencilla a través de esta lista desplegable. euros, libras).

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 El formato de los datos

• Estilo porcentual: muestra el valor de la celda

con formato de porcentaje. También es posible aplicar
este formato si presionamos CTRL+MAYUSC+% en nues-
tro teclado. Su icono se encuentra caracterizado con un
símbolo de porcentaje (%), y su uso es muy intuitivo.

• Estilo millares: muestra el valor de la celda con

separador de miles. Para lograr esto, Excel 2007 apli-
ca el formato de contabilidad al valor de la celda pero
sin un símbolo de moneda.

MÁS FORMATOS NUMÉRICOS

Excel posee un gran variedad de formatos numéricos.
Si aplicamos distintos formatos de número, cambia- FIGURA 17. Estas opciones también las vemos
remos la apariencia de los números sin modificarlos. al desplegar el comando Formato de número.
El Formato de número no afecta el valor real de la
celda que utiliza Microsoft Excel para realizar los cál-
culos. El valor real se seguirá mostrando en la barra de un separador de miles y el modo en que se
de fórmulas. Además de las opciones de rápido acce- muestran los números negativos.
so que encontramos en los iconos del grupo Número, • Moneda: se utiliza con los valores monetarios y
al hacer clic en la flecha ubicada en la esquina infe- muestra el símbolo de moneda predeterminado junto
rior derecha de este grupo, podemos acceder a la a los números. Se puede especificar la cantidad de
ventana Formato de celdas, donde hallaremos decimales por utilizar, un separador para miles y el
otros formatos (Figura 17). modo en que se mostrarán los valores negativos.
• Contabilidad: como ya mencionamos, este for-
• Número: se utiliza para la presentación de núme- mato permite establecer la moneda en la que
ros en general. Se puede especificar la cantidad de expresaremos los valores ingresados y las posicio-
posiciones decimales que se van a mostrar, el uso nes decimales que contendrá.

FORMATO DE NÚMERO: PARA TENER EN CUENTA

El Formato de número de contabilidad establece dos decimales de manera predeterminada.
Pero cuando trabajamos con valores grandes, es importante, para mejorar la lectura de los
datos y presentar una mejor cosmética, eliminar los decimales.

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FIGURA 18.
La Fecha larga permite
visualizar el día
de la semana y el mes
expresado en letras.

• Fecha: muestra los números de serie que repre- nido de una celda como texto, es decir que se mostra-
sentan fechas y horas como valores de fechas, según rá tal como lo escribimos, incluso los números.
el tipo y la configuración regional especificados • Especial: esta opción solo se utiliza en casos
(Figura 18). Los formatos de fecha que comienzan especiales para mostrar números como código pos-
con un asterisco (*) responden a cambios de la con- tal o números de teléfono.
figuración regional de fecha y hora, que se especifi-
can en el Panel de control de Windows. Los for-
matos sin asterisco no se ven afectados por dicha
configuración regional (Figura 19).

• Hora: de forma similar al formato Fecha, represen-

ta a los números de serie de fechas y horas como
valores de hora. También debemos tener en cuenta
que aquellos formatos que poseen un asterisco serán
afectados por los cambios que realicemos en la con-
figuración regional de Windows.
• Fracción: muestra un número como fracción,
según el tipo de fracción que especifiquemos.
• Científico: este formato es utilizado para mostrar FIGURA 19. Si la Fecha corta elegida posee
un número en notación exponencial. un asterisco (*) utilizará el separador de fechas,
• Texto: al aplicar este formato trataremos el conte- en este caso la barra (/).

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 O rd e n a r l o s d a t o s

• Personalizada: con esta opción podemos crear un Ordenar los datos

nuevo código de formato para visualizar textos y
números de la forma que necesitemos. Cuando trabajemos con gran cantidad de datos, será
indispensable conocer a fondo las distintas formas de
La aplicación de los formatos de celdas es muy senci- generar ordenamientos. Esta simple herramienta nos
lla. Por eso, vamos a centrarnos en la creación de resultará de gran utilidad. Básicamente, esta función de
algunos formatos personalizados que nos ayudarán a Excel nos permitirá ordenar un grupo de datos por uno
mejorar la exposición de nuestras planillas. o por múltiples criterios y tendremos, de esta forma, un
Comenzaremos con un sencillo ejemplo para crear mejor manejo de la información. Dentro de la ficha de
algunos formatos de fecha personalizados. opciones Datos, encontraremos el grupo Ordenar y
filtrar. Aquí hallaremos todas las opciones para tra-
En el caso de los días y los meses, al introducir un for- bajar con estas herramientas (Figura 20).
mato personalizado con cuatro letras (dddd o mmmm) Dentro de este grupo, encontraremos dos herramien-
visualizaremos el nombre completo del día o mes, tas de ordenamiento de rápido acceso.
como hemos visto en el ejemplo anterior. Si, en cam-
bio, sólo utilizamos tres dígitos (ddd o mmm) podremos • Ordenar de A a Z: ordena la selección situando los
visualizar el nombre en forma resumida, por ejemplo, valores más bajos en la parte superior de la columna.
en lugar de Sábado se mostrará Sáb, y para los meses • Ordenar de Z a A: inversamente a la explicación
será Sep en lugar de Septiembre. anterior, con este comando situaremos los valores
más altos en la parte superior de la columna.

FIGURA 20. Excel 2007 presenta agrupaciones

de herramientas muy intuitivas.

DE MILLONES A MILES
Podemos crear un formato numérico para expresar millones (1.000.000) en miles (1.000). Para
esto, debemos crear un formato numérico personalizado de la manera que vimos y en el campo
Tipo: incluir 0,. Esto podrá resultarnos de gran utilidad al trabajar con números muy grandes.

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 3.Excel

Estos botones son de rápido acceso, por lo que con mos aplicar. Sólo debemos tener en cuenta que, si
ellos el ordenamiento de los datos de una tabla será seleccionamos una parte de los datos que corres-
muy sencillo, ya sean números o textos. ponde a un rango más grande, Excel nos mostrará
un cuadro de diálogo de advertencia con la posibi-
Para mostrar un ejemplo, tomaremos una base de lidad de ampliar el rango de datos seleccionado.
clientes y aplicaremos distintos ordenamientos. Este tipo de advertencias que nos proporciona el
Partiendo de nuestra base de datos, y sin necesidad programa nos dan la posibilidad de cometer menos
de tener que seleccionar todos los datos, podremos cantidad de errores y nos facilita, de este modo,
situarnos en la columna sobre la cual deseamos gene- nuestra tarea (Figura 22).
rar el ordenamiento y presionar el botón Ordenar de
A a Z. En estos casos, Excel interpretará que desea-
mos ordenar el grupo de celdas que se encuentra por
debajo de la seleccionada. Por lo tanto, debemos
tener en cuenta que si dentro de nuestros datos exis-
te alguna fila totalmente vacía, al generar un ordena-
miento de los datos, sin seleccionar todo el rango,
sólo se ordenarán los incluidos hasta alcanzar la fila
en blanco. En cambio, si sólo se encuentran vacías
algunas de las celdas de la base, pero al menos hay
algún dato que genere continuidad entre la informa-
ción, el ordenamiento se aplicará sobre la totalidad
del rango en cuestión. Siguiendo con el ejemplo, nos
situaremos sobre la columna Rubro y aplicaremos un
clic en el comando Ordenar de A a Z (Figura 21).
También podemos ordenar únicamente un determi-
nado rango. Para eso, debemos seleccionar el rango FIGURA 21. Nos situamos en la columna que
deseado y utilizar el comando Ordenar de A a Z deseamos ordenar, y el comando se ejecutará
u Ordenar de Z a A, según el criterio que quera- correctamente.

FILA DE TÍTULOS
De manera preestablecida, el valor del título no se incluye en la operación de ordenación. A
veces, es posible que tengamos que activar o desactivar el título para que su valor se incluya o
no al momento de realizar un ordenamiento.

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 A p l i c a r f i l t ro s

Aplicar filtros
Además de conocer perfectamente la forma de
ordenar datos, será necesario aprender a aplicar fil-
tros para poder trabajar con gran cantidad de
datos. Esta herramienta también la encontraremos
en la ficha de opciones Datos, dentro del grupo
Ordenar y filtrar (Figura 23).

Con sólo situarnos en alguna parte de nuestra planilla y

presionar el botón Filtro, aparecerán, junto a los
encabezados de las columnas, unas pequeñas flechas
desde donde podremos realizar las selecciones.
También es posible activar los filtros al presionar la com-
binación de teclas CTRL+MAYÚS+L. Si presionamos nue-
vamente el botón Filtro o su combinación de teclado,
lo que hacemos es quitar las flechas de filtros y mostrar
nuevamente todos los datos (Figura 24).
FIGURA 23. Si aplicamos filtros, podemos
Desde la flecha de filtros, accedemos también a las seleccionar parte de la información
opciones de ordenamiento que hemos tratado ante- de una base de datos.

FIGURA 22
Es posible continuar
con el ordenamiento
de los datos seleccionados
o ampliar la selección.

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 3.Excel

riormente. Desde los simples botones para generar un AUTOSUMA

orden alfabético hasta las opciones de Ordenar por Aquí encontraremos, además de la función =SUMA que
color y Filtro personalizado. Al presionar la fle- hemos explicado anteriormente, algunas funciones
cha de la columna sobre la cual deseamos efectuar un muy sencillas dedicadas a calcular el promedio, obte-
filtro, accederemos en forma directa a las opciones de ner los valores mínimos y máximos de una determina-
filtrado. El paso más sencillo será seleccionar o des- da lista de datos, y realizar conteos (Figura 26).
eleccionar los elementos incluidos en dicha columna
que deseamos visualizar u ocultar. FINANCIERAS
Sólo debemos identificar que, dentro de este grupo,
hallaremos las funciones relacionadas con los cálcu-
los financieros. La aplicación de intereses y tasas. El
La biblioteca cálculo de pagos y la amortización de créditos, por
ejemplo (Figura 27).
de funciones
LÓGICAS
Dentro de la pestaña Fórmulas, Excel 2007 presenta Este grupo es muy pequeño, pero aquí podremos
un grupo denominado Biblioteca de funciones, encontrar algunas funciones que nos resultarán de
que incluye, divididas en distintos grupos, las fórmu- gran utilidad al elaborar construcciones complejas.
las que podemos aplicar (Figura 25). Por ejemplo, con la función =SI (que desarrollaremos

FIGURA 24.
Con pocos clics podremos
efectuar filtros
muy interesantes.

CARACTERES COMODÍN
Podremos potenciar las opciones que presentan los filtros utilizando los caracteres especiales
que cumplen funciones de comodín. Con el signo de interrogación, representaremos cualquier
carácter individual, en cambio, con el asterisco, representaremos una serie o secuencia.

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 La biblioteca de funciones

FIGURA 25. Cada grupo se encuentra

representado por un icono diferente, relacionado
con su contenido.

FIGURA 26. El cálculo de estas funciones

también se visualiza en la barra de estado.

en detalle más adelante) podremos analizar una

determinada condición que, de cumplirse, nos permi- FIGURA 27. Además de lo indicado, en este grupo
tirá realizar un determinado cálculo o acción. Si arro- encontraremos funciones para el análisis
ja como resultado un valor falso, podremos accionar de proyectos, para calcular el valor actual neto
algo diferente (Figura 28). y la tasa interna de retorno de flujos de fondos.

TODO CON EL TECLADO

En Microsoft Excel 2007, podemos llegar a cualquier lado y utilizar cualquier parte de la cinta de
opciones con sólo presionar el teclado. Al apretar la tecla ALT, veremos en pantalla el carácter
asignado a cada ficha de opciones para la ejecución de las diferentes funciones.

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 3.Excel

por comas, cada uno de los datos en diferentes

columnas. Además, aquí también hallaremos algunas
herramientas para poder transformar valores numéri-
cos a textos y a la inversa (Figura 29).

FECHA Y HORA
Este grupo incluye todas aquellas funciones referidas
al manejo de fechas y su composición. Podremos
determinar días, meses y años como así también
horas, minutos y segundos de las horas (Figura 30).

FIGURA 28. Las funciones O e Y nos permitirán

aumentar aún más la potencia de la función.
condicional SI que estudiaremos más adelante.

TEXTO
Además de trabajar con números, en Excel utilizamos
muchos valores que son considerados textos. Por eso,
aprender a manejarnos con ellos nos permitirá reali-
zar cálculos con mayor facilidad. Para esto, contamos
con un batallón de funciones dispuestas para mejorar
el manejo de las variables no numéricas.

• =EXTRAE: devuelve los caracteres del centro de

una cadena de texto especificando desde y hasta
qué carácter deseamos extraer.
• =IZQUIERDA: nos devuelve la parte inicial de una
cadena de texto donde debemos especificar la canti-
dad de caracteres que necesitamos.
• =DERECHA: muestra una porción de una cadena de
texto comenzando desde la parte final y devolviendo
la cantidad de caracteres que indiquemos en su
segundo argumento.
FIGURA 29. Existen funciones que nos
Utilizando estas funciones podríamos, por ejemplo, permitirán convertir texto de mayúsculas
extraer de una lista de nombres y apellidos separados a minúsculas, y viceversa.

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 ¿Cómo aplicar las fórmulas?

¿Cómo aplicar
las fórmulas?
Vamos a realizar un ejemplo para aprender a utili-
zar algunas de las funciones más importantes.
Haremos de cuenta que nos encontramos en un
depósito de mercadería donde debemos ingresar en
una planilla los diferentes movimientos de entrada,
salida y devoluciones de mercadería. Esta tarea se
realiza en forma diaria. Debemos generar un resu-
men de los movimientos para poder analizar qué es
lo que sucede con el depósito. En primer lugar, vol-
caremos en una planilla los diferentes movimientos
como vemos en la Figura 31.

FIGURA 30. Las funciones relacionadas con FIGURA 31. Aquí, hemos dispuesto movimientos
las fechas son de gran utilidad al manejarnos con de dos meses, pero podrían ser de muchos
datos que debemos actualizar periódicamente. más sin que eso nos genere inconvenientes.

REFERENCIA CIRCULAR
Cuando incluyamos cualquier función u operación en Excel que se encuentre en forma directa o
indirecta referenciada a sí misma, se generará una referencia circular. Estas son indicadas
en la barra de estado de nuestra planilla y nos muestran en la celda en que se encuentran.

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 3.Excel

Deseamos obtener un resumen para cada mes de los La función =DIA posee las mismas características que
movimientos indicados como: las utilizadas y puede resultar de interés para resolver
problemas con más detalle.
• E: entrada de mercadería
• S: salidas SUMAR.SI
• D: devoluciones efectuadas a los proveedores por Nuestro objetivo final es realizar sumatorias de las
mercaderías defectuosas. unidades ingresadas y sus valores para cada movi-
miento y mes. Esto lo lograremos utilizando la función
El primer paso será identificar con las fechas que =SUMAR.SI, que realiza sumatorias de valores que
poseemos, el mes y el año, para luego poder realizar cumplan con una determinada condición. Esta fun-
una sumatoria teniendo en cuenta este concepto. Una ción es de gran utilidad ya que, si realizamos las com-
manera de lograr esto consiste en utilizar algunas cel- binaciones correctas, podremos aplicarla para hacer
das auxiliares que nos servirán para realizar cálculos sumatorias con más de una condición. A nuestra pla-
intermedios y facilitar nuestra tarea. Dentro del grupo nilla de Movimientos del depósito, agreguemos
de funciones de Fecha y hora, hallaremos: algunas filas por encima de nuestro detalle de movi-
• DIA: devuelve el día, teniendo como argumento una mientos para poder realizar el resumen (Figura 32).
fecha. Valor entre 1 y 31.
• MES: arroja como resultado el número que repre-
senta un mes.
• AÑO: tomando una fecha como argumento, nos
devuelve el año que le corresponde.

En principio, sólo nos interesa identificar el mes, pero

también es conveniente incluir como variable el año
para que nuestro resumen funcione correctamente
cuando poseamos los movimientos de más de un año.

FIGURA 32. También calcularemos el precio

promedio de cada tipo de movimiento, realizando
la división entre los importes y las unidades.

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 Insertar gráficos

forma anual, aunque podríamos incluir algunas

modificaciones para visualizar la información por
mes. Debemos tener en cuenta que esta función
posee, como limitación, que sólo podemos trabajar
con una única condición.

Insertar gráficos
A continuación, mostraremos cómo aplicar la función Un gráfico es una representación diferente de los
=SUMAR.SI para ver qué resultado obtenemos. Pero datos de nuestras planillas. De forma más sintética
antes, debemos saber que la función =SUMAR.SI y de un simple vistazo, podemos analizar la infor-
posee tres argumentos: mación incluida en un cuadro. Existen muchos tipos
de gráficos por lo que la clave será seleccionar el
• Rango: será el grupo de celdas donde se encuentre la adecuado según los datos que deseamos mostrar.
condición que deseamos evaluar para realizar la suma.
• Criterio: valor o criterio que determina qué celdas Como toda cuestión gráfica, resulta muy importan-
deben sumarse. Puede estar en forma de número, te el diseño, ya que es el corazón de esta herra-
texto, expresión, o estar referenciado a una celda. mienta. En Excel 2007, las herramientas para cons-
• Rango_suma: es el grupo de celdas donde se truir gráficos las encontraremos dentro de la ficha
encuentran los valores que deseamos sumar si cum- de opciones Insertar. Aquí, dentro del grupo
plen con el criterio establecido. Si lo omitimos, se uti- Gráficos, encontraremos las principales opciones
lizarán las celdas del primer argumento, rango. para comenzar a utilizar esta herramienta (Figura 33).
Cuando nos posicionemos sobre un gráfico, apare-
Comencemos por realizar una sumatoria de las cantida- cerán nuevas fichas de opciones específicas para
des e importes de cada movimiento (Paso a paso1). esta herramienta, desde donde podremos modificar
De esta forma, hemos logrado obtener los datos en muchísimos parámetros.

LA IMPORTANCIA DE FIJAR CELDAS

Es fundamental fijar parte de las referencias con el carácter $ o al presionar la tecla de funcio-
nes F4 hasta que hallemos la opción deseada. De esta forma, nos aseguraremos de que, al rea-
lizar copias de las fórmulas introducidas, los cálculos sigan siendo los correctos.

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 3.Excel

PASO A PASO /1
Utilizar una suma con condiciones

1 Sitúese en la celda C3 y seleccione,

dentro del grupo de funciones Matemáticas
y trigonométricas, la función SUMAR.SI.
Aparecerá la ventana Argumentos
de función , donde deberá seleccionar
como argumento Rango, los, datos que indican
el tipo de movimiento, incluidos en la columna B
y, como Criterio, la celda B3, que es donde
ha establecido la letra (E, en este caso).

2 Dentro de Rango_suma debemos hacer

referencia a la columna C, la cual contiene
estos datos.
Agregue el símbolo $ para fijar las partes
de los rangos, lo que le permitará copiar
la fórmula al resto de las celdas sin tener
que realizar ninguna modificación.
La sintaxis completa quedaría expresada:
=SUMAR.SI($B$11:$B$62,$B3,$C$11:$C$62).

3 Copie la fórmula al resto de las celdas

para obtener los totales para cada movimiento.
Aplique algunas opciones de formato
para mejorar el aspecto del resumen.

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 Insertar gráficos

FIGURA 33. Desde Gráficos, comenzaremos

a elaborar representaciones de los datos.
de representaciones de los datos de una tabla.

TIPOS DE GRÁFICOS
Para empezar, haremos un rápido repaso por los tipos
de gráficos que posee Excel 2007 y sus agrupaciones, posible mostrarlos en 2D y 3D. Los valores de su serie
para luego utilizar ejemplos y mostrar en detalle todas deben ser todos positivos y, generalmente, se utiliza
sus funcionalidades. Los siete grupos principales son: cuando sólo poseemos una serie de datos.
• Barra: serían algo así como los gráficos de columnas,
• Columna: estos gráficos muestran los datos en pero en forma horizontal (acostados). Posee las mismas
forma de columnas, de forma simple o apilada. Se opciones de presentación de datos que los de Columna.
pueden mostrar en 2D y 3D. Sus variantes son los grá- • Área: se presentan en 2D y 3D, se muestran como
ficos cilíndricos, cónicos y en forma de pirámide. gráficos de líneas rellenos. Sus modalidades son gráfi-
• Línea: son gráficos que representan la información cos de Área apilada, Área 100% apilada, Área
en líneas. También pueden presentarse en 2D y 3D (en 3D, Área 3D apilada, Área 3D 100% apilada.
forma de cintas). Estos gráficos nos sirven para repre- Estos gráficos enfatizan las diferencias entre diferentes
sentar evoluciones de valores a través del tiempo. conjuntos de datos en un período de tiempo.
Además, este tipo de gráficos muchas veces es utili- • Dispersión: son útiles para representar gran can-
zado cuando trabajamos con series de datos muy lar- tidad de datos y mostrar la dispersión de los valores.
gas y se desea presentar tendencias. Posee varias opciones interesantes. Muestran la rela-
• Circular: también llamados gráficos de torta, mues- ción entre los valores numéricos de varias series de
tran en un círculo el 100% de la información, son muy datos o trazan dos grupos de números como una
útiles para mostrar porcentajes de participaciones. Es serie de coordenadas XY. Estos gráficos poseen dos

ANCHO DE LAS BARRAS

En los gráficos de Barra o Columna, podremos modificar el ancho de éstas: debemos hacer clic
derecho sobre las barras del gráfico y seleccionar Dar formato a serie de datos y, en la ven-
tana que aparece, modificar las opciones Superposición de series y Ancho del intervalo.

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 3.Excel

ejes de valores, mostrando un conjunto de datos todos los comandos para aplicar a la configuración de
numéricos en el eje horizontal (eje x) y otro en el eje la impresión. Por ejemplo, es posible modificar el
vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de tamaño de los Márgenes. Para ello, se presentan
datos únicos y los muestra en intervalos uniformes o varias opciones ya predefinidas aunque también,
agrupaciones. Estos gráficos se utilizan normalmente como sucede con muchos de los comandos de Excel
para mostrar y comparar valores numéricos como 2007, aparecerá como opción la Última configu-
datos científicos, estadísticos y de ingeniería. ración personalizada que hayamos aplicado.
• Otros gráficos: en este grupo hallaremos los Adicionalmente, podremos acceder a la personaliza-
tipos de gráficos más extraños, algunos de gran utili- ción total de estos parámetros si presionamos
dad, como ser los gráficos de Burbuja o Anillo. Márgenes personalizados.
Aquí también encontraremos el gráfico Radial, de
Cotizaciones y Superficie. También es posible seleccionar sólo una parte de la
hoja para que se imprima. Establecer área de
impresión es el comando que nos permitirá realizar
esta tarea. El procedimiento sería seleccionar el rango
Imprimir la planilla que deseemos imprimir y utilizar esta opción. De esta
forma, alrededor del rango de impresión aparecerá
Luego de haber construido nuestras planillas, puede una línea punteada. Esta línea no se imprimirá. Para
ser necesario imprimirlas. Para esto, dentro de la borrar el rango seleccionado aplicaremos la opción
ficha de opciones Diseño de página, hallaremos Borrar área de impresión, que se encuentra
básicamente, las herramientas relacionadas con las disponible dentro del botón Área de impresión.
impresiones. Desde aquí, podremos navegar por la
configuración de la página por imprimir y modificar Saltos de página
muchos parámetros. Los saltos de página nos permiten establecer qué par-
tes de nuestras planillas serán impresas en cada hoja,
CONFIGURAR PÁGINA podremos establecerlos y eliminarlos fácilmente. Los
En el grupo Configurar página, dentro de la ficha saltos se insertarán por encima y a la izquierda de la
de opciones Diseño de página, encontraremos celda seleccionada.

RESUMEN
Durante este capítulo, descubrimos las principales herramientas que Excel pone a nuestra dis-
posición. Comenzamos trabajando con filas y columnas, modificamos el formato de las celdas,
analizamos los formatos condicionales y también aprendimos a trabajar con fórmulas.

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