UNIVERSIDAD NACIONAL DE TUMBES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
GERENCIA DE VENTAS Y PUBLICIDAD
I UNIDAD
DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE VENTAS
Docente: Lic. Jean Carlo Armanza Coveñas
3.3 Distribución física
3.3.1. IMPORTANCIA DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA EN LA EMPRESA
La distribución física puede ser un medidor entre el éxito y el fracaso en los
negocios. En esta etapa se pueden realizar los ahorros más importantes debido a que
el intercambio se facilita por medio de las actividades que ayuden a almacenar,
transportar, manipular y procesar pedidos de productos.
La distribución física implica la planeación, la instrumentación y el control del flujo
físico de los materiales y los bienes terminados desde su punto de imagen hasta los
lugares de su utilización, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes a
cambio de una ganancia. El mayor costo de la distribución física corresponde al
transporte, seguido por el control de inventario, el almacenaje y la entrega de pedidos
con servicios al cliente.
Los administradores han llegado a preocuparse por el costo total de la
distribución física, y los expertos creen que se pueden realizar grandes ahorros dentro
de esta área. Las decisiones erróneas sobre la distribución física pueden provocar
altos costos.
Aun las grandes compañías utilizan a veces demasiado poco las modernas
herramientas de decisión para coordinar los niveles de inventario, las formas de
transporte y la localización de la planta, la bodega y las tiendas.
Por ejemplo, al menos una parte de la culpa del lento crecimiento y la disminución
de ganancias de Sears durante los últimos años corresponden a su costoso y anticuado
sistema de distribución. Sus viejas bodegas de varios pisos y equipo no automatizado
lo han hecho mucho menos eficiente que sus competidores. Sus costos de distribución
representan el 8 por ciento de sus ventas, comparados con menos del 3 por ciento en
el caso de sus competidores cercanos, como K mart y Wal- Mart.
Además, la distribución física es no sólo un costo, sino una poderosa
herramienta de creación de demanda. Las compañías pueden atraer más clientes
otorgándoles mejor servicio o precios más bajos por medio de una mejor distribución
física. En cambio, pierden clientes cuando no logran suministrarles los bienes a tiempo.
3.3.2. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN
Muchas compañías expresan su objetivo como: llevar los bienes adecuados, a
los lugares adecuados en el momento adecuado, y al menor costo. Por desgracia,
ningún sistema de distribución física puede a la vez maximizar los servicios al cliente y
minimizar los costos de distribución. Un nivel máximo de servicios al cliente implica
grandes inventarios, el mejor medio de transporte y muchas bodegas, todo lo cual eleva
los costos de distribución. Un mínimo de costos de distribución implica un medio de
transporte barato, inventarios reducidos y pocas bodegas.
La compañía no puede sencillamente dejar que cada gerente de distribución
física limite sus propios costos. En efecto, los costos de transporte, almacenaje y
procesamiento de pedidos interactúan, a menudo en forma inversa. Por ejemplo, los
bajos niveles de inventarios reducen este tipo de costos, pero también incrementan los
que representan la falta de suministros, los pedidos atrasados, el papeleo, los ciclos
de producción especial y los envíos por transporte rápido, que son más caros. Como
los costos y actos de la distribución física implican fuertes transacciones, las decisiones
deben tomarse sobre la base de la totalidad del sistema.
El punto de partida para el diseño del sistema es el estudio de lo que desean
los consumidores y lo que ofrecen los competidores. Los primeros piden varias cosas
de sus proveedores: entregas puntuales, inventarios lo bastante amplios, la capacidad
de satisfacer necesidades de emergencia, un manejo cuidadoso de la mercancía, un
buen servicio después de la venta, y la voluntad de tomar a devolución o canje los
artículos defectuosos. Una compañía tiene que investigar la importancia de estos
servicios para los consumidores.
Una compañía también debe examinar los niveles de servicio de la competencia,
antes de fijar los suyos. Por lo general, querrá ofrecer al menos el mismo nivel que los
demás. Pero su objetivo es maximizar las ganancias, no las ventas, y por ello debe
analizar los costos que representa otorgar un mayor nivel de servicios. Así, algunas
compañías ofrecen menos servicio, pero cobran un precio menor; en cambio, otras dan
mayor servicio que sus competidores y cobran precios más altos para cubrir costos
mayores.
En última instancia, la compañía debe establecer objetivos para la distribución
física, con el fin de que éstos guíen la planificación. Por ejemplo, Coca Cola desea
"colocar una Coca donde baste con estirar el brazo para alcanzar su deseo". Otras
compañías van más lejos y definen niveles para cada factor del servicio.
Así, un fabricante de aparatos eléctricos ha definido las reglas de servicio
siguientes: entregar por lo menos el 95 por ciento de los pedidos dentro de los siete días
de recibidos, satisfacer el pedido del distribuidor con una exactitud del 99 %, responder
sus preguntas sobre la situación de su pedido en un máximo de tres horas y asegurarse
de que la mercancía dañada durante el transporte no exceda del 1 %.
Ya con un conjunto de objetivos, la compañía está lista para diseñar un sistema
de distribución física que minimice el costo de alcanzarlos. Los puntos principales son
los siguientes: Cómo deben manejarse los pedidos (procesamiento de pedidos) Dónde
deben situarse las existencias (¿almacenamiento?) ¿Qué cantidad debe tenerse a mano
(inventario)? ¿Y, cómo deben enviarse los bienes (transporte)??
Nivel de servicio.
Se determina por el número de días que pasan desde el momento en que se
realiza el pedido hasta la entrega de mercancía. Este sistema reduce la proporciona
de pedidos atrasados en el nivel determinado. Son muchos los elementos que
constituyen el nivel de servicio al cliente y algunos se mencionan a continuación.
Disponibilidad de Productos.
Proporción de Existencia Agotada.
Frecuencias de la Entrega.
Seguridad de las Entregas.
Cada empresa tiene una forma diferente de determinar su nivel de servicio al
cliente, pero en muchas ocasiones es determinada con base en las pautasque
marca la competencia. Es decir, si ofrece un nivel de servicio inferior, está en peligro de
perder a su clientela, al menos que en alguna forma haya un elemento compensador en
su combinación de mercadotecnia. Al contrario, si ofrece un nivel de servicio mayor, la
competencia puede también mejorar su nivel de servicio, lo que elevaría los costos para
todas las empresas.
El valor que le dan los consumidores al servicio que se les presta es uno de los
factores más difícil de medir dentro de sistema de distribución, pero con un poco de
habilidad es posible hacerlo, aunque el proceso de decisión pueda verse modificado.
Transporte de mercancías
Es un elemento de mucha importancia dentro de la distribución física. Para
transportar productos de una ciudad a otra se utiliza las diferentes vías de comunicación.
Principales medios de transporte usados:
Camión. – los camiones han ido aumentando constantemente su
participación en el transporte y representan ahorran 35% de la carga total.
Se encargan de la mayor parte del transporte dentro de las ciudades por
oposición a la que se hace entre ciudades. Cada día los camiones recorren
más de mil millones de millas distancia equivalente a 300000
viajes redondos a la luna. Pueden llevar productos de puerta apuerta, lo cual
ahorra a los compradores la necesidad de transferir sus productos de un
lugar a otro lo cual en ocasiones es una pérdida de tiempo.
Ducto.- los ductos son medios especializados para enviar petróleo, gas
natural y productos químicos desde sus puntos de origen hasta
los mercados. El enviar el petróleo cuesta menos que por tren, pero másque
por barco. La mayor parte de los ductos son utilizados por sus propios dueños
para enviar sus propios productos.
Ferrocarril. - es uno de los medios más eficientes con relación a su costo
para enviar grandes volúmenes de productos – como
carbón arena, minerales o productos agrícolas. Se han diseñado un nuevo
equipo para el manejo de categoría especiales de productos, proporcionan
vagones planos para transportar remolques por ferrocarril y servicios de
tránsito, como la desviación de los productos enviados a otros destinos.
Barco.- la globalización del planeta ha traído consigo la gran separación
entre los lugares de fabricación y venta de las mercancías, así muchas
manufacturas hechas en China se venden en Europa. Este movimiento de
mercancías exige grandes barcos capaces de transportar grandes
cantidades de mercancías. Normalmente estos barcos llevan contenedores
homogéneos (estándar) que pueden ser ajustados en camiones o trenes sin
necesidad de descargar las mercancías de su interior. En ocasiones hay
incluso barcos – factoría, que terminan de manufacturar el producto durante
la travesía del mismo. Con el desarrollo y expansión de este medio de
transporte, los canales como el de Suez y el de Panamá mantienen su
elevada importancia estratégica por ser los responsables de gran parte del
comercio mundial.
Avión. – aún un medio de transporte excesivamente caro, aunque su
velocidad hace que siga desarrollándose rápidamente.
Criterios para utilizar en la elección de un transporte
Costes. - se evalúa si el medio de transporte en realidad equivale a lo que
cuesta; en comparación con los demás medios.
Tiempos en tránsito. - es el tiempo total en el cual las mercancías se
encuentran en poder del transportista.
Confiabilidad. - se refiere a la integridad tanto en la seriedad como en la
consistencia del servicio que ofrezca el medio de transporte. El tiempo y la
confiabilidad afectan los costos de exigencia del vendedor además de las
posibles ventas que, por no tener disponible la mercancía no se puede
realizar.
Capacidad. - es el espacio que tiene el transporte para dar un servicio
adecuado a cada tipo de mercancía, ya que existen productos diferentes y
por tanto existirá un trato diferente. El medio de transporte debe estar en
condiciones retransportar la mercadería.
Asequibilidad. - es el conocimiento, por parte del transportista, de la ruta o
red específica para llevar las mercancías.
Seguridad. - la mercancía debe de llegar en optima condiciones donde el
consumidor, generalmente él transpone se hace responsable de todas las
pérdidas y daños en las pérdidas de la mercancía. El problema de seguridad
depende de las compañías transportistas y de las zonas geográficas
Coordinación de los servicios de transporte. - coordina e integra varios
medios de transarte. La empresa o los agentes de transportación son los que efectúan
esos trabajos.
3.3.3. MANIPULACIÓN DE PRODUCTOS
Es necesario que los productos se encuentren colocados en forma conveniente
para hacer accesible su manejo cuando se necesite. Este adecuado desplazamiento y
colocación es una responsabilidad que recae en un buen manejo de materiales. Es
indispensable contar con sistemas de transportación, vehículos, elevadores de carga,
etc., para que el manejo del producto sea lo suficientemente eficiente.
Para lograr la eficiencia requerida es necesario desarrollar recipientes grandes,
estandarizados y fáciles de manejar, en los que se podrán manejar paquetes pequeños
para su fácil envió.
El empaque o embalaje de protección será el que evite su maltrato ya que los
artículos al dañarse pierden posibilidad de satisfacer las necesidades del cliente, al
mismo tiempo que pierden utilidad.
En el manejo de productos muchas veces las características de estos
determinaran condiciones de manejo; por ejemplo, en el caso de líquidos y gases, sus
características determinan como deberán ser transportados y almacenados. De otra
manera podrían cambiar hasta las propias características de los productos.
Por eso es preciso contar con equipos especiales para la manipulación de los
productos y tomar en cuenta las características del producto cuando se diseña el
sistema de manejo de materiales.
La distribución física en este aspecto ha ido evolucionando, pues por medio de
los embalajes y empaques los embarques han superado su capacidad de transportar,
ocasionando que esta sea más amplia y el transporte se realice con la mayor rapidez y
sobre todo seguridad.
Almacenamiento
Se requiere de un lugar para guardar los productos se mantiene un inventario.
Aquí se toma en cuenta el tamaño, cantidad y ubicación de las instalaciones para
almacenarlos.
Funciones del Almacén
• Recibir mercancías. Se responsabiliza de las mercancías que recibe de
transportistas externos o provenientes de una fábrica cercana.
• Identificar mercancías. Se registran y se anotan las cantidades recibidas de
cada artículo. A veces es necesario marcar los artículos mediante una clave,
el código de barras etc.
• Clasificar mercancías. Como su nombre lo indica, se clasifican las
mercancías en las áreas apropiadas.
• Enviar las mercancías al almacén. Tiene identificado el lugar donde se
encuentra las mercancías.
• Conservar mercancías. Protege las mercancías hasta que se necesite.
• Retirar, seleccionar o escoger mercancías. Los artículos deben
seleccionarse en forma eficaz del lugar donde se encuentran
adecuadamente almacenados para el siguiente paso.
• Ordenar el embarque. Los artículos que integran el embarque se agrupan y
revisan para comprobar que estén completos o determinar la causa de los
faltantes.
• Despachar el embarque. El pedido se empaca de forma apropiada, se lleva
el vehículo de transporte correspondiente y se preparan los documentos
necesarios.
Tipos de Almacén
El gasto de las instalaciones físicas del almacenaje es importante dentro del
costo de distribución física. Existen dos tipos de almacenes:
• Almacenes privados. Son propiedad de una empresa que los opera con
objeto de distribuir sus propios productos.
• Almacenes públicos. Son organizaciones mercantiles, cuya principal
actividad es proporcionar almacenaje para la distribución física de los
productos de otras empresas sobre la base del alquiler. Estos almacenes
llegan a ofrecer productos, etc. La diferencia entre unos y otros estriba en
que los privados el gasto es un costo variable y en los públicos el gasto es
un costo fijo como seguros, impuestos e intereses.
