DOCUMENTACIÓN
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EXCESO Y OBSOLETO
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REVISIÓN :
Manual de Procedimientos
OBJETIVO.
Establecer un procedimiento que describa los requisitos mínimos para el análisis de
inventario que identifique los materiales excedentes y obsoletos para el cálculo de una reserva
financiera adecuada.
APLICABILIDAD.
La revisión de E&O se debe de coordinar, analizar, aprobar y reservar financieramente 2
veces por año junto con el inventario físico de Planta (de acuerdo a LEAP Manual 13.1).
Además generar periódicamente la preparación de un resumen “E&O walk´s”.
3. DOCUMENTOS DE CONSULTA.
I-LG-001. Recepción de Materias Primas.
Procedimiento de Inventario físico General
Manual de subcontratación SAP
DEFINICIONES.
A continuación se detallan los niveles de inventario.
a. Inventario de Producción: Se refiere al inventario para producción actual.
b. Inventario de Servicio: Inventario relacionado a la venta de partes de servicio, que no
tienen requerimientos normales de producción.
c. Inventario Exceso: Inventario en mano que excede una cantidad de 13 semanas de
requerimientos normales de producción y un año de requerimientos para servicios.
d. Inventario Obsoleto: Inventario en mano sin requerimientos para manufactura, servicio
u obligaciones contractuales.
e. “Surplus”: Inventario obsoleto y/o exceso.
f. “Releases”: Requerimientos del cliente en base semanal
ELABORADO POR: Gomez Ariel Gustavo APROBADO POR: AUGUSTO SOSTO
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RESPONSABILIDADES.
Las responsabilidades para el proceso de análisis de los inventarios E&O son los siguientes:
Director de Finanzas Divisional.
a. Revisar y aprobar el paquete final de E&O para su reserva correspondiente.
b. Aprobar el reporte “Exhibit - A”
Director de Materiales Divisional.
c. Asegurar que las plantas de EPMS preparen monitoreos mensuales de E&O,
además que estas se apeguen al procedimiento indicado.
d. Revisar y aprobar el paquete final de E&O para su reserva correspondiente
dos veces por año.
e. Aprobar el reporte “Exhibit - A”
Gerente de Planta.
f. Es responsable de asegurar que se siga la política de E&O por los Gerentes de
Materiales y de Finanzas.
g. Aprobar el reporte “Exhibit - A”
Gerente de Materiales.
h. Asegurar que la revisión de E&O es completada al 100% y correctamente.
i. Segregación física y control del inventario obsoleto.
j. Asegurar el correcto proceso de “reinstatement” y disposición.
k. Explicar principales motivos del Exceso y Obsoleto.
l. Coordinar el procedimiento fin de serie para asegurar el reclamo de
cancelación a los clientes una vez que termina producción normal por
cambio de ingeniería o de año modelo.
m. Aprobar el reporte “Exhibit - A”.
REFERENCIAS.
Manual LEAP (Lear Accounting Practices Manual), Sección 13.1
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FUENTES.
El departamento de Logística del Estabelecimiento es competente para otras explicaciones
sobre esta norma.
METODOLOGIA.
Revisión de E&O
Revisión semanal de Excesos y Obsoletos (análisis e inventario de Top 50).
La reserva financiera de E&O debe ser aprobada y ajustada dos veces por año, excepto por
motivos especiales.
Monitorear y garantizar que todo material que ha quedado obsoleto por algún cambio de
ingeniería por solicitud del cliente o de reléase será administrado y recuperado por un “Claim”.
Procedimiento
Se consideran materiales con requerimiento:
Materiales cuyo inventario no exceda 3 meses de producción regular.
Materiales para el lanzamiento de nuevos programas que tengan requerimientos evidenciados y
que el stock no exceda los tres meses.
Materiales adquiridos para satisfacer
El analista de inventario baja del sistema SAP el reporte ZMM078 “Exceso y Obsoleto” para
materia prima y para producto terminado y revisa que comprenda la totalidad del inventario
(áreas de planificación para el MRP (pacfor) todos los “almacenes”, y las 13 semanas de
requerimientos), este reporte es la base para el cálculo del “Walk semanal” y “Exhibit - A” del
trimestre.
El analista de materiales realiza el análisis del archivo Exceso y Obsoleto y confecciona el
“Walk Semanal” y envía adicionalmente una copia de este último al Contralor de Planta y al
Coordinador de Obsoletos Regional.
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Una vez que el “Walk Semanal” se ha generado, el Analista de Materiales hará el análisis de
cada # de parte, determinando oportunidades de reducción por:
“Service Requirements -1 year” Materiales para elaboración de piezas de servicio, basado en
el pronóstico de 1año de requerimientos, en caso de no contar con requerimientos del cliente
bien definidos, se puede usar información histórica de ventas de partes de servicio similares
del último año. (En caso de usar este enfoque, es necesario retener el soporte de cómo se
determino el pronóstico).
“New Programs without requirements” Materiales para lanzamiento de nuevos programas,
basado en información de Ingeniería de Producto y Métodos.
“Requirements at Another Plants” material usado en otras plantas.
Material de muestras al momento de recibirlo.
Inventario de reclamaciones al cliente basado en reclamaciones hechas al cliente que cumplen
(en tiempo y forma) con todos los requisitos establecidos por el cliente.
Números de parte con ‘‘cross reference”, es decir tienen requerimiento con otro # de parte.
Material que pueda ser re-trabajado para usarse como otro # de parte o substituido por otro #
de parte.
Ajustes de inventario pendiente, # de parte que no existen físicamente y el sistema necesita ser
ajustado.
Varios, cualquier otro concepto que sea demostrable su validez. (no es un riesgo)
Es necesario poner una explicación / comentario de todos los ajustes en categoría “Other” en
la columna “Explanations “
Documentación de soporte debe mantenerse como evidencia de todo lo ajustado.
Cualquier desviación de los criterios arriba definidos debe ser revisada y aprobada por el VP
de Finanzas y el Contralor Corporativo antes de implementarse.
Una vez determinada la cantidad ajustada, el analista debe preparar un resumen por cada
concepto y determinar la fecha en que se llevara a cabo (consumo, transferencia, substitución,
etc.).
El analista de Materiales al terminar los ajustes deben dar una explicación detallada de la causa
raíz a cada # de parte en Exceso u Obsoleto con valor mayor a $1000 (columna “Explanations
for Parts with Amounts OVER $1,000.00 scope defined in LEAP manual”) y mantener
documentación de soporte como evidencia. El Gerente de Materiales audita y valida dichas
explicaciones y la evidencia. Si las partidas menores a 1000 dólares son mayores a 100,000
dólares se deberá proporcionar una explicación general.
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Una vez terminado el análisis el Gerente de Materiales prepara el resumen para la revisión
gerencial; este incluye :
a) “E&O walk” (materia prima y producto terminado) mostrando apertura por “surplus”,
“adjustments” por clasificacion, “adjusted E&O” separando obsoletos y excesos, “Current
Finance Inventory reserve” y “Increase / (Decrease) to Inventory reserve”.
b) “Follow-up actions tracking” mostrando el avance respecto al mes anterior.
c) “Claims tracking” desglose de reclamaciones abiertas con el cliente.
Así mismo para el cierre del trimestre, el análisis (materia prima y producto terminado) es
enviado al Contralor de Planta para auditoria y validación de:
a) Incluye la totalidad del inventario.
b) El valor de “surplus” corresponde con el reporte ZMM078 “Exceso y Obsoleto”.
c) La veracidad y soporte de los ajustes.
El Gerente de Materiales y el Contralor de Planta revisan con el Gerente de Planta el “Exhibit
- A” el cual debe ser firmado por los tres. Asimismo revisan y validan el resumen para la
revisión gerencial.
Una vez revisado y aprobado el “Exhibit - A”, el Gerente de Planta envía al Coordinador de
Obsoletos Regional los archivos para su consolidación y revisión.
El Coordinador de Obsoletos Regional verifica que el valor del “surplus” coincida con el
reporte ZMM078 de “Exceso y Obsoleto” recibido como respaldo.
El Coordinador de Obsoletos Regioanl revisa las partidas de ajustes principales y requiere
copia del soporte al Gerente de Materiales para revisión.
El Coordinador de Obsoletos Regional consolida la información de las plantas y prepara un
resumen de EDS para revisión gerencial.
Una vez terminado y aprobado el análisis de E&O (Exhibit - A), el Gerente de Materiales se
asegura que el material sea físicamente contado y segregado.
Para el material obsoleto que se encuentra en reserva, el Gerente de Materiales genera el
reporte de “writte off” y lo envía al Contralor de Planta para aprobación. Una vez aprobado, se
da disposición al material. Si el material se encuentra en un Centro de Distribución envia el
“Exhibit - A” al Gerente del centro de Distribución solicitando la disposición del material y
requiriendo prueba de la disposición.
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Antes de enviar a scrap cualquier material en “Exhibit - A”, el Gerente de Materiales envía un
“stándard pack” de cada componente (como mínimo) al área de servicio.
La documentación del análisis de excesos y obsoletos deberá ser retenida por 5 años.
*********CONTINUAR***************
5.2 Proceso de preparación y envío de los materiales:
Los materiales que se facilitan a terceros se preparan a partir de una solicitud/alerta que el
proveedor envía al analista de materiales, en la cual detalla los códigos de los ítems faltantes
para la fabricación.
Esa solicitud se redirige al Almacén de Materia Prima en donde se separan y preparan las
cantidades a enviar.
Los materiales se envían en cajas cerradas de acuerdo al estándar pack. Pero existen
excepciones en las que los componentes son enviados en cantidades diferentes como cuando el
material es de uso compartido en el tercero y de manera directa en planta y se encuentra en
falta o en casos de devoluciones de materiales.
Una vez que el material está listo para la salida, pasa por control financiero en donde se realiza
una auditoría visual y posteriormente se elaboran los remitos de salida.
5.3 Monitoreo de envíos y consumo de materiales de subcontratación:
Envío de materiales de subcontratación:
Los componentes facilitados al subcontratista se gestionan a través del sistema SAP como
stock en terceros. En la Gestión de stocks, la puesta a disposición de los materiales representa
una transferencia entre depósitos del stock de libre utilización desde el depósito de materia
prima a un stock especial de material facilitado al proveedor. Dicho depósito es identificado
con el código SAP del proveedor correspondiente.
La transferencia entre depósitos se realiza en el momento de generación del remito.
Entrada de mercancías del producto final (con consumo de los componentes):
Los productos subcontratados ya elaborados se ingresan siguiendo el mismo procedimiento de
ingreso de las materias primas. Junto con la entrada de esos productos al sistema también se
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realiza una contabilización del consumo de los componentes a partir del material facilitado al
proveedor. El sistema copia los componentes con sus cantidades como posiciones de salida de
mercancías para cada posición de entrada de mercancías, es decir, que para cada entrada de
productos subcontratado, el sistema genera un el backflush (consumo) de los componentes.
5.4 Conciliación de stock en terceros:
El control de materiales de subcontratación, además de ser hecho a través del sistema SAP,
debe ser apoyado con una conciliación semanal con el proveedor.
El objetivo de la conciliación es validar mediante comparación el saldo de stock registrado en
el sistema contra el saldo físico que el proveedor declara tener en su almacén.
Para realizar esta conciliación, el proveedor debe enviar una vez por semana el F-LG-001
Formulario de conciliación de stock con terceros, en el cual deja constancia del stock que
posee para cada número de parte.
La conciliación de stocks debe estar soportada por los siguientes documentos:
1 – F-LG-001 Formulario de conciliación de stock con terceros: el cual debe contener como
información mínima los códigos de componentes, cantidades en stock declaradas por los
terceros y firma del proveedor.
2 – Correo electrónico en el que el proveedor envía el formulario completo y firmado
3 – Reporte de stock de los componentes en el depósito especial del tercero que muestra en
sistema SAP
Todas las divergencias encontradas deben ser corregidas en el sistema mediante ajuste de saldo
y deberá documentarse la causa raíz, acción correctiva, responsable y fecha de solución.
Las cantidades de material para SCRAP deben ser también conciliadas y registradas de
acuerdo con las responsabilidades establecidas en los contratos.
6. REVISION HISTORICA.
FECHA DE FECHA DE NIVEL DE DESCRIPCIÓN
EMISION EFECTIVIDAD REVISIÓN DE REVISIÓN
07 – 14 07 - 14 A EMISIÓN INICIAL
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7. RESPONSABLES.
Analista de materiales: es responsable de solicitar al almacén la preparación de los
materiales para enviar a terceros.
Personal del almacén: responsables de la preparación del material para enviar.
Control financiero: son responsables por la auditoría del material saliente y por la
generación de la documentación que acompaña el material.
Analista de Inventario: responsable de la conciliación semanal de stocks con el
proveedor.
ANEXOS.
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