Contabilidad básica

Naturaleza de la contabilidad
Toda persona física o moral (entidad) tiene que tomar decisiones sobre la forma en que debe distribuir
sus recursos.
La contabilidad es una técnica que produce sistemática y estructuralmente información cuantitativa
expresada en unidades monetarias, sobre los eventos económicos identificables y cuantificables que
realiza una entidad a través de un proceso de captación de las operaciones que cronológicamente mida,
clasifique, registre y resuma con claridad.
Los eventos económicos identificables y cuantificables deben captarse a través de un sistema de
control interno que excluya la posibilidad de no captar alguna operación de la entidad, para después
medirla en términos monetarios y clasificarla como activo, pasivo, capital, ingresos, costos o gastos,
registrarla en los libros de contabilidad y, por último, resumirla con claridad en la información financiera.
Lo anterior pone de manifiesto que la contabilidad es el proceso inicial y la base para producir
información financiera que sirva para la toma de decisiones.
La información financiera, por tanto, debe ser útil y confiable. Para ser útil debe ser oportuna y
significativa.
La oportunidad de la información contable es fundamental pues debe llegar al usuario a tiempo para
que pueda ser la base de la toma de decisiones.
La significación de la información está basada en la capacidad de representar simbólicamente en
palabras (conceptos) y cantidades, los resultados de operación y su situación financiera, y no de abrumar
al lector con detalles y cifras que distraigan su atención de lo significativo.
El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C.
(CINIF) es el órgano rector y de él emanan los pronunciamientos que se conocen como Normas de Infor-
mación Financiera (NIF), antes denominados principios de contabilidad, que serán tratados ampliamente
en la parte 5.

La entidad
Es un postulado básico incluido en la NIF A-3 vigente a partir del 1 de enero de 2006 y la define “La
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entidad económica es aquella unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por
combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros (conjunto integrado de actividades eco-
nómicas y recursos) conducidos y administrados por un único centro de control que toma decisiones
encaminadas al cumplimiento de los fines específicos”.1
De la definición anterior se desprende que toda entidad tiene los siguientes elementos:

a) Unidad identificable.
b) Conjunto integrado de actividades económicas y recursos.
c) Único centro de control.
d) Cumplimiento de fines específicos.
e) Personalidad de la entidad económica.

1
Norma (NIF) A-2, postulado básico Entidad, emitido por la CINIF.

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Clasificación de las entidades

Las entidades que realizan actividades económicas pueden clasificarse en:

a) Entidades con personalidad jurídica propia que son sujetas de derechos y obligaciones, pudiendo
ser personas físicas o morales. Ambas tienen personalidad y patrimonio propios. Las entidades
morales (colectivas), como se ha mencionado anteriormente, tienen personalidad y patrimonio
propios diferentes de las personas que las constituyen o administran, por tanto, la contabilidad
debe captar los derechos y obligaciones y resultados de operación propios de la entidad.
b) Entidades sin personalidad jurídica propia, que son las entidades consolidadas y el fideicomiso.
Las entidades consolidadas están integradas por dos o más entidades con personalidad jurídica
propia que desarrollan actividades, ejercen sus derechos y responden a sus obligaciones en
forma individual.
El fideicomiso constituye un patrimonio autónomo cuya titularidad se atribuye al fiduciario
(institución de crédito) encargado del destino y de la realización del fin determinado. Al atri-
buirse la titularidad, la institución de crédito es la que toma las decisiones sobre los derechos
y obligaciones; por tanto, el ente económico no tiene personalidad jurídica propia.

Información financiera
La contabilidad al producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades
monetarias, tiene que ser resumida en otra información que pueda ser fácilmente leída e interpretada
por el lector, cualquiera que éste sea, pero con un conocimiento mínimo para entenderla.
El usuario de la información financiera de un ente económico se hace por lo menos las siguientes dos
preguntas: ¿cuánto tengo? y ¿cuánto he ganado o perdido?
Para responder a estas dos preguntas la técnica contable ha desarrollado los siguientes informes
que ha denominado:

a) Balance general o estado de situación financiera, que es la denominación más apropiada.

El nombre de balance general tiene su origen en que balancea o iguala el valor de los acti-
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vos del ente económico con la suma de los derechos que tienen los acreedores y la participación
de la propiedad de los accionistas o dueños.
El estado de situación financiera contesta la primera pregunta (¿cuánto tengo?); es uno de
los cuatro estados principales y se considera el estado financiero fundamental, al cual también
se le ha denominado estado de condición financiera, estado de activo, pasivo y capital, estado
de conciliación financiera y estado de contabilidad.
b) Estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados, que es la designación más apropiada.El
nombre de pérdidas y ganancias tiene su origen en la última línea del estado, que muestra la
utilidad o pérdida generada por el ente económico. La denominación de estado de resultados es
más genérica pues, además de comprender el resultado final, incluye los resultados obtenidos
en cuanto a los ingresos, gastos, costos e impuestos que le son relativos.
Este estado contesta la siguiente pregunta (¿cuánto he ganado o perdido?); es el segundo de
los cuatro estados principales, al cual también se le ha denominado estado de ingresos y gastos.

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c) El tercer estado principal es el estado de cambios en la situación financiera con base en efectivo;
es un estado que muestra la generación de los recursos que tuvo el ente durante un periodo y
la aplicación o uso que se hizo de ellos teniendo como resultado final el cambio que se produjo
en el efectivo de la entidad. En la actualidad este estado tiene mucha importancia para los
lectores en general, ya que en adición mide la habilidad de la entidad para generar efectivo. La
habilidad determina, entre otras cosas, la capacidad de la entidad para pagar a sus empleados,
proveedores, deudas e insumos en general, así como el decreto de dividendos o utilidades a sus
accionistas o dueños. Este estado se prepara con base en dos estados de situación financiera
a dos fechas diferentes para determinar los cambios financieros que tuvo la entidad.
d) El cuarto estado principal es el estado de variaciones en el capital contable, que muestra los
cambios en la inversión de los propietarios durante el periodo.

Usuarios de los estados financieros2

Los usuarios de los estados financieros pueden clasificarse en dos grupos, que son:

1. Usuarios internos, como los accionistas, empleados y administradores.

2. Usuarios externos, como los posibles nuevos inversionistas, instituciones de crédito o pres-
tamistas, proveedores, otros acreedores, clientes, gobierno, cámaras y público en general.

Todos ellos usan la información financiera para satisfacer diferentes necesidades de información, por
ejemplo:

a) Los accionistas o posibles nuevos inversionistas requieren información para conocer y evaluar
el riesgo y el retorno que tendrá su inversión. Ellos también necesitan información para que les
ayude a tomar decisiones en cuanto a vender, conservar o tener más participación en el negocio.
A estos usuarios les interesa mucho la información relacionada con el riesgo que corre su
inversión.
b) A los empleados y sindicatos les interesa la información relacionada con la utilidad que genera
el negocio y su participación que tienen en la utilidad, así como la estabilidad que ofrece al
negocio. Algunas veces también están interesados en los beneficios que tienen, los costos de
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los salarios en relación con los gastos del negocio, así como las oportunidades de mejorar el
rendimiento y el crecimiento de la empresa.
c) Las instituciones de crédito o prestamistas requieren la información relacionada con los
préstamos con el fin de conocer si sus créditos e intereses les serán pagados al vencimiento.
Esta información incluye principalmente la estructura financiera del negocio y la generación de
fondos.
d) Los proveedores y otros acreedores requieren la información para conocer si sus créditos serán
liquidados cuando se venzan. También les interesa saber si la empresa tiene una estructura
financiera sana y, tal vez, estimar si puede ser un cliente importante.

2
La NIF A-3 “Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros”, trata sobre la información contenida en esta parte.

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e) A los clientes les interesa la información acerca de la continuidad que tendrá la operación de
la empresa, especialmente cuando han efectuado inversiones a largo plazo relacionadas o de-
pendientes del suministro de productos o servicios de la empresa.
f) El gobierno y las cámaras requieren información sobre el mercado que atiende la empresa y
su cobertura, así como sus actividades presentes y futuras. También desean información que
puedan usar para regular las operaciones de las empresas, determinar las políticas de impuestos,
así como información relacionada con estadísticas.
g) Al público en general le interesan muy diferentes aspectos; por ejemplo, para saber la oportunidad
que tiene en la empresa para obtener trabajo en la comunidad; para conocer la relación que tiene
la empresa con los proveedores o industrias locales o periféricas, etc. Los estados financieros
ayudan al público a conocer el tamaño de la empresa, la tendencia decreciente que tiene, su
prosperidad, sus desarrollos, sus nuevas actividades, etcétera.
h) Los administradores, quienes son los responsables de la preparación y presentación de la infor-
mación financiera, son los primeros interesados en conocer la situación financiera, los resultados
y la generación de fondos de la empresa, ya que son la fuente de información para formarse un
juicio y tener conocimiento de lo sucedido en la empresa. Los administradores tienen acceso a
la información más detallada que les permite controlar, planear, tomar decisiones con el fin de
conducir la empresa al logro de los objetivos fijados.

Estado de situación financiera

El estado de situación financiera muestra en unidades monetarias la situación financiera del ente econó-
mico en una fecha determinada, por lo que es un estado estático. Como se ha dicho, tiene el propósito
de mostrar los recursos económicos, los derechos que tienen los acreedores y la participación de la
propiedad que poseen los accionistas o dueños. Por tanto, la situación financiera está representada por
la relación que tienen los activos con los pasivos y el capital.
El activo está integrado por los bienes y derechos que son propiedad de un ente económico,
como el efectivo, las cuentas por cobrar a clientes, inventarios, propiedades muebles y enseres que
poseen un valor monetario.
El pasivo representa las deudas y obligaciones a cargo del ente económico y está compuesto por la
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suma de dinero que se debe a proveedores, bancos, acreedores diversos y algunas provisiones que se
establezcan; por ejemplo, para el pago de impuestos, gratificaciones, etcétera.
El capital está representado por la propiedad que tienen los accionistas o propietarios en el
ente económico y, dicho de otra manera más simple, por la diferencia entre los activos y pasivos
del ente económico.
El estado de situación financiera tiene tres elementos básicos que están unidos por una rela-
ción fundamental denominada ecuación contable. Como se ha señalado anteriormente, expresa el equi-
librio o “balance” entre el activo y la suma de los pasivos más el capital:

Activo = Pasivo + Capital

100 000 = 40 000 + 60 000

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De acuerdo con la ecuación contable, los activos que posee un ente están sujetos a los derechos de
los acreedores y propietarios.
A esta ecuación contable también se le llama fórmula del activo.
Tomando la fórmula anterior podríamos establecer las fórmulas del pasivo y del capital como sigue:

Pasivo = Activo – Capital

40 000 = 100 000 – 60 000

Capital = Activo – Pasivo

60 000 = 100 000 – 40 000

Estado de resultados
El estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una entidad y su resultado final en
forma de un beneficio o una pérdida por un periodo determinado.
En las operaciones de la entidad hay una distinción muy clara entre los ingresos, costos y gastos y
así deben ser presentados sus resultados. Los ingresos son las cantidades percibidas por la entidad como
consecuencia de sus operaciones. Los costos y gastos, por lo contrario, son las cantidades requeridas
para la consecución del objetivo de sus actividades.
El estado de resultados es un estado dinámico, por lo que sus cifras se expresan en forma acumu-
lativa durante un periodo determinado, generalmente por no más de un año.
La utilidad o pérdida que muestra el estado de resultados modifica el patrimonio de los dueños
o accionistas (capital), la primera incrementándolo y la segunda reduciéndolo, con ello se modifica la
ecuación contable que tratamos en el estado de situación financiera.
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