Microsoft Outlook 2010

Manual de Usuario

Escuela Federal de Formación Judicial

Dirección de Capacitación Administrativa
 Contenido

OBJETIVOS .................................................................................................................... 4

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OUTLOOK 2010.................................................................... 4

Iniciar Microsoft Outlook.................................................................................................................. 4

Ventana de Microsoft Outlook......................................................................................................... 5
Configurar opciones para hoy ......................................................................................................... 6
Cerrar Microsoft Outlook 2010 ........................................................................................................ 7

CONTACTOS ................................................................................................................... 8

Crear un contacto ............................................................................................................................ 8

Abrir un contacto ............................................................................................................................. 9
Eliminar un contacto...................................................................................................................... 10
Crear un contacto a partir de un mensaje recibido ...................................................................... 10

CORREO ELECTRÓNICO .................................................................................................. 12

Crear un mensaje .......................................................................................................................... 13

Adjuntar archivos en un mensaje ................................................................................................. 15
Adjuntar elementos en un mensaje .............................................................................................. 16
Abrir un mensaje ........................................................................................................................... 18
Apresurar la entrega y recepción de mensajes nuevos ............................................................... 19
Responder a un mensaje .............................................................................................................. 19
Mover un mensaje ......................................................................................................................... 19
Copiar un mensaje ........................................................................................................................ 20
Guardar un mensaje no terminado ............................................................................................... 22
Eliminar un mensaje ...................................................................................................................... 23

ADMINISTRAR EL CORREO ELECTRÓNICO .......................................................................... 24

Reglas (filtro) ................................................................................................................................. 24

Crear una regla a partir de una plantilla ....................................................................................... 24
Crear una regla basada en un mensaje ....................................................................................... 28
Crear una regla (sin usar plantilla) ................................................................................................ 31

CALENDARIO................................................................................................................ 35

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 Contenido
Ventana del calendario ................................................................................................................. 35
Configurar el calendario ................................................................................................................ 36
Vistas del calendario ..................................................................................................................... 36
Citas............................................................................................................................................... 39
Programar una cita desde el calendario ....................................................................................... 41
Copiar una cita .............................................................................................................................. 42
Mover una cita ............................................................................................................................... 43
Modificar una cita .......................................................................................................................... 43
Reuniones ..................................................................................................................................... 44
Cancelar una reunión .................................................................................................................... 46

TAREAS ....................................................................................................................... 49

Ventana del ambiente de tareas ................................................................................................... 49

Crear tareas .................................................................................................................................. 49
Ingresar los datos de la tarea ....................................................................................................... 52
Abrir una tarea............................................................................................................................... 52
Cambiar el nombre de una tarea .................................................................................................. 53
Eliminar una tarea ......................................................................................................................... 54

NOTAS ........................................................................................................................ 54

Crear una Nota .............................................................................................................................. 54

Vistas de la ventana de notas ....................................................................................................... 56
Abrir una Nota ............................................................................................................................... 57
Cambiar el aspecto de una Nota .................................................................................................. 57
Cambiar el color de la Nota .......................................................................................................... 59
Eliminar una Nota .......................................................................................................................... 61

RESPALDO DE INFORMACIÓN .......................................................................................... 62

Crear respaldo de la información almacenada en Outlook para hoy ........................................... 62

Importar la información de un archivo de respaldado .................................................................. 65

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OBJETIVOS

Al finalizar el curso los participantes podrán administrar su agenda electrónica, enviar y recibir
mensajes, programar citas, generar notas, crear tareas y realizar respaldos de la información
generada.

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OUTLOOK 2010

Es un programa de administración de información personal que permiten organizar de forma

electrónica una agenda personal, programar citas, enviar y recibir información a través del correo
electrónico, establecer recordatorios de actividades relevantes, asignar tareas a otros
colaboradores, etc.

Iniciar Microsoft Outlook

1. Hacer doble clic en el ícono de Microsoft Outlook 2010

1. Hacer clic en el botón Inicio (Control+ESC)

2. Elegir el comando Todos los programas
3. Seleccionar Microsoft Office
4. Seleccionar Microsoft Office Outlook 2010

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Ventana de Microsoft Outlook

1 2

No. Elemento Descripción

1 Barra de título Muestra el nombre de la carpeta o calendario que se esté
visualizando

.
2 Cinta de opciones Contiene las herramientas de Outlook, conformadas en grupos
con botones de comando de acceso directo.
3 Cuadro de control Está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de
Outlook y contiene los comandos para el control de la ventana
como son Restaurar, Cerrar, Minimizar, etc.
4 Panel de exploración Muestra las carpetas favoritas, carpetas de correo, también
incluye los botones para accesar al Correo, Calendario,
Tareas, etc.
5 Barra de estado Despliega la descripción del comando seleccionado o de la
acción que se está ejecutando.

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Configurar opciones para hoy

Cuando se trabaja por primera vez con Microsoft Outlook, se podrán personalizar las opciones
que se requieran, de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

1. Hacer clic en el botón Personalizar Outlook

2. Hacer clic en la casilla de verificación “Al iniciar, ir directamente a Outlook para hoy”
si se desea ver al iniciar Microsoft Outlook las “Opciones para hoy”
3. En la sesión “Mensajes”, hacer clic en el botón

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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4. Elegir las carpetas que se deseen que aparezcan al iniciar sesión del Microsoft Outlook
5. Hacer clic en el botón Aceptar
6. En la sesión “Calendario”, elegir del cuadro de lista desplegable el número de días del
calendario a mostrar
7. En la sesión “Tareas” seleccionar el botón de opción Todas las tareas o Las tareas para
hoy
8. En la sesión “Estilo” hacer clic en el cuadro de lista desplegable “Mostrar Outlook para hoy
con este estilo”, seleccionar el estilo deseado
9. Hacer clic en el botón Guardar cambios

Cerrar Microsoft Outlook 2010

1. Hacer clic en la ficha Archivo (Alt + A)

2. Seleccionar el comando (L)

1. Hacer clic en el botón Cerrar

Nota: Otra forma para cerrar Microsoft Outlook es utilizando el método abreviado ALT + F4, sale y
cierra todos los servicios de mensajería.

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CONTACTOS

Contactos, es una agenda contenida en Microsoft Outlook 2010 que permite administrar de forma
electrónica los datos de las personas, que son almacenados en una agenda telefónica tradicional;
al utilizar la aplicación se obtiene la ventaja de que se podrá tener comunicación con varias
personas al mismo tiempo, a través del correo electrónico, así como programar citas a través de
un calendario de actividades.

Crear un contacto

1. Hacer clic en el botón , del panel de exploración

2. Hacer clic en el botón

Se mostrará la siguiente ventana:

3. En el cuadro “Nombre Completo...”, escribir un nombre para el contacto

4. Escribir la información que se desea incluir para el contacto en los cuadros:
Organización: Cargo, Correo electrónico…, etc.
5. Hacer clic en el botón Guardar y cerrar, de la cinta de opciones “Contacto”

Nota: Utilizando el método abreviado Control + U se podrá crear un contacto

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Abrir un contacto

1. Hacer clic en el botón del “Panel de exploración”

2. Hacer doble clic sobre el contacto que se desea abrir

Nota: Utilizando el método abreviado Control + A, se podrá abrir el o los contactos seleccionados

Se mostrará la siguiente ventana:

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Eliminar un contacto

1. Hacer clic en el botón del “Panel de exploración”

2. Hacer clic derecho sobre el contacto que se desea eliminar

3. Elegir el comando
Ó

1. Seleccionar el contacto a eliminar

2. Hacer clic en el botón de la Cinta de opciones Inicio(Alt + O, W1)

Nota: También se podrá eliminar un contacto presionado la tecla Supr

Crear un contacto a partir de un mensaje recibido

1. Abrir el mensaje del contacto que se desea agregar

2. Hacer clic derecho sobre el nombre del contacto que se desea agregar

Se mostrará el siguiente menú contextual.

3. Hacer clic en el comando

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Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

4. Si se desea completar la información del o los contactos, llenar los campos

correspondientes

5. Hacer clic en el botón (Alt + H, AV)

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CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico (e-mail), es una herramienta que permite enviar información y archivos a
uno o más usuarios que estén conectados en un ambiente de red, a través de Microsoft Outlook.

Los mensajes que se envían a través del correo electrónico pueden incluir texto, gráficos, audio
y cualquier otro tipo de archivo.

El sistema de correo electrónico puede informar al usuario si el mensaje que se envió ha sido
recibido y leído, puede emitir un sonido o bien una referencia visual cuando se recibe nuevo
correo, para permitir al usuario responder y/o guardar los mensajes o archivos recibidos.

La carpeta de correo ayudará a mantener un registro de todo el correo electrónico recibido,

enviado o eliminado.

1. Hacer clic en el botón del panel de exploración

2.

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Crear un mensaje

1. Hacer clic en el botón de la cinta de opciones Inicio

O

1. Presionar el método abreviado Control + U

Se mostrará la siguiente ventana.

Insertar destinatarios

1. Hacer clic en el botón

1. Hacer clic en el botón de la cinta de opciones Mensaje

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Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

2. Utilizando las fechas de dirección, elegir el contacto deseado

• Si se requiere enviar una copia del correo, hacer clic en el botón con copia para
y seleccionar el contacto deseado
• Si se requiere enviar la copia oculta del correo, hacer clic en el botón con copia oculta
para y seleccionar el contacto deseado

3. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar Enter

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1. Escribir el asunto del mensaje en el cuadro Asunto:

2. En el cuerpo del mensaje, escribir el mensaje a enviar

3. Presionar el botón

Adjuntar archivos en un mensaje

Se podrá adjuntar archivos a los mensajes y ser enviados a los destinatarios.

1. Abrir o crear el mensaje al que se adjuntará el o los archivos

2. Hacer clic en la ficha Insertar (Alt, B)

3. Hacer clic en el botón (AO)

1. Hacer clic en botón , de la cinta de opciones Mensaje

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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2. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar

3. Hacer clic en el botón Insertar o presionar Enter

El archivo quedará insertado en la línea “Adjunto:”

Adjuntar elementos en un mensaje

Estando en el mensaje al que se desea insertar un archivo:

1. Hacer clic en la ficha Insertar (ALT, B)

2. Hacer clic en el botón (K)

1. Hacer clic en botón , de la cinta de opciones Mensaje

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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3. En la sección “Elementos”, seleccionar el elemento que se desea insertar

4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar Enter

El elemento quedará insertado en la línea “Adjunto:”

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Abrir un mensaje

Los mensajes recibidos se guardarán en la carpeta , los mensajes nuevos se

muestran marcados en negrita y podrán abrirse en el momento que se requiera.

1. Seleccionar con las flechas de dirección y/o la tecla Tabulador la

2. Con la tecla Tabulador colocarse en el contenido de la carpeta (lado derecho de la
ventana)
3. Desplazarse con las flechas de dirección hasta el mensaje deseado
4. Presionar Enter
Ó

1. Hacer clic en la , del panel de exploración

2. Hacer doble clic sobre el mensaje que se desea abrir.

Se mostrará una ventana con el mensaje abierto:

Nota: Cuando se tiene abierto el Microsoft Outlook y se recibe un mensaje, la computadora lo notificará
emitiendo un sonido o bien una referencia visual.

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Apresurar la entrega y recepción de mensajes nuevos

En ocasiones los mensajes no se reciben de forma inmediata debido a diferentes circunstancias

y se encuentran pendientes de recibir o enviar por lo que se deberá apresurar su envío y
recepción.

1. Hacer clic en el botón de la ficha Inicio

Ó

1. Presionar la combinación de teclas Control + M

Responder a un mensaje
Al responder a un mensaje es posible enviar la respuesta solamente al remitente o a todos los
usuarios que este mensaje contiene.

1. Estando en el mensaje a responder, hacer clic en el botón (Alt + H, X), para

enviar la respuestas solamente al remitente; o bien en el botón (Alt +
H, T), para enviar al remitente y a los destinatarios marcados en la línea con copia
2. Escribir la respuesta del mensaje en el cuerpo del mensaje

3. Hacer clic en el botón

Mover un mensaje

1. Abrir la carpeta en donde se encuentra el mensaje que se desea mover

2. Hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre el mensaje que se desea mover

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3. Hacer clic en

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

4. Seleccionar la carpeta donde se moverá el mensaje

5. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar Enter

Copiar un mensaje

1. Hacer clic derecho sobre el mensaje que se desea copiar

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2. Seleccionar el comando Mover

3. Hacer en el comando

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

4. Seleccionar la carpeta donde se copiará el mensaje

5. Presionar Enter o hacer clic en el botón Aceptar

El mensaje se copiará a la carpeta seleccionada.

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Guardar un mensaje no terminado

Para guardar un mensaje que aún no se ha terminado de redactar o aún no se desea mandar al
destinatario, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la ficha Archivo (Alt + A)

2. Hacer clic en el comando

3. Hacer clic en el botón guardar de la barra de acceso rápido

El mensaje será enviado a la carpeta .

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Eliminar un mensaje

1. Seleccionar el mensaje a eliminar

2. Hacer clic en el botón de la ficha Inicio (Alt + O, W)

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el mensaje que se desea eliminar

2. Hacer clic en el comando

El mensaje será enviado a la carpeta

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ADMINISTRAR EL CORREO ELECTRÓNICO

Microsoft Outlook, permite organizar los correos electrónicos recibidos o enviados de forma
automática, a través de la fijación de reglas; éstas podrán ser establecidas de acuerdo a las
necesidades de cada usuario.

Reglas (filtro)

Las reglas o filtros son una serie de acciones que se podrán aplicar a los mensajes recibidos o
enviados. Las características de las reglas dependerán de las necesidades de cada persona.

Algunas reglas podrán ser:

• Eliminar automáticamente los mensajes de alguna persona o listas de personas.

• Enviar una copia a una persona específica de los mensajes que se reciban de algún
emisor en particular.
• Mover a una carpeta, los mensajes que se reciban de una persona específica.

Nota: Estas acciones podrán combinarse.

Las reglas podrán ser creadas a partir de plantillas predefinidas en Microsoft Outlook, a partir de
un mensaje de correo electrónico o crearlas sin utilizar plantillas.

Crear una regla a partir de una plantilla

1. Seleccionar la ficha Archivo(Alt + A)

2. En la sección Información (F), hacer clic en el botón (S)

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3. Hacer clic en el botón

Se mostrará el Asistente para reglas.

4. En la sección “Paso 1: seleccionar una plantilla”, seleccionar una plantilla para la regla
5. En la sección “Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor
subrayado)”, editar la descripción de la regla, para seleccionar a la persona o grupos
de personas y la carpeta a donde se moverán los correos que sean recibidos

6. Una vez definidos los pasos 1 y 2, hacer clic en el botón

Se mostrará el cuadro de diálogo “¿Qué condiciones desea comprobar?”.

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7. Hacer clic en las condiciones que tendrá la regla, en la sección “Paso 1: seleccione
condiciones”
8. Hacer clic en el botón

Se mostrará el cuadro de diálogo “¿Qué desea hacer con el mensaje?”.

9. Seleccionar las opciones deseadas

10. Hacer clic en el botón

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Se mostrará el cuadro de diálogo “¿Hay excepciones?”.

11. Seleccionar las opciones deseadas

12. Hacer clic en el botón

Se mostrará el cuadro de diálogo “Termine de configurar la regla”.

13. Seleccionar las opciones deseadas

14. Hacer clic en el botón

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Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo, en el que se indicará el avance en la

ejecución de la regla.

15. Hacer clic en el botón

Crear una regla basada en un mensaje

1. Hacer clic con el botón derecho del ratón en el mensaje en el que se desea basar una
regla

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3. Seleccionar el comando
4. Hacer clic en el comando

Se mostrará el cuadro de diálogo “Crear regla”.

5. Seleccionar las opciones que deseen para crear la regla

6. Hacer clic en el botón Aceptar

7. Activar la casilla de verificación “Ejecutar esta regla ahora en mensajes que se

encuentran en la carpeta actual”
8. Hacer clic en el botón Aceptar

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Se mostrará el avance del proceso para aplicar la regla en el correo seleccionado.

Modificar el nombre de una regla

1. Seleccionar la ficha Archivo (Alt, A)

2. Hacer clic en el botón

3. Seleccionar la regla que a la que se desea cambiar el nombre

4. Hacer clic en el botón

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9. Seleccionar el comando Cambiar nombre de regla

10. Escribir el nuevo nombre de la regla

11. Hacer clic en el botón Aceptar

Crear una regla (sin usar plantilla)

Los pasos para generar una regla sin plantilla son similares a los que utilizan las plantillas.

1. Seleccionar la ficha Archivo(Alt + A)

2. En la sección Información (F), hacer clic en el botón (S)

3. Hacer clic en el botón

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4. En la sección “Iniciar desde una regla en blanco”, seleccionar las opciones

“Aplicar regla a los mensajes que reciba” o “Aplicar regla a los mensajes que
envíe”, según se requiera
5. Hacer clic en el botón

6. En el cuadro “¿Qué condiciones desea comprobar?”, seleccionar las

condiciones con las que se desea aplicar la regla
7. Hacer clic en el botón

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8. En el cuadro “¿Qué desea hacer con el mensaje?”, seleccionar las acciones

que se desea se realicen con el mensaje
9. Hacer clic en el botón

10. En el cuadro “¿Hay excepciones?”, seleccionar las excepciones que se desea

se realicen con el mensaje
11. Hacer clic en el botón

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12. En el cuadro de diálogo “Termine de configurar la regla”, habilitar los botones

de opción “Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en
Bandeja de entrada” y/o “Activar esta regla”, según se requiera
13. Hacer clic en el botón

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CALENDARIO

Microsoft Outlook permite desarrollar las mejores prácticas de colaboración en el contexto de la

programación de citas, reuniones, juntas, etc.

El Calendario de Microsoft Outlook es la herramienta de programación y planificación de Outlook,

y está totalmente integrado con las funciones de contactos, correo electrónico y otras funciones.
Permite consultar a la vez un día, una semana, un mes, crear citas, eventos y organizar reuniones.

Ventana del calendario

1. Para habilitar el calendario, hacer clic en

Explorador de
fechas

Panel de Calendario
calendarios

Barra de
estado

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Configurar el calendario

El calendario de Outlook podrá ser configurado en semana laboral iniciando y finalizando en el

día que se requiera de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

Para configurar el calendario en semana laboral

1. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo “Organizar”, de la ficha Inicio

2. En la sección “Tiempo de trabajo”, seleccionar la hora de inicio y de finalización de la

jornada laboral en los cuadros de lista desplegable “Hora de inicio:” y “Hora de
finalización:”
3. Habilitar las casillas de verificación de la semana laboral: Domingo, Lunes, Martes,
Miércoles, Jueves, Viernes y Sábado, según se requiera
4. En los cuadro de lista “Primer día de la semana” y “Primera semana del año”, selección el
día 1 de la semana y la semana 1 del año, respectivamente
5. Hacer clic en el botón Aceptar

Vistas del calendario

El calendario de Outlook permite ser visualizado por día, semana laboral, semana completa, mes,
y vista de programación, asimismo podrá configurarse la escala de tiempo.

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Tipos de vista

Vista Descripción

Muestra el calendario un día a la vez

Muestra el calendario por semana laboral

Muestra el calendario en semana completa

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Vista Descripción

Para cambiar de vista

1. Hacer clic en la ficha Vista

2. Hacer clic en el botón de la vista que se desea visualizar

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Citas

Las citas se refieren a actividades en las que se podrán ingresar eventos, indicando fecha de
inicio, de término, horario, lugar, asignar nivel de importancia, etc.

Para programar una cita:

1. Hacer clic en el botón , de la cinta de opciones Inicio (Alt + O, J)

Se mostrará el cuadro de diálogo de la nueva cita, en el que se podrán ingresar los datos que
correspondan a la cita.

2. En el cuadro de edición “Asunto:” y “Ubicación:”, ingresar el asunto del que se tratará la

cita y el lugar en donde se llevará a cabo
3. En los cuadros de lista “Inicio” y “Finalización:”, seleccionar la fecha y hora en la que se
llevará a cabo la cita
4. En el cuerpo de la cita, ingresar los motivos de la cita para tener una mayor referencia si
se desea

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5. Hacer clic en el botón , para indicar la disponibilidad para otras citas o reuniones
en la fecha y hora señaladas y/o para que se emita un aviso, en determinado tiempo antes
de la cita

6. Hacer clic en el botón , para indicar la categoría y el grado de importancia de la

cita

7. Para concluir con la configuración de la cita, hacer clic en el botón

En la agenda quedará registrada la cita en el día y la hora indicados.

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Programar una cita desde el calendario

1. Dentro del área de Calendario, ubicar el mouse en el día y hora en la que se requiere
programar la cita
2. Hacer clic derecho

Se mostrará el menú de contexto.

3. Hacer clic en el comando

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo, en el que se deberá seguir el procedimiento antes

mencionado “Programar una cita”.

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Copiar una cita

1. Seleccionar la cita que se desea copiar

2. Presionar la combinación de teclas Control + C
3. Ubicar el puntero del mouse en la fecha y hora en la que se desea copiar la cita
4. Presionar la combinación de teclas Control + V

La cita quedará copiada en la fecha y hora seleccionadas.

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Mover una cita

1. Seleccionar la cita que se desea mover

2. Presionar la combinación de teclas Control + X
3. Ubicar el puntero del mouse en la fecha y hora en la que se desea mover la cita
4. Presionar la combinación de teclas Control + V

Modificar una cita

1. Hacer doble clic sobre la cita que se desea modificar

Se abrirá el cuadro de diálogo de la cita.

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2. Realizar las modificaciones que se requieran

3. Hacer clic en el botón

4. Hacer las modificaciones necesarias de Ubicación, Fecha, Hora, etc.

5. Hacer clic en Guardar y cerrar

Reuniones

Las reuniones se refieren a actividades en las que involucran a otras personas a participar a
través de correo electrónico, indicando fecha de inicio, de término, horario, lugar, asignar nivel de
importancia, etc.

1. Hacer clic en el botón , de la cinta de opciones Inicio (Alt + O, N1)

Se mostrará el cuadro de diálogo de la nueva reunión.

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1. En el cuadro ingresar las direcciones de correo electrónico de los participantes

a la reunión
2. En el cuadro de edición “Asunto:” y “Ubicación:”, ingresar el asunto del que se tratará la
reunión y el lugar en donde se llevará a cabo
3. En los cuadros de lista “Inicio” y “Finalización:”, seleccionar la fecha y hora en la que se
llevará a cabo la reunión
4. En el cuerpo de la reunión, ingresar los motivos de la reunión para tener una mayor
referencia
5. Hacer clic en el botón , para indicar la frecuencia e intervalo de repetición
de la reunión

6. Hacer clic en el botón , para indicar la categoría y el grado de importancia de la

cita

Una vez concluida la configuración de la reunión, se podrá enviar a los participantes, vía correo
electrónico.

7. Hacer clic en el botón

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En la agenda quedará registrada la reunión en el día y la hora indicados y se enviará la

convocatoria a los participantes de la misma, dichas personas recibirán un correo electrónico en

el que deberán aceptar , rechazar , aceptar provisionalmente

, proponer una nueva hora o responder al remitente y/o a los convocados.

Cancelar una reunión

1. Hacer doble clic sobre la reunión que se desea cancelar

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2. Hacer clic en el botón

Cuando se cancela una reunión el botón cambiará a , es recomendable

informar a los convocados de dicha cancelación a través de un mensaje de correo electrónico.

3. Hacer clic en el botón

El mensaje será recibido por los convocados y podrá quitar del calendario la reunión y/o

responder al remitente y/o a los convocados .

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La reunión desaparecerá del calendario.

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TAREAS

Ventana del ambiente de tareas

Panel de tareas

Lista de tareas Vista previa de

la tarea

Barra de estado

Crear tareas
Microsoft Outlook permite registrar y administrar actividades que se deberán cumplir en un
periodo de tiempo determinado, permitiendo emitir avisos cuando se acerque la fecha o en punto
de su cumplimiento.

Para insertar una tarea

1. Seleccionar ficha Inicio (Alt + O)

2. Hacer clic en el botón (J)

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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Botones de la cinta de opciones Tarea

Botón Descripción

Guarda la tarea programada y cierra la ventana.

Permite eliminar la tarea programada.

Reenvía la tarea a otros destinatarios.

Permite crear o abrir notas vinculadas a la tarea.

Permite cambiar la vista, entre los datos generales de

la tarea y los detalles de la misma.

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Botón Descripción
Marca las tareas como completadas cuando éstas han
sido terminadas.
Las tareas marcadas como completadas no aparecen
en la barra de tareas pendientes.

Permite asignar tareas a otras personas.

Crea un mensaje de correo electrónico que contenga

un informe de estado acerca de la tarea actual.

Convierte la tarea en periódica o edita la frecuencia,

una tarea periódica es la que se repite de forma
sistémica.

Clasifica la tarea. Las categorías aplicadas a una

conversación, se aplican a todos los elementos
actuales y futuros de la conversación.

Establece una marca para recordar que se debe dar

seguimiento a la tarea más tarde.

Marca la tarea como privada, para que otras personas

no vean los detalles que contiene.

Establece la tarea como alta prioridad.

Establece la tarea como baja prioridad.

Muestra el cuadro de diálogo “Zoom”, para especificar

el nivel de zoom adecuado para la tarea.

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Ingresar los datos de la tarea

1. En la línea “Asunto:” ingresar el asunto de la tarea
2. En los cuadros de lista “Inicio” y “Vencimiento”, ingresar las fechas de inicio y terminación
de la tarea.
3. En el cuadro de lista “Estado” ingresar el estatus de la tarea “No comenzada”, “En curso”,
“Completada”, “A la espera de otra persona” o “Aplazada”, según se requiera
4. En el cuadro de lista “Prioridad:”, seleccionar la prioridad de la tarea, “Baja”, “Normal” o
“Alta”, según corresponda
5. Indicar el porcentaje de avance de la tarea en el cuadro de selección “% completado:”
Aparecerá la siguiente ventana
6. Habilitar la casilla de verificación “Aviso:”, para indicar si se requiere que Outlook emita
un aviso antes o en punto de que venza la tarea

7. Una vez concluida la configuración de la tarea, hacer clic en el botón

La tarea se mostrará en la lista de tareas.

Abrir una tarea

1. Hacer clic en
2. Buscar en la lista de tareas, la tarea que se desea abrir
3. Hacer doble clic en el ícono de la tarea

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Cambiar el nombre de una tarea

1. Hacer clic en el ícono de la tarea que se desea cambiar el nombre de la lista de tareas
2. Hacer nuevamente clic sobre el nombre de la tarea hasta que se habilite el cursor

3. Escribir el nuevo nombre

4. Presionar la tecla Enter

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La Tarea se mostrará con el nuevo nombre:

Eliminar una tarea

1. Seleccionar la tarea que se desea eliminar en la lista de tareas

2. Hacer clic en el botón

NOTAS

Las notas son el medio que utiliza Microsoft Outlook, para realizar anotaciones importantes y que
después podrán ser programadas como citas o reuniones.

Crear una Nota

1. Hacer clic en el ícono de nota

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Se mostrará la ventana de notas.

2. Hacer clic en el botón

Se mostrará el cuadro de nota.

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3. Ingresar el texto de la nota

4. Una vez ingresado el texto, hacer clic en botón cerrar

La nota quedará insertada en la lista de notas.

Nota: La nota podrá permanecer abierta mientras se trabaja; los cambios realizados en ella se
guardarán automáticamente.

Vistas de la ventana de notas

La ventana de notas permite ser visualizada en forma de lista de íconos, de lista de notas o por
las últimas 7 notas.

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Para cambiar a los distintos tipos de vistas

1. Seleccionar la ficha Inicio

2. En el grupo “Vista actual”, seleccionar el tipo de vista que se desea visualizar, ícono

, lista de notas o últimas 7 notas

Abrir una Nota

1. En la lista de notas, ubicar la nota que se desea abrir

2. Hacer doble clic sobre la nota

Cambiar el aspecto de una Nota

El color asignado de forma predeterminada para las notas es el amarillo, así como el
tamaño y el tipo de fuente, estos aspectos podrán ser configurados de acuerdo a las
necesidades de cada persona.

Para cambiar el aspecto de una nota:

1. Seleccionar la ficha Archivo

2. Hacer clic en el comando

Se mostrará el cuadro de diálogo “Opciones de Outlook”.

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3. Hacer clic en el comando

4. Para cambiar el color de la nota, hacer clic en el cuadro de lista “Color
predeterminado:”, para seleccionar el color deseado para las notas

5. Para cambiar el tamaño de la nota, hacer clic en el cuadro de lista “Tamaño

predeterminado:”, para seleccionar el tamaño deseado para las notas

6. Para cambiar el tipo de fuente, hacer clic en el botón y seleccionar el tipo

que se desee para la nota

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7. Si se desea mostrar u ocultar la fecha u hora de la última modificación de la nota,

activar o desactivar la casilla de verificación

8. Una vez concluidas las modificaciones, hacer clic en el botón

Las modificaciones al aspecto de las notas quedarán grabadas, la próxima vez que se
cree una nota nueva, ésta se mostrará con la nueva configuración.

Cambiar el color de la Nota

El color de la nota podrá cambiarse en el momento que se requiera, sin que esta acción modifique
el aspecto predeterminado.

1. En la lista de notas, seleccionar la nota a la que se desea cambiar el color

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2. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la nota que se desea cambiar

3. Seleccionar el comando

4. Seleccionar el nuevo color

Se mostrará la nota con el color seleccionado.

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Eliminar una Nota

1. Seleccionar la nota que se desea eliminar

2. Hacer clic en el botón

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RESPALDO DE INFORMACIÓN

La información que se encuentra en Outlook para hoy (carpetas personales), esta almacenada
únicamente en la computadora donde se trabaja. Si por algún motivo se dañara el sistema
operativo, disco duro, etc., la información se perdería, es por ello que se necesita generar un
respaldo de la información periódicamente.

También en el caso de cambio de equipo es necesario un respaldo ya que la información como

contactos, agenda y mensajes debe ser copiada al nuevo equipo.

Por último, si se desea eliminar información que no se utiliza frecuentemente y así agilizar la
manipulación de la misma, con la certeza de que, en caso de ser necesario, se pueda recuperar
fácilmente.

Crear respaldo de la información almacenada en Outlook para hoy

1. Seleccionar la ficha Archivo

2. Seleccionar el comando

3. Hacer clic en el comando

4. En la sección “Exportar”, hacer clic en el botón

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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5. Seleccionar la opción “Exportar a un archivo”

6. Hacer clic en el botón

7. Seleccionar la opción “Archivo de datos de Outlook (.pst)”

8. Hacer clic en el botón

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9. Seleccionar la carpeta que se desea respaldar

10. Hacer clic en el botón

11. Hacer clic en el botón , para seleccionar la unidad de disco o carpeta en

donde se desea guardar el respaldo
12. Una vez seleccionada la unidad de disco, hacer clic en el botón

Se mostrará el cuadro de diálogo “Crear archivo de datos de Outlook”, en el que se recomienda

ingresar la contraseña para proteger el archivo de respaldo.

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13. Ingresar la contraseña en el cuadro “Contraseña:” y volverla a repetir en el cuadro

“Repetir contraseña:”
14. Hacer clic en el botón

15. Ingresar nuevamente la contraseña en el cuadro “Contraseña:”

16. Hacer clic en el botón

Se iniciará el proceso para crear el archivo de respaldo.

Importar la información de un archivo de respaldado

Si se tiene un archivo con el respaldo de alguna información de Outlook, es posible importarlo
para duplicarlo o almacenarlo nuevamente en esta aplicación.

1. Seleccionar la ficha Archivo

2. Hacer clic en el comando

3. Hacer clic en el comando

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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4. En la sección “Elija la acción que desea ejecutar:”, seleccionar la opción “Importar de

otro programa o archivo”
5. Hacer clic en el botón

6. En la sección “Seleccione el tipo de archivo que desea importar:”, seleccionar la

opción “Archivo de datos de Outlook (.pst)”
7. Hacer clic en el botón

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8. Hacer clic en el botón , para seleccionar la unidad de disco o carpeta en

donde se localiza el archivo de respaldo
9. Una vez seleccionado el archivo, hacer clic en el botón

10. Ingresar la contraseña del archivo de respaldo

11. Hacer clic en el botón

12. Ingresar nuevamente la contraseña del archivo de respaldo

13. Hacer clic en el botón

Se iniciará el proceso para recuperar los datos almacenados en el archivo de respaldo.

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