SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD LA SGSST-PL-06
SALUD EN EL TRABAJO SG -SST V. 0.1
15/04/2022
1. Objetivo
Asegurar la calidad de los productos y servicios suministrados externamente a través de la
selección, evaluación y reevaluación de los proveedores, con el fin de asegurar que su
nivel del servicio cumple con los requisitos de LANEY TRAVEL S.A.S
2. Alcance
Aplica para la etapa de selección, evaluación y reevaluación de todos los proveedores de
bienes y servicios con los que contrate LANEY TRAVEL S.A.S
3. Responsabilidades
3.1 Área Financiera y Administrativa: realizar la búsqueda de proveedores de acuerdo
con los requerimientos del usuario interno. Junto con el coordinador de servicio al
cliente realizar el registro de los datos para la evaluación y reevaluación de
proveedores.
3.2 Usuario: pertenece a cualquier área de la compañía y debe comunicar claramente al
área de Financiera y Administrativa todos los requerimientos asociados con el tipo de
servicio o producto que desea adquirir, por ejemplo, características, cantidades,
materiales y cualquier otra especificación
4. Procedimientos
4.1 Definiciones
- Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
- Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio.
- Seguimiento: determinación del estado de un sistema, un proceso, un producto, un
servicio o una actividad.
4.2 Solicitud y busque de proveedor en el mercado
El usuario o contratista debe notificar al área de Financiera y Administrativa vía correo
electrónico sobre la necesidad de adquirir un nuevo servicio o producto. Esta notificación
debe incluir todos los requerimientos del producto o servicio a adquirir con el fin de
facilitar la búsqueda y segmentación de los proveedores existentes en el mercado.
4.3 Filtro inicial de proveedores
Una vez el área de Financiera y Administrativa haya ejecutado la búsqueda de proveedores
existentes en el mercado, debe realizar un filtro inicial de las posibles opciones teniendo
en cuenta:
Capacidad para prestar el servicio.
Permisos legales y regulatorios, si aplica.
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Revisión de listas restrictivas.
Trayectoria en el mercado.
Si alguno de las posibles opciones NO cumple con los dos filtros, se debe descartar y no
continuar con el proceso de vinculación.
4.4 Criterio de evaluación inicial para la selección
Posterior a la aplicación del primer filtro descrito en el numeral 5.2 de este procedimiento,
se deben evaluar los siguientes criterios para las opciones disponibles con el fin de
determinar cuál es la mejor opción. Es necesario tener al menos tres (3) opciones de
proveedor potenciales para garantizar la transparencia del proceso de selección. La escala
de calificación para cada uno de los criterios a evaluar es de 1-5, donde:
5-Excelente; 4- Muy bueno; 3-Bueno; 2-Regular; 1-Malo
A continuación, se describen los criterios, su significado y el valor asignado para cada uno
en el puntaje total de calificación. Adicionalmente se definen los aspectos a tener en
cuenta para asignar el valor en la escala de 1- 5.
Criterio Descripción
% en puntaje final
Corresponde al valor económico ofrecido por el
Precio (unitario y
transporte)
proveedor para el producto/servicio. Si aplica se 20%
debe tener en cuenta el costo del transporte.
Corresponde a la medición de calidad del
Ficha técnica del producto/ servicio a adquirir. Se evalúa la ficha
producto /servicio 30%
técnica al contener todas las especificaciones para
el suministro.
Corresponde a los canales de atención al cliente y
Servicio posventa – la facilidad para acceder a ellos. También al soporte
atención al cliente brindado posterior a la adquisición del 15%
producto/servicio.
Corresponde a la garantía de los
Garantía del
producto/servicio
productos/servicios en caso de falla asociada a un 15%
error del proveedor.
Corresponde a los tiempos ofrecidos por el
Tiempos de entrega proveedor para entregar o prestar el 10%
producto/servicio a adquirir
Corresponde a cualquier otra característica
adicional que ofrezca el proveedor como por
Valor agregado
ejemplo servicios de entrenamiento para el uso, 10%
descuento especial, entre otros.
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El proveedor seleccionado será el que tenga más alta calificación ponderada. En caso que
se decida que se decidirá otro proveedor el cual no tenga la más alta calificación deberán
documentarse las razones y el análisis por el cual se ha tomado la decisión.
Servicio
posventa – Tiempos Valor
Precio Ficha técnica Garantía
Proveedor atención al de entrega agregado
(20%) (30%) (15%)
cliente (10%) (10%)
(15%)
AAA 2 5 4 5 3 4
BBB 3 4 3 5 3 4
CCC 5 2 1 3 5 2
De acuerdo con el ejemplo el proveedor AAA debe ser el seleccionado puesto que obtuvo la más
alta calificación de los criterios evaluados.
4.5 Evaluación y reevaluación
Para el evaluar la continuidad y el nivel del servicio de los proveedores de la compañía, se debe
realizar un seguimiento de los siguientes aspectos durante cada trimestre. Lo anterior para
clasificar el listado de proveedores según su cumplimiento y generar planes de acción en caso de
que se llegue a requerir
4.6 Revisión por la alta dirección
En cada comité de calidad se deben presentar como mínimo los siguientes indicadores para cada
categoría de los proveedores:
Proveedores en cada estatus de aprobación
Tendencias de resultados de aprobación para cada proveedor
Principales problemas relacionados con proveedores
Estado de planes de mejoramiento
Nuevos proveedores
5. Referencia
ICONTEC internacional. (2015). SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD. FUNDAMENTOS Y
VOCABULARIO. NTC-ISO-9000.
6. Descripción de la actividad
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INICIO
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Recepción de las
cotizaciones
Preselección de los
proveedores
Asignación de los
proveedores
Resección de producto o
satisfacción de servicio
Evaluación de los
proveedores
FIN
7. Control de cambio
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Documento original
8. Aprobación
ELABORO REVISO APROBO
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