Curso de Operador de Ofimática
Introducción a la Ofimática
La ofimática surge de la necesidad de gestionar la información, optimizar los
procesos y automatizar las tareas. Hoy en día, se vive en una sociedad basada en la
información; de modo, que la captura, almacenamiento, procesamiento y
manipulación de la misma resulta vital para alcanzar objetivos, ya sean personales o
empresariales.
Las herramientas de ofimática tienen propósitos específicos que permiten desarrollar
actividades que se realizan manualmente, en procesos automáticos que se apoyan
en aplicaciones como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones con
diapositivas, gestión de correos, entre otras.
La ofimática, proporciona herramientas que facilitan al usuario las tareas o
actividades a realizar. Por eso, el concepto ha evolucionado y lo que antes eran
máquinas de escribir o calculadoras, con el paso del tiempo se han transformado,
gracias a la entrada de los ordenadores de oficina. En la actualidad, cualquier lugar
de trabajo en una oficina suele utilizar suites ofimáticas.
En la presente unidad, se presenta el concepto, evolución y estructura de la ofimática;
gestión tradicional y gestión mecanizada; captación y distribución de la información;
y herramientas y procedimientos ofimáticos.
¿Qué es la ofimática?
La ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El
concepto, hace referencia a la automatización de las comunicaciones y procesos que
se realizan en una oficina.
La ofimática tiene como objetivo proporcionar elementos que faciliten la
simplificación, mejora y automatización de las actividades de una compañía o grupo
de personas, asimismo, comprende las siguientes actividades:
• Intercambio de información.
• Gestión de documentos administrativos.
• Tratamiento de datos numéricos.
• Planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo.
Evolución histórica
Los inicios de la ofimática se presentaron con la máquina de escribir y la
fotocopiadora, dos inventos que mecanizaron varios procesos que eran manuales.
En la década de los 70, las primeras herramientas de la ofimática aparecieron cuando
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se presentaron los primeros computadores aptos para la labor de las personas que
trabajaban en oficinas.
Fases históricas de la evolución de la ofimática
• Primera fase (1975 - 1980)
La ofimática de una empresa se componía de un procesador de textos, una
hoja de cálculo, entre otros. Estos elementos no tenían interrelación entre sí,
la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente
ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.
• Segunda fase (1980 - 1990)
Se dan a conocer los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que
daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas.
En ocasiones, presentaban algunos impedimentos y eran costosos. Hacia
finales de la década de los 80, como consecuencia de la experiencia adquirida
por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de
éstos hacia la fabricación de productos para ordenadores personales, se
disminuyen los costos y aumentan las asistencias tanto en soporte físico como
lógico.
• Tercera fase (a partir de 1990)
La ofimática se apoya de computadores personales, con mayor capacidad,
memoria, monitores en color y soporte lógico a través de nuevas tecnologías
de Programación Orientada a Objetos (OOP). Aparecen nuevos estándares de
interfaz gráfica de usuario, que permiten reducir el tiempo de formación de
usuarios y surge el concepto de "trabajo en grupo".
Se habla de: "la oficina sin papel", lo que hace que la gente se comunique e
informe sin necesidad de despediciar papel.
Estructura ofimática
La ofimática se compone de herramientas como computadores, impresoras,
escáneres, teléfonos, equipos de fax, paquetes, aplicaciones y más.
A continuación, se presentan los ejes de integración que la constituyen:
• Integración horizontal
La integran la hoja de cálculo, bases de datos, agendas, gráficos y módulos
de comunicación.
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• Integración vertical
Se ejemplifica mediante la interconexión entre un servidor donde reside la
base de datos que se está utilizando y un ordenador personal o PC en el que
reside una hoja de cálculo que necesita esos datos.
• Integración humana
Proporciona herramientas útiles y prácticas para los trabajadores como:
íconos, ventanas, mensajes más significativos, ayudas, menús configurables
por el usuario, menús autoconfigurables y programas inteligentes que
pueden evitar errores del usuario.
Herramientas y procedimientos ofimáticos
Las herramientas ofimáticas, son un compendio de programas que se utilizan en las
oficinas para elaborar, modificar, crear, imprimir y más. Dentro de los programas se
incluyen los siguientes:
• Procesador de texto
• Hoja de cálculo
• Herramientas de presentación multimedia
• Base de datos
• Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
• Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros
• Herramientas de reconocimiento de voz
• Suite o paquete ofimático
Las herramientas más comunes de la ofimática son:
• El correo electrónico
• Intranet
• Conferencias electrónicas
• Flujos de trabajo o encaminamiento de expedientes
• Sistemas de gestión y tratamiento avanzado de imágenes y sonido
Todos los anteriores, sirven de gran ayuda para realizar las funciones de cada
empleado en una organización.
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Resumen
Actualmente, las herramientas ofimáticas en las empresas y en la vida cotidiana son
de gran utilidad y facilitan el trabajo. Antes, cuando se utilizaba la máquina de escribir
y por alguna razón alguien se equivocaba, tenía que hacerlo todo de nuevo.
Ahora, la tecnología avanza aceleradamente, tanto, que muchos procesos se realizan
con tan solo oprimir una tecla y listo. Entre las herramientas ofimáticas más conocidas
están: Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook; las cuales contribuyen a que las
empresas sean más rápidas y eficientes.
Han tardado años para que la tecnología sea la gran aliada de las empresas y los
procesos en las mismas se tarden menos tiempo. Es un hecho, que la tecnología
brinda importantes herramientas que penetran el entorno social, educativo,
empresarial y cultural.
