Universidad Nacional Abierta y a Distancia
Lista de Verificación
Código REG001SIG
AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
Grupo 04
Integrantes:
Claudia María Del Valle Menéndez DV21012
Beatriz Rebeca Cruz Martínez. CM09086
Luz Marina Polanco Amaya PA09003
Gustavo Manuel Rodas Laínez RL21027
Tipo de Auditoría: focalizada de primera parte
Proceso a Auditar: Ciclo de vida del estudiante Fecha: 24/09/2021
Responsable del Proceso: Marta Castro (Coordinadora de ciclo del estudiante)
Requisito Lista de chequeo C NC Descripción de la Evidencia
Puede realizar preguntas relacionadas con:
Organizació - Conformidad de requisitos ISO.
Normativo Legal
n - Procedimientos y registros.
X - Cumplimiento de indicadores
- Medición de satisfacción del cliente
- Seguimiento de auditorías anteriores.
ISO - Mejora
9001:2015 - Otras categorías…..
8.1 Planificación
y control
Ley y decretos:
- 1324 del 13 de
AUDITOR: LUZ POLANCO C Se verificó, presentó y defendió toda la
operacional julio del 2009 (Por el Organización: documentación, incluyendo la
cual se fijan - Acuerdo 015 del 13
parámetros y de diciembre de 1. ¿En qué parte del proceso de Ciclo de vida caracterización del proceso, el
del estudiante, se planifican e identifican las procedimientos de la Trayectoria de
necesidades del aspirante, estudiante y Egresados Unadistas, el procedimiento
egresado de la UNAD? de Inscripción y Matrícula, que se le
2. ¿Cómo se cumple el objetivo de interactuar requirió como evidencia.
con aspirantes, estudiantes y egresados?
criterios para
organizar el sistema 3. ¿Se ha planificado algún mecanismo o
de evaluación de
resultados de 2006, expedido por el
método para evitar la deserción escolar?
la calidad de la Consejo Superior 4. ¿En qué parte del proceso del ciclo de vida
educación.) de la Universidad
- 3963 del 14 de Nacional Abierta y a del estudiante se planifica la inserción al
octubre del 2009 Distancia UNAD (Por mercado laboral y productivo de estudiantes
(Por el cual se el cual se adopta el
reglamenta el reglamento activos y egresados?
Examen de Estado académico de 5. ¿Cómo se planifica, el acompañamiento, y
de la universidad)
calidad de la orientación académica para los estudiantes de
Educación
Superior.)
nuevo ingreso?
Documentos relacionados:
- Acuerdo de programación académica.
1. ¿Cómo se da a conocer la información de C Se evidencio que la UNAD cuenta con
temáticas a evaluar en la prueba SABER? una Matriz de comunicaciones
2. ¿Cómo comunican al estudiante la apertura oficialmente definida por cada Proceso
de espacios de inscripción de matrícula? que incluye en Sistema de Gestión de
3. ¿Cómo se planifica, la notificación y Calidad, la cual incluye ¿Que
8.2.1 divulgación de estas interacciones? comunicar? ¿Cuándo comunicar? ¿A
Comunicación
con el Cliente 4. ¿Poseen base de datos que facilite quién comunicar? ¿Cómo comunicar?
enviar correos electrónicos o de whatsapp
al estudiante en caso de ser necesario?
5.¿Cuentan con un departamento
encargado de comunicaciones con el
estudiante?
8.2.2
Determinación
Ley y decretos:
- 1324 del 13 de
1. ¿Qué mecanismos utilizan para acreditar la C Se mostró el procedimiento de
de los requisitos julio del 2009 (Por el validez y veracidad de documentación Inscripción y Matrícula, en el cual se
para los cual se fijan
productos y parámetros y necesaria a entregar en cuanto a la formación mostraron las condiciones generales
servicios criterios para previa de los aspirantes? que debe presentar ya sea un aspirante,
organizar el sistema
de evaluación de 2. ¿Es necesario que el estudiante presente estudiante activo o egresados.
resultados de alguna prueba de conocimientos para la
la calidad de la
educación.) inscripción y matrícula? En caso de ser si: Se verificaron los requisitos para cursos,
3.¿Cuál es la nota mínima? diplomados y programas de Educación
4.¿Si un estudiante reprueba la nota mínima, para el Trabajo y Desarrollo Humano y
existe posibilidad de ingresar a la institución de Educación Continuada y todos los
por otros medios? demás requisitos de los servicios que
5. ¿Dónde están contemplados los requisitos presta la UNAD.
de cambio de carreras?
Documentos relacionados:
- Formulario de inscripción.
1. ¿Existe un procedimiento a seguir en caso C Se evidencio que se realizan los
de tener la necesidad de modificar requisitos cambios, no existe un plazo rígido, sino
para la prestación del servicio académico? que se hace oportunamente según como
2¿Cuando existe un cambio de requisitos, los está definido con el procedimiento
formatos y documentos relacionados a este, correspondiente para la gestión de la
son modificados de inmediato? documentación del sistema.
8.2.4 Cambios
en los requisitos 3. ¿Recientemente ha surgido la necesidad de
para los cambiar requisitos para algunos procesos del Además, en cada procedimiento al final
productos y
servicios servicio que se ofrece? del documento, existe un formato en el
4. ¿Existen evidencias de cambios en los que se detalla la versión, fecha, y la
requisitos y de un producto o servicio? descripción de lo que se actualizo.
5. ¿Existe trazabilidad en el proceso de
cambios de requisitos, de las personas que
aprueban los cambios?
8.5.1 Control de
la producción y
AUDITOR: CLAUDIA DEL VALLE C Se presentó evidencia de cómo la
de la provisión 1.¿Cómo asegura la organización la provisión organización asegura la provisión de
del servicio
del servicio bajo condiciones controladas? servicios bajo condiciones controladas
2.¿Cuentan con documentación sobre las mostrando diferentes procedimientos
características de los servicios que ofrece y que se llevan a cabo dentro del ciclo de
los resultados a alcanzar? vida del estudiante.
3. ¿Cómo se controla que la infraestructura y No se mostraron documentos para
el entorno sean los adecuados para la verificar el control de procesos y sus
prestación del servicio? registro salidas ya que estos se llevan a cabo de
4.¿Cuáles son los recursos de seguimiento y acuerdo a lo establecido en la ley lo cual
medición para verificar que se cumplen los da cumplimiento al punto auditado de la
criterios para el control del procesos y sus norma ISO 9001:2015
salidas?
5. ¿Cómo se controlan las actividades de
liberación, entrega y posteriores a la entrega?
Documentos relacionados:
- Registro de estudiantes matriculados
- Acta de legalización de matrícula.
1.¿Qué controles aplica la organización para Se evidenció que para asegurar la
asegurar la trazabilidad? trazabilidad de los servicios que ofrece
2. ¿Qué acciones toman para verificar los la universidad, se cuenta con un número
resultados de estudios de homologación? de carné único para cada estudiante,
3. ¿Existe verificación de los conocimientos que se utiliza para identificar y llevar un
adquiridos de los egresados de programa de control documental de los registros
educación superior? generados por cada estudiante. Dando
4. ¿Cada cuanto tiempo verifican los planes cumplimiento al requisito 8.5.2 de
operativos anuales? trazabilidad de la norma ISO 9001:2015
5. ¿Qué acciones toman para verificar los
8.5.2 resultados de prueba de validación de
Identificación y suficiencia por competencia?
trazabilidad
Documentos relacionados:
- Registro de asistencia a eventos de
inducción
- Resultados de caracterización de
estudiantes de primera matrícula
- Registros de acompañamiento Integral.
- Informe de las acciones de
acompañamiento implementadas
desde Consejería Académica
8.5.3 Propiedad
perteneciente a
1.¿Cómo cuida la organización la propiedad C En el proceso de ciclo de vida del
los clientes o perteneciente a los clientes? estudiante se presentó evidencia
proveedores
externos 2.¿Existen herramientas para la obtención de necesaria para observar cómo la
información de los estudiantes fuera del organización cuida la propiedad
ambiente académico? perteneciente a los clientes, cumpliendo
3. ¿Cada cuánto tiempo realizan así los requisitos establecidos por la ley
mantenimiento al sistema informático para y dando cumplimiento al requisito 8.5.3
salvaguardar la información de los de la norma ISO 9001:2015
estudiantes?
4.¿Mediante qué acciones se verifica el
cumplimiento del instructivo para la
presentación de proyectos ante mesa técnica
dinamizadora de convenios?
5.¿Qué medidas toman cuando se presenta
un fallo en el sistema informático y hay
pérdida de datos personales de los
estudiantes ?
Documentos relacionados:
- Matriz de stakeholders (partes
interesadas)
AUDITOR: GUSTAVO RODAS x Se observó que existen mecanismos
tanto de infraestructura de bases de
1.¿Qué controles aplican para llevar a cabo la datos, como físicos para conservar la
preservación? información relacionada a los
2. ¿Existe otro tipo de plataforma para el estudiantes de la universidad, de igual
almacenamiento de los datos personales de forma se posee un SG de Infraestructura
los estudiantes que no sea de manera virtual? informática muy sólido que respalda el
3.¿Cada cuanto tiempo se lleva a cabo la punto 8.5.4, según la ISO 9001:2015.
8.5.4 verificación y actualización del sistema
Preservación
informativo?
4. ¿ Cada cuanto tiempo se verifica el
instructivo para la foliación de documentos ?
5.¿ Cómo se registran los cambios que se
realizan en el sistema informático ?
No información documentada
8.5.5
Actividades
1. ¿Cómo se llevan a cabo las actividades x Se evidenció que se cumplen los
posteriores a la posteriores a la entrega? requisitos para las actividades
entrega
2. ¿Se consideran los requisitos legales y posteriores a la entrega del servicio,
reglamentarios en las actividades posteriores tales como aspectos legales,
a la entrega? consecuencias potenciale, garantía y
3. ¿Se consideran las consecuencias retroalimentación al Cliente, estos
potenciales del servicio, luego la entrega del aspectos se plasman tanto en el proceso
servicio? auditado como en registros en sistema
4. ¿Existe retroalimentación al Cliente luego universitario, dando cumplimiento al
de la entrega del servicio, en caso que la punto 8.5.6, según norma ISO
llegase a necesitar? 9001:2015.
5. ¿Cómo se garantiza que el servicio
otorgado al Cliente cumplirá con la naturaleza,
uso, prevista para el servicio brindando?
No información documentada
1. ¿Cómo se controlan los cambios en la x Se observó que para el proceso “Ciclo
generación del servicio educativo? de vida del estudiante” se poseen
2. ¿Se conserva documentación sobre los mecanismos de control de cambios del
cambios para la prestación del servicio? proceso, estos cambios se registran
3. ¿Las revisiones de los cambios en la cada vez que sean necesarios en la
prestación del servicio con la frecuencia documentación del proceso
8.5.6 Control de
los cambios necesaria para asegurar la conformidad con correspondiente, en conformidad al
los requisitos de los Clientes? requisito 8.5.8, de la norma ISO
4. ¿Se han delegado personas específicas 9001:2015.
para la revisión de los cambios y existe
trazabilidad sobre estas autorizaciones?
Sí información documentada
1. ¿Qué controles aplican para liberar los x Se observó que se aplican controles
productos y servicios? adecuados para garantizar el
2. ¿Qué documentación se conserva sobre la cumplimiento de los requisitos de los
información relacionada a la liberación de Clientes al momento de entregar un
servicios? servicio, de igual forma se conserva
3. Existe una trazabilidad de las personas que información documentada en los
autorizan la liberación? registros del sistema informático, con
4. ¿Cuáles son las etapas para verificar que ello se da cumplimiento al punto 8.6 de
antes de liberar el servicio, se han cumplido la norma ISO 9001:2015.
8.6 Liberación
de los productos
con los requisitos del Cliente?
y servicios 5. ¿Existe un procedimiento o instructivo que
especifique las actividades relacionadas a
liberación del servicio?
Sí información documentada
Documentos relacionados:
- Acta, diploma.
- Registros en el aplicativo para grados.
8.7 Control de
las salidas no
1. ¿Cómo se controlan e identifican y x No está disponible los detalles de las
conformes controlan las salidas no conformes (SN)? salidas no conformes, pero si se tiene
evidencia de formatos.
2. ¿Se comunica al Cliente sobre SN que han
sido ya entregadas o fueron entregadas y se
detectaron por parte de la universidad como
SN?
3. ¿Qué información documentada se
conserva relacionado a las SN?
4. ¿De qué manera se tratan las SN?
No información documentada
Documentos relacionados:
- Matriz de Salidas no conformes (SN)
Luz Polanco (auditor)
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Nombre y firma del auditor
Claudia del Valle (auditor)
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Nombre y firma del auditor
Gustavo Rodas (auditor)
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Nombre y firma del auditor
