INTRODUCCIÓN INSTRUCTIVO PLATAFORMA CLICK SOFTWARE
Click software es una herramienta tecnológica que nos permite a los gestores optimizar los
recursos, reducir las horas extras y tiempos de inactividad, aumentar la productividad de la
organización, como planificar estratégicamente lo recursos necesarios para satisfacer la
demanda de servicios a corto y largo plazo.
Además, permite crear de manera automática cuadrantes que optimizan el rendimiento en la
prestación de servicios contemplando factores como las horas extras, el cumplimiento de los
acuerdos de nivel de servicio, Aprovisionar equipos, gestiona órdenes para que se legalicen
ó se genere la novedad, permite registrar los materiales del personal técnico, permite saber
la ubicación del personal por medio del GPS, enviar mensajes escrito al personal de terreno,
adjuntar fotos en cada pedido, entre otras funciones.
Tabla de contenido
1) Ingreso a la plataforma click software ................................................................................ 3
1.1) Enlace para ingresar a click software .......................................................................... 3
2) Configuración inicial de click software ................................................................................ 3
3) Filtros en la Plataforma Click software para utilizar en el área de Despacho. .................... 6
3.1) Filtro del recurso humano ............................................................................................ 6
3.2) Filtro para consultar pedidos........................................................................................ 8
3.3) Filtro para verificar pedidos en estado: Abierto y asignado.......................................... 9
4) Generar novedades y cierres de pedidos, verificar o ingresar observaciones a los
pedidos. .................................................................................................................................. 11
4.1) Causales click software ................................................................................................ 14
5) Estados de los pedidos de click software ......................................................................... 16
6) Cambiar estado de los pedidos ........................................................................................ 17
7) Políticas de despacho para la entrega de códigos de Completo o incompleto al personal
técnico .................................................................................................................................... 18
7.1) Revisión Para la entrega del código de completo ........................................................ 18
7.2) Revisión Para la entrega del código de incompleto ..................................................... 24
7.3) Revisión para aprovisionar los equipos de forma manual. ........................................... 27
8) Composición de un pedido ............................................................................................... 34
9) Para verificar la traza de los cambios de estado de un pedido. ....................................... 54
10) Para consultar un Id tarea o un Unepedido sin filtro. .................................................... 55
11) Mensajería click software .............................................................................................. 57
12) Para desasignar un motivo. .......................................................................................... 64
13) Para actualizar toda la información de la plataforma click software .............................. 65
14) Para cerrar sesión del aplicativo click software ............................................................. 66
1) Ingreso a la plataforma click software
1.1) Enlace para ingresar a click software
http://clickdespacho.epmtelco.com.co/ClickScheduleWebClient/Default.aspx?Culture=e
s
Al momento de ingresar al enlace de click software debemos ingresar la siguiente
información:
- Usuario: epmtelco\(nombre de usuario). Ejemplo: epmtelco\dvelaa
- Clave: xxxxxxxxxxxxxx
Por último damos click en aceptar.
2) Configuración inicial de click software
Antes de iniciar debemos de configurar click para que permita cargar todas las microzonas y
así poder que carguen los pedidos y el recurso a la plataforma.
Primero procedemos a configurar la fecha. Normalmente el rango de fecha es la fecha
actual y la fecha del día anterior. No hay problema si se selecciona un rango más amplio en
la fecha anterior.
Después damos click derecho en la opción de la zona en la cual vamos a trabajar y
seleccionamos la opción Cargar todo para que la plataforma permita cargar toda la
información de las diferentes zonas
Ejemplo:
Seleccionamos centro y le damos cargar todo
Después de hacer los pasos anteriores, las opciones deben de quedar resaltadas en negrilla.
Esto nos indica que ya está habilitada la información en la plataforma.
3) Filtros en la Plataforma Click software para utilizar en el área de Despacho.
3.1) Filtro del recurso humano
La plataforma click software permite que nosotros filtremos el personal de terreno que
queremos que nos cargue información. Para ello vamos a ver el paso a paso de cómo
realizar el filtro de recursos.
En la parte céntrica del programa, encontramos el icono de un Embudo; debemos dar click y
seleccionar la opción Crear nuevo filtro.
Después de hacer el paso anterior, debemos de ingresar los siguientes datos en el orden
correspondiente:
En el primer campo en blanco al lado izquierdo debemos de digitar: Resource > ID
Para que nos permita filtrar por el número de cédula del personal técnico.
En el campo de la mitad, debemos de seleccionar la opción Es igual a uno de Para
que nos permita filtrar con varios números de cédulas que ingresemos. Si solo se
desea buscar un técnico entonces podemos usar la opción Es igual a
En el último campo ingresamos los números de cédulas de los técnicos que
necesitamos cargar y damos click en la opción Aplicar.
NOTA: los números de cédulas deben de ir separados por medio de una (,) “coma”. Y no
dejar espacios de por medio.
3.2) Filtro para consultar pedidos
En la parte céntrica del programa, encontramos el icono de un Embudo; debemos dar click y
seleccionar la opción Crear nuevo filtro.
Luego realizamos el siguiente filtro y damos click en Aplicar para consultar el pedido.
3.3) Filtro para verificar pedidos en estado: Abierto y asignado.
Debemos de hacer los pasos anteriores para sacar la opción del filtro e ingresar los datos en
cada campo como muestra la siguiente imagen:
3.4) Filtro para verificar Validar pedidos por tecnología
Debemos de hacer los pasos anteriores para sacar la opción del filtro e ingresar los datos en
cada campo como muestra la siguiente imagen:
3.5) Filtro para buscar por cedula del usuario
Debemos de hacer los pasos anteriores para sacar la opción del filtro e ingresar los datos en
cada campo como muestra la siguiente imagen:
3.6) Filtro para pedidos finalizados por fecha
Debemos de hacer los pasos anteriores para sacar la opción del filtro e ingresar los datos en
cada campo como muestra la siguiente imagen:
4) Generar novedades y cierres de pedidos, verificar o ingresar observaciones a los
pedidos.
Primero debemos de ingresar a la opción: SERVICIO.
Después encontramos el icono de un Embudo; debemos dar click y seleccionar la
opción Crear nuevo filtro.
En el primer campo en blanco al lado izquierdo, debemos de digitar: UNEServices >
ParentTaskCallID Para que nos permita filtrar por el número del id tarea.
En el campo de la mitad, debemos de seleccionar la opción Es igual a para que nos
permita buscar el número exacto del id tarea.
En el último campo ingresamos el número del ID TAREA.
Por último damos click en la opción Aplicar.
Después de hacer los pasos anteriores, nos va a traer las solicitudes de cada uno de los
servicios.
Para ingresar a cada solicitud puede ser con doble click sobre el servicio o click
derecho y seleccionamos la opción Edit
Para realizar el cierre de un pedido, a cada servicio le debemos de ingresar un estado
(Completo o Incompleto) de acuerdo a la gestión que se haya realizado.
En los campos “Código de Incompleto y Código de Pendiente” debemos ingresar el
código del pendiente el cual aplique.
También esta opción nos muestra información importante como: Las observaciones de la
solicitud, La tecnología y el tipo de servicio por la cual se va a instalar y el tipo de
actividad: Traslado, Instalación nueva, adición de equipo etc.
En los campos Infraestructura nos muestra los datos de red asignados al cliente.
En el campo Observación Técnico Se ingresa la observación clara y detallada de la
devolución.
Por último damos click en las opciones: Aplicar y después en Aceptar.
4.1) Causales click software para ETP
4.1.1) Pendientes click software para Nacional
5) Estados de los pedidos de click software
- Asignado: El pedido está en la ruta pero él técnico no la puede
ver.
- Despachado: El pedido está en la ruta y el técnico la puede ver.
- Anclado: El pedido está en la ruta y no permite
Enrutarsela a otro técnico hasta que se desmarque el anclado.
- Riesgo de incumplimiento: El pedido está en la ruta pero hay riesgo de
que no se alcance a visitar.
- En camino: El técnico se está desplazando al sitio.
- En sitio: El técnico se encuentra en el sitio.
- Incompleto: Se cierra como incompleto cuando no se pudo realizar
la instalación o reparación.
- Completo: El técnico la cierra como completo cuando quedó
instalado o reparado los servicios.
6) Cambiar estado de los pedidos
Para cambiar el estado de un Pedido. Primero debemos de ubicarnos con un click derecho
sobre el pedido y nos ubicamos en la opción Update Status. Después podemos seleccionar
el estado al que deseemos cambiar.
Nota: Si se requiere cerrar como completo, Primero se debe cambiar a estado En camino,
luego en Sitio para que se habilite la opción.
7) Políticas de despacho para la entrega de códigos de Completo o incompleto al
personal técnico
Al momento de que el personal técnico nos solicite que le aprovisionemos un equipo o nos
solicite el código de completo o incompleto antes de enviárselos debemos de validar que el
pedido tenga los siguientes parámetros ingresados:
7.1) Revisión Para la entrega del código de completo
Debemos validar que en la línea Gantt el pedido se encuentre en estado en sitio
Debemos ingresar al Pedido dando doble click o con click derecho sobre el pedido y
seleccionamos la opción Editar.
Después de ingresar al pedido que solicitan el código de completo, damos click en la Pestaña
Labores y verificamos que el personal técnico haya ingresado las labores realizadas.
Después debemos ingresar a la pestaña Materiales y verificar que el técnico haya ingresado
todo el material que utilizó para la instalación o reparación.
Debemos ingresamos a la pestaña test y diagn y verificar que el técnico haya realizado la
prueba de certificado de nacimiento y que se encuentre OK
Después ingresamos a la pestaña Equipos y verificamos que estén ingresados los equipos a
instalar o a reparar.
Después debemos ingresar a la pestaña Finalizado y verificamos que el técnico haya
ingresado el nombre de la persona que recibe el servicio instalado. Si es una reparación
adicional debe de ingresar las causales y observación de cierre.
7.2) Revisión Para la entrega del código de incompleto
Cuando la instalación o reparación no se pueda realizar por algún motivo y el personal
técnico le solicite a despacho el código de incompleto se deben de hacer las siguientes
validaciones para poder enviárselo al técnico. Si NO cumple con estos requisitos no se
puede enviar el código de incompleto al técnico.
Primero debemos de ingresar al pedido que nos reportan la novedad dándole doble
click o dándole click derecho sobre el pedido y seleccionamos la opción Editar.
Después de ingresar al pedido, debemos de ingresar a la pestaña Servicio y verificamos que
en el campo: Estado este cerrado como “incompleto” y en el campo: Cod Incompleto este
ingresada el código correcto que atribuya a la devolución de la orden.
El técnico debe adjuntar la foto de la fachada en click software. Sin la foto no se le
puede dar el código de incompleto. Para los casos de cliente ilocalizado
Para verificar que si hayan adjuntado la foto, debemos de dar click en la pestaña Datos
adjuntos se debe de encontrar la foto adjunta. Para ver la foto nos ubicamos en el archivo y
damos click en la opción View.
7.3) Revisión para aprovisionar los equipos de forma manual.
Primero debemos de verificar que el técnico haya registrado y activado los equipos
por click software, Para ello debemos de hacer lo siguiente:
Debemos ingresar al pedido con doble click o con click derecho sobre el pedido y
seleccionamos la opción Editar.
Después de ingresar al pedido, Debemos de dar click sobre la pestaña Equipos.
En esta pestaña debemos de verificar que el Técnico haya ingresado en los campos:
Serial No y MAC; el Serial y Mac del equipos que va a dejar donde el cliente.
En el campo: RTA es la respuesta del aprovisionamiento del equipo.
Los ejemplos se evidencian en las siguientes imágenes:
- NA: No se ha mandado la solicitud de aprovisionamiento. (No se le puede matricular el
equipo al técnico de forma manual hasta que trate de activar el equipo)
- OK: Se aprovisionaron los equipos correctamente.
También debemos de verificar que el técnico si haya hecho la solicitud de
aprovisionamiento correctamente y podemos validar con los siguientes pasos:
Debemos de ingresar a la sub pestaña Equipos.
Después damos click en el icono del “Embudo” y seleccionamos la opción: Crear
nuevo filtro.
En el primer campo en blanco al lado izquierdo, debemos de digitar
UNEEquipmentUsed > TaskCallID Para que nos permita filtrar por el número del id
tarea.
En el campo de la mitad, debemos de seleccionar la opción Es igual a para que nos
permita buscar el número exacto del id tarea.
En el último campo ingresamos el número del ID TAREA. Y por último damos click en
Aplicar.
Después debemos de ingresar a cada uno de los servicios para verificar el aprovisionamiento
de cada equipo dando doble click o con click derecho sobre cada servicio y seleccionamos la
opción Edit.
Después de ingresar a cada servicio, Debemos de verificar que el personal técnico ingrese
correctamente la información en los siguientes campos:
- Serial: Número del serial del equipo.
- MAC: Número de la Mac del equipo.
Si es un servicio de Internet, se debe ingresar el nombre y clave de la wifi en los siguientes
campos:
- SSID: Nombre de la red Wifi.
- Clave Wifi: Clave de la red wifi.
- Rta Act: Es la respuesta del aprovisionamiento del equipo.
NA: No se ha mandado la solicitud de aprovisionamiento. (No se le puede matricular el
equipo al técnico de forma manual hasta que trate de activar el equipo).
OK: Se aprovisionaron los equipos correctamente.
Si es un servicio de Televisión, se debe ingresar el serial y mac del equipo, Por último el
técnico debió de activar el equipo para poder aprovisionarle de forma manual desde
despacho.
8) Composición de un pedido
A continuación se explicará cada pestaña que compone un UNEPEDIDO en el aplicativo click
software.
Debemos de ingresar al Pedido dando doble click o con click derecho sobre el pedido
y seleccionamos la opción Editar.
En la pestaña General nos muestra la siguiente información general del pedido.
- Id Tarea: Es el identificador de la tarea a realizar.
- Pedido: Es el número identificador de los servicios cargados a la plataforma Click
software.
En el campo Visita Confirmada se chulea este campo sí se ha llamado a la cliente. Si no se
ha llamado se deja esta opción sin marcar el chulo.
NOTA: Si se llama al cliente y no contesta igualmente debemos de chulear esta opción para
evidenciar que hicimos la gestión.
- Observaciones Despacho: Se pueden colocar observaciones claras y detalladas
sobre gestiones que se han realizado al cliente, descripciones de las novedades o de
coordenadas que nos brinda el cliente, datos relevantes que necesitamos tener
presente, etc.
- Marca despacho: Si llamamos al cliente en este campo debemos de ingresar los
números a los cuales le marcamos a los clientes.
- Anclado: Esta opción se utiliza para asignar un pedido a un técnico y una vez está
marcada la opción Anclado no se le puede en rutar a otro técnico diferente.
Nota: Esta opción se utiliza más cuando son visitas recomendadas y nos informan que la va
a realizar un técnico en específico. Por lo cual nos queda mucho más fácil identificarlas.
- Estado: En este campo nos muestra el estado del pedido: Asignado, Despachado,
Anclado, En camino, En sitio, Completo. Incompleto (pendiente).
- Tipo de tarea: Este campo nos muestra la tecnología y el tipo de trámite a realizar.
Cambio de domicilio: Es un Traslado.
Nuevo Duo, Trio, mono: Es una venta nueva.
Cambio de tecnología.
Cambio de equipo.
Cambio de clase de servicio: Es un cambio de velocidad.
- Categoría Tarea: En este campo nos pueden mostrar la siguientes categorías:
Aprovisionamiento (Instalaciones).
Aseguramiento (Reparaciones).
- Tecnologías: En este campo nos muestra la tecnología por la cual se va a instalar o
reparar: HFC – XDSL – GPON.
- Productos: En este campo nos muestra los productos a instalar o reparar: Internet
Banda ancha - TO – TV.
- Actividades: Nos muestra el tipo de actividad: Instalaciones – Traslados –
Reparaciones, etc.
- Segmento: Nos muestra la clasificación del cliente: Oro, Plata, Bronce, Bronce plus,
etc.
- UENcalculada: Nos muestra el segmento del cliente: Residencial – B2B - Empresas.
- Agendamientos: En este campo nos muestra la cantidad de veces que se ha
agendado la solicitud.
- Cantidad de Decos: nos muestra la cantidad de decodificadores a instalar donde el
cliente o la cantidad de decodificadores que tiene el cliente en el predio.
- Cantidad de extensiones: Nos muestra la cantidad de derivaciones a instalar o
reparar.
- N Equipos a Instalar: Nos muestra la cantidad total de equipos a instalar.
En la pestaña Tiempo nos muestra la siguiente información:
- Fecha cita: En este campo nos muestra el año, mes y día que se programó la cita
para instalar o reparar los servicios.
- Hora cita: En este campo nos muestra la Jornada que se programó la cita: AM o PM.
En la pestaña Cliente nos muestra la siguiente información:
- ID Cliente: Es la cédula del titular del servicio.
- Cliente: Nombre del titular del servicio.
- Celular de contacto: Nos muestra los números de contacto del cliente.
En la pestaña Ubicación nos muestra la siguiente información:
-Dirección: Nos muestra la dirección registrada para reparar o instalar los servicios.
- District: Nos muestra el número de la microzona a la que pertenece la dirección.
- Departamento: Nos muestra el nombre del departamento donde se va a instalar o
reparar los servicios.
- Municipio: Nos muestra el nombre de la ciudad o municipio donde se va a instalar o
reparar los servicios.
- Barrio: Nos muestra el nombre del barrio donde se va a instalar o reparar los servicios.
En la pestaña Datos Adjuntos nos muestra la foto que adjuntó el personal de terreno.
En la pestaña Códigos nos muestra los códigos de cierre del pedido.
- Codigo Aut. Completo: Este código permite cerrar como completo el pedido cuando
quedó efectiva las instalaciones o reparación.
- Codigo Aut. Incompleto: Este código permite cerrar como incompleto un pedido.
(novedad).
- Codigo Aut. Geocerca: Este código permite marcar en sitio el pedido.
En la pestaña Servicio nos muestra la siguiente información:
En el campo Estado nos muestra el estado del pedido.
- Completo.
- Incompleto.
- Si el campo aparece en blanco quiere decir que no se ha visitado o está en sitio.
En el campo ID Servicio Nos muestra el producto de cada servicio.
En el campo Producto nos muestra el tipo de producto a instalar o reparar.
- Internet Banda Ancha
- TO
- UNE TV.
En el campo Tecnología nos muestra la tecnología por la cual se va a instalar o a reparar.
- HFC.
- XDSL.
- GPON.
-
el campo Subpedido nos muestra el número de solicitud de atención al cliente si es una
instalaciones, si es una reparación nos muestra el número de orden de cada servicio.
En el campo Solicitud nos muestra el número del motivo daño o motivo de instalación de
cada servicio.
En el campo Actividad nos muestra el tipo de solicitud que se va a realizar.
- Instalación.
- Traslado.
- Cambio de equipo.
- Cambio de tecnología.
En el campo Cod Incompleto nos muestra la causal de devolución que ingresó el técnico.
En la pestaña Labores nos muestra las labores realizadas por el técnico.
En la pestaña Materiales Nos muestra los materiales que utilizó el técnico para reparar o
instalar los servicios.
En la pestaña equipos nos muestra la siguiente información:
En el campo TIPO es el tipo de actividad del equipo.
- Install: Es por que el equipo se va a instalar.
- Repair: Es por que el cliente tiene un equipo existente o se va a reparar el equipo
existente.
9.4) En el campo Prod nos muestra el tipo de servicio. TV – BA – TO.
9.5) En el campo Tipo Equipos nos muestra la el tipo, característica o referencia de
equipos que se deben instalar.
En los campos SerialNo / MAC se ingresan el serial y mac de los equipos que se van a
instalar. Si es una reparación los equipos ya aparecen registrados automáticamente como
muestran las siguientes imágenes.
Instalación:
Reparación:
En el campo RTA es la respuesta de la solicitud del aprovisionamiento de cada uno de los
equipos.
En la pestaña Finalizado nos muestra la siguiente información:
- Quien recibe: Nombre de la persona que recibió la entrega de los servicios instalados
o reparados.
- Código de Causa: Si es una reparación; debe de ir la causal del daño que se
presentó con el servicio. Si es una instalación no aplica este campo.
- Código de Completado: Si es una reparación; debe de ir la causal de cierre que
depende de lo que el técnico realizó para dejar funcionando el servicio. Si es una
instalación no aplica este campo.
- Observación técnico: Nos muestra la observación que dejó el técnico al momento de
cerrar el pedido como completo o incompleto.
9) Para verificar la traza de los cambios de estado de un pedido.
Con el siguiente paso a paso nos permite verificar la traza sobre la hora de modificación,
usuarios y cambios de estado que se hayan realizado a un Pedido.
Primero debemos ubicarnos con un click izquierdo sobre el pedido que necesitamos
verificar la traza.
Después de ubicarnos sobre el pedido. Damos click sobre la opción Auditoria.
Después de hacer los pasos anteriores nos muestra la traza del pedido seleccionado.
En la columna User nos muestra los usuarios que han realizado alguna acción sobre el
pedido.
En la columna Time Stamp nos muestra la fecha y hora en que el usuario modificó el pedido.
En la columna Assigned Techs nos muestra el nombre del técnico que tiene o tenía
asignado el pedido.
En las columnas Estado nos muestra el estado del pedido con el que quedó
modificado.
En la columna CambioDescripción nos muestra la descripción de la acción que le
realizaron al pedido.
10) Para consultar un Id tarea o un Unepedido sin filtro.
Para consultar un pedido o un id tarea sin necesidad de hacer un filtro en click, lo podemos
consultar realizando el siguiente paso a paso:
Primero debemos de dar click en el icono de la “Lupa” para que nos habilite el campo
de consulta como muestran las siguientes imágenes:
Después de hacer el paso anterior. En el campo en blanco que se habilitó ingresamos el
número del Pedido o del id tarea que queremos consultar y por último oprimimos con la tecla
ENTER para que consulte la información.
Se debe de validar en reultados de la busqueda fuera de la linea Gantt
11) Mensajería click software
La mensajería de click software se creó con el fin de que nos podamos comunicar con el
personal técnico que se encuentra laborando en diferentes sectores de la ciudad e incluso en
diferentes ciudades del país por medio de mensajes escritos.
Para enviar mensaje a un técnico, debemos de ubicarnos con un click derecho sobre
el nombre del técnico y después seleccionamos la opción enviar mensaje
Después de hacer el paso anterior, nos habilita la opción para enviar el mensaje.
En el campo en blanco, podemos escribir el mensaje para el técnico y damos click en
la opción Enviar para poder que le llegue el mensaje.
Para verificar los mensajes que hemos enviado, damos click en la pestaña Bandeja de
salida.
- En esta pestaña nos muestra el usuario al que le escribimos, también muestra la hora,
fecha y el mensaje que le enviamos.
Para verificar los mensajes entrantes, damos click en la pestaña Bandeja de entrada y
después seleccionamos el usuario del que queremos ver el mensaje.
Para actualizar la bandeja de mensajes entrantes, damos click en actualizar. Esto lo
debemos de hacer de manera constante ya que el personal técnico puede pedir gestión en
cualquier momento.
Para responder un mensaje, damos click sobre el mensaje y después damos click sobre la
opción Responder.
Para eliminar un mensaje de la bandeja de entrada, seleccionamos el mensaje con un click
izquierdo y después damos click en la opción Elimi
Para enviar un mensaje masivo a todos los técnicos. Primero debemos de dar click En la
opción Nuevo.
Luego se habilita una pestaña con nombre Nuevo mensaje. Después de que habilite esta
pestaña damos click en la opción A…
Después de hacer los pasos anteriores. Damos click en la opción Recursos y seleccionamos
cada técnico que queremos enviar los mensajes. Tenemos cargado en nuestro front de
recursos.
Después damos click en Aceptar.
Después de hacer los pasos anteriores. Damos click en la opción Enviar.
12) Para desasignar una tarea
Primero debemos de ubicarnos sobre el pedido con un click derecho. Luego damos click en
la opción Desasignar y esta queda en la lista de tareas
13) Para actualizar toda la información de la plataforma click software
También se puede actualizar desde el menú principal
14) Para cerrar sesión del aplicativo click software
Primero damos click en la pestaña Principal y después seleccionamos la opción Salir.
¡MUCHAS GRACIAS!
