VARIABLES QUE AFECTAN A LA GESTION DE STOCKS
La demanda
Toda gestión de stocks está fundamentada en un conocimiento lo más real posible de la
demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y, en función de
cómo sean esas ventas, tendremos una gestión de stock u otra. No es lo mismo gestionar el
stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo largo del año que para cubrir
una demanda estacional, donde todas las ventas se concentran en ciertas épocas del año.
Recuerda que la demanda, a su vez, depende de múltiples factores, entre ellos el precio (hay
menor demanda cuanto más caro es el producto), la competencia, el marketing (habrá más
demanda cuanto más se promocione el producto) o la situación económica de los
consumidores.
A la hora de gestionar los stocks, para evitar que quede demanda insatisfecha hay que hacerse
preguntas del tipo: ¿la demanda es creciente o decreciente?, ¿existe estacionalidad?, o ¿qué
stock de seguridad debemos tener? Uno de los métodos consiste en prever cómo se
comportará la demanda este año considerando que lo hará igual que el año anterior.
El nivel de servicio ofertado
Es la operatibilidad de la empresa para hacer frente a la demanda el cliente en el
momento de la compra. Para calcular el nivel deservicio J. Saint Cric, en su obra
El Merchandising aplica la siguiente fórmula: Nivel de servicio (%) = Ventas
*100/Demanda
Expresa el % de demanda, en unidades monetarias o productos, que se puede
satisfacer con los stocks disponibles. Un nivel de servicio alto significa que los
clientes encontrarán la mayoría de los productos que desean adquirir. Pero, si
establecemos un nivel de servicio del 99%, nos comprometemos a tener disponibles el
99% de los productos que buscan los clientes. Esta decisión obliga a la empresa a
tener un nivel elevado de stock y como consecuencia se encarecen los costes de
mantenimiento. No obstante, los problemas relacionados con el nivel de servicio
aparecen cuando existen variaciones imprevisibles de la demanda o los plazos de
entrega de proveedores que pueden provocar rotura del stock. Por eso, cuanto más
elevado sea el nivel de servicio, mayor será el stock de seguridad necesario para
evitar situaciones de insatisfacción o la pérdida del cliente.
La previsión de ventas
Nos ayuda a establecer el nivel óptimo de mercancías a tener en stock. Una vez
identificados los artículos de mayor demanda centrarnos en ellos la previsión de ventas;
recopilando datos históricos a fin de anticiparse a la demanda futura y poder decidir las
cantidades y el momento para adquirir cada producto, lo que hará que, a mayor precisión
en la previsión de ventas, menor será el stock de seguridad necesario y mayor será el nivel
de servicio al cliente.
Para que las previsiones de ventas sean realistas
debemos tener en cuenta los siguientes factores:
1. Evolución de las ventas de períodos anteriores. Analizando las ventas del año
anterior o un promedio de los últimos años podemos conocer la evolución que
sigue cada producto y utilizar los datos como indicador de ventas futuras.
2. Variaciones sobre las ventas de los últimos años. El índice promedio de
variación nos permite detectar si las ventas, del producto en estudio, siguen una
tendencia al alza o a la baja y analizar las posibles causas y otros factores que
puedan afectar a las ventas futuras.
3. Estado del mercado. La actividad económica sigue unos ciclos ascendentes y
descendentes que influyen en el consumo, conocer la evolución de la economía
nos ayudará a planificar la previsión de ventas.
4. Evolución de la competencia. Cuando se produce algún cambio como: aparición
de nuevos productos o puntos de venta, nuevas estrategias comerciales de los
existentes o la pérdida de imagen del producto o del establecimiento; estos
acontecimientos influyen positiva o negativamente en las ventas futuras.
Los costes de gestión
La empresa necesita almacenar ciertas cantidades de materiales y productos, pero
también debemos ser conscientes del coste que genera dicho stock. Los costes que
se originan por la gestión del stock almacenado son de cuatro tipos: de adquisición, de
almacenaje, de aprovisionamiento y por rotura de stock.
El coste de adquisición se corresponde con el valor de la compra cuando la mercancía
ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe de la factura (deducidos los
descuentos) y sumados todos los gastos a cargo del comprador, tales como envases y
embalajes, transportes, seguros, aranceles... (en la unidad siguiente veremos el cálculo de
costes y su aplicación al producto).
Se dividen en:
1. Costes de almacenaje son costes de mantenimiento o tenencia, se producen
como consecuencia de mantener los artículos almacenados o en depósito. Entre
ellos se encuentran los siguientes:
1. Coste del capital invertido. El valor de los productos almacenados es un
dinero que está inmovilizado por un período de tiempo más o menos largo.
Si, por ejemplo, dicho capital se invierte en fondos de inversión, acciones,
etc., podremos obtener una rentabilidad.
2. El riesgo al que está sometido el stock. La depreciación que puede sufrir
el producto por mermas, obsolescencia, roturas, accidentes, deterioros,
robos... y, además, la prima del seguro que se contrata para cubrir algunos
siniestros.
3. Los costes del inmovilizado, es decir, local, instalaciones y maquinaria.
Comprenden la amortización del capital invertido en su adquisición o
gastos de alquiler, si no es de propiedad, y otros gastos como impuestos,
suministros, vigilancia, etc.
4. Los gastos para alargar la vida útil de las mercancías almacenadas,
como calefacción o refrigeración cuando necesitan temperatura especial o
aislamiento térmico.
2. Costes de aprovisionamiento son aquellos gastos en los que se concurre cada
vez que se realiza un pedido.
3. Costes por rotura de stocks se producen cuando debido a la escasez de
artículos, no se puede satisfacer la demanda. Estos costes son difíciles de calcular,
por la dificultad que conlleva valorarlos beneficios que dejaremos de ganar al
perder ventas durante el tiempo que dure la rotura de stocks; dependen de la
reacción del cliente (retrasar la compra, adquirir otro producto, cambiar de
establecimiento); y son más difíciles de valorar cuando las consecuencias son la
pérdida del cliente. Cuando la rotura de stocks se produce en la empresa industrial
la falta de materiales puede paralizar el proceso productivo y además hay que
soportar los costes fijos hasta que llega el aprovisionamiento de dichos materiales.
El plazo de entrega de proveedores
Es el tiempo que transcurre desde que se emite el pedido hasta que llegan las
mercancías y éstas se encuentran disponibles por el cliente o su incorporación en el
proceso productivo.
Dicho plazo se puede dividir en los siguientes
tiempos:
1. Realización y envío del pedido, por el cliente.
2. Preparación, por el vendedor, de los materiales que solicita el comprador.
3. Duración del transporte.
4. Recepción de la mercancía.
Si logramos reducir los plazos de entrega, disminuye el stock total necesario; con
ello, mejoramos la rentabilidad de la inversión y la rotación del stock. En este sentido es
muy importante cualquier esfuerzo que haga la empresa para mejorar la colaboración con
sus proveedores.
Un ejemplo claro de este esfuerzo de colaboración es el que están realizando los
supermercados y otras empresas que trabajan con cadenas de distribución; utilizan el
sistema EDI (intercambio electrónico de datos) para enviar el pedido desde el ordenador
del comprador al del proveedor, reduciendo así los tiempos de emisión y recepción del
pedido.
Nivel tamaño del stock
El nivel de stock debe de tener en cuenta de
manera determinante dos factores:
1. El equilibrio con el ritmo de producción.
2. Las ventas de cada producto.
Si el nivel se stock es elevado, implica un aumento en los costes, ya que se ha
aumentado el dinero dedicado tanto a la compra de mercancía, como a la realización de
las labores de almacén, etc., y si, por el contrario, un nivel de stock bajo, implica que la
empresa corra el riesgo de que el nivel de insatisfacción de los clientes aumente,
hasta el punto de poder llegar a perderlos.
Para evitar estas situaciones de stock elevado o
insuficiente, se debe de intentar:
1. Los productos almacenados, deben de equivaler a dos periodos de ventas o
periodos de producción.
2. Ser capaces de entregar la mercancía en plazos de entrega establecidos.
3. Que los niveles de stock almacenados sean capaces de satisfacer la demanda y a
su vez, tener margen de maniobra ante posibles variaciones, tanto en los plazos de
entrega, como en los volúmenes demandados.
